Trade Finance Online Brugervejledning
Indholdsfortegnelse Trade Finance Online 3 Funktionsknapper 4 Faneblade 5 Bulk operations 6 Skærmbilleder generelt 9 Import 11 Importremburs 12 Ændring til en importremburs 18 Importinkasso 22 Anmodning om frigivelse/udleveringsgaranti 23 Eksport 25 Eksportinkasso 26 Eksportremburs 30 Transferering, Udbetalingsordre og Transport 31 Deal Message 32 Attachments 34 Inquiry 36 Transaction status 36 Open deals 38 Deal History 39 Deal Select 41 Payments 42 Reports 43 Customize 44 Preferences, herunder e-mailbeskeder 45 Parties 48 Clauses 49 Template 51 Signature levels supervisorfuktion 52 Users supervisorfunktion 53 Clients supervisorfunktion 55 Purge supervisorfunktion 56 Kontakt 57 Trade Finance Online Brugervejledning 2
Trade Finance Online Sådan kommer du ind i systemet I Sydbank Online Banking starter du Trade Finance Online i menuen Trade Finance Online. Sådan ser systemet ud: Menupunkter Funktionsknapper Faneblade Bulk Operations I de følgende afsnit uddyber vi de forskellige dele af systemet. Trade Finance Online Brugervejledning 3
Funktionsknapper Beskrivelse af funktionsknapper Inbox Home Forms Feedback Help Logoff Starter i Incoming Correspondence (default). Du kan selv ændre dette under Customize/Preferences. Samme funktion som Inbox. Diverse formularer bl.a. Veksler Frigivelse Garantianmodning Transfereringsanmodning Transport Udbetalingsordre Instruktionsbrev til bank Instruktionsbrev til køber Send mail til bankens Trade Finance-afdeling. Hjælp til systemet (denne brugervejledning). Afslut Trade Finance Online. Trade Finance Online Brugervejledning 4
Faneblade Beskrivelse af faneblade Incoming Correspondence Payment/Acceptance Signature Required Transaction in Process Oversigt, der viser indgående korrespondance fra Sydbank. Du kan printe brevene/notaerne og fjerne dem fra oversigten (de bliver dog arkiveret i systemets historik). Sager, som du skal behandle, og som banken afventer svar på. Sager, der mangler godkendelse dog kun sager, som den pågældende bruger kan godkende. Sager, der ikke er færdiggjort. Kan bruges til udkast til leverandør. Trade Finance Online Brugervejledning 5
Bulk Operations Bulk Operations giver dig mulighed for at udføre en funktion på et bundt af sager. Hvilke funk tioner, du kan benytte, afhænger af fanebladet. Du vælger funktionen Bulk Operations i bunden af fanebladet. Fra Incoming Correspondence Delete Print Fjerner de sager fra oversigten, der er markeret med flueben i venstre side. Printer de sager, der er markeret med flueben i venstre side. Trade Finance Online Brugervejledning 6
Fra Payment/Acceptance Pay Sender instruks om betaling på de sager, der er markeret med flueben i venstre side. Fra Signature Required Sign Godkender de sager, der er markeret med flueben i venstre side. Trade Finance Online Brugervejledning 7
Fra Transaction in Process Sign Delete Godkender de sager, der er markeret med fl ueben i venstre side. Sletter de sager, der er markeret med fl ueben i venstre side. Trade Finance Online Brugervejledning 8
Skærmbilleder generelt Generelt i bunden af skærmbilleder Save Sign Template Back Gemmer sagen som kladde under Transactions in Process. Godkender sagen, og sender til banken eller til godkendelse, hvis der skal underskrives to i forening. Opretter en skabelon til senere brug. Du kan ændre i den eller slette den under Customize Template. Gå tilbage uden at gemme data. Vi anbefaler, at du benytter Back i stedet for krydset i øverste højre hjørne, da du ellers nemt kan lukke hele TFO ved en fejl. Trade Finance Online Brugervejledning 9
Ikoner på skærmbilleder Feltet kan også bruges til dine egne noter. Start teksten med Egne noter. Klik på dette ikon for at åbne hele tekstfeltet. Når du lukker igen, gemmes det, du har tilføjet. Klik på dette ikon for at hente og tilføje dine egne standardtekster/clauses. Se beskrivelse af Clauses i afsnittet Customize. Trade Finance Online Brugervejledning 10
