Kommissorium- 2. udgave : Udvikling og planlægning af pleje i Rønde og plejeboliger til demente i Kolind Baggrund Sektorplanen for Ældreområdet i Syddjurs Kommune skaber grundlag for organisering, prioritering og udvikling af fremtidens ældre og sundhedsområde i Syddjurs kommune. Byrådet vedtog i 2011 et principprogram (bilag 1) for den samlede udvikling af området, herunder plan for udbygning af ældre og plejeboliger. Af principprogrammet fremgår det, at planen for udbygning af kommunens plejeboliger skal tage afsæt i nedenstående udviklingsmål: 1. Fremtidigt plejeboligbyggeri tager afsæt i kommunes overordnede værdigrundlag. 2. Plejeboligkapaciteten udvides, således at borgere med behov for plejebolig sikres tryghed om et kvalificeret tilbud inden for maximalt få måneders ventetid. 3. At plejeboligerne samles i større enheder med henblik på at optimere driftsøkonomien. 4. At borgere med svær demens og eventuelle medfølgende forstyrrelser i adfærd sikres et målrettet botilbud, både hvad angår permanente boliger, pladser til midlertidigt ophold samt dagtilbud. 5. At tilrettelæggelsen af tilbud til borgere med svære demenslidelser, samles i én enhed med henblik på at sikre borgeren en kvalificeret omsorg og pleje, der baserer sig på den nyeste viden inden for demensområdet. Udbygningsplanens plejeboliger er yderligere beskrevet i en Plejebolighandlingsplan (bilag 2), sidst opdateret og godkendt på udvalgsmøde i juni 2013. Planen definerer behov, rækkefølge samt anlægsbudgettering for gradvis udbygning af 5 større plejecentre i kommunen. I første fase er plejecentret i Søhusparken udvidet til 110 boliger med samtidige nedlæggelse af 16 plejeboliger på Vesterled i Tirstrup. Dette kommissorium omfatter udbygningsplanen for ældre og plejeboliger med tilhørende centerfaciliteter i Rønde og demensboliger med centerfaciliteter i Kolind. Jf. Plejebolighandlingsplanen skal der opføres 10 ældreboliger og 110 plejeboliger med tilhørende centerfaciliteter. Samtidig udtages 23 plejeboliger af drift. (1 demensafsnit på Rosengården og Lindebo i Mørke) Da det oprindelige kommissorium af 25. februar 2014 blev godkendt blev sektorplanen, principprogrammet, og plejebolighandlingsplanen også godkendt som grundlag for den videre initiering af projektet. Efter godkendelsen af det oprindelige kommissorium er det besluttet, at flytte demensboligdelen til Kolind således, at hele demensområdet samles ved Frejasvænge med en samlet kapacitet på ca. 40 demensboliger med tilhørende centerfaciliteter. Med beslutningen om placering af demensboligerne i Kolind, vil den samlede udbygning i Rønde være med 40 pleje og ældreboliger - 42 plejeboliger mod Vester Fasanvej bevares. 1
Placeringen af demensboligerne i Kolind åbner samtidig muligheden for at sælge en del af grunden i Rønde til en almennyttig boligorganisation (f.eks. DjursBo) og lade dem opføre 25 35 seniorboliger på hver ca. 90 m 2 i 2-3 punkthuse. Planer og visioner knyttet til projektet Vision for pleje- og ældrebolig projektet som en integreret del af Rønde by og udvidelse af Frejasvænge i Kolind Boligerne til de ældre og de tilhørende faciliteter ønskes at fremstå som en integreret del af det samlede bymiljø i Rønde i overensstemmelse med det plan- og udviklingsgrundlag som Kommuneplan 2013 beskriver. (Bilag 3) http://syddjurs.odeum.com/dk/kommuneplan/kommuneplan.htm Demensboligerne med tilhørende faciliteter ønskes opført i et plan med gode afskærmede udenomsarealer Vision for demens- og plejeboligbyggeriet i henhold til kommunens værdigrundlag Åbenhed: I forbindelse med planlægningen af plejeboliger har pårørendeorganisationer været inddraget i sektorplanens fase 1-2-3. Endvidere skal borgerinddragelse og medarbejderinddragelse sikres i forarbejdet til plejebolighandleplanen. Kvalitet: Plejeboliger skal bygges, således de udgør en hensigtsmæssig ramme for plejeindsatsen. Der