Kortlægning af bygningsdrift og -vedligehold Region Hovedstaden Deloitte Consulting Afrapportering 11. juli 2013
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1 2. Den nuværende organisering 5 3. Inspiration til ændring i organisering af drift og vedligehold 25 4. Mulige fremadrettede tiltag 31 Kontakt Spørgsmål til denne rapports indhold kan stiles til: Allan Kirk, partner, tlf. +45 40 51 59 29 Helle Lange, seniormanager, tlf. +45 30 93 66 81. Om Deloitte Fra ide til virkelighed Deloitte Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige og den private sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i komplekse miljøer. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idestadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Consulting med Deloittes kompetencer indenfor revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, der er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Deloitte Consulting Tlf. 36 10 20 30 Fax 36 10 20 40 E-mail: consulting@deloitte.dk www.deloitte.dk Besøgsadresse Weidekampsgade 6 2300 København Postadresse Deloitte Consulting 0900 København C Postboks 1600
1. Indledning Som led i den udvidede forvaltningsrevision har Region Hovedstaden valgt at få gennemført en kortlægning af omkostninger forbundet med bygningsdrift og -vedligehold på tværs af den samlede organisation. I tilknytning hertil er der indhentet inspiration til alternative forretningsmodeller på området. 1.1. Formål og indhold/fokus Som led i den udvidede forvaltningsrevision har Region Hovedstaden anmodet Deloitte om at foretage en kortlægning af omkostningerne forbundet med drift og vedligehold af regionens samlede bygningsmasse. Regionen har endvidere ønsket at indhente inspiration til mulige overvejelser om alternative forretningsmodeller på området. Analysen er afledt heraf overordnet opdelt i to spor: 1. En kortlægning af de samlede omkostninger til bygningsdrift og -vedligehold i Region Hovedstaden. 2. Et kvalitativt analysespor, der sammen med kortlægningen af omkostningerne kan danne grundlag for inspiration til nye typer forretningsmodeller for den samlede bygningsdrift og bygningsvedligehold i Region Hovedstaden. Kortlægningen er tilrettelagt således, at der i projektforløbet er indsamlet data for stabs-/administrationsbygninger, samtlige hospitaler og tværgående virksomheder. Kortlægningen omfatter ikke rengøring og køkkendrift. I det kvalitative analysespor er der gennemført en række interview med større danske virksomheder (Novo Nordisk og DONG Energy), Københavns Ejendomme, Bygningsstyrelsen, Region Sjælland og Region Midtjylland med henblik på at søge inspiration til alternative driftsmodeller og organiseringsformer. 1.2. Afgrænsning Kortlægningsdelen af opgaven omfatter omkostninger relateret til den daglige bygningsdrift og -vedligehold. Udgifter til opgaver, der karakteriseres som anlæg, er ikke omfattet af undersøgelsen. 1 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Undersøgelsen omfatter ikke rengøring og køkken/kantinedrift. Desuden omfatter undersøgelsen ikke forsyning og ressourceforbrug i form af vand, varme, elektricitet mv. Kortlægningen omfatter både ejede og lejede lokationer. For de lejede lokationer omfatter kortlægningen dog ikke de elementer af drift og vedligehold, der er dækket af huslejebetalingen. 1.3. Metodevalg Det er besluttet, at hele Region Hovedstaden skal overgå til det nye fælles økonomisystem Reflex. I flere enheder er man ved at overgå til Reflex, men systemet er endnu ikke implementeret alle steder i regionen, og kun meget få har anvendt systemet før 2013. Der findes derfor ikke aktuelt samlede data for bygningsdrift og -vedligehold på tværs af regionen, og der er fortsat meget forskellige måder at registrere data på. Deloitte har derfor vurderet, at den bedst mulige måde at indhente relativt udspecificerede data på tværs af regionen indenfor de givne tidsmæssige rammer for analysen har været at gennemføre en spørgeskemaundersøgelse blandt alle de enheder i regionen, der har ansvar for forvaltning af ejendomme. I forbindelse med udarbejdelse af spørgerammen blev det vurderet, at systematikken i Reflex på trods af den manglende