Bilag c. BRUGERVEJLEDNING til December 2003
Indholdsfortegnelse INSTALLATION...4 FORUDSÆTNINGER...4 START AF PROGRAMMET...5 PROGRAMINDHOLD...5 HOVEDMENUEN...6 VIS REGISTRERET INVENTAR...7 Placeringsoplysninger...7 Anskaffelsesoplysninger...8 GENERELT FOR ALLE VISNINGER...9 TILFØJ/RET INVENTAR...10 INDTAST/VIS ANDRE OPLYSNINGER...12 Indtast/vis leverandører...13 Indtast/vis inventarkoder...14 Indtast/vis postnumre...14 Indtast/vis institutionsoplysninger...14 Vend tilbage til hovedoversigten...15 OVERSIGT OVER RAPPORTER...15 REDIGERING AF MENUER...16 AFSLUTNING AF DATABASEN...17 WORD FLETTEFILER...19 BILAG...20 Bilag a: Alt inventar med placering, sorteret på grupper...20 Bilag b: Alt inventar, totaler, sorteret på grupper...21 Bilag c: Inventarliste til ophæng i lokaler...22 Bilag d: Totaloversigt pr. lokale...23 Bilag e: Oversigt med IT- og udlånsgenstande...24 Bilag f: Kontrolliste for inventar, der er flyttet...25 Bilag g: Inventarkoder...26 GENEREL ORIENTERING OM MICROSOFT ACCESS...31 DEL 1...31 Start af programmet...31 Skærmbilledet...32 Det er et Microsoft program...33 Databaseteori...33 Den første database...34 Databasevinduet...35 Side 2.
DEL 2...41 Relationer...42 Forespørgsler...43 Formularer...46 DEL 3...49 Mere om forespørgsler...49 Lidt mere om formularer...51 Rapporter...52 Flere makroer...53 SQL programmering...54 Side 3.
Denne brugervejledning giver indledningsvis en vejledning i, hvordan systemet installeres og betjenes. Derefter følger en generel gennemgang af faciliteterne i MS Access, der gør det muligt for brugeren selv at foretage ændringer i programmet f.eks. opsætning af nye programmer, indsætning af nye databasefelter og udarbejdelse af forespørgsler. Installation Databasen leveres på CD-ROM. Cd'en indeholder tre filer: Filen Inventar_2004.mdb, en Access fil med databasen. Brugervejledning.pdf, der indeholder denne trykte vejledning til programmet. Dokumentation.pdf, der indeholder den tekniske dokumentation af programmet. Biblioteket Kursus, der indeholder filer til det efterfølgende kursus. Biblioteket Inv_foto, med billeder af inventargenstandene Installationen er simpel: Cd'en sættes i Cd-drevet. Programmet MS Stifinder åbnes. Filen Inventar_2004.mdb kopieres til et passende bibliotek på C-drevet. Der oprettes en genvej til denne fil på Skrivebordet. Bibliotekerne Inv_foto og Kursus kopieres til C-drevet. Skrivebeskyttelsen fjernes (se nedenfor). Klik på genvejen, og programmet starter. Når det anføres, at skrivebeskyttelsen skal fjernes, skyldes det, at programmet ved brændingen på en CD automatisk bliver skrivebeskyttet, der kan jo ikke ændres på et program på en almindelig CD. Skrivebeskyttelsen fjernes ved at højreklikke på filen, når den er lagt ind på Pc en. I menuen vælges Egenskaber (Properties) og afmærkningen i feltet Skrivebeskyttet fjernes. Ved første udskrivning af rapporter skal brugeren sikre sig, at printeren er sat korrekt op. Forudsætninger Programmet forudsætter MS Access 2000 eller senere installeret på Pc en. Hvis programmet udelukkende skal anvendes med programmet MS Access 97, kan der foretages en konvertering hertil. Denne konvertering gør det ikke muligt at sammenkoble databasen med hjemmesider på Internettet. Konverteringen skal foretages fra en computer, der har MS Access 2000 eller en senere version installeret. Programmet i nuværende version kan ikke læses i MS Access 97. Efter konverteringen vil programmet ikke mere kunne benyttes med MS Access 2000. Programmet er udarbejdet som enkeltbrugerversion, men det kan forholdsvis nemt ændres til flerbrugerversion. Side 4.
indeholder data fra en inventaroptælling på IT-Universitetet. Der er ingen garanti for aktualiteten af disse data, idet dataregistreringen er foretaget i december 2003. Det forudsættes, at brugeren har kendskab til MS Office (Word, Access e. lign.) på brugerniveau. Start af programmet Programmet åbnes ved at dobbeltklikke ikonet med genvejen til programmet på skrivebordet, eller ved at dobbeltklikke filen Inventar_2004.mdb i MS Stifinder. Programindhold Programmet starter op med Hovedmenuen (Hovedoversigten), der giver adgang til de forskellige moduler: Indtast/vis inventargenstande Indtast/Vis andre oplysninger. Oversigt over rapporter. Skift oversigtselementer Afslut denne database Side 5.
Hvor der ved menuvalget er angivet. efter teksten, betyder det, at der ved klik på emnet åbnes et nyt menubillede. Hovedmenuen Efter starten af programmet vises hovedmenuen midt på skærmen, (markeret med rødt på billedet på forrige side). Bemærk den lille menulinie i nederste venstre hjørne af vinduet, markeret med grøn pil, der vil blive beskrevet længere fremme i vejledningen. Herfra kan alle mulighederne for ændringer i programmet gennemføres. Dette kræver dog et grundlæggende kendskab til MS Access. Den lille menu i nederste venstre hjørne indeholder tre små knapper: ved klik på X lukkes hele Access databaseprogrammet ved klik på maksimeres databasevinduet og skjuler hovedmenuen ved klik på kan menuen igen minimeres. Hovedmenuen indeholder 5 knapper, hvoraf den første fører til indtastnings- og oversigtsformularer, to fører til nye menuer, én fører til redigeringsprogrammet for menu opsætningen, og den sidste lukker databasen. Skiftet foregår ved at klikke med venstre museknap på én af knapperne: Indtast/vis inventargenstande Indtast/Vis andre oplysninger. Oversigt over rapporter. Skift oversigtselementer Afslut denne database Side 6.
Vis registreret inventar Ved klik på Indtast/vis inventargenstande åbnes skærmbilledet, hvor det er muligt at se alle registreringer om inventargenstandene. Skærmbilledet viser genstandene i nummerorden ud fra det påsatte stregkodenummer. Det første ciffer angiver hovedgruppen, i det vist eksempel er hovedgruppen Møbler. De to næste cifre angiver undergruppen, der i illustrationen er Skrivebord. Denne undergruppe er anført øverst i skærmbilledet med titlen Inventargruppe: Der kan umiddelbart skiftes mellem to skærmbilleder, hvor det første giver oplysninger om genstanden og dens placering, og det andet giver oplysninger om indkøbet (leverandør m.v.). Skiftet mellem de to skærmbilleder sker ved at klikke på fanerne i overkanten af det grå felt. Fanerne er mærket Placeringsoplysninger og Anskaffelsesoplysninger. Placeringsoplysninger Forsiden Placeringsoplysninger indeholder oplysningerne: o Barkode, der er stregkoden på genstanden (111002). o ID-nummer, der er et fortløbende nummer for genstandene (1). o Flyttet fra, der viser placeringsstedet før den nuværende. o Kontroldatoen, der er den sidste dato, hvor genstanden er kontrolleret/flyttet. o Serienummer, der giver en unik identifikation af genstanden. o Kendetegn, f.eks. har det viste skrivebord et underskab med 2 skuffer. o Farve/størrelse, hvor størrelsen angives som længdexbreddexhøjde (brug 3x3x3 cifre). o Hjemlån, krydset af, hvis genstanden må hjemlånes (der kan være begrænsninger). o Udgået dato, der er udfyldt, hvis genstanden er udgået af inventarkontrollen. Side 7.
