Vejledning i udbud af Vedligeholdelse af kommunale ejendomme

Vejledning i udbud af Vedligeholdelse af kommunale ejendomme Februar 2012 Udbudsportalen.dk Weidekampsgade 10 1 2300 København S Post@udbudsportalen.dk

Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 4 2 Vedligeholdelse af kommunale ejendomme... 5 2.1 Organisering og målsætninger... 6 2.2 Metoder til forbedring af indsatsen... 6 2.3 It-værktøjer... 7 3 Udbud af kontrakter om håndværkerydelser... 8 3.1 Udbudsregler... 9 3.2 Hvad forstås ved bygge- og anlægsarbejder?... 9 3.3 Særligt vedrørende tilbudsloven... 11 3.3.1 Rammeaftaler... 11 4 Anskaffelsesstrategi og forberedelse af udbuddet... 13 4.1 Evaluering og opgavemæssig afklaring... 13 4.2 Projektorganisation... 14 4.3 Tids- og aktivitetsplan... 14 4.4 Kontakt til andre ordregivere... 15 4.5 Målsætninger... 15 4.6 Valg af udbudsform... 16 4.7 Udbudskonstruktion og funktionskrav... 17 4.8 Kontraktperiode... 18 4.9 Udvælgelseskriterier... 18 4.10 Tildelingskriteriet... 19 4.11 Forbehold... 21 4.12 Alternative tilbud... 21 4.13 Markedsforhold og teknisk dialog... 21 4.14 Valg af kontrakt- og samarbejdsform... 22 5 Udbudsprocessen... 23 5.1 Udbudsbekendtgørelse... 23 Udbudsportalen.dk 5.2 Spørgsmål og spørgemøder... 23 Weidekampsgade 10 5.3 Evaluering af tilbuddene... 23 2300 København S Post@udbudsportalen.dk 5.4 Evaluering af kvalitative kriterier... 24 2

6 Paradigme for udbud af rammeaftaler... 25 6.1 Eksempel: Ringsted Kommune... 25 6.2 Eksempel: Rigshospitalet... 26 6.3 Eksempel: Fredensborg Kommune... 26 6.4 Udbudsbetingelser... 27 6.4.1 Paradigme for udbudsbetingelser... 28 6.5 Generel beskrivelse... 33 6.5.1 Planlægning... 34 6.5.2 Mindre ombygninger, tilbygninger m.v.... 34 6.5.3 Bygningerne... 34 6.5.4 Forventede omkostninger til vedligehold m.v.... 34 6.5.5 Tidsplan... 34 6.5.6 Beredskab (akut tilkald)... 34 6.5.7 Samarbejde mellem entreprenører på den enkelte bygning... 35 6.5.8 Arbejdsstedets overtagelse... 35 6.5.9 Samarbejde mellem entreprenører og institutionsledere... 35 6.5.10 Kommunens organisation... 36 6.5.11 Sociale klausuler... 36 6.6 Kravspecifikation - beskrivelse af fagentrepriser og ydelser... 36 6.6.1 Kravspecifikation/ydelsesbeskrivelse fra Fredensborg Kommune... 37 6.7 Tilbudsliste... 48 6.8 Udkast til rammeaftale... 51 6.8.1 Udkast til rammeaftale fra Fredensborg Kommune... 51 7 Perspektivering - Servicepartnerskab... 55 7.1 Hvad er et servicepartnerskab... 55 7.2 Afgrænsning af opgaverne... 57 7.2.1 Indvendig vedligeholdelse... 57 7.2.2 Udendørsanlæg... 57 7.2.3 Udvendig vedligeholdelse... 58 7.2.4 Tekniske installationer... 58 7.3 Udbud af et servicepartnerskab... 58 7.3.1 Teknisk dialog og markedsundersøgelse... 58 7.3.2 Udbudsbetingelser... 58 7.3.3 Kravspecifikation... 59 7.3.4 Kontrakt... 60 7.3.5 Igangsætning... 61 3

Indledning Kommunerne har fokus på effektive metoder til varetagelse af opgaverne med vedligehold af kommunale ejendomme. Det kan være gennem udbud af rammeaftaler med lokale håndværksfirmaer, gennem servicepartnerskaber med entreprenører eller gennem OPS, hvor bygningsvedligehold udbydes sammen med opførelsen af en bygning. Ved udbud af længerevarende kontrakter kan budgetsikkerheden i kommunerne for det fremtidige vedligehold sikres. Denne vejledningen har til formål at inspirere og understøtte kommunerne ved udbud af kontrakter om håndværkerydelser, fx i forbindelse med bygningsvedligehold, reparationsarbejder samt mindre tilbygninger, ombygninger og nybygninger. Vejledningen er suppleret af en artikel, der omhandler erfaringer fra kommuner med udbud af håndværkerydelser. Artiklen er publiceret på Udbudsportalen.dk. Vejledning er udarbejdet af Ising Consulting for Udbudsportalen. Efter udbudsreglerne er kommunen forpligtet til at foretage udbud af vedligehold og renovering m.v. af kommunale ejendomme, når private firmaer står for udførelsen af opgaverne. Gennem udbud af kontrakter om bygningsvedligehold kan kommunen få mest muligt ud af de økonomiske ressourcer, sikre en bedre bygningsstandard og undgå gradvis nedbrydning af tilstanden af den kommunale bygningsportefølje. Udfordringen for kommunen er at tilrettelægge udbuddet, så kontrakterne kommer til at fungere godt i dagligdagen. Vejledningen består af tre dele: Del 1 (kapitel 1 4) vedrører de særlige forhold og problemstillinger, der gør sig gældende ved udbud af håndværkerydelser. Det handler blandt andet om, hvordan opgaverne varetages i kommunerne, hvordan der arbejdes med effektivisering, hvilke udbudsregler der gælder for håndværkerydelser og den strategi, som kommunen bør udarbejde inden et udbud. Del 2 (kapitel 5) indeholder et paradigme for udbud af rammeaftaler bestående af udbudsvilkår, skabelon for ydelsesbeskrivelser, tilbudsliste og kontraktvilkår. Del 3 (kapitel 6) indeholder en perspektivering i form af en beskrivelse af servicepartnerskaber, som kan anvendes som alternativ til rammeaftaler. Vejledningen har fokus på kommunens forberedelse, gennemførelse og opfølgning af udbudsprocessen, og beskæftiger sig således især med den praktiske håndtering af udbudsforretningen. Sigtet har været at lave en forholdsvis kort og konkret how-to-do -vejledning, især rettet mod de ansvarlige for gennemførelsen af udbuddet, og med fokus på de forhold, der er særlige for vedligehold af bygninger. Med hensyn til de mere almindeligt kendte overvejelser og spørgsmål vedrørende udbud henvises læserne til Udbudsportalens vejledning Udbud - trin for trin eller til andet vejledningsmateriale, der i forvejen er tilgængeligt, bl.a. på Udbudsportalen.dk Udbud af FM-aftaler, hvor en facility manager står for professionel ledelse og koordinering af bygningsdrift og vedligehold, er ikke beskrevet i vejledningen. En FM-aftale er en samlet kontrakt om bygningsdrift og vedligehold - herunder fx bygningsvedligehold, rengøring, vedligehold af tekniske installationer, receptionsbetjening, vagt og security, kantine, intern posthåndtering samt vedligeholdelse af udendørs arealer og snerydning. For information om FM henvises til Facilities Management Netværk: http://www.dfm-net.dk/ 4