implementering ville være den mest hensigtsmæssige fællesnævner. Kategoriseringen i spørgeskemaet har derfor taget udgangspunkt i systematikken i Reflex. For de respondenter, der ikke anvender Reflex, har det betydet, at en række data ikke har kunnet hentes direkte i de eksisterende økonomisystemer. Det har betydet, at respondenterne har måttet gøre sig en række antagelser eller har taget en række forbehold. Spørgeskemaundersøgelsen er blevet udarbejdet, tilrettet og valideret på baggrund af forudgående drøftelser med udvalgte bygningsadministratorer fra forskellige enheder i regionen. Analysen har skullet gennemføres indenfor en afgrænset tidsramme. Det har betydet, at der har været kort tid for respondenterne til at indsamle data og besvare spørgeskemaer. Desuden har det ikke været muligt indenfor tidsrammen at afholde workshops eller lignende til afklaring af spørgsmål eller definitioner. Efterfølgende er besvarelserne af spørgeskemaerne blevet gennemgået af Deloitte og valideret af respondenterne i forhold til umiddelbare bemærkninger fra Deloittes side, Der har dog ikke været mulighed for at afholde møder med de enkelte respondenter til gennemgang af besvarelserne. I relation til undersøgelse af mulige alternative organiseringsmuligheder har Deloitte vurderet, at de mest anvendelige tilbagemeldinger ville kunne opnås ved gennemførelse af en række kvalitative interview med facility management-ansvarlige i organisationer, der med hensyn til størrelse og relativ diversitet i ejendomsanvendelsen bedst vil kunne sammenlignes med Region 2 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Hovedstaden. De kvalitative interview har fokuseret på at afdække områder, hvor den pågældende organisation har gjort sig erfaringer, som efter Deloittes vurdering kunne være interessante for Region Hovedstaden i forhold til fremtidige overvejelser om organiseringen af facility management-området. Afslutningsvist blev der afholdt et tværgående møde med repræsentanter for virksomhedernes bygningsdriftsenheder, hvor der på baggrund af udkast til hovedparten af rapporten blev drøftet mulige fremadrettede forbedringstiltag. Denne drøftelse indgår i grundlaget for kapitel 4. 1.4. Opbygning af indhentede data Respondenter fra 13 1 forskellige enheder i Regionen har udfyldt et spørgeskema udformet i Excel, hvor der skulle indtastes informationer i tre forskellige ark: 1) Stamdata, 2) Ejendomsdata til grundlæggende informationer omhandlende funktion, arealstørrelser/-typer og aggregerede udgiftsdata og 3) Drift og vedligehold. Det sidste ark 3) Drift og vedligehold vedrører spørgsmål om funktionsopdelte driftsomkostninger samt vedligeholdsomkostninger opdelt på faggrupper. Sondringen mellem disse to er, at vedligehold skal ses som aktiviteter, der sigter på at opretholde ejendommens tilsigtede markeds- og/eller brugsværdi, hvorimod drift skal ses som værende de daglige aktiviteter, der gør bygningen funktionel for dens brugere, og som dermed ikke vedrører vedligehold. Grupperingen af disse bygger til dels på opbygningen af kontoplanen i regionens nye fælles økonomisystem Reflex. Det samlede spørgeskema indeholdt cirka 60 overordnede spørgsmål, hvoraf de fleste krævede stillingtagen til yderligere aspekter, for eksempel spørgsmål om intern eller ekstern leverance, årsværk, lønudgifter, kontrakttype/ -størrelse, seneste udbudsrunde, drifts- eller anlægsbetragtning mv. 1.4.1. Gruppering af omkostningsposter De funktionsopdelte driftsomkostninger er inddelt i følgende poster: fælles administration, indvendig drift, udvendig drift, sanitære tjenester, sikring og skadedyrsbekæmpelse samt en diversepost for udgifter, der ikke umiddelbart kan kategoriseres under de øvrige poster. Fælles administration dækker de samlede ledelses- og administrationsomkostninger samt yderligere omkostninger opstået i forbindelse udarbejdelse og implementering af eventuelle klimastrategier, sikring af arbejdsmiljø og lignende. 