Projektrapport om byggesagen Nyt Hoveddepot for flyvevåbnet brug af tidsincitament

Projektrapport om byggesagen Nyt Hoveddepot for flyvevåbnet brug af tidsincitament Marts 2002 1

Forord By- og Boligministeriet nu Erhvervs- og - har i de sidste par år samarbejdet med en række bygherrer og virksomheder om at afprøve Nye Samarbejdsformer. Det har været ministeriets ønske, at en række ideer fra byggeriets virksomheder og fra udlandet blev gennemprøvet i konkrete byggerier. På den måde opnås en række erfaringer, der kan være med til at fremme byggeriets udvikling. By- og Boligministeriet har i løbet af 2001 modtaget en række forslag til udviklingsbyggerier, der behandler samarbejdet mellem brugere/beboere, bygherrer og byggeerhverv. Bygherren betragtes her som omdrejningspunkt, og netværkets bygherrer, som har stillet byggesager til rådighed som udviklingsbyggerier, er derfor døbt Bygherrer skaber værdier. Dette netværk er tillige det første netværk af udviklingsbyggerier under Projekt Hus. Netværket består pt. af følgende byggerier: Byggesag Limfjordskollegiet, Aalborg Sonnesgade, Århus, almene boliger Demantkollegiet, Lyngby Bogholder Allé, Vanløse, almene boliger Borupgård, Helsingør, boliger Thrigesvej, Herning, almene boliger Søndergård, 3 seniorbofællesskaber, Måløv Seniorboliger, Smørum Almene boliger, Himmerland Slotsholmsgade 12, renovering, kontorer Flyvevåbnets Hoveddepot, Skrydstrup Depot for standard flex skibe, Korsør Bygherre/forretningsførerselskab Limfjordskollegiet Brabrand Boligforening DUAB, De Unges Almene Boligselskab Fællesadministrationen 3B KP pension Lejerbo Fællesadministrationen 3B KAB Boligkontoret Amba. Slots - og Ejendomsstyrelsen Nærværende projektrapport omhandler byggesagen Flyvevåbnets Hoveddepot, Skrydstrup og rapporterer brug af et tidsincitament i forbindelse med byggeriets udførelse. Byherre er. Projektrapporten vil blive lagt på Erhvervs- og s hjemmeside (www.efs.dk). Rapporten indeholder en række synspunkter og betragtninger. Hvor ikke andet anføres, er disse et udtryk for alle involveredes opfattelser. Projektrapporten er udarbejdet af akademiingeniør Mogens Høgsted, Vive Consult. 2

Rapporten indeholder: side Forord 2 1. Resumé og konklusioner 4 2. Byggesagen 4 3. Valg af udbudsform 5 4. Udbudsgrundlaget 5 5. Incitamentsaftalen og dagbodsbestemmelser 6 6. Byggesagens forløb 7 7. Byggesagens resultat for bygherren 10 8. Effekter af incitamentet 10 9. Diskussion af incitamentet 11 10. Udformning af tidsincitamenter generelle aspekter og strategier 13 3

1. Resumé og konklusioner Nærværende projektrapport omhandler byggesagen Flyvevåbnets Hoveddepot, Skrydstrup, og rapporterer brug af et tidsincitament i forbindelse med byggeriets udførelse. Byggesagen består af en lagerhal på ca. 9.000 m² og en administrationsbygning på ca. 900 m², samt nogle mindre lagerbygninger. Tidsincitamentet blev indført på baggrund af en større besparelse for bygherren ved tidligere ibrugtagning af det nye hoveddepot. Det kan konstateres, at bygherren fik opfyldt sine ønsker med at indføre incitamentet. Der blev afleveret tidligere end tidsplanen. Det er endvidere entreprenørens opfattelse, at tidsincitamentet var væsentligt for den tidligere aflevering, idet en del af incitamentsbeløbet er anvendt til forcering. Der peges i rapporten på 2 væsentlige forhold, som skal ofres opmærksomhed på ved tidsincitamenter. Det første er vanskeligheden ved en nøjagtig beskrivelse af omfang af evt. mangler ved aflevering, som forudsætning for incitamentets ikrafttræden. Det andet forhold er, at få balanceret incitamentet med evt. bodsbestemmelser, således at der ikke er utilsigtede, store virkninger ved små overskridelser af en afleveringsdato. Endelig konstateres det i rapporten, at der ikke er konkurreret på tidsincitamentet, og der foreslås en fremgangsmåde til at tilvejebringe en sådan konkurrence. 2. Byggesagen I forbindelse med forsvarsforliget for perioden 2000-2004 blev det besluttet at erstatte de daværende depoter for flyvevåbnet med et nyt hoveddepot placeret på flyvestation Skrydstrup. Det ny projekt Flyvevåbenets Hoveddepot fik følgende omfang: - Lagerhal ca. 8.960 m² - Administrationsbygning. ca. 912 m² - Olielager ca. 607 m² -.Lager for farligt gods ca. 124 m² Det styrende budget, som var udarbejdet af var på 86.4 mio. kr. Heraf udgjorde entrepriseudgifterne incl. projektering 73.0 mio. kr. Til uforudseelige udgifter var der afsat 4.1 mio. kr. Resten af budgettet var bygherreleverancer (inventar). 4

