Evaluering af rammeaftaler år efter Indledning Rammeaftalen har pr. januar 7 fungeret et år og på den baggrund er der i februar 7 foretaget en evaluering af tilfredsniveaet med ordningen blandt brugerne såvel som økonomien med ordningen er undersøgt. I forbindelse med beslutningen om at udbyde rammeaftalen, var det en del af det politiske opdrag, at ordningen efter et års forløb skulle evalueres mhp. at afdække tilfredshed og evt. mangler. Undersøgelsen er foretaget af Ejendomsafdelingen, der via en spørgeskemaundersøgelse, økonomiske stikprøver og interne evalueringer af de respektive leverandører på rammeaftalen, har kortlagt tilfredshedsniveau og evt. økonomisk gevinst ved rammeaftalen. I rapporten gennemgås besvarelserne på spørgeskemaet, som blev udsendt til alle relevante brugere, fx halinspektører og institutionsledere m.m., samt en evaluering af leverandørerne fortaget af Ejendomsafdelingens medarbejdere. Rapporten afsluttes med en anbefaling. Anbefalingen lyder på, at rammeaftalerne ikke fornyes, men at opgaver fremadrettet tildeles egnede leverandører efter mest fordelagtig pris. Anbefalingen beror på, at der, som det fremgår af rapporten er oplevet serviceforringelser såvel som besparelsespotentialet i praksis har været begrænset. For fremadrettet at sikre en spredning af leverandører på mindst - 5 leverandører pr. fag skal der gennemføres en intern kvartalsmæssig kontrol af, at en sådan spredning effektueres. Kontrollen forelægges til Direktionens godkendelse en gang årligt. Evaluering Evalueringen er opdelt i dele:. Brugervurdering spørgeskema sendt til alle institutionsledere, tekniske serviceledere på skoler og kulturinstitutioner.. Økonomisk vurdering sammenligning af økonomisk forbrug i holdt op mod forbrug i 4 og 5. Samt stikprøver af enkelt regninger. Intern vurdering interne evalueringer af hvert firma under rammeaftalerne, vurderet på kvalitet og service. Ad Bruger vurdering I februar måned 7 blev der udsendt spørgeskema til alle tekniske serviceledere på skoler, rådhus og haller samt til alle dagtilbudsledere - i alt godt 5 spørgeskemaer. Samlet antal besvarelser blev 5, svarende til en svarprocent på 5 %. Af de 5 besvarelser var fordelingen: Tekniske Daginstitutionsledere Halinspektører serviceledere 4 8
Antal Spørgeskemaerne indeholdte overordnede spørgsmål og muligheden for uddybende kommentarer:. serviceniveau generelt?. Er din oplevelse af, at håndværkerne udfører arbejdet til aftalt tid?. oprydning? 4. Er din opfattelse af, at håndværkernes adfærd har været forenelig med jeres daglige arbejdsplads som brugere? 5. Er kvaliteten af det udførte arbejde af generelt blevet?. Er antallet af reklamationer på udført arbejde af? Svar mulighederne ved alle spørgsmål var: Uændret Bedre Dårligere Ved ikke/har ikke fået udført arbejde Tom (ikke svaret) Samlet resultat for alle besvarelser (5 besvarelser): 5 9 7 5 9 9 7 5 serviceniveau generelt Er din oplevelse af, at håndværkerne udfører arbejdet til aftalt tid oprydning Er din opfattelse af, at håndværkernes adfærd har været forenelig med jeres daglige arbejdsplads som brugere 4 Er kvaliteten af det udførte arbejde af generelt blevet Er antallet af reklamationer på udført arbejde af Uændret Bedre Dårligere Ved ikke/ har ikke fået udført arbejde Tomme Uredigerede uddybende kommentarer ikke opdelt i faggrupper: Sp: serviceniveau generelt Rigtig responstid før håndværkerne kommet Tager meget t tid kommer som vinden blæser Har kun været leder i,5 år Oplever ofte at der er ventetid. Håndværkerne har ikke kendskab til bygningerne
