P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 12. SEPTEMBER 2016 Forum Møde i Ph.d.-udvalget PHD SCHOOL Møde afholdt: 7. september 2016 kl. 10.00-12:00. KAREN BLIXENSVEJ 4, 2300 Sted: Referent: 15B.0.07 Mia Dabelsteen KØBENHAVN S TLF 5129 8429 Til stede: Sune Auken, Ph.d.-skoleleder, formand for Ph.d.-udvalget, INSS, Mia Dabelsteen, specialkonsulent, sekretær for udvalget, Henrik Reeh, stedfortrædende formand for udvalget, IKK, Sniff Andersen Nexø, ph.d.-koordinator og suppleant, SAXO, Trine Brox, TORS, Michael Lerche Nielsen, NFI, Trine Schreiber, ph.d.-koordinator og suppleant, IVA, Anne Jerslev, MEF. phdschool@hum.ku.dk www.phd.humanities.ku.dk REF: MD Mads Damgaard, Næstformand i ph.d.-udvalget, Ph.d.-studerende, ENGEROM, Jesper Vestermark Køber, Ph.d.-studerende SAXO, Sofie Rosengaard, Ph.d.-studerende, MEF, Jesper Steen Andersen, Ph.d.-studerende IVA, Astrid Ravn Skovse, Ph.d.-studerende, NFI, Jes Heise Rasmussen, Ph.d.-studerende TORS Nicklas Freisleben Lund, Ph.d.-studerende, IKK. Afbud: Dorthe Gert Simonsen, SAXO,
Inge Birgitte Siegumfeldt, Engerom, Pia Borlund, IVA, Claus Povlsen, NFI/CST, Thomas Rørbeck Nørreby, Ph.d.-studerende INSS. SIDE 2 AF 6 Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Drøftelse af krav om engelskkundskaber ved ph.d.-ansøgninger, inviterede: Hanne Møller, chef for HR & Personale og Micella Gervig Themsen, fuldmægtig, HR og Personale. 3) Drøftelse af projektbeskrivelsesvejledning (se bilag 3). Inviterede: Micella Gervig Themsen, fuldmægtig, HR og Personale. 4) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. 5) Meddelelser fra de ph.d.-studerende. 6) Drøftelse af indsatsområder som opfølgning på APV 2016 + opfølgning på handleplanen fra 2012. (Se bilag 1). 7) Præsentation af karrierestatistik for humanistiske ph.d.- er af Sune. 8) Drøftelse af ph.d.-koordinatorfunktionen, -opgaver og -varetagelse (se bilag 2). 9) Evt. Ad. 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad. 2) Drøftelse af krav om engelskkundskaber ved ph.d.-ansøgninger, inviterede: Hanne Møller, chef for HR & Personale og Micella Gervig Themsen, fuldmægtig, HR og Personale. Sune nævnte indledningsvist, at Hanne Møller var blevet indkaldt til et andet møde og derfor ikke kunne deltage. Micella forklarede derpå, at ph.d.- administrationen ønsker at droppe kravet om dokumentation for engelskkundskaber som kriterium ved ansøgning efter indførslen af den nye procedure om shortlisting. Hun begrundede det med, at der bliver brugt uforholdsmæssigt mange ressourcer på at gennemgå dokumentationen for at tjekke, om ansøgerne lever op til kriterierne. Hun forklarede videre, at det i sin tid blev indført for sikre, at ansøgerne kunne engelsk på akademisk højt niveau, da der, på det tidspunkt ikke blev afholdt samtaler, samt at mindske antallet af useriøse ansøgninger. Eftersom der både er indført shortlisting og afholdelse af samtaler med de udvalgte kandidater, er det ikke længere nødvendigt at kræve dokumentation for engelskkundskaber ved ansøgningsfri- 2
stens udløb. SIDE 3 AF 6 Ph.d.-udvalget støttede forslaget og nævnte samtidig, at det må fremgå af retningslinjerne for ansøgningerne, at man skal have et højt niveau i engelsk og at ph.d.-skolen forbeholder sig ret til at kræve en test efterfølgende eller vurdere niveauet i praksis ved ansættelsessamtaler. Micella påpegede til sidst, at såfremt det senere skulle blive besluttet at genindføre kravet om dokumentation for engelsk i form af test, så skal det varsles et år i forvejen. Ad 3) Drøftelse af projektbeskrivelsesvejledning (Se bilag 3). Inviterede: Micella Gervig Themsen, fuldmægtig, HR og Personale. Micella forklarede indledningsvist projektbeskrivelsesvejledningen og nævnte, at studieplanen, der skal angives, er tentativ. Den skal afspejle, at det er et gennemarbejdet projekt og at den ph.d.