Betingelser for prækvalifikation Udbudsbekendtgørelsesnummer: xxxx/s xxx-xxxxxx Begrænset udbud Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Levering af håndværkerydelser (tømrer og snedker, maler) til Horsens Kommune
Indhold 1 INFORMATIONER TIL ANSØGER...3 1.1 GENEREL BESKRIVELSE AF UDBYDER...3 1.2 PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALETS OPBYGNING...3 Tidsfrister og kontaktoplysninger...3 Prækvalifikationsbetingelser...3 Bilag 1 - Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation...3 Herunder samles...3 Bilag 1a Underskrift og oplysninger...3 Bilag 1b Referenceliste...3 Bilag 2 Eksempel på udfyldelse af Bilag 1 - Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation...3 Bilag 3 Indhold af delområder...3 1.3 TIDSFRISTER OG KONTAKTOPLYSNINGER...4 2 UDBUDDETS OMFANG OG VILKÅR...5 2.1 GENEREL BESKRIVELSE AF UDBUDDET....5 2.2 EKSEMPLER PÅ HVAD DER ER OMFATTET AF DE UDBUDTE DELAFTALER...8 2.3 OVERORDNET PROCES FOR DET BEGRÆNSEDE UDBUD OG EFTERFØLGENDE TILDELING AF OPGAVER PÅ DELAFTALERNE...10 2.4 VEJLEDENDE TIDSPLAN FOR DET BEGRÆNSEDE UDBUD (PRÆKVALIFIKATION OG UDBUD)...11 2.5 FORMKRAV...11 2.6 SPROGKRAV...11 2.7 SPØRGEMØDE...11 2.8 UDGIFTER VED PRÆKVALIFIKATION...12 3 PROCEDURE FOR PRÆKVALIFIKATION...13 3.1 UDBUDSFORM...13 3.2 ANSØGNING OM PRÆKVALIFIKATION...13 3.3 ANSØGNINGER AFGIVET MED STØTTEERKLÆRING...14 3.4 ANSØGNINGER AFGIVET AF KONSORTIER...15 3.5 VALG MELLEM FLERE KVALIFICEREDE ANSØGERE...15 3.6 ÅBNING AF INDKOMNE ANSØGNINGER...15 3.7 UNDERRETNING OM PRÆKVALIFIKATION...16 4 TJEKLISTE...17 Side 2 af 17
1 Informationer til Ansøger 1.1 Generel beskrivelse af Udbyder Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner er et samarbejde mellem Hedensted, Horsens og Odder Kommuner og agerer som tovholder i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. 1.2 Prækvalifikationsmaterialets opbygning Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Tidsfrister og kontaktoplysninger Prækvalifikationsbetingelser Bilag 1 - Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation Herunder samles Bilag 1a Underskrift og oplysninger Bilag 1b Referenceliste Bilag 2 Eksempel på udfyldelse af Bilag 1 - Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation Bilag 3 Indhold af delområder Side 3 af 17
1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet skal formuleres skriftligt. Det anbefales, at Ansøger fremsender spørgsmål så tidligt som muligt i ansøgningsperioden, således der er tid til at svare på spørgsmålene og til at tage svarene til efterretning i udarbejdelsen af tilbud. Spørgsmålene skal sendes pr. e-mail og vil blive besvaret skriftligt. Alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Horsens Kommunes hjemmeside: http://www.horsens.dk/erhverv/udbud/byggeoganlaegsop gaver.aspx Frister og kontaktoplysninger Alle spørgsmål, der er modtaget senest den 29.09.2015 vil blive besvaret. Svar på spørgsmål bliver senest offentliggjort d. 01.10.2015. Spørgsmål sendes til følgende e-mail adresse: udbud-haandvaerk@horsens.dk med emnet Spørgsmål udbud på håndværkerydelser. Frist for tilmelding til spørgemøde: Tilmelding skal ske til udbudhaandvaerk@horsens.dk senest 24.09.2015 kl. 12.00. Spørgemøde afholdes: Ansøgningsfrist Fristen for ansøgning om prækvalifikation: Prækvalifikationsmaterialet skal fremsendes/afleveres skriftligt i originalt eksemplar, dvs. i alt 1 eksemplar. Ved aflevering skal ansøgningen være mærket og lukket. Ansøger bærer selv ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem. Ved aflevering af ansøgningen ved personligt fremmøde til Indkøbskontoret vil Ansøger få en kvittering på, at ansøgningen er modtaget samt dato og tidspunkt for modtagelsen. Den 29.09.2015, kl. 16.30, Foredragssalen Horsens Rådhus, Rådhustorvet 4, 8700 Horsens Ansøgningen skal senest afleveres d. 07.10 2015, kl. 12.00 Ansøgningen skal mærkes med Ansøgning prækvalifikation håndværkerydelser. Horsens Kommune Indkøbsafdelingen lokale 2.234 Rådhustorvet 4 8700 Horsens Att.: Dorte Pernille Vestergaard Normal åbningstid for kontoret er mandagonsdag kl. 8.00-15.30, torsdag kl. 8.00-17.00 og fredag kl. 8.00-13.30. Forventet kontraktstart Forventet kontraktstart d. 01.03.2016 Side 4 af 17