reflekteres i planlægningsfasen og videndeles med andre kommuner, der har etableret nye demens- og plejeboligcentre. Udvikling: Nytænkning og innovation tænkes med i byggeriet. Nytænkning i form af nye teknologier, men også nytænkning i opgavevaretagelsen. Fokuspunkter fra projektet Trivsel Innovation Tilfredshed og Handling 1 bør indgå i det fremadrettede arbejde. Respekt: Boliger skal etableres med respekt for det enkelte menneske. Boligen er borgerens private hjem, hvilket boligerne skal bære præg af. Samtidigt er boligerne en arbejdsplads og rammerne skal etableres også med henblik på medarbejdernes trivsel. Projektformål At realisere plejebolighandlingsplanen At udvikle og integrere et fremtidssikret og velfungerende byggeri i Rønde by At sikre gode rammer for et samlet demenscenter i Kolind Projektets produkter Analyser Lokalplan Byggeprojekt 2
Projektets faser Projektgrundlag (nærværende dokument inkl. bilag) Projektforberedelse Arkitektkonkurrence og byggeprogram Lokalplan Projektering og udbud Byggefase I nedenstående afsnit uddybes indholdet i projektets faser Fase: Projektforberedelse 1. Projektets organisering Politisk beslutningsprocedure under hele projektet: Direktion, Udvalget for Sundhed og Ældre (SÆ), Økonomiudvalget (ØK) & Byrådet (BR) Behandling af forslag til lokalplan: Styregruppe for projektet: Projektleder: Projektgruppe: Udvalget for Plan, udvikling og kultur (PUK), Økonomiudvalget (ØK) & Byrådet (BR) Chefen for Sundhed og Ældre er ansvarlig for projektets fremdrift og den politiske sagsbehandling i udvalget for Sundhed og Ældre. Chefen for Sundhed og Ældre er styregruppens formand. Chefen for Plan, Udvikling og Kultur er ansvarlig for lokalplanens fremdrift og den politiske sagsbehandling i udvalget for Plan, udvikling og kultur. Chefen for Veje og Ejendomme er ansvarlig for arkitektkonkurrence, efterfølgende byggeprojekt samt projektledelse. Projektlederen er ansvarlig for projektets fremdrift. Projektlederen er tilknyttet Team Ejendomme som intern ressource. Projektlederen refererer til styregruppen særligt styregruppeformanden og varetager via sin rolle i projektorganisationen opgaverne: kommunikation*, tidsplanstyring, ændringsstyring, risikostyring, økonomistyring. Til projektlederen knyttes diverse ressourcepersoner. Medarbejdere fra sundhed og ældre, ejendomsadministrationen, Team Ejendomme, økonomi og planafdelingen. Projektgruppens medlemmer er individuelt ansvarlige for at konkrete opgaver løses i de respektive afdelinger. Projektlederen uddelegerer og koordinerer opgaver og er ansvarlig for, at projektets produkter leveres indenfor de fastsatte tidsfrister. 3
Ekstern konsulent bistand: Indhentes ad hoc *Der udarbejdes særskilt kommunikationsplan for den borgerrettede kommunikation, som har fokus på såvel information, som inddragelse i udviklingsprocessen omkring boligerne og områdets indretning. Ansvaret for kommunikationsplanen ligger hos projektledelsen i samarbejde med kommunens Plan- & Udviklingsafdeling. 2. Videns indsamling Der udarbejdes 3 analyser A1, A2 og A3 forud for planlægnings- og byggeprojektet: A1: En analyse, hvor øvrige tilstedeværende institutioners behov kortlægges. Formålet med analysen er at danne grundlag for udarbejdelse af konkurrenceprogram og lokalplan. Analysen omfatter andre tilstedeværende kommunale institutioner inden for området bestående af matr.nr. 1o,1k og 1m (2el, 2ik)/ adresserne: Vestre Fasanvej 31, Vagtelvej 3, Vagtelvej 1a-f, Hovedgaden 73 og Hovedgaden 77 79. (Bilag 4) A1 omfatter også analyse af behov for erstatningsbyggeri til øvrige aktiviteter. Denne del af analysen kan resultere i udarbejdelse af særskilt sag til direktion om nødvendigt budget og evt. politisk behandling** ** Relevante afdelingschefer, områdeledere og afdelingsledere med ansvar for aktiviteter i området inddrages i arbejdet. A2: En analyse af