Vejledning. Værktøj til. management-området

Vejledning Værktøj til Udbud med funktionskrav på facilities management-området 2012

Titel: Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området Vejledningen er udarbejdet af Rambøll Management Consulting for Udbudsrådet Grafisk produktion: Rosendahls Schultz Grafisk On-line ISBN 978-87-7029-506-2 Udbudsrådet Carl Jacobsensvej 35 2500 Valby Tlf.: 41 71 50 00 E-mail: kfst@kfst.dk Oktober 2012 Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 2

Indholdsfortegnelse Kapitel 1 Indledning 6 1.1 Facilities management-området 6 1.2 Hvorfor et værktøj? 6 1.3 Hvem henvender værktøjet sig til? 7 1.4 Udarbejdelse af værktøjet 7 1.5 Overblik over værktøjet 8 Kapitel 2 Introduktion til udbud med funktionskrav 10 2.1 Hvad er udbud med funktionskrav?t 10 2.2 Standarder på facilities management-området 11 2.3 Hvorfor overveje udbud med funktionskrav? 15 2.4 Hvad betyder funktionskrav for udbudsforretningen? 17 Kapitel3 Trin 1: Udbudsstrategisk afklaring 18 3.1 Risikoanalyse 18 3.2 Fastlæggelse af opgavens målsætning 20 3.3 Etablering af baseline 20 Kapitel 4 Trin 2: Planlægning af udbuddet 22 4.1 Organisering af udbudsprocessen 22 4.2 Tidsplan 23 Kapitel 5 Trin 3: Udarbejdelse af udbudsmateriale 26 5.1 Udvikling af kravspecifikation 26 5.2 Opstilling af funktionskrav 31 5.3 Forberedelse af prisbilag 32 5.4 Valg af bods- og bonusbestemmelser 32 5.5 Valg af under- og delkriterier 35 Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 3

Kapitel 6 Trin 4: Udbudsproces 37 6.1 Vurdering af tilbuddene 37 Kapitel 7 Trin 5: Opfølgning under kontrakt 41 7.1 Kontrol 41 7.2 Kontrol af egenkontrol 42 Kapitel8 Tjekliste 44 Kapitel 9 Hvis du vil vide mere 45 Figurer, tabeller og Bokse: Figur 1.1: De fem trin i udbudsforretningen 9 Figur 2.1: Udbud med funktionskrav og aktivitetsbaserede udbud 11 Figur 2.2: Udbud med funktionskrav og fokus i udbudsforretningen 17 Figur 3.1: Dimensioner i risikoanalysen 18 Figur 4.1: Tidsplan for udbud med funktionskrav (offentligt udbud) 25 Tabel 4.1: Væsentlige interessenter i processen om opstilling af funktionskrav 23 Tabel 5.1: Funktionskrav om rengøring 31 Boks 2.1: INSTA 800 13 Boks 2.2: Renhedsgradssystemet 13 Boks 2.3: DS 2451-10 hygiejne-standard 14 Boks 2.4: Anbefalinger for den danske institutionskost 14 Boks 2.5: Diverse regler og vejledninger vedrørende håndtering af fødevarer 15 Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 4

Boks 2.6: Effektiviseringsforpligtelse 16 Boks 2.7: Optimeringsforpligtelse 16 Boks 3.1: Eksempel 1 på målsætning ved at skabe konkurrence om facilities management-opgaver 20 Boks 3.2: Eksempel 2 på målsætning ved at skabe konkurrence om facilities management-opgaver 20 Boks 3.3: Baseline for kantinedrift 21 Boks 5.1: Eksempel på krav til beskrivelser i tilbud 28 Boks 5.2: Eksempel på krav til tilbudsdisposition, som understøtter brug af funktionskrav 29 Boks 5.3: Struktur for kravspecifikation med funktionskrav 30 Boks 5.4: Eksempler på funktionsbeskrivelse om vedligehold af parker og andre grønne områder 30 Boks 5.5: Eksempel 1 på bodsbestemmelser 33 Boks 5.6: Eksempel 2 på bodsbestemmelser 34 Boks 5.7: Eksempel på bonusbestemmelser 35 Boks 5.8: Eksempler på underkriterier og delkriterier 36 Boks 6.1: Eksempel på underkriteriet kvalitet 38 Boks 6.2: Eksempel på krav til beskrivelser i tilbud 38 Boks 6.3: Eksempel på tilbudsvurdering, Forsvarskommandoen 39 Boks 6.4: Eksempel på tilbudsvurdering, Aarhus Kommune 40 Boks 7.1: Eksempler på opfølgningsparametre til funktionskrav om kantinedrift 42 Boks 7.2: Eksempel på krav til leverandørens opfølgning 43 Bilag Bilag 1 Eksempler på funktionskrav 46 Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 5

Kapitel 1 Indledning 1.1. Facilities management-området Dette værktøj beskriver de punkter, som kommuner bør være særligt opmærksomme på, når de arbejder med udbud med funktionskrav på facilities management området. Facilities management er ikke et entydigt defineret begreb, men derimod et begreb, som dækker over en række forskellige opgaver. Opgaverne er ofte forbundet med ejendomsdrift, f.eks. rengøring, vinduespolering, planteservice, vedligehold af indendørs og udendørs arealer og snerydning. Begrebet kan også dække andre opgaver, som ikke er direkte forbundet med ejendomsdrift, f.eks. kantineservice, postservice, reception, vagtservice m.fl. I værktøjet findes eksempler, som har til formål at illustrere de omtalte punkter og inspirere læserne. Eksemplerne gives inden for tre typer af opgaver: 1. Rengøring 2. Arealpleje (pleje af grønne områder og andre udenomsarealer) 3. Kantinedrift Der er i stigende grad blevet skabt konkurrence om facilities managementopgaver siden 1990 erne, også i kommunerne. Det er derfor nærliggende at se nærmere på udbud inden for området og vurdere, om og hvordan den kommunale udbudsforretning kan optimeres ved at ændre tilgangen til udbud fra aktivitetsbaserede krav til funktionsbaserede krav. 1.2. Hvorfor et værktøj? Anvendelse af funktionskrav i udbud kan, hvis det gøres rigtigt, gøre det nemmere for kommunerne at udbyde området. Samtidigt kan kommunerne potentielt opnå et bedre resultat, fordi de med funktionskrav køber en ydelse med en på forhånd defineret kvalitet. Der er samtidigt mulighed for innovation og udvikling af nye metoder til at løse opgaverne, fordi leverandørerne får frihed til at byde ind med den opgaveløsning, som de finder bedst. 1 Der er i dag kun begrænsede kommunale erfaringer med udbud med funktionskrav på rengøringsområdet. Dette er belyst i en analyse udarbejdet sideløbende med udviklingen af dette værktøj. Udbud med funktionskrav alene findes stort set ikke på rengøringsområdet i kommunalt regi. Der er imidlertid flere kommunale erfaringer med at inddrage funktionskrav i kravspe- 1 Udbudsrådet: Analyse af funktionsudbud (2010). Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 6

