Små og mellemstore virksomheders muligheder i det nye udbudsdirektiv. Opsummering af hovedanbefalinger



Relaterede dokumenter
Nyskabelser og fokuspunkter for bygherrer i udbudsloven. Bygherreforeningen 23. juni 2015 Tina Braad, partner

Fordele og udfordringer ved ESPD. Dansk Forening for Udbudsret den 22. september 2016

Kan man udskyde fristen for indhentelse af dokumentation?

Fremlæggelse af dokumentation for ESPD hvad, hvordan og hvornår?

Prækvalifikationsbetingelser for deltagelse i udbud af DK2 systemtjenester. 1. Indledning. Oktober 2012 GEE/GEE

Spørgsmål svar til prækvalifikation 3

Plus Bolig - Poul Paghs Gade Udbudsbetingelser. Udvælgelse og ESPD. Side 1 af 6 KMS

fremtiden starter her... Gode råd om... udbud

Tjekliste Når du vil afgive tilbud i en udbudsproces

SPØRGSMÅL OG SVAR UDBUD MED FORHANDLING AF PROCESLEDELSE OG ANALYSER I TVÆRREGIONALT PROJEKT OM VÆRDIBASERET STYRING I SUNDHEDSVÆSENET DANSKE REGIONER

Indledning. Udbudsbetingelser. Baggrund og formål. Ordregivende myndighed

EN NY DAGSORDEN FOR GENNEMFØRELSE AF UDBUD I DANMARK

Kontrakt om indkøb af Software Assurance og licenser til Oraclesoftware. Udbudsbetingelser for offentligt udbud af rammekontrakt /S

Nærværende dokument beskriver udbudsbetingelser vedrørende deltagelse i et begrænset udbud om afholdelse af konferencen ENAV underway.

Udbudsannonce. Prækvalifikation. Udbud af hjemmeplejeydelser. Esbjerg Kommune Torvegade Esbjerg

Udbudsbetingelser for udbud af kontrakt om rådgivning af bygningsejere om PCB i 2014 og 2015.

Udbudsloven hvad er nyt? Bedre udbud Bedre udbud

Udbudsbetingelser. Rammeaftale om køb af kæder til fortøjning af flydende afmærkning

Det fælles europæiske udbudsdokument ESPD

UDBUDSBETINGELSER. for. Kontrakt om administration af Folkekirkens Selvforsikringsordning

Kapitel 8. Tidsfrister. 8.1 Indledning. Hvad er nyt?

LANGUAGE: NO_DOC_EXT: SOFTWARE VERSION: COUNTRY: PHONE: / NOTIFICATION TECHNICAL: NOTIFICATION PUBLICATION:

Udbudsbetingelser for udbud af undersøgelse af selvforsørgede indvandrerkvinders barrierer og muligheder for beskæftigelse og uddannelse.

Udbudsbetingelser. Rammeaftale. Bistand til planlægning af jordfordeling. EU-udbud

VEJLEDNING. Vejledning til konsortiedannelse

EU-udbud Transport af forbrændingsegnet affald

Tilbudsindhentning. Generelle betingelser i forbindelse med indhentning af tilbud på:

Prækvalifikationsbetingelser. Aarhus Kommune. Udbudsbekendtgørelsens nummer: 2016/S Udbud med forhandling

Udbudsloven. - den foreløbige version.

Udbud med forhandling

Faaborg-Midtfyn Kommune. Juni 2016 DRIFT, VEDLIGEHOLD OG ADMINISTRATION AF MATERIEL TIL VINTERTJENESTEN UDBUDSBETINGELSER

Udbudsloven, en ny dagsorden for gennemførelse af udbud i Danmark. DELACOURs mini-guide om udbudsloven for tilbudsgivere

UDBUDSBETINGELSER TIL PRÆKVALIFIKATION RAMMEAFTALE FOR ARKITEKT- OG INGENIØRYDELSER

2. Udbudsmaterialet Om det samlede udbudsmateriales bestanddele henvises til udbudsbekendtgørelsen.

PRÆKVALIFIKATIONSBETINGELSER ALBERTSHØJ ETAPE 3

Dynamiske indkøbssystemer

Udbudsloven efter ét år

PRÆKVALIFIKATIONS-BETINGELSER FOR UDBUD AF NYT TILLADELSESADMINISTRATIONSSY- STEM MED TILHØRENDE ONLINE PORTAL LØSNINGER

FLEKSIBLE UDBUDSFORMER

12. marts Velkommen til workshop om: Den nye udbudslov. De fleksible procedurer og adgangen til dialog med markedet

UDBUDSBETINGELSER PLANNING CONSULTANTS. [Skriv tekst]

N O T A T O M M A R K E D S D I A L O G

Spørgsmål 1 Hvordan genereres ESPD et så det kan udfyldes?

Dansk Forening for Udbudsret Medlemsmøde Udbud med forhandling iht. udbudsloven. 5. december 2018

I/S Amager Ressourcecenter. Afhentning, transport, opbevaring og nyttiggørelse af råslagge fra ARC s nye forbrændingsanlæg, Amager Bakke

Bilag 1: Vurdering af udbudspligt i henhold til det nye udbudsdirektiv og den kommende udbudslov

Sociale hensyn ved indkøb

Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD)

Spørgsmål og svar i relation til Esbjerg Kommunens udbud af totalrådgivningsaftale EU-udbud nr. 2016/S

Anmodning om optagelse på kvalifikationsordning for rydningsvirksomheder

Bilag 4 Vejledning til udfyldelse af ESPD

Det følger af bilag 2, punkt 1, vejledningen til generiske CV er:

Udbudsannonce. Prækvalifikation. Udbud af hjemmeplejeydelser mv.

Betingelser om udbud og tilbud

EU-udbud - Indsamling af affald i Sønderborg Kommune

Udbudsbetingelser. HOFOR A/S CVR-nr Ørestads Boulevard København S. Brændstof, smøremidler & fyringsolie 2016+

Udbudsbetingelser. Indkøb af både til NaturErhvervstyrelsen

Danmark-Kastrup: Lavtgulvsbusser 2015/S Udbudsbekendtgørelse forsyningsvirksomhed. Varer

Spørgsmål og svar til udbud vedrørende budgetsystem til Fødevarestyrelsen, jf. udbudsbekendtgørelse 2014/S

DK-Herlev: Hoved- eller fagentrepriser i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder 2011/S UDBUDSBEKENDTGØRELSE. Bygge- og anlægsarbejde

UDBUDSBETINGEL- SER FOR ASFALTUDLÆGGER

Udbud af markedsføringsindsats for Grøn Boligkontrakt

Nyhedsbrev Udbud

UDBUDSBETINGELSER. for. Udførelse af besøgsinterviews mv. til Forbrugsundersøgelsen

Betingelser for prækvalifikation - Udbud af konsulentopgave

Små virksomheders andel af offentlige

Officielt navn: CVR-nummer: 2

Udbud Ophaler NGS. Udbudsbetingelser

Danmark-Valby: Rådgivning i forbindelse med virksomhedsudvikling 2017/S Udbudsbekendtgørelse. Tjenesteydelser

DEN GODE RÅDGIVERAFTALE 5. DECEMBER 2018

Anbefalinger vedrørende revisionen af EU s udbudsdirektiver

Officielt navn: CVR-nummer: 2

Udbudsbetingelser. for. Rammeaftale. køb af batteripakker til energiforsyning af flydende afmærkning

Annoncering af Afgørelsesdatabasen

EU-udbud Afsætning af jern og metal fra genbrugspladser

Spørgsmål & svar notat Oplysningskampagne om symptomer på og tidlig opsporing af demens

