Fravær vedr. barn Alvorligt sygt barn/barns hospitalsindlæggelse Hjemmeboende barn syg Anvendes ved pasning af alvorligt syge børn under 18 år efter barselslovens 26. Anvendes ikke ved 10 dage til barns hospitalsindlæggelse. I det tilfælde anvendes tjenestefri med løn, årsag op til 10 dages indl. for børn. Anvendes ved hjemmeboende barns 1. og 2. Sygedag. Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn jf. overenskomst. Afv.type: TJ Suppl.kode: SYB Slutdato skal indberettes. Sæt flueben ved Med særydelser, hvis der skal udbetales særydelser i perioden med fravær. Afv.type: HJ Fraværet er refusionsberettiget. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Fraværsårsagen tjenestefri med løn giver ikke refusion. Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, hvis: - barnet er under 18 år, og - har ophold hos den ansatte, og - fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og - det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet. Omsorgsdage Gælder for børn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år. Afv.type: OS Omsorgsdage kan afholdes som hele eller halve dage. Omsorgsdage kan afholdes i en sygeperiode. Der skal være fravær med enslydende fraværsårsag før og efter afholdt omsorgsdag. Det er vigtigt at der foreligger forudgående godkendelse fra Omsorgsdage følger kalenderåret. Omsorgsdage kan i visse tilfælde (f.eks. i barnets første leveår) overføres til kommende år. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 1 af 28 Redigeret september 2017
Fraværstimer til og med en halv arbejdsdag = ½ omsorgsdag. F.eks. planlagt tjeneste fra kl. 8.00-15.00, omsorgsdag fra kl. 8.00-11.30 = ½ omsorgsdag. Omsorgsdage kan kun indberettes en dag ad gangen, ikke som en periode. RI Fravær/Nærvær: Overførsel af omsorgsdage foretages i RI fravær/nærvær overfør og udbetal tid. dagpengesagsbehandleren på, at der kan afholdes omsorgsdag. I modsat fald kan omsorgsdage blive opfattet som en raskmelding, hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Ret til overførsel gælder også omsorgsdage til søskende, hvis der i et helt kalenderår har været barselsrelateret fravær. Se e-learning vedr. overførsel og tilhørende huskeseddel som beskriver i hvilke tilfælde omsorgsdage kan overføres. Saldo over omsorgsdage kan trækkes i rapporter i RI Fravær/nærvær. Fravær vedr. graviditet/barsel. Graviditetsgener Anvendes ved fravær pga. graviditetsgener. (Refusion fra 1. dag.) Har medarbejderen nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, anvendes fraværskoden Nedsat tjeneste graviditetsgener. OBS Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption. Afv.type: GG Fraværet skal indberettes på tilhørende barselsforløb. Barselssag i RI Fravær/nærvær bliver automatisk oprettet, når det første fravær i barselsforløbet overføres fra KMD Vagtplan til RI Fravær/nærvær. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Ligger Barsel i umiddelbar forlængelse af Graviditetsgener, skal perioden med Graviditetsgener afsluttes inden perioden med Barsel kan indberettes. Dette med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. Hvis Barsel ligger i umiddelbar forlængelse af Graviditetsgener, skal perioden med Graviditetsgener afsluttes inden perioden med Barsel kan indberettes. Dette med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 2 af 28 Redigeret september 2017
digitale postkasse, hvis Udbetaling Danmark ønsker lægelig dokumentation. Nedsat tjeneste graviditetsgener Anvendes ved nedsat tjeneste som følge af graviditetsgener. Aftale/periode om nedsat tjeneste skal ikke indberettes. Hvis nedsat tjeneste graviditetsgener er i forlængelse af periode med fuldtidsfravær, anbefales at foretage indberetning i 2 trin. Trin 1: før kl 10 afsluttes fuldtidsfravær ved at indberette sidste fraværsdag i fraværsperioden. Trin 2: efter kl 12 samme dag indberettes fravær med nedsat tjeneste graviditetsgener. Afv.type: GG Suppl.kode: NSG Fraværet skal indberettes på tilhørende barselsforløb. Barselssag i RI Fravær/nærvær bliver automatisk oprettet, når det første fravær i barselsforløbet overføres fra KMD Vagtplan til RI Fravær/nærvær. Starttid og sluttid udfyldes, hvis der er nedsat tjeneste på en del af tjenesten. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den digitale postkasse, hvis Udbetaling Danmark ønsker lægelig dokumentation. OBS. Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption. Fravær indberettes dag for dag. Barsel fædre/reg. partner Anvendes ved fars eller registreret partners 14 dages sammenhængende periode. Afv.type: BA Suppl.kode: BAF KMD BPO/ MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Barsel fædre/reg. partner skal udelukkende anvendes ved afholdelse af de 2 ugers fædreorlov, der Fraværet skal indberettes på tilhørende barselsforløb. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær hvor slutdato ligger længere tilbage end tre måneder, skal KMD Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 3 af 28 Redigeret september 2017