Samling af Flyvevåbnets depotvirksomhed i et hoveddepot på Flyvestation Skrydstrup medfører, at det samlede arealbehov reduceredes fra ca. 25.000 m² til ca. 10.000 m². Dette indebar, at der i drifts- og personaleudgifter spares 84 årsværk svarende til 24.3 mio. kr. pr. år, dvs. ca. 2 mio. kr. pr. måned, forudsat at bygherren fik et varsel på min. 6 måneder af hensyn til visse personalemæssige dispositioner. 3. Valg af udbudsform Der valgtes begrænset udbud efter prækvalifikation i totalentreprise iht. EU s bygge- og anlægsdirektiv. Valg af totalentrepriseformen var begrundet i følgende: der er tale om et byggeteknisk enkelt byggeri med en meget bunden planløsning og bygningskrop i øvrigt. der ønskedes derfor et ordentligt byggeri arkitektonisk uden store ambitioner der ønskedes et prisbilligt byggeri med en minimal samlet gennemførelsestid Der ønskedes ikke konkurrence på alternative løsninger eller projektudformningen, ligesom udbuds- og kontraheringsperioden ønskedes reduceret mest muligt for at optimere provenuet. Det valgtes derfor, at tildelingskriteriet blev laveste pris. 4. Udbudsgrundlaget Udbudsgrundlaget bestod af: Fællesbetingelser Særlige betingelser for totalentreprise (SBT) CAD manual Byggeprogram Tilbudsliste Incitamentsaftale Geoteknisk rapport Standard for CTS anlæg Paradigma for sikkerheds og sundhedsplan Paradigma for kontrolplan Paradigma for D&V vejledning Tro og love erklæring Udbudsgrundlaget var således i det hele i overensstemmelse med bygherrens standarddokumenter fraset oplægget til Incitamentsaftale, jfr. pkt. 5 herunder. Byggeopgaven var beskrevet i et gennemarbejdet byggeprogram med detaljerede rumskemaer og tilhørende facade - og planskitser (svarende til et dispositionsforslag). 5

Byggeprogram og skitseforslag var udarbejdet med bistand fra arkitektfirmaet Venndt i Aalborg. 5. Incitamentsaftalen og dagbodsbestemmelser Incitamentsoplægget fra bygherren var inspireret af det incitament, som med succes var anvendt ved opførelsen af Øresundsbroen. Den direkte anledning til at udarbejde incitamentsoplægget var selvfølgelig den relativ store besparelse flyvevåbnet kunne opnå ved fremskyndet ibrugtagning af hoveddepotet. Oplæg til incitamentsaftale var bilagt udbudsmaterialet. Incitamentsaftalen er i sin helhed gengivet i boksen herunder. forventer, at Forsvaret vil kunne opnå en driftsbesparelse, såfremt arbejdet fremskyndes i forhold til den i entreprisekontrakten fastsatte tidsplan, jfr. kontraktens 3. Afleverer entreprenøren således ydelsen før forventet, vil entreprenøren, som supplement til den aftalte entreprisesum, være berettiget til et fast tillæg på 1 mio. kr. for den første kalendermåned arbejdet fremskyndes i forhold til tidsplanen og herefter 50.000 kr. for hver arbejdsdag arbejdet fremskyndes udover den første kalendermåned. Tillægget ydes kun, såfremt: a) arbejdet iht. FFT kan afleveres til bygherren og eventuelle fejl og mangler skal være udbedret senest 15 arbejdsdage efter arbejdets aflevering b) der sker færdigmelding senest 6. mdr. før arbejdets aflevering. De i SBT pkt. 05.04 fastsatte bestemmelser vedr. dagbod gælder fra den fremskudte afleveringsdato c) afleveringsdatoen fremrykkes mindst 1 måned i forhold til den oprindelige fastsatte afleveringsdato. Incitamentsaftalen skulle således ikke indgås samtidigt med entreprisekontrakten, men var en option for entreprenøren, som han senest kunne udnytte 7 måneder før den i kontrakten fastsatte afleveringsdato. I sammenhæng med incitamentsoplægget er det relevant at anføre dagbødebestemmelserne i SBT, pkt. 05.04: 6