Udbudsbetingelser for offentligt udbud

UDBUDSBETINGELSER. for. Indsamling af priser til Danmarks Statistiks forbruger- og nettoprisindeks samt det EU-harmoniserede forbrugerprisindeks

Kontakt: Jeanette Brockdorff Flygenring,

Udbudsbetingelser for udbud af rammeaftale om bistand til gennemførelse af it-outsourcing

SPØRGSMÅL TIL UDBUD AF RAMMEAFTALER VEDRØRENDE KONSULENTBISTAND TIL DANMARKS MILJØPORTAL

UDBUDSBETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION Begrænset udbud for indkøb af billetsystem til Musikhuset Aarhus. April Side 1 af 13

2, rue Mercier, 2985 Luxembourg, Luxembourg Fax:

Bornholms Cykelveje PRÆKVALIFIKATION

Udbud: Kontrakt om rådgivning og teknisk støtte vedrørende NemLog-in. Udbudsbetingelser

Udbud: Konsulentbistand til analyse af it-beredskab for offentlig kritisk it-infrastruktur. Udbudsbetingelser

U D B U D S B E T I N G E L S E R. for. Udbud af fast mængde 2009 (udbudsgruppe 1.28.a) L02BB03 Bicalutamid

Bilag 1 Generelle vilkår for annonceringen

Skanderborg Kommune. Januar Udbudsbetingelser

Intern transport af slam for Faxe Spildevandscenter

Bilag 1 Notat vedrørende grundlæggende udbudsretlige emner

Lightregimet. Fremgangsmåde ved tildeling af kontrakter på det sociale område,

Erhvervs-, Vækst- og Eksportudvalget L 164 endeligt svar på spørgsmål 2 Offentligt

Udbudsbetingelser for begrænset udbud af kontrakt om tilrådighedsstillelse af løsning til juridisk videnssøgning og anvendelse.

EU-udbud - Behandling af farligt affald

Orienteringsmøde om udbud af nyt Politiker for en Dag Onsdag den 11. januar 2017 kl , Christiansborg

UDBUDSBETINGEL- SER FOR MINIBUSSER UDEN AFGIFT OPERATIO- NEL LEASING

Forsvarets Materieltjeneste

EPJ-Syd SPØRGSMÅL OG SVAR I PRÆKVALIFIKATIONSFASEN FOR UDBUD VEDR. EPJ/PAS

Transkript:

Små og mellemstore virksomheders muligheder i det nye udbudsdirektiv Opsummering af hovedanbefalinger Indledning Ved udformningen af det nye udbudsdirektiv er der implementeret tiltag til fordel for små og mellemstore virksomheder, herunder nystartede virksomheder. Tanken bag er naturligvis at lette adgangen til udbudsprocesser for disse aktører. Foruden en generel forenkling af udbudsreglerne og inddragelsen af de mere effektive fremgangsmåder for gennemførelse af udbudsprocesser, er der foretaget direktivændringer, der direkte sigter mod fremme af små og mellemstore virksomheder. Dette notat er udarbejdet på foranledning af KuCon, og er IKKE et juridisk dokument, men i stedet for et anvendelsesorienteret dokument, som kan hjælpe små og mellemstore virksomheder i gang med det offentlige salg. De næste 3 sider er en opsummering af de vigtigste anbefalinger i notatet. Man kan nøjes med at læse opsummeringen hvis man vil have de væsentligste take-aways med sig. God læselyst. Lars Kjær Kuhlmann lars@kucon.dk

Hovedkonklusionerne Fortrolighed Det anbefales at man anvender og fremsætter al den viden man ligger inde med i ens tilbud, selvom dette måtte medføre at man afslører forretningshemmeligheder og lignende. Ordregiver må hverken offentliggøre eller på anden måde videregive oplysningerne til andre tilbudsgivere Det er dog altid en god ide, at anføre i tilbuddet, at de angivne oplysninger er fortrolige og ikke må videregives uden samtykke Virksomhedens retlige form Ordregiver kan ikke stille krav om at tilbudsgiver skal antage en bestemt virksomhedsmæssig form Der er rig mulighed for at deltage i sammenslutninger med andre virksomheder, når man byder ind på en offentlig kontrakt o Muligheden kan udnyttes ved enten af angive under prækvalifikationen, at man vil gøre brug af en underleverandør, eller ved at få et egentlig virksomhedsmæssigt samarbejde op at stå, fx ved opstart af et joint venture selskab. Sammenslutninger giver mulighed for at udnytte andre parters kompetencer og ressourcer, og man behøver således ikke selv at opfylde samtlige af de kriterier, der er opsat i udbudsbekendtgørelsen og materialet Udvælgelseskriterier og krav om egnethed Gør man brug af muligheden for at anvende en underleverandør, kan ordregiver kræve dokumentation på, at den pågældende er juridisk forpligtet overfor en. Dokumentationskravet kan opfyldes ved anvendelse af bl.a. en støtteerklæring eller en kontrakt Ordregiver kan kræve udskiftning af en valgt underleverandør, hvis denne ikke lever op til lovgivningen inden for det socialretlige, miljømæssige og arbejdsretlige område. Dokumentation for opfyldelse af udvælgelseskriterierne Til at dokumentere at man som tilbudsgiver opfylder egnethedskravene, at lovgivningens udelukkelsesgrunde ikke finder anvendelse og at tilbudsgiver til enhver tid er villig til at fremskaffe supplerende dokumentation, kan der efter det nye direktiv anvendes et såkaldt ESPD fælleseuropæisk udbudsdokument ESPD-skemaet vil blive udarbejdet af den ordregivende myndighed og vil følge med det konkrete udbudsmateriale Forlader man sig på andres kundskaber og kapacitet, skal der ligeledes udfyldes et ESPD for de virksomheder, hvis kundskaber man forlader sig på I sammenslutninger, skal der udfyldes et særskilt ESPD for hver deltagende i sammenslutningen. Udarbejdelse af ansøgningen om deltagelse i udbudsprocessen Man bør lægge vægt på sine stærke sider i udarbejdelsen af sin ansøgning/tilbud og fokusere på de krav i udbudsmaterialet som man er i stand til at opfylde Undgå uformelt og al for bekvemt sprogbrug det handler om at sælge sig selv til en professionel ordregiver Undgå at stille modkrav til ordregiver

