Indsamlingsdagen Landsindsamling 30. april 2017 Koordinators vejledning 1
Indhold Materialer... 3 Materialer til én indsamler... 4 Bestilling af materialer... 5 Levering af materialer... 5 Returnering af materialer... 6 Print af ruter... 7 Bank /Loomis... 8 Registrering i LIS på dagen... 9 Computer med på dagen... 9 Ikke computer med på dagen... 9 Registrering af nye indsamlere, som møder op på dagen... 10 Hvilke oplysninger skal jeg registrere på dagen?... 12 Beløb sendes til indsamler pr. mail... 12 Her registrerer du i LIS... 13 Support på dagen... 14 Inden du går i gang Denne vejledning er til alle koordinatorer, som koordinerer Hjerteforeningens landsindsamling den 30. april 2017. Vejledningen beskriver alle de opgaver, som skal håndteres i forbindelse med afvikling af selve indsamlingsdagen. Det kan variere, hvor mange opgaver man har mulighed for at påtage sig, som koordinator. Der kan være opgaver, der fremgår af denne vejledning, som ikke er din opgave. Dette er en aftale mellem dig og din Indsamlingsleder eller Frivilligkonsulent. I så fald, kan du naturligvis se bort fra de opgaver, du ikke står for. Er du i tvivl, beder vi dig kontakte din Frivilligkonsulent. Se kontaktinfo. på sidste side. Tak for din indsats. Med venlig hilsen Hjerteforeningen 2
Materialer Følgende materialer skal du bruge på dagen: Matas voucher Matas støtter Hjerteforeningens landsindsamling 2017 ved at donere en skøn Plaisir håndcreme til alle dem, som har hjulpet Hjerteforeningen med at samle penge den 30. april 2017. Når indsamler afleverer sit indsamlingshjerte, får man udleveret en voucher. Denne voucher gælder for ét stk. Plaisir håndcreme 100 ml. (værdig 79,95) og kan indløses én gang i alle Matas butikker til og med 15. maj 2017. Matas voucher er forbeholdt indsamlere. Er der vouchers tilovers, må koordinatorer meget gerne tage et stk. voucher hver. Voucher er ikke til børn. Resten beder vi jer sende retur, da disse skal afleveres til Matas. Indsamlingshjerter Indsamlingshjerterne leveres med labels og nummer påsat. Af labels fremgår tydeligt MobilePay nummer samt mulighed for SMS donation. Alle hjerter er nummereret tydeligt med et 5-cifret hjerteid (nummer). Hjertepins Der fremsendes 20 stk. hjertepins. Disse er til koordinatorer, men kan også gives til børn, som måtte dukke op på dagen. Generel folder om landsindsamlingen 1 indsamler skal have 80 foldere med på ruten. Folderne leveres i bundter af 80 stk. 3
Materialer til én indsamler Én indsamler skal have følgende materialer. Rute og forplejning kan variere lokalt. Når indsamler sendes afsted. 1 stk. indsamlingshjerte 1 stk. vejledning 80 stk. foldere 1 stk. net 1 stk. rute (print eller digitalt) 1 stk. forplejning (kan variere lokalt) Når indsamler kommer tilbage Afleverer indsamlingshjertet (husk registrering) Afleverer overskydende materialer Får en voucher fra Matas Kan beholde nettet Tilladelse ved indsamling v DSB station Har en indsamler valgt at samle ind ved en DSB station, skal du huske, at indsamler skal have en særlig tilladelse med. Denne printede tilladelse udleverer du til indsamler, sammen med materialerne. Tilladelsen finder du på koordinatorsitet (http://indsamling.hjerteforeningen.dk/ klik øverste højre hjørne Login til materialer. Brugernavn: lis2017 /Adgangskode: Indsamling2017. Tilladelsen finder du under Materialer /Tilladelse. 4
