Præambel til arbejdet med charteret Flere kvinder i ledelse på Aarhus Universitet: Charteret Flere kvinder i ledelse består af 7 indsatsområder, hvor Aarhus Universitet forpligter sig til at arbejde målrettet. Områderne er: 1. Udfærdige en Strategi og plan for flere kvinder i ledelse 2. At udvikle og opstille Mål og måltal 3. Sikre en Personalepolitik som fremmer ligestilling 4. Ansættelse og rekruttering skal bidrage til ligestilling 5. Headhunting v. headhunting skal der forlanges indstilling af begge køn 6. Karriereudvikling - arbejde med netværk, mentorering etc. 7. Måling, erfaring og resultater dele erfaringerne med andre Når der i charteret opereres med udtrykket kvinder i ledelse har vi valgt at forholde os til begrebet ledelse som både forskningsledelse og traditionel personaleledelse. Ledelse udøves af både TAP ere og VIP ere. JKB 21. september 2008 1
POLITIK POLITIK KORT HANDLEPLANER MV 1. Udarbejde en strategi eller plan for at få flere kvinder i ledelse eller for at fastholde en lige balance og igangsætte initiativer herfor Universitetet vil udarbejde en talentudviklingsstrategi som en del af en overordnet HRstrategi med henblik på at skabe en attraktiv arbejdsplads med særligt fokus på de kvindelige talenter. Strategien skal suppleres af handlingsplaner med mål, delmål, tidsplaner og liste over aktiviteter. på sigt omdanne den nedsatte taskforce til en permanent gruppe for ligestilling på AU. Denne gruppe skal bidrage i strategiske diskussioner og målsætninger for ligestillingsarbejdet ved AU, følge op på eksisterende handlingsplan(er) for ligestilling og arbejde med integrering af ligestilling i strategiske planer. Kunne også fungere som et forum for idé og erfaringsudveksling om HR-arbejde og udvikling internt på AU. Den udførende del af arbejdet med at implementere, supervisere og evaluere de forskellige tiltag på universitetet ligger derimod i HR-organisationen. Koordineringsgruppen trækker i sit arbejde på HR-organisationens ressourcer. Talentudviklingsstrategi Koordineringsgruppe for ligestilling på AU Talentudviklingsstrategi (DTU) AU vil skabe en attraktiv arbejdsplads med særligt fokus på de kvindelige talenter. Strategien skal udmøntes i handleplaner på de 7 punkter i charteret med fastlæggelse af mål, delmål, tidsplaner og lister over aktiviteter. Dette vil fremgå af de følgende punkter. Koordineringsgruppe for ligestilling på AU Taskforcens arbejde med de 7 punkter i charteret forventes afsluttet 1. oktober 2008. Herefter omdannes taskforcen til en permanent koordineringsgruppe for ligestilling på AU. 2
2. Udvikle og opstille mål/eller måltal for kvinder i ledelse, for andelen af kvinder på udvalgte ledelsesniveauer inden for et fastsat tidsrum eller for andelen af kvinder i talentpools eller pipeline Universitetet vil Hovedmål: ved at opstille mål og måltal for At det relative forhold mellem ligestilling på universitetet sikre mænd/kvinder i forskerstillinger og på fremdrift i udviklingen hen imod en mere ligelig fordeling af kønnene på relevante studenterårgange over en årrække udvikler sig til at blive ens ledelsesniveau. Universitetet vil med bistand fra den permanente koordineringsgruppe og HRorganisationen hvert år i forbindelse med evaluering af udviklingskontrakten vurdere, om der er fremdrift i tallene Delmål: Procentvis stigning i kvindeandelen af professorer i en femårig periode hovedområdeopdelt. Procentvis andel af alle nyansatte professorer, der er kvinder, hovedområdeopdelt omkring ligestillingsredegørelsen vurdere om der er fremdrift i tallene Måltal Køns- og institutopdelt statistik: o Ansøgere til lektor/professorstillinger o Antallet og varigheden af midlertidige stillinger o Kønsfordelingen i ledelsesorganer og udvalg o Antal afholdte barselsmåneder Der opstilles følgende hovedmål: at det relative forhold mellem kvinder/mænd ansat i de forskellige forskerstillinger og kvinder/mænd, der dimitterede fra de relevante årgange (på de relevante fag) over en årrække udvikler sig til at blive ens (evt. udregnet i fem års intervaller). Der opstilles følgende delmål: en hovedområdeopdelt indstillet procentvis stigning i kvindeandelen af professorer i en femårig periode en hovedområdeopdelt indstillet procentsats for, hvor mange nyansatte professorer i en femårig periode der skal være kvinder Der opstilles følgende måltal, som HRorganisationen løbende fører statistik på og som offentliggøres en gang om året: Køns- og institutopdelt statistik for antallet af ansøgere til lektor/professorstillinger opslået ved AU, samt hvor mange stillinger der besættes af interne kandidater. Endvidere registreres det, hvorvidt stillingerne er fonds- eller institutfinansierede samt hvilken aldersmæssig fordeling der eksisterer inden for de enkelte stillingstyper. Køns- og institutopdelt statistik for 3