2 Udbuddets omfang og vilkår Generel beskrivelse af udbuddet. Udbyder ønsker at samle sine indkøb af håndværkerydelser. Horsens Kommune har pt. et andet begrænset udbud i gang (Udbudsbekendtgørelse 2015/S 096-173283), der omfatter en delaftale vedrørende ventilationsarbejder og en anden delaftale vedrørende hovedentrepriser. Her har der været ansøgningsfrist for prækvalifikation. I indeværende udbud ønsker Horsens Kommune at samle indkøb af håndværkerydelser for så vidt angår: Udvendig vedligehold af tømrer -, snedker- og malerarbejder for alle kommunale bygninger (undtagen bygninger på øen Endelave) og indvendig vedligehold af tømrer-, snedker- og malerarbejder på Horsens Rådhus og i ældreboliger. For yderligere beskrivelse af ovenstående punkter se afsnit 2.2 Eksempler på hvad der er omfattet af de udbudte delaftaler. På baggrund af udbuddet indgås en række rammeaftaler inden for følgende delaftaler: Delaftale 1a: Tømrer og Snedker delområde 1 Delaftale 1b: Tømrer og Snedker delområde 2 Delaftale 1c: Tømrer og Snedker delområde 3 Delaftale 2a: Maler delområde 1 Delaftale 2b: Maler delområde 2 Delaftale 2c: Maler delområde 3 For alle delaftaler er det fagentrepriser, der udbydes. For fagentrepriser er opgaverne mangeartede og omfatter både akutte og planlagte vedligeholdelsesarbejder/opgaver. Ved akutte vedligeholdelsesarbejder/opgaver er der tale om opgaver der kræver hurtig afhjælpning af hensyn til bygningsmassen og bygningens drift. Behovet for udbedring har karakter af at være pludselig opstået. Ved planlagte vedligeholdelsesarbejder/opgaver er der tale om istandsættelsesopgaver, reparationer og forebyggende vedligeholdelsesopgaver. Planlagte vedligeholdelsesopgaver kan både være fagentrepriser eller hovedentrepriser afhængigt af typen af vedligeholdelsesopgaven. Side 5 af 17
I skemaet nedenfor angives den forventede fordeling af det forventede årlige volumen i 2016 på de enkelte delaftaler. Estimatet er udelukkende vejledende og bygger på Udbyders vurdering ud fra omfanget af planlagt vedligehold samt vurdering af akutarbejde. Der er ikke garanteret en fremtidig omsætning: Delaftaler Estimeret omsætning i dkr ekskl. moms Bygningsmasse i m 2 Delaftale 1a: Tømrer og snedker delområde 1 0,25 4 million 109.794 m 2 Delaftale 1b: Tømrer og snedker delområde 2 0,25 4 million 104.812 m 2 Delaftale 1c: Tømrer og snedker delområde 3 0,25 4 million 104.514 m 2 Delaftale 2a: Maler geografisk delområde 1 0,25 1 million 109.794 m 2 Delaftale 2b: Maler geografisk delområde 2 0,25 1 million 104.812 m 2 Delaftale 2c: Maler geografisk delområde 3 0,25 1 million 104.514 m 2 Hver delaftale er på 2 år med mulighed for op til 2 x12 måneders forlængelse. Forventet kontraktstart er den 01.03.2016. Horsens Kommune er opdelt i 3 delområder indholdet af de 3 delområder fremgår af Bilag 3 Indhold af delområder, samt se ligeledes nedenstående kort, der viser opdelingen af Horsens Kommune i delområder: Side 6 af 17
Prækvalifikation For delaftalerne 1a 1c Tømrer og Snedker kan der maksimalt søges om prækvalifikation til 2 af de 3 delaftaler. For delaftalerne 2a 2c Maler kan der maksimalt søges om prækvalifikation til 2 af de 3 delaftaler. Ansøges om prækvalifikation til mere end 2 delaftaler indenfor et fagområde (tømrer-snedker er et fagområde. Maler er et andet fagområde), vil Udbyder anse det som om at der er søgt om prækvalifikation til de 2 delaftaler med bogstaverne b og c. Ansøges for eksempel om prækvalifikation til delaftale 1a, 1b og 1c vil Udbyder anse det som, at der er søgt om prækvalifikation til 1b og 1c. Har en ansøger udfyldt Bilag 1b referenceliste for delaftale 1a-1c: Tømrer og Snedker, men mangler at krydse af i Bilag 1b, hvilke delaftaler inden for tømrer og snedker, der søges om prækvalifikation til, vil Udbyder anse det som om at der er søgt om prækvalifikation til delaftale 1b og delaftale 1c. Har en ansøger udfyldt Bilag 1b referenceliste