Dagbøder er fastsat som følger: - kr. 25.000 på hovedprojekt - kr. 50.000 på inventaropstilling i henhold til pkt. 05.08 - kr. 100.000 på aflevering Ingen af de nævnte dagbøder for mellemterminer kan godtgøres ved indhentning af tidsplanen op til aflevering. Dagbøder bliver modregnet acontobegæringer ved mellemterminer eller entreprisesummen ved overskridelse af afleveringsdatoen. Mellemterminen på hovedprojekt var relateret til SBT, pkt. 05.02, som indeholder en detaljeret oplistning (2½ A4 sider) af indhold i hovedprojektet. Krav til aflevering følger AB s normale regler (FFT 95, 28, stk. 2) 6. Byggesagens forløb Skitsetidsplanen i Byggeprogram (side 91) er vist på figuren herunder. Den samlede gennemførelsestid var ansat til 14½ måned. Heraf var udførelsesfasen 10½ måned. 7

Beskrivelsen af byggesagens forløb er opdelt på Prækvalifikations udbuds - og kontraheringsfasen Projekteringsfasen Udførelsesfasen Prækvalifikations udbuds - og kontraheringsfasen Ved prækvalfikationen iht. EU s Bygge og anlægsdirektiv udvalgtes 6 tilbudsgivere: Licitation afholdtes den 20. juni 2000 med følgende resultat:. Tilbudsgiver Tilbudspris Ove Arkil 36.337.000 K.G.Hansen 49.093.000 Højgaard & Schultz 43.581.000 Skanska 40.000.000 NCC 38.449.000 J & B Entreprise 41.193.000 Tilbudspris fra Ove Arkil A/S var lavest og var på kr. 36.337.000 excl. moms. Afstanden fra denne tilbudspris til den højeste var ca. kr. 13 mio. Gennemsnit var ca. 41 mio. kr. Det kan således konstateres, at der var tale om en skarp priskonkurrence, og at prisniveauet for det laveste bud var realistisk. Ove Arkil havde ikke taget egentlige tilbudsforbehold, men havde anført nogle projektforudsætninger, hvoraf de vigtigste var: brug af langsgående hoveddrager med mellemunderstøtninger og stikspær synlige indvendige søjler i byggeprogram ændres til skjulte søjler ikke gennemgående vinduesbånd i facader ændring af taghældning Disse projektforudsætninger havde sammenhæng med at Ove Arkil ikke havde bistand fra rådgivere ifm. med tilbudsberegningen, men indhentede priser fra leverandører. Der var ikke tid til projektering. Gennemgående vinduesbånd i facader samt ændringer af gavle blev efter rådgivning fra bygherrens arkitekt ifm. kontraktsindgåelsen tilkøbt iht. prisoplysning i tilbuddet (kr. 1.990.000). Bygherren accepterede i øvrigt de anførte projektforudsætninger. 8

