28. maj 2014 Dagsorden 1. Velkomst og valg af dirigent 2. Valg af stemmeudvalg og referent 3. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning 4. Fremlæggelse af regnskab for 1. august 2012 til 31. juli 2013 5. Regnskab for rådighedsbeløb og beboer aktiviteter til godkendelse 6. Godkendelse af driftsbudget (rammebudget) for 1. august 2014 til 31. juli 2015 Den reviderede handleplan fremlægges til orientering 7. Behandling af indkomne forslag 8. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer: På valg er: Trille Juul Ricardo McCormack 9. Valg af 2 suppleanter På valg er: John Kjeldsen Kim Birkvald 10. Eventuelt Der var fremmødt 34 personer fra 30 husstande Ad.1. Kjeld Poulsen bød velkommen til forsamlingen, driftschef Karsten Houdam og driftslederassistent Kathe Amstrup Schlichting fra ejendomskontoret, driftschef Per Rydsø fra KAB s administration, samt SAB s formand, John B. Sørensen. John B. Sørensen blev foreslået, og valgt til dirigent.. Ad.2. John B. Sørensen konstaterede at mødet var rettidigt indkaldt, og at forsamlingen var beslutningsdygtig. Stemmeudvalg blev Rune Bjørklund og Conni Ravensgaard. Lise Buhelt blev valgt til referent. Ad. 3. Afdelingsbestyrelsens beretning, for det forløbne år, blev fremlagt af formand Kjeld Poulsen. Side 1 af 9
Ny Driftsleder I januar i år meddelte Driftsleder Leon Rasmussen at han efter godt 7 år i Jydeholmen, ønskede at søge nye udfordringer, han havde søgt, og fået et nyt område, igen som driftsleder, i en AKB afdeling i Sydhavnen, det kom som en overraskelse for bestyrelsen, men med respekt for Leons valg. Fra første marts tiltrådte så Karsten Houdam som driftsleder for driftsfælleskabet, Himmerlandshuse, Rebildhuse og Jydeholmen, Karsten var en blandt flere kandidater, men efter interviews med henholdsvis administrationen i KAB, afdelingsformanden i Rebildhuse og jeg selv fra Jydeholmen, var der fuld enighed om at Karsten ville være et godt valg. Jeg kan da sige at Karsten lever fuldt ud op til vores forventninger, der er selvfølgelig en række ting han skal opdateres på, afdelingerne har på nogle områder forskellige procedure, husordener, og vedligeholdelsesreglementer, men Karten er gået ind i arbejdet med krum hals, vi byder Karsten velkommen til afdelingerne Vanløse, i aften kan alle i, der deltager hilse på, mange af jer har sikket allerede hilst på ham. Driftsfælleskab Fra 1. august 2013 indledte de tre afdelinger, Himmerlandshuse, Rebildhuse og Jydeholmen et driftsfællesskab omkring daglig vedligeholdelse og ejendomsfunktionærerne. Det gjorde vi for at skabe en bedre service for beboerne, vi bliver ikke mere så hårdt ramt når funktionærerne skal holde ferie, skal på kurser, og hvis sygdom skulle indtræffe. Med flere funktionærer er der en bedre mulighed for at kunne variere arbejdet, funktionærerne har forskellige kompetencer, nogen er gode til det grønne, andre er gode til det mere håndværksmæssige, nogen kan tage sig mere af det administrative, på den måde tror vi på at der skabes en effektivitet der kommer beboerne til gode i de tre afdelinger. På materialesiden har vi i alle afdelinger ligget ind med fejemaskiner, specialværtøjer, græsslåmaskiner og sikkert meget mere, værktøjer som kun blev brugt i en meget kort del af året, så her er der hvert fald et besparelses potentiale, der er lavet fælles ejendomskontor i Rundholmen 3, hvilket betyder at der nu er tre afdelinger om at betale huslejen og andre fællesaktiviteter, vi