cifikationen sammen med aktivitetskrav. Derfor anvendes begrebet udbud med funktionskrav. Analysen omfatter både casestudier af udbud med aktivitetskrav og udbud med en kombination af aktivitetskrav og funktionskrav. Casestudierne om udbud med aktivitetskrav viser, at kommunerne vælger den aktivitetsbaserede tilgang til udbud dels pga. traditioner herfor og dels pga. begrænset viden om udbud med funktionskrav. Nogle casekommuner har tradition for at udbyde med aktivitetskrav, og fordi erfaringerne hermed har været gode, har kommunerne ofte ikke tænkt nærmere over at ændre tilgangen. Andre casekommuner, som har overvejet anvendelsen af funktionskrav, er kommet til den konklusion, at de mangler viden, f.eks. at de ikke ved, hvordan de sikrer et godt serviceniveau og god kvalitet i ydelsen gennem brug af funktionskrav. 2 Det er baggrunden for at udarbejde et værktøj om udbud med funktionskrav på facilities management-området. Værktøjet har til formål at belyse nogle af de centrale problematikker i udbud med funktionskrav samt at fungere som en inspirationskilde for kommuner, som ønsker at skabe konkurrence om opgaverne på området. 1.3. Hvem henvender værktøjet sig til? Værktøjet henvender sig til kommunale medarbejdere, som beskæftiger sig med udbud af facilities management-opgaver. Det kunne f.eks. være driftseller serviceledere i kommunerne samt udbudskonsulenter i kommunens indkøbsfunktion. Værktøjet kan anvendes til udbud af såvel enkelte facilities management opgaver (single services) eller udbud af flere facilities management-opgaver i ét samlet udbud (integreret løsning), hvilket også omtales som udbud i et servicepartnerskab. Værktøjet har fokus på funktionskrav på facilities management området og er således ikke en overordnet vejledning om udbud. Læsere, der har brug for en generel introduktion til at gennemføre udbud, henvises til Udbudsportalens vejledning: Udbud Trin for Trin. 3 Der er taget udgangspunkt i en situation, hvor kommuner vælger at overgå fra udbud med aktivitetskrav til udbud med funktionskrav. 1.4. Udarbejdelse af værktøjet Til udarbejdelse af værktøjet er medtaget input fra en sparringsgruppe bestående af: Kommuner, som har arbejdet med funktionskrav Leverandører, som har givet tilbud på baggrund af funktionskrav Rådgivere, som har erfaring med funktionskrav. 2 Udbudsrådet: Analyse af effekter af konkurrence om kommunal rengøring (2012). 3 Udbudsportalen: Udbud Trin for trin (2011). Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 7

Sparringsgruppen har diskuteret, hvorledes udbud med funktionskrav adskiller sig fra udbud med aktivitetskrav. Helt overordnet er det sparringsgruppens vurdering, at det ikke som sådan er svært at udbyde med funktionskrav (i forhold til aktivitetskrav), og at der samtidigt er nogle trin i udbudsforretningen, som er mindre ressourcekrævende ved udbud med funktionskrav. I den forbindelse blev tilføjet, at der kan være nogle udfordringer for en kommune, som tidligere har udbudt med aktivitetskrav, i at udbyde med funktionskrav. Der kræves en anderledes tilgang til udbudsforretningen, hvilket er behandlet i værktøjets forskellige afsnit. Sparringsgruppen understregede, at det er vigtigt at have fokus på mere end opgaven, således at der ikke kun formuleres krav til f.eks. rengøringen men også til kvalitetssikring og ledelse. Ligeledes bør den kommunale organisation og de kommunale brugere tænkes ind i udbuddet ved at beskrive, hvilke krav der er til dem, i form af f.eks. forberedende og opfølgningsmæssige opgaver. 1.5. Overblik over værktøjet Værktøjet om udbud med funktionskrav indeholder en generel introduktion til funktionskrav, som findes i kapitel 2. I samme kapitel beskrives eksisterende standarder på facilities management-området, som kan anvendes som grundlag for funktionskrav eller som inspiration hertil. Derefter er værktøjet stillet kronologisk op i henhold til de fem grundtrin i udbudsforretningen, som er illustreret i Figur 1.1. De fem trin behandles i kapitel 3, 4, 5, 6 og 7. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 8

Figur 1.1: De fem trin i udbudsforretningen 1. Udbudsstrategisk afklaring 5. Opfølgning under kontrakt 2. Planlægning af udbuddet 4. Udbudsproces 3. Udarbejdelse af udbudsmaterialet I kapitel 8 findes en tjekliste, der kan anvendes i arbejdet med funktionskrav for at sikre, at alle de relevante perspektiver i udbudsforretningen i forhold til funktionskrav er inddraget. Sidst i kapitel 9 findes henvisninger til andet inspirationsmateriale om udbud. I bilag 1 gives eksempler på funktionskrav på facilities management-området. Eksemplerne er tiltænkt som inspiration til kommuner, som står overfor at udarbejde en kravspecifikation med funktionskrav. Eksemplerne kan derfor ikke uden videre overføres, men er tænkt at fungere som et udgangspunkt for kommunens egen bearbejdning. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 9

Kapitel 2 Introduktion til udbud med funktionskrav 2.1. Hvad er udbud med funktionskrav? Udbud med funktionskrav er udbud, hvor funktionskrav indgår i kravspecifikationen til forskel fra aktivitetsbaserede udbud, hvor udelukkende aktivitetskrav indgår i kravspecifikationen. Der er således ikke tale om en ny udbudsform. Der findes grader af udbud med funktionskrav, forstået på den måde, at funktionskrav kan indgå sammen med aktivitetskrav og andre krav i en kravspecifikation, hvilket der er kommunale eksempler på inden for rengøringsområdet 4, eller funktionskrav kan anvendes alene uden aktivitetskrav i kravspecifikationen. Den grundlæggende forskel på funktionskrav og aktivitetskrav er, at funktionskrav beskriver, hvilken (eller funktionen af en) opgave der skal løses, hvorimod aktivitetskrav beskriver, hvordan (med hvilken aktivitet) opgaven skal løses. I figur 2.1 gives et eksempel på forskellen mellem funktionskrav og aktivitetskrav. Med opgaven græsslåning i tankerne kan et eksempel på funktionskrav være, at græsset skal være mellem 4 og 6 cm højt, hvorimod et eksempel på aktivitetskrav kan være, at græsset skal slås en gang om ugen. Der skelnes desuden mellem forskellige funktionskrav, helt konkret hvorvidt kravene vedrører: leverancer, resultater eller effekter. Der en glidende overgang fra aktivitetsbaserede udbud til udbud med funktionskrav, som illustreret i Figur 2.1. Funktionskrav med fokus på effekter af serviceydelsen ligger øverst i pyramiden og længst væk fra de aktivitetsbaserede krav. 4 Udbudsrådet: Analyse af effekter af konkurrence om kommunal rengøring (2012). Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 10

