Proces og use-cases Håndtering af korttidspladser ift. Vikærgården og Demens Centrum Aarhus (DCA) Udarbejdet af: Jakob Karlsen Kamilla Sjøgren
Indhold Revionshistorik... 2 1. Indledning... 3 2. Drift og support... 3 3. Arbejdsproces... 3 4. Use-cases og aktører... 4 4.1. Aktør/Rolle... 4 4.1.1. Borger eller pårørende... 5 4.1.2. Terapeut, Sygeplejerske... 5 4.1.3. Borgerkonsulent... 5 4.1.4. Administrator... 5 4.2. Use cases... 5 4.2.1. Opret Borger på venteliste... 6 4.2.2. Booking af plads til Borger... 7 4.2.3. Borgeradgang (fremtidig scenarie)... 8 5. Integrationer og datasammenhæng... 9 Cura til KTPS... 9 KTPS til Cura... 10 KTPS til LIS Faktacenter... 10 AD/ADFS, NemID integration... 10 6. Projekt og faseopdeling... 11
Revionshistorik Version Dato Beskrivelse Navn 0.1 19.11.2016 Første udkast efter workshop med Vikærgården Jakob Karlsen 0.2 07.12.2016 Andet udkast efter workshop med Vikærgården Jakob Karlsen 0.3 20.01.2016 Endelig dokumentation efter 3 workshop med Vikærgården 1.0 14.06.2016 Opdatering af dokument efter møde med DCA, hvor det kunne konstateres at der er tale om akkurat samme behov som Vikærgården. Jakob Karlsen Jakob Karlsen
1. Indledning Nærværende dokument beskriver de funktionelle krav og behov ift. it-understøttelse omkring tildeling af korttidspladser i MSO. Derudover gennemgås snitflader imellem MSO EOJ system (=Columna Cura) og Ledelsesinformationssystem (LIS Faktacenter). Da der er tale om personhenførbare data skal systemet efterleve lovgivningen mht. logning, revisionsspor, sikkerhed etc. MSO ønsker ikke at detailspecificere alle krav og dermed udarbejde detaljerede use cases, idet det er opfattelsen, at man dermed risikerer at sætte en spændetrøje på systemleverandørernes frihedsgrader i forhold til design af løsning. Det er en hårfin balancegang, da denne tilgang selvsagt indebærer en risiko for misforståelser som følge af manglende detaljer, forskellige opfattelser af begreber, processer m.m. Der påtænkes en agil proces med udgangspunkt i de beskrevne use-cases med inddragelse af deltagere af fagligt kompetence personer fra MSO. 2. Drift og support Servicemål: Support i tidsrummet 08:00 15:00 på hverdage. Serverne skal køre 24/7-365 dage, men servicemålene ift. oppetid vil være i det tilsvarende tidsrum som supporten. Det betyder, at går serveren eller systemet ned fredag eftermiddag kl. 15:10 så er Leverandøren først forpligtet til, at kigge på det mandag morgen kl. 08:00. Antal miljøer: Driften af Systemet skal varetages af leverandør, hvor der skal være et test og produktionsmiljø. Aarhus kommune kan stille et Windows baseret server- og databasemiljø til rådighed og dermed varetage serverdrift herunder backup af løsningen. Leverandøren vil via VPN adgang til servere varetage system installation, system support og vedligeholdelse herunder varetage support, opdatering og vedligeholdelse af database. Alternativt er at benytte Microsoft Azure Cloud. 3. Arbejdsproces I nærværende afsnit beskrives den arbejdsproces der er forbundet ifm. Borgers tildeling af korttidsplads på Vikærgården eller Demens Centrum Aarhus som efterfølgende betegnes DCA. Borgerkonsulent starter proces Borgerkonsulent anmoder om plads på venteliste ift: Rehab Akut DCA Døgnaflastning Etc. Visitationsenhed på Vikærgården aftaler hvilken afdeling, stue etc. Borger skal bookes til Visitationsenhed tildeler og booker Borger. Borgerkonsulenten starter processen ved at oprette og dermed anmode om plads til borger på venteliste ift. en prækonfigureret liste (=Rehab, Akut, DCA, etc.). På baggrund af ventelisten tildeler visitationsenheden borgeren og booker stue med tilhørende seng. Se desuden bilag 1. Ovenstående arbejdsflow afstedkommer følgende use-cases: Opret Borger på venteliste Book sengeplads