antallet og varigheden af midlertidige ansættelser ved AU (herunder ph.d.ere, post. doc. og adjunkt). Endvidere registreres det, hvorvidt stillingerne er fonds- eller institutfinansierede samt hvilken aldersmæssig fordeling der eksisterer inden for de enkelte stillingstyper. Køns- og institutopdelt statistik over kønsfordelingen i forskellige ledelsesorganer, udvalg og bedømmelses-/ansættelsesudvalg. Køns- og institutopdelt statistik over antal afholdte barselsmåneder Inden 1. januar 2009 har hovedområderne indstillet hvilke procentsatser, som skal gælde for hovedområdernes delmål og orienteret HRorganisationen om dette. 4
3. Sikre en personalepolitik som fremmer kvinders og mænds lige karrieremuligheder Universitetet vil i løbet af efteråret 2008 Barselsfond udarbejde en ny samlet personalepolitik for MUS samtaler hele AU. Personalepolitikken skal bl.a. Fleksible udlandsophold styrke arbejdskulturen i en positiv Efter/videreuddannelse retning Arbejdsmiljø og arbejdskultur understøtte karriereudvikling og Family/workbalance opfordre til mere eksplicitte karriereveje sætte øget fokus på professionalisering af MUS lægge vægt på øget efter- og videreuddannelsestilbud til videnskabelige medarbejdere understrege, at kvinder skal integreres i det fagstrategiske arbejde både på AU som helhed, men også på de enkelte institutter fremme family/workbalance sikre en organisering af HR, der understøtter kvinders og mænds lige karrieremuligheder lægge vægt på øget administrativ support af yngre forskere i deres karriereforløb Der indføres en barselsfond på AU med bidrag fra de lokale enheder. Fondens midler skal bruges til at dække de enkelte institutters/centres udgifter i forbindelse med evt. økonomiske huller, der måtte opstå i relation til barsel på eksterne fondsmidler. Der indføres en professionel systemunderstøttelse af HR-organisationen, herunder systemunderstøttelse af MUSsamtaler. MUS skal bruges aktivt til at diskutere kvalifikationer og opkvalifikationstiltag, kortlægge forskernes ambitioner og arbejdsopgaver. Den nærmeste leder skal opfordre kvindelige forskere til at opkvalificere sig ved videnskabelig publicering samt forskningsophold ved danske og udenlandske universiteter. HR-organisationen etablerer et løbende udbud af forskningsledelsesprogrammer, projektlederprogrammer, projektansøgningskurser, ph.d.-vejlederkurser, talent- og lederudviklingsforløb, mediekurser og formidlingskurser. De enkelte institutledere opfordres til at der ydes tørre intern støtte under adjunktpædagogikum. HR-organisationen sørger for, at der gennemføres jævnlige arbejdsmiljø- og - arbejdskulturundersøgelser på alle institutter i form af en spørgeskemaundersøgelse blandt alle medarbejdere. Undersøgelsen skal afdække forskellige aspekter af arbejdskultur både hårde mål såsom arbejdsmængde, 5
arbejdspres og stressfaktorer og mere bløde arbejdsforhold, som tillid til ledelsen, kollegaer, social støtte fra ledelsen og medarbejdere samt forhold vedr. arbejdets organisering, herunder indflydelse på arbejdsforhold, udviklingsmuligheder, involvering i arbejdspladsen og tryghed i ansættelse. Det er vigtigt at denne arbejdsmiljøundersøgelse skræddersyes til universitetsverdenen og har særlig vægt på at afdække den kultur og omgangstone, som præger stedet ( brokkekultur, superman/superwoman -kultur, mandehørmskultur etc.) Personalepolitikken skal indeholde elementer, der sikrer, at arbejdspladskulturen er familievenlig med fleksible arbejdstider (hvor det kan lade sig gøre), møder indenfor daginstitutioners åbningstider og opmærksomhed på output i stedet for input/tilstedeværelse. Universitetet vil i videst muligt omfang tilbyde fleksible arbejdspladser, hjemme-pc, internetopkobling, netværks-adgang osv., der sikrer gode muligheder for at arbejde hjemme, fx når børn er syge. Der indføres en legestue-/børnepasningsordning, hvor man kan købe sig til børnepasning under barn sygdom og til afhjælpning af pasning uden for institutionernes åbningstider (lukkedage, lange møder, rejser, undervisning) Gæsteforskere skal også have mulighed for at købe sig til børnepasning. 6