1 Vedligeholdelse af kommunale ejendomme Kommunale ejendomme omfatter daginstitutioner, dagplejen, haller, kulturfaciliteter, lejeboliger, materielgårde, rådhuse, SFO'er, skoler, ældreboliger og ældrecentre samt øvrige ejendomme. Kommunernes ejendomscentre administrerer og vedligeholder hver især mange tusinde m² kommunale bygninger, fordelt på et stort antal adresser og flere hundrede enkeltbygninger i henhold til BBR. Bygherreforeningen har i rapporten Organisering af kommunale bygherre- og ejendomsforvaltningsopgaver fra 2006 opgjort det kommunale bygningsareal til ca. 29,5 mio. etagemeter. Beregnet på grundlag af en værdiansættelse på 6.500 kr./m2. opgøres den samlede værdi til ca. 200 mia. kr. Ejendommene udgør således samlet en stor værdi, som alene kan bevares ved korrekt vedligehold af bygningerne. Vedligehold af en ejendom udgøres af de løbende reparationer på bygningen, bygningsdele og installationer, hvorved tilstanden holdes på et niveau, hvor bygningens værdi bevares. Vedligehold er dermed den del af ejendomsdriften, der sigter på at opretholde bygningers ydeevne. I modsætning hertil er renovering en istandsættelse af en ældre ejendom, således at bygningens værdi bevares. Afhjælpende vedligehold er vedligehold, som udføres for at afhjælpe akut skade eller svigt. Denne form for vedligehold omfatter reparation eller udskiftning af defekte komponenter og lignende. Oprettende vedligehold er vedligehold, som medfører et kvalitetsspring, der helt eller delvist bringer ejendommen (eller dele heraf) op på kvalitetsniveau som bygget. Denne form for vedligehold omfatter typisk samlet renovering og/eller udskiftning af bygningsdele, fx hele tagbelægningen, hele facadeoverfladen, alle vinduer, hele installationssystemet eller væsentlige dele heraf. Forebyggende vedligehold er vedligehold, som udføres inden ejendommens ydeevne er på et brugsmæssigt utilfredsstillende stade, eller for at forhindre følgeskader. Denne form for vedligehold omfatter typisk lovpligtige eftersyn og arbejder, der udføres med faste intervaller for at forebygge nedslidning eller minimere risikoen for driftsstop eller ulykker. Ejendomsdrift er alt det, der får bygningen eller en installation til at fungere; fejning af tage, rensning af lyskasser, tagrender, nedløb og regnvandsbrønde, slamsugning, udskiftning af el-pærer, lysstofrør, batterier og sikringer, service på tekniske anlæg, udskiftning af filtre. Renhold af ejendommen består af almindelig rengøring af bygningen og bygningsdele; støvsugning, gulvvask, afkalkning, vinduespolering, fejning, snerydning og saltning af gader og fortove, pasning af grønne arealer, rengøring af belægninger, tagrender og træværk for alger, blade m.m., afvaskning og pudsning af lampeskærme ud- og indvendigt. De samlede årlige omkostninger til bygningsvedligeholdelse i kommunerne ligger i omegnen af 3 mia. kr., hvilket svarer til, at hver kommune gennemsnitligt anvender 30 mio. kr. årligt. Dagsordenen kan ofte være præget af brandslukning i forhold til skimmelsvamp, indeklimaproblemer og dårlig vedligeholdelse. Mange kommuner imødegår udfordringerne ved at samle de bygningsrelaterede opgaver og budgetter i et ejendomscenter, som kan foretage en samlet planlægning og prioritering. 5

1.1 Organisering og målsætninger Den indvendige vedligeholdelse samt normal drift af bygningen sorterer ofte under den forvaltning, som har fået stillet bygningen til rådighed, fx skoleforvaltningen. I modsætning hertil hører den udvendige vedligeholdelse af bygningerne samt afhjælpning af akutte skader og større gennemgribende istandsættelser under kommunens ejendomsfunktion. I nogle tilfælde hører både indvendig og udvendig vedligeholdelse under ejendomsfunktionen. Målsætningen for bygningsvedligehold er, at de kommunale bygninger til en hver tid kan danne gode, sunde, sikre og velfungerende fysiske rammer omkring de aktiviteter, som de er indrettet til. 1.2 Metoder til forbedring af indsatsen Nøglen til at forbedre indsatsen omkring bygningsvedligehold - og dermed få mest muligt ud af pengene - er overblik, planlægning og systematik. Grundlaget for kommunens bygningsvedligehold er en systematisk registrering og tilstandsvurdering af bygningerne, herunder at der er foretaget bygningssyn på hele porteføljen. Bygningssyn i form af tilstandsvurderinger på de kommunale bygninger sker typisk årligt. Ved bygningssyn registreres bygningernes almene tilstand samt eventuelle behov for reparationer. Desuden registreres brugernes observationer og eventuelle ønsker til bygningsmæssige forbedringer. På grundlag af disse registreringer foretages en fordeling af budgetmidlerne. Der kan anvendes følgende kategorier for bygningsdelenes tekniske tilstand: Tilstandsgrad 0: Bygningsdelen er ny og som bygget funktionen er som beskrevet. Tilstandsgrad 1: Bygningsdelen er intakt, men med begyndende slid og synlige skader (kun kosmetiske skader) funktionen er som beskrevet. Tilstandsgrad 2: Bygningsdelen er begyndt at forfalde, med enkelte defekte komponenter funktionen er nedsat fare for følgeskader. Tilstandsgrad 3: Bygningsdelen er nedbrudt og skal udskiftes funktionen er ophørt fare for følgeskader. Et bygningsmæssigt vedligeholdsefterslæb afvikles ved at oprette bygningerne til en bygningstilstand under 2, samt ved at øge det forebyggende vedligehold, således at niveauet kan fastholdes. Der er en klar sammenhæng mellem bygningstilstand og bygningsværdi og derigennem en sammenhæng mellem bygningsværdi og vedligeholdelse. Kommunens registrering og tilstandsvurdering kan anvendes som grundlag for at beregne nøgletal, hvorved kommunen opnår en højere bevidsthed om, hvad pengene anvendes til. Nøgletal kan sammenlignes og tegner et billede af, om vedligeholdelsesindsatsen lever op til den vedligeholdelsesstrategi, der er fastlagt. Herved kan kommunen kortlægge det vedligeholdelsesefterslæb, der måtte være, og afdække opretningsbehovet på bygningerne. Nøgletal kan anvendes til at budgettere vedligeholdsopgaverne samt til at sammenligne vedligeholdelse af en bygning eller bygningsmasse med en anden. Afhængigt af karakteren af de indsamlede oplysninger 6

