Referat af Bestyrelsesmøde Sønderborg Forsyning i selskabet Sønderborg Forsyning Holding A/S Mandag den 22. marts 2010 kl. 14.00-16.00 Deltagere: Peter Hansen, Jan Callesen, Erik Lauritzen, Ole Stisen, Jette Bøjskov, Christian Gregersen Lars Riemann, Erik Renner, Erik Petz Afbud: Svend Albrechtsen, Jan Prokopek Referent: Lars B. Riemann Dagsorden bestyrelsesmøde: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 14/12-2009 3. Godkendelse af tegnigsprotokollat 4. Beretning - Ledelsens beretning - Økonomi Perioderegnskab, likviditet - Projektstatus 5. Møder 2010 6. Udbud i Sønderborg Forsyning 7. Ekstraordinær generalforsamling - Driftsselskaber 8. Eventuelt 9. Næste møde Referat: 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 14/12-2009 Referatet fra det sidste bestyrelsesmødet den 14. december 2009 blev godkendt og underskrevet af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. LBRI/2010-03-26 Side 1 af 5
3. Godkendelse af tegningsprotokollat Tegningsprotokollatet dateret 2010-03-26 blev rundsendt og godkendt af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 4. Beretning Ledelsens beretning Der var forud for bestyrelsesmødet fremsendt en skriftlig beretning. Lars B. Riemann præsenterede tre væsentlige punkter fra beretningen: Regulatorisk åbningsbalance Miljøministeriets forsyningssekretariat, som er ansvarlige for beregningen af det kommende prisloft for vand og vandafledningsafgift, har ultimo februar udsendt retningslinjer for indberetning af en såkaldt regulatorisk åbningsbalance. Denne åbningsbalance er basis for beregningen af prisloftet og ligner den i 2009 udarbejdede åbningsbalance men ikke helt. Konsekvensen er at Sønderborg Forsyning igen bruger mange ressourcer på optælling og opgørelse af anlægsaktiver. Åbningsbalancen skal sammen med en revisorerklæring være indsendt senest den 1. april. Det er tvivlsomt om denne deadline nås og vi planlægger derfor at bede miljøministeriet om udsættelse. Erhvervsaffaldsafgift Regningerne på den nye erhvervsaffaldsafgift er klar til at blive udsendt til virksomhederne i Sønderborg Kommune. Erhvervsaffaldsafgiften afløser vores indvejning af det genbrugelige erhvervsaffald og vil derfor give en anden fordeling af omkostningerne. Afgiften opkræves i henhold til miljøministeriets retningslinjer og baserer sig på et udtræk af CVR registeret. Denne løsning forventes at give en række alvorlig administrative udfordringer for organisationen, idet mange mindre virksomheder bliver ramt af denne afregningsform. Når regningerne udsendes er en opmanding af vores kundebetjening derfor planlagt. Arbejdsgiverorganisation - KL Sønderborg Forsyning indgår nu en såkaldt serviceaftale med KL, der i praksis medfører at KL optræder som arbejdsgiverorganisation for Sønderborg Forsyning. Aftalen laves med tilbagevirkende kraft til den 01.01.2009 for at undgå enhver diskussion med fagforeningerne om hvorvidt Sønderborg Forsyning er dækket af en overenskomst eller ej. Bestyrelsen tog beretningen til efterretning. Økonomi - Perioderegnskab, likviditet Erik Renner præsenterede det foreløbige ureviderede årsregnskab for 2009 se vedlagte præsentation. Regnskabet viser at vandforsyningen er meget tæt på det budgetterede, Spildevandsforsyningen ligger ca. 13 mio. DKK bedre end budget. Her er det LBRI/2010-03-26 Side 2 af 5