Figur 2.1: Udbud med funktionskrav og aktivitetsbaserede udbud Udbud med funktionskrav Fokus på effekter Fokus på resultater Fokus på leverancer Aktivitetsbaseret udbud Fokus på metoder, arbejdsgange mv. Jo længere op i hierarkiet funktionskravet befinder sig, desto mindre direkte er sammenhængen med den opgave, der udføres. Som illustration kan igen anvendes eksemplet om græsslåning. Krav om græssets højde, som angivet ovenfor, er et funktionskrav med fokus på leverancen. Et eksempel på funktionskrav med fokus på resultater kan være, at græsplænen skal fremstå pæn og ensartet i overfladen, og sidst kan et eksempel på et funktionskrav med fokus på effekter være, at flere borgere bruger græsplænen om sommeren. Sammenhængen mellem opgaven og græssets højde er forholdsvis direkte. Resultatet, at græsplænen fremstår pæn og ensartet i overfladen, er ligeledes forbundet med opgaven, men der er også andre faktorer, som spiller ind. Sidst kan den ønskede effekt om øget brug af græsplænen skyldes mange andre faktorer end opgaven, f.eks. at vejret er godt, og at græsplænen har en god beliggenhed. Det betyder, at leverandøren i en vis forstand har mindre kontrol over effekterne end resultaterne og leverancerne. 2.2. Standarder på facilities management-området Det kan være en fordel at anvende en anerkendt standard som udgangspunkt for funktionskravene. Deciderede branchestandarder er dog kun kendt inden for rengøring (disse beskrives nedenfor). Standarderne beskriver forskellige kvalitetsprofiler, baseret på antal urenheder, og er derfor direkte anvendelige som funktionskrav eller kan bruges som inspiration til at formulere egne funktionskrav. Fordelen ved at anvende en veldefineret standard som grundlag for funktionskrav er, at kommunerne får et fælles sprog med leverandørerne. Leverandørerne kender allerede standarderne, fordi de er brugt i større udstrækning i privat regi. Det fælles sprog med leverandørerne gør det nemmere for kommunerne at udvikle en god og klar kravspecifikation samt at følge op på kvaliteten af leverandørernes ydelser. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 11

Der findes ikke på samme måder standarder for arealpleje og kantinedrift. Her kan kommuner f.eks. vælge at skele til faglige standarder, f.eks. om vedligeholdelse af parker og bygninger eller Sundhedsstyrelsens og Fødevarestyrelsens anbefalinger om sund kost 5 og håndtering af fødevarer 6. I nedenstående bokse er indsat en beskrivelse af de kendte standarder for rengøring som inspiration til kommuner, som gerne vil anvende standarder som grundlag for funktionskrav i udbud. Tilsvarende beskriver de efterfølgende bokse hhv. anbefalinger for den danske institutionskost samt regler for håndtering af fødevarer mm. Standarderne er tænkt som en inspiration. Der gøres opmærksom på, at ikke alle dele af standarderne er formuleret som funktionskrav. 5 Sundhedsstyrelsen og Fødevarestyrelsen: "Anbefalinger for den danske institutionskost". Tilgængelig på http://www.altomkost.dk/nr/ rdonlyres/013632bb-1b95-412a-8888-d56f59301c59/0/ SJ_Institutionskostpdf.PDF 6 http://www.foedevarestyrelsen.dk/foedevarer/hygiejne_og_indretning/ Sider/Forside.aspx Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 12

Boks 2.1: INSTA 800 Fælles nordisk standard for måling af rengøringskvalitet INSTA 800 INSTA 800 er en fælles nordisk standard for rengøringskvalitet. Standarden trådte i kraft den 1. september 2000. INSTA 800 opererer med fire objektgrupper: Inventar Vægge Gulve Lofter samt to urenhedsgrupper: Affald, løst snavs, støv samt pletter Fladesnavs. Kvaliteten er fastlagt ved specifikation af, hvor mange urenheder der accepteres i et rum af en given størrelse, dvs. i princippet pr. kvadratmeter. Standarden har her fem kvalitetsniveauer, hvor 1 er den laveste kvalitet, og 5 er den højeste kvalitet. Lokaler kan på den baggrund tildeles det kvalitetsniveau, som udbyderen finder acceptabelt, f.eks. kan et depot tildeles kvalitetsniveau 1, og et toilet tildeles kvalitetsniveau 5. Dansk Standard anbefaler brugen af INSTA 800 i udbud af rengøringsservice og tilbyder vejledning til rengøringskunder. Boks 2.2: Renhedsgradssystemet Renhedsgradssystemet Renhedsgradssystemet er baseret på, at alle lokaler kontrolleres med givne mellemrum (fx dagligt for klasselokaler, ugentligt for kælder osv.). Ved konstaterbar besmudsning skal leverandøren udføre den nødvendige indsats for at sikre, at renheden svarer til på forhånd definerede udfaldskrav. I udfaldskravene skelnes mellem grader af besmudsning og i forhold til krav til æstetisk rengøring/renhed og hygiejnisk rengøring/renhed: Ingen besmudsning Ubetydelig besmudsning Begrænset besmudsning Endelig er der en række konkrete definitioner på de forskellige emner for rengøring (hvad forstås ved inventar, vægge, gulve, lofter?) og på affald og løst snavs. Princippet er anvendt i Langeland Kommunes udbudsmateriale i forbindelse med etable-ring af OPP-skole, sammen med nogle få frekvenskrav, som kan findes her: http://www.ebst.dk/file/62462/bilag1.pdf Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 13

Boks 2.3: DS 2451-10 hygiejne-standard DS 2451-10 hygiejne-standard Hygiejne-standarden DS 2451-10 stiller krav til infektionshygiejnisk rengøring. Den blev udviklet i 2002 af Dansk Standard og er revideret i 2011. Standarden har særligt fokus på forebyggelse af infektioner gennem rengøring. Af samme årsag er den meget brugt inden for sundhedssektoren, f.eks. på sygehuse, og standarden er derfor mindre relevant til rengøring af almindelige lokaler. Dansk Standard kan vejlede i brugen af DS 2451-10. Boks 2.4: Anbefalinger for den danske institutionskost Anbefalinger for den danske institutionskost Anbefalinger for den danske institutionskost udkom første gang i 1995 og er løbende blevet revideret og opdateret. Det oprindelige initiativ udsprang af den daværende Levnedsmiddelstyrelse samt Økonomaskolen i København. Seneste version er udgivet af Fødevarestyrelsen, Sundhedsstyrelsen og DTU Fødevareinstituttet. Anbefalingerne henvender sig til personer, der har ansvaret for eller arbejder med kosten i institutioner, hvor kosten er en integreret del af funktionen eller behandlingen. I relation til arbejdet med kravspecifikation og udbud med funktionskrav skal der særligt henvises til anbefalingernes definitioner af forskellige kostformer (fx normalkost, kost til småtspisende osv.) og diæter. Anbefalingerne specificerer forhold som energiprocent-fordeling i kosten og andel af forskellige fødevarekategorier. Ønskes konkrete dagskostforslag, kan der findes inspiration i Den Nationale Kosthåndbog, som har omsat anbefalinger til sådanne anvisninger. En kommune har med afsæt i anbefalingerne som en del af sin kravspecifikation formuleret følgende: Det er et helt overordnet krav, at maden er ernæringsrigtig og af god kvalitet og med brug af gode årstidsbestemte råvarer samt sammensat efter Anbefalinger for den danske institutionskost. Kommunen har (naturligvis) også en række andre krav, men sikrer sig på denne måde et autoritativt grundlag for opgaveløsningen. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 14

