Vejledning i implementering af Udbetaling Danmarks standardside om boligstøtte Indhold Introduktion... 2 Formålet med standardsiden... 2 Hvad betyder standardsiden for jer?... 3 Standardsiden for boligstøtte - vist på Rebild Kommunes hjemmeside... 4 Hvad skal I gøre?... 4 Hvornår skal I gøre hvad?... 5 Få overblik i ugerne op til... 5 Oprydning på jeres hjemmeside... 5 Hvordan sikrer I jer, at I får ryddet alt op?... 6 Kig jeres sitetree i CMS-systemet igennem... 6 Foretag en søgning på Google... 7 Husk også at fjerne interne links... 7 Indhold om lån til beboerindskud (opgavesplit)... 7 Placering af standardsiden... 7 Kontakt Udbetaling Danmark -linket på standardsiden... 8 Banneret på standardsiden... 8 Kommuner, der importerer artikler fra borger.dk... 8 Sådan anvendes artikelimporten fra Borger.dk... 8 Hvis I allerede bruger artikelimporten... 10 Kommuner, der ikke importerer fra borger.dk... 10 Kontakt hotline til Udbetaling Danmark og borger.dk... 11 Hvis borgere vil ringe til Udbetaling Danmark... 11 Liste over ord til søgning om boligstøtte på hjemmeside... 11 Eksempler på sider, der bør være slettet den 1. marts... 12 1
Introduktion Den 1. marts overgår boligstøtte til Udbetaling Danmark. Det betyder, at jeres hjemmesider skal ændres, så borgere bliver henvist til borger.dk og Udbetaling Danmarks kontaktoplysninger, når de søger information om boligstøtte. I har tidligere modtaget standardsider om familieydelser og barseldagpenge i forbindelse med, at Udbetaling Danmark overtog de to områder. Den 1. marts overgår boligstøtte og pension til Udbetaling Danmark, og vi har i den forbindelse udviklet nye standardsider. Dette dokument handler om standardsiden for boligstøtte. Dette er således en vejledning i, hvordan I implementerer standardsiden på jeres hjemmeside. Formålet med standardsiderne er at sikre, at borgerne, fra den 1. marts bliver henvist til Udbetaling Danmark og Udbetaling Danmarks information om boligstøtte på borger.dk. Det vil minimere antallet af henvendelser til kommunen, der burde være gået til Udbetaling Danmark. Se standardsiden på side 3. Det er vigtigt, at I læser vejledningen grundigt igennem, da der er en række ting, I skal gøre i forbindelse med overgangen til Udbetaling Danmark fx er det meget vigtigt, at I får ryddet ud i alt det indhold om boligstøtte, I har på jeres hjemmeside i dag. Mange kommuner har information om lån til beboerindskud sammen med boligstøtte. Derfor indeholder standardsiden et kort afsnit om lån til beboerindskud for at sikre at borgere forsat kan finde information om dette efter 1. marts. Lån til beboerindskud stadig i kommunen Kommunerne vil efter den 1. marts stadig varetage lån til beboerindskud. Det bør fremgå af kommunernes hjemmesider. Læs mere om hvordan i afsnittet Indhold om lån til beboerindskud (opgavesplit) på side 7. Formålet med standardsiden Udbetaling Danmark overtager den 1. marts 2013 sagsbehandlingen og udbetalingen af boligstøtte fra kommunerne. I den forbindelse bliver alle de tekster om boligstøtte, der ligger på borger.dk, opdateret og gennemskrevet, så de er i overensstemmelse med den nye lovgivning og den måde, Udbetaling Danmark administrerer boligstøtte på. Udbetaling Danmark ønsker at sikre, at kommunikationen om boligstøtte på tværs af kommuners hjemmesider er korrekt og opdateret. Derfor tilbyder vi jer en standardside, som I kan benytte på jeres hjemmeside. Standardsiden vil: introducere borgeren til boligstøtte linke til borger.dk, hvor man kan læse mere og betjene sig selv digitalt gøre opmærksom på, at det ikke længere er kommunen, men Udbetaling Danmark, som administrerer og udbetaler boligstøtte. Standardsiden er kortfattet og signalerer, at boligstøtte ikke længere er en ydelse, I skal udbetale i 2