hovedsageligt større indtægter i form af tilslutningsbidrag som forårsager den store afvigelse. Affald har også et overskud på ca. 13,5 mio. DKK. Her er forklaringen færre udgifter som følge af lavere mængder af affald til bortskaffelse. Budgettet er baseret på en mængde affald før finanskrisens indflydelse på affaldsmængden. Som en yderligere følge af dette er der færre forbrugsomkostninger til maskindrift og vedligehold. Kraftvarmeværket kommer ud af 2009 med et underskud på ca. 1,4 mio. DKK i forhold til budget. Dette skyldes dels en ekstra motorrenovering i forhold til budget samt efterbetaling af regulering for årene 2008 og 2009. Bestyrelsen tog det foreløbige årsregnskab til efterretning. Likviditeten blev præsenteret og bestyrelsen tog likviditeten til efterretning uden kommentarer. Projektstatus Thorkild Bruhn havde udarbejdet og Lars Riemann præsenterede de igangværende projekters status og økonomi. Der er visse projekter hvor der er indgået aftale med entreprenøren, men hvor det er aftalt at skyde projektet til foråret 2010 af entreprenørens kapacitetsmæssige årsager. Derudover er der opnået forholdsvis store besparelser på en række anlægsprojekter i forhold til budget. Bestyrelsen tog projektstatus til efterretning. 5. Møder 2010 Lars Riemann foreslog at der i 2010 afholdes 4 bestyrelsesmøder, eet for hvert kvartal. Det første møde er det nu afholdte. Det andet møde ville kunne indeholde behandling af årsregnskabet for 2009. Tredje møde kunne behandle forudsætninger og ønsker til budget 2011 og endeligt det fjerede møde behandling og godkendelse af budget for 2011. Følgende møderække blev besluttet: Mandag den 3. maj 2010 kl. 15:00 17:00 Mandag den 27. september 2010 kl. 14:00-16:00 Mandag den 22. november 2010 kl. 14:00-16:00 Lars Riemann indkalder straks til disse møder vha. mødeindkaldelse i Outlook og opdaterer derefter mødeindkaldelsen med den aktuelle dagsorden og mødemateriale. LBRI/2010-03-26 Side 3 af 5
6. Udbud i Sønderborg Forsyning Lars Riemann gennemgik kort de overordnede retningslinjer for Sønderborg Forsyning med hensyn til udbud se vedlagte præsentation. Grundlæggende skal alle indkøb i udbud enten i henhold til tilbudsloven, EU traktaten eller EU's udbudsdirektiv. Der er INGEN nedre beløbsmæssig grænse og vi kan ikke favorisere leverandører på baggrund af geografisk tilhørsforhold. Peter Hansen spurgte om der i tildelingskriterierne kunne lægges vægt på lokal service og tilgængelighed i forbindelse med vedligehold. Lars Riemann svarede at i de tilfælde hvor hurtigt service var af væsentlig betydning, kan dette tildeles vægt i forbindelse med evalueringen af tilbud. Det er vigtigt at holde sig for øje at reglerne er lavet for at sikre at Sønderborg Forsyning får de bedste tilbud ikke for at genere virksomheden. I forbindelse med det nye udbud af slamsugere udarbejdes der en række standarddokumenter til brug for kommende udbud, så papirgangen effektiviseres mest muligt. 7. Ekstraordinær generalforsamling Driftsselskaber På den ekstraordinære generalforsamling for sønderborg Forsyning Holding A/S den 10. februar blev der vedtaget tre vedtægtsændringer og valgt ny bestyrelse. Disse vedtægtsændringer ønskes gennemført på samme måde i holdingselskabets driftsselskaber. Desuden ønskes den samme bestyrelse for holdingselskabet som for driftsselskaberne. Det blev besluttet at afholde ekstraordinær generalforsamling umiddelbart efter dette bestyrelsesmøde for selskaberne: Sønderborg Vandforsyning A/S, Sønderborg Spildevandsforsyning A/S, Sønderborg Affald A/S, Nordborg Kraftvarme A/S, Østerlund A/S og Sønderborg Forsyningsservice A/S. Lars Riemann blev af bestyrelsen bemyndiget til at underskrive vedtægterne. 8. Eventuelt Lars Riemann blev bedt om at undersøge hvem, der skal sidde i repræsentantskabet for RENOSAM og om det er Sønderborg Kommune eller Sønderborg Forsyning, der udpeger repræsentanterne. Lars Riemann fremsatte ønske om at beslutningen om at Sønderborg Kommune udtræder af det midlertidige Deponi Syd selskab bliver stadfæstet i en byrådsbeslutning. Erik Lauritzen svarede at punktet var på dagsordenen til førstkommende byrådsmøde. 9. Næste møde Mandag den 3. maj 2010, kl. 15:00-17.00, Ellegårdvej 8, 6400 Sønderborg. LBRI/2010-03-26 Side 4 af 5
Afbud Erik Lauritzen Peter Hansen Jan Prokopek Erik Teichert Ole Stisen Jette Bøjskov Afbud Svend Albrectsen Christian Gregersen LBRI/2010-03-26 Side 5 af 5