1 2 TEMA Mobilitet Fremtiden tilhører den mobile virksomhed TDC Erhverv er Danmarks største og mest erfarne udbyder af it- og kommunikationsløsninger herunder mobilitetsteknologi.
3 4 Introduktion Indførelsen af mobile erhvervsløsninger og mobile arbejdsprocesser har været en kæmpe succes verden over. Arbejdsgiverne har fået mere effektive medarbejdere, der kan nå mere på kortere tid. Medarbejderne har fået en mere tilfredsstillende hverdag, hvor de selv kan vælge, hvor, hvornår og hvordan de vil udføre deres arbejdsopgaver. Og kunderne har fået bedre digitale løsninger, de kan skræddersy til lige præcis deres ønsker. 78 pct. er enige i, at mobilitet er en strategisk nødvendighed for deres forretningssucces. CISCO Enterprise Mobility Landscape Survey, 2015
5 E-BOG OM MOBILITET E-BOG OM MOBILITET E-BOG OM MOBILITET 6 Forretningen skal understøtte mobilitet Selvom den mobile omstilling er i fuld gang, er der stadig mange, der halter bagefter udviklingen. Undersøgelser af mobile medarbejderes arbejdsforhold beretter eksempelvis stadig om problemer med at få fat i rette kollega på rette tidspunkt, om problemer med adgang til fællesdokumenter, om problemer med at arbejde i forældede dokumentversioner og om problemer med at deltage i telefon- og videokonferencer fra deres mobile enheder. Det mest overraskende ved denne type undersøgelser er ikke alene, at de afdækker, hvor meget mennesker rent faktisk forsøger at arbejde mobilt. Det er også tankevækkende, at virksomheder verden over stadig gør for lidt for at understøtte deres mobile medarbejderes behov. I denne e-bog klæder vi virksomheder på til at træffe de rigtige teknologi- og ledelsesvalg, så forretningen kan anvende mobilitetsteknologi til at opnå nye eller større konkurrencefordele. Opnå nye eller større konkurrencefordele med mobilitetsteknologi
7 E-BOG OM MOBILITET 8 Mobilitetshjulet Mobilitet er ikke et simpelt begreb at sætte på formel. Tværtimod kan man argumentere for, at mobilitet inkluderer brugen af smartphones og tablets, cloud computing, 2G, 3G, 4G, trådløst netværk, Unified Communication m.m. Vi definerer mobilitet som et kontinuerligt samspil mellem netværk, sikkerhed, datacenter og applikationslaget. APPLIKATIONS- LAGET NETVÆRK Uden et fleksibelt og skalerbart netværk med muligheden for at prioritere data bliver den mobile adgang til data omstændelig. Uden den fornødne sikkerhed bliver den mobile adgang til data uforsvarlig. Uden et gennemtænkt datacenterdesign bliver den mobile adgang til data for kompleks. Uden applikationslaget skaber den mobile adgang til data ingen forretningsværdi. Alle fire dimensioner er i konstant teknologisk udvikling og kræver konstant organisatorisk opmærksomhed. Ellers risikerer der at opstå en kløft mellem det mobile behov fra medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere og den tekniske understøttelse fra forretningen. DATACENTER SIKKERHED Mobilitetshjulet Et konstant udviklende samspil mellem netværk, sikkerhed, datacenter og applikationslaget
9 E-BOG OM MOBILITET 10 Netværk 4. APPLIKATIONS- LAGET 3. DATACENTER 1. NETVÆRK 2.SIKKERHED At øge mobiliteten i en organisation handler om at gøre arbejdsprocesser og arbejdsopgaver mere smidige. Den opgave begynder med netværket. De fleste virksomheder har fokus på, at deres core-netværk skal være stabilt og hurtigt. Men det er ikke alle virksomheder, der har ligeså meget fokus på deres trådløse forbindelser og deres mobilforbindelser. Sikkerhed Inden I påbegynder enhver snak om mobile initiativer hvad end de drejer sig om indkøb af nye enheder eller implementering af nye strategier skal I have styr på sikkerheden. Det er et stramt fokus på sikkerheden, der gør, at administrationen af jeres medarbejderes mange enheder, operativsystemer og applikationer ikke udvikler sig til et potentielt mareridt. Og det er et stramt fokus på sikkerheden, der gør, at jeres egne data eller kundedata ikke Hver dag bliver