ClinicCare Web Produktblad 2015 Hvem er ClinicCare? ClinicCare udvikles af firmaet Novolog, som siden 1995 har udviklet systemer til sundhedssektoren. Over 1.100 klinikker anvender i dag ClinicCare. Det gør systemet til det mest udbredte system i sundhedssektoren. ClinicCare håndterer alle administrative rutiner i klinikken: aftaler, regninger, elektroniske fakturaer, journaler, tegnsystem, dankort, kommunikation, osv.. ClinicCare er godkendt af MEDCOM og opfylder kravene I overenskomsterne. Fodterapeuter ClinicCare Web Den fremtidssikrede løsning! ClinicCare er Danmarks største leverandør af IT til private klinikker i sundhedssektoren. Vi ved altså hvilke krav og hvilke behov du har i din klinik. Vi har lavet det enkleste og mest flexible system på markedet, netop for at gøre din hverdag lettere, så du kan fokusere på det du gør bedst behandling og pleje af fødder! Alt dette får du til en super skarp pris helt uden oprettelsesomkostninger: Komplet system over 15 års udvikling gør, at ClinicCare indeholder komplet regnskabssystem, onlinebooking, SMSkommunikation osv. Vi udvikler forsat og det nyeste er netbetaling, som gør det muligt at modtage dankort betaling uden at skulle investere i en dyr terminal. Unikt journalmodul journalen er specialudviklet til fodplejere og fodterapeuter. Journalen overholder alle reglerne omkring journalføring. Du kan bl.a. tegne, vedhæfte billeder/videoer og genbruge ofte anvendte sætninger. Størst fleksibilitet - ClinicCare Web er browser-baseret, hvilket betyder, at dine data lagres på en central sikret server. Så du behøver ingen server, men skal blot have en computer (Mac / Windows / Smartphone) med internetadgang. Billigste system og uden binding - Prisen for grundmodulet er kun 155 kr./måned (130,- hvis medlem af LasF) og prisen for alle moduler (ex. hjemmeside) inkl. fri support er kun 455,-/måned (385,- hvis medlem). Du kan også fravælge support, hvis du selv klare alle problemer, eller vælge at nøjes med skriftlig support. Det fås ikke billigere. God support Vi er stolte af, at vi for så få penge kan yde en god support. I 2013 blev over 93% af henvendelserne løst samme dag. 61% af opkaldene blev besvaret inden 20 sekunder (gennemsnit 4 sekunder). Nemt at komme igang Det er et nemt og intuitivt system. Der medfølger gratis introduktionskursus. Derudover er der indbygget en avanceret hjælpe-funktion i selve systemet. Du kan på www.cliniccare.dk bestille en prøveversion og/eller en fremvisning af systemet (foregår altsammen via internettet). Det går rigtig godt og gnidningsløst. Jeg er meget glad for mit valg af ClinicCare, der har gjort min arbejdsdag meget nemmere. Der er aldrig problemer, og så er det billigt!