Bemærk, at der på den nederste grå linie på skærmen vises en hjælpetekst, når du klikker i et felt. Endelig findes der to knapper nederst på siden: Sortér i lokaleorden og Tilføj/ret inventar. Ved klip på den øverste knap ændres skærmbilledet ikke, men de viste data sorteres, så de vises i lokaleorden, startende med det lokale, der har det laveste nummer. Dette skærmbillede ser således ud: Den eneste synlige ændring er den næstnederste knap, der nu har teksten Sortér i inventarorden. Ved klik på den nederste knap ændres skærmbilledet væsentligt, idet der kommer et helt nyt skærmbillede, der giver mulighed for at rette i de indtastede data eller indsætte helt nye genstande. Dette vil blive beskrevet senere. Anskaffelsesoplysninger Som nævnt har inventarformularen to faner, som gør det muligt at skifte mellem Placeringsoplysninger og Anskaffelsesoplysninger. Når anskaffelsesoplysningerne ikke er medtaget på samme side, skyldes det, at der ikke er brug for disse oplysninger i det daglige, men på den anden side kan der være behov for hurtigt at kunne sammenkoble dem med en inventargenstand. Side 8.
Indholdet af siden viser: o Leverandøren af varen. o Købsdato eller leveringsdato. o Prisen uden moms. o Fakturanummer. o Skønnet levetid i år. o evt. bemærkninger. Generelt for alle visninger For alle de viste formularsider gælder, at de kan udskrives ved at vælge Filer -> Udskriv (Print). Vær opmærksom på at samtlige sider vil blive udskrevet, hvis der ikke vælges aktuel side eller sidenummeret nederst i venstre hjørne af skærmbilledet. Der kan også søges frit i de enkelte felter ved at vælge funktionen Rediger -> Søg (Find). Brug evt. det almindelige MS shortcut Ctrl + H (engelsk udgave Ctrl + F). Ctrl + H betyder, at du trykker på tastaturets h samtidig med at kontroltasten (Ctrl) holdes nede. Der kan bruges små bogstaver. Der kommer en søgemenu frem, hvor du skriver søgeordet (1). Hvis du har valgt menuen fra det felt, du vil søge i, vil feltet (2) være udfyldt, ellers skal du angive det korrekte felt. Feltet (3) er vigtigt, idet det nor- Side 9.
malt vil være indstillet til at søge strengen nøjagtig, som du har angivet den. Det vil normalt være lettere kun at angive en del af ordet og i feltet (3) angive, at søgeordet skal matche en del af feltet. Med feltet (4) kan du angive, om du vil søge fremefter eller bagud, ligesom du kan angive, om der skal ses bort fra store/små bogstaver. Hvis du søger på et ord, der kan forekomme flere gange, behøver du ikke starte processen forfra, men du kan blot trykke på (5). Med (6) kan du fortryde. Også nederste venstre hjørne vil gå igen i alle formularerne. Hændelserne ved klip på de enkelte knapper er vist på denne illustration, der tale for sig selv: Angiver det samlede antal rekords Gå tilbage til første rekord Gå 1 rekord tilbage Angiver nummeret på den aktuelle rekord Klik her for at indsætte en ny inventargenstand Gå frem til sidste rekord Gå 1 rekord frem Den nederste højre knap med * vil på nogle formularer stå med svag farve. Når dette er tilfældet kan der ikke tilføjes en ny rekord. Hvis du ser på illustrationen på forrige side, vil du se, at dette er tilfældet for inventarformularen, når den bruges i almindelig visning. Du skal klikke på knappen Tilføj/ret inventar, hvis du vil have mulighed for at rette eller tilføje nye data. Årsagen er, at mange skal kunne gå ind og søge i inventarfortegnelsen, men der er kun få med skriverettigheder. Ved en rekord forstår jeg de oplysninger, der er samlet på en side. Hvis du er vant til at arbejde med Microsoft Excel, svarer en rekord til de informationer, der ligger i/på en række, og felterne svarer til de felter, du har i en kolonne. Tilføj/ret inventar Den anden vigtige formular er inventarformularen til tilføjelse eller rettelser af de indtastede data i databasen. Det vil normalt kun være en enkelt medarbejder, der har rettigheder til at skrive i denne formular. Du kan kun komme til formularen via knappen på den først gennemgåede inventaroversigt eller ved at gå via menuen Indtast/vis andre oplysninger. Når formularen åbnes vil den være indstillet på den første rekord i databasen, men du kan som beskrevet ovenfor søge frem til den rekord, der skal rettes. Læg mærke til at billedet af inven- Side 10.
targenstanden mangler og i stedet er repræsenteret af filnavnet med angivelse af den sti, der fører til billedfilen. Hvis der skal indtastes helt nye oplysninger, hentes en blank rekord frem ved at trykke på knappen med stjernen ( *) nederst på skærmbilledet, jf. illustrationen på forrige side. Når der indtastes oplysninger, vil der nederst på skærmen være en hjælpetekst, der kan hjælpe med oplysninger om indtastningen. F.eks. er det specielt ved indtastning af størrelsen, at alle 3 dimensioner skal medtages (længde, bredde og højde), og at alle 3 dimensioner skal indtastes med 3 cifre. Hvor størrelsen ikke er relevant for en genstand, kan denne udelades. Det er dog vigtigt, at få så mange oplysninger som muligt med, idet f.eks. farven kan have en vis betydning, hvis der ledes efter stole i samme farve til brug i et midlertidigt lokale til foredrag. Side 11.
De indtastede data gemmes automatisk, når formularen forlades. Hvis indtastningen fortrydes kan der trykke på Esc på tastaturet. Ét tryk sletter indholdet af det aktuelle felt, og to tryk sletter indholdet fra hele formularen. Ved indtastning af anskaffelsesoplysningerne om en genstand kan der ikke indtastes en ny leverandør, men der skal vælges mellem de oprettede leverandører ved at finde den pågældende på en liste, der kommer frem ved at trykke på de to små pile i højre side af feltet. En leverandør skal altså være oprettet i leverandørregisteret (se senere) før der kan indberettes nye inventargenstande fra den pågældende leverandør. Bemærk også at prisen forlods er sat til kr. 0,00 og levetiden til et år. Begge disse oplysninger kan naturligvis rettes. Indtast/Vis andre oplysninger Dette punkt på hovedoversigten åbner op for en ny oversigt, der giver mulighed for at vælge mellem punkterne: Indtastning af nyt inventar. Vis inventargenstande sorteret på lokaler. Indtast vis leverandører. Indtast/vis inventarkoder. Indtast/vis postnumre. Indtast/vis institutionsoplysninger. Vend tilbage til hovedoversigten. Side 12.