der udviklet mobile løsninger, der kan spare jeres organisation tid og ressourcer, og som kan bidrage med kortere time to market. Det kan eksempelvis være i form af adgang til en samarbejdspartners varelager via en app, Track & Trace-funktionalitet eller ESDHfunktionalitet. En trådløs netværksforbindelse, der dækker alle hjørner af jeres virksomhed, og et kraftfuldt mobilt netværk er ikke længere nice to have, men need to have. 4. APPLIKATIONS- LAGET 3. DATACENTER 1. NETVÆRK 2.SIKKERHED kompromitteres ved mobil adgang til dataene. Ved at overveje sikkerhedsaspektet forbundet med mobilitetsteknologi kan I transformere en business pain til en business enabler: Kortlægningen af, hvem der skal have adgang til hvad og hvorfor, kan gøre jeres mobile initiativer langt mere forretningsdrevne og dermed vækstskabende. 47 % 47 pct. mener, at sikkerhedshensyn er den største udfordring ved mobilitet. Cisco Enterprise Mobility Landscape Survey, 2015
11 E-BOG OM MOBILITET 12 3. Datacenter 4. APPLIKATIONS- LAGET 3. DATACENTER 1. NETVÆRK 2.SIKKERHED 4. Applikationslaget 4. APPLIKATIONS- LAGET 3. DATACENTER 1. NETVÆRK 2.SIKKERHED Mobilitetsbegrebet henviser ikke kun til mobile medarbejdere og mobile enheder. Det henviser også til mobiliteten af virksomhedens data. Tænk eksempelvis på medarbejderen, der uploader en præsentation fra en pc til en cloud-service for senere at tilgå præsentationen fra en mobil enhed under et kundemøde. Er dette overhovedet muligt? Er det sikkert? Er det lovligt, hvis data eksempelvis indeholder personfølsom information? Og hvor besværlig opfatter medarbejderen hele processen? Der skal være en klar strategi for, hvor jeres virksomhedsdata ligger henne, og den strategi skal give mening for både forretningen og for it. Et dataarkiv, der sjældent bliver brugt, ligger eksempelvis godt i skyen, hvor omkostningerne er så lave som muligt. Omvendt skal produktionsdata, der ofte bliver brugt, hurtigt kunne tilgås, og derfor ligger de måske bedst i en løsning on premise. Et mobile ready datacenterdesign integrerer og strømliner jeres virksomheds infrastruktur kablet, trådløs eller i skyen med virksomhedssystemer og virksomhedsdata og tager samtidig højde for sikkerheden og lovgivningen. Resultatet skal være en følelse af at arbejde effektivt i en smidig helhed. Det skal ikke være en følelse af at arbejde i silosystemer, der gør det vanskeligt at tilgå virksomhedens data på tværs af kontorfaciliteter, hjemmearbejdspladser og eksterne lokationer. Hvis netværket er infrastrukturen, der muliggør gevinsterne i mobilitet, så er applikationslaget indholdet, der giver mobilitet reel forretningsværdi. Adgangen til de rette værktøjer hvor som helst og når som helst giver mulighed for at skære minutter, timer og endda dage af en forretningsproces. Der findes et væld af forskellige forretningsapplikationer på markedet, og nye kommer til hver dag. Blandt de forretningsapplikationer, der har størst betydning for organisationens samlede produktivitet, er de collaboration-værktøjer, som i samspil med hinanden udgør Unified Communication-platformen. Unified Communication har potentialet til at løfte jeres organisations mobile arbejdsprocesser til helt nye højder. Det kræver bl.a., at kvaliteten af brugeroplevelsen står mål med den energi, den enkelte medarbejder skal lægge i at bruge værktøjet. Et videomøde, der hakker, eller en applikation, der er flere minutter om at starte op, skaber kun irritation ikke værdi. Det kræver også, at collaboration-værktøjerne implementeres korrekt, så de reelt erstatter og forbedrer de samarbejdsrutiner, der var blandt medarbejdere eller samarbejdspartnere før implementeringen. 60 pct. har inden for de seneste 12-18 måneder investeret i mobile forretningsapplikationer. - Global State Of Enterprise Mobility, 2016
13 14 5 forretningsfordele Øget mobilitet skaber effektive medarbejdere, tilfredse kunder og en fleksibel virksomhed på vækstkurs.