1 Amager Hospital, Bispebjerg Hospital, Bornholms Hospital, Frederiksberg Hospital, Gentofte Hospital, Glostrup Hospital, Herlev Hospital, Hvidovre Hospital, Nordsjællands Hospital (Hillerød, Frederikssund og Helsingør), Rigshospitalet, Psykiatrien, Den Sociale Virksomhed og Regionsgården; 13 enheder i alt. Yderligere blev der udsendt spørgeskema til IMT, Apoteket og Den Præhospitale Virksomhed. Besvarelserne herfra skønnedes dog ikke tilstrækkelig fyldestgørende til at indgå i analysen. 3 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Indvendig drift inkluderer mindre driftsopgaver såsom fælles reception og modtagelse for bygningskomplekset, flytteservice i form arbejdskraft til udførelse af opgaven, planteservice, styring af mødelokaler mv. Yderligere er de driftsmæssige udgifter til varme- og ventilationssystemer, herunder energistyring, angivet. De sidste to poster under indvendig drift er udgifter til elevatordrift og brandsikringsudstyr. Udvendig drift inkluderer renhold af grønne arealer og belægningsarealer. Da sondringen mellem drift og vedligehold på dette område kan være problematisk, er alle omkostninger forbundet med dette inkluderet her. Dette indbefatter også maskinel knyttet direkte til opgaven. Snerydning og administration af parkeringspladser er angivet særskilt. Sanitære tjenester indbefatter vinduespudsning og affaldshåndtering. Affaldshåndteringen skal forstås som udgifterne fra affaldsrummet til afskaffelse, da transport til det samlede affaldsrum antages at blive varetaget under rengøring. Vedligeholdsomkostninger er opdelt via den udførende faggruppe. Selvom dele af det udførte arbejde kan have involveret flere fagspecifikke opgavetyper, er disse omkostninger blevet efterspurgt for de enkelte faggrupper uden overlap, da alle udgifter skal summere til de totale vedligeholdsudgifter for den omhandlede enhed. Da det på nogle lokationer ikke har været muligt at udtrække specificeringen af data fra de eksisterende systemer, er respondenterne blevet bedt om et estimat. 1.4.2. Drifts- og anlægsbetragtning Respondenterne er endelig anmodet om at anføre, om de tilgængelige udgiftsposter kunne betragtes udelukkende som driftsomkostninger, eller om udgifterne også vedrørte anlæg. 4 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
2. Den nuværende organisering Den nuværende organisering af bygningsdrift og -vedligehold i Region Hovedstaden er kendetegnet ved en forankring af drifts- og budgetansvar i de enkelte virksomheder. Den tværgående samarordning sker primært gennem en gradvist øget anvendelse af fælles indkøbsaftaler. 2.1. Organisering af bygningsdrift og -vedligehold i Region Hovedstaden Region Hovedstadens 10 hospitaler, Den Sociale Virksomhed samt Regionsgården administrerer tilsammen et oplyst grundareal på 2,6 mio. kvadratmeter og et oplyst etageareal på ca. 1,5 mio. kvadratmeter. Psykiatrien har yderligere oplyst 22 ikke eksternt lejede lokationer med et grundareal på ca. 960.000 kvadratmeter med et etagereal på 270.000 kvadratmeter samt yderligere 13 lejede lokationer på ca. 29.000 kvadratmeter. 2 Der indgås i stigende grad fælles rammeaftaler for de forskellige opgavetyper indenfor bygningsdrift og -vedligehold. Således er der pr. 1. januar 2013 trådt en række centrale rammeaftaler i kraft på områder, hvor der hidtil primært fandtes lokale aftaler. En række af de centralt indgåede rammeaftaler, fx på vvs-området, dækker dog kun et eller få hospitaler og gælder således ikke alle Region Hovedstadens lokationer. Den konkrete aftaleindgåelse om udførelse af en konkret opgave varetages dog decentralt, og hver lokation har sin egen facility management-funktion. Der er ikke umiddelbart nogen koordinering af strategien for bygningsdrift og -vedligehold på tværs af lokationerne i Region Hovedstaden, og der er stor forskel på, i hvilket omfang den enkelte lokation anvender rammeaftaler samt i hvilket omfang, der anvendes interne ansatte til udførelse af bygningsdrift og -vedligehold i stedet for at engagere eksterne leverandører. Flere af hospitalerne giver udtryk for, at der reelt ikke udføres planlagt vedligehold, men at alle midler anvendes til akut afhjælpende vedligehold. Flere af hospitalerne vurderer således, at de har et betydeligt vedligeholdsefterslæb. 