[BILAG 02] Generelle mindstekrav for multifunktionsmaskiner med tilhørende serviceydelser

Professionshøjskolen UCC [BILAG 02] Generelle mindstekrav for multifunktionsmaskiner med tilhørende serviceydelser

Indholdsfortegnelse 1. Formål... 3 2. Sammenhæng til øvrige bilag... 3 3. Leverancebeskrivelse... 3 4. Introduktion af Krav... 3 5. Generelle Mindstekrav... 3 5.1. Generelle mindstekrav for multifunktionsmaskiner... 4

1. Formål Bilaget 02 angiver sammen med Bilag 03 Kundens Kravspecifikation. Leverandøren skal i forbindelse med udarbejdelse af tilbud angive sit Løsningsforslag med udgangspunkt i Kundens Kravspecifikation. 2. Sammenhæng til øvrige bilag Bilag 01 angiver de praktiske oplysninger, herunder leveringsadresse, kontaktpersoner etc. Bilag 03 angiver de modelspecifikke mindstekrav samt vederlaget for de Ydelser, der skal leveres i henhold til dette Bilag 02. 3. Leverancebeskrivelse Udbuddet omfatter levering af et fuldt sortiment dvs. 3 multifunktionsmaskiner jf. illustrationen nedenfor. Multifunktionsmaskiner Model FV1 FV2 FV3 Farve sider/min 25 30 45 Her udover indgår der i sortimentet serviceydelser. Modeller adskiller sig i forhold til standardudstyr, jf. de vedlagte modelspecifikke mindstekrav i Bilag 03, faneblad MMK MFC, der viser, hvilke typer multifunktionsmaskiner der efterspørges. Der kan forekomme efterspørgsel, hvor standardmodellerne ikke kan opfylde det konkrete behov. I relevant omfang skal der derfor også afgives tilbud på de forskellige muligheder for justering og tilkøb af funktionalitet på de tilbudte modeller. Ved de modeller, hvor der kan forekomme tilkøb af funktionalitet, er dette angivet som tilkøb, hvorpå Leverandøren skal angive prisen for dette tilkøb, jf. Bilag 03, fanebladene MTP MFC. 4. Introduktion af Krav Kravspecifikationen består af følgende Kravtyper: Generelle Mindstekrav der er gældende for alle Produkter og Ydelser Modelspecifikke Mindstekrav der er gældende på udvalgte Produkter Alle Generelle Mindstekrav er beskrevet i nedenstående i afsnit 5. Alle Modelspecifikke Mindstekrav er beskrevet i Bilag 03, faneblad MMK MFC. Hvert Krav er angivet med et Krav ID og en titel. MK angiver, at der er tale om et Mindstekrav. Tallet er nummerering, og titel angiver hvilket område, Mindstekravet vedrører. 5. Generelle Mindstekrav De generelle Mindstekrav er gældende for multifunktionsmaskiner og serviceaftale de steder, hvor disse er anført i overskriften. Mindstekravene kan ikke fraviges, og de skal alle opfyldes, såfremt tilbuddet skal erklæres konditionsmæssigt. Såfremt der skal angives en pris eller andet i forbindelse med et Generelt Mindstekrav, er det anført, hvor dette skal udfyldes af Leverandøren.