15 E-BOG OM MOBILITET 16 Øget produktivitet Øget fleksibilitet Tidligere var medarbejdernes arbejdsforhold defineret af tid og sted. De arbejdede på et kontor, og de arbejdede i et vist tidsrum. De mobile teknologier har reduceret betydningen af tid og sted. I dag skal medarbejderne bare have adgang til sine foretrukne og sikre enheder med tilhørende forretningsapplikationer, og så skal de nok selv strukturere hverdagen og få opgaverne løst. Denne frigørelse af medarbejderne har øget produktiviteten i mange virksomheder. Spildtid er forvandlet til arbejdstid, og time to market er accelereret. Begge dele kan ses på bundlinjen. Mobile arbejdsprocesser har været med til at styrke samarbejdet internt i en organisation og på tværs af afdelinger og landegrænser. Den rette kollega eller den rette samarbejdspartner er aldrig mere end nogle få klik væk med det foretrukne værktøj. Det betyder eksempelvis, at man kan tage et konferenceopkald på farten via sin tablet. Eller at man kan flytte et igangværende opkald fra sin computer til sin mobiltelefon uden at miste forbindelsen. Øget mobilitet smitter også positivt af på jeres organisations evne til at yde en bedre kundeservice. Med et væld af kommunikationskanaler, der hænger sammen på tværs af hele infrastrukturen, kan I styrke kvaliteten af kundedialogen, fordi I altid har et struktureret overblik over hele kunderejsen fra A-Z med tilhørende historik. 59 % mener, at medarbejderproduktiviteten er den største fordel ved mobilitet. Cisco Enterprise Mobility Landscape Survey, 2015 66 % siger, at mobilapplikationer og mobile enheder ændrer den måde, vi kommunikerer og samarbejder på. Cisco Enterprise Mobility Landscape Survey, 2015
17 E-BOG OM MOBILITET 18 Mere arbejdsglæde Bedre innovation Rigere kundeoplevelser Den enkeltes arbejdsglæde og faglige tilfredshed hænger blandt andet sammen med den grad af kompleksitet og besvær, der er forbundet med at løse arbejdsopgaverne. For de fleste mennesker findes der ikke noget mere frustrerende end teknologi, der forhindrer dem i at udføre arbejdet effektivt. Med mobile enheder, virksomhedsapplikationer og et stærkt netværk har jeres medarbejdere alle de nødvendige værktøjer til at skabe en produktiv hverdag, hvor de når det, de skal. Langstrakte processer hører fortiden til. I dag er det et krav til virksomheder, at de er agile og altid parate til at gribe forretningsmuligheder, hvor og når de opstår. Gode ideer fødes ofte som én persons pludselig indskydelse og bliver derefter videreudviklet i et samspil med andre mennesker. Den proces understøtter mobilitetsteknologi. Med en mobil infrastruktur og de rigtige samarbejdsværktøjer kan jeres medarbejdere altid komme i kontakt med sine kolleger og få det nødvendige input til at komme videre. Mobilitetsteknologi bærer ikke kun potentialet til at skabe øget værdi internt i en organisation. Mobilitetsteknologi kan også være med til at skabe rigere kundeoplevelser. Her har den nye generation af trådløse netværk allerede vist vejen. Eksempelvis i form af nu-og-her-tilbud i butikker og restauranter, hvor kunderne modtager personaliserede henvendelser på deres mobile enheder, når de logger på netværket. Eller i form af forbedrede serviceoplevelser i eksempelvis lufthavne eller på hoteller, hvor direkte kommunikation på det rigtige tidspunkt og det rigtige sted kan være en stor hjælp.