2 Det er dog muligt, at der kan forekomme overlap mellem data fra psykiatrien og de hospitaler, hvorpå nogle af lokationerne befinder sig. 5 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Der er ikke som led i opgaven gennemført en detaljeret afdækning af organiseringen af facility management-opgaverne i de enkelte enheder, men det overordnede billede er sådan, at hospitalerne har enheder, som er dedikeret til området, mens dette ikke er tilfældet for psykiatrien som samlet virksomhed og Den Sociale Virksomhed. 2.1.1. Aggregerede udgifter for undersøgte hospitaler og virksomheder Nedenfor ses de totale udgifter for de 10 hospitaler samt psykiatrien, Den Sociale Virksomhed og regionsgården. Den totale sum for alle relevante udgifter, der relaterer sig direkte til bygningsdrift og -vedligehold, er opgjort til 514 mio. kr. Figur 1. Samlede udgifter fordelt på hospitaler mv. Data fra psykiatrien (inklusive Sct. Hans) vurderes at være behæftet med usikkerheder, da besvarelsen ikke er foregået samlet og koordineret for psykiatriens lokationer. Dette gør sig i nogen grad også gældende for Den Sociale Virksomhed, dog er der her tale om markant mindre beløb. Yderligere kan det tilføjes at enkelte udgifter relateret til Amager Hospital i meget begrænset omfang er afholdt af Hvidovre Hospital. Udgifter relateret til Glostrup Hospital omfatter kun den somatiske del af hospitalet. Den resterende del er inkluderet i udgifter afholdt ved psykiatrien. Samlet set vurderes det, at der er betydelige usikkerheder forbundet med angivelsen af faktiske omkostninger. Det betyder, at det efter Deloittes vurdering ikke vil være retvisende og hensigtsmæssigt at opstille egentlige benchmarks på tværs af hospitalerne. Undtaget dog grønne arealer, jf. afsnit 2.2.4, figur 8, hvor data vurderes at være relativt retvisende. På samme måde vurderes det, at tallene generelt er behæftet med for mange usikkerheder til at kunne danne baggrund for en bare nogenlunde retvisende benchmarking med andre sektorer. 6 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Der er dog en række tendenser og karakteristika, som kan udledes af de indhentede data. Disse er fremstillet nedenfor i afsnit 2.2 og 2.3. 2.2. Intern og ekstern udførelse af opgaver Fordelingen mellem intern og ekstern udførelse af opgaverne varierer for opgaveområdet som helhed ganske betydeligt. Den procentvise fordeling mellem intern udførelse af opgaver (lønomkostninger samt materialekøb) og ekstern udførelse af opgaver (ydelser fra eksterne leverandører) fremgår af figur 2 nedenfor. Ud af den totale sum på 514 mio. kr. vedrører 286 mio. kr. internt udført arbejde og de resterende 228 mio. kr. betaling til eksterne leverandører. Dette svarer til, at intern udførelse af opgaver står for 56 procent af de samlede omkostninger i regionen med 569 årsværk. Figur 2. Fordeling af omkostninger mellem interne lønudgifter, materialer og eksterne ydelser Organiseringen varierer således meget mellem hospitalerne i forhold til om disse har valgt at udføre hovedparten af opgaverne ved brug af internt personale eller eksterne leverandører. Glostrup Hospital udførte mere end 90 procent af deres opgaver internt, hvorimod det samme tal for Hvidovre og Amager Hospital kun var ca. 40 procent. Både i Den Sociale Virksomhed og psykiatrien (eksklusive Sct. Hans) er der i høj grad købt ydelser fra eksterne leverandører. For Den Sociale Virksomhed vedrører de interne ydelser kun de driftmæssige opgaver så som hold af udendørs arealer og drift af klima- og ventilationsanlæg mv. Alt vedligeholdsarbejde udføres af eksterne leverandører. Nedenfor i figur 3 er vist fordelingen for interne og eksterne ydelser med angivelse af de samlede udgifter fordelt på hospitalerne mv. 7 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Figur 3. Samlede udgift opdelt på interne og eksterne ydelser 2.2.1. Interne og eksterne ydelser fordelt på de forskellige hovedgrupper Hovedgrupperne fra spørgeskemaerne, opdelt i drift og vedligehold, er vist i figur 4 med angivelse af den totale udgift på tværs af regionen samt specificeringen af denne. Figur 4. Hovedgrupper opdelt på interne og eksterne ydelser Den del af indvendig drift, der vedrører reception og omstilling (33,5 mio. kr.), er udeladt i figuren, da denne udelukkende er en intern ydelse. Gruppen andet drift dækker over både specificerede og uspecificerede udgifter for hospitalerne, der ikke umiddelbart kan henføres under de opstillede hovedgrupper. Bornholms Hospital har fx angivet ca. 3 mio. kr. til personel i teknisk driftsafdeling. Posten udgør i alt 15 mio, kr. svarende til under 3 procent af totalen. 