Der er lavet store fejl både på VVS og EL siden, fejl som ikke var blevet lavet af som kender bygningen samt står til ansvar for fremtidige opgaver i bygningen. Man skal også minde blikkenslageren om at skifter man et rør med iso på skal der selvfølgelig iso på igen, det er ikke en selvfølge for dem. Malerarbejdet er også virkelig ringe kvalitet. Stor tilfredshed med Glarmester dog! Vi bor til leje og har mest derigennem. Men det vi har fået lavet via kommunen har trukket ud. Sp: Er din oplevelse af, at håndværkerne udfører arbejdet til aftalt tid Der er plads til forbedringer Altid god oplevelse Her rykket og rykket og rykket... De kommer hurtigt som opstart og så går det bare helt af HT Eksempel: En elektriker skulle lave noget tavlearbejde. svenden registrerer opgaven og skal så på ugers ferie dagen efter. ingen kommer i mellemtiden da opgaven er givet den DENNE elektriker og så er der ingen anden der tager over. Nogen gange har jeg skulle rykke for at få et tidspunkt tingene bliver lavet. -4 uger er alt for diffust et svar. Vi har jo ikke brugt dem når vi selv skulle betale, men jeg syntes at de er kommet når vi har fejlmeldt via bygningsafd. Sp4: oprydning MEN der er plads til forbedringer altid god Sp5: Er din opfattelse af, at håndværkernes adfærd har været forenelig med jeres daglige arbejdsplads som brugere Skal bruge for meget tid på at vise dem rundt altid god God De er nu ganske imødekommende. Ingen kedelige episoder endnu i adfærds retningen. Har altid haft et godt samarbejde med håndværkerne De få gange de er blevet brugt der har der ikke været nogle problemer Sp: Er kvaliteten af det udførte arbejde af generelt blevet har ikke fundet fejl De skal hjælpes meget pga. deres manglende viden om bygningerne Glemmer som tidligere nævnt iso på rør og el har problemer med aflevering ikke er i orden Når forvaltningen betaler diverse fakturaer fra firmaerne må det være fordi forvaltningen er tilfreds. Ingen har nogen side spurgt mig om arbejdet er udført eller om der var overensstemmelse mellem tid på stedet og faktura. For nogle år tilbage var der nogle firmaer der sendte fakturaer direkte til forvaltningen til betaling (og fik beløbet uden spørgsmål) medens andre firmaer sendte fakturaer til mig først hvorefter jeg videresendte fakturaen til betaling. på sidstnævnte måde var der da en lille smule kontrol på nogle af fakturaerne.
Sp7: Er antallet af reklamationer på udført arbejde af ved ikke har ikke haft en opgave hvor jeg ikke måtte reklamere. Eksempel: Vi skulle engang have skiftet en radiator i en fløj. Det lykkedes svenden at lukke for SAMTLIGE ventiler inkl. det kolde og varme brugsvand. Flere ventiler måtte vi selv efterfølgende finde og åbne og andre var ikke stillet tilbage til de forudberegnede åbninger. Det problem døjer vi stadig med efterfølgende. Mindes ikke at have klaget over udført arbejde - hverken før eller efter den nye ordning Sp8: Hvordan opleves rammeaftalerne generelt? Generelt dårligere Håndværkerne mangler det indgående lokalkendskab, hvilket må medføre øget tidsforbrug. Ok Ikke særlig godt for mit vedkommende Okay Helt fint Ok Fint Syntes det er et skridt i den forkerte retning. Man sparer måske penge på timelønnen i forhold til lokale, men de lokale har tit folk fra kommunen så de penge man betaler kommer tilbage i form af skat. Det lader det til at man glemmer. Dårlig gennemtænkt aftale som kun har givet dårligere bygninger. Rammeaftalen er ikke offentliggjort. Vi har bare fået en liste over de firmaer som er valgt uden at vide hvorfor. Måske er timeprisen lidt lavere men hvis der bruges fx dobbelt tid er prisen måske den samme. Er der kontrol på tiden på stedet? Må de køre efter materialer og skrive denne køretid på? Jeg har brugt en del tid på at måtte fortælle alle de nye firmaer hvor på skolen opgaverne er. Dårligere. Ved større skader er der generelt hurtig udrykning. Med hensyn til mindre reparationer oplever jeg stor sommelighed, der vækker irritation Vi har jo ikke brugt dem når vi selv skulle betale. vi vil nemlig gerne beholde skatte kronerne i kommunen derfor bruger vi lokale håndv. Sp9: Mange tak for hjælpen. Det er en stor hjælp for os. Du vil i løbet af foråret få resultatet af spørgeskemaundersøgelsen. Har du yderligere kommentarer er du velkommen til at tilføje dem nedenfor Tilbage til de gamle, lokale der kender de forskellige bygninger i kommunen Jeg har kun ringe kendskab til serviceniveauet før og kan derfor ikke foretage en sammenligning. Jeg har overvejende