5.1. Generelle mindstekrav for multifunktionsmaskiner Nedenstående Mindstekrav skal være opfyldt for alle multifunktionsmaskiner, der tilbydes i Bilag 03 Modelspecifikke mindstekrav og tilbudspriser, medmindre andet fremgår af de enkelte mindstekrav. Arbejde ved skærmterminaler Alle Produkter skal overholde EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV 2006/95/EF af 12. december 2006 om tilnærmelse af medlemsstaternes lovgivning om elektrisk materiel bestemt til anvendelse inden for visse spændingsgrænser, herunder være CE-mærket. Dansk forsyningsspænding Alle Produkter skal kunne fungere ved dansk forsyningsspænding. Stærkstrømsreglementet Alle Produkter skal overholde bestemmelserne i Stærkstrømsreglementet. EMC-Direktivet Alle Produkter skal overholde EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV 2004/108/EF af 15. december 2004 om indbyrdes tilnærmelse af medlemsstaternes lovgivning om elektromagnetisk kompatibilitet og om ophævelse af direktiv 89/336/EØF. Forbrugsmaterialer fra tredjepart Alle Produkter skal problemfrit kunne anvendes sammen med forbrugsmaterialer anskaffet fra tredjepart, forudsat at disse Produkter er godkendt af Leverandøren. Forbrugsmaterialer kan fx være papir, labels og transparenter mv. Anvendelse af sådanne godkendte forbrugsmaterialer medfører ingen indskrænkning i de af Leverandøren stillede garantier hhv. serviceforpligtelser for Produkterne. Øvrige Krav mm. Alle Produkter skal i øvrigt overholde alle gældende forskrifter i medfør af love og bestemmelser, der har gyldighed for de omfattede Produkter. Miljø Alle kriterier, som i medfør af det nordiske miljømærke Svanen er gældende for multifunktionsmaskiner skal opfyldes. Dog undtaget kravet om ftalatfri eksterne strømkabler. Databærende medier Udstyr indeholdende harddisk, RAM modul og andre databærende medier, der udleveres til Leverandøren, skal gennemgå en effektiv sletning, der lever op til anerkendte standarder, såsom fx DOD 5220.22-M. Udlevering af databærende medier kan være som led i service, afhjælpning af Mangler, opgradering af Udstyr, retur- og nedtagning af Udstyr uanset fabrikat eller ophør af Rammeaftalen. Leverandøren skal i den forbindelse sikre en forsvarlig omgang med Kundens data på det pågældende databærende medie. Leverandøren skal dokumenterer, at informationer på de udleverede databærende medier er slettet i henhold til anerkendte standarder. Eventuelt vederlag for sletning af oplysninger på databærende medier, skal angives i Bilag 03, faneblad TP Ydelser.

Fabrikat Det er et mindstekrav, at de tilbudte multifunktionsmaskiner er af samme fabrikat og leveres fabriksnye og driftsklare. Format I henhold til Bilag 03, faneblad MMK MFC, krav id MK-60, Mindstekrav til papirformater som alle maskinens funktionaliteter skal kunne håndtere fremgår det under model FV1 (kolonne D), at modellen skal kunne håndtere formatet A4. Det er et Mindstekrav for model FV1, at der ikke tilbydes en A3-multifunktionsmaskine. Printkort og datamedier Alle relevante printkort og medier til datalagring skal være inkluderet i de tilbudte priser. Brugerinterface betjeningspanel Tekst på betjeningspanel samt Maskinens display skal være på dansk. Alle multifunktionsmaskiner skal leveres med et display, der er minimum 7. Brugerinterface manual Til hver Maskine skal der kunne downloades brugermanual på dansk. Manualen skal endvidere kunne leveres på engelsk. IT-interface drivere Maskinernes driver skal enten være certificeret til MS Windows eller stå på Microsoft s hardware compatibility-liste. Citrix-driver skal enten stå på Microsoft s hardware compatibility-liste eller understøtte citrix universal printerdriver. Driverne skal fungere på 32 bit og 64 bit windows operativsystemer, herunder Windows 7, Windows 8.1, Windows 10 og Windows Server 2008r2, 2012R2, og Windows server 2016 Driverne skal fungere på MAC OS X. 10.6 og frem. Driverne skal være tilgængelige på Internet. Driverne skal foreligge i engelsksproget version. IT-interface printdatastrøm Maskinen skal benytte sig af printdatastrøm til: PCL5e, PCL5c og PCL 6. Protocol TCP/IP V4, TCP/IP V6, SNMP V3, http, Port 9100 og SMTP. Print management systemer De tilbudte maskiner skal være kompatible med SNMP baseret Print Management Systemer Netværkstilgængelighed Følgende data skal være tilgængelig i den offentlige MIB: Producentmærke Modeloplysninger MAC-adresse Serienummer

Totaltæller Total farvetæller Firmware version på enhed Firmware version på netkort (hvis separat) Serienummer Det serienummer, der er tilgængeligt i Maskinens offentlige MIB, skal af Kunden kunne anvendes til entydig identifikation af Maskinen i kommunikationen med Leverandøren. Det gælder fx i forbindelse med tonerbestilling, servicekald, rapportering og fakturering mv. Netværksinterface De tilbudte multifunktionsmaskiner skal understøtte netværksinterface 10/100/1000 BaseT og DHCP, IEEE 802.1x. Mifare kortlæser Alle multifunktionsmaskiner skal standard konfigureres og leveres med Mifare kortlæser. Mifare kortlæseren skal være integreret i Maskinens chassis og aktiveret ved levering. Omkostninger hertil skal indgå i multifunktionsmaskinernes anskaffelsespris. Integrations til SafeQ-løsning Alle multifunktionsmaskiner skal leveres forberedt til Y-Soft SafeQ-Embedded integration. Omkostninger hertil skal indgå i multifunktionsmaskinernes anskaffelsespris. OCR behandling Alle multifunktionsmaskiner skal understøtte scan til Autostore server for OCR-behandling. Duplex Dupleksfunktionaliteten skal være tilgængelig både ved kopiering og udskrivning og for alle papirformater, som multifunktionsmaskinen har papirkassetter til. Dupleks omfatter dobbeltsidet udskrivning samt kopiering fra én- til ensidet, fra én- til tosidet, fra to- til tosidet, fra to- til ensidet. Udskrivningshastigheden for dupleks må ikke være under 40 % af simplekshastigheden. Sort/hvid kopi som standardindstilling Alle Multifunktionsmaskiner skal leveres med s/h kopi som standardindstilling. Brugeren skal kunne fravælge denne funktion fra maskinens betjeningspanel. Brugerinterface Bypass Multifunktionsmaskinerne skal have en papirbakke/ bypass til manuel indføring af transparenter og andet specielt papir med hensynstagen til maskinens specifikationer for gramvægt. Green button test Alle multifunktionsmaskiner skal Green Button testes i forbindelse med levering iht. bilag 04; medmindre andet aftales skriftligt ved bestilling.