8 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Gruppen Andet vedligehold dækker primært over uspecificerede personaleudgifter i psykiatrien på 18,2 mio. kr., hvoraf de 9,2 mio. kr. alene vedrører Sct. Hans. Det har ikke umiddelbart været muligt at få yderligere specificering af disse oplysninger fra psykiatrien. Procentdelen af Andet vedligehold, der vedrører psykiatrien, er 79 procent. I det følgende vil udvalgte resultater fra undersøgelsen vedrørende de enkelte hovedgrupper blive præsenteret. 2.2.2. Indvendig drift Den indvendige drift vedrører først og fremmest receptions- og omstillingsfunktionen samt driften af klimaanlæg mv. Elevatordriften er også inkluderet under denne hovedgruppe. Den samlede udgift er på 115 mio. kr., hvilket svarer til mere end 22 procent af totalen. Figur 5. Udgifter til indvendig drift Reception og omstilling beskæftiger 93 årsværk ud af totalen på 183 for indvendig drift. Driften af klima- og ventilationsanlæg mv. er den største udgift i gruppen med 42,5 mio. kr., hvoraf 73 procent af udgifterne kan henføres til interne ydelser. Her er beskæftiget 46 årsværk. Elevatordriften udgør en omkostning på 15,6 mio. kr., hvor ca. halvdelen af opgaverne klares af interne ressourcer. Fire hospitaler (Gentofte, Herlev, Nordsjælland og Rigshospitalet) har i alt 7 årsværk ansat til at håndtere driften af elevatorer. Rigshospitalet har som de eneste udelukkende angivet brug af interne ydelser. Der anvendes seks eksterne leverandører med Otis, Kone og ThyssenKrupp Elevator som værende de mest benyttede. Udgifter til flytteservice udgør ca. 10 mio. kr. med en lille overvægt af interne ressourcer. For eksterne ydelser er der registreret 13 forskellige leverandører, hvoraf kun to har udført opgaver på tværs af regionen. Samlet blev der benyttet eksterne leverandører for 25,5 mio. kr. svarende til 23 procent af omkostningerne for gruppen indvendig drift. 9 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
2.2.3. Sanitære ydelser De sanitære ydelser, inklusive vinduespudsning og polering, beløber sig til samlet til ca. 37 mio. kr., hvilket er ca. 7 procent af de samlede udgifter. I affaldshåndtering er kun inkluderet udgifter til bortskaffelse af affald fra eventuelt depotområde og dermed ikke den interne transport hertil, der antages i alt overvejende grad at blive varetaget af lokationens rengøringsydelse. Figur 6. Udgifter til affaldshåndtering samt vinduespudsning Al vinduespolering bliver udført af eksterne leverandører, af hvilke der er registeret 10 forskellige på tværs af regionens lokationer. For affaldshåndteringen er den største udgift det almindelige husholdningslignende affald med 22 mio. kr. med beskæftigelse af 31 årsværk, hvilket bringer den interne andel af udgifterne op på godt halvdelen. I alt for de sanitære ydelser blev der brugt ca. 40 årsværk med en samlet lønudgift på 15 mio. kr. For flere af respondenterne har det ikke været muligt at foretage udspecificering af affaldshåndteringen, som ses i figur 6. Derfor må det antages, at dele af udgifterne angivet under posten generel/almindelig affaldshåndtering dækker over de andre typer af sanitære ydelser. Samlet blev der benyttet eksterne leverandører for 21,5 mio. kr. svarende til 58 procent af omkostningerne for de sanitære ydelser. Der er i alt identificeret 21 forskellige leverandøre indenfor affaldshåndtering, eksklusive psykiatrien. Kun seks af disse servicerer mere end et hospital, med leverandørerne HC container og Henrik Tofteng som de største med fire hospitaler hver. Hvis leverandører for psykiatrien inkluderes, stiger det totale tal for leverandører til 36. 10 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