kommunen. Siden er brugertestet og afprøvet i en pilotudgave hos en række kommuner. Herefter er den blevet tilpasset, så den bedst muligt opfylder de ovenstående formål. VIGTIGT! Standardsiderne må først være online fra den 1. marts 2013 - men ryd gerne op på jeres hjemmeside i god tid inden. Hvad betyder standardsiden for jer? Standardsiden vil være vedligeholdelsesfri for jer. Ved at implementere den på jeres hjemmeside vil I ikke længere skulle bruge ressourcer på at kommunikere om et område, I ikke længere har ansvaret for. I sikrer samtidig, at den information, der står på jeres hjemmeside, er korrekt. Kun ved gennemgribende lovændringer kan det blive aktuelt at ændre standardsidens indhold. Endelig vil borgerne blive ledt over på borger.dk, hvor de kan finde information om boligstøtte og kontaktoplysninger til Udbetaling Danmark. Standardsiderne vil medvirke til, at henvendelser om boligstøtte bliver omdirigeret til Udbetaling Danmark, så jeres borgerservice ikke bliver belastet mere end højst nødvendigt. Standardsider for andre sagsområder Der er og også udarbejdet en standardside om folkepension og et standardafsnit om førtidspension. De skal ligesom standardsiden om boligstøtte benyttes fra den 1. marts 2013. Der er udarbejdet en særskilt vejledning til implementeringen af standardmaterialerne på pensionsområdet. 3
Standardsiden for boligstøtte - vist på Rebild Kommunes hjemmeside Hvad skal I gøre? Der er to forskellige måder at implementere standardsiden på: 1. I kan importere standardsiden fra borger.dk 2. I kan sætte den manuelt op i jeres CMS-system Vi vil senere i vejledningen gennemgå, hvordan I skal gøre, alt efter hvilken fremgangsmetode I vælger. 4
Hvornår skal I gøre hvad? Februar Få overblik over boligstøtte på jeres hjemmeside Ultimo februar Ryd op på hjemmesiden og gør klar til standardsiden 1. marts Standardsiden er det eneste, I har om boligstøtte på jeres hjemmeside Da myndighedsovergangen for boligstøtte sker natten til den 1. marts, er det vigtigt, at I implementerer standardsiden så tæt på dette tidspunkt som muligt. Hvis siden kommer på efter den 1. marts, må I forvente, at borgeren fortsat henvender sig til jer. Hvis de kommer på før, vil borgerne blive henvist til Udbetaling Danmark, som det imidlertid først er muligt at komme i kontakt med fra den 1. marts, og borgerne vil derfor opleve at ringe forgæves. Vi anbefaler derfor, at I lægger siden på som det sidste I gør, inden I går hjem fra arbejde torsdag den 28. februar. Få overblik i ugerne op til I ugerne op til den 1. marts bør I gennemgå jeres hjemmeside og få identificeret det indhold, der skal slettes samtidig med, at I sætter jer ind i, hvordan I implementerer standardsiden. Den sidste dag i februar foretager I så selve implementeringen af siden dvs. sletter jeres nuværende indhold om boligstøtte og implementerer standardsiden. På den måde mindsker I risikoen for, at de borgere, der søger information på kommunens hjemmeside, vil falde mellem to stole i forbindelse med myndighedsskiftet. Det er ikke kun forældet tekstindhold om boligstøtte, I skal være opmærksomme på at fjerne, men også kontaktoplysninger til Borgerservice i forbindelse med boligstøtte. Mange kommuner oplyser telefonnumre og åbningstider på Borgerservice i en boks i højre side af den del af hjemmesiden, der handler om boligstøtte. Sådanne bokse må ikke fremgå på standardsiden om boligstøtte fra den 1. marts. Oprydning på jeres hjemmeside Før I lægger standardsiden ud på jeres hjemmeside, skal I rydde op i det indhold, I har liggende i dag. Det gælder ikke kun de sider, der handler specifikt om boligstøtte, men også den information, I har på tværgående sider om fx sagsbehandlingstider. Når standardsiden er implementeret, bør den være det eneste indhold, I har på jeres hjemmeside om boligstøtte. Dette er for at sikre, at brugeren ikke bliver mødt af information, der fortæller, at I er myndighed på området, samt for I kan undgå en del henvendelser ved at præcisere indholdet på jeres hjemmeside. 5