Basisinstallation Basisinstallation på adresser hos kunden er en del af anskaffelsen af multifunktionsmaskiner og omkostninger hertil skal indgå i multifunktionsmaskinernes anskaffelsespris. Denne omfatter udpakning, fjernelse af emballage og opstilling af maskinen på den af kunden anviste lokation. Opstilling af multifunktionsmaskinen omfatter: installation og konfiguration af maskinen. Herudover sikrer Leverandøren at maskinen fungerer tilfredsstillende, leverer alt nødvendigt materiale, drivere m.m. således at multifunktionsmaskinen kan opsættes problemfrit på kunden netværk. Efter anvisning af kunden tilsluttes multifunktionsmaskinen kundens netværksinfrastruktur med et Ethernet LAN card og tilhørende patch-kabel. Ved netværkstilslutning skal der ske varsling af It-afdelingen med min. 2 dage. Udvidet installation Efter konkret aftale ønskes der endvidere mulighed for tilkøb af en udvidet installationspakke nærmere defineret af kunden. Der ønskes således afgivet tilbud på timepris knyttet hertil i Bilag 03, faneblad TP Ydelser. Efterfølgende pris for servicetekniker/it- medarbejdere fra Leverandøren Leverandøren skal i bilag 03, faneblad TP Ydelser angive en timepris for servicetekniker support i forbindelse med installation. Brugeruddannelse På anmodning fra Kunden skal Leverandøren for hver lokation og hver type af multifunktionsmaskine installeret på den pågældende lokation udføre grundlæggende brugeruddannelse. Uddannelsen skal bestå af en kort introduktion til udstyrets drift/betjening samt de væsentligste kopi og print funktioner, nærmere defineret som uddannelse af brugere i betjening af multifunktionsmaskine, samt afhjælpning af standard maskinfejl, såsom papirstop, tonerskift m.v. Pris herfor skal være inkluderet i multifunktionsmaskinernes anskaffelsespris. Udvidet brugeruddannelse Tilbudsgiver skal endvidere give tilbud på en udvidet brugeruddannelse med introduktion og træning i multifunktionsmaskinernes funktionalitet, herunder en grundig gennemgang af udstyrets betjening samt funktioner, samt vedligeholdelse og praktisk brug af udstyret. Endvidere skal denne brugeruddannelse indeholde en gennemgang af driverens og det installerede programmels funktioner. Særskilt pris for udvidet brugeruddannelse angives i bilag 03, faneblad TP Ydelser. Timepris for efterfølgende uddannelse Leverandøren skal tilbyde en timepris som omfatter uddannelse af Kundens personale i brugen og driften af de leverede produkter og ydelser under nærværende rammeaftale. Uddannelsen skal forgå på Kundens adresse. Brugt udstyr Ved levering af nyt udstyr skal Leverandøren eventuelt tage eksisterende brugt udstyr med retur. Det forventes, at der skal returneres maskiner i forholdet 1:1 med det antal maskiner der forventes omsat i aftaleperioden i forbindelse med levering af nyt udstyr. Pris pr. afhentet maskine, bedes oplyst i bilag 03, faneblad TP Ydelser. Den angivne pris skal omfatte alle omkostninger. Der skal desuden oplyses en pris for eventuelle returnerede maskiner som overstiger forholdet 1:1. Prisen angives i bilag 03, faneblad TP Ydelser. Forholdet opgøres ved de konkrete leveringer.

