Referat Mødedato: Starttidspunkt: 10:00 11-nov-2009 (videokonference Vejle/Odense) Sluttidspunkt: 12:00 MED (fællesadministrationen) Til stede: Afbud: Administrationschef Allan Kjær Hansen (formand), sekretariatschef Ole Stig Jensen, it-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (HK)(næstformand), it-medarbejder Lone Petersen (SR for fællesadm. i Vejle og Odense), bygningschef Christian Jansson, personalekonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) kommunikationsmedarbejder Nina Skriver Dahl (AC) 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden for mødet den 11. november 2009 skal godkendes, og punkter under eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Det indstilles, at dagsordenen godkendes. Dagsordenen blev godkendt. Til eventuelt efterlyses fælles retningslinjer for julegaver i UC Lillebælt. 2. Forretningsorden blev ved mødet den 3. juni 2009 drøftet. Herefter blev det besluttet, at Leila Damkjær Pedersen skulle tilrette forretningsordenen på baggrund af drøftelsen. Herunder blev det også besluttet, at Lene Synnøve Andersen skulle lave udkast til årshjul i forhold til faste dagsordenspunkter Det indstilles, at forretningsordenen samt årshjul godkendes. Bilag 2.1 Forretningsorden for MED (fællesadministrationen) Bilag 2.2 Årshjul (udkast) Side 1/7
2. Det blev foreslået, at der i forretningsordenen blev indføjet, at der forud for hvert møde også er et planlægningsmøde mellem formand og næstformand. I årshjulet tilføjes samarbejdsudvalget hver gang, der står sikkerhedsudvalget. Med ovennævnte tilføjelser anses såvel forretningsorden som årshjul for godkendt. Lene Synnøve Andersen tilretter ovenstående, og udsender med referatet. 3. Godkendelse af fleksjob i indkøbsafdelingen Der er desværre blevet opslået et fleksjob i indkøbsafdelingen, uden at sagen har været behandlet i MED (fællesadministrationen). Stillingsopslaget er dog blevet justeret, således, at det fremgår at stillingen er opslået/oprettet under forudsætning af godkendelse af samarbejdsudvalget. Det indstilles, at oprettelsen af fleksjob i indkøbsafdelingen godkendes. Oprettelsen af fleksjob i indkøbsafdelingen, blev drøftet med udgangspunkt i aftale om personer ansat på særlige vilkår i UC Lillebælt (godkendt i HSU den 8. december 2008). Af denne skrivelse, fremgår, at der max. må være 50 pct. ansatte på særlige vilkår i én afdeling. Da Indkøbsafdelingen organisatorisk er sammenhængende med økonomiafdelingen, vil det ikke aktuelt være problematisk. Det bør dog konkretiseres, hvem der i det daglige udøver personaleansvaret for indkøbsafdelingen, nu hvor den fysisk er flyttet for sig selv. Fremadrettet bør der være fokus på om der er tale om en intern rokering eller en ny stilling. Ved ny stilling bør der altid nedsættes et ansættelsesudvalg. Med ovenstående bemærkninger in mente, blev stillingen godkendt som en fleksstilling. Side 2/7
3. 4. Høring af sygdomspolitik for University College Lillebælt På baggrund af punktets behandling på HSU-mødet den 7. september 2009, har Løn og Personale udarbejdet et udkast til Fraværs- og fastholdelsespolitik for University College Lillebælt. Udgangspunktet har dels været de særlige lovkrav der er vedtaget på området og dels ønsket om en fælles politik, som, bl.a. via vejledningen hertil, kan være med til at give både ledere og medarbejdere en fælles forståelse for hvorledes et sygefravær vil blive håndteret. Politikken beskriver de overordnede rammer, herunder formål og samtaletyper, hvor vejledningen hertil giver anvisninger til hvorledes politikken udmøntes i praksis. Vejledningen vil løbene blive tilrettet ved evt. nye lovkrav, nye blanketter mv. På baggrund af behandlingen af politikken på møde i HSU den 2. november 2009, er den sendt til høring i de lokale samarbejdsudvalg, hvorefter den forventes endeligt tiltrådt på HSI mødet den 2. december 2009. Politikken vil skulle træde i kraft den 1. januar 2010, da lovkravene om bl.a. sygefraværssamtaler er gældende herfra. Både politik og vejledning vil herefter være tilgængelige på Løn og Personale s Fronterrum. Det indstilles at, Fraværs- og fastholdelsespolitik for University College Lillebælt godkendes Bilag 4.1 Udkast til Fraværs- og fastholdelsespolitik for University College Lillebælt (til behandling) Bilag 4.2 Vejledning til fraværs- og fastholdelsespolitik for University College Lillebælt (til orientering) I forbindelse med, at en medarbejder er sygemeldt, blev vigtigheden af gensidighed mellem medarbejder og leder drøftet. Det er således ikke nødvendigvis lederen, der skal tage initiativet til samtalen, men lederen, der har ansvaret for, at der faktisk tages initiativ til at en samtale tages. Herudover blev det drøftet, at det er vigtigt, at politikken i praksis virker som en omsorgspolitik, og ikke som kontrol. Fraværs- og fastholdelsespolitikken godkendes. Side 3/7