om vedligehold af bygninger kan der udregnes nøgletal, som kan sammenlignes med tilgængelige nøgletal fra andre bygningsejere, eller der kan sammenlignes internt institutioner imellem. Nøgletallene anvendes typisk som retningsgivende og ikke som styringsværktøj. Foreningen Dansk Facility Management, DFM, har etableret en nøgletalsforening, hvor der opsamles og behandles nøgletal for drift og vedligehold af administrationsbygninger, skoler og andre institutioner i DFM. Forbedring af metoderne til bygningsvedligehold handler i høj grad også om kommunikation og formidling af resultater. Det er afgørende at få de decentrale brugeres accept af den planlægning og prioritering, der finder sted. Brugerne skal opleve en synlig forbedring af bygningernes kvalitet og større indsigt i vedligeholdelsesplanlægningen. Vedligeholdelse handler ikke kun om at holde bygningens klimaskærm i god stand, men i lige så høj grad om at vurdere, om bygningens funktionalitet matcher brugernes behov. Derfor er der behov for en helhedsorienteret tilgang til vedligeholdelsesopgaven. 1.3 It-værktøjer It er et nødvendigt redskab til at opnå overblik, synergi og sammenhæng i vedligehold af ejendomme. Mange kommuner har investeret i it-løsninger, som skal skabe overblik og varetage styringen af opgaverne. For at få indblik i, hvilke it-systemer, der er på markedet, kan kommunen foretage en markedsafdækning ved henvendelse til mulige leverandører. Kontraktværdien ved anskaffelse af itsystemet vil i de fleste tilfælde medføre, at kommunen skal foretage et EU-udbud eller en national annoncering. Der bør være opmærksomhed på integration med andre systemer, f.eks. ejendomsregistret og økonomisystemet, og på de organisatoriske konsekvenser ved implementering af systemet. 7

2 Udbud af kontrakter om håndværkerydelser Udbud af kontrakter om håndværkerydelser til brug for bygningsvedligehold, renovering, ombygning m.v. understøtter hensynet til at få varetaget opgaverne på den bedst mulige måde inden for de økonomiske rammer, der er til rådighed. Set fra de lokale håndværksmestre og entreprenørers synsvinkel er der en forventning om, at kommunen løbende foretager udbud af aftalerne om vedligehold på ejendommene, så kommunen ikke handler med de samme entreprenører hver gang. Der er mange firmaer, som gerne vil samarbejde med bygningsafdelingen om vedligehold af bygningerne. Eventuelle fordomme om, at kommunen handler hos bestemte firmaer og forbigår andre, imødegås ved at udbyde kontrakter om håndværkerydelser på en systematisk måde. Gennem udbud får kommunen også et indgående kendskab til, hvem der er på markedet, og hvilke opgaver de kan varetage. Der er flere muligheder for at foretage udbud, herunder blandt andet rammeaftaler, servicepartnerskaber og samlet funktionsudbud. Større enkeltstående arbejder som planlagte vinduesudskiftninger eller tagrenovering kan udbydes selvstændigt. I denne vejledning beskrives især udbud af rammeaftaler, som er en ofte anvendt udbudskonstruktion i kommunerne. Enkelte kommuner har udbudt servicepartnerskaber. Kommunen kan også foretage et samlet funktionsudbud af bygningsvedligehold og beslægtede arbejder. Denne model anvendes så vidt vides endnu ikke i kommuner, men er meget udbredt i det private erhvervsliv. Ved et samlet funktionsudbud overdrages vedligeholdelsespligten for en bygningsportefølje til en entreprenør over en længerevarende periode, fx 15 år. Entreprenøren skal mod et fast årligt vederlag sørge for, at kommunens krav til bygningernes funktion overholdes i hele kontraktperioden. Ejerskabet til bygningerne er stadig kommunens. Det er ikke på forhånd detaljeret beskrevet, hvordan opgaven skal løses. I stedet er der opstillet en række målbare funktionskrav. Derfor er der større mulighed for innovation og for at opgaven løses på en måde, der er hensigtsmæssig for både bygherren og entreprenøren. Funktionskravene kan sidestilles med tilstandskrav, men med den forskel, at entreprenøren har frihed til at vælge produkter, metoder og udførelsestidspunkt. Grænseværdierne for den krævede tilstand fastlægges ud fra bygherrens servicestrategi for bygningernes tilstand. Grænseværdierne kan opdeles i servicekategorierne 1 (høj), 2 (mellem) og 3 (lav). Grundlaget for et funktionsudbud er en grundig gennemgang og tilstandsregistrering af entreprisens enkelte bygninger, således at der kan skabes det bedst mulige grundlag for entreprenørernes tilbudsberegning. Funktionsbeskrivelser og udbud af drift og vedligeholdsopgaver på funktionskrav er en i kommunal sammenhæng ny måde at samarbejde med private leverandører på, men kendes fra vejområdet. Kommunens rolle bliver således som formidler af brugerhensyn og kontrol af, om det ønskede serviceniveau er opretholdt. 8

