INTERN SERVICE Dato: 10-06-2014 Kontaktperson: Digitaliseringssekretariatet Dir. tlf.: Fax: E-mail: EAN-nr.: 5798005410706 Digitaliseringsstrategi for Vejen Kommune Indledning Formålet med Vejen Kommunes digitaliseringsstrategi er at videreføre og styrke kommunens strategiske arbejde med at skabe god digital service til borgerne, samtidig med at arbejdsgange og processer bliver effektiviseret. Både den fællesoffentlige og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for perioden 2012-2015 sætter rammerne for en ambitiøs udvikling af den offentlige sektors samspil med borgere og virksomheder i de kommende år. Der er endvidere i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi indeholdt monopolbruds-løsninger, der skal implementeres frem til 2017. Samtidigt kommer der på årlig basis digitaliseringsinitiativer i Aftale om kommunernes økonomi. Det bemærkes, at der i økonomiaftalen for 2015 allerede er aftalt udarbejdelsen af en ny/opdateret fælleskommunal digitaliseringsstrategi. Fællesoffentlig digitaliseringsstrategi Fælleskommunal digitaliseringsstrategi N A S A Vejen Kommunes digitaliseringsstrategi Vejen Kommunes digitaliseringsstrategi tager afsæt i de muligheder, som de fællesoffentlige initiativer giver. Men det er vores egen mission, værdier (NASA) og effektiviseringsstrategi, som er grundlaget for de valg og prioriteringer, der tilsammen udgør digitaliseringsstrategien. Effektiviseringsstrategi Afdelingernes handleplaner 1 af 9
Principper for digitaliseringen. Det er Vejen Kommunes mission, der er retningsgivende for digitaliseringsindsatsen: At den oplevede kvalitet i de borgerrettede opgaver udvikles, og At der tages hånd om borgerens situation, uanset arten af borgerens henvendelse/behov, der hvor borgeren henvender sig. Værdier og holdninger styrer adfærd og handlinger. Derfor tager vi afsæt i kommunens værdier og grundlæggende principper for digitalisering, når digitaliseringsindsatserne skal tilrettelægges og gennemføres. NASA og digitaliseringen i Vejen Kommune N Nytænkning Vi udtænker nye digitale løsninger. Vi bruger utraditionelle metoder til at flytte borgeren til digitale services. Vi ændrer arbejdsgange, så de passer til den digitale virkelighed. A Anerkendelse Vi anerkender, at det kan være svært for borgeren. Vi anerkender, at det kan være svært for medarbejderen. Vi viser vores anerkendelse af de medarbejdere og ledere, der gør en indsats for at få digitaliseringen til at lykkes. S Sammenhæng Vi tænker digitale løsninger på tværs af den offentlige sektor borgerens indgang til det offentlige er digital. Vi tænker digitale løsninger og processer hele vejen fra borgerens behov via den kommunale sagsbehandling til den opgave, som vi løser for eller sammen med borgeren. Vi ser borgerens behov i en sammenhæng på tværs af kommunale serviceområder. A Ansvarlighed Vi skaber gode digitale rammer for borgere og virksomheder. Vi høster fordelene ved digitalisering, herunder de miljømæssige og økonomiske. Vi prioriterer fortsat sikker drift og it-sikkerhed. Digital service er god service. Vi gør det nemt for borgerne at finde svar på deres spørgsmål og foretage digital selvbetjening døgnet rundt. Vi bruger digitale løsninger til at fastholde og udvikle kvaliteten i de kommunale kerneopgaver både for borgere, virksomheder og for medarbejdere. Borgerne og virksomhederne er eller bliver digitalt parate. Vi udnytter denne parathed ved at tilbyde selvbetjening, dér hvor det teknologisk og økonomisk er muligt. Samtidigt tilbyder vi at gøre kommunikationen mellem borger/virksomhed og Vejen Kommune digital. 2 af 9
Borgernes og virksomhedernes indgang til den offentlige sektor er digital. En stor del af kommunernes ydelser og services er ikke betinget af, hvor man bor. Både borgerne og virksomheder skal opleve en sammenhængende offentlig sektor og enkle, lettilgængelige løsninger. Derfor arbejder vi aktivt for fællesoffentlige løsninger, og yder selvfølgelig også borgerservice bl.a. via de fællesoffentlige portaler borger.dk og virk.dk. Velfærdsopgaver kan også digitaliseres. Digitalisering handler ikke kun om skabe mere effektive administrative rutiner, så der frigøres ressourcer. Digitalisering handler også om at nytænke og skabe andre muligheder for kvalitet i opgaveløsningen på de store velfærdsområder, fx de muligheder som digitalisering giver for differentieret undervisning og andre læringsformer i folkeskolen. Vejen Kommune påvirker aktivt borgernes digitale adfærd. Vi sætter borgeren i centrum men det sker med respekt for