Totalentreprisekontrakt blev indgået den 4. august 2000, og incitamentsoplægget lå som en option for entreprenøren. Projekteringsfasen Projekteringsfasen indeholdt udarbejdelse af forprojekt og hovedprojekt samt myndighedsbehandlingen, herunder ansøgning om landzonetilladelse. Fra bygherren medvirkede foruden egen organisation arkitekterne Venndt A/S med underrådgivere på ingeniørfagene (JPH rådgivning konstruktioner og installationer og T.S. Langebæk lagerindretning). Totalentreprenøren Ove Arkil s sagsleder virkede i starten som projekteringsleder. Der var et forsinkende forløb ifm. tilknytning af arkitekt -og ingeniørrådgivning. Arkitekt nr. 1 trak sig pga., at opgavens karakter ikke var noget for firmaet. Arkitekt nr. 2 havde gabt over for meget og måtte på et uheldigt tidspunkt trække sig, hvorefter den 3. arkitekt kom på (Thorup arkitekter og ingeniører). Ingeniørrådgivningen blev også tilknyttet sent inde i projekteringsforløbet ved Carl Bro, som også overtog projekteringsledelsen. Dette forløb gav forsinkelser i projekteringen og myndighedsbehandlingen, således at forprojekt og hovedprojekt ikke blev afleverede efter tidsplanen og i den forudsatte omfang og kvalitet. Entreprenøren og bygherren fik de potentielle uenigheder herom løst hen ad vejen. Bygherren og hans rådgiver oplevede dog forløbet stærkt utilfredsstillende. Især det forhold at man blev presset til delprojektgodkendelser uden at have et samlet overblik over projektet. Men hensynet til tidsplanen blev som anført sat meget højt. Entreprenøren oplevede til dels, at bygherren ikke gav plads til den fornødne frihed for entreprenøren til successivt at projektere og udføre. Bygherren oplevede, at entreprenøren ikke havde fuldt styr på myndighedsbehandlingen, især vedrørende brandforhold i administrationsdelen. Udførelsesfasen Projekteringsfasen og udførelsesfasen var delvis overlappende. Rejsning af betonfacadeelementer skete samtidigt med at hovedprojekt forelå. Entreprenørens satsning angående vinterforanstaltninger fik et positivt forløb, dels angående bygningens lukning og vejrliget. Entreprenøren anmeldte den 27. november 2000, at han ønskede at gøre brug af incitamentet med aflevering 1 måned og 9 dage før den kontraktligt fastsatte (16.07.2001). Der var en diskussion mellem bygherre og entreprenør om entreprenørens risiko ved incitamentet og dagbøder (se afsnit 9 herunder) Der blev således afleveret til den fremskudte tid, selvom afleveringssituationen var meget hektisk, og krævede flere møder mellem bygherre og entreprenør, hvor manglerne og bygherrens vurdering af disses betydning i forhold til incitamentsaftalen blev forhandlet på plads. 9

. 7. Byggesagens resultat for bygherren Bygherrens overordnede resultater af byggesagen er: Det styrende budget er overholdt i betydelig grad, se herunder Der er generelt relativ stor tilfredshed hos brugerne med byggeriet Bygherren skønner at have fået et byggeri i en passende kvalitet, byggeteknisk og arkitektonisk Samarbejdsprocessen med totalentreprenøren har været oplevet vanskeligt, men dette forhold træder i baggrunden ift. til de øvrige resultater Byggesagsøkonomien er i hovedtræk vist herunder: Styrende budget excl. inventar Realiseret entrepriseudgift Totalentreprise 73.000 38.327 Incitament 1.450 Tillægsydelser 1.693 Uforudsete udgifter 4.100 2.583 Rådgiverhonorar 700 Terræn (uden for totalentrprisekontrakten) 2.200 I alt excl. inventar (bygherreleverance) 77.800 47.001 Beløb i hele 1000 kr. Det kan konstateres, at det styrende budget fsv. angår totalentreprisesummen var væsentligt overvurderet. 8. Effekter af incitamentet De direkte effekter af incitamentet kan konstateres at have været: entreprenøren meddelte en fremskyndelse af afleveringen på 1 måned og 9 dage den herved aftalte afleveringsdato blev holdt bygherren opnåede herved den ønskede tidsmæssige effekt Incitamentet havde iflg. entreprenøren ikke nogen indflydelse på tilbudsprisen. På tilbudstidspunktet var arbejdsplanen ikke gennemarbejdet og der var indeholdt en risiko ifm. med vinterforanstaltninger, som gjorde, at man ikke turde indregne incitamentet (tidligere aflevering). Incitamentet sås alene som en mulighed, man senere ville gå efter. 10

