Booking- og terminalchef

Anne Sofie Osmundsen & Jesper Lund 18-01-2018 Executive Search Professional Recruitment Talent & Leadership Advisory Worldwide Booking- og terminalchef JOB- OG KRAVPROFIL

Booking- og terminalchef 2 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 OM FÆRGESELSKABET LÆSØ K/S... 4 DEN AKTUELLE SITUATION... 5 STILLINGEN SOM BOOKING- OG TERMINALCHEF... 7 DEN IDEELLE PROFIL... 9 ANSÆTTELSESVILKÅR... 10 PROCES- OG TIDSPLAN... 10

Booking- og terminalchef 3 Indledning Færgeselskabet Læsø K/S har indgået aftale med Mercuri Urval om rekruttering og udvælgelse af en booking- og terminalchef. Formål med notatet Nærværende notat er udarbejdet af Mercuri Urval på baggrund af tilgængeligt skriftligt materiale samt interview med direktøren, chefer og medarbejdere hos Færgeselskabet Læsø K/S. Job- og kravprofilen udgør en fælles forståelsesramme for ansættelsesudvalget og Mercuri Urval i relation til opgaveområdet og profilen for booking- og terminalchefen, og danner således grundlag for udvælgelse af kandidater til samtale og for den endelige stillingtagen til kandidaternes egnethed. Derudover tjener job- og kravprofilen følgende formål: Profilen kan indgå i besvarelsen af spørgsmål fra ansøgere, der på baggrund af annonceringen/ rekrutteringsprocessen ønsker supplerende oplysninger Profilen skaber grundlag for vurdering af kandidaternes personlige og faglige kvalifikationer i forhold til de formulerede krav og forventninger. Ansættelsesudvalg Mercuri Urval samarbejder gennem hele ansættelsesprocessen med et ansættelsesudvalg, som består af følgende medarbejder hos Færgeselskabet Læsø K/S: Lars Rieks, direktør Bente Faurholt, økonomichef Jan Wiis Rulle, chefkaptajn Vibeke Malmmose Clausen, medarbejder. Ansættelsesudvalgets opgave er sammen med Mercuri Urval at gennemføre ansættelsesprocessen og afgive indstilling til Lars Rieks, der har ansættelseskompetencen. Kontaktoplysninger og ansøgning Alle, der på baggrund af stillingsopslaget overvejer sin interesse i stillingen, er meget velkomne til at kontakte konsulent Anne Sofie Osmundsen fra Mercuri Urval på telefon 3033 6473 eller e-mail: anne.sofie.osmundsen@mercuriurval.com. Alle henvendelser vil blive behandlet fortroligt, og Færgeselskabet Læsø K/S vil ikke blive orienteret uden forudgående aftale herom. Du er også meget velkommen til at kontakte direktør Lars Rieks fra Færgeselskabet Læsø K/S på telefon 3036 5040. Ansættelsesproceduren administreres af projektkoordinator Annette Cabalzar, telefon 5076 1215, e- mail: annette.cabalzar@mercuriurval.com. Finder du jobbet interessant, kan du uploade ansøgning og CV på www.mercuriurval.dk (referencenummer: DK-04550). Ansøgningsfristen udløber den 2. februar 2018 kl.10.00.

Booking- og terminalchef 4 Om Færgeselskabet Læsø K/S Færgeselskabet Læsø K/S er stiftet 1. august 2007 og sikrer Læsøs forbindelse til fastlandet med de to færger Ane og Margrete Læsø. På mange måder er Færgeselskabet en livsnerve for øens beboere ligesom det er et knudepunkt for de mange tusinder danske og udenlandske turister, der hvert år besøger den lille ø-perle i Kattegat. Afhængigt af sæsonen sejler færgerne mellem fire og op til syv daglige ture mellem Frederikshavn og Vesterø Havn på Læsø. På årlig basis svarer det til knap 1500 dobbeltture. Margrete Læsø er bygget i 1997 i Ringkøbing og har plads til 75 biler. Ane Læsø er bygget i 1995 i Ørskov og har plads til 55 biler. Den årlige omsætning er på ca. 60 mio. Færgeselskabet Læsø er et K/S et kommanditselskab med Læsø Kommune som såkaldt komplementar og Samsø Kommune som kommanditist (medejer) med et indskud på kr. 100.000. Færgeselskabet ledes af en bestyrelse og en direktion, der er ansat af bestyrelsen. I bestyrelsen sidder tre medlemmer fra den siddende kommunalbestyrelse, en repræsentant for medarbejderne samt en repræsentant for Samsø Kommune. Figur 1: Udviklingen i færgeoverfarten fra 2015 til 2017 Trafiktal for Læsø - Frederikshavn år til dato 2017 Kategori 2017 2016 2015 % ift. 2016 % ift. 2015 Antal passagerer 274534 269461 249287 2% 10% Antal biler 80876 74985 68578 8% 18% Antal lastbiler 5365 5009 4839 7% 11% Antal busser 176 113 127 56% 39%