Udstyr der skal returneres vil være frit og ubehæftet. Mindstekrav MK-8 i dette bilag gælder også i forbindelse med nedtagning af brugt udstyr. Flytning/omplacering af Maskine mellem matrikler Leverandøren skal efter henvendelse fra Kunden flytte multifunktionsmaskiner, der er leveret iht. nærværende rammeaftale til en af Kunden angivet adresse i Danmark. Pris for flytning/omplacering angives i Bilag 03 Modelspecifikke mindstekrav og tilbudspriser, faneblad TP Ydelser. Generelle Mindstekrav til serviceaftale Nedenstående Mindstekrav skal være opfyldt for den serviceaftale, der tilbydes i Bilag 03 Modelspecifikke mindstekrav og tilbudspriser. Serviceaftale Leverandøren skal tilbyde en serviceaftale som standard til de tilbudte multifunktionsmaskiner. Serviceaftalens varighed Leverandøren skal tilbyde serviceaftaler med en varighed på 5 år. Kunden skal kunne forlænge serviceaftalens varighed med 1 gange 12 måneder, således at serviceaftalens samlede varighed kan nå op på 6 år. Tilkald 8 timer Leverandøren skal tilbyde serviceaftaler med 8 timers tilkaldetid. Serviceaftalerne skal være inklusiv toner og til multifunktionsmaskiner ligeledes inklusiv hæfteklammer. For model FV1 gælder det dog, at serviceaftalen skal være eksklusiv hæfteklammer. Ekspresservice - hastetilkald med 2 timers responstid Leverandøren skal tilbyde ekspresservice med maksimalt 2 timers responstid. Ekspresservice afregnes efter særskilt og prisen skal angives i Bilag 03, faneblad TP Ydelser. Automatisk tonerbestilling Leverandøren skal tilbyde automatisk tonerbestilling. Automatisk tælleraflæsning Leverandøren skal tilbyde automatisk tælleraflæsning. Automatisk fejlmelding Leverandøren skal tilbyde automatisk fejlmelding. Komponenter Service skal gælde samtlige komponenter på det leverede udstyr inkl. tilkøbt tilbehør; herunder Printcontroller. Eftersyn og vedligehold Service skal omfatte løbende forebyggende eftersyn og vedligehold af det leverede udstyr inkl. levering og udskiftning af reservedele. Teknikertime pris ved service, der ikke er omfattet af serviceaftalen Leverandøren skal tilbyde service af maskinerne baseret på en timepris. Serviceringen gælder for opgaver, der ikke er omfattet af serviceaftalen.

Timeprisen angives i Bilag 03 Modelspecifikke mindstekrav og tilbudspriser, faneblad TP Ydelser. Forbrugsstoffer Leverandøren er forpligtet til at levere forbrugsstoffer (tromle, tonerpulver, olie etc.), der er omfattede af service samt sørge for udskiftning heraf. Dog udskifter Kunden selv toner. Kunden skal kunne bestille forbrugsstoffer, herunder toner med teknologier efter eget valg, herunder tredjepartssoftware. Stiller Leverandøren software til rådighed til bestilling af forbrugsstoffer og toner, er det Leverandørens ansvar at bestillingen gennemføres, så leveringen af forbrugsstoffer og toner sker inden der opstår unødigt ophold i driften af Maskinerne. Levering af papir er ikke inkluderet i service. Returnering af forbrugsstoffer Leverandøren er forpligtet til at tage opbrugte beholdere til forbrugsstoffer, der er omfattede af service, retur. Support og fejlmelding tidsrum Servicearbejde udføres inden for den Aftalte driftstid, jf. MK-51. Service omfatter vederlagsfri, telefonisk hotline-support inden for den Aftalte driftstid.. Fejlmelding skal kunne foretages via e-mail, webportal, telefon og fax. Umiddelbart efter fejlen er udbedret, skal Leverandøren klarmelde den omfattede Maskine til Kunden pr. e-mail. Opdatering Service skal omfatte opdatering af drivere, firmware og evt. andre nye faciliteter. Såfremt disse skal installeres på det leverede udstyr, kan dette ske på Leverandørens initiativ alene. For så vidt angår installation, som skal ske i Kundens driftsmiljø, kan dette kun ske efter aftale med Kunden. Aftalt Driftstid Tilkaldetid beregnes udelukkende inden for den Aftalte Driftstid. Den Aftalte Driftstid er alle hverdage mellem kl. 8.00 til 16.00. Eksempel: Der er aftalt en driftstid i tidsintervallet mandag til fredag kl. 8:00 til 16:00. Leverandøren modtager fejlmeldingen kl. 14:00, og serviceteknikeren befinder sig fysisk ved det leverede udstyr kl. 09:00 næste hverdag. I dette eksempel er tilkaldetiden 3 timer. Tilkaldetiden beregnes af Leverandøren på alle typer kald. Bod på servicemål Ved manglende overholdelse af Oppetiden udløses der bod. For serviceaftaler med gennemsnitlig tilkaldetid på 8 timer skal Oppetiden målt over en 6 måneders periode minimum være 97 % af den Aftalte driftstid. Den Aftalte Driftstid beregnes ved antal arbejdsdage i Måleperioden multipliceret med 8 timer. Måleperioden er 6 måneder. Oppetiden beregnes pr. installation, hvor installation skal forstås som én multifunktionsmaskine. Bod opgøres pr. installation. Oppetiden er i procent defineret ved: Oppetid = ((Aftalt Driftstid Nedetid)/Aftalt Driftstid)*100 Nedetid defineres som værende tiden målt i timer og minutter fra det øjeblik, fejlmeldingen er modtaget af Leverandøren, til det leverede udstyr er klarmeldt, idet der udelukkende tælles timer og minutter inden for den Aftalte driftstid. Tilkaldetid beregnes som tiden målt i timer og minutter, fra fejlmelding er modtaget af Leverandøren, til servicetekniker/systemtekniker fysisk befinder sig ved det fejlmeldte udstyr, og fejlretningen er påbegyndt, idet der