ligger inden for de første 14 uger af barselsforløbet. Efterfølgende barselsorlov med løn (7+ 6 uger) skal indberettes som Barsel. Forældreorlov uden løn for fædre eller registrerede partnere skal indberettes som Barsel udskudt eller barsel drypvis. Barselssag i RI Fravær/nærvær bliver automatisk oprettet, når det første fravær i barselsforløbet overføres fra KMD Vagtplan til RI Fravær/nærvær. Periodens slutdato dannes af systemet og rettes manuelt. OBS. Senest 8 uger efter fødsel indberettes faktisk fødselsdato og slutdato for barsel i Vagtplan. BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Barsel Anvendes ved almindelig barsel med løn for mor og far. Barsel anvendes også til faderens (og registreret partners) 7 + 6 uger med løn. Ved fædreorlov (første 14 dage) anvendes årsagen Barsel fædre/reg.partner. Barsel skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. Barsel skal anvendes, ved delvis genoptagelse af arbejde, hvor der skal udbetales løn for fraværstimer. Afv.type: BA Fraværet skal indberettes på tilhørende barselsforløb. Barselssag oprettes automatisk i RI Fravær/nærvær ved indberetning af graviditetsgener eller barsel i Vagtplan. For brugerne i MSO: Når medarbejdere meddeler graviditet og dokumenterer terminsdato skal tjenestestedet oprette barselssag i RI Fravær/nærvær. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær Hvis Barsel ligger i umiddelbar forlængelse af Graviditetsgener, skal perioden med Graviditetsgener afsluttes inden perioden med Barsel kan indberettes. Dette med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. OBS. Senest 8 uger efter fødsel indberettes i Fravær: Faktisk fødselsdato og slutdato for BA Moders ret til barsel opnås 8 uger før dato for forventet fødsel. Eksempel: Forventet fødsel: 12.12.12 (onsdag) Første dag med Barsel : 18.10.12 (torsdag). Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 4 af 28 Redigeret september 2017
Periodens slutdato dannes af systemet. Slutdato rettes manuelt. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær hvor slutdato ligger længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Cykel- og/eller beklædningsgodtgørelse stoppes i RI Lønservice på blanketten Lønsammensætning, faste tillæg/fradrag eller engangsudbetalinger. Barn indlagt efter fødsel BU over en md. med dp Barsel uden løn over en måned og med dagpenge. Anvendes hvis barnet indlægges indenfor 46 uger efter fødslen og barselsorloven skal forlænges. OBS årsagskoden barn indlagt efter fødsel må kun anvendes samtidig med, at der er indberettet barsel eller barsel uden løn Anvendes ved afholdelse af forældreorlov uden løn med dagpenge i umiddelbar forlængelse af Barsel samt ved forlænget orlov med nedsatte dagpenge og reduceret pensionsindbetaling (8 eller 14 uger). Slutdato i orlovsfraværet ændres til en ny slutdato i perioden inklusive antal dage med barns indlæggelse. RI Fravær/Nærvær: Barns indlæggelse indberettes samtidig med enten barsel med løn eller barsel uden løn. Bliver barnet indlagt i perioden med løn, forlænges barsel med indlæggelsesperioden. Sker indlæggelsen i perioden uden løn, forlænges perioden barsel uden løn med indlæggelsesperioden. Afv.type: BA Suppl.kode: BUD Flueben fjernes ved med løn og ved med særydelser Startdato og slutdato for perioden. Medarbejderen skal give besked til Udbetaling Danmark om barns indlæggelse med dokumentation for indlæggelse, således at Udbetaling Danmark forlænger dagpengeretten. Ved ophør af periode med Barsel tager Udbetaling Danmark kontakt til medarbejderen for information om forældreorlovens tilrettelæggelse. Dokumentation for indlæggelse fra hospital eller læge skal afleveres. Fravær med løn kan højest forlænges med 3 måneder. Indberettes barn indlagt efter fødsel uden at der samtidig er indberettet barsel med eller uden løn, bliver det ikke anmeldt til Udbetaling Danmark. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 5 af 28 Redigeret september 2017
Fravær en hel kalendermåned eller mere. F.eks. 1.7.17-31.7.17. Ved skæve måneder f.eks. 5.2.17-4.3.17 28 dage præcis en måned. 4.4.17-4.5.17 31 dage 1 måned og 1 dag. BU over en md. uden dp Ferie må dog gerne indberettes ind imellem barsel med løn og barsel uden løn. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og med dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbejder har genoptaget arbejdet i fuldt omgang efter den oprindelige barsels-/forældreorlovsperiode og derefter ifølge aftale med arbejdsgiver afholder barsel i en given periode. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn over en måned med dagpenge. Fædres eller registrerede partners barsel uden løn skal indberettes som BU over en måned med/uden dp eller BU under en måned med/uden dp. Anvendes ved afholdelse af forældreorlov uden løn uden dagpenge i umiddelbar forlængelse af Barsel. Fraværet skal indberettes på tilhørende barselsforløb. Tilslutning til KMD Vagtplan stoppes ikke under BU over en md. med dp. Ved barsel uden løn fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for perioderne 1.-9.12.2014 og 18.- 28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra timerne i godkendt tjenesteplan. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Forlænges orloven med dagpenge (8 eller 14 uger) skal slutdato for BU over en md. med dp være den sidste dag i den forlængede orlov og der skal ske indberetning til KMD BPO via RI Lønservice for at pensionsbidrag bliver fordelt over orlovsperioden med forlængelse. Afv.type: BA Suppl.kode: BUM Indberettes fraværet efter barsel med løn-perioden er afsluttet, får Udbetaling Danmark ikke automatisk besked om afholdelse af barsel uden løn, og dermed får medarbejderen ikke barselsdagpenge. Når Barsel uden løn indberettes efter Barsel er afsluttet, skal KMD BPO have besked om at der skal dannes DP400a. For MTM og MKB skal den centrale afdeling kontaktes. Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A. Husk at indberette BU over en md. med dp i god tid inden barsel afsluttes! Det anbefales, at BU over en md. med dp indberettes når barselsskemaet modtages fra medarbejderen for at sikre udbetaling af dagpenge til medarbejderen. Skattefradraget reduceres. Udbetaling Danmark anvender hovedkort. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Der optjenes ferie og 6. ferieuge med løn. Automatisk optjente FOdage skal manuelt markeres som slettet, så de ikke senere kan afholdes eller automatisk udbetales ved manglende afholdelse. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 6 af 28 Redigeret september 2017
Barsel uden løn over en måned og uden dagpenge. Fravær en hel kalendermåned eller mere. F.eks. 1.7.17-31.7.17. Ved skæve måneder f.eks. 5.2.17-4.3.17 28 dage præcis en måned. 4.4.17-4.5.17 31 dage 1 måned og 1 dag. Ferie må gerne indberettes ind imellem. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og uden dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbejder har genoptaget arbejdet i fuldt omgang efter den oprindelige barsels-/forældreorlovsperiode og derefter ifølge aftale med arbejdsgiver afholder barsel i en given periode. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn over en måned uden dagpenge. Barsel skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. Flueben fjernes ved med løn og ved med særydelser Startdato og slutdato for perioden. Fraværet skal indberettes på tilhørende barselsforløb. Tilslutning til KMD Vagtplan stoppes ikke under BU over en md. uden dp. Ved BU over en md. uden dp fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for perioderne 1.-9.12.2014 og 18.- 28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra timerne i godkendt tjenesteplan. barsel uden løn over en måned uden dagpenge. Husk at indberette BU over en md. uden dp i god tid inden barsel afsluttes! Det anbefales, at BU over en md. uden dp indberettes når barselsskemaet modtages fra medarbejderen. Skattefradraget reduceres ikke. Der afregnes ikke pensionsbidrag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn. Automatisk optjente FOdage skal manuelt markeres som slettet, så de ikke senere kan afholdes eller automatisk udbetales ved manglende afholdelse. BU under en md. med dp. Anvendes ved aftale om delvis genoptagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fraværstimer. Eksempelvis med fast Afv.type: BA Suppl.kode: BD Medarbejderen kontaktes automatisk af Udbetaling Danmark med henblik på udbetaling af dagpenge. Vær opmærksom på, at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i Fravær/nærvær. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 7 af 28 Redigeret september 2017
Barsel uden løn under en måned og med dagpenge. fravær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Anvendes i forbindelse med den aftalebaserede udskydelse af orlov med dagpengeret (max. 32 uger). Anvendes i forbindelse med faste aftaler med dagpengeret, eksempelvis fast ugentlig fridag. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn under en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær. Flueben fjernes ved med løn og ved med særydelser Fraværet skal indberettes på tilhørende barselsforløb. Afholdes drypvis barsel som en del af en dag, indberettes drypvis barsel pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tjenesten. Afholdes drypvis barsel over flere sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato. Faste aftaler med, eksempelvis en periode med en fast ugentlig fridag, indberettes dag for dag. Indberettes fravær, hvor slutdato er længere tilbage end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB skal den centrale afdeling kontaktes. Ved barsel drypvis dannes dagpengeanmodning til Udbetaling Danmark. Dagpengeanmodning dannes ved hver indberetning, hvis der er 7 dage uden fravær på grund af drypvis barsel mellem indberetningerne. Eller hvis fraværet er mindre end 4 timer pr. uge. Ved faste aftaler med, eksempelvis en periode med en fast ugentlig fridag, oprettes dagpengeanmodningen kun ved første indberetning. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. Skattefradraget reduceres ikke. Udbetaling Danmark anvender bikort. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Der optjenes ferie og 6. ferieuge med løn. BU under en md. uden dp. Barsel uden løn under en måned og uden dagpenge. Anvendes ved aftale om delvis genoptagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fraværstimer. Eksempelvis med fast fravær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Afv.type: BA Suppl.kode: BGU Flueben fjernes ved med løn og ved med særydelser Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A. Vær opmærksom på, at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i Fravær/nærvær. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 8 af 28 Redigeret september 2017