Booking- og terminalchef 5 Organisation Rederiet beskæftiger 55 fastansatte og dertil kommer et antal afløsere i højsæsonen. Organisationen er tegnet i nedenstående organisationsdiagram, sådan som den forventes at se ud med ansættelsen af booking- og terminalchefen. Det nye i organiseringen er, at medarbejderne i de to terminaler fremover refererer til samme chef booking- og terminalchefen. I praksis er det blevet mere naturligt, at visse opgaver omkring kundeservice, salg og overfart kan løses fra begge sider af vandet. Der er blevet sat skub i omstillingen mod onlinebooking og dertilhørende digitale løsninger for kunderne. Et konkret eksempel er, at automater og bomme i terminalerne nu kan betjenes decentralt via kameraer og it-systemer. Det betyder, at en medarbejder på Læsø kan kommunikere med en kunde, der holder ved en bom i Frederikshavn og oplever problemer. Det har givet mulighed for større fleksibilitet ift. bemanding og vagtplanlægning i de to terminaler. Ved at samle de to personalegrupper fra Frederikshavn og Læsø under samme chef, er det intentionen, at der med en fælles ledelse kan skabes et bedre overblik over opgaver, tydeligere prioriteringer samt en bedre udnyttelse af ressourcerne. Dette skal gå hånd i hånd med intentionen om at styrke fællesskabet og højne trivslen blandt medarbejderne, som ofte er alene på job i terminalerne. Du kan læse mere om Færgeselskabet Læsø K/S på hjemmesiden: www.laesoe-line.dk og på Facebook: https://da-dk.facebook.com/laesoefaergen. Den aktuelle situation I Færgeselskabet er medarbejderne for tiden optaget af de mange nye projekter, som er blevet sat i søen de sidste par år. Selskabet er i fuld gang med en omstillingsproces, som på nogle punkter er godt undervejs og på andre punkter betyder, at de interne procedurer og arbejdsmetoder trænger til at få lidt opmærksomhed, for at alle kan følge med til at løse de forandrede opgaver. Her er et oprids af de væsentligste igangværende og kommende projekter: Løbende optimering af online bookingsystem Indføring af BroBizz

Booking- og terminalchef 6 Indføring af Ø-kort Indføring af nye billettyper Projektering af en eventuel ny færge med større kapacitet mv. Design af ny hjemmeside. Færgeselskabet spiller en vigtig rolle for det Læsøske lokalsamfund. Mange læsøboere går op i udviklingen og de nye tiltag, der sættes i gang. For medarbejderne betyder det, at forventningerne til den interne og eksterne kommunikation er store og at de kundevendte medarbejdere har behov for at føle sig klædt godt på til de forandringer og løbende tilpasninger, som sker, når nye systemer og procedurer indføres og justeres. Befolkningssammensætningen på Læsø betyder imidlertid også, at der blandt kunderne er mange ældre, som har svært ved at følge med i de nye måder at booke og betale færgebilletter på. De har behov for en hjælpende hånd og medarbejderne i terminalerne gør hver dag en særlig indsats for at få alle med ombord i nogle situationer nærmest i bogstavelig forstand i forhold til at hjælpe gangbesværede, handicappede eller kørestolsbrugere. Når man færdes blandt medarbejderne og på skibene mærker man tydeligt den stolthed og loyalitet, som kendetegner kulturen i rederiet. Det vægtes højt, at både lokale og turisterne oplever både professionalisme og god kundeservice i mødet med Færgeselskabet. Personalegruppen, som arbejder med booking, it-systemerne og kundekontakten i de to terminaler, tæller i dag 5 fastansatte. Medarbejderne arbejder selvstændigt og er langt hen ad vejen selvhjulpne. I takt med de nye forandringer er der opstået et større behov for ledelsesmæssigt overblik, tydelig rammesætning omkring arbejdet og klare prioriteringer at navigere efter i hverdagen. De nye digitale løsninger for markedsføring, salg og booking af billetter åbner op for nogle potentialer, som man ønsker at udnytte til gavn for væksten og Færgeselskabets fremtid. Det er håbet, at den nye booking- og terminalchef kan byde ind med stærk(e) faglighed(er) inden for et eller flere af følgende områder: markedsføring, salg, intern og ekstern kommunikation, it og anvendelse af sociale medier. Hermed er omridset tegnet af den organisation og de opgaver, som den kommende booking- og terminalchef skal udfylde. I det følgende vil stillingen og de tilhørende opgaver blive uddybet nærmere.

