Kommissorium Arbejdet med øget brug for øget brug af digitale og velfærdsteknologi inden for sundheds- og socialområdet. Baggrund for arbejdet Som en del af budgetforliget 2015 har Byrådet i Helsingør Kommune besluttet, at der skal laves en analyse samt en strategi for øget brug af digitale og velfærdsteknologi inden for sundheds- og socialområdet. Da Byrådet i kommunens styringsmodel har besluttet, at vi kun har én strategi i Helsingør Kommune (vejen til at opnå visionen) vil strategien for øget brug af digitale og velfærdsteknologi herefter blive omtalt som velfærdsteknologiplanen. Arbejdet med velfærdsteknologiplanen understøtter fokusområdet Tidlig Indsats i Helsingør Kommunes Vision 2020 samt forudsætningen om Velfærdsskabende teknologi i Koncernledelsens strategikort. Forudsætningen om Velfærdsskabende teknologi handler om, at teknologien anvendes alle steder, hvor den kan lette hverdagen eller gøre servicen bedre for borgere, besøgende og ansatte. I forhold til fokusområdet Tidlig Indsats vil Helsingør Kommune bl.a. være kendetegnet ved at være gode til at sikre borgernes mulighed for at være selvhjulpne og evne til at tage ansvar for eget liv, så længe det er forsvarligt. Samtidigt stiller kommunens demografiske udvikling og sociale profil krav til, at ressourcerne anvendes, hvor de giver størst effekt for at kunne modsvare forventede stigende udgifter til bl.a. ældrepleje og sundhed. Sundheds- og socialområdet er i Helsingør Kommune dækket af følgende to centre: Center for Sundhed og Omsorg (SO) Center for Særlig Social Indsats (SSI) Det strategiske fokus på digitale og velfærdsteknologi genfindes i strategikortene for begge centre. SO arbejder med fokusområdet Aktiverende pleje, herunder delelementet Vi arbejder med velfærdsteknologi som et middel til at understøtte selvhjulpenhed. SSI arbejder med fokusområdet Borgere er aktører i eget liv, herunder delelementet Vi stiller værdiskabende teknologi og hjælpemidler til rådighed som redskaber for borgerens selvstændighed og selvhjulpenhed samt med fokusområdet Økonomi og koordinerende indsatser herunder delelementet Teknologi understøtter samarbejdet. Formål og afgrænsning Formålet med arbejdet er: At få dannet et overblik over de digitale- og velfærdsteknologiske indenfor sundheds- og socialområdet, som med fordel kan sættes i anvendelse i Helsingør Kommune, samt at udarbejde en overordnet tre årig velfærdsteknologiplan herfor. 1 / 5
Velfærdsteknologiplanen skal ses, som en overordnet tids- og aktivitetsplan for anskaffelse og implementering af de udvalgte digitale- og velfærdsteknologiske inden for sundheds- og socialområdet i Helsingør Kommune fra 2016 2019. Vi læner os op ad Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi i forståelsen af begrebet digitale. Digitale handler i dette arbejde særligt om: At effektivisere og automatisere arbejdsgange. At fremme digital selvbetjening (selvhjulpenhed) hos borgerne. At skabe en effektiv intern kommunikation på tværs af hele den offentlige sektor. Det kan være svært at finde en entydig definition af begrebet velfærdsteknologi. I dette arbejde har vi inspireret af Dansk Standard, Region Syddanmark og Odense Kommune valgt at forstå velfærdsteknologiske som teknologier og ydelser, der bidrager til at effektivisere arbejdsgange, og som er med til at øge eller sikre kvaliteten i ydelserne. Samtidig ser vi velfærdsteknologiske, som teknologi og service der kan hjælpe og assistere brugere inden for social- og sundhedsområdet. Brugere forstår vi bredt. Der kan således både være tale om borgere, der gør brug af offentlige velfærdsydelser, og om ansatte der har til opgave at varetage velfærdsydelser. Selve velfærdsteknologiplanen afgrænses til at strække sig over en tre årig periode, da både digitale- og velfærdsteknologiske meget hurtigt forældes, og at relevante derfor bør undersøges på ny efter få år. Der vil derudover blive fokuseret på følgende tre vinkler i arbejdet med ne: 1. Løsninger der bidrager til øget livskvalitet for vores borgere 2. Løsninger der forbedrer medarbejdernes arbejdsmiljø og arbejdstilrettelæggelse 3. Løsninger der sikrer optimal anvendelse af kommunens ressourcer og økonomi De ovenstående vinkler er ikke gensidigt udelukkende, men vil i mange tilfælde supplere hinanden. Vi vil derfor have fokus på alle vinkler, men i særdeleshed vægte have opmærksomhed på, at ne forbedrer arbejdsmiljø og arbejdstilrettelæggelse, samt at de bidrager til forbedret livskvalitet for borgerne. Arbejdets organisering Arbejdet projektorganiseres med en styregruppe og en projektgruppe. Styregruppens medlemmer: Stine Johansen (Direktør og projektejer) Charlotte Aagaard (Centerchef, SSI) Helene B. Rasmussen (Centerchef, SO) Randi Sveistrup (Centerchef, EPO) Pernille Madsen (Centerchef BID) 2 / 5