positive oplevelser fra. Skrot aftalen og de dårlige. Man kan ikke forvente kvalitet for så ringe en timeløn. Den ringe timeløn viser sig i at det er dårlige som bliver ansat til den pris! Jeg havde engang indrapporteret en ødelagt rude. Glarmester kommer og aner ikke trods min beskrivelse hvor han skal hen. Han mangler en stige for at kunne tage mål og ringer derfor efter en anden glarmester. Så der holder derfor biler, stige og mestre for måltagning. men da jeg aldrig er blevet spurgt om rimelighed i timeantal osv. har jeg svært ved at gennemskue økonomien. Hvor stor håbede man på at besparelsen ville være og hvad skulle konsulentfirmaet have for at stå for udbuddet? Næste gang BRUG lokale håndværker, så vi sørger for at holde vores erhvervsliv i gang og skattekronerne bliver i kommunen. 4
Antal Det samlede resultat af undersøgelsen indikerer at tilfredsheden med håndværkerne under rammeaftalerne opleves dårligere eller uændret. Primært ses en forringelse i serviceniveauet og i oplevelsen af, at arbejdet bliver udført til aftalt tid. % oplever således, at serviceniveauet generelt er blevet dårligere, og 5 % oplever at håndværkerne ikke udfører arbejdet til aftalt tid. I forhold til oprydning, adfærd, kvalitet og antal reklamationer er det overordnede billede uændret i forhold til før rammeaftalerne blev indgået. Kommentarerne til spørgsmålene indikerer, at flere har oplevet e responstider eller uklare svar på, hvornår et arbejde bliver udført. Yderligere har oplevelsen været at serviceniveauet og kvaliteten af arbejdet er af svingende karakter og har været tidskrævende for brugeren. Dette i form af, at brugere har oplevet at skulle rykke og en tæt dialog i højere grad end tidligere har været nødvendig. Resultat for det tekniske servicepersonale (8 besvarelser): 9 8 7 5 4 7 8 4 serviceniveau generelt Er din oplevelse af, at håndværkerne udfører arbejdet til aftalt tid oprydning 7 Er din opfattelse af, at håndværkernes adfærd har været forenelig med jeres daglige arbejdsplads som brugere Er kvaliteten af det udførte arbejde af generelt blevet Er antallet af reklamationer på udført arbejde af Uændret Bedre Dårligere Ved ikke/ har ikke fået udført arbejde Tomme For det tekniske servicepersonale er oplevelsen af rammeaftalerne primært dårligere. Samlet er 4 % af svarende dårligere og 54 % oplevelses uændret. Samlet indikerer dette at for det tekniske servicepersonale er oplevelsen af rammeaftalerne dårligere end før aftalerne. 5
Antal Antal Resultat for halinspektørerne ( besvarelser):,5,5,5,5 serviceniveau generelt Er din oplevelse af, at håndværkerne udfører arbejdet til aftalt tid oprydning Er din opfattelse af, at håndværkernes adfærd har været forenelig med jeres daglige arbejdsplads som brugere Er kvaliteten af det udførte arbejde af generelt blevet Er antallet af reklamationer på udført arbejde af Uændret Bedre Dårligere Ved ikke/ har ikke fået udført arbejde Tomme For halinspektørerne er oplevelsen af rammeaftalerne primært uændret. Samlet er % af svarene dårligere og 78 % uændret. For halinspektørerne er det primært kvaliteten af det udførte arbejde som opleves dårligere. Samlet indikerer dette at for halinspektørerne er oplevelsen af rammeaftalerne dårligere end før aftalerne. Resultat for daginstitutionsledere (4 besvarelser): 8 4 9 5 serviceniveau generelt Er din oplevelse af, at håndværkerne udfører arbejdet til aftalt tid oprydning 9 9 9 Er din opfattelse af, at håndværkernes adfærd har været forenelig med jeres daglige arbejdsplads som brugere Er kvaliteten af det udførte arbejde af generelt blevet Er antallet af reklamationer på udført arbejde af Uændret Bedre Dårligere Ved ikke/ har ikke fået udført arbejde Tomme Daginstitutionslederne har generelt en uændret holdning til rammeaftalerne i forhold til tidligere. 4 % af besvarelserne er således, at oplevelsen af håndværksydelserne er uændrede eller bedre. Dog skal det bemærkes, at daginstitutionsledernes oplevelse af, at håndværkerne kommer til aftalt tid er dårligere end tidligere.