ClinicCare systemet er opbygget af moduler, hvilket betyder, at du kun behøver at anskaffe det du har brug for dette gør systemet mere overskueligt og samtidig billigere. Opbygningen af ClinicCare Web: (Kassekladde kontoudtog, ind/udlæsning) Journalmodul (tekst, grafik) (aftaler, mødekort) Påmindelse (SMS/email) Online booking Grundmodul (Patienter, afregning, breve) Dankort Danmark Elektronisk faktura EDIFACT Regnskabsintegration Figuren viser at Journal modul og Hjemmesider kan anvendes helt isoleret. Dvs. at man kan godt anvende et konkurrerende system til sin patientadministration, men anvende vores journal eller mulighed for at lave egen hjemmeside. er udgangspunktet for det administrative system. Oven på det kan du udbygge med kalender og journalmodul. ClinicCare Web kan tilgås fra enhver internetbrowser, så du kan bruge systemet fra både Windows og Maccomputere, og fra hvilket som helst sted du er i verden. Da I arbejder med patient data, har vi gjort ekstra meget ud af sikkerheden. Dataene er dobbelt-krypterede så ikke engang vi kan se personhenførbare oplysninger i databasen. ClinicCare er karakteriseret ved: - Mindst mulig administration for klinikken, f.eks. indsendes regninger 100% automatisk til sygeforsikringen Danmark, henvisninger/patienter bliver 100% automatisk indlæst, sygesikringen bliver hver måned automatisk klargjort, så I blot skal kontrollere og godkende det. - Effektiv i den daglige brug - det betyder, at systemet består af meget få skærmbilleder, som er fuldt dækkende for det din klinik skal bruge. Det gør også, at du hurtigt bliver fortrolig med det. - Et komplet system, så I f.eks. ikke behøver noget ekstra regnskabsprogram. I kan endda undvære et tekstbehandlingsprogram, da ClinicCare indeholder alle de skabeloner/erklæringer I bruger på jeres område. NYHED: Vi tilbyder som det eneste system en mulighed for, at modtage Dankortbetalinger, uden at du behøver have en relativ dyr dankortterminal. Så hvis du har forholdsvis få dankortbetalinger, så kontakt os for at høre mere om denne løsning. Læs mere om systemet samt på de næste sider. 2
Grundmodul indeholder alt, hvad der skal til for at holde styr på afregninger og dokumenter. Vi har gjort meget ud af, at grundmodulet er effektivt at bruge i det daglige. I forbindelse med konsultationen søges patienten frem, eller der bruges en magnetkortlæser til at aflæse sundhedskortet. (Du må gerne bruge en magnetkortlæser selvom du er uden for sygesikringen). Det bringer dig frem til patientstamkortet (se skærmprint): Stamkortet har ingen unødvendige oplysninger og giver hurtig adgang til: - Patientens kontaktoplysninger - EDIFACT-korrespondance - Evt. anden betaler (kommune/firma/forsikring) - Udførte behandlinger og udarbejdede dokumenter - danmark -afregning Ved klik på Tilføj Kons. kan du hurtigt vælge den/de ydelser, der skal afregnes. Udover de officielle takster, som vi naturligvis automatisk opdaterer ved prisændringer, kan du tilføje dine egne ydelser. Det betyder at alle kliniktyper kan anvende systemet. Når du har valgt ydelsen, kan du registrere en eventuel betaling i betalingsbilledet. Hvis patienten ønsker det, kan der sluttelig udskrives en kvittering og du er nu allerede færdig med den administrative del af konsultationen. Hvis patienten er medlem af Danmark, sørger ClinicCare automatisk for afsendelse af regningen. Hvis der er en anden betaler involveret, såsom kommune/forsikring/firma, kan ClinicCare udskrive faktura og/eller sende E-faktura elektronisk til modtageren. Så du behøver ikke bruge Virk.dk til indtastning af faktura til offentlige myndigheder. 3
EDIFACT/Kommunikation giver mulighed for at kommunikere via EDIFACT med andre i sundhedssektoren. ClinicCare er godkendt af MEDCOM og indeholder alle relevante skabeloner (fodstatus og korrespondancebrev.). Når du f.ek.s skal lave en status, vælger du Fodstatus, hvorefter systemet automatisk fletter alle oplysninger ind i skabelonen (se figur til højre). Der er indbygget stavekontrol, som fanger de mest almindelige fejl. Når du har klikket Send, sendes brevet som en EDIFACT via en sikker forbindelse. De breve du modtager, indlæses automatisk så de er tilgængelig under den enkelte patient. I ClinicCare kan du selvfølgelig også modtage henvisninger fra henvisningshotellet eller direkte fra lægerne. NYHED: Hvis du overtaget en patient fra en kollega, og denne kollega anvender ClinicCare, kan du automatisk få hentet den fodstatus, som din kollega har udfyldt. 4