De to første menupunkter er allerede gennemgået. De øvrige indtastningsformularer dækker over tabeller, der sjældent skal rettes. Men det kan naturligvis forekomme, at der kommer en ny leverandør eller der købes hos en leverandør i et fremmed land. Derfor skal der også være mulighed for at ajourføre disse tabeller. Indtast/vis leverandører På leverandørsiden registreres så mange oplysninger som muligt om leverandøren med henblik på at lette genbestilling. E-mail feltet og websiden er indlagt i felterne som hyperlink, d.v.s. at du ved at dobbeltklikke i e-mail feltet automatisk får åbnet dit mailprogram med den Side 13.
pågældende adresse indtastet, og fra webside feltet kan du gå direkte til virksomhedens hjemmeside. Når du har indtastet oplysninger i et felt trykkes på Enter, hvorefter cursoren springer videre til næste felt. Bemærk at byfeltet automatisk udfyldes, når postnummeret indtastes. Indtast/vis inventarkoder Systemet har en indbygget oversigt over inventargrupper opdelt i hovedgrupper med undergrupper. Oversigten er indsat som bilag g. Hvis der skulle komme helt nye typer, er det muligt med formularen Indtast/vis inventarkoder at tilføje disse. Når formularen åbnes, står den på første rekord, men som ved de andre formularer kan der blades gennem siderne, og der kan indtastes en helt ny rekord ved at klikke på knappen med *. Indtast/vis postnumre skal anvendes, hvis et postnummer ikke findes i tabellen. Dette kan blive aktuelt, hvis der skabes kontakt f.eks. med virksomheder i Sverige. Indtast/vis institutionsoplysninger Den sidste formular bruges til indtastning af grundoplysninger om institutionen. Disse oplysninger kan f.eks. bruges i forbindelse med udarbejdelse af eksterne rapporter, f.eks. en tyverianmeldelse til politiet. Side 14.
Formularen kan evt. udvides med oplysninger om den ansvarlige for databasen, og hvem der er berettiget til at foretage ændringer i denne. Endelig er der på siden en mulighed for at gå tilbage til hovedoversigten ved at klikke på knappen: Vend tilbage til hovedoversigten Den næste mulighed på hovedoversigten åbner også en undermenu, hvor der er mulighed for at vælge mellem flere rapporter: Oversigt over rapporter Side 15.
Der er følgende valgmuligheder, der alle er indsat som bilag med en eksempelside: Bilag a: Alt inventar med placering, sorteret på grupper. Bilag b: Alt inventar, totaler, sorteret på grupper. Bilag c: Inventarliste til ophæng i lokaler. Bilag d: Totaloversigt pr. lokale. Bilag e: Oversigt med IT- og udlånsgenstande. Bilag f: Kontrolliste for inventar, der er flyttet. Bilag g: Inventarkoder. Det er forholdsvis nemt at lave nye rapporter og rette i de foreslåede rapporter. Det kan der læses mere om i den efterfølgende del af brugervejledningen. Redigering af menuer Som det sidste punkt på Hovedoversigten er indlagt en mulighed for at indlægge nye menuer i forbindelse med udvidelsen f.eks. af antallet af rapporter eller ved opbygning af specielle forespørgsler. Fremgangsmåden er selvforklarende på de enkelte undermenuer, hvor der kan oprettes nye rapporter og formularer. De enkelte linier på menuerne kan også flyttes op eller ned, således at de mest benyttede placeres øverst på menuen. Der er mulighed for at oprette nye menuer eller menupunkter, slette eksisterende eller rette i de allerede indlagte menuer. Side 16.
Find information Hvis man søger en bestemt rekord og ikke kender nummeret, er der indbygget en standardfunktion, hvor der kan søge bestemte oplysninger i de enkelte felter. Hvis du f.eks. vil finde alle rekords, der indeholder røde stole, kan funktionen bruges således: Placer cursoren i feltet Farve (den blå pil). Åben søgefunktionen ved at klikke på kikkerten (grøn pil) eller i menupunktet Edit, hvor undermenuen Find vælges. Funktionen kan også åbnes med tastkombinationen CTRL+F. Derefter åbnes søgefunktionen, der er vist på næste billede. Fremgangsmåden er følgende: 1. Inden find funktionen åbnes skal der klikkes i feltet, der indeholder den pågældende information. I vort tilfælde feltet Farve. 2. I den åbnede Find and replace (Søg og erstat) menu skrives i første felt det ord, der skal søges efter. I dette tilfælde farven rød. 3. Da der allerede var klikke i farvefeltet, vises denne information i næste felt. Det er muligt at vælge et andet felt ved at klikke på pilen og derefter klikke navnet på det ønskede felt. Der kan kun søges i et felt ad gangen. 4. Det næste felt er ret vigtigt, idet det giver mulighed for at angive, hvor nøjagtig søgningen skal være. Hvis der vælges Any Part of Field, vil der i dette tilfælde blive vist den første rekord, der indeholder ordet rød, uanset om dette ord står alene eller Side 17.
f.eks. indgår i en sammensætning som gødgul. Det kan også bestemmes at søgeordet skal dække alt hvad der står i feltet, eller det skal kunne findes i indledningen af feltet. 5. I det nederste felt kan man bestemme om søgning skal ske fremad, bagud eller dække alle rekords (det sidste er det mest almindelige). Når den ønskede rekord er fundet, trykker man blot på Find next, så vises den næste rekord, der også opfylder søgekriteriet. Når der ikke er flere rekords, der opfylder kriteriet, giver systemet besked herom. Side 18.
Afslutning af databasen Endelig er der på Hovedoversigten mulighed for at afslutte databasen med kontaktpersoner. Ved dette valg lukker Access ikke, så man kan arbejde videre i en anden database. Hvis Access skal lukkes helt ned, klikker man på X'et i øverste højre hjørne. Word flettefiler De indlagte fordelingskriterier kan umiddelbart anvendes til adressering af breve skrevet i tekstbehandlingsprogrammet MS Word. Valget af adressefilerne sker fra Word, og databasen skal ikke åbnes for at lave flettebreve i Word med anvendelse af adresser fra databasen. Med det ønskede dokument åben på skærmen (og flettefelterne markeret) vælges Brevfletning i menuen Funktioner. Følgende undermenu kommer frem: I menuen klikkes på Opret, og da brevet allerede er fremme vælges Standardbreve. Derefter klikkes på Hent data. Dataene hentes fra databasen, hvor de enkelte flettefiler ligger under Tabeller og Forespørgsler. Word hjælper på vej med valg af de enkelte felter og deres placering i brevet, der skal sendes ud. Hvis der skal foretages rettelser inde bag menusystemet kan efterfølgende lektioner fra mit generelle kursus i Access være en god hjælp - og så kan det anbefales at bruge hjælpefunktionen i Access, der faktisk er af meget høj kvalitet. Hvis denne brugervejledning kopieres over på Pc'en, vil den kunne bruges til opslag, dels ved brug af den normale søgefunktion under Rediger, dels ved at klikke på et emne i indholdsfortegnelse, hvorefter skærmbilledet automatisk skifter til det valgte afsnit. Side 19.