2.2.4. Hold af udendørsarealer Den udvendige drift er opdelt i grønne arealer, belægning, snerydning samt administration af parkeringspladser. Den totale sum for denne hovedgruppe udgør ca. 37 mio. kr. af den samlede total eller ca. 7 procent. Figur 7. Udgifter til udvendig drift Hold af grønne arealer udgør med 20,5 mio. kr. den største andel af udgifterne til udvendig drift. To tredjedele af dette arbejde bliver udført som intern ydelse (løn og materialer). Dette svarer til ca. 28 årsværk. Hold af arealer med belægning samt snerydning udgør tilsammen 14,9 mio. kr., men her er kun ca. en tredjedel af udgifterne henført til interne ydelser (11 årsværk). Administration af parkeringspladser er kun angivet til at have en omkostning på 1,4 mio. kr. Nedenfor i figur 8 ses fordelingen for interne og eksterne udgifter for udvendigt vedligehold per kvadratmeter. Tallet er et vægtet gennemsnit af de tre største udgiftstyper, som ses i figur 7. Den grønne stiplede linje viser omkostningen per kvadratmeter alene for hold af grønne arealer. Der er kun medtaget de enheder, der har specificeret deres data for grundareal. Dog er mange af disse data angivet ud fra bedste estimat, hvilket medfører usikkerheder i resultaterne i figuren. 11 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Figur 8. Vægtet gennemsnit af udgifter til udvendig drift samt isoleret for grønne arealer per m 2 Der er store forskelle i de gennemsnitlige udgifter for udvendig vedligehold. Det samme kan også siges for udgifter per kvadratmeter for vedligehold af de grønne områder, illustreret ved den stiplede linje. Gentofte og Rigshospitalet har begge noget højere gennemsnitlige udgifter per kvadratmeter end de andre undersøgte enheder. For Gentofte skyldes dette høje udgifter til belægningsvedligehold, hvorimod det for Rigshospitalet skyldes høje udgifter til vedligehold af grønne arealer. Gentofte Hospital og Rigshospitalet anvender begge i højere grad end de øvrige eksterne leverandører. Den gennemsnitlige andel af udgifter til eksterne ydelser for de resterende ni enheder er 19,5 procent, hvor det samme tal for Gentofte er 74 procent og for Rigshospitalet 60 procent. For 2013 og frem vil tallene se anderledes ud for Rigshospitalet, da de har valgt at insource store dele af opgaven om udvendig vedligehold, hvorved brugen af eksterne leverandører vil falde. Der er identificeret 11 forskellige leverandører, eksklusive psykiatrien, hvoraf kun tre er til stede på mere end én lokation. Yderligere kan det oplyses, at der eksisterer fem aftaler for driften af udendørs arealer for Hillerød, Gentofte, Regionsgården samt for psykiatrien på PC Amager og Ballerup. Nedenfor er størrelsesforholdene for de forskellige typer udgifter vist for hver af de undersøgte enheder, inklusive angivelse af de totale kvadratmeter for grønne arealer samt belægningsarealer. 12 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Figur 9. Udgifter til udvendig vedligehold samt antal kvadratmeter Bispebjerg og Rigshospitalet afholder de største udgifter på området med samlet 32 procent af de samlede omkostninger på 37 mio. kr. På Rigshospitalet går mange af udgifterne til hold af belægningsarealer. For de andre enheder er det altovervejende det grønne vedligehold, der er den største udgiftspost. Den Sociale Virksomhed har forholdsvis store udgifter til grønne arealer, men råder også over 300.000 kvadratmeter grønt areal. 13 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
2.2.5. Sikring og skadedyrsbekæmpelse Sikring og skadedyrsbekæmpelse vedrører nøgleservice, monitorering/udrykning ved alarm, bemandede sikringsposter samt skadedyrsbekæmpelse. Den totale sum for denne hovedgruppe udgør ca. 35 mio. kr. af den samlede total eller ca. 7 procent. Figur 10. Udgifter til sikring og skadedyrsbekæmpelse Sikringsdelen udgør tilsammen en udgift på ca. 25 mio. kr., hvoraf de 18 mio. kr. (73 procent) relaterer sig til interne ydelser. Dette svarer til 41 årsværk ud af i alt 52 årsværk for hele hovedgruppen. De eksterne ydelser på sikringsområdet er med få undtagelser indkøbt af Psykiatrien samt Rigshospitalet. Psykiatrien afholder ca. 15 procent af de totale sikringsudgifter i undersøgelsen. Det tilsvarende tal for Rigshospitalet er 32 procent. Nøgleservice, som inkluderer administration af adgangstilladelser samt indog udleveringer af nøgler og adgangskort, bliver alt overvejende udført som en intern ydelse, hvortil der kan henføres udgifter for lidt over 6 mio. kr. Skadedyrsbekæmpelse udgør kun en mindre ekstern udgift, der er dækket af ni forskellige leverandører på området. Samlet blev der benyttet eksterne leverandører for 9,6 mio. kr. svarende til 28 procent af omkostningerne for sikring og skadedyrsbekæmpelse. 