Ad Økonomisk vurdering af driftsopgaver Nedenstående tabeloversigt illustrerer sammenfatning af datatudtræk fra Opus. Data indeholder alle driftsopgaver op til 5. kr. pr. opgave relateret til bygningsvedligehold udført af. Dog undtaget servicekontrakter, varekøb mv. samt mindre anlægsopgaver. Kr. pr. opgaver er for 4 og 5 indekseret med % for sikre en mere retvisende sammenligning. -5. kr År 4 5 Antal opgaver 88.9 9 sum i kr.57.45.9.59.844.94 kr pr opgave.77.8.98 index på %.844.8 5.-. kr. År 4 5 Antal opgaver 5 8 7 sum i kr.4.8.449.7.4.475 kr pr opgave.845.99 7.7 index på % 7. 7.9.-. kr. År 4 5 Antal opgaver 9 sum i kr.7.94.549.87.5.9 kr pr opgave.78 4.8. index på % 4.9 4.4.-5. kr År 4 5 Antal opgaver 54 sum i kr.77..97.489.57.9 kr pr opgave 8.55.4 8.94 index på % 9.57.45-5. kr År 4 5 Antal opgaver.45.47.5 sum i kr.8.784.879.78.8.4 kr pr opgave 4.8 4.74 4. index på % 5. 4.77 Det må konkluderes, at besparelsespotentialet er meget begrænset. 7
Den forventede besparelse på kr. 7. er dog effektueret. Besparelsen vurderes imidlertid ikke indfriet via lavere priser, men ved færre igangsatte driftsopgaver. På opgaver mellem -5. kr. er antallet af igangsatte opgaver faldet med 9 opgaver. Det bør påpeges, at det metodisk er komplekst at opgøre besparelsen, idet driftsopgaverne varierer fra år til år og derfor ikke kan sammenlignes én til én. Imidlertid er de anvendte nedslag vurderet som den bedst mulige metode til at illustrere den eventuelle besparelse. Vurderingen af talmaterialet må derfor siges at være behæftet med en vis usikkerhed. Ad Intern vurdering Den interne vurdering er foretaget af Ejendomsafdelingen. 5 rigtig god, 4 god, middel, - dårlig, rigtig dårlig, ub udenfor bedømmelse Faggrupper Håndværkere Forbrugt på drift og mindre anlæg Service Kvalitet Kommentar Del, El-arbejder Dahl A/S 75. 4 ok, men!!! 85-95. kr. HRH EL A/S 8. ub ub Røder & Mortensen 44.55 4 4 store sager Sum..58 Del, Glarmesterarbejder Per Jønsson 45. 5 4 5-75. kr. HRH Glarmester ub ub Skougruppen ub ub Sum 45. Del, Gulvbelægningsarbejder JM Gulv rengøring 99.98 4 4 45-55. kr. Anchers gulvservice ub ub CH byg AS ub ub Sum 99.98 Del 4, Kloak og strømpeforing KTS-entreprise 795..5-.. kr. Klingenberg Anlæg ub ub Per Aarsleff ub ub Ingen reklamationer Sum 795. 8
Del 5, Malerarbejder M. Eskildsen 49.4 4 4 sløv start 5-5. kr. M. Willi Becke APS ub ub M. Petersen og Andersen.99.74 4 4 store sager sum.548.75 Del, Murerarbejder CH Byg A/S 4.5 5 4 Fin ekspedition 75-85. kr. HRH Murer A/S 894.5 4 4 Skougruppen ub ub sum..7 Del 7, VVS og gasarbejder Dahl A/S.48.9 Ringe servic.8-.9. kr. Lindpro A/S.48 5 4 Enco A/S VVS 85.4 4 4 sum.597. Del 8, Ventilation HRH VVS og Varmeteknik A/S 95.99 9-.. kr. Leif Larsen.8.7 Dahl A/S ub ub Sum.. Del 9, Tagarbejde Skougruppen 8.8 4 5-75. kr. CH Byg A/S 55. 5 4 Gladsaxe Bygningsentreprise ub ub Sum 4.8 TOTAL.59.5 Gns,,75 Arbejdets faglige kvalitet placeres i kategorien middel til god med en gennemsnitlig talværdi på, 7. Serviceniveauet ligger dog i spændet dårlig til rigtig god med en gennemsnitlig værdig på,. Gennemgående påpeges, at der opleves og svingende service. 9