Gennemsigtighed i tilbudsevalueringen Ordregiver offentliggør allerede i udbudsmaterialet, hvilken evalueringsmetode der vil blive anvendt ved udvælgelsen, og hvilke elementer der vil blive lagt vægt på det er en god ide at anvende disse informationer ved udarbejdelsen af tilbuddet Når vægtningen af de forskellige elementer tilkendegives, kan disse informationer også med fordel anvendes af tilbudsgiver i den videre proces Formuleringen af tilbuddet - tilbudsforbehold Som udgangspunkt vil ordregiver ikke have mulighed for at tage en aktørs tilbud i betragtning, hvis dette afviger fra udbudsbetingelserne Tilbudsgiver hæfter selv for uklarheder i sit tilbud. Er ordregiver således i tvivl om, hvorvidt en bestemt formulering udgør et forbehold, er denne forpligtet til at anse det som et forbehold, hvilket kan medføre udelukkelse af tilbudsgiver Alternative tilbud Tilbudsgiver kan i et tilbud tilbyde ordregiver en ydelse der afviger fra udbudsbetingelserne (et alternativt tilbud) i det omfang, ordregiver har åbnet mulighed for dette i udbudsbekendtgørelsen Tilbuddet skal dog under alle omstændigheder stadig leve op til de fastsatte mindstekrav Som udgangspunkt er man ikke forpligtet til at fremsende både et ordinært og et alternativt tilbud, men kan vælge fx udelukkende at fremsende et alternativt tilbud. Ordregiver kan dog i udbudsbekendtgørelsen, fremsætte krav om, at alle tilbudsgivere skal fremsende begge former for tilbud, for at blive taget i betragtning i forbindelse med tildeling af kontrakten. Kontakt inden udbuddets offentliggørelse Tilbudsgiver og ordregiver har ret til at udveksle informationer uden at myndigheden senere bliver forpligtet til at udelukke tilbudsgiver fra processen, så længe udvekslingen ikke ender i en konkurrencemæssig fordel for tilbudsgiveren (teknisk rådgivning) En tilbudsgiver kan ligeledes godt udføre forberedende arbejde og fx udarbejde tekniske undersøgelser for myndigheden uden risiko for udelukkelse så længe arbejdet ikke medfører at aktøren får kendskab til oplysninger, der kan give denne en konkurrencemæssig fordel Ordregiver kan foretage en markedsundersøgelse inden udbuddet offentliggøres. At tilbudsgiver rådgiver ordregiver i forbindelse med udformningen at udbudsbetingelserne og lignende eller hjælper denne med at få et overblik over tilgængelige løsninger på markedet, er der intet odiøst i. Dog skal man afholde sig fra at præge og yde indvirkning på myndighedens valg af produkt Adgangen til dialog med myndigheden, begrænses efter udbuddets offentliggørelse Udbudsformer Udbudsformen innovationspartnerskaber anvendes i tilfælde, hvor myndighedens behov ikke kan dækkes af de muligheder, der allerede er tilgængelige på markedet Principielt set består proceduren af to elementer. Der findes frem til de virksomheder, som partnerskabskontrakten skal indgås med ved hjælp af udbudsproceduren fra udbud ved forhandling. Når partnerskabet eller de flere

partnerskaber er oprettet, begynder selve udviklingen af den innovative løsning, som tilbudsgiver har angivet i sit tilbud Fordelen ved at gøre det hele til en samlet proces, er at man ikke længere som tilbudsgiver, skal frygte for at blande sig for meget i den forberedende proces Rettelser af tilbuddet I forbindelse med rettelse af et tilbud, har tilbudsgiver kun mulighed for enten at præcisere, dvs. beskrive eller definere indholdet i det pågældende tilbud mere nøjagtigt, eller supplere, dvs. tilføje oplysninger i tilbuddet, som ikke var tilgængelige for virksomheden ved afgivelsen af tilbuddet Man har dog ikke som tilbudsgiver ret til at foretage rettelser, hvis ordregiver har afskåret denne mulighed allerede i udbudsmaterialet. Fejl eller manglende materiale vil således i disse tilfælde medføre udelukkelse Er man som tilbudsgiver i tvivl om, hvordan visse informationer i udbudsmaterialet skal forstås, kan man altid rette henvendelse til myndigheden og få en afklaring. Det er bedre at spørge end at lade være det er netop myndighedens opgave at frasortere spørgsmål, som det ikke er tilladt at stille

I det efterfølgende kan du læse det fulde notat. God læselyst. Med venlig hilsen Århus, d. 15. april 2015 Lars Kjær Kuhlmann Partner KuCon Tlf. +45 2386 2368, lars@kucon.dk Web: www.kucon.dk - 2015 KuCon

Fremme af små og mellemstore virksomheder ved benyttelse af de lovmæssige muligheder i det nye udbudsdirektiv Den optimale udnyttelse af de nye udbudsregler Ved udformningen af det nye udbudsdirektiv er der implementeret tiltag til fordel for små og mellemstore virksomheder, herunder nystartede virksomheder. Tanken bag er naturligvis at lette adgangen til udbudsprocesser for disse aktører. Foruden en generel forenkling af udbudsreglerne og inddragelsen af de mere effektive fremgangsmåder for gennemførelse af udbudsprocesser, er der foretaget direktivændringer, der direkte sigter mod fremme af små og mellemstore virksomheder. Ændringerne omtales nedenfor. En markedsaktør får sin første chance for at vurdere, om en udbudt offentlig kontrakt er interessant for dennes virksomhed, når den ordregivende myndighed, offentliggør den såkaldte udbudsbekendtgørelse. I bekendtgørelsen er det anført hvilken tjenesteydelse, hvilket bygge- og anlægsarbejde eller produkt myndigheden har behov for. Herudover er konkurrencebetingelserne oplistet samt kontaktoplysningerne til den udbydende myndighed. Ønsker man at deltage, anvender man kontaktoplysningerne til at sende en forespørgsel til myndigheden om fremsendelse af udbudsmaterialet. Kriterierne og kravene for deltagelse i udbuddet vil fremgå af udbudsmaterialet. I forbindelse med offentliggørelsen af udbuddet, har myndigheden mulighed for at opdele kontrakten i flere delkontrakter. Efter det nye direktiv kræves det, at myndigheden fremover skal angive i udbudsmaterialet, hvorfor en opdeling af kontrakten ikke er sket, hvis en opdeling af kontrakten er blevet fravalgt. Offentlige myndigheder vil således fremover stå i en situation, hvor de er tvunget til at overveje muligheden for opdeling, hvilket vil gøre offentlige kontrakter mere tilgængelige for små og mellemstore virksomheder. Markedet åbnes således mere op for de mindre virksomheder, hvilket naturligvis gør det mere relevant for den enkelte at gøre sig klart, hvilke praktiske redskaber man kan gøre brug af som tilbudsgiver i udbudsprocessen. Fortrolighed Som noget andet kan man som aktør på markedet selvfølgelig godt frygte for, at videregivelsen af de mange forretningsbetonede og individuelle informationer om ens virksomhed, certifikater, procedurer og fremgangsmåder til myndigheden vil få konsekvenser for virksomhedens fremtid. Man bør dog ikke holde oplysningerne tilbage og undgå at nævne dem i tilbudsmaterialet med den begrundelse, at man frygter for at oplysningerne lækkes til de andre deltagere i processen, som i værste fald kan udgøre store konkurrenter til ens egen virksomhed. Lovgivningen er meget entydig på dette punkt, og forbyder den offentlige myndighed at offentliggøre ikke blot forretningshemmeligheder eller andre fortrolige aspekter af et tilbud, men alle oplysningerne som