skal have færre PC er, fotokopimaskiner, Driftslederen bliver ikke afbrudt i de administrative opgaver, der bliver bedre arbejdsmiljø for de ansatte, så alt i alt tror det er en win- winsituation. På økonomisiden vil vi på sigt også kunne mærke det. Bestyrelsen, er sammen med administrationen i gang med at lave arbejdsplaner der gerne skulle både optimere driften, men også for at de enkelte afdelinger ved hvad der skal laves hos dem. Der er lavet en fordelingsnøgle for udgifterne der i første omgang betyder at de samlede udgifter bliver fordelt efter antal lejemål, men det kan godt være den bliver ændret, vi stiller forskellig krav i afdelingerne, så når arbejdsplanerne er klar, kan det være at selve arbejdstimerne skal fordeles på anden måde. Side 2 af 9
For bestyrelsen er der dog en ulempe, vi kan ikke længere holder møder på ejendomskontoret, så vi rykker ned i billardkælderen, og får ejendomsfunktionærernes frokoststue til kontor og opbevaring. Parkering Parkering i de tilknyttede veje til afdeling Jydeholmen er jo lige ved at være en føljeton. Det er ikke nogen undskyldning fra bestyrelsen, men at arbejde sammen med kommunen, kan til tider føles meget besværligt, i hvert fald sendrægtigt, vi har jo på de to sidste afdelingsmøder talt om parkering, her har det været indeholdt i beretningen, nu bedes der om at det skal vedtages som et forslag, derfor skal vi senere stemme om vi vil være med, bestyrelsen anbefaler meget at vi siger ja, hvis vi ikke er med, og vejene omkring os er med, vil det blive endnu værre med fremmede parkering på vore veje, forslaget om 2 timers parkering vil komme i høring efter sommeren. Vi arbejde også videre med at Rundholmen, ulige numre, bliver privat parkering for afdeling Jydeholmens beboere, vi har bedt administrationen finde de oprindelige matrikeltegninger frem, og over for kommunen slå fast at den parkering der er på grus arealet, ikke indgår som privat fællesvej. Det er vores forhåbning at vi har en afgørelse samtidig med at øvrige parkeringsrestrektioner træder i kraft. Afmærkning til P båse, bump i Rundholmen Herudover har bestyrelsen drøftet om vi skal lave afmærkede parkeringsbåse i Rundholmen, vi kan konstaterer at ikke alle er lige gode til at parkere så der er plads til alle, på siden med lige numre er kantstensparkeringen til tider under al kritik, der er kæmpe huller mellem de parkerede biler, men ikke så kæmpe at der kan komme en bil ind at holde, med lidt omtanke kunne der blive plads til flere, man behøver vel ikke holde lige foran havelågen, det samme gælder på grus parkeringen, hvis man startede med at holde op mod træerne vilde der være plads til flere, der er hvert fald plads til at det kan holde tre biler på pladsen mellem træerne. Her overvejer vi også at lave båse, det kan gøres med markeringer ved kantsten og på fortovet. Vi skal også have mærket vejbumpene at, det er et lovkrav, man kan meget nemt overse at der kommer bump. Nye hække og beplantning Der har på de sidste afdelingsmøder været rejst en kritik af vores hække, især hækkene til haverne, det er en berettiget kritik, så i det budget vi senere skal stemme om, er de sat penge af til nye hække, udgangspunktet er at alle hække skal skiftes, men det kan give besvær for nogle beboere, i vores oplæg til pris skal beboerne selv fjerne de eventuelle blomster der står ved hækkene, og selv plante dem igen, i det bud vi har på omkring 400.000 indgår ikke retablering, vi kan være bekymret for de mange der har lagt sten/fliser i hele haven, her vil dem i hækkanten helt sikkert blive berørt, men de må så, ligesom dem med blomster, selv fjerne og retablere fliserne, ellers har vi ikke økonomi til at skifte hække ud. Så beboerne må selv stå for retablering af haverne efter de nye hækplanter er sat Side 3 af 9