2.1 Udbudsregler Kontrakter med private firmaer om håndværkerydelser er omfattet af udbudsreglerne, og skal udbydes i henhold til disse. Alt efter opgavernes karakter skal bygningsvedligehold udbydes efter EU s udbudsdirektiv eller den danske tilbudslov 1. Kort udtrykt gælder tilbudslovens afsnit I for indhentning af tilbud på bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet. Alle entrepriseformer er omfattet af tilbudsloven: Fagentreprise/storentreprise, hovedentreprise, totalentreprise (hvor kontrakten med entreprenøren også omfatter rådgiverydelsen om projektering) og partneringaftaler. Afsnit II i tilbudsloven gælder for varekøbs- og tjenesteydelseskontrakter, som ikke er omfattet af udbudsdirektivet, dvs. hvor kontraktværdien overstiger 500.000 kr., men ligger under tærskelværdien, eller hvor der er tale om såkaldte bilag II B-ydelser. Tilbudsloven skal anvendes, hvis de udbudte opgaver med hensyn til håndværkerydelser har en kontraktværdi, der ligger under tærskelværdien for EU-udbud. For bygge- og anlægsopgaver er tærskelværdien for 2012 og 2013 på 37.245.500 kr. For tjenesteydelser er tærskelværdien 1.489.820 kr. Kontraktværdien skal regnes over hele kontraktens løbetid inkl. alle optioner og beregnes eksklusive moms. I vurderingen må ordregiver som udgangspunkt anvende det bedste skøn. Er der ikke et tilstrækkeligt grundlag for at foretage et skøn, kan der være behov for at undersøge markedet nærmere. Den kommunale ejendomsfunktion har for det meste et godt kendskab til tilbudsloven, som ofte anvendes i de tekniske forvaltninger. Derfor anvendes tilbudsloven i nogle tilfælde også ved udbud af kontrakter, der rettelig hører under udbudsdirektivet. Hvis kontraktværdien overstiger tærskelværdien for EU-udbud skal udbuddet gennemføres efter reglerne i udbudsdirektivet Direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004. Både udbudsdirektivet og tilbudsloven er udførligt beskrevet i andre vejledninger på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside og på Udbudsportalen.dk. Denne vejledning vil derfor ikke detaljeret redegøre for, hvordan udbud af håndværkerydelser skal gennemføres efter de to regelsæt, men alene beskrive nogle hovedpunkter. 2.2 Hvad forstås ved bygge- og anlægsarbejder? Det følger af tilbudslovens 1, stk. 5, at bygge- og anlægsarbejder forstås på samme måde som i EU's udbudsdirektiver. Den samlende definition af bygge- og anlægsarbejder er i direktivet "resultatet af en række bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion." Kapitel 45 i EU's CPV-nomenklatur oplister bygge- og anlægsaktiviteterne. Et uddrag af disse aktiviteter findes endvidere i udbudsdirektivets bilag I. Når kommunen skal udfylde formularen til udbudsbekendtgørelsen (se webstedet enotices) skal der anvendes en CPV-kode, der svarer så præcist som muligt til kontrakten. Den første kode vil blive betragtet som en overskrift. Den kan derfor være lidt mere generel (med flere nuller til sidst) end de øvrige koder, f.eks. hvis ingen af de mere præcise koder er velegnede. Det er vigtigt at være 1 Lov nr. 338 af 18. maj 2005 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren med de ændringer, der følger af lov nr. 572 af 6. juni 2007 9

opmærksom på, at der kan vælges mere end én kode fra primærglossaret; det anbefales dog at vælge højst 20 koder. Hver kode kan præciseres yderligere, afhængigt af ordregiverens specifikke behov, ved at tilføje flere koder fra det supplerende glossar. En søgning i hovedafdelingerne i CPV giver følgende hovedresultat: 45000000-7 Bygge- og anlægsarbejder dvs. alle CPV-numre som starter med 45 vedrører byggeog anlægsarbejder. Der er 821 undernumre, som vedrører afdeling 45. 50000000-5 Reparations- og vedligeholdelsestjenester d.v.s. alle CPV-numre, som starter med 50 vedrører tjenesteydelser indenfor reparation og vedligeholdelse. Det gælder fx 50700000-2 Reparation og vedligeholdelse af installationer i bygninger og 50800000-3 Diverse reparations- og vedligeholdelsestjenester. Reparations- og vedligeholdelsesydelser er omfattet af udbudsdirektivets bilag II A og er dermed udbudspligtige efter reglerne i direktivet. Det bemærkes, at bygningsvedligeholdelse, fx maling og tapetsering, tømrerarbejde, murerarbejde m.v. som udgangspunkt er en bygge- og anlægsaktivitet, og dermed omfattet af tilbudsloven. Hvis kontrakten inklusive alle optioner overstiger tærskelværdien på 37.245.500 kr. er den udbudspligtig efter udbudsdirektivet og skal den udbydes efter dette. Sondringen mellem de forskellige typer af opgaver er væsentlig, idet der er forskellige udbudsregler og udbudsprocedurer for henholdsvis bygge- og anlægsopgaver, tjenesteydelser underlagt udbudsdirektivets bilag II A og tjenesteydelser underlagt Udbudsdirektivets bilag II B. Hvis en kontrakt både omfatter tjenester og bygge- og anlægsarbejder er det kontraktens hovedformål, der er bestemmende for, hvilket regelsæt der skal bruges. Afgørende er ikke, om den økonomiske værdi for bygge- og anlægsarbejderne overstiger værdien af tjenesteydelserne eller omvendt. Er kontraktens hovedgenstand bygge- og anlægsaktiviteten, mens tjenesteydelsesdelen er en accessorisk aktivitet, betragtes kontrakten samlet set som en bygge- og anlægskontrakt. Vedrører hovedformålet derimod tjenesteydelser omfattet af bilag II A med accessoriske dele af bygge- og anlægsaktivitet, skal hele kontrakten udbydes efter udbudsdirektivets regler for bilag II A-ydelser. I sådan en situation er det derfor ikke nødvendigt at holde et selvstændigt udbud for arbejder efter tilbudsloven. Det kunne fx dreje sig om renholdelse af parker, der er en bilag II A- tjenesteydelse, kombineret med anlægsarbejde i parken. Er hovedformålet med kontrakten at udføre tjenesteydelser oplistet i Udbudsdirektivets bilag II B, vil hele kontrakten skulle udbydes efter reglerne for annoncering af tjenesteydelser i tilbudslovens afsnit II, Det gælder også selvom bygge- og anlægsdelen isoleret set overstiger tærskelværdien for EU-udbud. I sådan en situation kan kommunen også vælge at udbyde hele kontrakten efter tilbudslovens regler for begrænset licitation med prækvalifikation (tilbudslovens afsnit I). Med annoncen om prækvalifikation vil man nemlig opfylde en forpligtelse om offentlighed også om bilag II B-ydelser. Det kunne fx dreje sig om kontrakter om anlægsarbejder i forbindelse med parker, kombineret med tjenesteydelser indenfor skovbrug, havebrug, der er omfattet af udbudsdirektivets bilag II B, kategori 26 eller 27. 10