man som virksomhed, har betegnet som fortrolige i forbindelse med videregivelsen. Videregiver man således informationer, som man frygter kan skade ens konkurrencemæssige position på markedet, bør man klart tilkendegive ved videregivelsen, at man anser de fremsendte dokumenter med videre, som fortroligt materiale og at disse ikke må videregives uden forudgående accept fra tilbudsgiver. Således er der vid adgang til at informere og charmere myndigheden med sine interne forretningsmæssige procedurer og erhvervshemmeligheder uden frygt for offentliggørelse. Opsummering Det anbefales at man anvender og fremsætter al den viden man ligger inde med i ens tilbud, selvom dette måtte medføre at man afslører forretningshemmeligheder og lignende. Ordregiver må hverken offentliggøre eller på anden måde videregive oplysningerne til andre tilbudsgivere Det er dog altid en god ide, at anføre i tilbuddet, at de angivne oplysninger er fortrolige og ikke må videregives uden samtykke Virksomhedens retlige form I forhold til de krav som myndigheden stiller i udbudsbekendtgørelsen og materialet generelt, skal man være opmærksom på, at ordregiver ikke kan stille krav om, at den deltagende virksomhed har en bestemt retlig form fx at virksomheden skal være et aktie- eller anpartsselskab. Som nystartet aktør på markedet, kan det således være en fordel at deltage i en sammenslutning med andre lignende virksomheder og for eksempel oprette et midlertidigt samarbejde mens udbudsprocessen forløber. Rent praktisk arbejder man sammen med en eller flere andre virksomheder for i fællesskab at løse en offentlig opgave, som virksomhederne hver især ellers ville have været udelukket fra at kunne gennemføre grundet fx virksomhedernes størrelse, manglende kapacitet, økonomi eller kompetencer. Ved at vælge at deltage i en sammenslutning af flere virksomheder, har man som mindre virksomhed mulighed for at konkurrere med de større aktører på markedet. En samling af flere virksomheder vil også kunne fremstå som en mere attraktiv tilbudsgiver, end hver enkelt af de sammensluttede virksomheder. Det skyldes naturligvis, at ordregiver gennem virksomhedernes samarbejde, kan drage fordel af fx flere forskellige kompetencer, en bedre økonomisk ballast og bedre teknisk kapacitet. Der er rig mulighed for at danne forskellige selskabsretlige konstruktioner med det formål at deltage i et offentligt udbud. Blandt andet er der mulighed for at oprette et joint venture, hvor deltagerne i konstruktionen fortsat består særskilt ved siden af den nye juridiske enhed. Det nye selskab kan uden de store udfordringer oprettes med det ene specifikke formål, at agere som deltager i et udbudsprojekt. Således er det muligt, uden at skulle gå på kompromis med sin egen virksomhed, at deltage i et samarbejde, hvor man udnytter ressourcerne og kompetencerne fra hver enkelte

virksomhed til at forsøge at vinde den offentlige kontrakt. Samtidig er man ikke som mindre virksomhed ene om at bære risikoen og omkostningerne ved projektet, men har mulighed for at dele den tunge økonomiske byrde, der kan være ved en sådan proces, med andre virksomheder. Uanset hvilken form for sammenslutning man måtte vælge, skal man være opmærksom på, at det bestemt ikke er usædvanligt at ordregiver stiller krav om, at de sammensluttede virksomheder hæfter solidarisk. Endvidere stilles det ofte som krav, at deltagelse i processen sker gennem en fælles befuldmægtiget. På samme vis er det muligt at deltage i processen ved at lave sammenslutninger i form af andre konsortier eller selskabsformer. Blandt andet kan man vælge selv, at deltage i processen, men blot gøre opmærksom på i sin ansøgning om at deltage i processen, at man har tænkt sig at gøre brug af en underleverandører. Sammenslutningen af virksomheder kan også vælge at fordele den offentlige opgave mellem de involverede parter så disse skiftes til at varetage opgaven på bestemte ugedage eller hver især varetager gennemførelsen af kontrakten inden for deres geografiske område. Det skal dog slutningsvist nævnes, at den ordregivende myndighed kan begrænse valgfriheden af retlig form efter at kontrakten er blevet tildelt en bestemt tilbudsgiver, hvis en ændring af den retlige form er nødvendig for at kontrakten kan blive opfyldt på en tilfredsstillende måde. Opsummering Ordregiver kan ikke stille krav om at tilbudsgiver skal antage en bestemt virksomhedsmæssig form Der er rig mulighed for at deltage i sammenslutninger med andre virksomheder, når man byder ind på en offentlig kontrakt o Muligheden kan udnyttes ved enten af angive under prækvalifikationen, at man vil gøre brug af en underleverandør, eller ved at få et egentlig virksomhedsmæssigt samarbejde op at stå, fx ved opstart af et joint venture selskab. Sammenslutninger giver mulighed for at udnytte andre parters kompetencer og ressourcer, og man behøver således ikke selv at opfylde samtlige af de kriterier, der er opsat i udbudsbekendtgørelsen og materialet Udvælgelseskriterier og krav om egnethed Selvom der ikke kan stilles krav til en deltagers retlige form, har ordregiver ret til at stille krav om opfyldelse af andre forhold, der relaterer sig til de deltagende aktører. Det gælder dog kun krav, der relaterer sig til tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte opgave fx krav om at virksomheden er registreret i et relevant fagligt register eller har en bestemt autorisation. Herudover kan der stilles krav til virksomhedens økonomiske og finansielle formåen. Dog kan det som udgangspunkt ikke kræves, at tilbudsgiver har en højere omsætning end hvad der svarer til et beløb tilsvarende det

dobbelte af kontraktens værdi. Som det sidste kan der stilles krav til deltagernes tekniske og faglige formåen. I nogle tilfælde, kan kravene virke relativt uoverskuelige, for en nystartet eller mindre virksomhed. Det er derfor værd, at overveje muligheden for at deltage i en selskabsretlig sammenslutning som nævnt ovenfor eller blot forlade sig direkte på andre virksomheder og personers ressourcer og kompetencer ved blandt andet at benytte en underleverandør. Herved kan man udnytte andre markedsaktørers egnethed til at vinde det pågældende udbud. Forbindelsen mellem den tilbudsgivende aktør og den virksomhed på vis kompetencer tilbudsgiver forlader sig, er uden betydning i relation til tilbudsgiver deltagelse i processen. Man kan således angive i tilbudsmaterialet, at man har til hensigt at outsourche en del af den udbudte kontrakt. Dog skal man være opmærksom på, at det er et krav, at man kan fremlægge dokumentation på, at ens underleverandør er juridisk forpligtet overfor en, hvilket for eksempel kan gøres ved hjælp af udarbejdelsen af en støtteerklæring eller en almindelig kommerciel kontrakt. Dokumentation er særlig vigtig i tilfælde, hvor man som tilbudsgiver baserer sig på andres uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller erhvervsmæssige erfaringer, og hvor kontrakten samtidig omhandler udførelsen af bygge og anlæg eller tjenesteydelser. Her er det netop den enhed, som har de af myndigheden krævede kompetencer, som skal udføre den del af kontrakten, for hvilken disse kvalifikationer er krævet. I forbindelse med ens valg af underentreprenør/-leverandør skal man dog være klar over, at en valgt underentreprenør kan blive udelukket fra processen, hvorefter man som tilbudsgiver er tvunget til at finde en ny underentreprenør. Dette er tilfældet, hvis det viser sig, at den valgte underentreprenør ikke kan opfylde de krav myndigheden måtte have stillet, fx krav om at underentreprenøren såvel som tilbudsgiver selv skal leve op til bestemte forpligtelser indenfor det miljømæssige, sociale eller arbejdsretlige område. Hvis ens underleverandør således anvender underbetalte medarbejdere eller børn til at producere et produkt der er krævet for opfyldelse af kontrakten, vil myndigheden kunne stille krav om en udskiftning af underleverandøren. Man bør således sikre sig på forhånd, at ens underleverandør ikke bryder regler indenfor lovgivningen på de nævnte områder. Opsummering Gør man brug af muligheden for at anvende en underleverandør, kan ordregiver kræve dokumentation på, at den pågældende er juridisk forpligtet overfor en. Dokumentationskravet kan opfyldes ved anvendelse af bl.a. en støtteerklæring eller en kontrakt