-studerende kan færdiggøre det på 36 måneder. Herpå fulgte en drøftelse af studieplanens rolle, og det blev konkluderet, at Micella skal gennemskrive projektbeskrivelsesvejledningen og flytte punktet om studieplanen nederst i dokumentet og så indsætte en formålsbeskrivelse for denne, så det er tydeligt hvilken rolle studieplanen spiller både i udvælgelsen til shortlist og i bedømmelsesprocessen for vurderingen af ansøgningerne. På den måde bliver ansøgerne også bedre klædt på til at gøre sig gode overvejelser omkring det. Ad. 4) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. Sune meddelte, at direktion har bekræftet, at der i efteråret bliver opslået 16 frie stipendier, som bliver præfordelt på fire institutter. IVA kommer med i første runde, da de nu bliver inkluderet i fakultetets økonomi. Sune vidste på mødet ikke hvilke institutter, der ville være med i første runde, men han nævnte, at runderne skal være lige store ansøgermæssigt. Sune meddelte, at han efterfølgende ville finde ud af hvilke institutter, der kan få stipendier i 2017 og hvilke i 2018. Dernæst meddelte Sune, at vejlederkurset er forløbet med overraskende entusiasme. Der er dog tilbagevendende kritik af, at kurset er for langt, men ellers gode evalueringer. Sune nævnte videre, at introkurset også er forløbet godt, og at det var flot, at der var 10 deltagere når der ikke har været slået nogen fakultetsstipendier op. Sune meddelte videre, at vi sandsynligvis når måltallet på 30 for i år. 3
Dernæst nævnte Sune, at der er en arbejdsgruppe på KU-niveau, der har foretaget en organisationsanalyse af ph.d.-området og at den ikke ser ud til at foranledige store ændringer. Dekankredsen er godt tilfreds med, hvordan området er organiseret. SIDE 4 AF 6 Herudover nævnte Sune, at fakultetet netop har hævet indskrivningsgebyret for ph.d.-studerende. Endelig nævnte Sune, at dekanen har foretaget en omfattende delegering, så det meste af ph.d.-området med virkning fra 1. september 2016 hører under prodekan for omverdensrelationer Julie Sommerlund i stedet for dekanen. Sune foreslog videre, at Julie kunne inviteres til at deltage i et møde eller to for at lære udvalget nærmere at kende og følge de drøftelser, der er på området. Ph.d.-udvalget godkendte, at Julie kunne deltage i et møde. Ad. 5) Meddelelser fra de ph.d.-studerende. Astrid, NFI, var blevet kontaktet af en ph.d.-studerende, der har været ramt af aflyste kurser. Et af dem var det netop aflyste undervisningskursus på dansk. Astrid fik besked på at meddele vedkommende, at vedkommende enten kan tilmelde sig kurset, der afholdes på engelsk til november eller undersøge om der er pladser på Institut for Naturfagenes Didaktik på Science, KU her i efterårssemestret. Sune meddelte videre, at ph.d.-skolen håber på, at kunne køre kurset på dansk igen i forårssemestret. Mads, ENGEROM, nævnte, at de ph.d.-studerendes repræsentanter på universitetsniveau har fået revitaliseret deres mødeforum med rektor og her blandt andet vil drøfte to emner af fælles interesse: karriereveje og tværgående aktivitet/kursusaktivitet. Ad. 6) Drøftelse af indsatsområder som opfølgning på APV 2016 + opfølgning på handleplanen fra 2012. (Se bilag 1) Mia redegjorde kort for, at ph.d.-udvalget skal udfylde skemaet i bilag 1 og pegede på, at der kunne stå følgende tre ting: - At der vil blive iværksat en uddybende undersøgelse af balancespørgsmålene på TORS. - At vi skal lave en handleplan for hvordan vi kan nærme os, at der bliver afholdt MUS for alle ph.d.-studerende. - At vi arbejder videre med handleplanen, som var en opfølgning på APV 2012. Det blev bemærket, at listerne over ph.d.-studerende skal tjekkes ved udsendelse af APV. Eksempelvis har man på SAXO afholdt MUS med alle und- 4