Booking- og terminalchef 7 Stillingen som booking- og terminalchef Organisatorisk placering Som booking- og terminalchef refererer du direkte til direktøren. Du har det formelle personaleansvar for de fem faste medarbejdere i bookingen samt afløsere i højsæsonen. Du indgår i rederiets ledergruppe, som består af følgende personer: Direktør Lars Simon Rieks Økonomichef Bente Faurholt Booking- og terminalchef (vakant) Vedligeholdelseschef Peter Clausen Chefkaptajn Jan Wiis Rulle Cateringchef Søren Stjerne Møller. Dit arbejdssted er både i Frederikshavn og på Læsø, og du har naturligvis mulighed for at benytte færgeafgangene morgen og eftermiddag i begge retninger. Opgaver og ansvar Som antydet ovenfor hører der en varieret opgaveportefølje til stillingen. Som booking- og terminalchef vil du få mulighed for at dyrke flere forskellige fagligheder og udøve ledelse i en alsidig og spændende kontekst. Der er åbenhed for, at den endelige opgaveportefølje og ansvarsfordeling i ledergruppen kan afhænge af, hvilke kompetencer den nye chef kommer med. Rollerne og opgavefordelingen vil derfor blive defineret endeligt i forlængelse af ansættelsesforløbet, hvor du som kommende chef vil få god mulighed for indflydelse. Under alle omstændigheder vil den nye chef blive ansvarlig for ledelse af en række konkrete, driftsmæssige opgaver, ledelse af forandringer og ledelse af relationer. Med denne grundforståelse af ledelsesopgaven vil de tre områder blive uddybet nedenfor (i praksis vil der naturligvis være overlap imellem områderne). Ledelse af opgaver Kernen i booking- og terminalchefens job er ansvaret for booking og salg af billetter online såvel som i terminalerne på Læsø og i Frederikshavn. Det betyder, at du skal sikre stabil drift af de nødvendige systemer samt løbende vedligehold, optimering og udvikling. Du bliver således ansvarlig for bookingsystemet CarRes samt tilhørende hardware og software, herunder samarbejdet med CARUS (leverandør af CarRes), leverandører af kortbetaling m.v. To af de faste medarbejdere er under uddannelse som superbrugere i systemet. Du skal derfor ikke nødvendigvis selv kunne programmere, men det er afgørende, at du har (eller let kan tilegne dig) en grundlæggende forståelse for opbygningen af it-systemer, for at kunne koordinere arbejdet og træffe beslutninger. Du får også ansvar for samarbejdet med BroBizz og andre eksterne leverandører og kunder, f.eks.: Busselskaber Tyske rejsebureauer Læsø Kur Læsø Turist- og Erhvervsforening.

Booking- og terminalchef 8 Den eksterne og interne kommunikation vil ligeledes blive dit ansvarsområde. Den eksterne kommunikation udfoldes især via hjemmesiden, Facebooksiden og via den direkte kundeservice. Den interne kommunikation skal styrkes og systematiseres, så den matcher det aktuelle behov rundt omkring i organisationen. Som chef bliver du ansvarlig for den fysiske drift af de operationelle funktioner og procedurer relateret til havne og terminaler i Frederikshavn og på Læsø. Dvs. hardware i form af bomme, automater og broer samt samarbejde og koordinering med andre brugere af havnene i og omkring terminalerne, f.eks.: Stevedore virksomheder Læsø Havn Frederikshavn Havn Stena Line. Sidst men ikke mindst er du ansvarlig for vagtplanlægningen. Du forventes selv at indgå delvist i vagtplanen i et omfang, der aftales med direktøren. Der kan forekomme arbejde i weekender, når behovet opstår. Du indgår således i hverdagen i de to terminaler og tilegner dig et indgående kendskab til og overblik over de opgaver, som de faste medarbejdere løser. Ledelse af forandringer Som chef har du ansvar for at lede forandringer. Det betyder, at du skal: sikre implementering af nye projekter vedrørende booking og salg. Følge projekterne til dørs og sikre, at de interne procedurer bliver tilpasset de nye rammer for færgedriften (se oversigt over aktuelle projekter i afsnittet Den aktuelle situation ) skabe overblik for medarbejderne og prioritere opgaver og ressourcer aktivt sikre, at de rette kompetencer er til stede til de prioriterede opgaver. Sørge for kompetenceudvikling, kurser og oplæring til de medarbejdere, der varetager nye funktioner og opgaver være bindeled mellem medarbejderne, som er tæt på kunder og systemer og direktøren og bestyrelsen, som tager de strategiske beslutninger for rederiet med din forståelse for øsamfundets vilkår, bidrage til at balancere tempoet for forandringer på en måde, så der skabes medvind blandt både medarbejdere og kunder. Ledelse af relationer På den eksterne side har du ansvar for at lede samarbejdet med de aktører, som er nævnt ovenfor i afsnittet Ledelse af opgaver. Hertil kommer opbygningen af nye relationer og netværk, som er relevante for markedsføring og salg af billetter. På den interne side forventes du at indgå i et tæt og konstruktivt samarbejde med den samlede ledelse af rederiet. Som nævnt ovenfor er det en vigtig prioritet, at den interne kommunikation bliver styrket og tilpasset det aktuelle behov. Du skal bidrage til at styrke det sociale fællesskab og teamsamarbejdet; skabe en følelse af, at man er fælles om at løfte en opgave. Dette gælder både på tværs i organisationen og mellem ledelse og medarbejdere, men du har naturligvis en særlig forpligtigelse til at løfte opgaven i forhold til den gruppe medarbejdere, som arbejder med booking og salg i terminalerne. Følelsen af at løfte i flok kan være særligt udfordret, når man som regel er alene på vagt. Du skal derfor skabe fællesskab og trivsel i et skifteholdsarbejde.

