Pkt.nr: 11 Arbejdstilrettelæggelse og organisering af de tekniske servicemedarbejdere på rådhusgrunden 184020 Indstilling: Kommunaldirektøren indstiller Medborgersalen inklusive caféen og studiekredslokalerne udskilles som en selvstændig funktion under ledelse af inspektøren i Medborgerhuset. der i forbindelse med denne omlægning overføres 1,0 inspektørstilling fra Biblioteket til Medborgersalen. den tekniske servicemedarbejderfunktion på rådhusgrunden organiseres som en samlet enhed under Personale- & serviceafdelingen. der som følge af denne ændring foretages en opgørelse af ressourceforbruget mellem Skole- og kulturforvaltningen, Personale- & serviceafdelingen og eventuelt Nye Veje - Nye Måder. der oprettes en stilling som souschef for den tekniske serviceleder i Personale- & serviceafdelingen. de nuværende kørselsopgaver i videst muligt omfang distriktsopdeles. posthåndteringen tilrettelægges i overensstemmelse med indstillingerne fra analysegruppe 4 C. de tekniske servicemedarbejdere på filialbibliotekerne organiseres i geografiske områder under de stedlige ledelsesfunktioner. Formål med indstilling: At der ses på nye muligheder for arbejdstilrettelæggelse for de tekniske servicemedarbejdere på rådhusgrunden i forhold til servicemedarbejderoverenskomsten, sammenlægning af kørsel, forenkling af postgange m.v. Rådhusgrunden skal i denne sammenhæng ses som en geografisk og organisorisk enhed, som betjenes af den samlede gruppe tekniske servicemedarbejdere. Ved en ændret arbejdstilrettelæggelse og organisering søges der skabt mulighed for: * Udnyttelse af stordriftsfordele gennem rionalisering og effektivisering af sammenfaldende funktioner og derved forbedre servicen for kommunens institutioner og anste. * Bedre udnyttelse af de tekniske servicemedarbejderes overenskomst, bl.a. ved ændring af vagtplaner og mulighed for kombinionsstillin ger. * Forbedret arbejdsmiljø for den enkelte medarbejder gennem fleksibilitet og variion i arbejdet.
* Mindre sårbarhed i arbejdstilrettelæggelsen i forbindelse med vakancer, fx ferie og sygdom. Beslutningsgrundlag: I første fase af "Nye Veje - Nye Måder" er arbejdstilrettelæggelsen og organiseringen af de tekniske servicemedarbejderfunktioner blevet analyseret. Analysegruppe 4 Æ's rapport blev behandlet påøkonomiudvalgets møde den 9. juni 1997. Økonomiudvalget besluttede i denne forbindelse, : "1. De konkrete forslag fra analysegruppen iværksættes. 2. Der arbejdes videre i en mindre gruppe med vurdering af, hvilke opgaver rådhusbtjente og biblioteksbetjente skal løse. Arbejdet gøres færdigt senest 31.12.97, og lederen af PSA's Servicekontor fungerer som formand. Herunder skal de respektive forvaltninger arbejde videre med en vurdering af mulighederne for en sammenlægning af og/eller tættere samarbejde mellem betjentfunktionerne." Chefgruppen nedste efterfølgende en arbejdsgruppe til løsning af denne opgave. Arbejdsgruppen blev sammens af ledelsesrepræsentanter fra henholdsvis Personale- & serviceafdelingen og Skole- og kulturforvaltningen, og den fremlagde sin rapport i december 1997. Hovedpunkterne i rapporten er: Punkt 1, iværksættelse af de konkrete forslag, punkterne gennemgås med termin for iværksættelse. Punkt 2, mulighederne for en sammenlægning af og/eller tættere samarbejde mellem betjentfunktionerne, har det ikke været muligt opnå enighed om mellem PSA og SKF, og derfor er der i rapporten afgivet to grundlæggende forskellige indstillinger. PSA indstiller, " den tekniske servicemedarbejderfunktion organiseres som en samlet enhed under Servicekontoret. De to nuværende grupper af tekniske servicemedarbejdere,..., bliver til én samlet gruppe, og den enkelte medarbejder rokerer mellem husene og arbejdsopgaverne, så ingen medarbejder kun har én funktion eller ét arbejdssted." SKF "kan ikke gå ind for, betjentfunktionerne på rådhusgrunden helt eller delvist sammenlægges (hverken Medborgersalen eller huset i øvrigt)... Det er SKF's grundlæggende opftelse, Medborgerhusets funktions- og aktivitetsflade er af en sådan karakter, den tekniske servicering forts organisorisk bør være knyttet til huset og Skole- og kulturforvaltningen. Der er tale om fagligt så væsentlige og integrerede funktioner i Skole- og kulturforvaltningens daglige virksomhed (biblioteker, lokaleadministrion, foreningskontakt m.v.), styringen heraf ikke bør skilles fra opgaveudførelsen." Chefgruppen behandlede indstillingerne den 27. januar 1998 og besluttede, " de ovennævnte rapporter sendes til udtalelse i de berørte lokaludvalg, og der