Det er derfor afgørende, at I fjerner alt det indhold, I har liggende på jeres hjemmeside om boligstøtte, når Udbetaling Danmark overtager myndighedsansvaret. Det gælder: Sider om boligstøtte Det gælder både sider med forklaringer og beskrivelser af, hvad man kan få i boligstøtte og sider, der introducerer selvbetjeningsløsninger på området. Selvbetjeningsløsninger I skal slette de indgange til selvbetjeningsløsninger, der ligger på jeres hjemmeside om boligstøtte, fx Din Boligstøtte. Kommunikationsmateriale om boligstøtte Hvis I har fået produceret pdf-foldere, vejledninger, visuelle guides, film eller lignende materiale om boligstøtte, er det også vigtigt, at I sikrer jer, at informationerne i disse materialer er korrekte. Overvej evt. om I ved at slette dem kan undgå henvendelser om boligstøtte. Beregnere Digitale beregnere, der giver overblik over, hvor meget borgeren kan få i boligstøtte, bør I slette og samtidig bør I fjerne links til beregnere på Din Boligstøtte. Oversigt over sagsbehandlingstider Hvis I har oversigter, fx i pdf-format, om sagsbehandlingstider, skal I huske at fjerne information om sagsbehandlingstider for boligstøtte. Kontaktoplysninger på kommunale medarbejdere, der står for boligstøtte Hvis I har en kontaktside på jeres hjemmeside, hvor det fremgår, hvilke medarbejdere der arbejder med boligstøtte, bør I rette denne kontaktside til. Kontaktoplysninger til fx Borgerservice bør også fjernes fra eventuel boks i højre side på den side, hvor I implementerer standardsiden. Til sidst i denne vejledning har vi indsat eksempler på tekstsider, selvbetjeningsløsninger og beregnere, som I som kommune skal slette. Hvordan sikrer I jer, at I får ryddet alt op? Kig jeres sitetree i CMS-systemet igennem De fleste har et godt overblik over, hvad der ligger på deres hjemmeside om boligstøtte. Men husk alligevel, ud over at gennemgå hele jeres sitetree i CMS-systemet, at lave en søgning for at få det hele med. 6
Foretag en søgning på Google Måske kan det være tilstrækkeligt at lave en søgning på boligstøtte, boligsikring, boligydelse og andre relaterede begreber på jeres egen hjemmesides søgefunktion, men det kan også være en god ide at lave samme søgning i Google. Søg fx på site:xxkommune.dk boligstøtte (erstat den røde tekst med jeres hjemmesides domænenavn, fx stevns.dk) for at undersøge, om der skulle være indhold om boligstøtte et sted på jeres hjemmeside, som I ikke er opmærksomme på. Vi har til sidst i dokumentet indsat en liste over ord, som det vil være relevant at søge på, når I skal finde indhold om boligstøtte på jeres hjemmesider. Mange sider og vejledninger om boligstøtte kan være søgbare på Google, selv om de er fjernet fra kommunens egen hjemmeside. Det er derfor vigtigt, at I sørger for ikke kun at fjerne links og henvisninger ind til disse sider på jeres hjemmeside, men at I sletter siderne helt fra jeres server. Husk også at fjerne interne links Det er vigtigt, at I ikke kun sletter hele eller dele af sider, der omhandler boligstøtte, men også fjerner interne links til disse sider eller i stedet får dem til at linke til standardsiden. I kan også vælge at linke direkte til borger.dk, men det er bedst, I dirigerer borgerne gennem standardsiden, så de får muligheden for at læse teksten om myndighedsskiftet på standardsiden. Se eksempel på sider sidst i vejledningen. Indhold om lån til beboerindskud (opgavesplit) Som tidligere nævnt er det ikke alt på boligstøtteområdet, der overgår til Udbetaling Danmark lån til beboerindskud bliver i kommunen. Skulle I derfor ønske at bevare en nuværende side om det efter den 1. marts, kan siden sagtens fungere sammen med standardsiden for boligstøtte. Vær dog opmærksom på, at lån til beboerindskud også omtales på standardsiden, og at der fra den bliver linket til siden om det på borger.dk. Hvis I implementerer siden manuelt, kan I overveje, om I vil linke til siden om lån til beboerindskud på jeres egen hjemmeside frem for til