Når jeg indleder med at sige som udgangspunk skal alle hække skiftes, så er det fordi der helt sikkert er nogen der ikke vil have hækkene udskiftet, men det er vi nødt til, det er jo også naboens hæk. Vi skulle jo også gerne opnå en ensartethed. I øjeblikket har bestyrelsen nedsat et udvalg der vil komme med forslag til bestyrelsen om hvilken hæktype vi vil have, et par af gartnerne mener ikke at ligusterhække vil kunne gro igen, andre mener godt at man kan sætte liguster igen, det skal vi selvfølgelig have afklaret. Det er vores mål at udskiftning af hækkene skal ske til efteråret. Lejlighedssammenlægning Vi har tidligere nævnt, og også vedtaget, at vi kan lave lejlighedssammenlægninger, vi er nu begyndt at se på mere konkrete forslag. SAB har gjort det muligt at lægge tre lejligheder sammen til to, det har de gjort ved at hvor man før kunne opnå trækningsret på beløb op til 100.000 kr. ved at lægge to lejligheder sammen til en, er formuleringen nu at man kan opnå op til 50.000 kr. pr lejlighed der indgår i sammenlægningen. Vi har også her lavet et lille udvalg der kikker på lejlighedsplaner, når vi gerne vil have tre boliger til to, et det fordi to lejligheder lagt sammen, af dem der er egnet til det, vil blive for store, omkring 110 m². Det skal lige nævnes med de tal som vi kan få i tilskud er 2/3 af de henholdsvis 100.000 kr. 0g 150.000 kr. Vi hører til stadighed at de der flytter egentlig godt ville blive boende, men lejlighederne er for små nå der kommer børn til. SAB har over 5 år afsat 25 millioner kroner i tilskud fra trækningsretten til sammenlægninger, fa SABs godt 9000 boliger er de ca. 6000 på to værelser eller mindre. Murværk Vi har fået udarbejdet en rapporter om vores murværk, som i sikkert har bemærket er der mange revner og pudsudfald i murerne, men skal vi lave det hele på en gang vil det blive en økonomisk bet, så det vil blive udbedret som turnus arbejde, over nogle år, med de blokke / rækker der trænger mest. Skybrudssikring Vi har også fået udarbejdet en rapport om hvordan vi i fremtiden skal kunne sikre os mod skybrud som vi havde for nogle år siden. Rapporten konkludere at vi ikke ligger i et specielt udsat område, at vi får gennemfotograferet vores kloaker, får udbedret dem hvor det er nødvendigt, PT ser det ud til at under etagehusene og ud skal der ske noget udbedring, hvis vi skulle lave alle de anbefalinger der er beskrevet, ville det koste i omegnen af 2,5 millioner kr. Hvis vi fulgte rapporten, er der ingen garanti for at vi kan undgå skybrud, der er i kældrene i etagehusene lavet sikring i kloakkerne, en løsning vi ikke kan lave i rækkehusene, hvis vi laver kontralås på afløbet i vaskekældrene, vil vandet i stedet gå op i gennem toiletterne, som jo efterhånden de fleste har lavet. Side 4 af 9
