Indhold. 2

Transkript

1 IT Server Outsourcing Præsentation til RMU den 1. december

2 Indhold 1. Baggrund 2. Omfang 3. Omfang, teknologi versus services 4. Indvirkning på økonomi 5. Indvirkning på medarbejdere 6. Indvirkning på arbejdsgange 7. Proces forløb 8. Næste skridt 2

3 1. Baggrund I omstillingsplanen indgår som en del af besparelsesforslag 12, outsourcing af IT-specifikke opgaver" en analyse af outsourcing mulighederne inden for it-driftsområdet (servere, storage og maskinstuer) og herunder vurdering af mulighederne for at gennemføre en hurtigere og øget konsolidering. Deloitte har bistået regionen i forbindelse med analysen, som er gennemført i perioden ultimo april til ultimo september Resultaterne fremgår af vedlagte bilag, Konklusioner på sourcinganalyse af serverdrift. Analysen viser, at regionen ved en videreførelse af den nuværende drift af it-services, inkl. løbende rationaliseringstiltag mv., vil have en støt stigende driftsudgift i de kommende år, således at den årlige udgift om 5 år vil være 50% højere end nu. Analysen konkluderer endvidere, at stigningen i driftsudgifterne vil kunne undgås gennem en delvis outsourcing og konsolidering af området. 3

4 2. Omfang Omfanget af outsourcing begrænser sig til at omfatte 50% af regionens ca windows-servere som ikke er kritiske kliniske systemer og omfanget af den intensiverede konsolidering omfatter de øvrige 50% som er kategoriseret som kritiske kliniske systemer. Kliniske systemer Administrative systemer Forskning og innovation Infrastruktur systemer Applikations-, middleware- og databasedrift Storage- og backupdrift Epj-system (Midt-epj) Tværgående parakliniske systemer (fx Patologi, LABKA II, MADS, ProSang) Specialespecifikke systemer og epj er (fx øjne, social, psykiatri) Forældede epj er (Viborg, Horsens og GS) Forvaltningsunderstøttende systemer (fx Økonomi/Indkøb/SAP, InfoRM, HR) Facilitets- og bygningssystemer (fx bygningsvedligehold, nøgler, kantine) Standardiserede basissystemer (fx video, mail, mobility, CMS) Forskning og innovation Centrale tværgående infrastruktursystemer Lokale hospitals infrastruktursystemer Serveredrift inklusive operativsystem Maskinstuedrift 4

5 3. Omfang, teknologi vs services Services på Tværs af teknologier Kliniske systemer Administrative systemer Forskning og innovation Infrastruktur systemer Applikations-, middleware- og databasedrift Storage- og backupdrift Epj-system (Midt-epj) Facilitets- og bygningssystemer (fx bygningsvedligehold, nøgler, kantine) Standardiserede basissystemer (fx video, mail, mobility, CMS) Serveredrift inklusive operativsystem Teknologier på tværs af services Tværgående parakliniske systemer (fx Patologi, LABKA II, MADS, ProSang) Specialespecifikke systemer og epj er (fx øjne, social, psykiatri) Forældede epj er (Viborg, Horsens og GS) Eks. Post & kalender Forvaltningsunderstøttende systemer (fx Økonomi/Indkøb/SAP, InfoRM, HR) Eks. Sharepoint Øvrige (nye) services Forskning og innovation Centrale tværgående infrastruktursystemer Lokale hospitals infrastruktursystemer Maskinstuedrift 5

6 4. Indvirkning på økonomi For den kombinerede løsning bestående af delvis outsourcing af ikke kritiske kliniske it-services og delvis intensiveret regional konsolidering af de kritiske kliniske systemer har analysen påvist et besparelsespotentiale på 107 mil kr. over 5 år inklusive anlægsinvesteringer svarende til en samlet besparelse på 23 % i forhold til basis-scenariet. Omkostninger mil kr. 110,0 105,0 100,0 95,0 90,0 85,0 80,0 75,0 70,0 65,0 60,0 Udgangspunkt År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Basisomkostninger i alt Regional konsoldiering i alt Delvis outsourcing i alt 6