udelukkende tælles timer inden for den Aftalte driftstid. Tilkaldetiden beregnes på alle typer kald. Er Oppetiden ikke overholdt, krediteres Kunden et beløb svarende til 3 måneders volumen på den (eller de) installation(er), hvor Oppetiden ikke var overholdt. Volumen beregnes ud fra det årlige forbrug på installationen. Rapportering Den gennemsnitlige tilkaldetid beregnes i Måleperioden som summen af observerede tilkaldetider for samtlige tilkaldelser i en given Måleperiode divideret med antallet af tilkaldelser i samme tidsrum. Den gennemsnitlige tilkaldetid skal angives pr. installation og totalt på alle installationer hos Kunden. Leverandøren skal endvidere pr. installation angive tilkaldetiden ved hvert kald. Oppetiden opgøres i Måleperioden og angives både pr. installation og totalt på alle Leverandørens installationer hos Kunden. Oppetiden målt i procent af den Aftalte Driftstid skal angives både pr. installation og totalt på alle installationer hos Kunden. Rapporteringen skal indeholde antallet af kald pr. installation i Måleperioden. Herunder skal det for hvert enkelt kald fremgå, hvilken type kald det drejer sig om. Leverandøren skal endvidere tilvejebringe sammenligningsdata fra tidligere Måleperioder. Leverandøren er ligeledes ansvarlig for, at rapporteringen er retvisende og præcis. Kunden kan til enhver tid få adgang til at gennemgå grundlaget for rapporteringen og kan på forlangende gennemføre en revision af dette. Rapporten skal færdiggøres og udleveres til Kunden umiddelbart efter, at Måleperioden er afsluttet. Måleperioden udgør et halvt år, følgende kalenderåret. Første Måleperiode påbegyndes derfor pr. 1/1-2018, og næste Måleperiode påbegyndes 1/7-2018. Måleperioden påbegyndes først på en Maskine ved den efterfølgende Måleperiodes opstart. Leveres en Maskine i f.eks. oktober, påbegyndes Måleperioden derfor først pr. 1/1 det følgende år. Afregning af serviceaftale Leverandørens levering af Service afregnes på basis af klikpris. Et klik defineres som udskrift af én side uanset dækflade. Der tælles ikke klik ved brug af scanning, hvor der ikke samtidig foretages en udskrivning. Klikprisen omfatter alle omkostninger, Leverandøren måtte have, herunder løn, diæter, kørsel, broafgift mv. Der må således ikke opkræves gebyrer, herunder miljøgebyrer, forsendelsesomkostninger, betaling, afgift eller andre vederlag end klikprisen. Serviceaftalen afregnes kvartalvis bagud baseret på aflæst forbrug. Kunden er forpligtet til at foretage aflæsning og indberette aflæsningen til Leverandøren elektronisk, senest 10 dage efter afsluttet kvartal, medmindre der er tilkøbt automatisk tælleraflæsning. Kunden skal ligeledes kunne aflæse og indberette tælleroplysninger med teknologier efter eget valg, herunder tredjepartssoftware. Klikprisen skal angives Bilag 03 Modelspecifikke mindstekrav og tilbudspriser, faneblad MTP MFC.