UDKAST Devoteam A/S Lautrupsgade 13 DK-2100 Copenhagen Denmark Tel +45 20 45 07 00 Fax +45 39 43 07 77 E-mail info.dk@devoteam.com www.devoteam.dk 4. februar 2013 Bilag: Potentialer ved fælles it Dette bilag beskriver, hvor potentialer ved fælles it for UC erne må forventes at kunne findes. Bilaget er skrevet med udgangspunkt i Devoteams generelle erfaringer og på baggrund af analysearbejdet, der ligger til grund for handlingsplanen. Indledning Det må forventes, at der vil være betydelige potentialer ved at realisere en høj grad af fælles it for UC erne. Potentialerne må forventes indenfor både drifts- anskaffelses- og udviklingsopgaver. Gevinster ved fælles it for UC erne fremkommer i hovedsageligt ved tre forskellige typer af indsats: konsolidering (reduktion i antal) af den samlede systemportefølje samling af den tekniske infrastruktur 1 samling/fælles udnyttelse og dermed styrkelse af it-kompetencerne styrkelse af UC ernes købekraft og position over for leverandørerne. Efter Devoteams erfaring fra andre områder i offentligt og privat regi vil de økonomiske ved en sådan konsolidering efter en overgangsperiode kunne være: 10-20% reduktion i omkostning til systemer ved en konsolidering a. Mindre kompleks systemportefølje (=> færre krydsbindinger mellem systemerne) b. Færre platforme (=> mindre bred kompetencebehov) c. Mindre at vedligeholde og det der skal vedligeholdes er lettere at vedligeholde 10-15% reduktion i omkostninger til it-infrastrukturen ved samling af itinfrastrukturen 1 It-infrastruktur er: servere, storage, netværk og arbejdsstationer VAT N DK78068213 PBS: 02394154 Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N 4260 1335 27 IBAN: DK 46 300 4260 1335 27 CVR N 78068213
2/10 a. Lavere diversitet 15-20% reduktion på lønomkostninger ved samling/fælles udnyttelse og dermed styrkelse af kompetencer a. Bedre individspecialisering b. Specifikke kompetencer på samlet set færre individer (færre der skal dække kompetencer af for andre ved fravær) c. Færre ressourcer til fejlafklaring 15-20% reduktion i omkostning til anskaffelse a. Færre transaktionsomkostninger pga. større erfaring b. Bedre priser (større indkøbsvolumen og bedre kendskab til markedet) En samling af kompetencer vil desuden gøre det billigere og nemmere at øge servicekvaliteten og serviceomfanget. En højere servicekvalitet kan omfatte om mere robuste systemer og hurtigere responstid på nedbrud, hvilket vil medføre en forbedret ressourceanvendelse blandt øvrige medarbejdere og studerende og dermed en bedre produktivitet for UC erne. Et øget serviceomfang kan omfatte øget adgang til support, så f.eks. undervisere, der forbereder undervisning om aftenen, kan få adgang til hjælp. Hvordan findes potentialerne ved fælles it Konsolidering skal kun gennemføres, hvor der er et rationale, og det bør gøres på en sådan måde, at der tages hensyn til behovet for forretningsmæssig forskellighed UC erne imellem, og så der gives plads til innovation i relation til kerneydelsen: uddannelse. Der skal en nærmere kortlægning af det samlede systemlandskab til for at de nærmere potentialer, og denne nærmere kortlægning, bør kun gennemføres, hvor der må formodes at være et vist potentiale. Potentialeafsøgning Et egentligt første bud på umiddelbare potentialer bør findes ved en oversigtlig kortlægning af den samlede systemportefølje, der vil gøre det muligt at lede efter følgende: Samme systemer hos de forskellige UC er Samme platforme hos de forskellige UC er Samme infrastrukturkomponenter Samme leverandører Samme processer (der hvor det, der går ind i arbejdsprocessen, og det, der skal komme ud af arbejdsprocessen, er det samme i de forskellige UC er) o F.eks. standardiserede it-service-management processer (ved anvendelse af rammeværket ITIL) og
3/10 o administrative processer Typiske lavthængende frugter : o Samling af servere o Fælles mail-løsning o Fælles datadelingsløsninger Potentialevurdering For de systemområder, som en potentialeafsøgning indikerer at der konsolideringspotentialer for, skal der gennemføres en egentlig potentialevurdering. Denne potentialevurdering kan baseres på en nærmere kortlægning af forhold vedr. systemer, herunder antal brugere, forretningskritikalitet, tilknyttede arbejdsprocesser og servicekvaliteter. Eksempler på mulige konsolideringspotentialer Der er endnu ikke gennemført et egentlig potentialeafsøgning. Men i det følgende er givet et første umiddelbart bud på systemområder, hvor Devoteam umiddelbart formoder, at der kan være interessante gevinstpotentialer. Vurderingen i det følgende bygger på nogle få oversigtlige oplysninger om UC ernes it-forhold, en drøftelse med it-udvalget under RADU samt Devoteams generelle erfaring. Beskrivelsen er struktureret efter en systemtænkning, der er illustreret i figur 1.