fremtidens behov for demens- pleje- og ældreboliger. Formålet med analysen er validering af demografiske data. A3: En analyse af finansieringsmuligheder for byggeprojektet (OPP, boligforening, kommunen bygger selv). Analysen skal medtage eventuelle økonomiske bindinger på allerede eksisterende byggeri på arealet. Analysen skal beskrive tid og procedure i forhold til støttet byggeri. Formålet med analysen er valg af den mest egnede finansieringsmodel. A3 I forbindelse med beslutningen om flytning af demensafsnittet til Kolind blev det, på baggrund af en delanalyse fra KUBEN-management, samtidigt besluttet at kommunen bygger selv. 3. Udarbejdelse af konkurrenceprogram og byggeprogram: På baggrund af de 3 analyser udarbejdes et program til en arkitektkonkurrence for pleje- og ældreboligerne i Rønde og et byggeprogram for rådgiverudbud af plejeboliger til demente i Kolind. I forbindelse med offentliggørelse af masterplanen for Rønde midtby vil der blive orienteret om de nye planer for området omkring det tidligere rådhus i Rønde. Fase: Arkitektkonkurrence, byggeprogram og rådgiver udbud: Grundet projektets og dermed også rådgiverhonorarets størrelse afvikles konkurrencen og udbud af rådgiverydelse som et EU-udbud iht. til udbudsdirektivet. Arkitektkonkurrencen har særligt fokus på den overordnede disponering af bebyggelsen, landskabsbearbejdning, p- arealer, bebyggelsesprocenter og disponering af de enkelte boliger. Detailindretning vil som en del af den 4
efterfølgende projektering skulle indarbejdes i projektet med udgangspunkt i den nyeste forskning på ældre og plejebolig området. Dog vil der i konkurrenceprogrammet skulle opsættes overordnede mål for velfærdsteknologi, disponering, etc. Ligeledes skal overordnede mål og visioner fra ovenstående planer og analyser indarbejdes. Fase: Lokalplan: Området i Rønde udgør inkl. alle matrikler inkl. 12.169 m 2. Der skal udarbejdes ny lokalplan for området, der giver mulighed for opførelsen af bl.a. pleje- og ældreboliger. Områdets mulige bebyggelse: En del af den eksisterende bebyggelse er allerede i dag i to etager. Øvrige områder i Rønde Midtby er planlagt til bebyggelse i 5 etager. Ny bebyggelse vil mod nord, øst og vest være omgivet af privat boligbebyggelse i én etage. Det vil inden for lovgivningen være muligt at arbejde med en bebyggelsesprocent for området på mellem 100-120 % * Nuværende gennemsnitlige bebyggelsesprocent på grunden er 70 % jvf. BBR. Området i Kolind udgør ca. 11.000 m 2. Kommunen ejer tilstødende matrikler hvilket giver mulighed for at øge det samlede areal. Der skal ligeledes udarbejdes en ny lokalplan for dette område og det forventes at processen for de to lokalplaner kan ske sideløbende. I henhold til lovgivningen vedr. kommuneplanlægning skal lokalplanforslaget fremlægges i 8 ugers høring. Det forventes, at der i forbindelse med høringen afholdes borgermøde, hvor lokalplanforslaget præsenteres for fremmødte borgere. *Vil kunne rumme plejebolighandlingsplanens krav om ældre- og plejeboliger med tilhørende servicearealer + hjemmepleje, sygepleje, center for aktivitet og træning og eksisterende køkken mv. Fase: Projektering og udbud: De to projekter i henholdsvis Rønde og Kolind udbydes som to separate projekter. Grundet projekternes og dermed også entreprenørudgifternes størrelse, skal udbuddet ske i henhold til EU-direktivet. Det anbefales at de vindende arkitektfirmaer står for projektering og udbud af projektet, da erfaring viser at overdragelse af projekter mellem konkurrence/skitsefasen og projekteringsfasen medfører tab at fremdrift/tid og penge. Et firma der overtager et andet firmas projekt vil være tilbøjeligt til enten at ønske en række ændringer til projektet eller fraskrive sig ansvar for beslutninger taget af det tidligere firma. Det anbefales at demensafsnittet i Kolind udbydes i hoved- eller totalentreprise. Tidsplan: Fase: Byggeprojekt: I henhold til Syddjurs Kommunes anlægsprogram for 2014 og overslagsårene skal byggeriet opføres i 2016-2018. Byggeprojektet følger derfor nedenstående overordnede tidsplan: Sep. okt. 2016 Permanent og midlertidig genhusning af nuværende beboere iværksættes. Sep. dec. 2016 Udbud 5