Journalen er det område, hvor vi adskiller os mest fra andre systemer. Det specielle ved vores journalmodul er: Indeholder skabeloner for anamnese/undersøgelser (vi kan tilrette disse skabeloner, så de passer til netop dig). Kan anvendes on- og offline: Journaler kan gemmes selvom der ikke er internetforbindelse Vedhæftning af dokumenter, billeder eller video til journalen (billede og video kan optages på både webcam og eget kamera) Mulighed for både at skrive og tegne på figurer (tegnsystem) Mange muligheder for individuel tilpasning af journalen Avanceret sikkerheds/logsystem (ændringer i journalen efterlader revisionsspor, som loven kræver det). Avanceret Journalmodul Avanceret ClinicCare Journalmodul Facility Ideerne ClinicCare bag 5
Journalmodulets opbygning Journalen er opbygget af en række notater, hvori der er mange muligheder bl.a. følgende: - Man har mulighed for at skrive med fed, understreget, og skråtstillet tekst. Endvidere kan man skifte mellem farverne rød, blå eller sort farve. - Når man understreger tekst i et felt har det den betydning, at feltet/teksten bliver gemt som vigtig/obs. I resume-vinduet kan man få vist alle obs -registreringer og på den måde hente de vigtigste oplysninger frem. - For hvert felt kan man definere phraser, så man hurtigt kan indsætte standardformuleringer. - Journalen giver også mulighed for at indtegne smerte/udstråling og andre observationer på figurer, så man får et visuelt overblik. VIGTIGT: Den avancerede journal kan ikke anvendes på Ipad. Hvis man vil anvende den avancerede journal på en tablet -pc anbefaler vi en Microsoft Windows-baseret tablet. Lovkrav om at journaler ikke må kunne ændres Det er et lovkrav at journaler ikke må slettes eller gøres ulæselige (Bekendtgørelse af lov om autorisation af sundhedspersoner og om sundhedsfaglig virksomhed 24). For at lette arbejdsgangen og samtidig leve op til lovkravet har vi lavet en log hvor alle ændringer bliver registreret. Hvis ændringen foretages indenfor 2 dage efter den første registering, skrives det dog ikke i logfilen. Det giver mulighed for at "renskrive" journalnotater senere på dagen eller senest følgende dag. Hvis man overskrider de 2 dage, vil ændringen blive registreret som en ændring. Det opfattes også som en ændring at ændre farver/understrege etc.. Ved at sætte kryds i "Vis Ændringer", på nederste linie, vil systemet vise ændringerne som gennemstreget tekst i journalen. Arbejde både online og offline Journalmodulet i ClinicCare virker også selvom man ikke har internetforbindelse hele tiden. Når man starter ClinicCare undersøger systemet om der er internetforbindelse, og kan den ikke finde en forbindelse kan man vælge at arbejde i offline-tilstand. Det betyder, at man kan søge blandt de journaler der ligger lokalt på computeren. Du kan lave en fuld synkronisering når du er online, så du i efterfølgende i offlinestatus har fuld adgang til alle journaler/patienter. Her kan du arbejde i journalerne på normal vis, og når der igen er internetforbindelse vil data automatisk blive synkroniseret med serveren, så det hele igen er up-to-date. Vi arbejder på, at flere funktioner end bare journalmodulet i fremtiden vil kunne tilgås offline. VIGTIGT: Den avancerede journal (som er vist ovenfor) kan ikke anvendes på Ipad. Hvis man vil anvende den avancerede journal på en tablet -pc anbefaler vi en Microsoft Windows-baseret tablet. 6