Bestilling af materialer Bestilling af materialer sker i LIS. Alle ordrer skal være afgivet 18. april 2017, da administrationen ellers ikke kan garantere, at materialerne når frem i tide. Bestil varer i LIS Vi har gjort det let for dig. Når du logger ind i LIS og klikker på knappen Bestilling af materialer, vil din ordre være prædefineret ud fra det aktuelle antal indsamlere i dit lokalområde. Hertil tillægges ca. 50% ekstra materialer. På denne måde tager vi så vidt muligt højde for tilgangen af indsamlere frem til den 30. april. OBS! Har du brug for ekstra materialer herudover, beder vi dig tage fat i din indsamlingsleder og/eller din frivilligkonsulent, som vil have ekstra suppleringsmaterialer. Se kontaktinfo. i LIS. Note! Net til indsamler er en sponsoreret og dermed begrænset vare. Derfor, løber vi mod forventning tør for denne vare, fremsendes poser med logo i stedet. Levering af materialer Materialerne leveres med GLS. Der skal afgives en bestilling for hver koordinator/hvert distrikt. Alle bestillinger for én kommune kan dog godt sende samlet til én adresse. Dette vil gælde i de tilfælde, hvor indsamlingsleder står for materialebestilling. I dette tilfælde skal samme adr. blot tastes ind i LIS for hvert distrikt. På denne måde kommer alle materialer til én samlet adr., men de er pakket hver for sig (pr. distrikt), så det er let for koordinatorerne at afhente deres varer. I de kommuner, hvor der ikke er en indsamlingsleder, sendes materialerne til den enkelte koordinator. 5
Returnering af materialer Følgende returfølgeseddel vil være vedlagt, når du modtager dine materialer. Der vil endvidere være vedlagt returlabels til at sætte på kasserne, når du skal sende materialer retur. Vi anbefaler, at du genbruger samme kasser/emballage til at sende retur. Når du har pakket kasserne med eventuelle returmaterialer og har sat labels på, skal kasserne blot afleveres ved en GLS-pakkeshop nær dig. Der er betalt for returnering af materialer. 6
Print af ruter Administrationen printer ikke ruter, hvis du selv har mulighed for at gøre det. - Tak for din hjælp! OBS! Har du brug for hjælp til print af ruter, skal vi vide det senest den 18. april. Hvordan printer jeg ruterne? Log ind i LIS og klik på print-ikonet Klik her for at printe alle ruter, som har tilmeldt en indsamler Print kun de ruter, hvor der er tilmeldt indsamlere + lidt ekstra (10-15 stk.) til de indsamlere, som dukker op på selve dagen Indsamler kan selv printe sin rute eller se den på en smart phone. Ruten er ikke kun angivet med kort. Den er også angivet med tekst (vejnavn og husnummer), så det er let at notere på et stykke papir. De fleste indsamlere vil have valgt en rute i deres lokalområde, som de kender i forvejen. Du kan evt. sende en mail til dine indsamlere, og spørge dem, om de selv har ruten med, eller om du skal printe den. Det er god service. 7
Bank /Loomis 1. Lokal bankaftale (egen optælling) o Aftalens art kan variere, f.eks.: Optælling i lokal bank på dagen. Optælling i lokal bank i ugen efter indsamlingen (mandag-tirsdag). o Penge indsættes på Hjerteforeningens konto: 4183-0009003029. o NB! To personer skal være tilstede ved optællingen. Husk at registrere optalt beløb per hjerte i LIS ud for rette HjerteID. o Pengene skal være sat ind på hjerteforeningens konto senest den 2. maj 2017. 2. Afhentning og optælling v. Loomis o Loomis ankommer i henhold til fremlagte kørselsplan. Med mindre du er den første på ruten, bliver du ringet op af Loomis før ankomst. OBS! Loomis kører igen, hvis du ikke er på adressen, når de ankommer. o OBS! Indsamlingshjerter afleveres uåbnede. Loomis sætter stregkoder på alle hjerter og scanner dem. Som Koordinator kvitterer du for afhentning v Loomis o Loomis står for optælling. o Samlet oversigt med beløb pr. hjerte leveres af Loomis til administrationen, som herefter indtaster oplysningerne i LIS. o Resultat sendes til indsamler via sms og e-mail. Godt at vide Ved håndtering af penge skal der være 2 repræsentanter for Hjerteforeningen til stede. Hvis du har en lokal bankaftale 1. må du gerne åbne og optælle indsamlingshjerterne, såfremt to repræsentanter fra Hjerteforeningen er til stede. 