Det var så hvad vi fra bestyrelsen har valgt at fremlægge, er der noget jeg ikke har været ind på, er i naturligvis velkommen til at spørge ind, selvom det ikke har været omtalt i beretningen. Til sidst vil jeg takke for et rigtig godt samarbejde med administration, ejendomskontoret og ikke mindst til mine kolleger i bestyrelsen, det har til tider været et hektisk år, men i er gået på med krum hals. Hermed fremlægger jeg bestyrelsens beretning til debat og forhåbentlig godkendelse. Beretningen blev sat til debat. Når der blev sat nye hække, blive alle hække udskiftet, og der vil ikke blive set på hvor gammel den eksisterende hæk i hver enkelt have er. Der vil blive holdt øje med de nye hække, af ejendomsfunktionærerne, så de vokser pænt op. De nye hække plantes i efteråret 2014 eller 2015, afhængigt af hvornår den rigtige løsning om sort ol. findes. Det er vigtigt at bilerne fra afdelingen, må parkeres på hele afdelingen, og ikke kun på den vej hvorpå man har adresse. Dette arbejdes der med i udvalget. Lejlighedssammenlægningerne vil foregå på den måde, at når en lejlighed blive ledig vil den blive enten inddraget til sammenlægning, eller bruges til genhusningslejlighed. Ingen beboer vil blive opsagt fra deres lejemål. Det er frivilligt om beboerne der bliver berørt af projektet, vil flytte til en større lejlighed eller vil tage imod tilbuddet om en tilsvarende lejlighed i afdelingen. Gert Fleron Bech fortalte om nyt fra vanløsenet. Der er ved at blive indgået en ny aftale internetforbindelse med Dansk Kabel Tv (Tidligere Comx) og tv-kanaler med YouSee. Dansk Kabel Tv lover bedre kundeservice og længere åbningstider, og YouSee fortæller om fri tale på fastnettelefoner for 129,- kr. pr. måned. Der vil blive arbejdet på at det vil være muligt individuelt kan vælge hvilke programmer man i de enkelte lejemål vil have. Der skal laves nye kontakter for en 3-årig periode. Det vil besluttet på et repræsentantskabsmøde i Vanløse-Net i slutningen af maj 2014. Beretningen blev sat til afstemning og blev af forsamlingen enstemmigt vedtaget ved håndsoprækning. Side 5 af 9
Ad.4. Kjeld Poulsen orienterede om afdelingens regnskab for 1. august 2012 til 31. juli 2013. Fra forsamlingen blev der spurgt om vi stadig skylder på lån til tage, kældertrapper og vinduer. Vi betaler kun til hoveddøre og kældervinduer. Vi skylder ca. 2,7 mio kr. Regnskabet blev taget til efterretning af forsamlingen. Ad.5. Kjeld Poulsen gennemgik Regnskab for rådighedsbeløb 2012/2013. Regnskabet blev sat til godkendelse, og blev af forsamlingen enstemmigt vedtaget ved håndsoprækning. Ad.6. Kjeld Poulsen gennemgik driftsbudgettet for 1. august 2014 til 31. juli 2015. Der var følgende kommentarer fra forsamlingen: Der er mange problemer med dørtelefonerne. Der vil blive kikket på det. Kan vi slippe for at få vandmålere. Ja, der er ikke krav om vandmålere (kun på nybygger) Driftsbudgettet blev sat til afstemning og blev af forsamlingen enstemmigt vedtaget ved håndsoprækning. De reviderede handleplaner blev gennemgået af driftschef Per Rydsø. Handleplanen blev taget til efterretning af forsamlingen. Budgettet for fællesantenneanlægget blev fremlag, og taget til efterretning af forsamlingen. Ad.7. Forslag 1. Rundholmen 65 Etablering af bedre overgang mellem bæk og fortov på Klingseyvej I forbindelse med den nye hæk, vil der også blive lavet nye kantbelægninger. Forslaget blev trukket Forslag 1.2 Rundholmen 65 Graffiti ud til Klingseyvej skal fjernes. Side 6 af 9