Boks 2.5: Diverse regler og vejledninger vedrørende håndtering af fødevarer Regler og vejledninger vedrørende håndtering af fødevarer Fødevarestyrelsen har samlet regler og vejledninger vedrørende hygiejne og indretning i forbindelse med drift af fødevarevirksomhed eller institutionskøkken. Der kan således findes information om en række forskellige emner, omfattende både ge-nerelle krav og råd vedrørende hygiejne samt mere specifikke forhold vedrørende drift af køkken i børneinstitutioner, efterskolekøkkener, leve- og bomiljøer, indretning og drift af fødevarevirksomheder osv. Tilsvarende er der regler vedrørende uddannelse osv. 2.3. Hvorfor overveje udbud med funktionskrav? Der er flere fordele ved at anvende funktionskrav frem for aktivitetskrav i et udbud. For det første inddrages flere parametre i konkurrencen. Udbud med aktivitetskrav opfordrer hovedsageligt til priskonkurrence, da leverandørerne byder ind på en på forhånd veldefineret opgave. Udbud med funktionskrav opfordrer derimod til konkurrence på flere parametre, såsom pris, kvalitet og service, da leverandørerne har frihed til at beskrive, hvorledes de vil udføre opgaverne og samtidigt som minimum sikre efterlevelse af de fastsatte funktionskrav, dvs. de beskrevne leverancer, resultater eller effekter. Leverandørerne kommer derved til at konkurrere på ekspertise såvel som pris. For det andet flyttes risikoen for resultatet af opgaven fra kommunen over til leverandøren. Kommunen betaler en fast pris for ydelser, der efterlever de fastsatte funktionskrav, uanset hvor lang tid det tager at levere.. Ved at betale for leverancer og/eller resultater/effekter frem for aktiviteter er kommunen sikret den ønskede kvalitet til den aftalte pris uanset arbejdsindsatsen. Desuden definerer funktionskrav, hvor fokus skal være i forhold til kontraktopfølgning. Ved udbud med aktivitetskrav betaler kommunen derimod for en given aktivitet uanset behovet for kvaliteten heraf. Såfremt kommunen ikke har erfaring med at specificere aktiviteter, er der risiko for enten at opnå et for lavt kvalitetsniveau eller et for højt kvalitetsniveau. Ingen af situationerne er optimale, set fra kommunens synsvinkel. Samtidigt giver brug af funktionskrav incitament for leverandøren til at effektivisere arbejdsgangene, så den ønskede kvalitet opnås hurtigere eller billigere. Dermed opstår en mulighed for udvikling af opgaveløsningen undervejs i kontraktperioden. For at understøtte denne udvikling kan kommunen vælge at skabe incitamenter herfor allerede i udbuddet. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 15

I boks 2.6 nedenfor gives et eksempel fra Forsvarskommandoens udbud af etablissementsdrift 7. Boks 2.6: Effektiviseringsforpligtelse Forsvarskommandoen har indskrevet en effektiviseringsforpligtelse for leverandøren i kontrakten, som forpligter leverandøren til at yde 2 pct. rabat på den årlige kontraktsum hvert år i kontraktperioden. Dette forpligter leverandøren til at effektivisere arbejdsgange i hele kontraktens løbetid med minimum 2 pct. årligt. Alle effektiviseringer, som skaber besparelser ud over 2 pct., beholder leverandøren selv. Dermed skabes sammenfaldende interesser for leverandør og kunde. Beskrivelse i henhold til interview med Forsvarskommandoen (2012) Udbud med funktionskrav opfordrer til udvikling og innovation. Eftersom leverandørerne har frihed til i tilbuddet at beskrive de arbejdsgange, som ifølge leverandøren bedst løser opgaven, skabes der et incitament for leverandørerne for at optimere og udvikle deres arbejdsgange. Dermed sikres, at opgaveløsningen konstant udvikles og optimeres, hvilket bidrager til at udvikle effektivitet i løsningen af facilities management-opgaver. Eksempler herpå kunne være: At der anvendes nyt og bedre maskinel til at løse opgaverne, f.eks. en større græsslåmaskine eller en kraftigere støvsuger At leverandøren får bedre mulighed for udnyttelse af eget materiel At rækkefølgen for opgaver ændres eller kombineres på en ny måde, f.eks. at en medarbejder, som udfører arealpleje forskellige steder, samtidigt udbringer linned til stederne At medarbejderne får nye kompetencer, f.eks. rengøringspersonale, som instrueres i optimal brug af rengøringsmidler At der anvendes nye metoder, f.eks. en ny måde at lave kantinemaden på eller øget/anderledes brug af halvfabrikata. Fokus på innovation og optimering kan overføres til den kommunale organisation. Dette illustreres igen med et eksempel fra Forsvarskommandoens udbud af etablissementsdrift i boks 2.7 nedenfor. Boks 2.7: Optimeringsforpligtelse Forsvarskommandoens kontrakt med leverandøren indeholder også en optimeringsforpligtelse, som skal forstås på den måde, at leverandøren er forpligtet til at give optimerings-forslag til Forsvarskommandoen i kontraktperioden. Sådanne forslag er endnu ikke fremkommet, men det kunne ifølge Forsvarskommandoen f.eks. være, at leverandøren foreslår at udskifte de nuværende kaffemaskiner med nye, som anvender mindre malet kaffe. Såfremt Forsvarskommandoen ønsker at gennemføre forslaget, foretager Forsvarskommandoen investeringen men modtager som kompensation halvdelen af leverandørens besparelser til rengøringen. Beskrivelse i henhold til interview med Forsvarskommandoen (2012) 7 Rengøring, kantinedrift og arealpleje på Forsvarskommandoens enheder. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 16

