Etablering og gennemførelse af juridisk vidensopbygning og -styring i FMT 1. AKTUEL STATUS Som et nyt fokusområde for Juridisk Afdeling bliver der nu arbejdet mere målrettet med at styrke forbindelsen til eksterne relationer som eksempelvis Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Europa-Kommissionen, og potentielt også Moderniseringsstyrelsen, Erhvervsstyrelsen, Politiet og Udenrigsministeriet, for derigennem at styrke kendskabet til og indflydelsen på igangværende og kommende aktiviteter/tiltag, lovgivning, publikationer mv., der har betydning for FMT anskaffelser. Juridisk vidensopbygning og styring foregår også ved, at Juridisk Afdeling arbejder strategisk med at udbygge og vedligeholde interne relationer. Se nærmere om formål og aktiviteter i detaljer nedenfor. 2. KORTSIGTEDE MÅL Ny medarbejder er tiltrådt i nyoprettet funktion i Juridisk Afdeling: Stedfortræder drift og eksterne relationer. Medarbejder skal nu bl.a. til at få videreudviklet denne funktion. Det er ønsket, at relationer på nedenstående områder skal udbygges, forudsat det vurderes hensigtsmæssigt. 2.1. Juridisk vidensopbygning og styring via eksterne relationer. Der arbejdes strategisk i Juridisk Afdeling med udbygning og vedligeholdelse af eksterne relationer. Der vil navnlig blive arbejdet med nedenstående formål: at FMT markerer sig som en væsentlig, proaktiv, kompetent og bidragende myndighed på det udbudsretlige område; at FMT i videst muligt omfang benytter sig af netværksressourcer fx ved at efterspørge undervisning, uformel vejledning osv. at FMT kontinuerligt er på forkant i forhold til ny lovgivning og/eller hertil relaterede retningslinjer og vejledninger på det udbudsretlige område fx kommende vejledning om det nye udbudsdirektiv at FMT i forhold til netværk og konkrete aktiviteter påvirker processer og udfald i rette tid; herunder men ikke begrænset til uformelle og formelle høringsrunder. 2.1.1. Konkurrence og Forbrugerstyrelsen. Tæt og effektivt samarbejde med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er væsentligt for FMT, fordi al lovgivning på det egentlige udbudsretlige område på fællesskabsretlig plan forhandles af denne myndighed, ligesom efterfølgende implementering i Danmark og anden national lovgivning på udbudsområdet stammer fra denne myndighed. Af samme årsag har vejledninger og fortolkningsbidrag fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen også en vis tyngde i klagesystemet. Medarbejderen i Juridisk Afdeling med ansvar for samarbejde med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er netop tiltrådt og har en baggrund i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvorfor relationen til myndigheden allerede er etableret. 2.1.2. Europa-Kommissionen. Tæt og effektivt samarbejde med Europa-Kommissionen er væsentligt for FMT, fordi den europæiske lovgivning initieres og i stort omfang bæres af Europa-Kommissionen gennem 1
lovgivningsprocessen. Ligesom Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er Europa- Kommissionen derfor også en væsentlig aktør i at etablere den fællesskabsretlige lovgivning ved bl.a. at fastlægge guidelines på såvel det generelle som det forsvarsspecifikke område, og iværksætte relaterede initiativer som følge af politiske prioriteringer i EUsystemet. Gennem samarbejdet med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen forventes det, at der vil kunne etableres en direkte relation til relevante medarbejdere i Europa- Kommissionen, som udover mere generelle orienteringer om initiativer og retninger, i et vist omfang vil kunne anvendes som sparringspartnere i relation til fortolkningen af udbudsreglerne. 