omkostningerne. Det betyder, at vi aktivt styrer borgerne mod de kommunikationskanaler, der er mest omkostningseffektive (kanalstrategi). Vores selvbetjeningsløsninger skal være så enkle og attraktive, at behovet for manuel borgerservice begrænses mest muligt, så der opnås lave administrationsomkostninger. Fuldautomatiske løsninger har første prioritet. Når Vejen Kommune enten selv eller i fællesskab med andre digitaliserer/designer en arbejdsproces, sker det ud fra følgende prioritering: Fuldautomatisk proces Selvbetjent proces Manuel proces. Ved den fuldautomatiske proces spørger vi ikke borgeren om oplysninger, som findes i forvejen. Vi genbruger data fra offentlige registre, for at sikre den bedst mulige sagsbehandling. Ved selvbetjente processer skal selvbetjeningsløsningen være enkel og intuitiv at benytte. Kravene til borgernes viden og involvering ved selvbetjening skal være så få som muligt fx ved at der nogle oplysninger bliver udfyldt på forhånd, og at der bliver foreslået valgmuligheder. I nogle tilfælde er en manuel proces det mest enkle både for Vejen Kommune og for borgerne. Det er typisk områder, hvor direkte dialog, nærhed og omsorg ikke vil kunne erstattes af digitale løsninger. Vejen Kommune følger fællesoffentlige standarder og har en it-arkitektur og -platform, der understøtter den fælleskommunale rammearkitektur. I forbindelse med udvikling samt indkøb af nye løsninger er det et krav, at de understøtter den fælleskommunale rammearkitektur. Vejen Kommune tilslutter sig fællesoffentlige initiativer vedrørende arkitektur-komponenter. 3 af 9
Mål for digitaliseringen frem til 2017 De overordnede mål for Vejen Kommunes digitaliseringsstrategi følger af principperne for digitalisering. En øget digitalisering, og en bedre anvendelse af allerede eksisterende løsninger skal: sikre god service til borgerne og virksomhederne - også uden for normal arbejdstid medvirke til udvikling af kvaliteten på velfærdsområderne medvirke til, at det er attraktivt at bo eller drive virksomhed i Vejen Kommune medvirke til, at det er attraktivt at arbejde for Vejen Kommune skabe økonomisk råderum gennem effektiviseringer. Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi indeholder 12 fokusområder med tilhørende digitaliseringsinitiativer. Overordnet set drejer det sig om emner som: - Slut med papirblanketter og brevpost - Ny digital velfærd - Tættere offentligt digitalt samarbejde. Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi indeholder en tværgående strategi, samt fire områdestrategier. Den tværgående strategi indeholder fælles målsætninger for kommunernes digitalisering, der gælder på tværs af alle kommunale områder. Det er bl.a. emner som - Digital ledelse - Et konkurrencepræget kommunalt it-marked - Digital borgerbetjening Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi indeholder fire fagområdestrategier: 1. Beskæftigelse 2. Social og sundhed 3. Teknik og miljø 4. Børn og kultur De fire fagområdestrategier omsætter og realiserer de fælles, strategiske målsætninger gennem initiativer på de enkelte opgaveområder. Der er i de enkelte fagområdestrategier defineret strategiske indsatsområder. Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi ender bl.a. op i KL-projektet Obligatorisk digital Selvbetjening, som indeholder bølgeplaner for overgang til obligatorisk digital selvbetjening på kommunale områder. Bølgeplanen afvikles i bølger foreløbigt indtil udgangen af år 2015. Det er forventeligt, at projektet udvides løbende med flere bølger i de kommende år. Endvidere ligger der i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi konkurrenceudsættelsen af it-systemer, som KMD tidligere har haft monopol på. Disse systemer konkurrence-udsættes og implementeres indtil slutningen af 2017. 4 af 9
Med udgangspunkts i disse strategier, har Vejen Kommune følgende mål for digitaliseringsindsatsen i de kommende år. Mindst 80 % af kommunikationen mellem fra borgere/virksomheder og Vejen Kommune foregår digitalt fra 2015. Papirpost reduceres således mest muligt. Mindst 70 % af alle borgere og virksomheder har en gratis digital postkasse ved udgangen af 2014, stigende til 80 % ved udgangen af 2016. Vejen Kommune vil til stadighed forsøge at øge disse tal mest muligt. Borgere og virksomheder kan få hjælp via Vejen Kommune til selvbetjening også udenfor normal kommunal arbejdstid. Traditionelle papirblanketter og formularer udfases løbende. I stedet anvendes kommunens selvbetjeningsløsninger til ansøgninger og anmeldelser m.v. Kommunens medarbejdere