Sidst forudsætter udbud med funktionskrav ikke brancheteknisk viden eller viden om, hvilket kvalitetsniveau der opnås med et bestemt aktivitetsniveau. Dette skyldes, at ordregiver så at sige specificerer målet frem for midlet. Med funktionskrav kan ordregiver trække på leverandørernes branchetekniske viden. 2.4. Hvad betyder funktionskrav for udbudsforretningen? Funktionskrav er anderledes end aktivitetskrav, og dette medfører en række ændrede krav til, hvorledes en kommune gennemfører et udbud, og hvilke aspekter der skal tages særligt hensyn til. Aspekterne er illustreret i figur 2.2. De enkelte aspekter gennemgås i de angivne afsnit. Figur 2.2: Udbud med funktionskrav og fokus i udbudsforretningen Kontrol (7.1) Kontrol af egenkontrol (7.2) 1. Udbudsstrategisk afklaring Risikoanalyse (3.1) Fastlæggelse af opgavens formål (3.2) Etablering af baseline (3.3) Organisering af udbudsprocesser (4.1) Tidsplan (4.2) 5. Opfølgning under kontrakt 2. Planlægning af udbuddet Vurdering af tibuddene (61) 4. Udbudsproces 3. Udarbejdelse af udbudsmaterialet Udvikling af kravspecifikation (5.1) Opstilling af funktionskrav (5.2) Forberedelse af prisbilag (5.3) Valg afbods- og bonusbestemmelser (5.4) Valg af tildelingskriterier (5.5) Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 17

Kapitel 3 Trin 1: Udbudsstrategisk afklaring På hvilke områder stiller udbud med funktionskrav særlige krav til den udbudsstrategiske afklaring? Risikoanalyse (afsnit 3.1) Fastlæggelse af formål med den udbudte opgave (afsnit 3.2) Etablering af baseline (afsnit 3.3) 3.1. Risikoanalyse Brugen af funktionskrav stiller en række krav til kommunens udbudsforretning men også andre krav til kommunen til den efterfølgende opfølgning på kontrakten. På samme vis stilles der andre krav til leverandørerne i udbudsprocessen, fordi der gives frihed til at beskrive den mest optimale løsning af opgaverne. Udbud med funktionskrav er derfor kun fordelagtigt, hvis såvel kommune som leverandører er klar til at håndtere de krav, der stilles til begge parter i udbud med funktionskrav. For at afklare dette kan kommunen på forhånd gennemføre en risikoanalyse. I Figur 3.1 opsummeres væsentlige spørgsmål, der bør afdækkes i risikoanalysen. Figur 3.1: Dimensioner i risikoanalysen Kommune Er kompetencerne til stede til at opstille funktionskrav? Er man parat til at tilpasse sin bestillerorganisation? Er der vilje til at se opgaven løst på anden måde end den vante? Er den rette kapacitet og kompetencerne til stede til at følge systematisk op på funktionskravene? Er kommunen klar til at styre via incitamentsstrukturer og bodsbestemmelser? Udbud Kontrakt Er leverandørerne teknisk i stand til at afgive tilbud? Er leverandørerne i stand til at præsentere egne forslag til opgaveløsning? Kan leverandørerne levere i forhold til funktionskrav? Har leverandørerne et ønske om at levere i forhold til funktionskrav? Har leverandørerne et ønske om at tilføre løsningsværdi? Leverandør Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 18

For at afklare ovenstående perspektiver bør en kommune undersøge markedet såvel som indgå i dialog med forskellige interne og eksterne aktører. Kommunen bør se indad i egen organisation og afklare, hvorvidt kompetencerne er til stede til at opstille funktionskrav. Hvis kommunen ikke har en central indkøbs- og udbudsfunktion, kan udbudserfaringerne være spredt i forskellige afdelinger og fagområder. Det kan derfor være fordelagtigt at afklare, hvilke erfaringer og kompetencer kommunen som helhed har med udbud med funktionskrav, selvom disse ikke vedrører facilities management-opgaver. Der kan også være erfaringer at hente uden for kommunen, hvilket bør afdækkes. Samtidigt bør kommunen overveje, om medarbejderne er klar til at arbejde med udbud på en ny måde. F.eks. er udbud af rengøringsservice præget af traditioner og erfaringer i mange kommuner, fordi opgaven i større eller mindre grad har været udbudt over en længere periode med aktivitetskrav, fx som programmeret rengøring. Der er en tendens til at skele til tidligere udarbejdet materiale samt at anvende samme krav til rengøringsservicen som førhen. Kommunen skal være klar til at forlade de gamle metoder og overgå til nye, og kommunen skal informere hele organisationen om, at opgaven vil blive løst på en ny måde. Kommunen bør også overveje, hvorvidt medarbejderne har kompetencerne til at følge op på funktionskrav. Funktionskrav er ikke så umiddelbare at forholde sig til som aktivitetskrav, og derfor kan efteruddannelse af medarbejdere eller sparring med brancheeksperter være nødvendig. Kommunen skal være i stand til at følge op på kvaliteten af leverandørens ydelse frem for på frekvensen af ydelsen. Sidst skal kommunen omstille sin kontraktopfølgning, således at denne er bygget op omkring opfølgning på kvaliteten og ikke aktiviteten. Samtidigt skal leverandørerne være i stand til at afgive tilbud, baseret på funktionskrav, og være i stand til at tænke nyskabende for at give det bedste bud på opgaveløsningen. Det kan være mere udfordrende end blot at gøre, hvad man plejer. Ligeledes skal leverandørerne kunne leve op til funktionskravene, og der skal være en vilje til at indgå i samarbejde herom. En sideløbende analyse for Udbudsrådet har vist, at de store leverandører på markedet for rengøringsservice er parate og villige til at afgive tilbud, baseret på funktionskrav. 8 Det kan være fordelagtigt at indgå dialog med markedet, herunder leverandører og eventuelle brancheeksperter, i forbindelse med risikoanalysen. Udbudsdirektivet gør det muligt for offentlige myndigheder at søge dialog med leverandører til brug for udarbejdelse af udbudsmaterialet, så længe bestemte leverandører ikke opnår en konkurrencefordel herved 9, og de EU- 8 Udbudsrådet: Analyse af effekter af konkurrence om kommunal rengøring (2012). 9 Udbudsrådet: Dialog ved udbud hvad er muligt? (2010). Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 19