Anvendes i forbindelse med den aftalebaserede udskydelse af orlov (max. 32 uger), hvis fravær i sammenhæng er under en måned (30 dage). Anvendes i forbindelse med faste aftaler, eksempelvis fast ugentlig fridag. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn under en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær. Fraværet skal indberettes på tilhørende barselsforløb. Afholdes drypvis barsel som en del af en dag, indberettes drypvis barsel pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tjenesten. Afholdes drypvis barsel over flere sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato. Faste aftaler med, eksempelvis en periode med en fast ugentlig fridag, indberettes dag for dag. barsel uden løn under en måned uden dagpenge. Skattefradraget reduceres ikke. Der afregnes ikke pensionsbidrag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn Adoption Anvendes ved adoptionsorlov. Indberettes på samme måde som barsel, men med afv.type: AP Fravær på grund af adoption overføres til Opus som barsel. Se beskrivelser under barsel Ved adoption i udlandet er tidligste startdato 4 uger før modtagelse af barnet. Modtagelsen af barnet regnes fra den dag, de formelle betingelser for at rejse hjem med barnet er opfyldt. Ved adoption i Danmark er tidligste startdato 1 uge før modtagelse af barnet, hvis barnet ikke allerede opholder sig i adoptantens hjem. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 9 af 28 Redigeret september 2017
Fravær vedr. sygdom Delvis syg Anvendes kun hvis en medarbejder er syg en del af dagen f.eks. kommer senere eller går syg hjem i løbet af arbejdsdagen. Der indberettes med det tidsrum medarbejderen er fraværende på dagen og med slutdato samme dag. Afv.type: SY Sæt flueben i delvis syg Starttid og sluttid for dagens fravær indberettes Fraværet er ikke refusionsberettiget og tæller ikke med som en del af arbejdsgiverperioden. Delvis syg må ikke forveksles med Nedsat Tjeneste. Er medarbejderen fortsat syg den følgende dag startes alm. sygefravær. Sygdom Fraværet anmeldes først til bopælskommunen, når det registrerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklusiv registreringer af Nedsat tjeneste. Dog anmeldes fravær for medarbejdere ansat i fleksjob og nyansatte umiddelbart efter registrering af fravær. Sygdom anvendes når medarbejderen er fraværende hele dag pga. sygdom. Startdato for fraværsperiode indberettes straks ved sygemelding. Der må ikke indberettes slutdato førend medarbejderen er raskmeldt og mødt på arbejde igen. Har medarbejderen nedsat tjeneste pga. sygdom, anvendes fraværskoden Nedsat tjeneste. Sygdom må ikke anvendes når en medarbejder går syg hjem. Her anvendes Delvis syg Afv.type: SY Startdato for fraværsperiode indberettes straks ved sygemelding. Slutdato for fraværsperiode indberettes straks ved raskmelding. Startdato og slutdato i feltet periode udfyldes også ved endagsfravær. Ellers vil det ikke blive vist i oversigten Vis perioder i VP Tjenesteplanen. Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær hvor slutdato ligger længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 10 af 28 Redigeret september 2017
Fraværet kan dagen efter indberetning i Vagtplan tjekkes i fraværsliste i Rapporter under RI Fravær/Nærvær. Nedsat tjeneste Fraværet anmeldes først til bopælskommunen, når det registrerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklusiv registreringer af Sygdom. Dog anmeldes fravær for medarbejdere ansat i fleksjob og nyansatte umiddelbart efter registrering af fravær. Anvendes ved medarbejders delvise raskmelding eller delvise sygemelding. Aftale om nedsat tjeneste indberettes altid med slutdato. Anvendes også ved sygdom på en dag, hvor der er andet fravær, f.eks. drypvis barsel et par timer om eftermiddagen. Sygefraværet først på dagen indberettes med nedsat tjeneste. Hvis nedsat tjeneste er i forlængelse af periode med fuldtidsfravær, anbefales at foretage indberetning i 2 trin. Trin 1: før kl. 10 afsluttes fuldtidsfravær ved at indberette sidste fraværsdag i fraværsperioden. Trin 2: efter kl. 12 samme dag indberettes fravær med nedsat tjeneste. Afv.type: NS Indberetning af NS-aftale: Ved første indberetning af NS, klikkes på Ja til at oprette aftale om nedsat tjeneste. I boksen Afvigelse detaljer v. afsnittet Periode udfyldes startog slutdato, for den periode med nedsat tjeneste, som er aftalt med medarbejderen. Indberetning af timetal for NSfravær: Det daglige fravær indenfor NS-aftalens periode indberettes som afvigelse dag for dag ved at overskrive klokkeslæt i Starttid og Sluttid med det konkrete fravær. Fravær med Nedsat tjeneste skal indberettes dag for dag, men kun de dage, hvor der er fravær. Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Er det indberettede fravær under 4 timer pr. uge, afsluttes refusionssagen! En eventuel ny refusionssag starter først op, når det efterfølgende fravær OBS: Starter NS-fraværet indenfor de første 31 fraværsdage, bør NS-aftalen indberettes med slutdato tidligst på 31. fraværsdag. Derudover skal der indberettes konkret forventet (eller fiktivt) fravær i perioden til og med 31. fraværsdag, det er ikke nok at oprette aftalen. Det konkrete fravær registreres ved indberetning af Starttid og Sluttid på alle forventede fraværsdage. Det forud-indberettede fravær kan efterfølgende tilrettes. Formålet er at sikre, at fraværet anmeldes rettidigt til bopælskommunen. Der kan med fordel indgås fast aftale med medarbejderen om tidspunkter for fravær vedr. nedsat tjeneste, således at fraværet kan Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 11 af 28 Redigeret september 2017
Nedsat tjeneste skal være indberettet for en hel uge for at sikre korrekt dagpengerefusion. Det er fraværstimerne fra de daglige indberetninger der overføres til RI Fravær/nærvær og som KMD BPO søger refusion ud fra. igen overstiger 30 dage (arbejdsgiverperioden) med minimum 4 timer pr. uge. Vær derfor opmærksom på, at få registreret fraværet på minimum 4 timer pr. uge på arbejdsdage også i uger med helligdage, barn syg, feriedage, seniordage, omsorgsdage mv. Hvis der er fuldt fravær i en hel uge (fravær indberettet på alle dage fra mandag til fredag) som følge af afholdelse af ferie fortsætter den sammenhængende refusionsperiode med nedsat tjeneste (altså også selv om der i disse uger ikke er registreret mindst 4 timers fravær). indberettes fremadrettet. Derved minimeres risikoen for mistet dagpengerefusion. Opus Fravær lukker refusionssager efter ca. 3 uger uden registrering af nedsat tjeneste, og nogle gange nægter bopælskommunen at genåbne disse refusionssager. Meningen med fraværsarten nedsat tjeneste er ikke at registrere faktisk arbejdstid, men derimod faste, fremadrettede aftaler om reduceret arbejdstid. Forlængelse af NS-aftale: Hvis en aftale om nedsat tjeneste skal forlænges, skal der oprettes en ny periode, hvor startdato er lig med dagen efter slutdatoen for foregående aftale. For yderligere forklaring se bilag 1 på side 24. Sygdom 56 aftale Anvendes ved kronisk sygdom hvor der er indgået en 56-aftale. Indberettes ingen slutdato i KMD Vagtplan indsættes 56-bevillingens udløbsdato automatisk som KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Fravær på grund af 56 kan oprettes i vagtplan uden at Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 12 af 28 Redigeret september 2017
Nedsat tjeneste på grund af 56-aftale skal indberettes som enkelte dage. Både arbejdsgiver og medarbejder får besked fra bopælskommunen, når aftalen er ved at udløbe. slutdato i fraværet i RI Fravær/nærvær. Fraværsperioden kan indberettes med slutdato, som altid skal være lig med slutdatoen på 56-bevillingen. Når medarbejderen møder op efter fraværet, rettes slutdatoen. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær hvor slutdato ligger længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. aftalen er oprettet, MEN fraværet kommer på fejlliste og bliver ikke registret RI Fravær/nærvær. Afv.type: SY Sæt flueben i Paragraf 56 Starttid og sluttid for dagens fravær indberettes, hvis der er tale om delvis fravær på enkelte dage. For at kunne indberette 56 fravær skal aftalen være oprettet af KMD BPO. Arbejdsskade Der oprettes refusionssag hos NemRefusion, når det indberettede fravær overstiger Anvendes vedr. fravær som følge af arbejdsskade. (Tilskadekomst i tjeneste) RI Lønservice: Aftale om oprettelse af 56-aftale indberettes i via RI Lønservice under ændringer / 56 Afv.type: TT Arbejdsskade indberettes med startdato ved sygemelding. Der oprettes refusionssag hos NemRefusion, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage. Der skal oprettes en arbejdsskadesag i OPUS på PA30 arbejdsskade eller RI Arbejdsskade. Ved spørgsmål i den forbindelse kan Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 13 af 28 Redigeret september 2017
arbejdsgiverperioden på 30 dage. Arbejdsskade skal også anmeldes i Arbejdsskadesystemet. OPUS Personale, PA30 - arbejdsskade. Når fraværet er overført til RI Fravær/nærvær skal arbejdsskadenummer tilføjes sygemeldingen i RI Fravær/nærvær. Der må ikke indberettes slutdato førend medarbejderen har genoptaget arbejdet (helt eller delvist). Ved ændring fra sygdom til arbejdsskade håndterer KMD BPO/MTM/MKB eventuelle refusionssager i forhold til Dagpengekontoret. Forsikringsservice i Borgmesterens Afdeling kontaktes. Er fravær indberettet som sygdom og efterfølgende anmeldes som arbejdsskade, skal sygdom ændres til arbejdsskade. Nedsat tjeneste arbejdsskade Virksomhedspraktik (nærvær) Anvendes vedr. fravær på nedsat tid som følge af arbejdsskade. Anvendes når en sygemeldt medarbejder får tilbudt praktik på egen arbejdsplads i forbindelse med afklaring om beskæftigelse. Afv.type: TT Supplerende kode: DAS Ret klokkeslæt i afvigelsen til tidsrum med fravær på en del af tjenesten. Fravær indberettes dagligt Kan ikke indberettes i Vagtplan, da fraværet skal indberettes samtidig med sygdom. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Samme som nedsat tid på grund af sygdom Beregning af dagpengerefusion sker også i perioder med virksomhedspraktik. Samme som nedsat tid på grund af sygdom. Vær opmærksom på, at Nedsat tjeneste arbejdsskade kan kun anvendes, når der er oprettet en arbejdsskade. Registrering af virksomhedspraktik kan give et overblik over praktiktimer og kan have værdi til statistikformål. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 14 af 28 Redigeret september 2017