udarbejdes sag til økonomiudvalgets stillingtagen. Bemandingsressourcer belyses eventuelt." Endvidere mener Chefgruppen, "ændret betjening af biblioteksfilialerne kan evt. senere ses i sammenhæng med skoler og institutioner i nærheden." PSA's lokaludvalg har holdt møde den 25. februar 1998 og anbefaler gennemførelse af PSA's indstilling. SKF's lokaludvalg udtaler fra sit møde den 12. februar 1998 følgende: "Der foreligger 2 indstillinger fra arbejdsgruppen. Én for en sammenlægning af de tekniske servicemedarbejdere fra Personale- & serviceafdelingen, og én imod en sammenlægning fra Skole- og kulturforvaltningen. Det indstilles følge Skole- og kulturforvaltningens forslag, hvilket tilskrives Borgmesterkontoret v/kommunaldirektøren." Bibliotekets lokaludvalg har behandlet sagen på sit møde den 16. februar og udtaler bl.a. følgende: "Lokaludvalget tilslutter sig indstillingen fra Skole- og kulturforvaltningens reræsentanter...r Da de tekniske servicemedarbejderes funktioner i Medborgerhus og biblioteker er velorganiserede i en struktur, der tilgodeser en god service for borgerne, et godt arbejdsmiljø for de tekniske servicemedarbejdere og et godt samarbejde mellem personalegrupperne, mener Lokaludvalget, de foreslåede omlægninger er formålsløse, og de opstillede mål i rapporten ikke kan opnås gennem omlægningen. Lokaludvalget mener ikke, yderligere analyser er nødvendige, da de tekniske servicemedarbejderes opgaver løbende er blevet rionaliseret. Lokaludvalget henstiller til, en beslutning træffes så snart som muligt af hensyn til de tekniske servicemedarbejderes tryghed i arbejdet." Hovedsamarbejdsudvalget for skole- og kulturområdet har ligeledes behandlet sagen på sit møde den 16. februar: "Hovedsamarbejdsudvalget for Skole- og kulturforvaltningen støtter uden forbehold den indstilling som SKF's repræsentanter har fremført i rapporten - Arbejdsgruppe 4 Æ: Tekniske Servicemedarbejdere pårådhusgrunden, hvilket tilskrives kommunaldirektøren. Økonomiske konsekvenser: * Overførsel af 1,0 inspektørstilling fra Biblioteket til Medborgersalen, omkostningsneutral. * Overførsel af et antal tekniske servicemedarbejderstillinger fra Skole- og kulturforvaltningen til Personale- & serviceafdelingen, omkostningsneutral.
* Oprettelse af en souschef-stilling for den tekniske serviceleder, omkostningsneutral. * Overførsel af bil, inklusive driftsmidler, fra Biblioteket til Personale- & serviceafdelingen, omkostningsneutral. * Overførsel af overskydende bil fra Personale- & serviceafdelingen til Socialforvaltningen til anvendelse i projekt 4 J, indkøb for pensionister i Hjemmeplejedistrikt Vest. * Udgifter til konflikttræningskurser: Fire medarbejdere à kr. 1.200,-, finansieres af kursuskontoen. * Overførsel af uniformsbudget fra Biblioteket til Personale- & serviceafdelingen. Merudgift til uniformering af de tekniske servicemedarbejdere fra Biblioteket finansieres ved kompenserende besparelser. * Udgifter til taxakørsel, kr. 5.000, finansieres ved kompenserende besparelser i Skoleog kulturforvaltningen. Økonomisk forvaltnings bemærkninger: Økonomisk forvaltning bemærker: - eventuelt overflytning af personale er udgiftsneutral - merudgifter til kurser, uniformer og taxakørsel finansieres indenfor de eksisterende bevillinger - der frigøres en bil, som overføres til social- og sundhedsforvaltningen. De økonomiske konsekenver heraf er ikke oplyst, men det bør ske i forbindelse med budgetlægningen for 1999 m.fl. år. Personalemæssige konsekvenser: Ingen ændringer ud over andet organisorisk tilhørsforhold for en gruppe af de tekniske servicemedarbejdere. Miljømæssige konsekvenser: Minimering af spildkørsel. Bedre arbejdsmiljø ved mere variion i arbejdet. Andre konsekvenser: Bedre ressourceudnyttelse og bedre service over for institutioner og forvaltninger. Bilag: 1. Arbejdsgruppe 4 Æ: Tekniske servicemedarbejdere på Rådhusgrunden, december 1997. 2. Arbejdsgruppe 4 C: Posthåndtering. 3. Refer fra 4 Æ's møde den 2. oktober 1997, omhandlende kørselsmodel 2. 4. Udtalelse fra PSA's lokaludvalg den 25. februar 1998.
5. Refer fra SKF's lokaludvalg den 12. februar 1998. 6. udtalelse fra Bibliotekets lokaludvalg den 16. februar 1998. 7. Refer fra hovedsamarbejdsudvalget for skole- og kulturområdet den 16. februar 1998. Politisk beslutning: Økonomiudvalgsmøde 16.03.1998, pkt. 11: Godkendt, idet der tilstræbes der er så få kontaktpersoner i forhold til "Bogen kommer-funktionen" Risbjerggårds nøgleordning administreres af Rådhusservice der på sigt gennemføres en personalereduktion på en medarbejder ved nurlig afgang Overflytning af bil til hjemmeplejen undersøges. Gruppe F stemte imod og kan følge Skole- og Kulturforvaltningens indstilling. -------------------------------------------------------------------------