Konklusion Med rammeaftalen er antallet af anvendte leverandører på håndværksarbejder som ønsket udvidet med et større antal end tidligere. I dag er der en spredning på fagene, hvor der benyttes mellem - 5 forskellige leverandører pr. fag. For så vidt angår målsætningerne om, at der ikke skulle opleves serviceforringelser og at der tillige skulle genereres en økonomisk gevinst synes dette ikke indfriet i særlig høj grad. Således svarer hovedparten af de adspurgte brugere fx institutionsledere og halinspektører - at de har oplevet serviceforringelser i forbindelse med rammeaftalerne. Det viser sig ift., at både det generelle serviceniveau og kvaliteten af det udførte arbejde er faldet. Økonomisk set har rammeudbuddet har ikke medført den forventede besparelse i forhold til bedre priser. Ejendomsafdelingen vurderer, at de lave timepriser har medført en forskydning over på højere materialepriser, da leverandørerne her skal bruge listepriser. Yderligere har Ejendomsafdelingen en formodning om at der i enkelte tilfælde lægges mere tid på til udførelse, dette kan dog ikke bevises. Ejendomsafdelingen har samlet overholdt budgettet, fordi der i perioden er gennemført færre reparationer og håndværksarbejder end vanligt under hensyntagen til at overholde budgettet. Samlet anbefaling Ejendomsafdelingen har muligheder for det fremtidige arbejde med rammeaftalerne:. Forlænge de nuværende aftaler med år mere.. Udbyde rammeaftalerne på ny, med nye forudsætninger.. Ikke forlænge rammeaftalerne pr.. januar 8, og fremadrettet tildele opgaverne til egnede leverandører. På baggrund af ovenstående konklusion, hvor der er oplevet serviceforringelser, ringere kvalitet af det udførte arbejde og kun marginale besparelser, vil Ejendomsafdelingen anbefale, at de nuværende rammeaftaler ikke forlænges med yderligere år og at der fremadrettet ikke udbydes nye rammeaftaler til vedligehold og mindre anlægsopgaver. I stedet anbefaler Ejendomsafdelingen, grundet den oplevede serviceforringelse samt det forhold, at besparelsen ikke kan eftervises, at der som anbefalet af Indkøbsafdelingen, tildeles opgaver til egnede leverandører. For at sikre spredningen af leverandører skal der gennemføres en intern kvartalsmæssige kontrol af, at der fortsat sker en spredning på -5 leverandører pr. fag. Væsentligt at påpege i den sammenhæng, er at det ligeledes skal sikres, at opgavetildelingen ikke sidestilles med en rammeaftale således må opgaverne ikke blot fordeles til en række faste leverandører. Ligeledes skal der, som god forvaltningsskik tilsiger, indhentes diverse tilbud mhp. at opnå den mest fordelagtige pris. For så vidt angår opgaver over kr. 5. sendes disse altid i miniudbud. Det anbefales, at den interne kontrol udføres Ejendomsafdelingen og godkendes af Direktionen på årlig basis for at sikre at regelsættes overholdes.