Bilag Bilag a: Alt inventar med placering, sorteret på grupper Inventargenstande IT Universitetet Intern Service 16-12-2003 Møbler Skrivebord 111072 Bøg 13-02-2003 2.24 111059 Eg, højre klap 02-02-2003 2.23 195x080x000 111241 Venstre 11-03-2003 4.10 111105 Bøg, m/3 skuffer 10-03-2003 3.36 120x080x000 111104 Bøg 10-03-2003 3.36 120x080x000 111083 Højre skab, 2 skuffer 24-02-2003 4.06 111082 U/skab 24-02-2003 4.06 111081 Højre vendt 24-02-2003 4.06 111080 U/skab 24-02-2003 4.06 111079 Højre skab, 2 skuffer 24-02-2003 4.06 111078 Højre skab, 2 skuffer 24-02-2003 4.06 111076 Bøg, venstre vendt 05-03-2003 3.20 200x080x000 111243 Venstre 11-03-2003 4.10 111073 Bøg 24-02-2003 2.36 135x080x000 111244 Venstre 11-03-2003 4.10 111071 Bøg 13-02-2003 2.22 111070 Eg, 14-02-2003 2.46 195x080x000 111069 Eg, m/højre klap 14-02-2003 2.46 195x080x000 111068 Eg, m/højre klap 14-02-2003 2.46 195x080x000 111067 Eg, venstre klap 02-02-2003 2.42 200x080x000 111066 Eg, højre klap 02-02-2003 2.42 200x080x000 111065 Eg, højre klap 02-02-2003 2.42 200x080x000 111064 Eg, højre klap 02-02-2003 2.42 200x080x000 111063 Eg, venstre klap 02-02-2003 2.44 200x080x000 111062 Eg, højre klap 02-02-2003 2.44 195x080x000 111061 Eg, højre klap 02-02-2003 2.37 195x080x000 111060 Eg, højre klap 02-02-2003 2.21 195x080x000 16. december 2003 Side 1 af 167 Side 20.
Bilag b: Alt inventar, totaler, sorteret på grupper Inventargenstande Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Møbler Skrivebord Skrivebord, Arbejdsborde Arbejdsborde, justerbart Skolebord Mødebord Skranke Kantinebord Eksamensbord Arkivskab Penge- og nøglebokse Jalousiskab Opbevaringsskab, stål Skab Studenterbokse Andre skabe Stålreol I alt: 112 I alt: 14 I alt: 42 I alt: 12 I alt: 436 I alt: 64 I alt: 6 I alt: 46 I alt: 222 I alt: 14 I alt: 4 I alt: 11 I alt: 8 I alt: 9 I alt: 28 I alt: 92 I alt: 44 IT Universitetet Intern Service 16-12-2003 16. december 2003 Side 1 af 5 Side 21.
Bilag c: Inventarliste til ophæng i lokaler Inventarliste IT Universitetet Intern Service 16-12-2003 0.03 Depot 890003 Størrelse: 4,9 x 1,4 Persontal: 0 Nummer Genstand Kendetegn Sidste kontrol Evt. serienummer Størrelse Farve 192085 Skillevæg 02-06-2003 Blå 130241 Stålreol 11-03-2003 5 hylder 192086 Skillevæg 02-06-2003 Blå 192087 Skillevæg 02-06-2003 Blå 192084 Skillevæg 21-04-2003 Blå 192063 Skillevæg 11-03-2003 Blå 192062 Skillevæg 11-03-2003 Blå, dobbelt 192088 Skillevæg 02-06-2003 Blå 192061 Skillevæg 11-03-2003 Blå 192066 Skillevæg Blå 11-03-2003 16. december 2003 0.03 Side 1 af 409 Side 22.
Bilag d: Totaloversigt pr. lokale Total af inventardele i lokalerne IT Universitetet Intern Service Lokale: 0.03 Depot Møbler Skillevæg Antal i alt: 9 Stålreol Antal i alt: 1 Lokale: 0.04 Krydsfelt Edb udstyr Andet Antal i alt: 4 Lokale: 0.05 Undervisning Andet Intern Service Persienne Antal i alt: 12 Av-udstyr Overhead projektor Antal i alt: 1 Edb udstyr CPU holder Antal i alt: 1 Edb skærm Antal i alt: 1 PC Antal i alt: 1 Møbler Andre stole Antal i alt: 2 Skolebord Antal i alt: 27 Undervisningsstol m/hjul Antal i alt: 62 Tavler Filmlærred Antal i alt: 2 White board Antal i alt: 1 Lokale: 0.06 Gang Møbler Automater Antal i alt: 1 Lokale: 0.07 Rygerum Andet Intern Service Andet Intern Service Antal i alt: 2 Persienne Antal i alt: 3 Møbler Andre stole Antal i alt: 11 Skillevæg Antal i alt: 1 Tavler White board Antal i alt: 1 Lokale: 0.08 Rengøring Antal i alt: 0 Lokale: 0.10 Auditorium Andet Intern Service Andet Intern Service Antal i alt: 12 Persienne Antal i alt: 22 Av-udstyr Forstærkeranlæg Antal i alt: 1 Edb udstyr CPU holder Antal i alt: 1 16. december 2003 Side 1 af 35 Side 23.
Bilag e: Oversigt med IT- og udlånsgenstande IT inventarliste IT Universitetet IT afdelingen Stregkode nr. Genstand Serie nr. IT afdelings nr./bemærkninger Kontroldato Lokale 0.05 Undervisning 880005 PC Dell 4550 2HRFJ0J 11-03-2003 880005 Edb skærm IBM 19" A3KM085 11-03-2003 880005 Overhead projektor Overhead projektor 67024 11-03-2003 m/rullebord Medium 20
Bilag f: Kontrolliste for inventar, der er flyttet Flyttekontrol 16-12-2003 16:59:53 Denne genstand: 111002 er flyttet fra lokalet: 109 til lokalet: 112 Evt. serienummer: Er der flyttet noget andet ind i det tidligere lokalet i stedet for? Denne genstand: 111003 er flyttet fra lokalet: 112 til lokalet: 109 Evt. serienummer: Er der flyttet noget andet ind i det tidligere lokalet i stedet for?