4/10 Figur 1 - Systemmodel for alle komponenter. Jo højere i stakken, jo større analyser skal der foretages for at vurdere de egentlige konsolideringspotentialer. For Infrastruktur, platforme og basissystemer er der erfaringsmæssigt gode konsolideringspotentialer (hvorfor de er markeret grønne). Der vil ofte være væsentlige konsolideringspotentialer for standardforretningssystemer, mens store konsolideringspotentialer for specielle forretningssystemer kræver ensartede forretningsprocesser. Indenfor de forskellige it-områder er beskrevet en række identificerede hovedelementer, og for hver af disse er der givet en beskrivelse af, hvilken fællesskabsindsats der vil kunne realisere en række potentialer, og hvad disse potentialer så i givet fald kunne være. Den samlede potentialevurdering er for hvert hovedelement kategoriseret i,, Usikker. Vurderingen er udtryk for en samlet vurdering af gevinstens størrelse usikkerheder om potentialeniveauet omkostningen ved at realisere potentialet. er udtryk for en umiddelbar vurdering, af at potentialet står mål med indsatsen og usikkerheden. Potentialet bør dog analyseres nærmere for at kvalificere den faktiske potentialestørrelse samt beskrive nødvendig indsats og reducere usikkerhederne. er udtryk for en vis usikkerhed om nødvendig indsats og faktisk potentiale. Usikker betyder, at der enten er en risiko for, at potentialet ikke står mål med den nødvendige indsats, at potentialet er lille eller af andre årsager ikke er et område, der bør ændres på.
5/10 Infrastrukturkomponenter Der er ikke nogen faste definitioner på, hvordan man i alle tilfælde skelner mellem Infrastrukturkomponenter, platforme og basissystemer. Med den definition, der benyttes i dette bilag, er infrastrukturkomponenter en række fysiske enheder, dvs. servere, storage, netværk og computere (pc er). Infrastrukturkomponent Fælles Indsats Servere Samling af servere og fælles indkøb (fortsat behov for nogle lokale servere) Driftsmæssige Færre servere og billigere vedligehold pr. server Desktop Fælles indkøb set bedre driftsøkonomi. Bedre mulighed for systematisk genbrug af PC er mm Øvrige infrastrukturkomponenter Fælles indkøb potentialevurdering Leverandøropfølgning Bedre pris Lidt billigere pris ved anskaffelse gennem fælles udbud. Pris og service Platforme Platforme dækker over typiske komponenter som Virtualiseringsplatform Desktopplatform Databaser Operativsystemer Middleware Platform Fælles Indsats Driftsmæssige Virtualiseringsplatform Alle servere på en virtualiseringsplatfor m Billigere og bedre serverplatform. hed for private cloud potentialevurdering
6/10 Desktopplatform Databaser IdM Identity Management Øvrige platforme Fælles standardiseret pc er og laptop standardiseres på tværs. F.eks. i form af et fælles klargøringscenter (hvis der vælges en BYOD 2 -strategi, er fællesindsatsen en anden, men potentialearten er den samme og mere til) F.eks. fælles databaseløsninger fremadrettet i forhold til at understøtte forskningsopgaver Fælles løsning fremadrettet set bedre driftsøkonomi. set færre ressourcer til adgangs- og identitetsstyring Øget klargøringsautomatik ( set færre images, men flere forskellige typer af images) Basissystemer Basissystemer er systemer, som findes i alle organisationer, og hvor man aldrig laver egenudvikling. Basissystem Fælles indsats Driftsmæssige Kontorsoftware Én aftale med Microsoft Bedre integration til fælles it-systemer Det licensmæssige potentiale vil være begrænset idet priserne i forvejen er lave (særlige academiclicensvilkår for undervisningsinstitutio ner) potentialevurdering 2 BYOD Bring Your Own Devive en strategi hvor man i stedet for at standardisere desktoppen, gør det modsatte, så den enkelte bruger selv kan vælge, hvilket udstyr han eller hun vil anvende. Kræver et strategiskift i forhold til hvordan it-service rent teknisk leveres til brugerne.