anvender samme type system, hvilket betyder, at kommunen overgår i muligt omfang fra et blanketsystem til et flow-baseret system. Vejen Kommune vil løbende justere sin it-arkitektur, således at den passer sammen med den offentlige it rammearkitektur. Vejen Kommune vil aktivt implementere internetbaserede kommunikationsformer f.eks. videokommunikation, til gavn for både interne processer samt tilvejebringelse af en enklere kommunikation med eksterne samarbejdspartnere. Vejen Kommune implementerer frem til udgangen af 2017 følgende monopolbrudssystemer: STS (Støttesystemer), SAPA (KMD Sag), KY/Kommunernes ydelsessystem (KMD Aktiv) samt KSD/Kommunernes Sygedagpengesystem (KMD sygedagpenge). Vejen Kommune implementerer og anvender fælles kommunale services og støttesystemer som f.eks. Serviceplatformen, hvor det kan give en positiv businesscase. Vejen Kommune bakker op om og vil i størst mulig grad anvende fælles infrastrukturløsning som f.eks. digitale signaturer, borger.dk, NemLogin, NemSMS virk.dk m.fl. Vejen Kommune deltager efter behov i eksterne aktiviteter og i arbejdet med at tilvejebringe nye (fælles) digitaliseringsløsninger. Vejen Kommune understøtter digitale initiativer med udgangspunkt i de fire fagområdestrategier. Vejen Kommune understøtter digitale initiativer med udgangspunkt i kommunernes økonomiaftale. Kommunens ledelse har fokus på digital ledelse og prioriterer udvikling og anvendelse af nye digitale løsninger i den daglige opgavevaretagelse. Monopolbrudssystemerne har deres eget rationale, som indregnes i takt med udfasingerne af de respektive systemer. Vejen Kommune har som mål, at der årligt effektiviseres for 1 pct. af kommunens serviceudgifter. Digitaliseringsindsatsen kan bidrage til at nå målet. 5 af 9
Styring af digitaliseringen Organisation og roller. Der bliver iværksat mange projekter i forbindelse med kommunens digitaliseringsstrategi. Både fællesoffentlige og fælleskommunale projekter som Vejen Kommune skal implementere, men også en lang række interne projekter. Der er derfor behov for en sikker prioritering og koordinering både af de enkelte projekter men også styring af flere projekter/programmer. Nedenfor er skitseret organiseringen i forhold til den samlede digitaliseringsstrategi: Styregruppe Direktionen Referencegruppe Chefteamet Digitaliseringssekretariatet Projektkoordinator Digitaliseringsansvarlig Digitaliseringsgruppen Afdeling 1 Projektejer Afdeling n Projektejer Tværgående Afdelingschef Intern Service Sammensættes på tværs af afdelinger Lokal styregruppe Lokal styregruppe Lokale styregrupper Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Projekt n Projekt n Projekt n 6 af 9
Direktionen udgør den overordnede styregruppe. Det er direktionen, som træffer beslutning om, hvilke projekter der iværksættes, og hvordan det budgetmæssigt udmøntes. Det er ligeledes direktionen, der træffer beslutning om eventuelle større organisatoriske konsekvenser af digitaliseringsindsatsen. Styregruppens opgaver er derfor, at: Fastlægge digitaliseringsarbejdets formål og mål (strategien) Fastlægge overordnet økonomisk ramme og overordnet tidsramme Godkende og sikre finansiering af ændringer Træffe overordnede beslutninger om tilrettelæggelse og gennemførelse af projekterne Sikre at projekterne er på ret kurs i samspil med projektkoordinatoren Vurdere, hvad udvalg og byråd skal informeres eller træffe beslutning om Godkende de løbende projektdokumenter Informere projektkoordinatoren om begivenheder uden for projektet, der kan have indflydelse på digitaliseringsarbejdet. Kommunens digitaliseringsansvarlige er overordnet projektkoordinator for den samlede digitaliseringsstrategi og som udgangspunkt projektleder for alle tværgående og tekniske indsatsområder. Som projektkoordinator er det hans ansvar, at direktionen har det fornødne grundlag for at kunne varetage opgaven som styregruppe, herunder at der er udarbejdet projektbeskrivelser og business cases. Der aflægges rapport mindst 4 gange årligt, hvor status og fremdrift på projekterne samt mulige nye initiativer forelægges direktionen. Projektkoordinatorens opgaver er derfor, at: Skabe overblik over de samlede projekters fremdrift. Have kontakt til de enkelte projektorganisationer og sikre kontakt til de væsentligste interessenter Forberede og rapportere til direktionen i forhold til projektværktøjer samt øvrige projektdokumenter. Projektkoordinatoren skal endvidere sikre, at effektiviseringssekretariatet har kendskab til besluttede aktiviteter samt forventningerne