19 20 Vejen til en mere mobil hverdag Uanset udgangspunktet kan jeres organisation altid øge mobiliteten og dermed udvikle forretningen.
21 E-BOG OM MOBILITET E-BOG OM MOBILITET 22 Man kan ikke tage et skridt fremad, hvis man ikke ved, hvor man selv står. Det gælder også inden for mobilitetsteknologi. Det er indsigten i egen praksis, der gør jer i stand til at afgøre, hvor I skal sætte ind, og hvor meget det haster. Her er 5 gode råd til, hvordan I skaber en mere mobil hverdag. Definér eller redefinér mobilitet Det på én gang inspirerende og frustrerende ved mobilitet er, at begrebet ikke kan sættes på en fast formel. For nogle virksomheder er mobilitet at udstyre medarbejderne med en smartphone. For andre er det at lægge hele serviceafdelingens hverdag om, fordi rækken af arbejdsopgaver kan udføres meget mere effektivt ved hjælp af de rette værktøjer. Derfor er første skridt på vejen mod en mere mobil hverdag at få afklaret, hvordan I definerer mobilitet. Når I har jeres egen forståelse af mobilitet på plads, er opgaven derefter at fastlægge, hvordan mobilitetsteknologi kan være med til at optimere jeres processer eller konkrete ydelser. Mobilitetsteknologi er et område i konstant vækst og forandring. Det betyder, at den mobilitetsdefinition, der var dækkende for jeres organisation for et år siden, måske ikke er det i dag. Derfor er en del af arbejdet også at redefinere jeres mobilitetsbegreb med jævne mellemrum, så I giver jer selv mulighed for løbende at indoptage nye teknologier. Mobilitetsteknologi er et område i konstant vækst og forandring
23 E-BOG OM MOBILITET 24! Klarlæg jeres mobilstrategi Følg op på målsætningerne Hent inspiration udefra Med udgangspunkt i jeres mobilitetsbegreb skal I lægge en egentlig mobilitetsstrategi. Mobilitetsstrategien er en beskrivelse af de målsætninger, I sætter for jeres investeringer i mobilitetsteknologi. Jo mere konkrete målsætningerne er, des bedre kan I på et senere tidspunkt afgøre, om målsætningerne blev indfriet. Man kan arbejde med en overordnet mobilstrategi for hele organisationen. Men man kan med fordel også differentiere strategien på brugerniveau. Et af kendetegnene ved mobilitet er netop, at det tager udgangspunkt i den enkelte medarbejder. Hvad der er gældende for Anne, er ikke nødvendigvis gældende for Claus. Alle medarbejdere har forskellige arbejdsopgaver og forskellige forudsætninger for at inkorporere mobile værktøjer i deres hverdag. Denne forskel på flere niveauer bør en individuelt tilpasset mobilstrategi tage højde for. I samme åndedrag, som man kommunikerer virksomhedens mobilstrategi ud til de enkelte medarbejdere, bør man samtidig indlægge en evalueringsdato, hvor man følger op på, om målsætningerne for den enkelte blev nået. Der er som regel en stor energi og velvilje forbundet med at implementere nye initiativer. Men hvis ikke der bliver fulgt regelmæssigt op på effekten af nye implementeringer, ved man reelt ikke, om investeringen har tjent sig selv hjem igen, eller om øvelsen har været spild af tid og penge. Når man samtidig ved, at mange mennesker er vaneprægede af natur, er det ekstra vigtigt, at der bliver fulgt op. Ofte er den største forhindring for innovation den historik, der ligger i enhver virksomhed. Bevidstheden om, hvordan man tidligere udførte en arbejdsopgave, kan spænde ben for nysgerrigheden til at undersøge, hvordan man kan udføre opgaven smartere i fremtiden. For at komme fri af vanetænkningen kan det være en god ide at hente inspiration udefra. Det kan være i form af en leverandør, sparringspartner, brancheorganisation eller virksomheder med samme medarbejderprofiler som jeres. Eksterne er ikke tynget af viden om jeres forretning, men kan præsentere et perspektiv, I aldrig selv ville have tænkt på. Hvis I føler, at I undervejs i denne proces har fået øjnene op for helt nye muligheder, så gå tilbage og redefinér jeres mobilitetsbegreb og mobilitetsstrategi.