Der etableres en madordning og serviceordninger dvs. mulighed for at kantine eller eksternt cateringfirma laver aftensmad. Endvidere overvejes det, om der skal etableres andre serviceordninger som fx vask/rens af tøj, billig, organiseret rengøringshjælp osv. 4. Ansættelsesprocedurer og rekruttering skal bidrage til at synliggøre kvindelige ledertalenter, så der er både kvindelige og mandlige kandidater ved intern og ekstern rekruttering 7
Universitetet vil sikre, at kvindelige forskere i videst muligt omfang er repræsenteret i diverse ledelsesorganer og udvalg sikre, at kvindelige forskere i videst muligt omfang er repræsenteret i bedømmelses- og ansættelsesudvalg sikre gennemskuelighed og eksplicitet i ansættelsesproceduren være meget opmærksom på stillingsopslag og formuleringen af stillingsopslag sikre opfølgning på midlertidigt ansatte Kvinders repræsentation i lokale ledelsesorganer og udvalg samt i bedømmelses- og ansættelsesudvalg Stillingsopslag Tydelige og veldefinerede kriterier samt gennemskuelighed og eksplicitet i ansættelsesproceduren Opfølgning på midlertidige ansatte Regler for hvordan barsel skal vurderes i jobansøgningssammenhæng Der udarbejdes en HR-politik, som påpeger det væsentlige i, at kvindelige forskere i videst mulige omfang er repræsenteret i diverse lokale ledelsesorganer og udvalg. Der udarbejdes en HR-politik, som påpeger det væsentlige i, at kvindelige forskere i videst mulige omfang er repræsenteret i bedømmelses- og ansættelsesudvalg. I forbindelse med stillingsopslag udarbejder HR-organisationen en vejledning til institutterne. Heraf skal fremgå, at stillingsopslag skal formuleres bredt, at institutlederen skal fokusere på at opnå diversitet i forskningsfelter samt være opmærksom på den sproglige opsætning af opslaget at der skal sættes et max på hvor mange publikationer, der må medsendes at der skal stilles krav til at ansøger udarbejde en tidsportfolio, hvor man synliggøre, hvad ens tid er blevet brugt til (barsel, fokus på undervisning, opstart at større forskningsprojekter etc.) at der skal sættes kontaktpersoner af begge køn i stillingsopslag at det skal henstilles, at man inden opslag får en uformel vurdering af, om der i den kendte rekrutteringskreds er dygtige kvindelige forskere, der kan varetage den opslåede stilling og som kunne tænkes at søge (eller ville søge, hvis de blev opfordret til det) 8
at alle opslag skal opfordre både mænd og kvinder til at søge (FMs cirkulære om formulering af stillingsopslag) at der ikke må anføres omfattende og urealistiske kvalifikationskrav at institutledere skal forpligtes til at rundsende lokale stillingsopslag til alle medarbejdere at institutledere skal forpligtes til at lave reelle internationaleopslag. På institutterne skal der formuleres veldefinerede kriterier, herunder samstemmende formelle og reelle kriterier for evaluering af jobansøgere og i forbindelse med forfremmelse og lønforhandlinger. Der skal udarbejdes nedskrevne regler, der specificerer, hvorledes der skal tages højde for barsel/orlov/fravær i forbindelse med jobansøgning. Disse regler tydeliggøres for alle bedømmelsesudvalg. Informationsmateriale til studerende og til mulige nye medarbejdere om Aarhus Universitet skal udformes, således at universitetet fremstår som en mangfoldig virksomhed, der lægger vægt på ligestilling Institutledere forpligtes til at tage en samtale med medarbejdere i midlertidige stillinger min. et år før stillingens udløb. 9
5. Fastsætte et minimum for antallet af kvindelige kandidater, hvis der bliver gjort brug af headhuntere til rekruttering af ledere Universitetet vil Minimum for kvindelige kandidater Inden 1. januar 2009 har hovedområderne ved rekruttering af professorer fra Institutledere forpligtes til at diskutere indstillet hvilket minimum, der skal gælde for udlandet fastsætte et minimum fastholdelse ved midlertidige antallet af kvindelige kandidater i de tilfælde, (hovedområdeopdelt) for antallet af ansættelser hvor der anvendes headhuntere til rekruttering 10