2.1.3. Udenrigsministeriet. Et samarbejde med Udenrigsministeriet er relevant for FMT, fordi ministeriet ikke blot anskaffer varer og tjenesteydelser omfattet af udbudsdirektivet, men også varer og tjenesteydelser omfattet af forsvarsdirektivet. Et samarbejde med ministeriet vil kunne give afkast i form af videns- og erfaringsudveksling og sekundært potentielt egentligt samarbejde om konkrete anskaffelser. Medarbejder i Juridisk Afdeling med ansvar for samarbejde med Udenrigsministeriet har allerede etableret kontakt med chefen for udbudsfunktionen i ministeriet. 2.1.4. Politiet. Et samarbejde med Politiet er relevant for FMT, fordi Politiet ud over at anvende udbudsdirektivet også anvender forsvarsdirektivet i forbindelse med sine anskaffelser. Medarbejderen i Juridisk Afdeling med ansvar for samarbejde med Politiet har endnu ikke etableret kontakt med chefen for udbudsfunktionen i Politiet, men dette forventes iværksat snarest og påtænkes formentlig kombineret med samarbejdet med Udenrigsministeriet. 2.1.5. Erhvervsstyrelsen. En relation til Erhvervsstyrelsen kan måske være relevant for FMT, fordi styrelsens internationale afdeling har et ansvarsområde, der omfatter EU's handelspolitik; herunder i forhold til 3. lande. EU's handelspolitik kan eksempelvis have konsekvenser for FMT i relation til anskaffelser gennem initiativer omkring retaliering / gengældelse, hvor EU gengælder hindringer for europæiske virksomheders adgang til offentlige kontakter i 3. lande med at etablere hindringer for det pågældende lands virksomheders adgang til EU-landenes offentlige kontrakter enten som direkte leverandører eller som underleverandører til en virksomhed inden eller uden for EU. Sådanne beslutninger vil formentlig skulle håndhæves af EUlandenes anskaffende myndigheder, og er dermed relevant for FMT at følge. Derudover kan initiativer udspringe af forpligtelser fra WTO-samarbejdet (på baggrund af Government Procurement Agreement (GPA-aftalen)), hvor EU agerer som samlet forhandlingspart. 2.1.6. Moderniseringsstyrelsen. Moderniseringsstyrelsen forestår de statslige tværgående udbud af forskellige standardiserede ydelser, fx kopipapir og kontorartikler (Finansministeriets rammeaftaler), som alle offentlige myndigheder kan benytte og i nogle tilfælde skal benytte, frem for selv at gå i udbud. Moderniseringsstyrelsens primære fokus er at generere besparelser ved at ind- 2
snævre sortimentet i udbuddene. Som følge heraf er Moderniseringsstyrelsen i mindre grad orienteret mod at tilgodese kundernes individuelle behov, hvorfor det i forhold til denne myndighed vurderes at være tilstrækkeligt, at Juridisk Afdeling holder sig orienteret om principielle juridiske emner, som udspringer fra Moderniseringsstyrelsen. Chefen for Juridisk Afdeling har allerede kontakt til Moderniseringsstyrelsen. 2.1.7. FAD. FAD initiativer og optræden som med- og modspiller i forhold til FMT og ikke mindst FAD forståelse af FMT adfærd og processer er væsentlig for FMT anskaffelsesvirksomhed, herunder også i forbindelse med de muligheder og begrænsninger som udbudsreglerne giver. FAD er eksempelvis af disse årsager inviteret med til undervisning i Grundlæggende Udbudsret. Juridisk Afdeling skal desuden give indlæg på FAD seminar august 2013, hvor emnet er Faldgruber for leverandører ifm. afgivelse af tilbud. Chefen for Juridisk Afdeling har allerede kontakten til FAD og den er velfungerende. 2.2. Juridisk vidensopbygning og -styring via interne relationer i FMT. Juridisk vidensopbygning og -styring via interne relationer i FMT sker på flere måder fx ved fokusering på Interne samarbejdsrelationer i FMT, gennem brug af Interne vidensportaler, gennem systematisk gennemlæsning af Juridiske artikler og juridiske serviceinformationer, gennem afholdelse af Kompetenceudviklingsmøder i Juridisk Afdeling hver 14. dag, ved deltagelse i Juridiske Gå hjem møder og endeligt ved deltagelse i Juridiske netværk Nedenfor gennemgås eksempler herpå. 