Webindskrivning Skole Tabulex TEA
TEA Hotline 4676 1892 eller support@tabulex.dk INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse... 2 Introduktion til Tabulex Webindskrivning... 3 Opsætning af webformularen... 3 Indsamling af skoleønsker... 4 Overbliksvinduet... 5 Sammentælling... 6 Farvemarkering... 6 Sortering... 6 Filtrering... 6 Tilvalg af kolonner... 7 Bearbejdning af indkomne skoleønsker... 8 Særhændelser... 9 Etablering... 10 2
INTRODUKTION TIL TABULEX WEBINDSKRIVNING Tabulex Webindskrivning er et modul til Tabulex TEA. Modulet indeholder 2 elementer: - Et webinterface (en webformular) der kan placeres på kommunens hjemmeside, og som kan benyttes af forældrene til at afgive skoleønsker for deres kommende børnehaveklassebørn. Forældrene bliver også bedt om at aflevere telefonnumre, børnehaveoplysninger, og andre relevante forhold. - En funktionalitet i TEA, Etableringslisten, hvor man kan foretage opsætningen af webformularen og arbejde med de skoleønsker der kommer ind fra forældrene. Herunder, hvad det betyder for klassekvotienter o. lign., hvis elever der har benyttet frit skolevalg får deres ønsker opfyldt. Etableringslisten er den del af webindskrivningen som TEA-brugerne kan betjene, mens webdelen benyttes af forældrene. Etableringslisten kan ses og betjenes, på lige fod, af forvaltning og alle skoler i kommunen. Etableringslisten tilgås via menupunktet Skole og det underliggende punkt Etablering OPSÆTNING AF WEBFORMULAREN Opsætningen af webformularen kan kun foretages via TEA Forvaltning. Opsætningsindstillingerne kan ses i TEA skole, men kan ikke redigeres. Indstillinger til opsætningen findes i Skole I Etablering I Indstillinger. 3
INDSAMLING AF SKOLEØNSKER Når der skal webindskrives i din kommune er arbejdsgangen således: 1) Arbejd altid på dags dato etableringslisten ser selv frem i tiden. Sæt det relevante fødselsdatointerval i toppen af listen. Du skal indstille intervallet sådan, at du kan se alle de børn der skal tilbydes indskrivning i det nye skoleår. Listen sorterer selv børn fra, der allerede går i skole. Typisk vælger du altså 2 årgange, den primære og den der kan indeholde oversiddere. 2) De børn du kan se på listen, er som udganspunkt markeret med farven rød. Børnene, eller deres forældre, skal have et brev, hvor de orienteres om indskrivningen. Din kommune kan selv vælge om det er skoler eller forvaltning, der skal sende indskrivningsbrevet. Du brevfletter til børnene på listen ved at markere, højreklikke, og udskrive etiketter. Når du har sendt breve til børnene på listen, skal du markere dem, højre-klikke, og vælge Åbn indskrivning. Børnenes markeringsfarve skifter nu til orange. Skulle der dukke nye børn op i din kommune i det relevante aldersinterval, medens indskrivningen står på, vil du kunne skelne disse ved, at de fremstår med rød baggrund på listen. Forældrene kan ikke logge ind på webdelen sålænge børnene er rødmarkerede. De skal gøres orange. 3) Næste trin i indskrivning er berigelse af etableringslisten med børnenes skoleønsker. Disse bliver indberettet af forældrene i webformularen på kommunens hjemmeside. Du kan løbende følge udviklingen ved at kigge på etableringslisten. Du må nok forvente, at enkelte forældre ikke kan benytte den digitale indberetning. Disse vil i stedet henvende sig på kommunens skoler eller i forvaltningen for at få indberettet deres skoleønsker. På etableringslisten findes en knap, Nyt skoleønske, som du skal bruge, hvis du vil indberette et skoleønske for en bestemt elev. Samme funktion findes via højre-klik på 4
de enkelte børn. Hvis et barn ønsker udsat skolestart, skal du vælge Skoleforvaltningen som skoleønske og i øvrigt henvise forældrene til den dispensationsprocedure din kommune benytter. Forældre, der ansøger om udsat skolestart via webformularen på kommunens hjemmeside, vil blive henvist til samme dispensationsprocedure. 4) Når der er indsamlet skoleønsker, eller ønske om udsat skolestart, for alle børnene på listen, er det tid til at bearbejde de indkomne ønsker. Når ønskerne er behandlet sker den endelige etablering af skolegang i det nye skoleår. Herom i næste afsnit Bearbejdning af indkomne skoleønsker. OVERBLIKSVINDUET I overbliksvinduet ser du som udgangspunkt alle kommunens indskrivningsklare børn. Du kan sortere og filtrere (udsøge) på de forskellige kolonner, f.eks. så du kun ser dine egne distriktselever. Sæt datointerval på børn der skal tilbydes indskrivning her. Accepterede skoleønsker er grønne. TEA autoaccepterer skoleønsket, hvis det er barnets distriktsskole eller en privatskole. Skoleønsker der ikke autoaccepteres, er gule indtil du har accepteret ønsket, eller tildelt en anden skole end den ønskede. Disse gule børn kan du se og behandle på topfanen Fordeling. 5
SAMMENTÆLLING I bunden vises en sammentælling af børn i vinduet. Totaler retter sig til alt efter din filtrering i overbliksvinduet. FARVEMARKERING Farverne letter overblikket i vinduet, så det er muligt at se, hvor i processen det enkelte barn er. SORTERING Ved at klikke på en kolonneoverskrift kan du sortere på indholdet i den enkelte kolonne. FILTRERING Indskrivningsvinduet viser alle kommunens skoler. Hvis man kun vil have vist ens egne distriktsbørn, kan man vælge at filtrere på kolonnen Distriktsskole. Klik på den lille trekant og vælg skole. Man kan også være interesseret i at se hvilke børn, der ønsker ens skole. Så skal der filtreres på Skoleønske. Når der filtreres, vises dette for at ophæve filtret. i bunden af vinduet. Klik på krydset 6