siden på borger.dk. Placering af standardsiden Når I først har fået ryddet ud i det nuværende indhold om boligstøtte på jeres hjemmeside, skal I finde ud af, hvor I vil placere standardsiden. Vores anbefaling er, at I lægger den det samme sted, som det gamle indhold lå. Hvis det har ligget forskellige steder, så placér standardsiden der, hvor det meste af det gamle indhold lå samlet. I kan evt. lave interne links til standardsiden på de andre sider. Hvilke menupunkter, boligstøtte ligger under, varierer fra kommune til kommune. Det er ikke afgørende, at alle kommuner har samme struktur på deres hjemmeside. Det vigtige er, at borgerne nemt kan finde frem til standardsiden om boligstøtte. 7
Kontakt Udbetaling Danmark -linket på standardsiden Nederst på begge standardsider er et link i denne sætning: Du kan også kontakte Udbetaling Danmark. Dette link må ikke linke til www.udbetalingdanmark.dk, da det er en side for journalister, samarbejdspartnere og nye medarbejdere ikke for borgere. Det link, I skal bruge, er angivet på borger.dk sammen med råtekst, banner og de øvrige links. Læs mere om dette på de følgende sider. Banneret på standardsiden Vi anbefaler, at I bruger banneret om boligstøtte på standardsiden - enten horisontalt over standardsidens tekst eller i højre eller venstre side i vertikal form. I kan finde banneret i forskellige størrelser på www.borger.dk/udbetalingdanmark. Se mere herom på de følgende sider. Det er vigtigt, at I laver et link fra banneret ind til www.borger.dk/boligstoette. Undersøgelser viser, at man intuitivt vil klikke på et billede, og at man forventer at blive ledt ind på en relevant side. Hvis I sørger for, at banneret linker, kan I lede mange borgere på rette spor. Kommuner, der importerer artikler fra borger.dk Artikelimporten er en gratis service, som kan anvendes til at importere borger.dk s artikler til kommunernes hjemmesider. En stor del af kommunerne benytter sig på nuværende tidspunkt af muligheden. I dag foregår artikelimporten i langt de fleste tilfælde sådan, at man henter de samme artikler/sider som dem, der ligger på borger.dk. Men for de sagsområder, Udbetaling Danmark varetager, er det anderledes. Vi mener ikke, at I som kommuner bør have meget information om boligstøtte på jeres hjemmeside, når kommunen ikke længere har myndighedsansvaret for området. Derfor har vi udarbejdet standardsiden. Og fra den 1. marts vil de være det eneste indhold om boligstøtte, det bliver muligt at importere fra borger.dk. Bemærk dog, at det efter den 1. marts stadig vil være muligt at importere siden om lån til beboerindskud fra borger.dk. Som nævnt vil standardsiden som udgangspunkt ikke blive ændret. Kun ved gennemgribende lovændringer eller lignende kan det blive aktuelt. Skulle det ske, at siden må tilpasses, vil det ske helt automatisk for de kommuner, der importerer fra borger.dk. Med andre ord vil I altså ikke længere skulle bruge webressourcer på boligstøtte, hvis I importerer standardsiden fra borger.dk. Sådan anvendes artikelimporten fra Borger.dk For at kunne importere artikler fra borger.dk, skal I tilkøbe et modul til jeres CMS-system. Der findes moduler til langt de fleste CMS er, som CMS-leverandører og webbureauer tilbyder. Nogle af disse er open source, blandt andet forskellige moduler fra TYPO3, DRUPAL, UMBRACO (kommer snart), og RSS/ATOM Feed Wrapper. Jeres cms-leverandør eller webbureau kan hjælpe med at finde ud af, hvordan jeres kommune kommer i gang. 8
Alt efter hvilket modul, I vælger, er der forskellige fremgangsmåder. I kan læse mere om de forskellige moduler, og hvordan I importerer fra borger.dk på digitaliser.dk. På borger.dk kan I læse om artikelimporten her: https://www.borger.dk/for-myndigheder/sider/artikelimport.aspx Gruppe på digitaliser.dk om artikelimport På digitaliser.dk er der oprettet en gruppe for de kommuner, der benytter artikelimporten: http://digitaliser.dk/group/558993 Fra medio februar vil de to url er, der skal benyttes for at importere standardsiderne via artikelimporten, blive lagt ud i denne gruppe. 9