Bilag g: Inventarkoder Barkode Hovedgruppe Undergruppe - --xxx 111 Møbler Skrivebord 112 Møbler Skrivebord, højdejusterbart 113 Møbler Arbejdsborde 114 Møbler Arbejdsborde, justerbart 115 Møbler Skolebord 116 Møbler Mødebord 117 Møbler Skranke 118 Møbler Kantinebord 119 Møbler Eksamensbord 120 Møbler Arkivskab 121 Møbler Garderobeskab 122 Møbler Penge- og nøglebokse 123 Møbler Jalousiskab 124 Møbler Opbevaringsskab, stål 125 Møbler Skab 126 Møbler Studenterbokse 127 Borde Eksamensborde 129 Møbler Andre skabe 130 Møbler Stålreol 131 Møbler Bogreol 132 Møbler Biblioteksreol 139 Møbler Andre reoler 140 Møbler Undervisningsstol m/hjul 141 Møbler Auditoriestol 142 Møbler Kantinestol 143 Møbler Mødestol u/armlæn 144 Møbler Mødestol m/armlæn 145 Møbler Hvilestol 146 Møbler Havestol 149 Møbler Andre stole 150 Møbler Skrivebordsstol m/armlæn 151 Møbler Skrivebordsstol u/armlæn 190 Møbler Garderobestativ 191 Møbler Rullebord 192 Møbler Skillevæg 193 Møbler Automater 199 Møbler Diverse møbler 200 Tavler White board 201 Tavler Kridttavle 202 Tavler Tavleskab Side 26.
203 Tavler Opslagstavle 204 Tavler Digitale tavler 205 Tavler Informationsstativ 206 Billeder Billede i ramme 207 Tavler Filmlærred 299 Tavler Diverse tavler 300 Kontormaskiner Lamineringsmaskine 301 Kontormaskiner Makuleringsmaskine 302 Kontormaskiner Limbinder 303 Kontormaskiner Plastryg binder 304 Kontormaskiner El-hæftemaskine 305 Kontormaskiner Kopimaskine 307 Kontormaskiner Telefax 399 Kontormaskiner Diverse kontormaskiner 400 Av-udstyr Tv-apparat 401 Av-udstyr Videomaskine 402 Av-udstyr Båndoptag 403 Av-udstyr Overhead projektor 404 Av-udstyr Projektor 405 Av-udstyr Forstærkeranlæg 406 Av-udstyr Kamera 409 Av-udstyr Andet Av-udstyr 410 Telefoner Telefonanlæg 411 Telefoner Telefon, m/3110 412 Telefoner Telefon, m/3820 413 Telefoner Telefon, m/3310 414 Telefoner Telefon, Datafon 415 Telefoner Telefon, Kirk Delta 416 Telefoner Telefon, Kirk Delta m/hovedsæt 417 Telefoner Telefon, bærbar 418 Telefoner Mobiltelefon 419 Telefoner Telefonudstyr, repeater 420 Køkkenudstyr Køleskab 421 Køkkenudstyr Opvaskemaskine 422 Køkkenudstyr Kaffemaskine 423 Køkkenudstyr Vandvarmer 424 Køkkenudstyr Mikrobølgeovn 429 Køkkenudstyr Andet køkkenudstyr 430 Værktøj El-værktøj 439 Værktøj Værktøj, andet 440 Lamper Gulvlampe 442 Andet Intern Persienne Service 449 Lamper Diverse lamper 450 Andet Intern Andet Intern Service Service 500 Edb udstyr PC Side 27.
501 Edb udstyr PC 505 Edb udstyr Bærbare PC, Linux 506 Edb udstyr Bærbare PC, Windows 507 Edb udstyr PMCIA kort 510 Edb udstyr MAC computer 520 Edb udstyr Edb skærm 530 Edb udstyr Modem 540 Edb udstyr Scanner 550 Edb udstyr Printer 560 Edb udstyr CPU holder 599 Edb udstyr Andet 600 Edb programmer PC program, Microsoft 601 Edb program PC program, Adobe 602 Edb program PC program, Macromedia 603 Edb program PC program, Asus 604 Edb program PC program, Compaque 605 Edb program PC program, DFI 606 Edb program PC program, Delrina 607 Edb program PC program, CE Qadrat 608 Edb program PC program, Borland 609 Edb program PC program, Adaptec 610 Edb program PC program, IBM 611 Edb program PC program, Norton 612 Edb program PC program, Micrografx 613 Edb program PC program, Netscape 614 Edb program PC program, Lotus 615 Edb program PC program, Microsoft 616 Edb program PC program, Corel 617 Edb program PC program, Powerquest 618 Edb program PC program, Symantec 619 Edb program PC program, Ulead 620 Edb program PC program, Sierra 625 Edb program PC program, MS Select 650 Edb programmer MAC program, Microsoft 651 Edb program MAC program, Adobe 652 Edb program MAC program, Macromedia 653 Edb program MAC program, Asus 654 Edb program MAC program, Compaque 655 Edb program MAC program, DFI 656 Edb program MAC program, Delrina 657 Edb program MAC program, CE Qadrat 658 Edb program MAC program, Borland 659 Edb program MAC program, Adaptec 660 Edb program MAC program, IBM 661 Edb program MAC program, Norton Side 28.
662 Edb program MAC program, Micrografx 663 Edb program MAC program, Netscape 664 Edb program MAC program, Lotus 665 Edb program MAC program, Microsoft 666 Edb program MAC program, Corel 667 Edb program MAC program, Powerquest 668 Edb program MAC program, Symantec 669 Edb program MAC program, Ulead 670 Edb program MAC program, Sierra 680 Bøger Software manual 685 Bøger Bøger 699 Edb programmer Anden software 700 Personkort Personkort 800 Leverandører Leverandør m/statsaftale 801 Leverandører Leverandør u/statsaftale 802 Leverandører Diverse leverandører 870 Lokaler Kontor 871 Lokaler Møderum 872 Lokaler Edb 873 Lokaler Specialerum 874 Lokaler Reception 875 Lokaler Terrasse 878 Lokaler Vareelevator 879 Lokaler Telefonboks 880 Lokaler Undervisningslokale 881 Lokaler Auditorium 882 Lokaler Hvilerum 883 Lokaler Netcafé 884 Lokaler Studierum 885 Lokaler Målerrum 886 Lokaler Grupperum 887 Lokaler Rengøring 888 Lokaler Toilet 889 Lokaler Rygerum 890 Lokaler Depot 891 Lokaler Automater 892 Lokaler Bibliotek 893 Lokaler Krydsfelt 894 Lokaler Gangareal 895 Lokaler Trappe 896 Lokaler Køkken 897 Lokaler Kantine 898 Lokaler Kopi og print 899 Lokaler Varmemester 900 Andre placeringer Stjålet, mangler, kontrolleres Side 29.
901 Andre placeringer Stjålet, mangler, anmeldt 920 Diverse Til ekstra kontrol Side 30.
Generel orientering om Microsoft Access Del 1 Start af programmet Programmet, vi bruger til databaser, er Microsoft Access. Eller blot Access. Programmet startes ved et klik med venstre museknap på Start-knappen. Når du klikker på knappen, folder en menu sig ud, og du vælger med markøren Programmer. En ny menu folder sig ud til højre for denne her vælger du Microsoft Access og slipper museknappen. Programmet starter nu op med et åbningsbillede, og derefter får du det skærmbillede, som vi skal arbejde med. Side 31.