7 5. Indvirkning på medarbejdere Den direkte indvirkning af eventuel outsourcing er kun på it afdelingen, primært på området Server & Storage. Et begrænset antal medarbejdere kan blive tilbudt at blive overdraget til outsourcingleverandøren eller blive omplaceret indenfor regionen. Antallet er endnu ukendt. Øvrige områder kan blive indirekte berørte i forhold til ændrede arbejdsgange. RM-IT Stab Udvikling Produkter IT-Drift Kunder & Support Arkitektur & Design Projekter & Metoder Appl. & Klienter Netværk Server & Storage (12 ÅV) Driftplanlægning Mobilsupport Servicedesk 7

8 6. Indvirkning på arbejdsgange Leverandører RMIT Institutioner Outsourcing Samarbejdsmodel med leverandører (nye samarbejdsprocesser) Hospitaler RM-IT Øvrige Samarbejdsmodel med kunder (f.eks. Servicedesk, projektopstart o.lign.) Regionshuse Sociale 8

9 7. Processforløb for udbudsfasen Fase 1 Forberedelsesfasen Fase 2 Udbudsfasen Fase 3: Transitionsfasen Fase 4 Steady state driftsfase Prækvalifikation Tilbud Spørgsmål og evt. præsentation Leverandøraktiviteter Kontraktindgåelse Min 30. dage Min 40. dage Min 10. dage Behovsopgørelse og succeskriterier Udbudsaktiviteter Kontraktstruktur og kritiske områder Udarbejdelse af hovedkontrakt og udbudsmateriale Forberedelse til valg af leverandør (evalueringsmodel) Tilbudsevaluering og afklaringer Kontraktindgåelse Styring af transition og koordinering af leverandør Kortlægning af itlandskab, kontrakter, dokumentation Udarbejdelse af suppl. dokumentation, evt. modernisering af platform Centrale milepæle Opstart Udbudsstrategi Leverandøraktivitet Udbudsbekendtgørelse Prækvalifikationsfrist Tilbud leveret Leverandør valgt (tildeling) Leverandør valgt, og kontrakt underskrevet Overtagelsesprøve Udsendelse af udbudsmateriale Fase 1 Fase 2a Fase 2b Fase 2c Fase 2d Udbudsproces It-landskab 9

10 8. Næste skridt 1. Direktionens godkendelse af Projektforslag mhp. udarbejdelse af Projektbeskrivelse til godkendelse om at igangsætte udbuddet. 2. Sammensætte styregruppe og projektorganisation, herunder inddragelse af IT s LMU 1. Udarbejdelse projektbeskrivelse, herunder 1. Kommunikationsstrategi og -plan (forretningen, brugere/medarbejdere, leverandører) 2. Afklaring med hensyn til 1. Verifikation af informationer og forudsætninger 2. Strategiske valg, som et evt. udbud skal basere sig på 3. Udarbejdelse af løsning 4. Udarbejdelse af ressourceplan, herunder personale- og kompetancebehov 5. Udarbejdelse af business case 2. Fremlægge projektbeskrivelse til godkendelse. 10

11 9. Rammer og principper Gennemførslen af udbud og intensiveret konsolidering skal ske under iagttagelse af RMIT s værdier med hensyn til Dialog, Dygtighed og Dristighed RMIT s Vision, Mission og Strategi Vision: IT vil forstå, forene, forbedre og forny det digitale Region Midtjylland Mission: Levere forretningsoriterede ydelser på højt niveau Sikre stabilitet, sikkerhed og tilgængelighed Innovere, effektivisere og forbedrer dialog med forretningen Strategier: Forretningsdrevet Standardisering Styring Kompetencer Kultur Regionens MED aftale Regionens Udbudspolitik Regionens Projektstyringsmodel 11

12 6. Indvirkning på arbejdsgange Outsourcingen vil introducere en mere formaliseret governancemodel mellem leverandøren, RMIT og forretningen, og som vil påvirke de nuværende samarbejdsprocesser og fremme en mere struktureret anvendelse af driftsprocesserne. Kundens it-organisation Tværorganisatoriske processer Risk Management Architecture Styring Udvidelser/ ændringer Projekter/ ressourcebehov Kontraktstyring (generelt) Driftsstyring (dagligt) Ændringer og projekter Contract Management Incident Management Capacity Management Demand Management Relationship Management Procurement Financial Controlling Service Level Management Problem Management Major Incidents Management Change Management Availability Management Service Catalogue Management Release and Deployment Mgmt Request Fulfilment (customised) Request Fulfilment (standardised) 12