Ordregiver kan kræve udskiftning af en valgt underleverandør, hvis denne ikke lever op til lovgivningen inden for det socialretlige, miljømæssige og arbejdsretlige område. Dokumentation for opfyldelse af udvælgelseskriterierne Som nævnt ovenfor er det muligt at opfylde myndighedens kriterier både ved hjælp af egne egenskaber men også ved hjælp af andres. Uanset hvilken metode man vælger, kræves der en vis dokumentation for at de opstillede kriterier er opfyldt. Til dokumentation heraf kan der benyttes en såkaldt egenerklæring, også kaldet det fælleseuropæiske udbudsdokument ESPD. Dette er en standardformular, hvori tilbudsgiver kan erklære, at egnethedskravene er opfyldt, og at der ikke er grundlag for at anvende lovgivningens udelukkelsesgrunde. Det anvendes som en form for foreløbig dokumentation og erstatter de certifikater, støttedokumenter og lignende, som ellers skulle være blevet udstedt af de offentlige myndigheder eller andre tredjemænd som dokumentation. Fremsendes en sådan til den ordregivende myndighed, vil myndigheden have modtaget tilstrækkelig dokumentation til at kunne tilbyde tilbudsgiver en plads i den videre udbudsproces. Omkostningerne ved deltagelse/ansøgning om deltagelse i udbudsprocessen er således ikke så uoverskuelige som den før har været for mindre virksomheder. Ydermere letter det en del af den administrative byrde. Vinder man udbuddet kan man dog blive bedt om, at fremsende fuld dokumentation, der altså indebærer at man må fremskaffe de originale dokumenter der underbygger ens kompetencer. Ligeledes kan ordregive kræve supplerende og original dokumentation fremlagt, hvis det er for at sikre at udbudsproceduren gennemføres korrekt, så at sige i tilfælde, hvor den ordregivende myndighed har tvivl om hvorvidt en bestemt aktør opfylder egnethedskravene eller lignende. Man skal være opmærksom på, at hvis man deltager i processen alene, men baserer sig på andres egenskaber og kapacitet, skal man sikre sig at myndigheden ikke kun modtager ens eget ESPD, men ligeledes modtager et separat ESPD med relevante oplysninger for hver af de enheder man anvender som baserer sig på. Er der tale om en sammenslutning er virksomheder, skal hver af de i sammenslutningen deltagende virksomheder, udfylde hver deres ESPD. Opsummering Til at dokumentere at man som tilbudsgiver opfylder egnethedskravene, at lovgivningens udelukkelsesgrunde ikke finder anvendelse og at tilbudsgiver til enhver tid er villig til at fremskaffe supplerende dokumentation, kan der efter det nye direktiv anvendes et såkaldt ESPD fælleseuropæisk udbudsdokument

ESPD-skemaet vil blive udarbejdet af den ordregivende myndighed og vil følge med det konkrete udbudsmateriale Forlader man sig på andres kundskaber og kapacitet, skal der ligeledes udfyldes et ESPD for de virksomheder, hvis kundskaber man forlader sig på I sammenslutninger, skal der udfyldes et særskilt ESPD for hver deltagende i sammenslutningen. Udarbejdelse af ansøgningen om deltagelse i udbudsprocessen Opstår der interesse for at deltage i udbuddet om en offentlig kontrakt, er det relevant at erkende, at den sproglige udformning af ens ansøgning om deltagelse og ikke blot indholdet af den, kan være af stor betydning for den ordregivende myndighed. Nok stilles der ikke krav til udformningen, men det gælder i sidste ende om at sælge sig selv til den der skal købe en til den udbudte opgave. Derfor gælder det om at pakke beskrivelsen af ens kompetencer og ressourcer ind i et formelt og professionelt sprog. En udbudsproces er ikke et forum, hvor en uformel og al for bekvem tone vil blive værdsat. Generelt bør man være særdeles klar og præcis i sine valg af ord og undgå fx forkortelser. Derudover skal man selvfølgelig undgå i enhver henseende at vildlede ordregiver eller inkludere oplysninger i materialet, som ikke stemmer overens med realiteten, da dette kan resultere i, at man senere bliver udelukket fra processen. Dermed ikke sagt, at man ikke må fremstå som en selvsikker og attraktiv tilbudsgiver, der ikke tvivler på sine egne kompetencer. Det handler om at fremhæve de gode sider ved virksomheden og lægge vægt på de krav, der er blevet stillet af ordregiver, og som man som deltager i processen er i stand til at opfylde. Man skal så at sige, afholde sig fra at blotte sine svagheder. Generelt bør ordregiver gøres opmærksom på, hvilke konkrete fordele man vil kunne bidrage med som tilbudsgiver. Støder man fx på et krav om, at man skal have en bestemt certificering, som man ikke har, bør man ikke notere direkte i materialet, at man ikke har opnået den pågældende certificering. I stedet bør man lægge vægt på, at man fx arbejder på at blive certificeret, samt hvad man på nuværende tidspunkt har af procedurer i virksomheden, der gør at man rent praktisk agerer som en certificeret virksomhed. Derudover bør man undgå selv at stille krav til myndigheden gennem ens ansøgning og fx kræve, at fakturaer for udført arbejde indbetales inden for en bestemt frist, da det naturligvis vil stille en dårligere i konkurrencen om den offentlige kontrakt. Et sådant krav vil medføre, at der er flere ting myndigheden skal tage stilling til og inddrage i den samlede vurdering og som egentlig er til ulempe for dem. Er det altafgørende for tilbudsgiver at kunne fremsætte et sådant krav, bør man som minimum åbne en dør for forhandling til fastsættelse af betalingsfristen.

Opsummering Man bør lægge vægt på sine stærke sider i udarbejdelsen af sin ansøgning/tilbud og fokusere på de krav i udbudsmaterialet som man er i stand til at opfylde Undgå uformelt og al for bekvemt sprogbrug det handler om at sælge sig selv til en professionel ordregiver Undgå at stille modkrav til ordregiver Gennemsigtighed i tilbudsevalueringen Er man blevet udvalgt til deltagelse i den videre proces på baggrund af ens opfyldelse af egnethedskravene, fortsætter man videre til den del af processen, hvor man får lov til at afgive sit egentlige tilbud på opgaven (med mindre myndigheden har valgt udbudsformen offentligt udbud, hvorefter ens opfyldelse af egnethedskravene og ens tilbud fremsendes samtidig). Også i denne del af processen er det naturligvis vigtigt, at tænke på selve udformningen af det skriftlige materiale jf. ovenfor. Det nye krav om, at ordregiver allerede i udbudsmaterialet skal beskrive hvilken evalueringsmetode og hvilke elementer der tillægges betydning ved evalueringen af de modtagne tilbud, kan være særdeles nyttig i forbindelse med dette. Man bør uden tvivl holde sit fokus på de opstillede tildelingskriterier ved udformningen af tilbuddet, da det er den foreslåede løsnings opfyldelse af de enkelte kriterier, der gør at myndigheden kan tildele en tilbudsgiver point under evalueringen. Myndigheden vil i udbudsdokumenterne have angivet, hvordan den vil vægte de opstillede kriterier for at kunne finde frem til det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Som tilbudsgiver bør man naturligvis bruge flest kræfter på, at beskrive hvorledes ens tilbud opfylder de kriterier, der har den højeste vægtning, da det alt andet lige, vil sikre ens tilbud en bedre placering i den samlede evaluering. Opsummering Ordregiver offentliggør allerede i udbudsmaterialet, hvilken evalueringsmetode der vil blive anvendt ved udvælgelsen, og hvilke elementer der vil blive lagt vægt på det er en god ide at anvende disse informationer ved udarbejdelsen af tilbuddet Når vægtningen af de forskellige elementer tilkendegives, kan disse informationer også med fordel anvendes af tilbudsgiver i den videre proces Formuleringen af tilbuddet - tilbudsforbehold Når man udarbejder sit tilbud, bør man holde sig inden for udbudsmaterialets rammer, og således ikke afgive tilbud der afviger fra den beskrivelse af kontrakten, der er oplistet i materialet. Indsættes der forbehold i tilbuddet fx ved at det produkt virksomheden kan tilbyde, afviger fra det produkt