I en valgboks får du 3 muligheder: Tom database, (hvor du kan opbygge en ny database), Guiden database (der hjælper dig med opbygningen af en ny database), og endelig Åbn en eksisterende database, (hvor du får listet alle de databaser, der tidligere er oprettet på maskinen). Du klikker på dit valg og derefter på OK. --- og så må vi hellere slå fast, hvordan du afslutter Access. Du har to muligheder: gå op i menuen Filer og vælg Afslut eller klik på X (lukkeknappen) i øverste højre hjørne af Access skærmbilledet. Skærmbilledet Menulinien Hovedformularen Lukkeknapper Valgknap, der ved hjælp af en makro giver mulighed for udskrivning af litteraturlisterne Underformula- Navigationsknapper til underformularen Navigationsknapper til hovedformularen Som et eksempel på opbygningen af et skærmbillede og som grundlag for denne gennemgang - vil vi bruge databasen over undervisningsmaterialet på IT-højskolens kursus i E- handel. Databasen, der er brugt til øvelserne, ligger på Cd en i biblioteket Kursus. Side 32.
Det er et Microsoft program Du har tidligere arbejdet med tekstbehandlingsprogrammet Word og måske også med regnearket Excel, så der vil være en række ting, du kender i forvejen. Menuerne er opbygget på samme måde, værktøjslinierne kan flyttes og tilpasses på samme måde som i de øvrige Microsoft programmer. Genvejsmenuer, statuslinien og hjælpefunktionerne, ja alt virker på samme måde og programmet har det med at gå ned på de mest uheldige tidspunkter. Nøjagtigt som alle andre Microsoft programmer, så det vil vi ikke beskæftige os med. Men et databaseprogram virker naturligvis på en helt anden måde end de andre programmer, ellers var der vel heller ingen grund til at betale flere tusinde kroner for det (- for ikkestuderende). Det vil derfor være passende at starte med lidt (meget lidt) databaseteori. Databaseteori Den vigtigste opgave for en database er at strukturere data (informationer), så det er let at finde rundt i dem og finde netop de data, man har brug for. Et godt eksempel er det materiale, der udleveres i forbindelse med kursus i e-handel. Vi er kun 3 uger inde i kursus, og der er givet forslag til køb af 8-10 bøger, der er henvist til nødvendige informationer 15-20 steder på nettet, og der er i Studieadministrationen fremlagt ca. 1.000 sider A4 med informationer til kopiering. Hvordan kan man få et overblik over alt dette materiale, og hvordan kan man sikre sig at have fået kopi af alt relevant materiale? En løsning er at skrive en liste i Word. Men da en del af materialet går igen i flere kursusblokke, betyder det, at de samme informationer skal skrives flere gange. Excel er heller ikke særlig velegnet, idet Excel primært er beregnet i beregnings-opgaver. Løsningen er så en database i Access. En-til-en relation Jørgen Andersen Peter Jensen Søren Halm Carsten Skov En-til-mange relation Jørgen Andersen Peter Jensen Søren Halm Carsten Skov Mange-til-mange relation Hr. Andersen Frk. Jensen Hr. og fru Halm 220368-1243 120472-3465 131168-4985 020369-3241 1364 København K 2200 København N 2770 Kastrup 2900 Hellerup 1364 København K 2200 København N 2770 Kastrup I en database gælder det om at finde et design, hvor man kun skal skrive én information én gang, og hvor den ønskede information kan Elektriker Skov fremfindes på en simpel måde. Det gør man ved at opdele listerne over sammenhængende information i flere lister (tabeller), således at ofte 2900 Hellerup Side 33.
forekommende ord placeres i lister (tabeller) for sig selv. Ved hjælp af nøglefelter får man tabellerne til at hænge sammen. Et eksempel er listen over deltagerne på kursus i e-handel. På listen er for den enkelte studerende bl.a. anført postnummer og by. Da størsteparten bor i København, er der mange med samme postnummer og by. Listen kan deles op i en navneliste med postnumre og en postnummerliste med post-nummer og by. Så skal vi ganske vist gentage nogle af postnumrene, men byerne skal kun skrives en enkelt gang. Det betyder måske ikke så meget for vor navneliste, men tænk på de store offentlige registre, der måske har 1-2 mio. registrerede på listen. Når to tabeller skal knyttes sammen med relationer, er det mest sikre en en-til-en relation. Det kender vi f.eks. ved relationen mellem borgerne og listen over personnumre. Den enkelte borger har kun et personnummer - og et personnummer peger kun på en bestemt borger. Dette er den mest sikre form for relation mellem tabeller, og den var da også et af hovedformålene med at tildele alle borgere et personnummer. En-til-mange relationen kender vi bl.a. fra postnumrene. En adresse i en tabel kan kun have et postnummer, men et postnummer hører til flere adresser. Denne relation styres også fint af Access. Mere problematisk er det med mange-til-mange relationer, f.eks. varer og ordrer i en virksomheds varedatabase. Én vare kan indgå i flere ordrer, og én ordre kan indeholde flere varer. Dette problem kan ikke løses umiddelbart i Access, men man kan komme ud over problemet ved at oprette en mellemliggende tabel med nøgler, der knytter en-til-mange relationer til de to tabeller. Det sidste begreb, vi vil støde på i kursus, er den primære nøgle. Denne nøgle skal give mulighed for en entydig bestemmelse af de pågældende data (f.eks. personnummeret) og bruges til at indeksere databasens tabeller, men det vil vi vende tilbage til i forbindelse med tabeller og forespørgsler. Det vigtigste at huske i forbindelse med databaseteorien er, at vi opretter en række tabeller over informationer, der knyttes sammen (relationer) ved hjælp af nøgleinformationer for de enkelte poster, samt at det gælder om at finde et design, hvor vi undgår at gentage information (redundans). Den første database Vi er nu klar til at designe den første database. Som grundlag vil vi bruge oversigten over studerende på e-handel (bilag A, ikke vedlagt denne udgave, men du kan blot tage en række navne fra telefonbogen). Åbn Access og vælge Tom database. Side 34.
Som det første punkt skal du navngive databasen og vælge, hvor den skal gemmes. I det øverste felt (Gem i:) vælger du biblioteket, som du har oprettet til dine databaser (C:\Database\). Filtype: (nederst) skal naturligvis være Microsoft Access-databaser, og som Filnavn kan du skrive: Navneliste. Læg mærke til afkrydsningsfeltet Med udelt adgang. Det er kun interessant, når databasen lægges i et bibliotek, hvor også andre har adgang. Hvis afkrydsningen fjernes kan databasen bruges af flere på samme tid, (forudsat at de har adgang til det pågældende bibliotek). Endelig er der muligheden for at vælge mellem Opret og Annuller. Vi vælger Opret ved at klikke på knappen. Vi kunne også have valgt genvejen Alt + O. Når der klikkes på Opret, åbnes databasevinduet, som bliver vor arbejdsplads for resten af kursus. Hvis databasevinduet ikke dækker hele skærmen, kan du klikke på den midterste af de tre knapper i øverste højre hjørne. Ved klip på knappen længst til venstre ( _ ) minimeres skærmbilledet, og det placeres som et felt nederst på skærmen. Det åbnes igen ved et enkelt klik. Den midterste knap maksimerer billedet, og hvis der trykkes på den midterste knap igen, formindskes billedet. Knappen længst til højre (X) lukker helt for skærmbilledet, (idet programmet dog først spørger, om ugemte filer skal gemmes). Læg mærke til at der er to sæt knapper i øverste højre hjørne. Det yderste påvirker hele Access programmet, medens det inderste sæt kun påvirker den åbne database. Databasevinduet Vi er nu inde i den nyoprettede database, som dog foreløbig er helt tom. Hvis databasevinduet ikke dækker hele skærmen, kan man maksimere det. I øverste linie på skærmbilledet har du navnet på programmet (Microsoft Access). Derefter kommer en menulinie, der meget ligner den, du kender fra Word, og derunder finder du én eller flere værktøjslinier. I databasevinduet finder du øverst navnet på din database og derunder 6 faner: Tabeller Forespørgsler Formularer Rapporter Makroer Moduler Side 35.