tagen dem, der er på barsel, er udskrevet eller er så nye, at de ikke kan få afholdt MUS. Det samme gør sig gældende på IVA. Så fremadrettet må listerne tjekkes af såvel institutadministrator og ph.d.-koordinator. SIDE 5 AF 6 Ph.d.-udvalget vil forhøre sig hos TORS og ENGEROM for at høre, hvad forklaringen er her på den lave MUS-afholdelse. Det blev bemærket af Jesper, ph.d.-studerende på SAXO, om det kan tilføjes spørgeskemaet, at man, hvis man ikke har holdt MUS, får mulighed for at svare på dette spørgsmål: Er der vægtige grunde til, at du ikke har afholdt MUS? og så give mulighed for, at den enkelte kan angive dette som fritekstsvar eller evt. afkrydsning i felter (Ikke indbudt, barsel, startet for nylig mv.). Dette vil blive meddelt Peter Wedel Bay, HR og AMOS, og så må man der dér tages stilling til om spørgsmålet og eventuel svarmuligheder vil blive taget med i APV 2019. Det blev yderligere bemærket, at det ikke er alle, der udarbejder en skriftlig udviklingsplan. Nogle nøjes med at have det som en mundtlig drøftelse i og med, at ph.d.-planen for ph.d.-studerende opfattes som den egentlige udviklingsplan. Spørgsmålet er om det er ok? (Hanne Møller, chef for HR og Personale vil blive hørt om dette). Hanne har efter mødet oplyst, at den skriftlige udviklingsplan er obligatorisk og henviser til punkt 9 og 10 i denne FAQ: https://intranet.ku.dk/medarbejderguide/hr/kompetenceudvikling/udviklingss amtaler/mus/faq/sider/default.aspx#9 Dermed er det også et opmærksomhedspunkt, at andelen af dem, der får lavet en udviklingsplan efter afholdelse af MUS, øges til næste runde af MUS. Herpå fulgte en kort drøftelse af meningen med MUS, delegering af MUSansvar til ph.d.-koordinatorerne og manglende muligheder for at tale om karriere og ansættelse på institutterne. Sune påpegede, at selvom den MUSansvarlige ikke kan love fastansættelse efter endt ph.d.-afslutning, er det stadig vigtigt at få mest muligt ud af MUS-samtalen og bl.a. få drøftet karrieremuligheder og trivsel. Det er et vigtigt redskab til at tage temperaturen og få adresseret eventuelle problemstillinger efterfølgende. Sune bemærkede afslutningsvist, at der er problemer med stress og ubalance i arbejdslivet på INSS, SAXO og TORS. Det er vigtigt, at der bliver fulgt op på dette. Sune meddelte afslutningsvist, at han og Mia vil udarbejde et udkast til udfyldelsen af skemaet, som kan sendes rundt til udvalget til godkendelse. Dette bakkede udvalget op om. 5
Ad. 7) Præsentation af karrierestatistik for humanistiske ph.d.- er af Sune. Sune gennemgik powerpoint præsentationen (se vedhæftede til referatet), der baserer sig på tal fra Danmarks Statistik frem til november 2014. Herpå konkluderede Sune, at HUM, KU uddanner ph.d.-studerende til match. SIDE 6 AF 6 Der er stort set ingen arbejdsløshed og der er meget vidtstrakte muligheder for at få ansættelse i stillinger, som ligger i forlængelse af ph.d.- uddannelsen. Der er en stigende andel af de ph.d.-studerende, der bliver ansat i den offentlige sektor. Sune mener, at de bliver taget her, før de når frem til den private sektor. Han påpegede, at vi kunne tage flere ind, uden at niveauet ville falde og understregede, at der er et enormt uopdyrket område: Vi kunne have flere ph.d. er i det private. Hvis man ser på udviklingen for afsætningen af humanistiske kandidater til den private sektor, kan man se, at de er eftertragtede. Der er således ingen grund til at antage, at det er fordi det private erhvervsliv ikke vil have humanistiske ph.d. er også, men de får dem sandsynligvis slet ikke tilbudt i noget videre omfang. Vi kan simpelthen ikke uddanne nok. Ad. 8) Drøftelse af ph.d.-koordinatorfunktionen, -opgaver og - varetagelse (Se bilag 2). Sune meddelte, at dette punkt på grund af tidsmangel vil blive udskudt til næste ph.d.-udvalgsmøde og vil blive sat på som første punkt. Ad. 9) Evt. Sune meddelte, at der er valg til ph.d.-udvalget til oktober for såvel ph.d.- studerende som VIP. Anne Jerslev meddelte, at Finn Collin, professor i filosofi og indtil sommerferien medlem af ph.d.-udvalget, holder afskedsforelæsning den 23. september 2016 kl. 15:15-16:15 i multisalen (21.0.54) med titlen Videnskabsfilosofi under New (Public) Management. Sune takkede for et engageret møde med gode drøftelser. 6