der er beskrevet i udbudsmaterialet, kan dette netop resultere i, at myndigheden bliver forpligtet til at afvise ens tilbud. Forbehold kan ligeledes være en tilkendegivelse fra virksomheden om, at denne ønsker, at der skal gælde nogle andre vilkår end de der er oplistet i materialet vedrørende fx betalingsfrister, risikofordeling eller forsikring. Fremsender man et tilbud, der ikke opfylder udbudsbetingelserne på grund af forbehold, er det ikke muligt for ordregiver at tage tilbuddet i betragtning. I forbindelse hermed er det naturligvis vigtigt at holde sig for øje, at man som tilbudsgiver selv bærer risikoen for de uklarheder, der måtte være i tilbuddet. Er der således tvivl om, hvorvidt en formulering i tilbuddet skal anses for at være et forbehold eller ej, er myndigheden tvunget til at anse det som et forbehold, og dermed afvise tilbuddet. Dette gælder dog kun såfremt forbeholdet eller uklarheden vedrører et element i kontrakten, der ville kunne resultere i en væsentlig ændring af udbuddets karakter, såfremt det blev udeladt eller ændret. Fx hvis man som virksomhed vælger at tilbyde en længere leveringstid end den der er krævet i udbudsmaterialet. Myndigheden må ikke engang gå i dialog med virksomheden omkring sådanne elementer, da der ikke må forhandles om disse. Dialog er udelukkende tilladt, hvis der tale om elementer, der ikke er væsentlige for opgaven, som i tilfælde hvor der er behov for at få afklaret hvilke tekniske egenskaber et tilbudt produkt har. Det er dog altafgørende at dialogen ikke giver tilbudsgiver mulighed for at ændre i det afgivne tilbud. Opsummering Som udgangspunkt vil ordregiver ikke have mulighed for at tage en aktørs tilbud i betragtning, hvis dette afviger fra udbudsbetingelserne Tilbudsgiver hæfter selv for uklarheder i sit tilbud. Er ordregiver således i tvivl om, hvorvidt en bestemt formulering udgør et forbehold, er denne forpligtet til at anse det som et forbehold, hvilket kan medføre udelukkelse af tilbudsgiver Alternative tilbud I forlængelse af ovenstående skal det nævnes, at ordregiver bevidst kan tillade, at man som tilbudsgiver tager forbehold i sit tilbud vedrørende en række af udbuddets elementer. Det skal dog være angivet klart i udbudsbekendtgørelsen, at sådanne forbehold accepteres. Blandt andet er der mulighed for at åbne op for såkaldte alternative tilbud. Har myndigheden benyttet sig af muligheden for at tillade alternative tilbud, har man som tilbudsgiver ikke bare mulighed for kun at sende et tilbud der præcis opfylder kravsspecifikationen (et ordinært tilbud), men kan også fremkomme med et tilbud, der indeholder alternativer løsninger på ordregivers behov, og som derfor afviger fra

udbudsbetingelserne. Der er altså tale om en form for tillægstilbud, hvor man har mulighed for at anvende sit markedskendskab og sin kreativitet. Dog er det altafgørende, at den fremsendte løsning overholder de mindstekrav, som ordregiver har fastsat i udbudsmaterialet, da tilbuddet ellers vil blive afvist. Har man som tilbudsgiver ikke lige så stor teknisk kapacitet eller erfaring med at udvikle et bestemt produkt efter de traditionelle fremgangsmåder i en branche, bør man afgjort drage nytte af muligheden for at afgive et alternativt tilbud. Her kan man netop udnytte de kompetencer i ens virksomhed, som man har, men som man ikke nødvendigvis havde kunnet benytte, hvis man var bundet af udbudsbetingelserne. Vurderer man fra virksomhedens side, at man ikke har kompetencerne til at kunne udføre en udbudskontrakt, som lever op til udbudsbetingelserne, skal man være opmærksom på, at det aldrig er et krav, at man afgiver et såkaldt ordinært tilbud. Man kan udmærket nøjes med at afgive det alternative tilbud med mindre ordregiver har fastsat, at andet skal være gældende. Er dette tilfældet vil myndigheden have noteret det i udbudsbetingelserne. Ligeledes skal man være opmærksom på, at myndigheden har lov til at kræve, at man ikke altid bare kan nøjes med at fremsende et ordinært tilbud, men at man også i samme ombæring skal fremsende et alternativt tilbud. Er det formuleret som et egentligt krav i udbudsbekendtgørelsen, vil ens ordinære tilbud blive afvist, hvis ikke man har fremsendt begge former for tilbud. Opsummering Tilbudsgiver kan i et tilbud tilbyde ordregiver en ydelse der afviger fra udbudsbetingelserne (et alternativt tilbud) i det omfang, ordregiver har åbnet mulighed for dette i udbudsbekendtgørelsen Tilbuddet skal dog under alle omstændigheder stadig leve op til de fastsatte mindstekrav Som udgangspunkt er man ikke forpligtet til at fremsende både et ordinært og et alternativt tilbud, men kan vælge fx udelukkende at fremsende et alternativt tilbud. Ordregiver kan dog i udbudsbekendtgørelsen, fremsætte krav om, at alle tilbudsgivere skal fremsende begge former for tilbud, for at blive taget i betragtning i forbindelse med tildeling af kontrakten. Kontakt inden udbuddets offentliggørelse Det kan være en udfordring at vide i hvilket omfang man har mulighed for at samarbejde og konsultere med den ordregivende myndighed inden en bestemt opgave bliver sendt i udbud. Det der selvfølgelig er tilbudsgivers største frygt i denne sammenhæng, er at blive udelukket fra udbudsprocessen grundet forudgående kontakt med den ordregivende myndighed. Det er klart at der ikke er nogen risiko ved at yde såkaldt teknisk rådgivning til myndigheden uanset om det sker på myndighedens eller virksomhedens initiativ. Der er tale om teknisk rådgivning uanset hvilken