Endelig er der knapperne Åbn, Design og Ny i højre side. Da vi endnu ikke har lavet noget i vor database, er der kun mulighed for at klikke på knappen Ny. Hver af de fem faner kan ved klik åbne en oversigt over, hvad der er lavet inden for det pågældende område, men indtil nu har vi altså ikke lavet noget. Tabellerne er de vigtigste, idet de er opbevaringspladsen for alle vore data. Et eksempel på en tabel er f.eks. postnummertabellen til venstre. Den har 2 kolonner, benævnt henholdsvis Postnummer og By (betegnes også felter). Der er 18 rækker med data. Hver række benævnes en post (eller rekord) og i det viste eksempel indeholder en post 2 celler. Indholdet i en celle betegnes data eller blot værdier. Den nederste post (mærket med *) er tom og dermed klar til udfyldelse. Der er (næsten) ingen grænser for hvor mange poster du kan indtaste, og der kan skrives op til 255 teksttegn i en celle. Når først du har lavet designet, er antallet af kolonner (felter) lagt fast, så hvis du ønsker nye felter, skal du ændre på designet. Du kan have op til 255 felter i en database, og det er utænkeligt, at du vil nå op på dette antal, da det vil gøre databasen uoverskuelig. I første lektion vil vi - som nævnt tidligere - beskæftige os med opbygningen af en tabel over alle deltagerne på e-handel. Forespørgsler bruges til at udvælge interessante poster fra databasens tabeller. F.eks. kan vi ved brug af en tabel udvælge de studerende, der bor i København. En let opgave med 20 studerende på en liste, men ved benyttelse af databasens forespørgselsmulighed faktisk lige så let, hvis der er 10.000 studerende på listen. Side 36.
Formularer bruges til at designe brugervenlige skærmbilleder til f.eks. indtastning af data. Et eksempel er informationsbilledet i ITUBuss databasen med litteraturinformation. Den er dog ikke gjort helt brugervenlig, så der er overladt en opgave til os på dette kursus med at finpudse denne brugergrænseflade. Rapporter bruges til udskrift fra tabellerne. Vi vil slutte kursus med at lave rapporter og se, hvordan vi forholdsvis simpelt kan lave adresseetiketter til masseforsendelser. Makroer er nogle småprogrammer, der letter arbejdet for brugeren. Også makroer skal vi prøve at lave. Moduler er lidt større programdele, som kan bruges forskellige steder i databasen og også bruges i andre databaser. Programmerne laves i Visual Basic, som er et forholdsvis brugervenligt programmeringssprog. Vi vil ikke arbejde med moduler, men hvis der bliver tid, vil vi se på nogle enkelte eksempler. Tabeller Inden vi går i gang med designet skal de data, der skal lægges ind i databasen, analyseres. Hvor meget skal med? Er der nogen form for system i data? Er der en oplysning om de enkelte poster, der entydigt kan identificere denne? Lad os analysere listen over studerende. Husk, at denne liste kun er første hold. Den kan blive meget lang om nogle år. Tænk også på, at de andre studieretninger på ITU måske kunne tænkes at ville benytte sig af vores database. Så bliver den straks udvidet fra 32 studerende til 150. Vi er nået frem til, at vi vil have følgende felter i databasen: Studienummer (bliver nøglefeltet) Fornavne Efternavn Adresse Postnummer By (skal hentes i en tabel) Telefon Mobiltelefon Arbejdstelefon ITU e-mail Privat e-mail Udvalgsmedlem Tilmeldt kursus (en ny tabel?) Fødselsdag Billede Side 37.
På det grundlag vil vi gå i gang med at designe databasen. Vi klikker på fanen Tabel og derefter på knappen Ny. Ovenstående dialogboks kommer frem, og vi vælger Designvisning ved at pege på ordet og dobbeltklikke eller ved at pege og derefter klikke på OK. De øvrige valgmuligheder er: Dataarkvisning, hvor vi kan indtaste i tabellen før vi beslutter os for det endelige design. Guiden Tabel, der hjælper med opbygningen af tabellen. Importer tabel, der bruges til at hente en tabel fra en anden database. Vi kunne f.eks. hente den tidligere viste Postnummertabel fra Litteraturdatabasen ind i vor nye database. Sammenkæd tabel, der kan bruges, hvis vi vil arbejde med en tabel i en anden database uden at kopiere den ind i vor tabel. Det kan f.eks. være hensigtsmæssigt at udnytte, at andre er ansvarlige for vedligeholdelsen af den eksterne tabel. I designvisningsvinduet skal vi nu indtaste feltnavnene på de felter, databasen skal indeholde. For hvert af felterne skal der tages stilling til bl.a. typen og evt. valideringsregler. Det vil også være en god vane at give kommentarer til felterne, så andre kan se, hvad vi egentlig havde tænkt os med feltet. Side 38.
På første linie under Feltnavn skriver vi Lbnr., og i feltet under Datatype vælger vi Tal. Da vi ikke skal foretage beregninger med tallet, kunne vi dog også have valgt Tekst. Der er vejledning til de enkelte felter nederst til højre, og der kan hentes mere detaljeret hjælp ved brug af funktionstasten F1. Studienummeret (Lbnr) er et godt eksempel på et nøglefelt, så det markerer vi ved at markere- /udvælge linien (klik i det grå felt til venstre for det sted, du skrev Lbnr). Tryk derefter på nøglen på værktøjslinien. At feltet er blevet et nøglefelt vises med nøgle til venstre for feltet. Derefter indtastes de øvrige feltnavne med supplerende oplysninger, og vi får nogenlunde dette resultat: Side 39.
Siden gemmes ved at trykke på gem ikonet/disketten på menulinien. Og så er vi klar til at indtaste data. Vi skifter over til dataarkvisning ved at trykke på det lille databasevindue i øverste venstre hjørne (ved siden af gemmedisketten). Når du er i dataark-visning, kan du komme tilbage til designvisning ved at klikke samme sted. Og så kommer det helt store arbejde med at indtaste data. Det skulle der ikke være problemer i. Men når du begynder at skrive, vil du se, at teksten ikke kan være i felterne, idet Access som udgangspunkt giver alle felter en standardstørrelse. Det kommer vi ud over ved at stille markøren på skillestregen mellem feltnavnene og derefter dobbeltklikke. Så tilpasses bredden af felterne til indholdet af feltet med den længste indtastning. Den første og vigtigste tabel i databasen er nu klar, og vi er parat til at arbejde videre med den i næste lektion, hvor vi vil oprette de nødvendige undertabeller, oprette relationer mellem tabellerne og benytte tabellerne til at foretage forskellige udskrifter efter bestemte kriterier. Side 40.