(inkl. internetbooking) et indeholder alle funktioner til at holde styr på aftaler og sende påmindelser. Kalenderen er opbygget som de fleste andre kalendere og er derfor nem at bruge. Der er mange muligheder for at tilpasse kalenderen: konsultationstyper, holdopsætning (f.eks til supervision), arbejdstider, farver og forskellige visningsmuligheder. På skræmprintet nedenfor vises dagsvisning. Klik på den ledige tid du ønsker, hvorefter kalenderen giver dig et billede, hvor du kan søge patienten frem, hvis patienten allerede er oprettet, eller du kan vælge at oprette patienten som ny patient. Derefter udfylder du detailoplysninger om aftalen (skærmprintet til højre) og gemmer disse. Herudover er der muligt at lave gentagelsesaftaler, så et flere aftaler let kan aftales med kunden, ligesom man let kan søge på nye tider f.eks. hvis en patient ringer for at booke en tid. Hvis du ønsker det kan det ligeledes lade patienter booke aftaler via internettet. Aftalerne kommer automatisk ind i din kalender, som du kan godkende, eller afvise. Patienten får automatisk bekræftelse og evt. påmindelse på aftalen på SMS. ClinicCare indeholder et avanceret 2-vejs-SMS system, hvilket gør det muligt at sende tilbud om ledig tid til dine patienter, som dine patienter kan besvare via SMS. 7
et giver mulighed for at lave et færdigt regnskab i ClinicCare. Fra grundmodulet kommer omsætningstallene, som automatisk medføres i regnskabsmodulet. Med regnskabsmodulet behøver du ikke et eksternt regnskabsprogram, og da indtægterne allerede er medtaget er det let at færdiggøre det. Man kan herefter vælge at eksporte og sende det til sin revisor, og dermed spare penge på sine revisorudgifter. I regnskabsmodulet kan man: Eksportere filer til eksternt system (CSV) Registrere udgifter i egen tilpasset kontoplan Registrere FIK-betalinger automatisk (indlæsning) Afstemme bank og kasse dagligt Det er let at holde styr på indbetalinger, i det du kan importere en bankfil med de indbetalinger, som klienter har foretaget til din konto. Bevægelserne på bankkontoen danner også grundlag for bogføring af dine bilag. Hvis du vil undgå administration kan du benytte vores Regningsservice, hvor det er os der holder styr på indbetalingerne, bogfører dine bilag og bl.a. hjælper med at rykke klienter. Når du skal lave årsregnskab, kan du vælge at eksportere dine posteringer til en revisor, som udarbejder det endelige årsregnskab. Du kan også bruge vores Regnskabsservice, hvor du for en pris helt ned til 5.000 kr. får udarbejdet og indgivet regnskab og selvangivelse. 8
ClinicCare giver mulighed for integreret hjemmesidemodul, da vi ser det som et super alternativ for klinikken der gerne vil have en hjemmeside uden at skulle bruge for meget tid og penge på det. De problemer vi ofte ser med hjemmesider er: Man får ikke løbende ajourført sine hjemmesider. De værktøjer man skal bruge for at ændre indhold/layout er for omfattende. Værktøjerne er ikke rettet direkte imod klinikker. Vi løser disse problemer med vores hjemmeside-funktion, hvor du uden brug af andre værktøjer, effektivt, nemt og billig kan opbygge og ajourføre klinikkens hjemmeside. Da vi kun retter os imod klinikker, stiller vi en række funktioner til rådighed, som betyder, at din hjemmeside hurtigt kan sættes op, og der er mulighed for, at lade din hjemmeside automatisk opdateret sig. Eksempelvis kan du bede systemet automatisk indsætte et afsnit der fortæller klienten, hvilken danmark-refusion de kan få. Dette afsnit vil automatisk blive opdateret når reglerne ændre sig. Du kan også angive, at du ønsker at systemet selv udskifter billeder en gang imellem. Det bliver meget nemt at opdatere din hjemmeside. Hvis du f.eks. ønsker at vise en besked på din hjemmeside, skal du blot skrive det direkte i ClinicCare. Så du skal ikke bruge andre programmer. På den måde kan det bliver en meget mere aktiv og opdateret hjemmeside du får. Nogle oplysninger tages direkte fra ClinicCare. Du kan f.eks. vælge at lade systemet automatisk vise nogle af dine konsultationstyper og priser. Du behøver ikke få et andet firma til at lave din hjemmeside, du kan helt selv opbygge den, og løbende ændre den. Du sparer tid og penge da du kun skal bruge ClinicCare. Vi har styr på sikkerheden, idet vi har adskilt vores servere, så den server, hvor dine klientdata opbevares, er isoleret fra din hjemmeside server. Men da vi står for begge servere giver det nogle gode muligheder for integration. 9