Der har tidligere været en serviceaftale om fjernelse af graffiti, som omfattede husfacader. Ejendomsfunktionærerne vil sørge for at graffiti fremover vil blive fjernet. Forslaget blev trukket. Forslag 1.3 Rundholmen 65 30-km-skilt ud for Rundholmen 65 flyttes til standeren med P i trærækken og P i trækken sløjfes. Forslag 1.4 Rundholmen 65 Trådhegn for enden af havestien mellem Rundholmen og naboen rettes op. Det vil blive undersøgt om skiltet kan flyttes, da der er nogle regler om at skiltet skal stå i den side kørselsretningen er. Forslag 1.5 Rundholmen 65 Afdelingen aftaler med naboen i ulige numre, at hækken holdes i en højde på max. 2 meter, som hegnsloven foreskriver. Bestyrelsen vil gennemgå havereglementet og se hvad der kan gøres. Med denne løsning stillede forslagsstilleren sig tilfreds. Forslag 2 Rundholmen 12 Stensætning eller hæk rundt om grønt område for enden af rækkehusene ved Rundholmen 6. Det blev af forsamlingen foreslået at der sættes et lavt stensætning eller bruges de hække der skal nedtages til efteråret. Forslaget blev vedtaget. Forslag 3 Rundholmen 12 Parkeringstider eller permanent parkeringsplads mod betaling pr. måned. Problematikken vedr. parkering på afdelingen, bliver der arbejdet på i samarbejde med de nærliggende veje og kommunen, som omtalt i beretningen. Forslaget blev trukket. Side 7 af 9
Forslag 4 Afdelingsbestyrelsen om 2 timers parkering på vejene omkring ejendommen Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Forslag 5 Rundholmen 22 - Præcision af 71 i lejeloven Da det er lovgivning omkring fælles hushold, er det ikke noget som hverken afdelingsbestyrelsen eller ejendomsfunktionærene kan blande sig i. Der kan blot sendes klager til administrationen, hvis der er mistanke om misbrug. Formanden orienterede om udlejningsreglerne. Det er KAB der varetager eventuelle overtrædelser af reglerne, og det er en klar overtrædelse hvis man lader andre overtage sit lejemål, selv for en kortere periode. Forslaget blev trukket. Ad. 8. Trille Juul og Ricardo McComack var på valg. Trille og Ricardo blev genvalgt. Ad.9. John Kjeldsen og Kim Birkvald var på valg. John og Kim blev genvalgt. John indgår som 1. suppleant og Kim som 2. suppleant. Ad.10. Der kom fra forsamlingen forslag om at kunne opsætte skilte legende børn, for at få sat hastigheden ned på bilerne. Endvidere fører gps-ruter igennem Rundholmen, så bilisterne undgår trafiklys. Dette ønskes ændret. Begge ideer undersøges. Når kampestenene på ejendommen næste gang skal males, foreslås det at de måske kunne males som mariehøns. Dette tilsluttede forsamlingen sig til, og det undersøges om det kan lade sig gøre inden for de regler der er om markeringer på vej. Der sættes gang i at få holdt en sommerfest. Afdelingsbestyrelsen rundsender information, så alle beboer har mulighed for at være med i planlægning, forberedelse og afvikling. Kjeld Poulsen takkede de fremmødte for et godt møde, og takkede ligeledes dirigenten for god mødeledelse. Side 8 af 9
Referent: Lise Buhelt Dirigent John B. Sørensen Afdelingsformand Kjeld Poulsen Efter afdelingsmødet er bestyrelsen som følger, bestyrelsen vil konstituerer sig på førstkommende bestyrelsesmøde.: Formand: Kjeld Poulsen, Rundholmen 55 Bestyrelsen: Alice Brødbæk, Rundholmen 66 Lise Buhelt, Rundholmen 57 Trille Juul, Rundholmen 39 Ricardo Mccormack, Jydeholmen 28 Suppleanter til bestyrelsen: John Kjeldsen, Rundholmen 30-1. suppleant Kim Birkvald, Rundholmen 66-2. suppleant Følg med i bestyrelsens arbejde på www.sab-jydeholmen.dk eller www.sabjydeholmen.dk Her vil ligge referater fra bestyrelsesmøder, oplysninger fra afdelingen, kanalnøgle til TV mm. Referater fra bestyrelsesmøder vil ligeledes bliver opslået i skabet ved ejendomskontoret. Side 9 af 9