Del 2 I første lektion så vi på hvordan man starter Microsoft Access en databases opbygning, specielt relationer vi designede vor første database, Navneliste for E-handel og vi så på opbygningen af databasen med en oversigt over litteratur til kursus i e-handel. Specielt skal vi huske at opbygge designet, så vi har en-til-en eller en-til-mange relationer at det er nødvendigt med en ekstra tabel, hvis der kun er mange-til-mange relationer at det hele går nemmere med et nøglefelt (vi valgte studienummeret) at vi kan stille krav til indtastningen (f.eks. en inputmaske til CPR 231273-2395) at vi kan kontrollere indtastningen (f.eks. vil 32-12-1999 være en forkert dato) Denne gang skal vi arbejde videre med databasen Navneliste for E-handel foretage udtræk efter selvvalgte kriterier designe en brugervenlig formular til indtastning og prøve at programmere makroer i Access. Inden vi går i gang, skal alt materialet på i Cd en bibliotek Kursus overføres til det bibliotek, du oprettede og benyttede til kursus under 1. lektion. Nogle af filerne på disketten har samme navn som de filer, du oprettede i sidste lektion, men du skal blot lade de nye filer overskrive de gamle. Filerne er: ITUbuss.mdb, der er databasen over litteratur til e-handel. Navneliste.mdb, der er en videreudbygning af navnelisten fra 1. lektion. Cder.mdb, der er et eksempel på anvendelsen af en Access-database. Biblioteket: Billeder, der indeholder fotos af de studerende på e-handel. Vi åbner databasen Navneliste og åbner tabellen Navneliste i designvisning. Hvad er der af ændringer i forhold til sidste gang? Er der nye forslag til forbedringer? Hvis der er forslag til ændringer, foretager vi ændringerne. Derefter åbner vi tabellen i Dataarkvisning. Hvad er der af ændringer i forhold til sidste gang? Er der nye forslag til forbedringer? Hvis der er forslag til ændringer, foretager vi ændringerne. Tilsvarende ser vi på de andre tabeller, Postnummertabel og Linieretninger. De rettes til i design med de nødvendige forklaringer og evt. kontroller. Side 41.
Endelig ser vi på relationerne mellem disse tre tabeller (under menuen Funktioner). Vi åbner relationerne for at se på deres definition og mulighederne for ændringer. De nærmere regler for relationsmulighederne er beskrevet i hjælpefunktionen, der hentes frem ved et tryk på funktionstasten F1 (udskriften er vedlagt som bilag). Layoutet for Navnelistens tabeldesign og relationerne mellem de tre tabeller ser sådan ud: Design af Navneliste: Relationer Relationerne mellem de tre tabeller: Side 42.
Forespørgsler Så har vi grundlaget for databasen på plads, og vi skal i gang med at udnytte de muligheder, der adskiller en database fra f.eks. et tekstbehandlingsprogram. Formålet med tabellerne er at gemme de data, der indgår i databasen. Men hvis databasen blot har nogle få hundrede poster, kan det være vanskeligt at finde frem til de oplysninger, der skal bruges i en given situation. Dette problem løses ved hjælp af forespørgsler. I forespørgslen udvælger vi de data, vi skal bruge, på grundlag af kriterier. Vi kan også bruge forespørgsler til at sortere data eller til at lave beregninger, der indeholder et bestemt sæt af poster. Denne form for forespørgsler kaldes udvælgelsesforespørgsler. Af andre typer forespørgsler er der: parameterforespørgsler, hvor man kan angive kriterierne uden at åbne forespørgslen, krydstabuleringsforespørgsler, hvor man kan samle sammenhørende data i en slags regneark, tabeloprettelsesforespørgsler, der opretter en ny tabel fra en eller flere andre tabeller, sletteforespørgsel, der sletter poster i en eller flere tabeller, tilføjelsesforespørgsel, der føjer en gruppe af poster til en eller flere tabeller, opdateringsforespørgsel, der kan ændre data i en gruppe af poster. Lad os som udgangspunkt vælge at lave en liste med fødselsdagene for alle studerende på IThøjskolen. Fra Databasevinduet går vi ind i Forespørgselsvinduet ved at klikke på fanen Forespørgsler. Side 43.
Forespørgselsvinduet er tomt, da vi jo endnu ikke har oprettet nogen forespørgsler. Klip på knappen Ny og vælg Designvisning. Boksen Vis tabel dukker op, og vi vælger tabellen Navneliste. Boksen skal ikke bruges mere, så den lukker vi igen. Vi har nu fået to objekter frem på skærmen: Foroven en liste med alle felterne i den valgte tabel og forneden et tabelark. Feltlisten er for lang til at kunne vises i sin helhed, men vi kan få mere plads ved med musen at trække den vandrette adskillelsesstreg længere ned på siden. Tabellen følger med. Derefter kan vi gøre Feltlisten større ved at trække i kanterne med musen. Vi udvælger nu de felter, vi vil have med på fødselsdagslisten. Det vil nok være naturligt at tage: Studienummeret, Fornavne, Efternavn og Fødselsdag. Felterne trækkes et ad gangen fra feltlisten ned til den øverste række i tabellen (har titlen Felt: ude til venstre for rækken). Da de tre første feltnavne står lige efter hinanden, kan man også trække dem ned samlet ved at klikke det første navn, holde skift-tasten nede og klikke det sidste feltnavn. Når de er markeret, trækker man blokken ned til det første felt i tabellen, hvorefter de selv fordeler sig over de ledige felter. Hvis du vil prøve den sidstnævnte fremgangsmåde, kan du blot slette de felter, der allerede er trukket ned (marker kolonnerne med venstre museknap på linien over dem). Når de er markeret, trykker du på Delete på tastaturet, eller vælger Delete/slet, der kommer frem, hvis du holder højre musetast nede. Prøv. Se resultatet ved at vælge Dataarkvisning i menuen Vis. Det er lidt uoverskueligt, hvis man ikke kender de pågældendes studienummer. Det kan vi råde bod på ved f.eks. at sortere listen i alfabetisk orden efter fornavne. Husk fra første lektion, at man kan gøre kolonnerne bredere ved at trække med musen på stregen mellem kolonnenavnene. Gå tilbage til Designvisning. Gå ind i feltet Sorter under Fornavne og vælg stigende. Gå tilbage i Dataarkvisning og se resultatet. Det hjalp. Men hvad skal vi egentlig bruge studienummeret til? Det er meget godt at have med i forespørgslen, så vi kan sortere på det, men der er ingen grund til at vise det på skærmen. Gå tilbage til Designvisning. Gå ind i feltet Vis under Lbnr. og slet markeringen. Se på resultatet i Dataarkvisning. Side 44.