ClinicCare Facility I mange klinikker bruges der uforholdsmæssig mange kræfter på det administrative arbejde. Det stjæler tid fra klinikkens kerneområde - behandling af patienter. Vi har derfor udviklet et koncept, hvor klinikken på en nem og billig måde kan få hjælp til det administrative arbejde fra eksterne ressourcer vi kalder det. Omdrejningspunktet er det fælles internetbaserede kliniksystem ClinicCare Web, hvor både patient og den eksterne hjælp kan få adgang til dele af kliniksystemet. Du har adgang til alle data og funktioner, mens patienten kan få adgang til at lave internetbooking, og endelige kan vi hjælpe dig med en del af administrationen. Du betaler alene efter forbrug, og da priserne samtidige er meget konkurrencedygtige vil du være overrasket over, hvor billigt det kan gøres. Nedenfor en kort introduktion til de områder, hvor du kan vælge at få ekstern hjælp. Telefonpasning/Booking Kliniktelefonen kan viderestilles til en telesekretær, som besvarer opkaldet på dine vegne, som om receptionisten var ansat direkte hos dig. Dvs. at når dine patienter ringer til dig, får de året rundt en smilende, engageret og venlig telefonsekretær. Du er aldrig bundet af at have telefonen åben og kan frit bevæge dig rundt. Som minimum tager sekretæren imod besked, som du med det samme ville kunne se i ClinicCare Web. Herudover bestemmer du, hvilken service telesekretæren skal kunne foretage. Det kan f.eks. være en eller flere af følgende opgaver: - Oplyse om aftalte tider - Ændre/booke nye tider - Kontakte patienter ved aflysning - Oplyse om skyldige beløb - Oplysninger om honorarer/timetakster Sekretæren kender forholdene på dit fagområde og kan bl.a. give generel information til patienter om de regler, der er i overenskomsten og omkring sygeforsikringen Danmark. Udover at patienten vil opleve en let tilgængelig klinik, vil det frigøre dig for mange afbrydelser - dine kunder vil ved alle opkald modtage et oplyst og professionelt svar. 10
Regningsservice Målet med regningsservice er, at du i det daglige i realiteten kan blive fri for administrative opgaver. Du skal blot indtaste dine behandlinger, evt. tage imod betaling og når dagen er omme, skal du optælle din kasse. Vi kan tage os af følgende opgaver: - Sende rykkere - Indlæse bankfil med bankindbetalinger, så din kasse og bank løbende er stemt af. - Sørger for at dine forsendelser (til sygesikring, til Danmark ) er helt automatiske. - Fortage evt. momsafregning. - Indkøbe til lager. Du bestemmer selv, hvilke områder du vil have hjælp til. Revisorservice Vi arbejder sammen med et revisionsfirma som har stor erfaring med både udarbejdelse af regnskaber for klinikker og rådgivning af klinikker. Efter aftale kan revisor månedlig, kvartalsvis eller halvårligt levere foreløbigt regnskab, så du løbende er opdateret omkring økonomien. Før regnskabsmaterialet sendes til revisor skal kasse og bank være afstemte. Denne del kan du enten klare selv, eller få ClinicCare til via Regningsservice (se ovenfor). Vi er overbeviste om, at vi med denne service vil kunne reducere klinikkens revisorudgifter betydeligt. Du kan naturligvis få et uforpligtende tilbud på, hvad det vil koste for netop din klinik. 11
2015 alle priser er ex. moms Priser på modulerne per klinik Oprettelse Pris per måned Pris per måned LasF-medlem Grundmodul (Afregning/Regnskab/E-faktura 0,- 155,- 130,- /EDIFACT/Sygesikring/Danmark/backup)* (inkl. online-booking) 0,- 50,- 35,- Evt. SMS-påmindelser koster 0,70,- per styk (de kan tilføjes/fjernes på hver enkel patient) (avanceret sikkerhed, tegnsystem) 0,- 50,- 35,- (så behøver du ikke andre regnskabssystemer, 400,- 50,- 35,- såsom E-conomic). Oprettelse inkludere et introkursus via internettet på ca. 45min. Hjemmeside: Du vælger mellem 3 standardlayouts og kan frit redigere 895,- 80,- 58, tekster og indsætte billeder på hver side. Du kan indbygge onlinebooking. * Der indgår 15 EDIFACT gratis per måned, herefter 3,-/stk. (modtagelser gratis). E-faktura koster 