Entreprenøren involverede ikke sine rådgivere eller leverandører i incitamentet, og der var således ikke nogen teameffekt i totalentreprenørgruppen i forbindelse med incitamentet. Entreprenøren har delvist anvendt incitamentsbeløbet til forcering, og dette har betydet flere penge til både arkitekt og ingeniør. Entreprenøren mener generelt ikke, at det (ved totalentreprise) er tilrådeligt at sprede incitamentsaftalen til hans rådgivere, underentreprenører og leverandører, da bygherren ved entrepriseformen har ønsket én og kun én aftalepart. Entreprenøren vurderer, at incitamentet har været meget væsentligt i forhold til overholdelse af tidsplanen. Det har virket ansporende, især i projekteringsfasen, hvor entreprenøren løb ind i forsinkelsesproblemer i forbindelse med udskiftning af rådgivere. Incitamentet opleves fra bygherreside ikke at have fremmet eller hæmmet samarbejdets forløb i byggesagen. Bygherrens rådgiver vurderer, at tidsincitamentet har medvirket til en forceret projekteringstidsplan og byggeperiode. Det er rådgiverens generelle opfattelse, at dette kan medføre, at der ofte må træffes forhastede beslutninger om forhold, som ikke var detailprojekterede. 9. Diskussion af tidsincitamentet Der er konstateret nogle særlige aspekter ved det valgte incitament. Disse har været: a) afleveringsbetingelserne er ikke entydige b) entreprenøren har oplevet incitamentet ensidigt til bygherrens fordel c) incitamentet har medført et betydeligt pres på bygherre fra entreprenør med henblik på at få godkendt projekt og aflevering a) Afleveringsbetingelserne er ikke entydige Incitamentet i den aktuelle byggesag indebærer, at der kan afleveres med mangler uden at incitamentet tabes for entreprenøren. Der er dog ikke kongruens med AB s afleveringskriterie (væsentlige mangler). Bygherren har ikke anset det for rimeligt at knytte incitamentet til AB s kriterie for aflevering, da bygherren i følge AB (ofte) må modtage et byggeri med mange mangler. Bygherren har derfor med formuleringen ønsket færre mangler. Det kunne på den anden side være fristende for bygherren at knytte incitamentet til absolut ingen mangler for at slippe for diskussioner om, i hvilket omfang der kan være mangler uden at incitamentet tabes for entreprenøren. Men det kan virke urimeligt i forhold til entreprenøren, hvis incitamentet skulle tabes på en enkelt ubetydelig mangel, så absolut ingen mangler er næppe en realistisk fremgangsmåde. Der er derfor behov for at aftale et så entydigt kriterium for mangler som muligt. Men uanset hvor klart kriteriet er udformet, vil der altid være mulighed for uenighed mellem parterne, om betingelserne for udbetaling af incitamentet er opfyldte. En af parterne vil ved 11

en uenighed altid have den mulighed at få udmeldt et syn og skøn (efter AB) til afgørelse heraf. Man kunne også for at undgå den formelle procedure ved udmeldelse af en syns - og skønsmand - tænke sig, at man i aftalegrundlaget udpegede en opmand til afgørelse af spørgsmålet ved uenighed. Ved store byggesager kunne opmanden bestå af én fra hver af parterne plus en neutral, fælles udpeget person. b) entreprenøren har oplevet incitamentet ensidigt til bygherrens fordel Som omtalt tidligere har entreprenøren i byggesagen rejst det synspunkt, at incitamentet kombineret med dagbøder var for stor en ensidig risiko for entreprenøren. Det kan konstateres, at aflevering med én dags forsinkelse indebærer entreprenørens tab af incitamentet (1.45 mio. kr.) og en dagbod på 0.1 mio. kr. Dette er umiddelbart således som incitamentsaftalen og SBT/FFT er formuleret. Spørgsmålet er så, om det er rimeligt, og om begge parter var bedre tjent med en anden sammenhæng i aftalerne. Man kan dog anføre, at aftalerne i den aktuelle byggesag kan læses således, at der kan afleveres iht. AB (FFT 95), uden at betingelserne for at incitamentet udbetales er til stede. Der kan derfor opstå den situation, at entreprenøren gennemtvinger en AB aflevering (og undgår dagbøder) selvom incitamentet ikke udbetales. Det kan anbefales, at problemstillingen gennemtænkes på forhånd. Det må umiddelbart være et forenklende sigte, at incitamentet er knyttet entydigt til den kontraktlige aflevering. Dette kan så indebære et behov for at præcisere FFT/AB s afleveringskriterie (væsentlige mangler), jfr. pkt. (a). c) incitamentet kan medføre et betydeligt pres på bygherre fra entreprenør med henblik på at få godkendt projekt og aflevering Som anført i pkt. 6 har der været et intenst forløb omkring godkendelse af projekt og aflevering. Situationen omkring afleveringen er behandlet ovenfor. Vedrørende projektgodkendelser, kan det være vanskeligt at vurdere, om tilstedeværelsen af incitamentet har medvirket til bygherrens oplevelse af forløbet som stærkt utilfredsstillende. Det har dog sandsynligheden med sig, at entreprenørens bestræbelser på at overholde tidsplanen vokser, når der både er et incitament at opnå og en bod at undgå. Det kan konstateres, at man i den aktuelle byggesag har oplevet det kendte tema ved totalentrepriser, hvor bygherrens krav til tidlig projektudarbejdelse - og godkendelse kommer i konflikt med totalentreprenørens ønskede frihed til successivt at projektere og udføre. Det kan generelt være hensigtsmæssigt at tage mere konkret stilling til dette vanskelige spørgsmål i aftalegrundlaget. 12