TILVALG AF KOLONNER Både i overbliksvinduet og på fordelingsfanen er der som standard vist et antal kolonner. Du kan imidlertid selv til- og fravælge de datakolonner, du har behov for at se og kunne sortere på. Vi anbefaler dog, at du ikke bare slår alle kolonner til, da det kan give noget længere svartider. Har du forældre fra anden kommune, som ønsker at indskrive deres barn i din kommune, kan via knappen Nyt skoleønske skrive barnets cpr-nummer og dermed få barnet på din etableringsliste og give forældrene adgang til at skoleønske via den digitale indskrivning i jeres kommune. Ved højre-klik får du mulighed for at bl.a. at udskrive lister, fjerne skoleønsker, m.m.. Nulstil indskrivning fjerner alle indskrivningsoplysninger (tastet via webformularen eller i TEA) på barnet. Er barnet fra anden kommune (evt. fraflyttet i løbet af indskrivningsperioden), kan du fjerne barnet fra etableringslisten ved at vælge Nulstil indskrivning. 7
BEARBEJDNING AF INDKOMNE SKOLEØNSKER Bearbejdningen af indkomne skoleønsker skal føre til, at alle børn har et accepteret skoleønske. Et barn med et accepteret skoleønske bliver grønt på etableringslisten. Et barn med et ikkeaccepteret skoleønske er gult på etableringslisten. Målet er altså at gøre alle børn på listen grønne. På denne fane ser du børn der har skoleønsker der kræver din godkendelse. Du kan indstille et antal børnehaveklasser på en skole og følge udviklingen i klassekvotient med udgangspunkt i accepterede skoleønsker på skolen. Acceptér en skole på et barn ved at markere barnet, og sætte flueben i den skole du vil acceptere. TEA tillader sig at auto-acceptere skoleønsker på børnenes egne distriktsskoler. TEA autoaccepterer også privatskoleønsker. Alle de børn der har skoleønsker som TEA ikke har autoaccepteret vises særskilt på fanen Fordeling på etableringslisten. På denne fane ser du altså børn, som har ønsket at benytte frit skolevalg eller udsat skolestart. Disse skoleønsker skal din kommune enten acceptere eller henvise til en anden skole i kommunen. Du skal indberette det antal børnehaveklasser, I skal have på din skole i bunden af fanen. 8
Du kan i kolonnen Resultat se hvordan klassekvotienterne ser ud i disse børnehaveklasser med udgangspunkt i det antal accepterede skoleønsker der er på din skole. Du kan i kolonnen prognose se hvordan klassekvotienterne ser ud i disse børnehaveklasser med udgangspunkt i antallet af BÅDE accepterede og ikke-accepterede skoleønsker på din skole. Hvis du ønsker at acceptere et skoleønske på et konkret barn, skal du markere barnet, og sætte flueben i den skole du vil acceptere på barnet. Bemærk, at du kan se relevante forhold som søskende på ønsket skole og kommentarer i fanebladene i højre side. Når du har accepteret skoleønsker for alle børn, er du klar til at lave den endelige etablering af historik i det nye skoleår. Dette gør du fra fanen Overblik, marker og højre-klik og vælg Etabler, eller marker og benyt knappen Etabler. Ved højre-klik får du forskellige ekstra valgmuligheder, som eks. at få vist eleven(-erne) i elevvinduet, udskrive lister eller overføre forældrekommentarer. Vis i elevvindue, giver dig mulighed for at se oplysninger på eleverne, som du ikke kan se i fordelingsfanen. SÆRHÆNDELSER Elever der søger din skole fra andre kommuner, kan du tilføje til listen ved at klikke på knappen Nyt skoleønske i nederste venstre hjørne. Tast elevens cpr-nummer. Hvis eleven er indenfor aldersinterval vil den blive vist på listen. 9
Der kan være situationer hvor eleven ikke vil blive vist. Disse skyldes som regel en historik eleven har i elevens bopælskommune. Kontakt Tabulex hvis du har problemer. Du vil altid kunne skelne mellem elever fra egen kommune og fremmed kommune ved at se om der er distrikt på eleven. Elever der er yngre end aldersintervallet på din etableringsliste, kan du få adgang til ved enten at udvide aldersintervallet eller ved at klikke på knappen Nyt skoleønske og taste elevens cpr. Åbn for indskrivning på den udvalgte elev. Stiller du aldersintervallet tilbage til de to relevante årgange vil visningen af yngre elever forsvinde igen, men så snart forældre har afgivet skoleønske, vil elever uden for indstillet aldersinterval blive vist i overbliksvinduet. ETABLERING Sidste trin i forbindelse med indskrivning af de kommende børnehaveklassebørn er etableringen af børnene på de valgte og accepterede skoler. Etablering foretages i overbliksvinduet. Når du markerer et antal elever, højre-klikker og vælger Etabler vil TEA indskrive børnene på de accepterede skoler i det nye skoleår. Klikker du på knappen Etabler vi TEA automatisk etablere alle børn som har et accepteret skoleønske. Skolerne kan efter etableringen se de kommende børnehaveklassebørn i kategorien Ingen i elevvinduet i kommende skoleår. Herfra kan de flytte eleverne ud i de klasser, de skal gå i. 10