Når entreprenøren også leverer materialer i forbindelse med et bygge- og anlægsarbejde gælder det samme som ovenstående vedr. kontrakter som både omfatter bygge- og anlæg samt tjenesteydelser. Dvs. at hovedformålet med kontrakten er afgørende for, hvilke udbudsregler der gælder. Omfatter kontrakten en blanding af varer og tjenesteydelser er det værdien der afgør, hvorvidt hele kontrakten anses som en vare eller tjenesteydelse (det største værdi er afgørende). 2.3 Særligt vedrørende tilbudsloven Tilbudsloven indeholder en pligt til at afholde licitation for opgaver med en samlet værdi over 3 mio. kr. Kontrakter i spændet fra 300.000-3 mio. kr. kan indgås på baggrund af underhåndsbud, som er en mindre formel udbudsform. Der kan kun indhentes tre underhåndsbud. Dog kan der indhentes et fjerde underhåndsbud, såfremt dette indhentes uden for lokalområdet. Tilbud på kontrakter om udførelse af bygge- og anlægsarbejder, som overstiger 3 mio. kr., men ligger under tærskelværdien for EU-udbud på 37.245.500 kr., indhentes ved offentlig eller begrænset licitation efter reglerne i tilbudsloven. Kommunen skal udnytte de muligheder, der findes for at skabe tilstrækkelig konkurrence. Ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbuddet og tildelingen af ordren skal kommunen sørge for, at udvælgelsen af tilbudsgivere sker på grundlag af objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier, og at der ikke finder forskelsbehandling sted mellem tilbudsgiverne. Denne vejledning går ikke i dybden med reglerne i tilbudsloven. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning 2, der kan findes på styrelsens hjemmeside. Til forskel fra udbud efter udbudsdirektivet har kommunen mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne. De nærmere regler fremgår af tilbudsloven og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning. Ved brug af forhandling skal kommunen sikre, at alle tilbudsgivere behandles ens. 2.3.1 Rammeaftaler Tilbudslovens Afsnit I om bygge- og anlægsaktiviteter indeholder også regler for rammeaftaler, som er særligt relevante for bygningsvedligehold. Ved en rammeaftale forstås efter tilbudslovens 13 en aftale mellem én udbyder og én virksomhed, som har til formål at fastlægge betingelserne for aftaler, der indgås i løbet af en given periode. Kontrakter om bygge- og anlægsarbejder omfattet af tilbudsloven kan indgås på grundlag af rammeaftaler, uden at den enkelte kontrakt skal konkurrenceudsættes. Rammeaftaler anvendes, når der er tale om regelmæssige anskaffelser af ydelser af samme karakter. Rammeaftaler kan indgås efter gennemførelse af offentlig eller begrænset licitation, eller hvis det forventede volumen er under beløbsgrænsen i lovens 12, efter reglerne om underhåndsbud. Denne form for kontrakt åbner mulighed for at udvælge en virksomhed, som, når der er brug for det, kan opfylde udbyders behov. 2 Konkurrencestyrelsens vejledning til tilbudsloven 2005 (lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren), august 2005. 11

Rammeaftaler er især velegnede i situationer, hvor udbyderen skal have udført en række ensartede ydelser i aftaleperioden, eksempelvis istandsættelse af lejligheder ved fraflytning, løbende vedligeholdsarbejder m.v. Efter reglerne i tilbudslovens afsnit I om bygge- og anlægskontrakter er der ikke adgang til at indgå parallelle rammeaftaler, hvilket betyder, at en ordregiver ikke kan indgå rammeaftale med mere end én entreprenør om udførelse af én og samme ydelse. Der er dog ikke noget til hinder for, at en udbyder indgår flere rammeaftaler, hvor hver enkelt aftale er afgrænset til et geografisk område, eller hvor en aftale omfatter skoler og en anden omfatter plejehjem i en kommune. Begrænsningen i tilbudslovens afsnit I med hensyn til rammeaftaler for bygge- og anlægskontrakter, må ikke forveksles med reglerne i tilbudslovens afsnit II, som omhandler annoncering af vare- og tjenesteydelseskontrakter. Der er for varekøbs- og tjenesteydelseskontrakter omfattet af afsnit II ikke nogen begrænsninger i forhold til rammeaftaler. Annonceringsreglerne gælder for offentlige tjenesteydelseskontrakter omfattet af udbudsdirektivet, herunder kontrakter om vedligeholdelse og reparation, hvis værdi overstiger 500.000 kr., men er mindre end de aktuelle tærskelværdier i udbudsdirektivet. En rammeaftale indebærer ikke nødvendigvis en konkret, endelig forpligtelse for ordregiveren til at aftage bestemte mængder af arbejde på bestemte tidspunkter, men giver ordregiveren adgang til fra gang til gang, efterhånden som et konkret behov opstår, at indgå aftale under rammeaftalen uden udbud. For at undgå fastlåste samarbejdsrelationer gennem længere tid og holde adgangen til offentlige kontrakter åben for nye virksomheder kan rammeaftaler maksimalt have en tidsmæssig udstrækning på 4 år. Den tidsmæssige begrænsning relaterer sig til den periode, indenfor hvilken udbyder kan indgå konkrete kontrakter, som baserer sig på rammeaftalen. Det følger heraf, at gennemførelsen af de konkrete arbejder kan strække sig ud over 4 års perioden. Det er en forudsætning for, at der kan gennemføres en fair konkurrence, at alle tilbudsgivere har de sammen informationer om det volumen af arbejde, der bliver behov for i aftaleperioden. Konkurrencen om rammeaftalen kan gå på tilbudte enhedspriser, men også på en bestemt kvalitet, som skal anvendes i forhold til de konkrete kontrakter under rammeaftalen. Når ordregiver skal indgå en kontrakt under rammeaftalen kan tilbudsgiveren bedes om at supplere sit oprindelige tilbud, eksempelvis ved estimering af tidsforbrug og samlet pris for et konkret arbejde ud fra enhedspriser i rammeaftalen. Det er en betingelse, at et sådant supplement ikke medfører væsentlige ændringer i aftalevilkårene i rammeaftalen. 12

3 Anskaffelsesstrategi og forberedelse af udbuddet Inden kommunen beslutter sig for, hvilken kontrakt- og samarbejdsmodel, der skal anvendes, og går i gang med udarbejdelsen af udbudsmaterialet, bør der udarbejdes en projektplan. I projektplanen fastlægges de håndværkeropgaver, som udbuddet vedrører, og den udbudsmodel, der bedst tilgodeser kommunens målsætninger. Kommunens afklaring og planlægning af udbuddet er grundlaget for en god proces, hvor unødvendig spildtid minimeres. Det kan spare mange ressourcer, at kommunen fra starten tænker hele processen igennem og udarbejder en konkret projektplan, der er enighed om i organisationen. Ved afklaringen skabes overblik over organisation og løsning, og der fremskaffes et datagrundlag for udbuddet. 3.1 Evaluering og opgavemæssig afklaring Projektplanen bør indeholde en evaluering og erfaringsopsamling i forhold til tidligere års bygningsvedligehold: Hvordan er opgaverne blevet løst? Hvad har vist sig at fungere godt henholdsvis mindre godt? Er kommunens organisering af området hensigtsmæssig? Skal ejendomsfunktionen alene have ansvaret for udvendig vedligehold eller også det indvendige? Skal kommunen selv beskæftige en mindre håndværkerafdeling eller købe alle ydelser? Hvad er kommunens fremadrettede behov? Etc. Ligeledes foretages en afklaring af, hvilke håndværkerydelser, der skal med i udbuddet. Start med at afdække forbruget bagudrettet. Hvad er det for håndværkerydelser, der har været anvendt og i hvilke mængder? Har de opfyldt behovet? Kommunen kan indhente statistik hos de nuværende håndværksmestre eller trække data i økonomisystemet eller et system til indkøbsanalyse. Dernæst fastlægges kommunens fremtidige behov og evt. politiske målsætninger for området, så udbuddet ikke gennemføres med blikket rettet mod bakspejlet. Det kan være, at det fremtidige behov for håndværkerydelser skal tænkes sammen med øvrige behov et andet sted i organisationen. Fx anvender social- og sundhedsafdelingen også håndværkerydelser, fx til at foretage boligændringer hos borgere med bevægelseshandicap. Når der er kendskab til, hvilke håndværkerydelser udbuddet skal omfatte og det omtrentlige årlige volumen, foretages en afklaring af, hvilket regelsæt udbuddet skal gennemføres efter. Hvis kontraktværdien overstiger tærskelværdien for EU-udbud skal udbudsdirektivet følges; hvis kontraktværdien ligger under tærskelværdien gælder tilbudsloven. Afklar også, om det er bygge- og anlægsopgaver eller tjenesteydelser. Dette er mere udførligt beskrevet i afsnit 3.2 3.3. 13