for delaftale 2a-2c: Maler, men mangler at krydse af i Bilag 1b, hvilke delaftaler inden for maler, der søges om prækvalifikation til, vil Udbyder anse det som om at der er søgt om prækvalifikation til delaftale 2b og delaftale 2c. Der kan ikke ansøges om prækvalifikation på dele af én enkelt delaftale. Den enkelte Ansøger kan blive prækvalificeret mellem 0 til det antal delaftaler de har søgt om prækvalifikation til. Bemærk, at det kun er muligt at fremsende én ansøgning om prækvalifikation per delaftale per virksomhed eller konsortium. Af det efterfølgende skema fremgår antallet af leverandører, der ønskes prækvalificeret til hver delaftale og antallet af leverandører, der kommer på hver enkelt delaftale: Delaftaler Antal prækvalificerede Antal leverandører på rammeaftale Delaftale 1a: Tømrer og snedker delområde 1 10 7 Delaftale 1b: Tømrer og snedker delområde 2 10 7 Delaftale 1c: Tømrer og snedker delområde 3 10 7 Delaftale 2a: Maler delområde 1 10 7 Delaftale 2b: Maler delområde 2 10 7 Delaftale 2c: Maler delområde 3 10 7 Udbud De endelige delaftaler vil blive tildelt efter tildelingskriteriet laveste pris. Tildeling på rammeaftale Akutte vedligeholdelsesopgaver vil blive tildelt ved direkte tildeling. Side 7 af 17
Planlagte opgaver under en 100.000 kr. ekskl. moms for delaftale 1a 1c Tømrer og Snedker vil blive tildelt ved direkte tildeling. Planlagte opgaver under 25.000 kr. ekskl. moms for delaftale 2a 2c Maler vil blive tildelt ved direkte tildeling. Planlagte opgaver over ovenstående beløb vil blive tildelt ved gennemførelse af miniudbud. 2.2 Eksempler på hvad der er omfattet af de udbudte delaftaler Delaftale 1a 1c: Tømrer og Snedker Følgende er eksempler på hvad der er omfattet af delaftalerne: Udvendig vedligehold f.eks.: Udskiftning af tagbeklædninger (asbesttag, tegl, rytterlys), efterisolering af tagrum, underbeklædninger, sternkanter og tagvinduer m.v. Lette facader af alle typer (asbest, fiberbetonplader, stålplader m.v. inkl. isolering) Udskiftning af døre- og vinduer (træ, træ/alu, alu/alu) udlusning af råddent træ. Trapper, altan og værn af træ- og metal Indvendig vedligehold rådhuset og ældreboliger f.eks. Omforandringer (lofter, vægge af forskellige typer, træskellet vægge, isætning af døre m.v.) Samarbejdsrelationer Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget fra f.eks. få reparationer på konstruktionsdele til udskiftninger af større konstruktioner og overflader. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Delaftale 2a 2c: Maler Følgende arbejder er omfattet af delaftalerne: Udvendig vedligehold f.eks.: Tagstern, underbeklædninger, gavle mv. Vinduer og døre i facader, udvendigt Facader af træ, puds, beton, murværk og lign. Indvendige vedligehold og nybehandling på rådhuset og i ældreboliger f.eks. Vedligehold af overflader (vægge, døre og vinduer, lofter, radiator, rør mv.) Nybehandling af overflade (gipsvægge, paneler mv.) Samarbejdsrelationer Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Side 8 af 17
Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget f.eks. fra maling af enkelte vægge til maling af alle facader på en eller flere ejendomme. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Side 9 af 17
2.3 Overordnet proces for det begrænsede udbud og efterfølgende tildeling af opgaver på delaftalerne Processen for udbud af håndværkerydelser består af 3 delprocesser: 1. Prækvalifikation 2. Udbud 3. Anvendelse af rammeaftale (miniudbud eller direkte tildeling) Punkterne 1 og 2 skal gennemføres 1 gang og resultatet er en række rammeaftaler inden for de specifikke delaftaler (f.eks. Delaftale 1a: Tømrer og Snedker delområde 1). Under delprocessen, prækvalifikation udvælges de ansøgere, der kan byde på rammeaftalen. Under delprocessen udbud tildeles leverandører til de enkelte delaftaler. Under delprocessen anvendelse af rammeaftale indgås konkrete entrepriseleverancer med én leverandør. Med andre ord skal punkt 3 gennemføres hver gang, der skal gennemføres en konkret fagentreprise. Tildeling af opgaver på rammeaftalen kan ske enten ved mini-udbud eller direkte tildeling. Overordnet kan hele processen for udbuddet af håndværkerydelser skitseres på følgende måde: Side 10 af 17