type information der udveksles mellem ordregiver og tilbudsgiver, så længe informationen ikke giver tilbudsgiver en væsentlig konkurrencemæssig fordel. En konkurrencemæssig fordel opnås, hvor tilbudsgiver opnår viden, der er relevant for deltagernes afgivelse af tilbud fx hvilken størrelse et produkt skal have eller hvor mange stk. den pågældende myndighed ønsker. Myndigheden vil dog typisk udjævne sådanne konkurrencemæssige fordele ved at offentliggøre disse informationer i udbudsmaterialet, da de har pligt til at sikre, at alle nødvendige oplysninger bliver gjort tilgængelige for alle interesserede tilbudsgivere. Dette følger af deres pligt til at behandle alle deltagere lige i forbindelse med udbuddet. Med hensyn til det forudgående samarbejde inden udbuddets offentliggørelse, må man naturligvis godt rådgive myndigheden i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsbetingelserne og materialet og fx yde rådgivning i forhold til de tekniske krav, der skal stilles til den efterspurgte ydelse og beskrivelsen af det efterspurgte produkt/arbejde eller den efterspurgte service eller hjælpe myndigheden med at få et overblik over, hvilke tilgængelige løsninger der er på markedet samt fremkomme med nye forslag til endnu ikke tilgængelige løsninger. Den lovgivningsmæssige mulighed for myndigheden til at foretage en sådan markedsundersøgelse, er en stor fordel for både tilbudsgiveren og den ordregivende myndighed, da en sådan undersøgelse er med til at minimere den tvivl, der måtte være omkring hvad myndighedens behov består i, og samtidig kan en sådan udelukke unødvendige omkostninger i den senere proces. Der er altså rig mulighed for lovlig dialog inden udbuddet er iværksat, og man bør bestemt ikke være tilbageholdende og undgå at byde ind med gode ideer og justeringer, da myndigheden frit kan justere udbuddet inden det er blevet offentliggjort. Dog bør man holde sig fra at forsøge at præge og yde indvirkning på myndighedens valg af produkter eller i øvrigt forsøge at få denne til at udarbejde udbudsbetingelserne på en måde som gør, at man selv opnår en klar fordel på baggrund af den konkrete udformning af udbudsmaterialet. På samme måde kan man som udgangspunkt godt udføre forberedende arbejde for myndigheden ved at hjælpe med udarbejdelse af tilstandsvurderinger af bygninger og byggetekniske undersøgelser, udvikling af den løsning der er behov for, forsøg og studier samt lignende analysearbejde. Den slags rådgivning er kun et problem i forhold til den videre deltagelse i processen, hvis man som tilbudsgiver på grund af den viden man får om udbuddet, opnår en konkurrencemæssig fordel, hvilket vil være tilfældet hvis man for eksempel er i stand til at udarbejde sit tilbud til myndigheden hurtigere end man ellers ville have været, eller har opnået brugbar viden som ikke offentliggøres overfor de øvrige tilbudsgivere. I tilfælde hvor man har været direkte rådgiver i forbindelse med selve tilrettelæggelsen og gennemførelsen af et udbud, som man ønsker at deltage i, vil det dog som udgangspunkt medføre

udelukkelse fra processen. Der er tale om tilfælde, hvor det forudgående samarbejde har varet i mere end et års tid eller hvor virksomheden har fungeret som rådgiver gennem hele forberedelsen af udbuddet og har deltaget aktivt i styringen af projektet. Problematikken opstår netop fordi man kommer i besiddelse af særlig konkurrenceforbedrende viden. Vil man imødekomme udelukkelse, er det derfor en god ide, at sørge for at samtlige tilbudsgivere bliver bekendt med den viden man selv har opnået og at den tidsmæssige fordel der eventuelt måtte være, bliver udjævnet ved en forlængelse af myndighedens tidsfrister for modtagelse af tilbud. Sidstnævnte er naturligvis ikke tilbudsgiverens ansvar, men ordregivers. I forbindelse med dialog forud for udbuddets offentliggørelse, er det relevant at bemærke, at der ikke er krav om, at dialogen skal ske på skrift eller om det skal ske på et samlet møde for de interesserede virksomheder eller enkeltvis. Dette er alt sammen afhængig af myndighedens valg. Efter udbuddets offentliggørelse vil myndigheden dog sandsynligvis nedskrive al mundtlig dialog, så denne kan dokumentere, at samtlige deltager har samme informationsgrundlag. Derfor vil man også typisk som tilbudsgiver blive bedt om, at fremsende eventuelle spørgsmål til myndigheden omkring indholdet af udbudsmaterialet på skrift efter offentliggørelse. Dette er der intet fordækt i. Har man sådanne spørgsmål, skal man være opmærksom på sin ret til at få disse besvaret senest 6 dage inden fristen for aflevering af et tilbud udløber, såfremt man har anmodet om svar på sine spørgsmål i rimelig tid inden 6 dage før fristens udløb. Hvad rimelig tid er, afhænger naturligvis af spørgsmålets kompleksitet. Endvidere er det værd at bemærke, at viden som en tilbudsgiver har opnået gennem et tidligere samarbejde eller kontraktforhold, som eventuelt måtte ligne den nye opgave, er en del af tilbudsgivers generelle kompetencer og kan ikke medføre at denne bliver udelukket fra konkurrencen. Er markedsundersøgelsen eller det forberedende arbejde afsluttet og udbudsbekendtgørelse samt materiale offentliggjort, skal man som tilbudsgiver være opmærksom på, at adgangen til at føre dialog med ordregiver begrænses. Udgangspunktet er at man kun må føre dialog med ordregiver, såfremt det har til formål at præcisere eller supplere indholdet i udbudsmaterialet. Naturligvis er adgangen udvidet i tilfælde, hvor egentlig forhandling er en del af den valgte udbudsform, jf. nedenfor. Opsummering Tilbudsgiver og ordregiver har ret til at udveksle informationer uden at myndigheden senere bliver forpligtet til at udelukke tilbudsgiver fra processen, så længe udvekslingen ikke ender i en konkurrencemæssig fordel for tilbudsgiveren (teknisk rådgivning)

En tilbudsgiver kan ligeledes godt udføre forberedende arbejde og fx udarbejde tekniske undersøgelser for myndigheden uden risiko for udelukkelse så længe arbejdet ikke medfører at aktøren får kendskab til oplysninger, der kan give denne en konkurrencemæssig fordel Ordregiver kan foretage en markedsundersøgelse inden udbuddet offentliggøres. At tilbudsgiver rådgiver ordregiver i forbindelse med udformningen at udbudsbetingelserne og lignende eller hjælper denne med at få et overblik over tilgængelige løsninger på markedet, er der intet odiøst i. Dog skal man afholde sig fra at præge og yde indvirkning på myndighedens valg af produkt Adgangen til dialog med myndigheden, begrænses efter udbuddets offentliggørelse Udbudsformer Generelt er det i det nye udbudsdirektiv blevet meget nemmere at anvende de mere fleksible udbudsprocedurer. Der er i langt større omfang åbnet op for dialog i udbudsprocessen. Man kan således i større omfang end tidligere stille spørgsmål til den ordregivende myndighed vedrørende udbudsmaterialet og få afklaret eventuelle uklarheder samt føre forhandlinger. Således har man som virksomhed bedre mulighed for at inddrage sin ekspertise og viden om hensigtsmæssige og innovative løsninger i konkurrencen om opgaven. Rummet for forhandling er naturligvis størst hvor ordregiver har anført i udbudsbekendtgørelsen, at den valgte procedure til udvælgelsen af egnede kandidater er udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog eller innovationspartnerskab. Udover en ændring af betingelserne for anvendelse af de to førstnævnte, har intet ændret sig i fremgangsmåden, når man vælger disse som udbudsprocedure. Det nye skud på stammen, innovationspartnerskaber, har dog ikke tidligere været en del af udbudslovgivningen. Fremgangsmåden giver langt bedre grundlag for inddragelse af innovative løsningsforslag og små og mellemstore virksomheder i processen. Proceduren vælges typisk af den ordregivende myndighed i tilfælde, hvor det behov de har, ikke kan dækkes af de muligheder, der allerede forelægger på markedet. Det nyskabende er, at proceduren giver myndigheden mulighed for at etablere et såkaldt innovationspartnerskab med en eller flere tilbudsgivere med det formål at udvikle en løsning, der kan dække myndighedens behov, hvorefter den optimale innovationspartnerskabskontrakt ender med, at myndigheden anskaffer sig den udviklede løsning fra den eller de andre deltagere i partnerskabet. Dette sker rent praktisk ved at ordregiver bekendtgør, at denne ønsker at anvende et innovationspartnerskab som procedure, hvorefter man indsender sin anmodning om deltagelse i processen og angiver at man opfylder de kvalitative kriterier myndigheden har fremsat. Har man de rette kvalifikationer, har ordregiver mulighed for at forhandle med virksomheden om de vilkår der skal gælde for den længerevarende