2.2.1. Interne samarbejdsrelationer i FMT. Juridisk vidensopbygning og -styring foregår ved, at Juridisk Afdeling arbejder strategisk med at udbygge og vedligeholde interne relationer. Juridisk Afdeling afholder derfor løbende møder med chefgrupperne i henholdsvis Strategisk Indkøbsafdeling, Operationel Indkøb, Program- og koordinationssektionen og Projektledersektionen for herved bl.a. at sikre den nødvendige vidensopbygning, -styring og -deling sker. 2.2.1. Interne vidensportaler i FMT Al nødvendig juridisk viden for FMT lægges ud på FMT Materielportal. Dette sker både i form af FMT forvaltningsgrundlag, resultat af responsa, samråd og policybeslutninger og øvrige juridiske guidelines. Hertil kommer, at Juridisk Afdeling har eget elektronisk bibliotek, hvor interne juridiske skabeloner, interne tjeklister mv. forefindes. 2.2.2. Juridiske artikler og juridiske serviceinformationer. Juridisk Afdeling gennemgår på ugentligt og systematiseret basis juridiske artikler, rets- og klagenævnspraksis samt ændringer indenfor love, direktiver mv. Juridisk Afdeling har senest læst og drøftet følgende artikler og emner: Ændringer til bekendtgørelse om Klagenævnet for Udbud Ændringer og nyskabelser i det seneste forslag til nyt EU-udbudsdirektiv Ændring af renteloven FIR rapport (vedr. kontraktrevision) Artikel vedr. redegørelse for tildelingsbeslutning 3
Artikel vedr. "Uden virkning" uden for håndhævelseslovens område Artikel vedr. ændring af håndhævelsesloven På baggrund af drøftet lovgivning og praksis i Juridisk Afdeling, bliver juridiske serviceinformationer løbende sendt ud til relevante parter i FMT. 2.2.3. Kompetenceudviklingsmøder i Juridisk Afdeling hver 14. dag. Formålet med disse møder er bl.a. at sikre løbende juridisk kompetenceudvikling på udvalgte emner samt sikre et fora for den juridiske udfordringsret. Sagsbehandlere i Juridisk Afdeling skal fast deltage i møder og Strategisk Indkøbssektions sagsbehandlere kan deltage i møder, hvis de ønsker dette. Der bliver fast gennemgået relevante juridiske artikler samt ændringer indenfor love, direktiver mv. Ligesom sagsbehandlere i Juridisk Afdeling gennemgår relevante klagenævnskendelser, domme og verserende retssager. I 2013 har bl.a. følgende udvalgte emner været behandlet på kompetenceudviklingsmøderne: Gennemgang af juridisk risikostyring Gennemgang af vigtige dokumenter fra klagesagen på Projekt Skibsbaserede Helikopter Gennemgang af responsum om forholdet mellem udbudsretten og ophavsretten Gennemgang af Taskforce Tilbudslov, herunder vejledninger og skabeloner Gennemgang af FMT styringsdirektiv og handleprogram Gennemgang af renteloven Gennemgang af ændringerne i håndhævelsesloven 2.2.4. Juridiske netværk. Juridisk Afdeling har siden sommeren 2012 deltaget i en række udbudsretlige netværksmøder og faglige fora. Hvor det findes relevant, inviterer Juridisk Afdeling også repræsentanter fra Strategisk Indkøbssektion og det øvrige FMT til at deltage. Juridisk Afdeling har i det sidste kvartal deltaget i nedenstående arrangementer: Dansk Forening for Udbudsret: Tema: Hvor langt skal man gå i reguleringen af offentlige udbud - og for at sikre, at reglerne overholdes - hvad mener politikerne? Tema: Hvad ordregiver kan gøre for at undgå at blive mødt med kartel- og monopolproblemer og for at afværge virkningerne af sådanne problemer? Fagligt Forum for Udbudsret: Tema: Arbejdsklausuler (Social dumping) Tema: Offentligt-Privat Innovationssamarbejde Tema: Det nye udbudsdirektiv. 4
DJØF netværk for udbudsjurister vedrørende udbud og kontraktstyring: Der har været afholdt fire møder i netværket. Juridisk Afdeling har haft én sagsbehandler fast tilknyttet. 2.2.5. Juridiske Gå-hjem-møder. Det sidste kvartal har Juridisk Afdeling bl.a. deltaget i gå-hjem-møder hos diverse advokatfirmaer vedrørende eksempelvis Projektledelse i udbudsprocesser og kontraktstyring og INCOTERMS 2010. 5