2.4 Vejledende tidsplan for det begrænsede udbud (prækvalifikation og udbud) Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED og offentliggørelse på Horsens Kommunes hjemmeside 04.09.2015 Ansøgningsfrist for prækvalifikation 07.10.2015 Vurdering af ansøgere Uge 41-46 Forventet underretning af ansøgere og fremsendelse af udbudsmateriale Uge 46 Tilbudsfrist Uge 52 Tilbudsvurdering Uge 1-4 2016 Underretning om udbudsprocedurens udfald Uge 5 2016 Standstill-periode udløb Uge 6 Forventet kontraktunderskrivelse Uge 8 Kontraktstart 01.03.2016 2.5 Formkrav Ansøgningen inkl. eventuelle bilag skal fremsendes/afleveres skriftligt i originalt eksemplar, dvs. i alt 1 eksemplar. Ansøgningen inkl. alle bilag skal mærkes med emnet Ansøgning - prækvalifikation håndværkerydelser til Horsens Kommune. Bilag 1 Afgivelse af oplysninger vedrørende prækvalifikation skal anvendes i forbindelse med tilbudsgivningen. 2.6 Sprogkrav Tilbud samt al kommunikation i ansøgnings-, udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Bilag (udover Bilag 1) kan imidlertid accepteres på engelsk, såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Ansøger oversætte relevante dele af disse til dansk indenfor 5 arbejdsdage. Ansøger skal oversætte de dele som Udbyder udpeger som relevant. Udgifter forbundet hermed, er Udbyder uvedkommende. 2.7 Spørgemøde Der afholdes et særskilt spørgemøde for alle interesserede ansøgere. Spørgemødet har til formål at sikre, at alle ansøgere har mulighed for at få en introduktion og gennemgang af det samlede prækvalifikationsmateriale og stille spørgsmål. Potentielle ansøgere opfordres til at deltage i spørgemødet. Side 11 af 17
Ansøgere kan inden spørgemødet fremsende spørgsmål, som de gerne vil have svar på til spørgemødet. Spørgsmål skal sendes til udbud-haandvaerk@horsens.dk og mærkes Spørgsmål til spørgemødet. Udbyder vil gerne have spørgsmålene senest d. 24.09.2015 kl. 12.00. Spørgsmål behøver ikke at være fremsendt inden spørgemødet, men kan stilles på mødet. Hver ansøger har mulighed for at deltage med op til 2 personer. Alle deltagere skal tilmeldes spørgemødet. Tilmelding foregår til udbud-haandvaerk@horsens.dk. Tilmelding til spørgemødet skal ske senest d. 24.09.2015 kl. 12.00. Spørgemødet foregår d. 29.09.2015 kl. 16.30 i Foredragssalen på Horsens Rådhus, Rådhustorvet 4, 8700 Horsens. 2.8 Udgifter ved prækvalifikation Ansøgers omkostninger i forbindelse med nærværende ansøgning er Udbyder uvedkommende. Modtagne ansøgninger vil ikke blive returneret eller udleveret efter endt vurdering. Side 12 af 17
3 Procedure for prækvalifikation Udbudsform Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om begrænset udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører, at Udbyder er forpligtet til at følge en række af formelle regler og procedure i forbindelse med tildeling af kontrakt. I den forbindelse ønsker Udbyder at henlede Ansøgernes opmærksomhed på: Udbyder er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra ansøgninger, der ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis den indeholder væsentlige uklarheder. 3.2 Ansøgning om prækvalifikation Ansøger bedes i ansøgningen om prækvalifikation fremsende følgende informationer. Informationerne under punkter d), e) og f), vil danne grundlag for vurderingen af Ansøgers økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og faglige formåen: a. Kontaktoplysninger på Ansøger (Virksomhedens navn, virksomhedens CVR/SE-nr., Virksomhedens adresse, Navn på kontaktperson, E-mail på kontaktperson og telefonnummer på kontaktperson). Angives i Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. b. Angivelse af hvilke delaftaler, der søges om prækvalifikation til. Angives i Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. c. Tilbud og prækvalifikation er ikke koordineret med andre. Angives i Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. d. Antal