partnerskabskontrakt, der skal tildeles med henblik på udvikling af et produkt, en tjenesteydelse eller et bygge- og anlægsarbejde samt efterfølgende anskaffelse af det udviklede element. Forhandlingsfasen bruges således af virksomheden til at fremlægge en række foreløbige tilbud. Efter at have afgivet et foreløbigt tilbud forhandles der med myndigheden om indholdet i dette. Forhandlingsfasen afsluttes med et endeligt tilbud der, hvis myndigheden finder at éns endelige tilbud er et af de tilbud der lever bedst op til deres behov, ender med at man bliver tildelt partnerskabskontrakten. Hvem kontrakten skal tildeles besluttes på baggrund af kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Selve tildelingen af innovationspartnerskabskontrakten sker således efter udbudsproceduren udbud ved forhandling. Som ved de øvrige udbudsformer, bør man således i forbindelse med udformningen af ens endelig tilbud have de forskellige tildelingskriterier og ikke mindst deres vægtning i mente, da det i sidste ende er den tilbudte løsnings evne til at opfylde disse kriterier, der er afgørende. Tiden bør således anvendes på at udvikle og beskrive de af løsningens egenskaber, der relaterer sig til og opfylder disse kriterier. Efter tildeling af innovationspartnerskabskontrakten begynder selve udviklingen af den valgte løsning og den efterfølgende anskaffelse, som er det der adskiller innovationspartnerskaber fra andre tilgængelige udbudsprocedurer. Fordelen for tilbudsgiver ved at de to faser er blevet samlet i et udbud er, at man ikke som tilbudsgiver skal frygte for at blande sig for meget i den forberedende proces af udbuddet. Man kan således give frit løb for sin ekspertise uanset om man gennem fremlæggelsen af sine innovative løsninger må siges at yde indvirkning på myndighedens valg af produkter. Man skal således ikke holde sig tilbage, og samtidig er der større rum for den enkelte virksomhed til at beskrive, hvordan de mener det konkrete behov bedst muligt kan løses. Det eneste der skal være angivet i tilbuddet er, hvordan man vil opfylde de mindstekrav som ordregiveren har fastsat at løsningen skal opfylde, da man ellers ikke vil komme i betragtning til partnerskabskontrakten. Opsummering Udbudsformen innovationspartnerskaber anvendes i tilfælde, hvor myndighedens behov ikke kan dækkes af de muligheder, der allerede er tilgængelige på markedet Principielt set består proceduren af to elementer. Der findes frem til de virksomheder, som partnerskabskontrakten skal indgås med ved hjælp af udbudsproceduren fra udbud ved forhandling. Når partnerskabet eller de flere partnerskaber er oprettet, begynder selve udviklingen af den innovative løsning, som tilbudsgiver har angivet i sit tilbud Fordelen ved at gøre det hele til en samlet proces, er at man ikke længere som tilbudsgiver, skal frygte for at blande sig for meget i den forberedende proces

Rettelser af tilbuddet Sidder man i en situation som tilbudsgiver, hvor tilbuddet er blevet afgivet, men hvor man efterfølgende opdager fodfejl eller angivelser, der burde være blevet præciseret bedre, har man mulighed for rette det konkrete tilbud. Dog har man kun mulighed for enten at præcisere, dvs. beskrive eller definere indholdet i det pågældende tilbud mere nøjagtigt, eller ved at supplere, dvs. tilføje oplysninger i tilbuddet, som ikke var tilgængelige for virksomheden ved afgivelsen af tilbuddet. Man kan således ikke ændre eller erstatte noget i det afgivne tilbud, men udelukkende konkretisere det oprindelige indhold. Det eneste der kan rettes til, er elementer hvis ændring ikke ville have medført at andre end de allerede deltagende virksomheder, ville have søgt om deltagelse, eller at nogle af de deltagende ikke ville have ansøgt om deltagelse alligevel. Grænsen for lovlig dialog med ordregiver efter afgivelse af tilbuddet, går således ved tilfælde hvor man ønsker at føre forhandling om at ændre de grundlæggende elementer i udbudsmaterialet som fx prisen på tilbuddet. Tilladte rettelser af tilbuddet, kan eventuelt ske på forespørgsel fra den ordregivende myndighed i tilfælde, hvor denne mener, at der er behov for afklaring af nogle af de oplysninger tilbuddet indeholder, hvor tilbuddet indeholder åbenlyse indholdsmæssige fejl eller der fx mangler dokumentation for tilbudsgivers egnethed og lign. Retten til at redigere i det afsendte tilbud er dog ikke definitiv. Hvis det allerede i udbudsmaterialet har været gjort klart fra myndighedens side, at fx manglende oplysninger vil medføre udelukkelse, så vil man være afskåret fra, at foretage rettelser ved at fremsende det manglende materiale og myndigheden vil være forpligtet til at udelukke en fra den videre proces. Bliver man bedt om at fremsende supplerende oplysninger fordi denne mulighed ikke på forhånd er blevet udelukket i udbudsmaterialet, må de oplysninger der fremsendes af virksomheden fx ikke ændre tilbuddets indhold i så stor en grad, at der reelt bliver tale om afgivelse af et helt andet tilbud end det oprindelige. Myndigheden må i princippet kun give en lov til at rette fejl, som er åbenlyse. Det er tilfældet, hvis det helt er klart for ordregiver, hvad fejlen præcist består i. Er myndigheden i tvivl om hvad det korrekte indhold i tilbuddet skulle have været fordi der er flere løsninger, vil tilbudsgiver have mulighed for at forbedre sit tilbud, hvis denne bliver bedt om at indsende supplerende oplysninger. Derfor har man ikke krav på, at få lov til at rette denne type fejl. Hvis ordregiver retter henvendelse til en tilbudsgiver for at få fremsendt fx manglende dokumentation for virksomhedens egnethed, vil tilbudsgiver på samme måde kunne risikere udelukkelse, hvis tilbudsgiver gennem fremsendelsen af den manglende dokumentation, forsøger at forbedre sit tilbud.

Slutningsvist skal det dog bemærkes, at man aldrig som tilbudsgiver, kan blive straffet for at stille spørgsmål til den ordregivende myndighed. Sagt på en anden måde; er man i tvivl om indholdet af udbudsmaterialet, om man har mulighed for at foretage rettelser i det materiale man har fremsendt mv., er det bedre at rette henvendelse til myndigheden og få et overblik over sine rettigheder, end at lade være. Myndigheden har netop pligt til at sortere i, hvilke spørgsmål der er tilladte og skal afvise at svare på spørgsmål som ikke er tilladte. Man har derfor intet at tabe. Opsummering I forbindelse med rettelse af et tilbud, har tilbudsgiver kun mulighed for enten at præcisere, dvs. beskrive eller definere indholdet i det pågældende tilbud mere nøjagtigt, eller supplere, dvs. tilføje oplysninger i tilbuddet, som ikke var tilgængelige for virksomheden ved afgivelsen af tilbuddet Man har dog ikke som tilbudsgiver ret til at foretage rettelser, hvis ordregiver har afskåret denne mulighed allerede i udbudsmaterialet. Fejl eller manglende materiale vil således i disse tilfælde medføre udelukkelse Er man som tilbudsgiver i tvivl om, hvordan visse informationer i udbudsmaterialet skal forstås, kan man altid rette henvendelse til myndigheden og få en afklaring. Det er bedre at spørge end at lade være det er netop myndighedens opgave at frasortere spørgsmål, som det ikke er tilladt at stille Notat slut Jeg håber, at du fik noget ud af det. Du er altid velkommen til at kontakte mig på tlf. +45 2386 2368 eller lars@kucon.dk, hvis du har nogle kommentarer eller spørgsmål m.v. Med venlig hilsen Lars Kjær Kuhlmann