retlige grundprincipper om ligebehandling og forbuddet mod diskrimination overholdes. 3.2. Fastlæggelse af opgavens målsætning Såfremt kommunen vælger at gennemføre udbuddet af facilities management-opgaver som et udbud med funktionskrav, bør der tages stilling til målsætningen med at udbyde opgaven. Dermed skabes fundamentet for at opnå en fælles forståelse for opgaven, hvilket er vigtigt i udbud med funktionskrav, fordi målsætningen er udgangspunktet for opstilling og vurdering af funktionskrav (jf. afsnit 5.2). Dette kan leverandøren bruge til at adressere målopfyldelsen i tilbuddet. I nedenstående Boks 3.1 og Boks 3.2 findes to eksempler på målsætninger for udbud med funktionskrav; et mere overordnet eksempel (Boks 3.1) samt et konkret eksempel fra et udbud (Boks 3.2). Boks 3.1: Eksempel 1 på målsætning ved at skabe konkurrence om facilities management-opgaver Den primære målsætning med udbuddet er bedre, ensartet og mere dokumenterbar kvalitet. Input fra Dansk Servicerådgivning Boks 3.2: Eksempel 2 på målsætning ved at skabe konkurrence om facilities management-opgaver Langeland Kommune har nedenfor beskrevet de overordnede målsætninger for drift og vedligehold samt servicearbejde. Langeland Kommune har som overordnet målsætning at sikre en langsigtet løsning af drift og vedligeholdsopgaverne på skolen med fokus på rettidig omhu, udvikling samt et positivt samarbejde med OPP-leverandøren. Som et generelt punkt for alle opgaver gælder, at der givet kontraktens varighed vil være behov for en betydelig grad af fleksibilitet, således at indholdet i ydelserne løbende justeres og optimeres i forhold til f.eks. ny viden eller ændrede behov til gavn for begge parter. Uddrag af udbudsmateriale Langeland Kommune (2008) Kommunen kan vælge at opstille delmål, som f.eks. udspecificerer aspekterne i målsætningen, eller hvorledes målsætningen skal sikres. Arbejdet med delmål understøtter arbejdet med funktionskravene til udbudsmaterialet. 3.3. Etablering af baseline En baseline viser, hvorledes serviceydelsen håndteres på nuværende tidspunkt. Det kan være fordelagtigt at etablere en baseline forud for første udbud, fordi baselinen giver kommunen grundlag for: Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 20

1. at stille realistiske krav til tilbudsgiverne i kravspecifikationen 2. at følge op på leverandørens leverancer 3. at foretage en vurdering af tilbud (kontrolberegning). Baselinen bør give en god og dækkende beskrivelse af de nuværende forhold, hvilket kan omfatte følgende informationer: Udgiftsniveau, f.eks. per enhed, kvm. eller lignende Organisering af området Karakteristik af området, herunder antal enheder, kvm. brugere, brugernes karakteristika mv. Dokumentation for eksisterende serviceniveau Dokumentation for eksisterende kvalitetsniveau Dokumentation for status i forhold til forventede resultater og effekter på området, herunder i forhold til ventetid, brugertilfredshed, klagestatistik, medarbejdertilfredshed mv. I Boks 3.3 nedenfor gives et eksempel på en baseline for kantinedrift. Boks 3.3: Baseline for kantinedrift Udgifterne til kantinedriften varierer fra 20 kr. per måltid til 45 kr. per måltid for frokost. Den gennemsnitlige pris per måltid var i 2010 29 kr. Organiseringen er således, at hver af kommunens seks kantiner har eget personale, som forestår varekøb, madlavning, servering og rengøring i egen kantine Der er følgende karakteristik af området: Seks kantiner Kantinerne bruges af kommunens administrative personale Der er mellem 40 og 85 brugere i hver kantine. Serviceniveauet kan beskrives med følgende karakteristika: Der serveres et dagligt måltid ved frokosttid. De eksakte tidspunkter varierer fra sted til sted Der serveres ét varmt måltid i to kantiner og buffet i fire kantiner med forskelligt sortiment af varme, lune og kolde retter Der er mulighed for at købe drikkevarer, såsom sodavand og saft i tre kantiner, hvor der i de tre andre serveres gratis vand til måltidet I alle kantiner er der brugerbetaling per måltid. Kvalitetsniveauet kan beskrives med følgende karakteristika: Der bruges friske råvarer i alle kantiner 2 kantiner har bronze øko-mærket Der serveres kun rester den efterfølgende dag i kantinerne med buffet. Brugerne venter i kø i to kantiner i ca. 5 min, og der er ingen kø i kantinerne med buffet. Brugertilfredsheden er målt til mellem 2,3 og 4,6 på en skala fra 1 til 5 Der indgives ca. 2 månedlige klager i hver kantine Medarbejdertilfredsheden er målt til mellem 4,2 og 4,4 på en skala fra 1 til 5. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 21

Kapitel 4 Trin 2: Planlægning af udbuddet På hvilke områder stiller udbud med funktionskrav særlige krav til planlægning af udbuddet? Organisering af udbudsprocessen (afsnit 4.1) Udarbejdelse af tidsplan (afsnit 4.2) 4.1. Organisering af udbudsprocessen Når udbuddet planlægges, er det væsentligt, at kommunen sikrer sig, at de rette medarbejdere inddrages i processen, og at organiseringen mellem medarbejderne er optimal. Organiseringen af udbudsprocessen kan særligt forventes at være anderledes, når der udbydes med funktionskrav end med aktivitetskrav mht. inddragelse af ressourcer til: 1. Udarbejdelse af kravspecifikation 2. Vurdering af tilbuddene. En kravspecifikation med funktionskrav er mindre deltaljeret end en kravspecifikation med aktivitetskrav (se afsnit 5.1). Med funktionskrav er der fokus på opgaven og opgavens kvalitetsstandard, men ikke på aktiviteterne i opgaven. Det er derfor ikke nødvendigt at specificere samtlige konkrete aktiviteter. Det betyder, at der kan inddrages færre ressourcer til udarbejdelsen af kravspecifikationen. Det er dog væsentligt at huske på, at funktionskrav i høj grad udtrykker ønsker, og at det derfor er vigtigt at få inddraget brugerne i processen for at kunne formulere så præcise og dækkende funktionskrav som muligt. Der kan f.eks. nedsættes en arbejdsgruppe, hvor flere interessenter er repræsenteret. Når kommunen inddrager brugerne i udbudsprocessen, er der også en sandsynlighed for, at samarbejdet mellem brugere og leverandør forløber bedre, når kontraktperioden går i gang, fordi brugerne har udviklet et ejerskab til funktionskravene. Nedenfor i Tabel 4.1 ses en oversigt over interessenter, som kan være relevante at inddrage i processen om opstilling af funktionskrav. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 22