2,-/stk. Dog minimum 20,- per måned, i de måneder, hvor det bruges. Support vælg mellem forbrugsafregnet eller et fast månedsabonnement. Der kan skiftes ordning ved indgangen til en ny måned. Ubegrænset support for 1 bruger. Behandlere herudover betaler 75,-/bruger. Support Light (Ubegrænset skriftlig support) Behandlere herover betaler 37,50,-/bruger Forbrugsafregnet, her vil enhver henvendelse blive afregnet på minutbasis Pris 150,-/måned 75,-/måned 14,-/minuttet Magnetkortlæser/Dankort Opstartspris Abonnement / Køb Magnetkortlæser til sundhedskortet (inkl. opsætning/forsendelse) 880,-/stk. 0,- Dankort A) Netbetaling (er økonomisk mest rentabel, hvis du modtager færre end 40 dankortbetalinger per måned). Vælg mellem månedlig udbetaling (4,80,-/stk.) eller ugentlig udbetaling (7,-/stk.) 4,80,- eller 7,-/stk. 0,- Dankort B) Terminal: Yomani: Integration med ClinicCare, ingen printer. Inkl. PSAM-kort og fragt 5280,- 70,-/måned (op til 2000 betalinger årligt) VX-680: Ingen integration, Inkl. PSAM kort og fragt Udover nævnte priser er der årligt gebyr til PBS/Teller afhængig af antallet af transaktioner. Se aktuel pris her. 7040,- 132,-/måned (over 2000 betalinger årligt) Andre Services Bookingservice/telefonpasning op til 50 opkald/bookinger. Herefter betales 13,- per opkald. I prisen indgår et telefonabonnement hos TDC. Regningsservice (forudsætter at klinikken hver 14. dag mailer bankposteringer i elektronisk format) Regnskab udarbejdelse af årsregnskab/selvangivelse (op til 500 bilag) Pris 1.319,-/måned 500,-/måned Fra 5.000,-/år 12
Anders Kjærulff er indehaver af Novolog: Vi laver et godt, gennemtestet og rentabelt program til klinikkerne, som vi er meget stolte af. ClinicCare er et komplet system, hvor du kan anvende de moduler, du har brug for. Vores motto Mere af det bedre dækker over, at vi har et program som kan alt men samtidig er effektivt og billigt i drift. Hvem er vi? Novolog blev etableret i 1992 og har udviklet databaser til mange forskellige virksomheder i ind- og udland (eksempelvis A.P. Møller, Dansk Shell, Hedeselskabet, Merrild Kaffe, PBS, Pfizer, Velux International). I 1995 lavede vi som en af de første, et windows program til klinikker. Hvad siger kunderne? Nedenstående tilbagemeldinger er et udtryk for den oplevelse vi gerne vil give vores kunder: Det går rigtig godt og gnidningsløst, jeg er meget glad for mit valg af Cliniccare. Det har gjort min arbejdsdag meget nemmere, og der er aldrig problemer, og så er det billigt! De par gange jeg har ringet til jer, er jeg blevet mødt med forståelse, tålmodighed og en klarhed fra jeres side, så jeg er ganske optimistisk med hensyn til mit "fortsatte elektroniske virke". Det er en meget positiv overraskelse, at jeg ikke blot synes det er let, men også sjovt Produkt 17 års udvikling har gjort ClinicCare til et komplet, effektivt, gennemtestet og meget brugervenligt system. Der findes ikke noget andet kliniksystem, som har været udviklet over så mange år og blevet forfinet i hver version - Vi lytter meget til vores brugeres ideer. Support Vores program er særdeles stabilt, så det er ikke ofte du vil få brug for vores support. Vi har en effektiv og let tilgængelig support, som tilbyder support via telefon, email, besøg og fjernbetjening. Fjernbetjening betyder at du kan tillade os at komme ind på din computer, hvilket er optimalt, hvis vi skal holde kursus eller hjælpe med et problem. Opdateringer til programmet modtages og installeres automatisk. 13
Andre produktblade Avanceret brug af journalmodulet Hjemmesider Mål Din egen hjemmeside fleksibelt og billigt Dankortbetalinger Det er vores mål at udvikle det bedste system på markedet og give den bedste service til den billigste pris. Forskellige muligheder for dankortbetaling Online-booking Online-booking. Påmindelser. Regnskab i praksis Beskriver mulighederne omkring regnskab (egen kassekladde og/eller integration til andre bogførings systemer) Rentabel Edb til klinikker ClinicCare - Gothersgade 12-1123 København K 38 34 19 40 info@cliniccare.com www.cliniccare.dk Mandag-torsdag 8-16 Fredag 8-14 14