10. Udformninger af tidsincitamenter- generelle aspekter og strategier Tidsincitamenter generelt Som ved alle typer incitamenter, er det et vigtigt at referencen bliver ansat rigtigt. Ved tidsincitamenter betyder dette, at den udførelsesperiode, som incitamentet skal relatere sig til, skal svare til en realistisk, men stram udførelsesperiode uden at være urealistisk kort. Dette problem elimineres til en vis grad ved den model, hvor incitamentet inddrages i konkurrencen jfr. herunder. Strategier Der kan fra et bygherresynspunkt være flere strategier ved brug af tidsincitamenter. En strategi kan være at lade incitamentet indgå i udbuddet som en konkurrenceparameter (se herunder). En anden kan være at vente med at beslutte og annoncere incitamentet til efter kontraktindgåelse (som ved Øresundsbroen). Og en tredje fremgangsmåde kan være den strategi, der er valgt i den aktuelle byggesag, hvor incitamentet er en i udbudsmaterialet oplyst option for entreprenøren. Ved denne strategi er det usikkert, om incitamentet påvirker tilbudsprisen. I følge entreprenøren har incitamentet ikke påvirket tilbudsprisen i den aktuelle byggesag. Incitament i udbud som konkurrenceparameter Man kan f.eks. lade et tidsincitament indgå i et udbud ved, at der konkurreres på en i forhold til udbudstidsplanen tidligere aflevering. Dette kan (ved EU udbud) gøres ved at anvende tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige bud, således at der til brug ved tilbudssammenligningen beregnes et fiktivt fradrag i tilbudsprisen, hvis der tilbydes tidligere aflevering. Incitamentsdelen af tilbudsprisen beregnes (f.eks.) som antal dage tilbudt tidligere aflevering gange den af bygherren oplyste præmie pr. dag. Et eksempel kan illustrere dette: Incitament/præmie ved tidligere aflevering er 30.000 kr. pr. dag. Tilbud A: Tilbudt aflevering som udbudstidsplanen (ikke tidligere aflevering), tilbudspris 10,0 mio. kr. (blå søjle på grafen herunder). Der er ingen korrektion (fradrag) for tidligere aflevering (rød søjle på grafen herunder) Tilbud B: Tilbudt aflevering 40 dage tidligere end udbudstidsplanen; tilbudspris 10,5 mio. kr. Incitament på 30.000 kr. pr. dag bliver 1,2 mio. kr., som reducerer sammenligningsprisen til 9,3 mio. kr. og dermed gør tilbud B økonomisk mere fordelagtig end tilbud A, se grafen herunder. 13

Tilbudsgiver B får betalt 10.5 mio. kr., såfremt der sker tidligere aflevering som tilbudt. Ellers bortfalder incitamentet på 1.2 mio. kr. og betalingen bliver 9.3 mio. kr. Mio. kr. 12 11 10 9 10 10 10,5 9,3 8 7 6 5 A B 14