Tabel 4.1: Væsentlige interessenter i processen om opstilling af funktionskrav Rengøringsservice Arealpleje Kantineservice Servicefunktionen i kommunen. Enhederne, f.eks. skoler, institutioner på børneområdet m.fl. Servicefunktionen i kommunen. Enhederne, f.eks. skoler, institutioner på børneområdet m.fl. Foreninger, evt. via Idrætssamvirket eller Folkeoplysningsudvalget. Servicefunktionen i kommunen. Kantinen. Brugerne i kantinen. Evt. modtagere af gæste- og mødeservering. Når tilbuddene skal vurderes, kan der opstå vanskeligheder, hvis funktionskravene ikke har været præcise og entydige. Derfor kan det være nødvendigt at inddrage flere ressourcer til vurdering af tilbuddene samt på forhånd at have opstillet objektive kriterier til vurderingen. Det kan f.eks. ske ved, at det i udbudsmaterialet tilkendegives, hvordan tilbudsgivere kan opnå en god bedømmelse inden for funktionskravene. Se i øvrigt afsnit 6.1 om vurdering af tilbud. 4.2. Tidsplan De ændrede krav til organisering af udbudsprocessen, som er beskrevet ovenfor, giver anledning til en ændret tidsplan for udbuddet. Der kan forventes et mindre ressourceforbrug i udarbejdelsen af kravspecifikationen og et større ressourceforbrug i vurderingen af tilbuddene, hvilket bør afspejles i tidsplanen. Ved udbud med funktionskrav er det desuden væsentligt at afsætte tid til en grundig besigtigelse af de enheder, hvor facilities management-opgaverne skal løses. Leverandørerne vil ofte have brug for at se de konkrete, fysiske forhold, såsom bygninger, arealer osv., for at danne sig et realistisk billede af, hvordan opgaven kan løses, og hvad det vil koste. Der bør derfor afsættes mere tid til gennemførslen af udbudsprocessen end ved udbud med aktivitetskrav. Derfor bør der også afsættes mere tid til spørgerunder, så leverandørerne får mulighed for at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål. Tilsvarende må der som nævnt også afsættes længere tid til selve tilbudsevalueringen end ved et traditionelt udbud med aktivitetskrav. Det er meget forskelligt, hvor meget tid der bruges på en udbudsproces i kommunerne. Tidsforbruget afhænger af en del faktorer, f.eks. om det er førstegangsudbud eller efterfølgende udbud. Der ligger ofte en politisk beslutning bag førstegangsudbud af facilities management-ydelser, hvilket kan forlænge den samlede proces, da der ved førstegangsudbud ofte er et ønske om en tættere politisk opfølgning på udbuddet end ved senere udbud. Samtidigt bruges der generelt længere tid på de øvrige trin i processen ved førstegangsudbud, fordi der skal udarbejdes materialer mv. En udbudsproces efter udbudsformen begrænset udbud kan pga. processen med prækvalifikationen tage lidt længere tid, end hvis udbuddet gennemføres efter udbudsformen offentligt udbud. Imidlertid vil der ved et begrænset Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 23

udbud typisk være et færre antal tilbud at vurdere end ved et offentligt udbud, og dermed vil den tid, der skal anvendes til tilbudsvurderingen, være kortere ved et begrænset udbud. Den udbudsstrategiske afklaring kan principielt være meget kort, hvis kommunen er fuldstændig afklaret om formål og retning for udbuddet og har den nødvendige viden og dokumentation for opgavens nuværende løsning, kvalitetsniveau mm. Omvendt kan den være betydeligt længere, hvis der er brug for foranalyser, udredninger og politisk afklaring. Der er derfor i figur 4.1 afsat 1-2 måneder (4-8 uger) for at markere, at der kan være stor forskel. Tilsvarende er de 8 uger afsat til udarbejdelse af udbudsmaterialet baseret på, at der foreligger et vist niveau af beskrivelser forud for processen, som alternativt kan tage yderligere tid. Endelig er den afsatte tid til selve udbudsprocessen det absolut hurtigste, da der kun er afsat én uge til vurdering oveni den obligatoriske periode for et offentligt udbud, gennemført som EU-udbud. Varigheden af selve tilbudsvurderingen kan være fra 1-4 uger ekskl. en evt. politisk behandling af resultatet. Figur 4.1 viser en indikativ tidsplan for udbud med funktionskrav (offentligt udbud), efter beslutningen om udbud er taget. Den udbudsstrategiske afklaring kan principielt være meget kort, hvis kommunen er fuldstændig afklaret om formål og retning for udbuddet og har den nødvendige viden og dokumentation for opgavens nuværende løsning, kvalitetsniveau mm. Omvendt kan den være betydeligt længere, hvis der er brug for foranalyser, udredninger og politisk afklaring. Der er derfor i figur 4.1 afsat 1-2 måneder (4-8 uger) for at markere, at der kan være stor forskel. Tilsvarende er de 8 uger afsat til udarbejdelse af udbudsmaterialet baseret på, at der foreligger et vist niveau af beskrivelser forud for processen, som alternativt kan tage yderligere tid. Endelig er den afsatte tid til selve udbudsprocessen det absolut hurtigste, da der kun er afsat én uge til vurdering oveni den obligatoriske periode for et offentligt udbud, gennemført som EU-udbud. Varigheden af selve tilbudsvurderingen kan være fra 1-4 uger ekskl. en evt. politisk behandling af resultatet. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 24

Figur 4.1: Tidsplan for udbud med funktionskrav (offentligt udbud) Uge 4-8 Løbende efter kontraktindgåelse 1. Udbudsstrategisk afklaring Uge 9-10 5. Opfølgning under kontrakt 2. Planlægning af udbuddet 4. Udbudsproces 3. Udarbejdelse af udbudsmaterialet Uge 19-27 Uge 11-18 Tidsplanen afhænger af de afsatte ressourcer, herunder om projektdeltagerne har andre opgaver samtidigt. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 25

Kapitel 5 Trin 3: Udarbejdelse af udbudsmateriale På hvilke områder stiller udbud med funktionskrav særlige krav til udarbejdelse af udbudsmateriale? Udvikling af kravspecifikation (afsnit 5.1) Opstilling af funktionskrav (afsnit 5.2) Forberedelse af prisbilag (afsnit 5.3) Valg af bods- og bonusbestemmelser (afsnit 5.4) Valg af under- og delkriterier (afsnit 5.5) 5.1. Udvikling af kravspecifikation Ved brug af funktionskrav stilles der typisk ikke krav til opgavens løsning i form af aktivitetskrav, men derimod krav til opgavens funktion i form af leverancer, resultater og effekter. Mange kommuner, som på nuværende tidspunkt anvender funktionskrav i udbud, kombinerer dog funktionskravene med aktivitetskrav i større eller mindre omfang 10. Ved brug af funktionskrav er det op til leverandøren at beskrive, hvorledes denne vil løse opgaven mest effektivt, så ydelserne løser den stillede opgave. Dette belyses i det følgende under disse tre overskrifter: Typer af krav (mindstekrav og ønsker) Disposition af tilbuddet Strukturering af kravspecifikation Typer af krav (mindstekrav og ønsker) Generelt medtages (og bør der skelnes mellem) to slags krav i en kravspecifikation: mindstekrav og ønsker. Mindstekrav er ufravigelige fra tilbudsgiverens side, og tilbud, hvor et (eller flere) mindstekrav ikke er opfyldt, skal afvises som ukonditionsmæssigt. Ordregiver skal ikke vurdere mindstekravene men blot konstatere, om de er opfyldt. Mindstekrav til ydelsen kan både fastsættes i form af aktivitetskrav, fx rengøringsfrekvens, eller i form af funktionskrav, fx rengøring i henhold til en funktions- eller udfaldsbaseret standard. 11 10 Udbudsrådet: Analyse af effekter af konkurrence om kommunal rengøring (2012). 11 Rent teknisk kan mindstekrav også anvendes i forbindelse med vurdering af tilbudsgivers egnethed (egnethedsvurdering), hvilket fordrer en markering af, at givne udvælgelseskriterier er at forstå som mindstekrav. Det skal understreges, at dette er en separat proces fra kravspecifikationen og vurdering af tilbuddet i forhold til tildelingskriterierne. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 26