Nedenstående er blot en visuel illustration over, hvordan man rent logisk kan tænke korttidspladssystemet som i nogen grad kan sammenlignes med booking af hotelværelser eller flysæder. Afdeling Akut Seng 1 Stue 1 Stue 2 CPR: 123456 Navn: Anders And Status: Optaget Inventar: Lift, Mobility Monitor Seng 3 CPR: 123456 Navn: Anders And Status: Optaget Inventar: Lift Flyt Borger Udskriv Borger Flyt Borger Udskriv Borger Seng 2 Stue 3 Stue 4 CPR: 123456 Navn: Anders And Status: Optaget Inventar: Seng med alarm Seng 4 CPR: Navn: Status: Ledig Inventar: Faldgulv Flyt Borger Udskriv Borger Se venteliste og book Borger 4. Use-cases og aktører 4.1. Aktør/Rolle Nedenfor gennemgås de roller/aktører der benytter systemet:
Borger eller pårørende Administrator Borgerkonsulent Terapeut Sygeplejeske 4.1.1. Borger eller pårørende Borger eller pårørende der på vegne af Borger på sigt får adgang til systemet og eksempelvis booker en seng. 4.1.2. Terapeut, Sygeplejerske En Terapeut eller Sygeplejerske tilknyttet tildelingsenheder der kan administrere fordelingen og tildelingen af pladser. 4.1.3. Borgerkonsulent Borgerkonsulent opretter på baggrund af ydelse Borger på venteliste. 4.1.4. Administrator Administratorrollen dækker over de aktører, der har udvidede rettigheder i IT-systemet til fx at definere roller, trække statistik fra systemet og konfigurere visse aspekter af systemet. 4.2. Use cases I nærværende afsnit redegøres for de use cases som vedrører MSO it-understøttelse i forbindelse med hjælpemiddelservicen. For at gøre processerne omkring bestilling af opgaver i forbindelse med hjælpemidler mere synlige end i de beskrevne use cases, er der i bilag 3 beskrevet en række brugerrejser, der beskriver forskellige kontekster, hvor bestilling af hjælpemidler eller opgaver i forhold til hjælpemidler indgår.
Use Case 1 4.2.1. Opret Borger på venteliste Navn på use case: Opret Borger på venteliste Mål og afgræsning Kontekst Integrationer Frekvens Aktører Forudsætninger At Borger oprettes på Venteliste inden videre visitation ift. at få tildelt stue og seng. Det sker ofte via PC. Columna Cura 5-10 gange dagligt. Borgerkonsulent er primær aktør og det fremgår af use-case, hvornår sygeplejerske og Terapeut indgår i use-case. At Stamdata er tilgængelig fra Cura. At Bruger er oprettet Korttidspladssystemet og kan tilgå Systemet via Single Sign-on fra Cura. At der er oprettet og konfigureret en venteliste. Udløses af Slutbetingelser Borgerkonsulent visiterer - eksempelvis ifm. udskrivning af Borger fra Sygehuse Borger på baggrund af ydelse til korttidsplads på Vikærgården eller DCA. At Borger er oprettet på Venteliste. Nr. 1 Aktør tilgår Korttidspladssystemet direkte fra Cura. Borgers kontekst (Stamdata) overføres til Korttidspladssystemet. 2 Aktør vælger venteliste som Borger tildeles Rehab, adresse Akut, adresse DCA, adresse Døgnaflastning, adresse Etc. 3 Aktør indsætter Borger på venteliste 4 Aktør indtaster forventet dato for, hvornår Borger er klar til at indgå i forløb på Vikærgården eller DCA. 5 Aktør indskriver note omkring Borger som ikke fremgår af Cura Nr. 2a Varianter Aktør flytter Borger fra én venteliste til en anden venteliste.