3. Lene Synnøve Andersen meddeler høringssvaret til Bente Hammerich. 5. Status på TAP-aftalen Allan Kjær Hansen giver orientering om status på TAP-lokalaftalen. A-siden har med undtagelse af biblioteket, nu haft møde med medarbejderrepræsentanterne for de enkelte delaftaler i TAP-aftalen. Der forventes om aftalen sendes til afstemning inden jul, hvorefter den ventes at have virkning fra den 1. januar 2010. Afstemningsproceduren aftales med tillidsrepræsentanterne. Side 4/7
6. MultimeMultidiebeskatning 2010 Som et led i regeringens skattepakke, er der med Forårspakke 2.0 sket en række ændringer der får betydning for de fleste lønmodtagere, bl.a. i form af generelle skattelettelser på indkomstskatten. Ét af elementerne i skattepakken er indførelse af multimediebeskatning med virkning fra 1. januar 2010. Beskatningen omfatter følgende udstyr en arbejdsgiver stiller til rå-dighed for en medarbejder: Telefon (fastnet og/eller mobil) Computer med sædvanligt tilbehør Adgang til datakommunikation (internetforbindelse) Mange af UC Lillebælts medarbejdere har ét eller flere af disse til rådighed i forbindelse med udførelsen af deres jobfunktion. Det er derfor nødvendigt at afklare, hvorvidt den enkelte medarbejder er omfattet af reglerne eller ej. Reglerne, de skattemæssige konsekvenser og en foreslået praksis er beskrevet i vedlagte notat. Der er ligeledes vedlagt beregningseksempler på forskellige indtægter, som viser de økonomiske konsekvenser af skattepakken. Allan Kjær Hansen giver orientering om multimediebeskatningen samt behandlingen heraf på møde i HSU den 2. november 2009. Bilag 6.1 Notat om multimediebeskatning i University College Lillebælt Bilag 6.2 Beregningseksempel for 2010 på forskellige indtægtsgrupper Bilag 6.3 Tro- og love erklæring (mobiltelefon - anvendes kun i arbejdstiden) Bilag 6.4 Tro- og love erklæring (bærbar pc anvendes kun i arbejdstiden) Multimediebeskatningen 2010 har været behandlet på HSU den 2. november 2009. Løn og Personale, it- samt indkøbsafdelingen laver oversigten over, hvem, der har hvilket udstyr. Undervisere og ledere er som udgangspunkt omfattet af multimediebeskatningen. TAP ere er som udgangspunkt ikke omfattet af multimediebeskatningen. Der vil ikke ske en kompensation fir multimediebeskatningen. Side 5/7
7. Valg af sikkerhedsrepræsentant Valg af sikkerhedsrepræsentant for fællesadministrationen er tilendebragt. Allan Kjær Hansen giver orientering herom. Lone Petersen fra it-afdelingen er blevet valgt som sikkerhedsrepræsentant for fællesadministrationen i Vejle og Odense samt Mediasyd. 8. Mødedatoer 2010 (alle på Soldalen, kl. 10.00-12.00). Planlagt under hensyntagen til datoerne for afvikling af møder i HSU og HSI. Den 24. marts 2010 Den 23. juni 2010 Den 29. september 2010 Den 13. december 2010 Det indstilles, at de foreslåede datoer godkendes. Placeringen af konkrete mødedatoer for 2010 samt generel placering i forhold til HSUmøder blev drøftet. Der var enighed om, at det fremadrettet vil være hensigtsmæssigt, at holde lokale møder i fællesadministrationen 3 uger efter et HSU-møde. Leila Damkjær Pedersen og Allan Kjær Hansen laver kalenderoversigt for 2010 for såvel møderne som planlægningsmøderne (for formand og næstformand), og udsender til MED (fællesadministrationen) s medlemmer. Side 6/7
9. Eventuelt Der efterlystes fælles retningslinjer for julegaver i UC Lillebælt. Det er især problematisk, hvor en medarbejder er tilknyttet flere afdelinger, eller hvor en medarbejder er tilknyttet en stabsfunktion, men agerer lokalt. Allan Kjær Hansen følger op på forespørgselen om fælles retningslinjer for julegaver. I forhold til ovennævnte retningslinjer, er næste ordinære møde i MED (fællesadministrationen) primo april 2010 (mødekalder udsendes, når den foreligger). Der indkaldes imidlertid til ekstraordinært møde på Soldalen, torsdag den 21. januar 2010, kl. 10.00-11.00. Det skyldes, at mobbe- og chikanepolitikken samt misbrugspolitikken sendes til høring i de lokale udvalg, når HSI har godkendt disse. Politikkerne skal behandles på HSI-møde den 2. december 2009. Side 7/7