Fravær vedr. ferie 6. ferieuge timer Anvendes ved afholdelse af 6. ferieuge. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom, nedsat tid og arbejdsskade. Afv.type: FF 6. ferieuge overføres i RI - Fravær/nærvær. Hele tjenesten eller en del af tjenesten angivet ved starttid og sluttid. 6. ferieuge godkendt under sygdom Anvendes ved afholdelses af 6. ferieuge, som er godkendt af ydelses- /dagpengekontoret under sygdom. Overførte timer vedr. 6. ferieuge afvikles i Vagtplan med Afv.type FE. 6. ferieuge godkendt under sygdom/arbejdsskade: Kan ikke indberettes i Vagtplan, da fraværet skal indberettes samtidig med sygdom. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Der skal være fravær med enslydende fraværsårsag før og efter perioden med 6. ferieuge godkendt under sygdom. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejdsskade. Det er vigtigt at der foreligger accept fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I modsat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Indberetning af 6. ferieuge godkendt under sygdom overføres til Dagpenge og der udbetales ikke refusion under ferien. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 15 af 28 Redigeret september 2017
6. ferieuge godkendt under nedsat tid: Dage med nedsat tid i ferieperioden slettes i Vagtplan. Aftaleperioden med nedsat tid skal ikke fjernes i perioden med 6. ferieuge. 6. ferieuge godkendt under sygdom indberettes i RI Fravær/nærvær med fraværsårsag Godkendt 6. ferieuge under sygdom. Fravær ved nedsat tjeneste indberettes igen efter fravær med godkendt 6. ferieuge. Ferietimer Anvendes ved afholdelse af ferie Den automatiske ferie rækkefølge er: Overført ferie Ferie med løn Ferie uden løn Afv.type: FE Hvis der er behov for at ændre på ferierækkefølgen kontaktes BPO/KMD. Restferie overføres i RI Fravær/nærvær. Ferie godkendt under sygdom Anvendes ved afholdelses af ferie, som er godkendt af ydelses-/dagpengekontoret under sygdom. Ferie godkendt under sygdom/arbejdsskade: Kan ikke indberettes i Vagtplan, da fraværet skal indberettes samtidig med sygdom. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Det er vigtigt at der foreligger accept fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I modsat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 16 af 28 Redigeret september 2017
Der skal være fravær med enslydende fraværsårsag før og efter perioden med ferie godkendt under sygdom. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejdsskade. Indberetning af ferie godkendt under sygdom overføres til Dagpenge og der udbetales ikke refusion under ferien. Ferie godkendt under nedsat tid: Dage med nedsat tid i ferieperioden slettes Vagtplan. Aftaleperioden med nedsat tid skal ikke fjernes i ferieperioden. Ferie godkendt under sygdom indberettes i RI Fravær/nærvær med fraværsårsag Godkendt ferie under sygdom. Fravær ved nedsat tjeneste indberettes igen efter fravær med godkendt ferie. Sygdomsramt ferie karens. Skal bruges fra den 1. maj 2015. Anvendes ved de 5 første sygedage (arbejdsdage) under ferie i ferieåret. Medregnes som afholdt ferie. Kan ikke indberettes i Vagtplan da Sygdomsramt ferie karens indberettes samtidig med ferie. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Er medarbejderen fortsat syg efter 5 karensdage og ferien ikke I forbindelse med karensdage/erstatningsferie ved sygdom skal der afleveres lægelig dokumentation. En medarbejder, der har optjent 25 dages ferie, har ved Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 17 af 28 Redigeret september 2017
Sygdomsramt ferie erstatning. Skal bruges fra den 1. maj 2015. Anvendes til optælling af ferietimer, der skal erstattes. Ferietimer til erstatning kan ses RI Fravær/nærvær under tidssaldi. Timerne er vejledende og vil ikke blive nedskrevet ved senere ferieafholdelse. Saldoen kan bruges som hjælp til at finde medarbejdere, som evt. skal have overført ferie. Saldoen bliver nulstillet ved udløb af ferieåret pr. 30. april. afsluttet indberettes Sygdomsramt ferie erstatning Sygdomsramt ferie karens stoppes efter 5 karensdage og fra den næste dag indberettes sygdom som åbenstående periode. Perioden lukkes, når medarbejderen har genoptaget arbejdet. Kan ikke indberettes i Vagtplan da Sygdomsramt ferie erstatning indberettes samtidig med sygdom. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Er medarbejderen fortsat syg efter 5 karensdage og ferien ikke afsluttet indberettes Sygdomsramt ferie erstatning samtidig med Sygdom Ferien afsluttes efter karensperioden og feriesaldoen opskrives med restferien. Sygdom indberettes umiddelbart efter ferien, samtidig indberettes Sygdomsramt ferie erstatning i perioden for restferie. Arbejdsgiverperioden starter fra indberetning Sygdom og Sygdomsramt ferie erstatning sygdom ret til erstatningsferie efter 5 sygedage under ferie i ferieåret. Ved mindre end 25 dages optjent ferie er retten til erstatningsferie forholdsvis mindre. I forbindelse med karensdage/erstatningsferie ved sygdom skal der afleveres lægelig dokumentation. Det er vigtigt, at få afsluttet ferien efter karensdagene og startet sygdom direkte efter. Eksempel. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 18 af 28 Redigeret september 2017