Mindstekrav skal være helt entydige og må ikke rumme en skønsmæssig vurdering af, hvorvidt mindstekravet er opfyldt eller ej, og der må i tilbuddet ikke være uklarhed om, hvorvidt mindstekravet er opfyldt eller ej. Uanset leverandørens grad af opfyldelse af mindstekrav kan mindstekrav ikke indgå i den kvalitative vurdering af tilbuddene. Ønsker kan være enten aktivitetskrav eller funktionskrav. 12 Ønsker er derfor de forhold, på baggrund af hvilke ordregiver vurderer tilbuddene, og som dermed indgår i den kvalitative vurdering af tilbuddene. Heri er både inkluderet ønsker til leverandørens processer, ønsker til leverancen, aktivitetskrav og funktionskrav. Ønsker kan som udgangspunkt opfyldes, under- eller overopfyldes, og tilbuddene kan variere i graden af opfyldelse af ønskerne og skal vurderes på baggrund heraf. Funktionskrav er ofte formuleret mere overordnet end aktivitetskrav, idet der skal være rum til leverandøren til at tilbyde en optimal løsning på de udbudte opgaver. Ønsker i form af aktivitetskrav er oftere mere detaljerede eller teknisk betonede end ønsker i form af funktionskrav. Jo flere funktionskrav ordregiver vælger at medtage til opgaveløsningen, desto større mulighed gives for at tilbyde den mest optimale opgaveløsning. Ordregiver bør dog også medtage aktivitetskrav i det nødvendige omfang, dvs. hvor dette vurderes at være det mest hensigtsmæssige i forhold til det samlede resultat eller effekt. Det kan f.eks. være i tilfælde, hvor funktionskravene ikke er helt dækkende for opgaveløsningen, eller hvor der er behov for et minimum af aktiviteter. Det kan f.eks. også være krav om, at opgaverne udføres i et bestemt tidsrum, eller at der i bestemte sammenhænge skal anvendes personale til at udføre opgaven frem for maskiner. Der kan også inddrages forpligtelser og forventninger til brugerne i en kravspecifikation, således at ordregiver i udbudsmaterialet gør klart, om der er nogle opgaver, der fortsat skal håndteres af brugerne, og hvilke opgaver det drejer sig om. Det kan være forpligtelser til at varetage centrale opgaver eller understøttende opgaver i relation til leverandørens opgaver. Som eksempel kan nævnes, at stolene i et klasselokale skal sættes op, for at leverandøren kan (og skal) feje og vaske gulv. Det kunne også være, at brugerne selv skal stille deres tallerkener på afsætningsborde i kantinen, for at leverandøren kan (og skal) tage tallerkener ud til opvask. Ved at inddrage brugernes forpligtelser skabes klarhed om arbejdsfordelingen, og derved mindskes sandsynligheden for uoverensstemmelser mellem leverandør og brugere. Samtidigt sikres den mest retvisende prissætning 12 Der anvendes betegnelsen "ønsker" for at markere, at der i modsætning til mindstekrav er tale om forhold i tilbuddet, som ikke nødvendigvis skal opfyldes. Fx at der ønskes anvendt fiberklude (aktivitetskrav), eller der ønskes en høj andel af økologiske fødevarer (funktionskrav). Begge eksempler giver mulighed for en høj grad af opfyldelse, et vist niveau eller principielt, at tilbudsgiver ikke anvender fiberklude eller økologiske råvarer. Der gøres opmærksom på, at "ønsker" i mange udbud, ikke mindst tidligere, har været betegnet som "krav", dvs. at der i disse udbud har været sondret mellem mindstekrav og krav. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 27

fra leverandørens side, da denne ikke behøver at indregne en risiko for, at fx stolene først skal sættes op i klasselokalet. Disposition af tilbuddet Det kan være en god idé i udbudsbetingelserne tydeligt at beskrive, hvilken disposition af tilbuddet ordregiver ønsker, at tilbudsgiverne følger, herunder en beskrivelse af, hvilke dele af udbudsmaterialet tilbudsgiveren skal besvare, og hvordan. På den måde kan det bedre sikres, at leverandøren alene beskriver, hvorledes denne vil løse opgaven, og ikke hvilke forhold ved leverandøren der gør denne i stand til at løse opgaven. Forhold vedrørende leverandørens egenskaber som virksomhed er ikke egnede som tildelingskriterier, der kan indgå i tilbudsvurderingen, idet sådanne forhold i stedet vedrører udvælgelsen af tilbudsgivere ved en prækvalifikation eller egnethedsvurderingen i et offentligt udbud. Et eksempel i denne forbindelse kunne være, at leverandøren skal beskrive, hvorledes denne vil tilrettelægge arbejdsgangene efter INSTA 800-standarden, og leverandøren i stedet kommer til at skrive, at de har kendskab til og erfaring med at arbejde med standarden og angiver referencer herfor. Ordregiver kan i kravspecifikationen f.eks. fordre, at leverandørerne skal beskrive, hvorledes de vil løse forskellige opgaver, så dette indebærer opfyldelse af en given funktion. Der gives eksempler herpå i nedenstående boks 5.1 (eksemplerne er for overblikkets skyld korte, dvs. at de konkrete funktionskrav fra kravspecifikationerne ikke er medtaget). Boks 5.1: Eksempler på krav til beskrivelser i tilbud Eksempel: om ernæring i kantinemaden Leverandøren skal i tilbuddet beskrive, hvorledes denne vil sikre det påkrævede næringsindhold i maden, samt at maden er varieret. Eksempel: om snerydning Leverandøren skal i tilbuddet beskrive, hvorledes kvaliteten i opgaven snerydning sikres, herunder hvorledes leverandøren vil sikre, at der ikke ligger mere end 5 cm sne i mere end 1 time, og at gangstier ikke er glatte i mere end 1 time. Eksempel: om ventetid i kantinen Leverandøren skal i tilbuddet beskrive, hvorledes denne vil sikre, at brugernes ventetid i kø i kantinen mindskes. Eksempel: om egenkontrol i rengøring Leverandøren skal i tilbuddet beskrive, hvorledes denne vil gennemføre og dokumentere kvaliteten og af rengøringen. Leverandøren skal også beskrive, hvordan dokumentationen overgives til ordregiver. Eksempel: om samarbejde Leverandøren skal i tilbuddet beskrive, hvorledes denne ønsker, at samarbejdet med ordregiver skal struktureres, herunder hyppigheden og indholdet af møder. Eksempel: om prissætning Leverandøren skal i tilbuddet beskrive, hvorledes denne vil prissætte ydelserne i henhold til de opstillede krav. Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området 28