2. må du gerne åbne indsamlingshjerterne på stedet og give indsamler besked om beløb. Herefter afleverer du én pengepose i banken. I dette tilfælde er det dog MEGET vigtigt, at du husker at registrere de enkelte hjerte-beløb i LIS udfor rette hjerteid. Indsamlingshjertet er nummereret ved modtagelsen. Når hjertet tømmes, skal du registrere det optalte beløb ud for indsamlers navn/hjerteid. Dette gøres i LIS. Indsamlingshjerterne kan let åbnes fx med en gammeldags brødskærermaskine eller en brødkniv. Pas på fingrene! 8
Registrering i LIS på dagen Du skal som koordinator registrere oplysninger i LIS på dagen uanset om du har en computer med ud på indsamlingsstedet eller ej. Det er utroligt vigtigt, at vi får alle oplysninger registreret i LIS, da det er fra dette system vi tæller op og sender besked til alle indsamlerne. Computer med på dagen Alle felter udfyldes løbende ved udleveringen af hjerter, samt når indsamler kommer tilbage fra deres rute og afleverer deres hjerter. 1. OBS! Beløb indsamlet og Send beløb udfyldes, når du tæller pengene op. 1. Får du afhentet penge af Loomis, skal du ikke udfylde Beløb indsamlet og Send beløb. Dukker der nye indsamlere op på selve dagen, udfylder du Blanket til nye indsamlere (1 side pr indsamler), og taster dem ind i systemet, når du har et ledigt øjeblik. Oplysningerne kan du taste ind, når der er tid. Det skal dog gøres på dagen (Billede: Se grøn ring). 1. Blanket til nye indsamlere : Denne blanket skal du printe ud på forhånd, så du hurtigt kan tage imod nye indsamlere. Der skal udfyldes én blanket pr. indsamler, så print ca. 15 stk. til dagen. 1. NOTE! De nye indsamlere skal oprettes på samme måde, som man tilmelder indsamlere via indsamling.hjerteforeningen.dk. Dette kan du enten gøre på dagen sammen med indsamler, hvis der ikke er kø eller du kan gøre det senere (her bruger du oplysningerne fra Blanket til nye indsamlere. 2. OBS! Uanset om du udfylder håndskrevne blanketter eller taster direkte ind i systemet er det meget vigtigt, at oplysningerne bliver tastet ind i LIS samme dag (30. april). Alle oplysninger skal registreres i LIS den 30. april. Dog undtagen beløb pr. hjerte. Indtastning af beløb sker når der tælles op i bank eller vi Loomis. Ikke computer med på dagen Log ind i LIS og print listen over indsamlere i dit område. Med denne liste kan du notere alle oplysninger ind på dagen, når du uddeler indsamlingshjerter og efterfølgende i ro og mag taste alle oplysningerne ind, når du kommer hjem (se rød ring). 1. OBS! Det er meget vigtigt, at oplysn. bliver tastet ind samme dag undtagen beløb pr hjerte. Dukker der nye indsamlere op på selve dagen (se også næste afsnit), 1. Udfylde Blanket til nye indsamlere 1. OBS! Husk at angive ruteid et på den rute du udleverer til indsamler (øv. felt på siden) 2. Overfør oplysningerne fra Blanket til indsamler til Indsamlerlisten, du har printet. 3. Tast oplysningerne fra den fysiske Indsamlerliste ind i LIS systemet, når du har et ledigt øjeblik. Det er vigtigt, at dette gøres på dagen (se grøn ring), så vi har alle oplysninger i systemet. 9