ansatte i virksomheden på tidspunktet for ansøgning om prækvalifikation. Tallet (ikke et interval) angives i Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. Angiver ansøger et interval i ansøgningen vil udbyder anse det som om, at antallet af ansatte på ansøgningstidspunktet er lig det laveste tal i intervallet. e. Underskrevet tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, samt hvorvidt Ansøger er omfattet af udelukkelsesgrundene nævnt i artikel 45, stk. 1 samt art. 45, stk. 2, litra a-c samt litra e-f i Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Angives i Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. Mindstekrav: - Ansøger må højst have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på 100.000 DKK. Side 13 af 17
- Ansøger må ikke befinde sig i blot en af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c samt litra e-f. I disse tilfælde vil Ansøger blive udelukket. f. Referenceliste med op til de 5 betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er gennemført i løbet af de seneste 5 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontraktsum. Ved sammenlignelige leveringer forstås opgaver inden for samme fagområde (tømrer-snedker, maler) afhængigt af hvilke delaftaler, der ansøges om prækvalifikation til. Det er uden betydning, om leverancen er foretaget til det offentlige eller en privat virksomhed. Følgende oplysninger skal angives pr reference: 1. Beskrivelse af sammenlignelige levering og tilhørende kontraktsum Der skal i Bilag 1 udfyldes en referenceliste for hvert af de fagområder (tømrer-snedker og/eller maler), der søges om prækvalifikation til. Angives i Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. Bemærk, selvom der ansøges om prækvalifikation til flere delaftaler skal Bilag 1 kun medsendes én gang. Dog gælder, at hvis der ansøges som konsortium skal Bilag 1 medsendes og udfyldes for hver konsortiedeltager. Dog skal oplysninger under punkt a) og b) kun udfyldes for den konsortiedeltager, der er underskriftsbemyndiget af de øvrige konsortiedeltagere jf. afsnit 3.4 Ansøgning afgivet af konsortier. Se ligeledes afsnit 3.3 hvis en ansøgning afgives med støtteerklæring. 3.3 Ansøgninger afgivet med støtteerklæring Støtteerklæringen skal afleveres rettidig sammen med ansøgningen, for at den kan indgå i tilbudsevalueringen. Såfremt Ansøger ønsker, at en underleverandørs økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet skal indgå i bedømmelsen af Ansøgers egnethed til at udføre kontrakten, skal underleverandøren afgive en støtteerklæring. Udbyder har en skabelon til støtteerklæring, der kan anvendes. Denne kan rekvireres hos Udbyder, ved at sende en mail til udbud-hho@horsens.dk. Støtteerklæringen findes også på Indkøbsfællesskabet HHO s hjemmeside: www.indkob-hho.dk. Ved støtteerklæring dokumenterer Ansøger, at denne er berettiget til at råde over underleverandørens økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet for den del af opgaven, som underleverandøren forventes at udføre. Ud over støtteerklæringen skal for afgiveren af støtteerklæringen medsendes: - Bilag 1 kontaktoplysninger og antal ansatte i virksomheden. - For støtteerklæringer vedrørende underleverandørs tekniske kapacitet: Bilag 1b Referenceliste Støtteerklæringen skal afleveres rettidig sammen med tilbuddet, for at den kan indgå i tilbudsevalueringen. Side 14 af 17
3.4 Ansøgninger afgivet af konsortier Ansøgning kan afgives af konsortier. Et konsortium er et samarbejde eller en sammenslutning mellem to eller flere virksomheder. I et konsortium kan virksomhederne lægge deres tekniske, faglige, økonomiske og finansielle formåen sammen. Såfremt ansøgningen afgives af et konsortium, skal ansøgningen indeholde en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet samt bemyndigelse til at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ved ansøgning afgivet af konsortier skal oplysningerne, der kræves jf. afsnit 3.2, gives for hver deltager i konsortiet for undtagelse se under afsnit 3.2. I ansøgninger afgivet af konsortier skal det sikres, at ordretilgang og fakturering behandles ens af alle konsortiets medlemmer. Såfremt Ansøger afgiver ansøgning som et konsortium, kan Ansøger bede Udbyder om en formular til udfyldelse af erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, samt bemyndigelse til at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ovennævnte krav til konsortier gælder kun, hvor flere virksomheder i fællesskab afgiver ansøgning og omfatter således ikke virksomheder, der skal fungere som underentreprenør/underrådgiver/samarbejdspartner til en Ansøger. 