7/10 Basissystem Fælles indsats Driftsmæssige Post og kalender Videokonferencesystem Realtidskommunikationss ystemer (chat mm) Telefoni Software der understøtter it-driften (f.eks. helpdesk). En mail-løsning i stedet for 6 og 1 lotus notes (f.eks. også overveje cloudløsninger) F.eks. fremadrettet levere som en fællesservice som det der finders på flere danske universiteter i dag Fremadrettet kunne dette være en integreret del af en post- og kalenderservice En platform i stedet for syv. En telefoniaftale i stedet for syv med to forskellige udbydere. Evt. gennem et indkøbsfællesskab Fælles system med mulighed for fælles database og individuel database. Mht. helpdesk, så er der gennemført en fælles anskaffelse. Billigere at drifte en exchange end at drifte 7 forskellige mailløsninger. Mere driftsstabil og mindre supportkrævende løsning Mere integreret og mindre supportkrævende løsning Billigere telefoni pga. stærkere købermagt Hjælp fra flere UC er til løsning af komplicerede opgaver. hed for øget åbningstid. F.eks. telefon-/chatsupport om aften for undervisere der skal forberede undervisning. Billigere samlet anskaffelse potentialevurdering
8/10 Forretningssystemer Forretningssystemer er dels systemer, der understøtter de administrative støtteprocesser, dels systemer der understøtter de primære forretningsprocesser (produktion, markedsføring, salg og udvikling). Forretningssystem Fælles indsats Driftsmæssige Undervisningssystem er /-applikationer Evalueringsplatform Hjemmesidesystem (CMS) Bistand til UC ernes udbud (f.eks. til Adobe fotoshop) og leverandørstyring. Det er vigtigt at fasthold stor frihed til didaktisk udvikling. Fælles SurveyExact (fælles aftale) Et CMS i stedet for seks, som tilpasses de enkelte UC ers behov. Indhold og særlige funktionsbehov udvikles lokalt 3. Reduktion i antal af licenser (fjerne dobbelt-licenser). En udfordring som kan blive større med BYOD. Billigere og bedre support og drift Bedre oppetid, bedre hjælp på tværs til funktioner Bedre og/eller billigere løsninger Bedre leverandørhåndteri ng Bedre pris Bedre pris Flere funktioner potentiale -vurdering Usikker 3 Det bemærkes, at en række kommunale biblioteker er gået i udviklingssamarbejde for at skabe et CMS der passer til deres behov (se evt. http://ting.dk/groups/dingting).
9/10 Forretningssystem Fælles indsats Driftsmæssige Studieadministrative systemer og andre systemer til understøttelse til studieadministration LMS (Learning Management System) Bibliotekssystemer Kursussystemer Skemalægningssyste mer Betalingssystemer for studerende Gennemføre handlingsplanens udmøntning af indsatsområde om fælles studieadministrati ve systemer (Bemærk at der er igangsatte initiativer vedr. afklaring af STADS/SIS og anskaffelse af praktikportal) Fælles anskaffelse og drift af LMS 4 Fælles bibliotekssystem også med CFU Fælles kursussystem også med CFU Konsolidering af de nuværende skemalægningssy stemer (en del af handlingsplanen) Fælles betalingssystem Billigere og bedre support og drift Billigere som fælles service Bedre drift og sikkerhed Få udviklet løsninger, der ikke kan løftes af det enkelte UC. Bedre produkt til en billigere pris Licensbesparelser og billigere at bygge et fælles repositorium op, i stedet for syv. Kun købe en gang til alle syv potentiale -vurdering Usikker Statslige løn og økonomisystemer Flexsystemer (mtid og lignende) Ressourcestyringssystemer Fælles tilgang til anvendelse af statslige systemer Bedre samarbejdspartner/ forhandlingspositio n ift. ministerier 4 Det bemærkes, at dette tidligere er forsøgt. Men der burde være et stort potentiale, bl.a. fordi det bliver stadig vigtigere, at der er et godt interaktionsværktøj med de studerende
10/10 Forretningssystem Fælles indsats Driftsmæssige Fakturering- /indkøbssystem Budget og rapporteringssystem Lønrapportering ESDH Den fælles indsats må afhænge af de aktuelle lokale planer og de nuværende håndteringer af bilag, rejseafregninger mm. Der er et forslag om Datawarehouse i handlingsplanen Der foregår en række afklaringer vedr. SLS. Disse afklaringer kan være retningsgivende for evt. fælles indsats på dette område Trinvis konsolidering mod en fælles løsning potentiale -vurdering Kopi og print Fælles løsning Billigere at drifte Studiekort/adgangsko Fælles løsning Billigere at drifte Billigere at anskaffe ntrol (har relation til IdM) Medarbejderprofiler Cloud, datasikkerhed Fælles teknisk, Bedre Compliance mv. forretningsmæssi g og juridisk kompetence Eksamenssystemer Fælles løsning er en del af handlingsplanen Billigere at anskaffe