Use Case 1 Navn på use case: Opret Borger på venteliste Noter Det skal fremgå, hvornår Borgerkonsulent har foretaget oprettelse af Borger på venteliste. Use Case 2 4.2.2. Booking af plads til Borger Navn på use case: Booking af plads til Borger Mål og afgræsning Kontekst Integrationer Frekvens Aktører Forudsætninger Udløses af Slutbetingelser At tildelingsenheden på Vikærgården eller DCA med udgangspunkt i ventelisten kan booke en Borger. Sker primært via PC. Integration til Cura 10 gange dagligt. Terapeut og Sygeplejerske At Borger er på venteliste med stamdata og brugerkonsulent har udfyldt oplysninger/noter omkring Borger. At Borger står på venteliste Succes: At Borger har fået tildelt en seng og stue Nr. Normalforløb 1 Aktør får overblik over Borger på venteliste samt oversigt over ledig sengekapacitet ift. forskellige søgeparametre (eks. dato, tidspunkt, stue med særligt udstyr) etc. Aktør gøres evt. visuelt opmærksom på, hvilke stuer der er ledige. 2 Aktør indsætter startdato, tidspunkt samt slutdato og tidspunkt for reservation og dermed booking af seng. 3 Aktør tildeler reservere stue/plads til Borger og borger forsvinder fra venteliste og Borger er fysisk indskrevet på Vikærgården eller DCA. 4 System sender automatisk besked til Cura omkring Booking af Borger med tidspunkt for bookingperiode samt automatisk oprettelse af midlertidig adresse (=Vikærgården eller DCA) Nr. Varianter
Use Case 2 Navn på use case: Booking af plads til Borger 1a 1b Aktør sletter Borger fra venteliste og tildelt plads og overruller dermed Borgerkonsulentens tildeling. Aktør tildeler Borger ny plads på venteliste. Herefter normal forløb fra step 1. 1a 4a 4b Noter Aktør flytter Borger mellem afdeling eller stuer. Aktør fortryd booking og Borger kommer tilbage på venteliste. System sender opdatering til Cura. Da der sker mange afbrydelser i løbet af dagen er det ofte svært for medarbejder, at vide hvor i arbejdsprocessen medarbejderen befinder sig ift. tildelingen plads til Borger. Det vil derfor være hensigtsmæssigt med hjælp med arbejdsproces, hvor nedenstående blot er til inspiration. Start Tildel Borger Seng Opdatere Journal Giv Sygehus besked Slut Aktør kan løbende ændre datoer ifm. Borgeres ankomst og slutdato ift. afgangsregistrering. Borgeren udskrives når slutdatoen afstedkommer. Visse stuer skal låses ift. bestemte borgergrupper (eks. stue ifm. aflastning) Use Case 4 4.2.3. Borgeradgang (fremtidig scenarie) Navn på use case: Borgeradgang Mål og afgræsning Kontekst Integrationer Frekvens Aktører Forudsætninger At borger via borger.dk kan foretage ønske om plads af seng på Vikærgården eller DCA. Afhænger af borger.dk om det både kan foregå via pc eller mobil. Skal tænkes sammen med Borgeradgang til Cura. N/a Borger At Borger via NemID kan tilgå Borger.dk
Use Case 4 Udløses af Slutbetingelser Navn på use case: Borgeradgang Borger får tilbudt et antal dage - en slags klippekort hvor Borger får tilbudt en plads/seng på Vikærgården eller DCA efter eget ønske. Succes: Borger kan vælge de datoer, hvor der ønskes en plads på Vikærgården eller DCA. Nr. Normalforløb 1 Borger logger ind via Borger.dk. 2 Borger vælger dato for, hvornår en plads ønskes. Nr. Noter Varianter Når Borger har valgt dato skal denne på venteliste, hvorved den centrale visitatorenhed kan tildele pladsen. Systemet skal håndtere, at kun de Borger der er visiterede til denne ydelse kan foretage dette valg. 5. Integrationer og datasammenhæng Der skal etableres følgende integrationer: Cura til KTPS Fra Cura skal stamdata overføres når Borgerkonsulenten sætter Borger på venteliste. Cura KTPS Stamdata Stamdata består af følgende data: - CPR - Navn - Adresse - Etc.
Beskedindhold baseres på Cura udstillede HL7/FHIR snitflader. KTPS til Cura Fra KTPS overfører besked til Cura om, at Borger er tildelt plads i en given perioden. Når Borgeren fysisk tildeles en plads på Vikærgården eller DCA (mandag d. 12/12 tirsdag d. 13/12) opdateres midlertidigt adressefelt i Cura. KTPS Cura Besked om at Borger er tildelt plads og perioden herfor Ændring af midlertidig adresse. Beskedindhold baseres på Cura udstillede HL7/FHIR snitflader. KTPS til LIS Faktacenter Der etableres en integration til kommunes ledelsesinformations system (LIS Faktacenter) som varetager den ledelsesmæssige afrapportering. Det er forholdsvis simple data der skal overføres. KTPS LIS Overførelse af data til afregning og ledelsesinformation I dag afregnes Vikærgården og DCA med en fast takst pr. dag en seng er optaget inkl. den efterfølgende dag. Det betyder, at indlægges/optager en borger en seng i perioden d. 12/12 til d. 14/12 får Vikærgården eller DCA et fast beløb svarende til 4 dage. Den afregning sker via ledelsesinformationssystemet. Det skal afklares om afregningen via ydelser i Cura ikke giver mening. Derudover skal det også vurderes om det giver mening, at udarbejde driftsnære ledelsesrapporter i selve systemet som eksempelvis: - Ledelsesinformation vedr. belægningsprocent - Etc. AD/ADFS, NemID integration Der skal etableres integration til Aarhus kommunes AD/ADFS løsning og på sigt skal systemet understøtte borgers adgang via NemID.
6. Projekt og faseopdeling Det forslås at projekt opdeles i følgende faser: Fase 1: Der anskaffes et system der erstatter det nuværende system 1:1. Det betyder, at integrationer til AD/ADFS og sammenhæng til LIS udelukkende etableres. Fase 2: Udvikling og etableringerne af integrationerne til Cura.