25 E-BOG OM MOBILITET 26 Udpeg en innovationsansvarlig Vejen til nye opdagelser går ofte via den eller de personer i organisationen, som evner at tænke kreativt. Stillingsbetegnelser og jobfunktioner er sekundære i denne sammenhæng: Gode ideer, der ændrer en virksomheds forretningsmodel, kommer ikke altid fra topchefen, men kan ligeså godt stamme fra frontmedarbejderne. For virksomheder af en begrænset størrelse kan det virke voldsomt at udpege en decideret innovationsansvarlig. Men prøv alligevel at identificere den person i virksomheden, der tænker mest kreativt og få ham eller hende til at komme med input til, hvordan I kan blive mere mobile. Medarbejdere kan godt lide at blive hørt særligt hvis det er inden for områder, der interesser dem. For større virksomheder er det en god ide at formalisere rollen og udpege en innovationsansvarlig. Når man er sandet til i daglige arbejdsopgaver, evner man sjældent at tænke nyt. Men hvis en del af jobbeskrivelsen er at bidrage til virksomhedens teknologiudvikling, så bliver ansvaret bedre forankret i den enkeltes rutiner.
27 28 Cases Læs, hvordan andre virksomheder har øget deres mobilitet
29 E-BOG OM MOBILITET E-BOG OM MOBILITET 30 CASE Sticks'n'Sushi Med en ny trådløs netværksløsning i Sticks'n'Sushi gik administrationstiden ned i it-afdelingen, restauranterne minimerede antallet af bestillingsfejl, ledelsen fik et nyt analyseværktøj, og marketing fik en ny kontaktflade til kunderne. Tidligere tænkte jeg WiFi meget endimensionelt. Det var ikke særligt sexet, og derfor brugte vi ikke tid på det. Men i dag er det trådløse netværk gået fra at være noget, jeg ikke gad at tænke på, til at være en aktiv medspiller i it-afdelingen. Martin Andersen, IT MANAGER I STICKS'N'SUSHI Læs mere her
31 E-BOG OM MOBILITET 32 CASE The Mayor Hotel The Mayor Hotel driver både hotel-, konference-, restaurant- og cafévirksomhed under samme tag. Med et nyt trådløst netværk fik de ikke bare en ny, stærk kommunikationsvej; de fik en helt ny markedsføringsplatform til alle fire forretningsaktiver. Med Cisco Meraki får vi nogle andre måder at formidle vores identitet til omverdenen på. Det gælder både over for de gæster, der i forvejen bor på hotellet, men det gælder også over for de potentielle kunder, der kommer ind fra gaden. Benjamin Evar, PROJEKTLEDER PÅ THE MAYOR HOTEL Læs mere her
33 34 TEMA Mobilitet Fremtiden tilhører den mobile virksomhed TDC Erhverv er Danmarks største og mest erfarne udbyder af it- og kommunikationsløsninger herunder mobilitetsteknologi.