2.2.6. Fælles administrative omkostninger Denne post vedrører kun interne udgifter og dækker overordnede fælles ledelsesmæssige opgaver, fælles administrative opgaver vedrørende bygningsdrift herunder bogholderi samt udgifter til eventuelt planlægning af klimastrategi, sikring af arbejdsmiljø og lignende administrative tiltag. Specificerede og samlede lønudgifter samt årsværk kan ses nedenfor i figur 11. 14 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Figur 11. Fælles administrative omkostninger samt årsværk Til administration og styring af opgaven anvendes internt på tværs af regionen ca. 29 mio. kr. og 66 årsværk, hvilket svarer til en gennemsnitsomkostning per administrative medarbejder på 437.500 kr. Ud af de samlede omkostninger udgør de administrative omkostninger ca. 5 procent. 2.2.7. Vedligeholdsudgifter opdelt på faggrupper Nedenfor ses opgørelse både for de totale omkostninger samt den procentvise fordeling af interne udgifter til løn og materialer samt til eksterne leverandører. De totale vedligeholdsudgifter delt op på faggrupper udgør 245 mio. kr. eller 48 procent af regions samlede udgifter på området. De interne ydelser udgør tilsammen 43 procent eller 107 mio. kr. Fraregnes posten Andet vedligehold, der hovedsageligt vedrører uspecificerede udgifter i psykiatrien, falder den interne andel til 41 procent, mens det samlede antal årsværk ligeledes falder fra ca. 188 til 143. Figur 12. Samlede vedligeholdsudgifter fordelt på faggrupper 15 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
Figur 13. Fordeling af interne og eksterne ydelser for faggrupper Udgifter til elektrikere er den største udgiftspost med 30 procent af omkostningerne. De fire faggrupper med højeste udgifter (elektriker, vvs, snedker og tømrer) udgør tilsammen 69 procent af vedligeholdsomkostningerne. For disse fire grupper er i alt 42 procent af arbejdet udført som intern ydelse for i alt ca. 72 mio. kr. (111 årsværk), sammenholdt med de eksterne udgifter på i alt 98 mio. kr. For vvs-arbejde er det hele 54 procent af omkostningerne, der kan henføres til internt arbejde. De restende faggrupper (eksklusive andet vedligehold ) udgør tilsammen 20 procent af omkostningerne med 47,5 mio kr. De eksterne ydelser udgør 31 mio. kr. mod 16,5 for de interne ydelser, hvilket svarer til at eget personel afholder ca. 35 procent af udgifterne. Den høje andel af internt arbejde for faggruppen smed, dækker til dels over brugen af egne maskinreparatører mv., der tager sig af det daglige vedligehold af fx teknisk materiel. Dette kan også ses i mængden af årsværk i figur 12, hvor gruppen Smed udgør 12 procent af de samlede årsværk på 188, men kun 6 procent af de totale udgifter. Figur 14. Interne årsværk samt lønudgifter for faggrupper 16 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold
2.3. Typen af eksterne ydelser I det følgende belyses hvilke type af eksterne ydelser regionen gør brug af. Dette inkluderer i hvor høj grad, der gøres brug af rammeaftaler, samt specificering af aftaletype i form af køb til overvejende fast pris eller efter løbende forbrug. Yderligere er det også undersøgt, hvorvidt den eksterne leverance er købt som en samlet ydelse eller kun vedrører køb af arbejdskraft i form af mandetimer. Udgifter fra psykiatrien, inklusive Sct. Hans, er ikke inkluderet i dette afsnit, da informationer vedr. rammeaftaler ikke umiddelbart har været muligt at fremskaffe for respondenterne indenfor analysens tidsramme. Nedenfor ses den totale udgift til leverandører samt den procentvise brug af rammeaftaler for regionens hospitaler baseret på udgifter til eksterne leverandører. Figur 15. Udgifter til leverandører fordel på hospitaler mv. Figur 16. Procentsats for rammeaftaler og løbende indkøb 17 Region Hovedstaden - Analyse af bygningsdrift og -vedligehold