3.2 Projektorganisation Tilrettelæg udbuddet som en projektorganisering med en klar projektbeskrivelse. Der udpeges en projektleder med erfaring og de rigtige kompetencer til opgaven. Derudover er det en god idé med en mindre arbejdsgruppe, der indeholder de arbejdsressourcer og øvrige kompetencer, der skal til. Eftersom udbudsarbejdet har en intern påvirkning af organisationen bør der være et ressourceestimat fordelt på aktiviteter og på de deltagende personer. Der er væsentligt at sikre, at personale med relevante kompetencer og de centrale interessenter bliver inddraget. For at sikre, at der udarbejdes en klar og præcis kravspecifikation er det selv sagt væsentligt at inddrage personale, der rent fagligt kender til de udbudte opgaver. Derudover skal der suppleres med personale, der ved noget om det rent udbudstekniske og om de juridiske forhold omkring kontraktindgåelse. Brugerne af bygningerne bør ligeledes inddrages i arbejdet. Arbejdsgruppen bør omfatte en eller flere fagpersoner, som har indgående kendskab til kommunens brug af håndværkerydelser til vedligeholdelse af ejendomme m.v. Udbuddet er et samarbejde mellem fagpersoner og en eller flere udbudskonsulenter. Fagpersonerne beskriver kommunens behov for de håndværkerydelser, der skal anskaffes. Udbudskonsulenten varetager de udbudstekniske opgaver. Udbuds- og Indkøbsafdelingen vil i de fleste tilfælde have de udbudsmæssige kompetencer, men der kan være behov for at supplere med ekstern konsulentbistand eller juridisk ekspertise. Kommunen bør sørge for at opbygge udbudskompetencer in-house, som kan anvendes ved udbud. Der kan efter behov etableres en referencegruppe med en bredere deltagelse af interessenter. Ud over at de relevante interessenter kan bidrage til at kvalificere kommunens behov, vil inddragelse give et medejerskab til udbuddet og resultatet heraf. Et sådant medejerskab giver et langt bedre grundlag for succesfulde kontrakter, end hvis organisationen føler, at der trækkes noget ned over hovedet på den. 3.3 Tids- og aktivitetsplan Projektplanen bør indeholde en konkret og detaljeret tids- og aktivitetsplan for alle faser og aktiviteter. Ved fastlæggelse af tidsplanen er det væsentligt ikke at forsøge at forhaste gennemførelsen af udbuddet. De interne processer har en tendens til at tage længere tid, end det umiddelbart forventes. Samtidig bliver kvaliteten af leverandørens tilbud sjældent bedre, hvis tidsplanen presses unødigt. Nedenfor er indsat et forslag til en tidsplan, hvor der gennemføres et offentligt udbud. Såfremt der ønskes et begrænset udbud eller udbud med forhandling, er perioden for gennemførelse af udbuddet ofte længere. 14

Forberedelse af udbuddet Opbygning af organisation Udarbejdelse af kontrakt-og udbudsstrategi Fastlæggelse af tidsplan Udarbejdelse af udbudsmaterialet Politisk behandling af udbudsmateriale Gennemførelse af udbuddet Annoncering af udbuddet Informations- og spørgemøde Seneste besvarelse af spørgsmål Tilbudsperiode Evaluering af tilbud Politisk behandling af tildelingsbeslutning Afslutning af udbudsprocessen Meddelelse om tildeling Standstill-periode Forberedelse af kontrakt Kontraktindgåelse Annoncering af kontraktindgåelse Kontraktopstart Leverandørens forberedelse Kontraktopstart Uge 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 3.4 Kontakt til andre ordregivere Det er en god idé at rette henvendelse til andre ordregivere, som har foretaget udbud af håndværkerydelser inden for de seneste år. Spørg rundt i netværket om der er andre, som har udbudt det samme og har erfaringer, de gerne vil dele med jer. Søg også i TED-databasen på www.ted.europa.eu. Her er der onlineadgang til alle bekendtgørelser om europæiske offentlige indkøb, der er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Det er helt almindeligt at ordregivere deler udbudsmaterialer, udbudsbekendtgørelser mm. Men brug det kun til inspiration og sørg for at tilrette materialet til det konkrete udbud. Ved kontakt til andre ordregivere kan der spørges om deres erfaringer hvad gik godt henholdsvis mindre godt, hvilke tilbudsgivere gav tilbud, hvad ville kommunen evt. gøre anderledes en anden gang etc. 3.5 Målsætninger Set fra kommunens synsvinkel er der flere overordnede målsætninger, der kan lægges til grund, når udbuddet skal planlægges og forberedes. I det strategiske grundlag kan fx indgå en diskussion og afvejning mellem følgende målsætninger: Priser: Ud fra budgettet til bygningsvedligehold er det målsætningen at kommunen kan handle til fordelagtige priser, som har været konkurrenceudsat, og derfor ligger under det normale markedsniveau. Erhvervshensyn: Kommunen kan have en målsætning om, at også mindre håndværksvirksomheder, der ofte vil være lokalt baserede, skal kunne deltage i opgaveløsningen. Ved udbud af opgaverne kan firmaerne opfordres til at gå sammen i konsortier, eller der kan udbydes rammeaftaler målrettet mindre håndværksmestre. 15