Nov. 2016 Dec. 2016 jan. 2017 Medio 2018 Rydning af grund Byggestart Indflytning Tidsplan Aktivitet Indhold Deadline Behandlet Ansvar Kommissorium Projektorganisation A1 A2 A3 Godkendelse af analyser A1-2-3 Konkurrence program Udarbejdelse og vedtagelse Dannelse af projektorganisation (PO) med minimum en styregruppeformand (SF)og en projektleder (PL) En analyse, hvor øvrige tilstedeværende institutioners behov kortlægges (Interviews) * Samle data om behov for erstatningsbyggeri til øvrige aktiviteter. Evt. forberede sag til Direktion om nødvendigt budget og evt. politisk behandling* Analyse af fremtidens krav til ældre- /plejeboligbyggeri En analyse af finasieringsmuligheder for byggeprojektet Udarbejdelse af konkurrenceprogram / byggeprogram inkl. offentlig information Arkitektkonkurrence Afholdelse af arkitektkonkurrence EU-Udbud Byggeprogram Kolind Udarbejdelse af byggeprogram og udbud af rådgiverydelsen februar 2014 marts 2014 Team ejendomme (TE) + Chef for Ældre og Sundhed april 2014 maj 2014 Chef for Ældre og Sundhed (SF) oktober 2014 marts 2015 oktober 2014 marts 2015 oktober 2014 marts 2015 feb. 2015 april 2015 PO PO PO april 2015 juni 2015 PO juni 2015 okt. 2015 TE** juni 2015 okt. 2015 6
Lokalplan igangsætning for Rønde og Kolind På baggrund af valgt projekt udarbejdes igangsætningssag nov. 2015 nov. 2015 Plan** Lokalplanforslagene Udarbejde nov. 2015 feb. 2016 Plan** lokalplanforslag inkl. sag Lokalplanforslagene - Høring marts 2016 april 2016 Plan** offentlig høring Lokalplanforslagene Bearbejde høringssvar maj 2016 juni 2016 Plan** Lokalplanerne, Lokalplan til endelig juni 2016 aug. 2016 Plan** endelig vedtagelse Lokalplanerne Offentliggørelse sept. 2016 okt. 2016 Plan** Projektering af forprojekter De vindende arkitektfirmaer projekterer byggeriet maj 2016 september 2016 Byggetilladelse Byggesagsbehandling august 2016 september Byggeri** 2016 Detailprojektering og Færdigprojektering og sep. 2016 dec. 2016 TE** Udbud EU-udbud Genhusning Permanent og september oktober 2016 Sundhed & Ældre** midlertidig genhusning 2016 Nedbrydning Nedrivning og november december TE** klargøring af grund 2016 2016 Byggeri Opførelse jan. 2017 medio 2018 TE** TE** **TE, Byggeri, Plan samt Sundhed & Ældre refererer under hele forløbet til PO der står for en overordnede koordinering og fremdrift af projektet. Tidsplan - Politisk behandling og høring Aktivitet Indhold Aflevering frist Dir, SÆ, ØK, BR Behandling af kommissorium DIR. SÆ. ØK. BR Behandling af revideret kommissorium Dir: 12.03 / 18.03 SÆ: 24.03 / 02.04 ØK: 10.04 Byråd: 26.04 Behandlet Ansvar Marts / april 2014 april 2015 april 2015 Chef for Sundhed og Ældre Dir, SÆ, ØK, BR Evt. behandling af kortlagte behov, hvis de ikke er en del af det aktuelle budget. Beslutning om omfang af byggeriet. DI, SÆ, ØK, BR Godkende oplæg til konkurrenceprogram og dommerkomite til arkitektkonkurrence for Rønde april 2015 maj 2015 PO juni 2015 august 2015 PO 7
DI,SÆ,ØK, BR Godkende byggeprogram nov. 2015 dec. 2015 for demensboliger i Kolind DI, SÆ, ØK, BR Orientering om valg af okt. 2015 nov.2015 PO vinderprojekt for Rønde PUK Igangsætning af lokalplaner nov. 2015 nov. 2015 PO PUK, ØK & BR Forslag til lokalplaner marts 2016 april 2016 PO PUK, ØU & BR Plan endelig behandling af juni 2016 august 2016 PO lokalplaner SÆ, BR 1. spadestik / nedbrydning november PO 2016 SÆ, BR Indvielser juni 2018 PO Økonomi Rammebevilling for støttet byggeri, kommunens anlægsbudget 2014-2018 (kvalitetsfondsmidler), grundkapital i form af byggegrunde. Ref.: lerii - rev.sda/ansm/hmt 25.03.2015 8