simpelgdpr Punkt 4: Juridisk Compliance Gap-analyse

Transkript

1 simpelgdpr Punkt 4: Juridisk Compliance Gap-analyse

2

3 Punkt 4 i procestræ Klik på RISMAexecution og dernæst på Initiativer i topmenuen. Besvarelserne i Punkt 3 Interviewskema for afdelinger danner grundlag for vurderingen af jeres virksomheds compliance. I skal vurdere, hvordan persondata behandles imod Persondataforordningens krav. Klik på den lille pil helt til venstre på punkt 4 Juridisk Compliance GAPanalyse for at se underliggende niveauer.

4 Persondataforordningens artikler På andet niveau i afsnit 4 er fem overordnede dele af forordningen: Generelle princippet (Artikel 5-9) Er der procedurer som sikrer, at den registredes rettigheder kan håndteres (Artikel 12-21)? Er andre konkrete tiltag vurderet? Privacy by design/privacy by Default (Artikel 25) Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (artikel 32) Klik ind på et af initiativerne. Her finder I en dybdegående forklaring på områderne, og hvad jeres virksomhed skal være opmærksom på ift. lovgivningen i forbindelse med behandling af persondata. Vejledningerne er så vidt muligt omskrevet og forkortet til et lettere forståeligt sprog.

5 Vurder størrelse på gap På tredje niveau i punkt 4 er de specifikke artikler fra Persondataforordningen, som er relevante at tage stilling til og dokumentere at I overholder. Dette indebærer bl.a. forordningens direkte krav til virksomhedens behandling af persondata. Gennem en juridisk analyse skal I foretage en vurdering af om jeres virksomhed lever op til Persondataforordningens krav ud fra de oplistede dele. Klik ind på et punkt. Her er beskrevet, hvad området omhandler, og hvad I skal være opmærksomme på, når I behandler persondata.

6 Vurder størrelse på gap I skal tage stilling til om der er et gap, mellem måden I behandler persondata, og hvad Persondataforordningen foreskriver stort gap = rød mellem gap = gul intet gap = grin Eksempel: Marker et gult gap hvis I har har initieret handlingsplaner for at leve op til lovgivningen fx en sletteprocedurer, men denne er endnu ikke er implementeret. I nuværende status kan I skrive jeres overvejelser ift. det given gap. I RISMAexecution ved initiativprocestræet kan I få overblik over fordelingen af gaps ved trafiklysfarverne.

7 Tilkoblede aktiviteter I dropdown for tilkoblede aktiviteter kan I se alle aktiviteter i RISMA på tværs af moduler. Udsøg med søgeord for at finde specifikke aktiviteter. For at skabe overblik kan I linke til interviewskemaer for afdelinger i punkt 2, hvor virksomhedens behandlingsaktiviteter er defineret. Eksempel: der er identificeret et rødt gap ift. Artikel 17 Ret til Sletning. Dette er relevant for behandlingsaktiviteten Rekruttering, og I linker derfor hertil samt yderligere behandlingsaktiviteter, hvor der ikke er styr på sletteprocedurer. I kan linkes til flere aktiviteter, inkl. handlingsplaner og kontroller. Det er valgfrit om, I ønsker at lave links på tværs af systemet, men det er en god måde at skabe overblik og vise sammenhænge.

8 Rapporter Vælg topmenuen Rapporter. Vælg initiativtype: gap-elementer Der kan vælges en søgning på tværs af kriterier. Udsøg fx på alle røde gaps ved valg af trafiklysfarve. Vælg Visning: Fx Initiativ-liste.

9 Rapporter Klik på Dan Rapport når de ønskede søgekriterier er indtastet. Rapporten kan fx give overblik over alle røde gaps. I kan eksportere rapporten til Excel eller printe den ud.

10 Initiativer og kontroller På baggrund af gap-analysen og de identificerede gaps (røde og gule) iværksætter I handlingsplaner og kontroller for at opnå compliance. Det vil sige at I lukker de huller, der måtte være ift. Persondataforordningen og gør jeres røde og gule gaps grønne. Se punkt 6 Implementering til inspiration for handlingsplaner. I kan finde inspiration til forskellige handleplaner relateret til specifikke gaps samt kontroller, hvor der linkes til RISMAcontrols. Disse handlingsplaner og kontroller kan I linke til specifikke gaps (Punkt 4) eller behandlingsaktiviteter (Punkt 2) ved brug af Tilkoblede aktiviteter.

11 Hjælp og support Du kan hente hjælp ved at klikke på spørgsmålstegnet i nederste højre hjørne. Ved klik startes en guide rundt i systemet. Der findes direkte link til RISMAs supportside i navigationsbaren til venstre