Styregruppemøder afholdes efter behov. En del af den løbende kommunikation i projektet vil også foregå elektronisk. Styregruppen er beslutningsdygtig ved styregruppemøder, også selvom den ikke er fuldtallig. Projektgruppens medlemmer: Ritt Nygaard (Projektleder, EPO) Birgitte Brems (SSI) Ditte Rejnholdt Rudolfsen (SO) Johan Berlin Christoffersen (BID) Ad hoc medlemmer: Marie Louise Lind Mailand (EPO) indgår i fasen med afdækning af udfordringer decentralt Medarbejder XX (ØS) indgår i fasen med økonomiberegning af relevante Tine Møller Pedersen (EPO) indgår ad hoc som ressource i forhold til kommunikationen af projektet Projektgruppen afholder arbejdsmøder løbende gennem hele projektperioden. Særligt i projektets 3 første måneder (januar marts) forventes mødeintensiteten at være høj dvs. på ugentlig basis. Senere i projektforløbet vil mødeintensiteten være lavere og mere varierende. Gennem projektperioden vil der løbende være behov for at gå i dialog med forskellige decentrale nøglepersoner fra hhv. SSI og SO samt BID. Der vil ikke blive etableret en fast følgegruppe til projektet, men derimod blive inddraget nøglepersoner ad hoc. Nøglepersonerne kan f.eks. være fra erfagruppen vedr. velfærdsteknologi fra SO, teknologigruppen fra SPUC eller erfagruppen ang. sundhedsfaglige udfordringer fra SSI. Tidsramme og leverancer Selve projektet startes op primo januar 2015 og løber frem til juni 2015, hvor velfærdsteknologiplanen behandles politisk i Socialudvalget og efterfølgende besluttes i Byrådet. Nedenfor ses en faseplan med tidslinie. Faseplan Opstart samt afdækning af udfordringer decentralt Screening af marked og indsamling af erfaringer Overblik og udvælgelse af relevante Økonomiberegning af relevante Formulering af velfærdsteknologipla n Politisk behandling i SU og BY samt høring Januar Februar Marts April Maj Maj Juni 2015 3 / 5
Hver enkelt fase indeholder forskellige formål, aktiviteter og leverancer. Nedenfor gennemgås de enkelte faser. Fase 1, januar: Projektet startes op. Da det er en forudsætning at kende og forstå de konkrete udfordringer, der findes i arbejdet på sundheds- og socialområdet, for at kunne vurdere hvilke, som med fordel kan anvendes, prioriteres den indledende afdækning af decentrale udfordringer højt i arbejdet. Afdækningen vil foregå ved hjælp af en kombination af 3 metoder: 1. Deltagerobservation observatør fra projektgruppen følger en medarbejder rundt eller opholder sig i et botilbud, taler med medarbejderne, observerer deres arbejde og får kendskab til de arbejdsprocesser, som er på stedet. Observationerne finder sted på enheder med størst mulig repræsentationskraft for SO og SSI: Et plejehjem, en afdeling af hjemmeplejen, et botilbud for borgere med psykiske lidelser og et botilbud for borgere med handicap. 2. Analyse af eksisterende data: - Arbejdsskader vi screener de sidste års arbejdsskader i SSI og SO med henblik på at indhente viden om, om der er kategorier indenfor arbejdsmiljøet/ arbejdsgangene, som ser ud til at være særligt belastende/ uhensigtsmæssige for medarbejderne - Trivselsundersøgelse fra november 2013 vi undersøger niveauet for arbejdsmiljørelateret sygefravær i hhv. SSI og SO og evt. ned på områdeniveauer i det omfang der foreligger data herpå 3. Fokusgruppeinterviews - På baggrund af deltagerobservationer og analysen af data udarbejdes spørgeguides til fokusgruppeinterviews. Samtalerne vil blive organiseret på en måde, der sikrer, at fokus i denne fase af projektet bliver på konkrete udfordringer og betænkeligheder fremfor Leverance: Oversigt over identificerede udfordringer og behov Fase 2, februar-marts: Med udgangspunkt i de i fase 1 afdækkede udfordringer og behov screenes markedet for relevante digitale og velfærdsteknologiske. Der indhentes ligeledes erfaringer fra relevante nøglepersoner, herunder kommuner/ arbejdspladser, der har praktiske erfaringer i implementering og brug af forskellige. Leverance: Bruttoliste over mulige relevante digitale- og velfærdsteknologiske Fase 3, april: De forskellige digitale- og velfærdsteknologiske på bruttolisten kvalificeres og prioriteres. I denne fase inddrages forskellige decentrale nøglepersoner fra hhv. SO, SSI og BID i arbejdet med at kvalificere ne. Styregruppen beslutter den endelige prioritering. 4 / 5
Leverance: Nettoliste over potentielt egnede digitale- og velfærdsteknologiske Ritt Nygaard Fase 4, maj: Der laves økonomiberegninger på de prioriterede fra nettolisten med henblik på at afdække det økonomiske rationale i hver enkelt løsning. Leverance: Økonomiberegning på alle prioriterede. Fase 5, maj: Med udgangspunkt i den kvalificering der er sket i fase 3 og de økonomiske beregninger fra fase 4 formuleres forslag til en konkret velfærdsteknologiplan. Styregruppen træffer endelig beslutning om, hvilke der indarbejdes i velfærdsteknologiplanen. Leverance: Forslag til 3 årig velfærdsteknologiplan Fase 6, juni: Forslaget til Velfærdsteknologiplanen behandles politisk i Socialudvalget den 9. juni og efterfølgende i Byrådet den 22. juni. Forslaget til Velfærdsteknologiplanen sendes i høring på C-MED niveau i SO og SSI samt til Ældrerådet og Handicaprådet i juni. Leverance: Sagsfremstilling med forslag til Velfærdsteknologiplan (frist den 29. maj til SU) 5 / 5