Alle felter udfyldes løbende ved udleveringen af hjerter, samt når du modtager hjerter retur igen. Dette gælder uanset, om du taster direkte ind i systemet eller på den printede liste. Dog Beløb indsamlet og Send beløb udfyldes, når du tæller pengene op. Her kan du se, hvilke knapper du skal klikke på Registrering af nye indsamlere, som møder op på dagen Hvordan håndterer jeg indsamlere, som møder op på dagen, der ikke på forhånd er tilmeldt i LIS? 1. Du udfylder med kuglepen Blanket til nye indsamlere (den har du printet på forhånd) 2. Indsamler får en af de ekstra ruter udleveret, du har printet 3. Indsamler får hjerter og materialer udleveret. a. Navn, ruteid og hjerteid noteres på Indsamlerlisten (den har du printet og medbragt) 4. Nu skal den nye indsamler registreres i LIS a. Log ind som koordinator b. Nederst på siden kan du se en oversigt over alle ruter i dit område i. Her finder du den rute, som din indsamler har gået (se billede A her nedenfor) c. Klik på det ruteid, som din indsamler har gået d. Nu kommer du ind på ruten (billede B) i. Klik på Ja tak, jeg vælger denne rute e. Nu kommer du ind på siden, hvor du skal indtaste indsamlers oplysninger. Det er samme oversigt, som du udfyldte manuelt på indsamler (billede C). i. Udfyld oversigten og registrer indsamler ved at klikke på Bekræft tilmeldingen. 5. Herfra gælder samme procedure for registrering af beløb som ved normale indsamlere. 10
Billede A Billede B Billede C 11
Hvilke oplysninger skal jeg registrere på dagen? Her nedenfor er det vist med en grøn ramme, hvilke oplysninger, der skal tastes ind på dagen og med rødt, hvilke der kan vente (afhængig af hvilken må pengene håndteres lokalt). Ved den lilla prik på billedet her nedenfor, kan du se, hvor du henter den manuelle liste til registrering af indsamlere og du kan til højre i billedet danne dig et indtryk af, hvordan listen ser ud. Beløb sendes til indsamler pr. mail Systemet fungerer sådan, at når du har tastet hjertebeløb ind og klikket på Send beløb, så sender systemet automatiks en mail til indsamler med tak for din indsats og du har samlet xxx ind. Vær opmærksom på, at knappen Send beløb først kommer frem, når der er hakket af i Hjerte afleveret. Når beløbet er sendt, forsvinder knappen igen. Når du har tastet hjerte-beløb ind i feltet og trykker på Send beløb spørger systemet dig, om du er helt sikker. Når du har godkendt sendes en mail videre til indsamler. 12
Her registrerer du i LIS Her nedenfor kan du se, hvordan oversigten i LIS ser ud. Du finder den nederst på siden, når du er logget ind i LIS. Dette er også din oversigt over indsamlere. 1. Når du udleverer indsamlingshjerte til indsamler registrerer du nummeret udfor HjerteID1. Går der to personer på samme rute, som gerne vil have 2 indsamlingshjerter fordi den ene tager lige numre og den anden ulige numre, så registrerer du det andet hjerte i HjerteID2. Du kan ikke registrere to navne. Det er den som er registreret som indsamler på ruten, som hæfter for begge hjerter. 2. Når indsamler kommer tilbage og afleverer sit indsamlingshjerte(r) krydser du af i Hjerte afleveret. 3. Registrer det antal personer, som har gået på ruten, uanset om de har haft et hjerte i hånden. 4. Er indsamler ikke mødt op, sætter du hak i feltet Ikke mødt op. 5. Når indsamlings-hjertet tælles op, taster du beløbet ind i feltet Beløb indsamlet. Er der 2 hjerter på ruten taster du det samlede beløb ind for begge hjerter. 6. Når du har tastet beløbet ind, klikker du på knappen Send beløb, så sendes der en besked til indsamler. 13
Support på dagen Generel e-mail: indsamling@hjerteforeningen.dk Hjerteforeningens hovednummer: 70 25 00 00 Frivilligkonsulenter Region Nordjylland Charlotte Møller Bolivard: 23 65 66 00 / E-mail charlottemb@hjerteforeningen.dk Region Midtjylland Anette Dincher Nielsen: 29 82 06 79 / E-mail anetten@hjerteforeningen.dk Region Syddanmark John Jørgensen: 29 28 84 54 / E-mail johnj@hjerteforeningen.dk Region Hovedstaden Martin Walsøe: 21 66 74 04 / E-mail mwalsoee@hjerteforeningen.dk Region Sjælland Charlotte Enghusen Andersen : 24 98 19 00 / E-mail ceandersen@hjerteforeningen.dk 14