Stordriftsfordele: Kommunen kan opnå fordele, når en entreprenør har stordriftsfordele ved at varetage vedligehold for en række bygninger og derved lærer bygningerne godt at kende. Det vil give entreprenøren mulighed for at tilbyde fordelagtige priser. Systematisk tilgang: Kommunen kan have en målsætning om en mere systematisk tilgang til bygningsvedligehold for at undgå situationer, hvor en stor del af indsatsen skal prioriteres til at genoprette bygningerne, så de opnår et byggeteknisk tilfredsstillende niveau. Målet er at undgå at der opstår et efterslæb, hvor der først efter genopretningen kan foretages forebyggende vedligehold, der sikrer en langtidsholdbar tilstand af bygningsporteføljen. Stabilitet og soliditet: Kommunen kan have som målsætning at indgå samarbejde med bredt dækkende professionelle samarbejdspartnere indenfor bygningsområdet, der kan løfte større opgaver og medvirke til en langsigtet planlægning af udførelsen af det løbende bygningsvedligehold. Planlægning: Kommunen kan have en målsætning om at entreprenører/håndværksmestre medvirker i planlægningsfasen, fx ved at deltage i bygningsgennemgang. Dermed kan entreprenøren skabe et overblik over vedligeholdet og optimere udførelsen gennem planlægning. Fleksibilitet: Kommunen kan have som målsætning, at der er stor fleksibilitet i forhold til at kunne sætte firmaer til at udføre opgaver, hvor der ikke er tid til at gennemføre en udbudsforretning. Dette taler for en rummelig konstruktion. Målsætningerne ved udbud af håndværkerydelser kan også handle om energirenovering og om at bygningernes funktionalitet svarer til de behov, brugerne af bygningerne har. Det er værdifuldt at bruge god tid på at formulere de overordnede strategiske målsætninger og ønsker til det resultat, der skal komme ud af udbudsforretningen, så udbudskonstruktionen og udbudsmaterialet kan indrettes herefter. 3.6 Valg af udbudsform Kommunen skal vælge, hvilken udbudsform, der skal anvendes. Alt efter opgaverne og kontraktværdien foretages udbudsforretningen som licitation efter tilbudsloven eller udbud efter udbudsdirektivet. Det anbefales, at der anvendes begrænset udbud/licitation. Begrænset udbud giver alene en mindre udvalgt kreds mulighed for at afgive tilbud, fordi udbuddet indeholder en prækvalifikationsfase mellem offentliggørelsen og afgivelse af tilbud. En af fordelene ved at benytte en prækvalifikationsrunde er, at tilbudsgivernes udarbejdelse af prækvalifikationsmaterialet ikke er en ressourcekrævende opgave. De fleste virksomheder, der leverer til offentlige myndigheder, vil have et standard prækvalifikationsmateriale, der med få justeringer kan sendes til ordregiver. Det sker ofte, at flere virksomheder end nødvendigt vil være kvalificerede til at løfte opgaven. Da skal der foretages en vurdering af virksomhederne ud fra dokumentationskrav og mindstekrav. Ordregiver har også mulighed for at sammensætte et felt af tilbudsgivere, der vurderes at give den bedste konkurrence.. Begrænset udbud har den procesmæssige fordel, at tilbudsgivere, der forbigås i 16

forbindelse med en prækvalifikationsfasen, ikke har investeret væsentlige ressourcer i udbuddet og derfor lettere vil kunne acceptere ikke at blive udvalgt. Det er en del af spillets regler. Når virksomhederne er udvalgt på baggrund af en prækvalifikationsrunde, er de ofte mere engagerede og indstillede på at levere det bedste tilbud til ordregiver. De har en større vinderchance end ved offentligt udbud, og kender formentlig konkurrenterne og vil gøre meget for at vinde ordren. Ved et begrænset udbud får kommunen en god føling med de virksomheder, som byder på opgaven. Kommunen udvælger fx 5 tilbudsgivere pr. delaftale/ydelsestype, og kan vælge at gennemføre et spørge/informationsmøde. Her kan kommunen formidle overordnede budskaber om intentioner og målsætninger med udbuddet, og orientere om ordregivers situation og udviklingsinitiativer. Spørge/informationsmødet giver ofte en god fornemmelse for den igangsatte konkurrence på begge sider. Kommunen vil ofte få bedre tilbud ind, når tilbudsgiverne har fået sat ord og billeder på, set i forhold til blot at modtage et udbudsmateriale. Ved et offentligt udbud er prækvalifikationsfasen en del af tilbudsvurderingen og udbuddet indeholder kun én fase, nemlig tilbudsgiveres udarbejdelse og afgivelse af tilbud. Alle interesserede virksomheder har mulighed for at afgive et tilbud, hvilket umiddelbart skaber en høj grad af konkurrence om opgaven. Det er dog et åbent spørgsmål, hvor meget mere konkurrence 20 tilbud skaber frem for 5 tilbud. Offentligt udbud kan af flere grunde være mindre hensigtsmæssigt. Kommunen skal realitetsbehandle alle indkomne tilbud, hvilket kan være særdeles ressourcekrævende. Hertil kommer at nogle tilbudsgivere afholder sig fra at afgive tilbud, hvis de forventer et alt for stort felt af tilbudsgivere. Chancen for at få opgaven vurderes for lille i forhold til de ressourcer, der benyttes til at udarbejde tilbud. I et offentligt udbud er det naturligt, at enkelte virksomheder, der har ofret store ressourcer på at udarbejde et tilbud, har vanskeligt ved at acceptere et afslag. Det kan give et større ekstraarbejde for ordregiver at skulle håndtere sådanne tilbudsgivere, der ikke kan forstå, at de ikke er blevet valgt. 3.7 Udbudskonstruktion og funktionskrav Der fastlægges en udbudskonstruktion, hvor opgaverne opdeles i en række hensigtsmæssige delaftaler fx geografiske områder, bygningstyper, håndværksfag og lignende. Her skal kontrakternes fremtidige funktion tænkes ind, så de udbudte kontrakter kommer til at fungere godt i dagligdagen. Det kan spille en rolle, hvilket volumen de enkelte delaftaler får. Vælg også, hvilken udbudstype, der skal gennemføre. Det kan være fordelagtigt med et funktionsudbud, hvor der er fokus på fastlæggelse af overordnede funktionsbeskrivelser, frem for detaljerede beskrivelser af arbejdsgange og ressourcer. Ved funktionsudbud stilles krav til funktionen af ydelserne i stedet for udførelseskrav. Det kan bidrage til at højne kvaliteten og fleksibiliteten, da det giver leverandøren et spillerum til selv at vælge opgavetilgang, så længe kvaliteten lever op til de krav, der er specificeret i kontrakten. 17