til disses effektiviseringspotentiale. Kommunens digitaliseringsansvarlige er formand for Digitaliseringsgruppen, der i denne sammenhæng fungerer som arbejdsgruppe i forhold til den samlede projektkoordinering, herunder at udarbejde bidrag til projektbeskrivelser, følge op på igangsatte aktiviteter og sikre kontakt til de forskellige interessenter. Digitaliseringsgruppen mødes som udgangspunkt 1 gang om måneden. Chefteamet udgør den samlede strategis referencegruppe. Som referencegruppe følger chefteamet digitaliseringsarbejdets udvikling og bidrager med behovsafklaring, viden, synspunkter og accept af løsninger. Status på digitaliseringsarbejdet drøftes kvartalsvis på chefteamets driftsmøder. Efter behov kan arbejdet med digitaliseringsstrategien ligeledes indgå på chefteamets udviklingsmøder. Afdelingscheferne er projektejere for de digitaliseringsprojekter, der som udgangspunkt er afgrænset inden for deres eget ansvarsområde (faglige indsatsområder). Chefen for Intern Service er som udgangspunkt projektejer for de tværgående og tekniske indsatsområder. Som projektejer har afdelingschefen ansvaret for gennemførelsen af det enkelte projekt, herunder projektorganisering, overvågning af projektets fremdrift på det strategiske niveau, håndtering af alvorlige problemer i projektet samt ansvaret for overdragelse/idriftsættelse. Afdelingschefen har endvidere ansvaret for rapporte- 7 af 9
ring til kommunens digitaliseringsansvarlige, således at denne kan udfylde rollen i forhold til den overordnede styregruppe/direktionen. Projektejeren kan efter behov deltage i den overordnede styregruppes møder. Økonomi I forbindelse med digitaliseringsprojekter er der krav om, at der udarbejdes en business case. Digitaliseringssekretariatet kan evt. hjælpe med denne proces. Der er ikke krav om, at denne altid skal være positiv i økonomisk forstand, da der kan være andre mål med digitaliseringen: Bedre oplevet service Kvalitetsudvikling Obligatoriske løsninger It-infrastruktur. Ofte er der væsentlige omkostninger forbundet med investering i nye digitale løsninger. Det drejer sig både om de direkte omkostninger ved anskaffelse, men også interne ressourcer til implementering, midlertidigt produktionstab, uddannelse m.m. I budget 2013-2016 er der afsat betydelige beløb, der er målrettet konkrete projekter/investeringer, fx i den trådløse infrastruktur og til digitale arbejdsredskaber i folkeskolen. Hvis der er behov for at skabe yderligere økonomiske forudsætninger for at løbe projekter i gang, kan der peges på følgende muligheder inden for det eksisterende budget: Udviklings- og omstillingspuljen Udviklings- og omstillingspuljen blev indarbejdet i budgettet ved kommunesammenlægningen og kan bruges til projekter, som direkte eller indirekte kan forbedre den offentlige service, give bedre styringsvilkår eller højne informationsniveauet. It-handleplan / Digitaliseringspuljen Via business cases skal puljen anvendes til anskaffelse af nye it-systemer. Puljen dækker ikke de efterfølgende driftsmidler, som skal finansieres separat. Udviklingspulje under Innovation og ny teknologi I budgettet er afsat en pulje til udvikling inden for området for Innovation og ny teknologi. Puljen er ikke nærmere specificeret. Budgetter til kompetenceudvikling Effektiviseringspulje til kreative løsninger Som en del af kommunens effektiviseringsstrategi er afsat en pulje, som skal understøtte en øget risikovillighed til effektiviseringsprojekter. Institutioner og arbejdspladser kan søge midler fra puljen til effektiviseringer, hvor effektiviseringen ikke er garanteret. 8 af 9
KMD-puljen. KMD-puljen blev oprettet i 2009 af de midler, som Vejen Kommune fik for salget af KMD. Projekthandleplan. Der udarbejdes projektbeskrivelse, jf. Vejen Kommunes projekthåndbog, og business case for de enkelte projekter/initiativer. Projektejeren har ansvaret for, at dette sker. Alle projektbeskrivelser og business cases sendes til den digitaliseringsansvarlige. Evaluering Indsatsområder og projekter skal søges leveret i en kvalitet, som er afstemt med og godkendt i direktionen. De enkelte projekter gennemføres i overensstemmelse med Vejen Kommunes projekthåndbog, herunder at der udarbejdes en evalueringsplan. I forbindelse med overdragelsesfasen dvs. det tidspunkt, hvor projektet overgår til drift (eller blot afsluttes) udarbejdes der overdragelsesdokument, der også indeholder en evaluering. Projektejeren har ansvaret for, at dette sker. Alle overdragelsesdokumenter sendes til den digitaliseringsansvarlige. 9 af 9