Hvis I allerede bruger artikelimporten Hvis I plejer at importere artiklerne om boligstøtte fra borger.dk, vil I formentlig have flere sider om boligstøtte i dag. Er det tilfældet, skal I være særligt opmærksomme på, at I skal tilpasse jeres hjemmeside, så I fra den 1. marts kun har én side om boligstøtte nemlig standardsiden. Standardsiden vil være en ny artikel, som I skal importere og publicere samtidig med, at I afpublicerer de andre sider om boligstøtte. Det er vigtigt, at I afpublicerer og sletter gamle sider, så standardsiden er den eneste side om boligstøtte, I har fra den 1. marts. Online-banneret til standardsiden skal I selv indsætte, efter at I har importereret teksten fra borger.dk. Husk at lave et link fra banneret til borger.dk/boligstoette. Kommuner, der ikke importerer fra borger.dk Hvis I ikke har artikelimport, skal I implementere standardsiderne manuelt i jeres CMS-system. På borger.dk finder I standardsidens råtekst og links samt banneret til standardsiden via denne sti: For myndigheder Produkter og services Udbetaling Danmark Standardsider Det er også her, standardsiderne om de andre ydelser ligger. Standardsiden er blevet brugertestet og opbygget optimalt i forhold til brugernes behov. Det er derfor vigtigt, at I ikke klipper i teksten, udvælger afsnit/tekstbidder eller tilføjer informationer til standardsiden, men sætter den op, som den er. Det er også vigtigt, at I husker at sætte banneret ind i toppen af standardsiden og laver et link fra banneret til borger.dk/boligstoette. Ændrer I på standardsiden, kan Udbetaling Danmark ikke længere garantere for, at informationen er korrekt, og I skal derfor selv i langt højere grad sikre, at siden er opdateret. I kan hente standardsidens indhold her: www.borger.dk/udbetalingdanmark Som udgangspunkt vedligeholdelsesfri Når I vælger at implementere siden manuelt, vil den være så godt som vedligeholdelsesfri. Der kan dog ske større lovændringer eller andet, der kræver justeringer af siden, men vi informerer jer om det, hvis det bliver nødvendigt at ændre standardsiden. 10
Kontakt hotline til Udbetaling Danmark og borger.dk Der er hjælp at hente, hvis I får brug for det undervejs i implementeringen af standardsiden. Vi skelner mellem en indholdsmæssig og en teknisk support. Hvis I er i tvivl om struktur på hjemmesiden, indholdet på siden eller har generelle spørgsmål til overgangen mellem kommune og Udbetaling Danmark, kan I kontakte: Mikkel Rydzy fra Udbetaling Danmark: Telefon: 48 20 43 82 Mail: mik@atp.dk. Har I derimod spørgsmål til det tekniske setup, og hvordan I kan importere, kan I få svar på de mest almindelige spørgsmål på http://digitaliser.dk/group/558993, og ellers kan I kontakte: Brian Nielsen fra borger.dk Telefon: 25 59 57 60 Mail: brian@digst.dk. Hvis borgere vil ringe til Udbetaling Danmark Der er oprettet forskellige telefonnumre til Udbetaling Danmark, alt efter om henvendelsen drejer sig om familieydelser, barseldagpenge, boligstøtte eller pension. Hvis en borger efter den 1. marts henvender sig til jer som kommune angående boligstøtte, skal I henvise dem til dette tlf.nr: 70 12 80 63. NB! I må ikke give nummeret videre før den 1. marts. Liste over ord til søgning om boligstøtte på hjemmeside Boligstøtte Boligsikring Boligydelse Boligudgifter Bofællesskab Byfornyelse Din Boligstøtte 11
Eksempler på sider, der bør være slettet den 1. marts Eksempel på side fra Odense kommune, der skal slettes/erstattes med standardsiden: Eksempel på introduktion/link til selvbetjening fra Aarhus Kommune, der bør slettes: 12
Eksempel på boks med kontaktoplysninger fra Furesø Kommune, der bør slettes: Eksempel på side med sagsbehandlingstider fra Sønderborg Kommune, der bør rettes til, så tider vedrørende boligstøtte ikke længere fremgår: 13