Tillidshverv Organisationsmøde Anvendes udelukkende når tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant har deltaget i møde, som berettiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Planlagt ferie fra 7.7.2014-27.7.2014. Syg fra 14.7.2014. I Vagtplan afsluttes ferien efter de 5 karensdage 18.7.2014 og sygdom indberettes åbentstående fra 19.7.2014. I RI Fravær/nærvær indberettes Sygdomsramt ferie karens fra 14.7.2014 og Sygdomsramt ferie erstatning fra 19.7.2014-27.7.2014. Afv.type: KU Suppl.kode: ORG Ved indberetning for en del af en dag, eksempelvis 4,5 timer. I afvigelser fjernes flueben ved Brug tid fra tjeneste. Derefter tilrettes Starttid og Sluttid for fraværet. Overlappende fravær må ikke forekomme, det overføres forkert til KMD OPUS og giver fejl i regningen, der sendes til Fagforbundet. Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning uploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Blanketten skal fremsendes til: akutrefusioner@kmd.dk Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 19 af 28 Redigeret september 2017
og i emnefeltet skrives AKUT + kaldenavnkort + medarbejdernummer. Tillidsmandskursus Anvendes udelukkende når tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant har deltaget i kursus, som berettiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Afv.type: KU Suppl.kode: TRK Ved indberetning for en del af en dag, eksempelvis 4,5 timer. I afvigelser fjernes flueben ved Brug tid fra tjeneste. Derefter tilrettes Starttid og Sluttid for fraværet. Overlappende fravær må ikke forekomme, det overføres forkert til KMD OPUS og giver fejl i regningen, der sendes til Fagforbundet. Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning uploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Blanketten skal fremsendes til: akutrefusioner@kmd.dk og i emnefeltet skrives AKUT + kaldenavnkort + medarbejdernummer. Udøvelse af hverv Anvendes hvis oplyst af faglig organisation. Må kun benyttes når den faglige organisation har indkaldt og der gives AKUT refusion. Afv.type: KU Suppl.kode: UDØ Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 20 af 28 Redigeret september 2017
Resulterer i AKUT refusion. Ved indberetning for en del af en dag, eksempelvis 4,5 timer. I afvigelser fjernes flueben ved Brug tid fra tjeneste. Derefter tilrettes Starttid og Sluttid for fraværet. Overlappende fravær må ikke forekomme, det overføres forkert til KMD OPUS og giver fejl i regningen, der sendes til Fagforbundet. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning uploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Blanketten skal fremsendes til: akutrefusioner@kmd.dk og i emnefeltet skrives AKUT + kaldenavnkort + medarbejdernummer. Tjenestefrihed og Orlov Tjenestefri Anvendes til tjenestefri med løn: Fridage i henhold til Aarhus Kommunes Tjenestefrihedsregulativ. Plejeorlov. Op til 10 dages indlæggelse for børn. Tillidsarbejde uden refusion. Behandling for kronisk sygdom. Efter særlig aftale med leder. Afv.kode: TJ Suppl.kode: i forhold til frihed Slutdato skal indberettes. Sæt flueben ved Med særydelser, hvis der skal udbetales særydelser i perioden med fravær. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 21 af 28 Redigeret september 2017
Tjenestefri Bevilling af tabt arbejdsfortjeneste Tjenestefri uden løn Anvendes ved bevilling af tabt arbejdsfortjeneste under en måned eller bevilling uden fast timetal. Tjenestefri uden løn under en måned. Afv.kode: TJ Flueben fjernes ved med særydelser Afv.kode: TJ Flueben fjernes ved med løn og med særydelser Lønfradraget skal indberettes i RI Engangsydelser, i skabelon ÅK TJFRI U/L, Tjenestefri med løntræk, antal timer Registreringen medfører løntræk via lønart 0879-1 med timepris incl. Eget pensionsbidrag. Der sker ikke reduktion af det pensionsbidrag der skal afregnes til pensionskassen. Orlov uden løn over en måned. Fravær en hel kalendermåned eller mere. F.eks. 1.7.17-31.7.17. Ved skæve måneder f.eks. 5.2.17-4.3.17 28 dage præcis en måned. 4.4.17-4.5.17 31 dage 1 måned og 1 dag. Seniordage mv. Seniordage Anvendes ved orlov uden løn over en måned. Indberettes af KMD BPO. Anvendes ved afvikling af seniordage, herunder Seniordage ift. cen- Orlovsblanket i RI Lønservice indsendes. KMD BPO fjerner tilslutning til Vagtplan i orlovsperioden. Afv.type: SO Kommer medarbejderen ikke tilbage efter endt orlov, skal der indsendes fratrædelsesblanket. Tilgodehavende afspadsering med 3 måneders regel udbetales løbende efter sædvanlige frister i løbet af orloven. Der optjenes og afvikles ikke FO-dage. Oplysninger om lokalt aftalte seniordage indberettes Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 22 af 28 Redigeret september 2017