kvindelige kandidater i de tilfælde, hvor der anvendes headhuntere til rekruttering. forpligte institutledere til at diskutere fastholdelse ved midlertidige ansættelser og orienteret HR-organisationen om dette. Alle institutledere bør et år inden en midlertidig stillings udløb indkalde den pågældende medarbejderes vejledere/ nærmeste ældre fagfæller til en diskussion om fastholdelsesmulighederne herunder mulighederne for i fællesskab at skaffe eksterne midler. 6. Skabe rammer for den enkelte kvindes karriereudvikling gennem netværk, mentorordninger eller andre konkrete initiativer Universitetet vil tværgående mentorprogram HR-organisationen opretter et tværgående oprette et tværgående mentorprogram etablere coach-funktion mentorprogram og etablerer en professionel for videnskabelige medarbejdere øge støtten til frau-netværket karrierecoachfunktion for unge videnskabelige etablere en professionel øget fokus på MUS medarbejdere. Begge dele sker i tæt 11
karrierecoach-funktion for unge videnskabelige medarbejdere understøtte frau-netværket og fremhæve netværkets betydning sætte øget fokus på MUS (den nærmeste leder kan bruge MUS til at introducere forskere til et fagligt netværk) styrke forskningsmiljøet styrke ph.d. vejledere og adjunktvejledere styrke post docs netværk samt deres mulighed for karriereafklaring og - planlægning. styrke ph.d.-ernes netværk og sikre dem bedre mulighed for karriereafklaring og -planlægning oprettelse af flere forsker-grupper styrke ph.d.-vejledere og adjunktvejledere indfør post doc-vejledning bedre netværk og mulighed for karriereafklaring og planlægning for ph.d. ere. samarbejde med HR-organisationen. Samarbejdet mellem HR-organisationen og frau-netværket styrkes ved regelmæssige møder og via arbejdet i den permanente koordineringsgruppe for ligestilling HR-organisationen udarbejder nyt opdateret og professionelt materiale til brug ved MUSsamtaler, hvor det faglige netværkselement fremhæves f.s.v. angår de videnskabelige medarbejdere. Endvidere strammes der op på, om samtalerne rent faktisk gennemføres. Dekanerne opfordres til at skabe incitamenter for at der etableres flere forskningsgrupper for at forbedre forskningsmiljøet, idet dårligt forskningsmiljø er en af mange grunde til at kvindelige forskere dropper ud. Forskningsgrupper øger også muligheden for at deltage i faglige netværk et område, hvor kvinder traditionelt står svagt i forhold til mænd. I samarbejde med de enkelte hovedområder udarbejder HR-organisationen regler for tidsrefusion til ph.d. koordinatorer og adjunktvejledere for at sikre at opgaven tages alvorligt og reelt implementeres på de enkelte institutter. Indføre vejledning af post docs. Det foreslås, at alle ph.d.ere på hvert institut/fakultet midt i deres ph.d.-forløb sammen med evt. ægtefælle/partner inviteres 12
til karriereafklarings/planlægningsseminar på Sandbjerg. 7. Dele erfaringer og resultater fra den indsats som sker på baggrund af charteret, f.eks. ved at bidrage til ligestillingsministerens temaside på internettet om kvinder og ledelse Universitetet vil Oprettelse af hjemmeside med fx Informationskontoret opretter en hjemmeside etablere en hjemmeside om Kvinder i forskerportrætter som gælder særligt for dette charter og forskning på AU med gode historier, Belønne det institut, som udvikler sig arbejdet heromkring. Hjemmesiden skal 13
rollemodeller, blogs, statistik og nyheder - f.eks. at alle 5 ph.d.-ere der i 2008 er nomineret til Aarhus Universitets Forskningsfonds pris til lovende unge forskere er kvinder mv. overføre bidrag fra egen hjemmeside til ligestillingsministerens tema-side om kvinder og ledelse med henblik på videndeling og erfaringsudveksling belønne det institut som hvert år har den største stigning i antallet af kvindelige ledere massivt involvere AUs eget informationskontor i udbredelsen af arbejdet med de 7 punkter i charteret bedst i ligestillingshenseende Involvere AUs informationskontor i arbejdet med charteret rumme statistik, strategi, initiativbeskrivelser og evaluering. Desuden kunne siden rumme kvindelige forskerportrætter (fx ti spørgsmål til en ny forsker en gang i kvartalet). Hjemmesiden skal være etableret senest 1. januar 2009. HR-organisationen udarbejder ved udgangen af hvert kalenderår i samarbejde med den permanente koordineringsgruppe for ligestilling et forslag til, hvilket institut, der skal præmieres for at have haft den bedste udvikling på ligestillingsområdet. 14