3.5 Valg mellem flere kvalificerede Ansøgere For delaftale 1a-1c, 2a-2c Ordregiver vil for hver af de udbudte delaftaler udvælge de 10 egnede virksomheder/ansøgere, der på baggrund af opgaverne omfattet af de konkrete delaftaler tilsammen sikrer den bedste konkurrence om de udbudte delaftaler. Ordregiver vurderer, at den bedste konkurrence sikres ved, at udvælge 10 egnede virksomheder/ansøgere med forskellige virksomhedsprofiler (små håndværksvirksomheder; under 5 ansatte, mellemstore håndværksvirksomheder; 5-15 ansatte og store håndværksvirksomheder; mere end 15 ansatte) og ved at vælge de virksomheder/ansøgere inden for de forskellige virksomhedsprofiler, der har de bedste referencer fra udførelse af tilsvarende opgaver som de, der er omfattet af de enkelte delaftaler. Udbyder vil ved vurderingen af referencerne lægge vægt på i hvilket omfang, virksomheden/ansøgeren via referencerne dokumenterer erfaring med udførelse af opgaver svarende til de i prækvalifikationsmaterialet afsnit 2.2 oplyste eksempler på opgaver omfattet af de enkelte delaftaler. 3.6 Åbning af indkomne ansøgninger Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger. Side 15 af 17
3.7 Underretning om prækvalifikation Gennemgang og vurdering af ansøgninger er planlagt til perioden uge 41 til uge 46 i 2015. Når der foreligger en afgørelse, vil alle Ansøgere blive skriftligt underrettet om prækvalifikationsbeslutningen. Klager over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til klagenævnet for udbud inden 20 dage regnet fra den dag ordregiver har afsendt en underretning til de berørte Ansøgere om hvem der er blevet prækvalificeret. Side 16 af 17
4 Tjekliste Følgende huskeliste er ment som en hjælp til Ansøgerne for at gøre det mere overskueligt at aflevere en ansøgning, der opfylder de nødvendige formkrav. Det anbefales derfor at gennemgå huskelisten. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal indleveres i: Sammenslutninger af Ansøgere: Støtteerklæring Ansøgning skal sendes eller afleveres til: Horsens Rådhus Indkøbsafdelingen, lokale 2.234 Rådhustorvet 4, 8700 Horsens Att: Dorte Vestergaard Ansøgningen skal fremsendes skriftligt i originalt eksemplar, dvs. i alt 1 eksemplar. Ansøgningen skal mærkes med emnet Ansøgning prækvalifikation håndværkerydelser. Se desuden 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger ved prækvalifikation og afsnit 2.5 Formkrav for yderligere information herom. Hvis der ansøges som konsortium skal Bilag 1 medsendes og udfyldes for hver konsortiedeltager. Dog skal oplysninger under punkt a) og b) kun udfyldes for den konsortiedeltager, der er underskriftsbemyndiget af de øvrige konsortiedeltagere jf. afsnit 3.4 Ansøgning afgivet af konsortier. Såfremt der skal vurderes på en underleverandør i ansøgningen om prækvalifikation (se afsnit 3.2), skal der afgives en støtteerklæring. Denne skal indsendes sammen med tilbuddet. For at være sikker på, at støtteerklæringen er tilstrækkelig klar, har Udbyder en skabelon som kan anvendes af Ansøger. Se desuden afsnit 3.3. Ud over støtteerklæringen skal der for underleverandøren medsendes: - Bilag 1 kontaktoplysninger og antal ansatte i virksomheden - For støtteerklæringer vedrørende underleverandørs tekniske kapacitet: Bilag 1b Referenceliste Bilag Dokumentation / Titel Bilag 1 - Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation Bemærkninger Medsend bilag 1 én gang også selvom der ansøges om prækvalifikation til flere delaftaler. Udfyld og underskriv bilaget. Side 17 af 17