Booking- og terminalchef 9 Succeskriterier Booking- og terminalchefens præstation i jobbet vil som udgangspunkt blive vurderet på følgende hovedkriterier, idet situation og omstændigheder til stadighed vil sætte nye kriterier, som vedkommende skal tilpasse sig: Efter 6 måneder vil booking- og terminalchefen primært blive vurderet på: at der internt opleves et større overblik og klarere prioritering af opgaver blandt medarbejderne, der arbejder med salg og booking af billetter, at driften og den løbende udvikling af bookingsystemet CarRes og andre centrale it-systemer fungerer tilfredsstillende, at du har markeret dig som aktiv bidragyder til at udvikle området omkring booking og salg af billetter, at medarbejderne oplever et stærkere fællesskab, et forbedret samarbejde og højere trivsel, at du opleves som en kompetent og efterspurgt kollega i chefgruppen. Den ideelle profil I den endelige udvælgelse vil såvel erfaringsbaggrunden som de ledelsesmæssige og personlige kompetencer blive vægtet. Erfaringer og færdigheder Den ideelle kandidat besidder i alt væsentlighed følgende erfaringer og færdigheder: God forståelse for it og en evne til hurtigt at sætte sig ind i systemer Erfaring med intern og ekstern kommunikation Velformuleret i skrift og tale Behersker skriftlig og mundtlig engelsk Ledelseserfaring eller alternativt et mærkbart lederpotentiale. Desuden vil følgende blive vægtet positivt: Erfaring med design og drift af hjemmesider Erfaring med salg og marketing Kommerciel forståelse og sans for godt købmandskab Basale tyskfærdigheder. Personlige kompetencer og egenskaber Den ideelle kandidat besidder i alt væsentlighed følgende personlige kompetencer og egenskaber: Åben, udadvendt og kontaktskabende Hviler i sig selv naturlig autoritet Inddrager og bringer sin organisations/medarbejdernes kompetencer i spil Kan sætte tydelige rammer og forventninger for medarbejdere Mod til at stå fast på sine beslutninger og skabe den nødvendige kontinuitet Har naturligt overblik og følger projekter til dørs Tilgængelig og synlig i hverdagen Troværdighed gør, hvad du siger Empatisk og ordentlig i handlinger og relationer Anerkendende tilgang i samarbejde og i kontakten med andre.

Booking- og terminalchef 10 Herudover er det vigtigt, at du har interesse for it og kan motiveres af opgaven med at drive og udvikle systemer til gavn for kunder og virksomheden. Ansættelsesvilkår Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes efter gældende overenskomst. Der er tale om et attraktivt lønniveau, som forhandles med afsæt i ansøgerens kvalifikationer. Med til stillingen hører fri telefon og mulighed for enkelte dage med hjemmearbejde. Der forventes tiltrædelse pr. 1.april 2018. Proces- og tidsplan AKTIVITET Ansøgningsfrist DATO 2. februar 2018 kl.10.00 Udvælgelse af kandidater til indledende samtalerunde 7. februar 2018 Indledende samtaler 13. februar 2018 Test, personvurdering og referencetagning 14.-16. februar 2018 Rapportering og anden samtalerunde 21. februar 2018 Forhandling og ansættelse 22.-28. februar 2018 Tiltrædelse 1. april 2018