tral aftale mellem KL og KTO/Sundhedskartellet, overenskomst og individuelt aftalte seniordage. i RI Lønservice under Ændring Senior-/Fritvalgsordning (findes kun i MBU). Seniorordning timeafvikling Fritvalgsdage Øvrigt fravær Frihed i h.t. overenskomst (FO-dage) Seniordage afvikling i timer - iht. central aftale mellem KL og KTO/Sundhedskartellet, overenskomst og individuelt aftalte seniordage. Anvendes ved afvikling af fritvalgsdage. Gælder for medarbejdere, som optjener fritvalgsdage efter deres overenskomst. Systemet lægger årsagen ind i kalenderen. Skal ikke indberettes Atv.type: SO Suppl.kode: SOT Ingen betydning for VP-brugere. Indberetning fra vagtplan overskriver i RI. FO-dage. Kun til grupper omfattet af arbejdstidsaftalerne 79.01 og 79.03, ansatte i kommunernes ældreog sundheds- og handicapområde Søgne-helligdag Skal ikke indberettes. Dannes automatisk i.h.t overenskomst. Frihed i h.t. overenskomst indgår som fraværsårsag i rapporter i Rollebaseret Indgang. Hvis der f.eks. er registreret ferie uden løn i en uge, hvor der også er Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 23 af 28 Redigeret september 2017
registreret en søgne/helligdag, reduceres løntræk for ferieperioden med det antal arbejdstimer der ligger på dagen med søgne/helligdag. Specialdag Anvendes for Grupper, der har halve og hele fridage, f.eks. 1. Maj, grundlovsdag, 24/12 og 31/12. For faggrupper, hvor der ikke automatisk lægges SP-dage ind, skal specialdagene indberettes på den enkelte medarbejder, f.eks AC er.. Afv.type: SP AC ers ret til frihed i Aarhus Kommune: 1. maj og 5. juni fra kl. 12.00 24. og 31. dec. hele dagen. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 24 af 28 Redigeret september 2017
Bilag 1 - Indberetning af nedsat tjeneste Er nedsat tjeneste i forlængelse af fuldtidsfravær laves indberetningen i 2 trin. Trin 1: før kl. 10 afsluttes fuldtidsfravær ved at indberette sidste fraværsdag i fraværsperioden. Trin 2: efter kl. 12 indberettes fravær med nedsat tjeneste. Når en medarbejder skal arbejde på nedsat tid, indtaster du NS I Vagtplan og der kommer en dialogboks frem, hvor der gøres opmærksom på, at der ikke er indtastet en aftale og der spørges om en sådan skal oprettes. Her er svaret: ja. Herefter indtaster du den aftalte periode ind i dialogboksen og registrerer den nedsatte arbejdstid for den pågældende dag. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 25 af 28 Redigeret september 2017
Herefter skal du på hver dag, hvor medarbejderen har nedsat tid indtaste det tidsrum af arbejdstiden, hvor medarbejderen ikke kan arbejde. Når du i Vagtplan taster NS må der ikke komme en dialogboksboks frem og sige, at der ikke er en aftale om nedsat tjeneste, for perioden er jo oprettet. Når du indtaster NS på dagene i den aftalte periode, skal periodens datoer automatisk fremkomme i dialogboksen, når du indtaster afvigelsen NS. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 26 af 28 Redigeret september 2017
Når en medarbejder er syg, får vi som arbejdsgiver refusion efter 30 dages fravær (karensperiode 30 dage) og derfor er det af yderste vigtighed, at der er registreret fravær i Vagtplan på 30. dagen efter sygefraværets start. Eks. Vi har en medarbejder der er fuldtidssyg i 7 dage. Herefter er medarbejderen nedsat syg i 21 dage = 28 dages sygefravær. Herefter bliver der ikke, med det samme, indtastet yderligere fravær i Vagtplan, selvom medarbejderen fortsat skal arbejde på nedsat tid. Dette betyder, at når Vagtplan overfører data til RI Fravær/nærvær, står der på 30. og 31. dagen efter sygefraværets start ikke noget fravær. Og derfor bliver der ikke dannet et dagpengeskema. Oprettelse af yderligere nedsat tjeneste bliver derfor ikke anmeldt rettidigt og der mistes dagpengerefusion. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 27 af 28 Redigeret september 2017
Når I opretter en periode med nedsat tjeneste skal perioden ALTID oprettes ud over 30. dagen efter sygefraværet start og der SKAL indsættes NS på dagene, og ved I ikke hvornår denne nedsat tjeneste finder sted, må I sætte fiktive timer ind i Vagtplan. Når I har de rigtige data må I rette til i Vagtplan. (Det er bedre at få for meget dagpengerefusion og betale noget tilbage, end slet ikke at få dagpengerefusion). Hvis en aftale om nedsat tid skal forlænges, skal der oprettes en ny periode, hvor startdato er lig med dag efter slutdatoen for foregående aftale. Rettelse af forkert indberettet nedsat tjeneste. Udskriv tjenesteopgørelse i Vagtplan, som viser hvordan registrering er foretaget, så du har de tidspunkter der skal indberettes fravær med nedsat tjeneste. Sletning af fraværsregistrering i Vagtplan og ny indberetning i Vagtplan foretages i to trin. Se nedenstående vejledning. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 28 af 28 Redigeret september 2017