3.8 Kontraktperiode Hvis det vurderes ikke at være nødvendigt at afprøve konkurrencen med få års mellemrum, kan en kontrakt på fx 3-4 år medvirke til at reducere de samlede transaktionsomkostninger ved kontrakten. Rammeaftaler kan maksimalt være på 4 år. 3.9 Udvælgelseskriterier Et udbud af håndværkerydelser vil i mange tilfælde bedst kunne udbydes som et begrænset udbud, hvor der er en prækvalifikationsfase. I udbudsbekendtgørelsen skal kommunen angive udvælgelseskriterierne og evt. stille mindstekrav til deltagerne. Som standard opstilles normalt krav til ansøgers personlige forhold, økonomiske og finansielle formåen og tekniske kapacitet angives. Udvælgelseskriterierne bruges til at vurdere, hvilke leverandører der er egnede til at udføre opgaven. De benyttes altså til at vurdere leverandørens forhold og ikke den tilbudte opgaveløsning. Tilbudsloven opstiller ikke regler for, hvilke krav der må stilles til leverandørens personlige, tekniske eller finansielle formåen, eller hvilken dokumentation der kan kræves. Dette er op til kommunen at fastsætte. Det kan anbefales, at finde inspiration i udvælgelseskriterierne, oplistet i Udbudsdirektivet art. 46-48, og tilrette kriterierne til det konkrete udbud. Under de personlige forhold kan kommunen stille krav om en beskrivelse af ansøgerens firma, herunder organisation, ejer- og ledelsesforhold, antal ansatte m.v. Generelt set kan det anbefales at stille krav om erklæringer, der kan dokumentere, at leverandøren er økonomisk stabil. For den økonomiske og finansielle formåen kan der stilles krav om at de seneste 2-3 årsregnskaber vedlægges, alternativt et udfyldt og evt. revisorattesteret skema med økonomiske nøgletal som fx omsætning, soliditetsgrad, egenkapital m.v. Der kan evt. stilles krav om en revisorerklæring. Med hensyn til teknisk og faglig kapacitet er det relevant at bede om en referenceliste for betydelige tilsvarende opgaver for de seneste 2-3 regnskabsår. Det anbefales, at der stilles krav til indholdet af referencerne for at sikre overholdelse af gennemsigtigheds- og ligebehandlingsprincippet. Eksempelvis kan det kræves, at tilbudsgiver for de enkelte referencer angiver en kort beskrivelse af opgaven, dennes varighed, den omtrentlige kontraktsum og opdragsgiver. Kommunen kan med hensyn til den tekniske kapacitet stille krav om, at ansøger beskriver metoder til styring af vedligeholdelsesopgaver, projektlederens kompetencer samt de øvrige personer, der vil blive sat på den overordnede ledelse og styring af opgaverne, inkl. deres kvalifikationer. Når der efterfølgende skal foretages en udvælgelse blandt ansøgerne for at komme ned på det fastsatte antal er det hensigtsmæssigt, at der allerede i udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort et system til rating og de faktorer, som kommunen vil lægge vægt på. Kommunen skal være opmærksom på, at offentlige myndigheder ikke må indgå kontrakt med leverandører, der har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. Det er derfor obligatorisk for tilbudsgiver at afgive en tro- og loveerklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. På Udbudsportalen.dk kan du finde skabelon til en tro- og loveerklæring. Nedenfor følger eksempler på udvælgelseskriterier: 18

Krav Dokumentation Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 2 litra a-c og e-f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Økonomisk formåen Udfyldt tro og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 2 litra a-c og e-f. Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. En soliditetserklæring udstedt af bankforbindelse el.lign. Tilbudsgiver skal dokumentere, at virksomheden over de seneste tre regnskabsår gennemsnitligt har et positivt resultat. Det er desuden et krav at virksomheden i det seneste regnskabsår har en positiv egenkapital. Udfyldt tro og loveerklæring vedr. gæld til det offentlige, jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Erklæringen må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver skal vedlægge virksomhedens økonomiske nøgletal i form af: Resultat Omsætning og Egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Hvis der er tale om en nystartet virksomhed skal der fremsendes de tilgængelige regnskabsoplysninger. Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal dokumentere relevante, betydelige og nyere erfaringer med tilsvarende opgaver i kommuner og/eller regioner. Referenceliste der dokumenterer mindst {x antal} relevante og betydelige erfaringer med tilsvarende opgaver inden for de seneste tre år. For de enkelte referencer angives en kort beskrivelse af opgaven, dennes varighed, den omtrentlige kontraktsum og opdragsgiver. 3.10 Tildelingskriteriet Kommunen skal også tage stilling til tildelingskriteriet. Skal det være økonomisk mest fordelagtige tilbud eller laveste pris? Ofte vælges økonomisk mest fordelagtige tilbud nærmest pr. automatik, men dette er ikke altid hensigtsmæssigt. Laveste pris benyttes, hvis prisen kan benyttes som eneste parameter for tildelingen, og hvor markedet er egnet til dette. Hvis kravene til kvalitet og service m.v. kan fastlægges som minimumskrav, er der ikke grund til at anvende kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud - med mindre kommunen 19

ønsker en konkurrence på at levere bedre kvalitet og service end fastlagt i minimumskravene. Markedet for håndværkerydelser er vant til, at arbejder ofte udbydes til laveste pris. Derimod kan håndværksmestre have vanskeligt ved at håndtere økonomisk mest fordelagtige bud, hvor der også konkurreres på andre parametre end prisen. Hvis kommunen alligevel i den sidste ende vælger det prismæssigt laveste tilbud, eller vægter prisen så højt, at vurderingen på andre parametre ikke kan ændre resultatet, så er meget arbejde sparet ved at udbyde efter tildelingskriteriet laveste pris. Herved sparer ordregiver mange ressourcer i tilbudsvurderingen, idet der kun skal sammenlignes på pris. Tilbudsgiverne sparer også mange ressourcer, fordi det ikke er nødvendigt at beskrive kvalitet m.v., som ordregiver har stillet mindstekrav til. Hvis kommunen ønsker en konkurrence på flere parametre såsom priser, kvalitet, samarbejdsforhold etc. er kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud det rigtige at vælge. Det indebærer imidlertid et større ressourceforbrug i vurderings- og tildelingsfasen, hvor tilbuddene skal vurderes for hvert kriterium for at udvælge det bedste tilbud. Hvis der udbydes et servicepartnerskab vil økonomisk mest fordelagtige tilbud være bedst egnet til at identificere det bedste tilbud. Ved Det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal der fastsættes økonomiske og kvalitative underkriterier. De valgte underkriterier skal være relevante for opgaven, og ikke for virksomhedens evne til at løse opgaven, da det jo allerede er afgjort ved hjælp af udvælgelseskriterierne. For at sikre at de enkelte underkriterier får en reel betydning i evalueringen anbefales det, at der udvælges et begrænset antal underkriterier (to-fem stk.). Under de enkelte underkriterier (fx kvalitet) kan der oplistes delkriterier, som præciserer, hvad kvalitet indebærer. Er udbuddet opdelt i delaftaler, skal underkriterierne som udgangspunkt kunne dække delaftalerne, medmindre kommunen vælger at fastsætte særskilte underkriterier pr. delaftale. I førstnævnte model skal særlige forhold, der eventuelt kun vedrører den ene delaftale, angives særskilt. Nedenfor følger eksempler på kriterier, idet den konkrete udformning af kriterierne vil være helt afhængig af udbuddets indhold og omfang, herunder de stillede krav. Rækkefølgen er tilfældig: Kvalitet Teknisk løsningsforslag Samarbejde Fleksibilitet Pris For hvert underkriterium bør kommunen uddybe, hvad der forstås ved kriteriet, og hvad der lægges vægt på ved tilbudsvurderingen. Hvert underkriterium kan med fordel relatere sig til et afsnit i kravspecifikationen. 20