Import Beskrivelse af menupunkt Letter of Credit Letter of Credit Template Amend Letter of Credit Release of Goods Release of Goods Template Deal Message Copy From Opret en ny remburs. Find egne gemte skabeloner. Menupunktet findes kun, hvis du har oprettet skabeloner af denne type. Opret en ændring til en aktiv remburs. Bestil en frigivelse af varer (udleveringsgaranti). Egne gemte skabeloner. Menupunktet findes kun, hvis du har oprettet skabeloner af denne type. Skriv en besked til banken på en aktiv sag (deal no). Du har mulighed for at vedlægge en pdf-fil. Opret en ny remburs ud fra en kopi af en tidligere remburs, som den så ud, da du oprettede den første gang. Du kan også bruge en template (skabelon) i stedet, fordi du kan tilpasse denne efter behov. Vi anbefaler, at du bruger Letter of Credit Template i stedet for Copy From. Trade Finance Online Brugervejledning 11
Importremburs Sådan opretter du en ny remburs eller en ny template. Your Reference No Ref. No Required Deal No Amount Currency Maximum Amount Expiry Date Expiry Place Din reference fx ordrenr., fakturanr. eller kontraktnr. Marker Ref. No Required, hvis du ikke angiver noget i Your Reference No. Der dannes et vilkårligt referencenr. Når du har sendt anmodningen, og banken har oprettet rembursen, får sagen automatisk et Deal No. Dette er rembursnummeret, som bruges overfor udenlandsk bank og leverandør. Rembursbeløb. Tast rembursens møntsort eller vælg i dropdown-menu. Not exceeding: Det beløb, der maksimalt må trækkes under rembursen. Allow tolerance: Udsving i beløb er tilladt. Skriv det tilladte udsving i +/- %-satser i næste felt. Gælder tilladt interval både beløb og mængde, så skriv Above tolerance applies to quantity and amount i feltet Add. Amounts Covered. Accepterer du kun det nøjagtige beløb, angiver du dette i varebeskrivelsen Description of Goods, og dellevering må så ikke være tilladt. Skriv fx i varebeskrivelsen no tolerance acceptable. Tast eller vælg udløbsdato i kalenderfunkti onen. By/land, hvor dokumenter skal præsenteres. Som oftest leverandørens hjemland, hvor leverandøren indleverer dokumenter. Trade Finance Online Brugervejledning 12
Settlement Data Available With Udfyldt med ANY BANK. Kan ændres til bl.a. ADVISING BANK. Available By Negotiation er standard. Deferred payment: Udskudt betaling/kredittid. Betalingsdatoen er anført som xx antal dage efter præsentation af transportdokument, afskibningsdato eller sight. Anvendes kun, hvis rembursen skal være betalbar i udlandet, eller hvis leverandøren har bedt om at få rembursen bekræftet (confirmed). Udfyld i så fald også Confirm under afsnit Terms og antal dage i Drafts At under afsnittet Texts. Skal rembursen være med kredittid, men ikke bekræftet eller betalbar i udlandet, brug Available By Negotiation og udfyld betalingsbetingelser i Drafts At under afsnittet Texts. Mixed payment: Eksempel 60 % betales at sight/modtagelse af dokumenter 40 % som deferred payment, fx 30 days sight. Indtast oplysninger i feltet Mixed/Def Pay Details under afsnittet Texts. Trade Finance Online Brugervejledning 13
Payment: Anvendes, hvis rembursen skal være betalbar i udlandet. Den udenlandske bank vil i så fald afregne til sælger, når dokumenterne præsenteres der. Anvendes normalt kun, hvis leverandøren har bedt om at få rembursen bekræftet. Acceptance bruges ikke. Drafts Drawn On Shipment Not Later Than Place of Receipt Port of Loading Place of Delivery Port of Discharge Sydbank (må ikke ændres). Seneste afskibningsdato. Kan udfyldes men er ikke krævet. Hvis der er flere afskibningstidspunkter, kan du specificere disse i varebeskrivelsen. Afsendelsessted. Afsendelseshavn eller -lufthavn. Ankomststed. Ankomsthavn eller -lufthavn. Participants Beneficiary Advising Bank Indtast leverandørens navn eller hent data på leverandører, som er oprettet under Customize/Parties. Vi anbefaler, at du benytter Parties. Indtast SWIFT/BIC (helst) eller alternativt bankoplysninger. Skriver du ikke noget i Advising Bank, vælger Sydbank en korrespondentbank i sælgers land. Trade Finance Online Brugervejledning 14
Terms Partial shipment Transferable Confirm Transhipment Irrevocable Vælg, om dellevering er tilladt eller ej. Hvis der er flere afskibningstidspunkter, kan du specificere disse i varebeskrivelsen. Udfyldt med NO. Kan ændres til YES, hvis dette er aftalt. Udfyldt med WITHOUT. Kan ændres til CONFIRM, hvis dette er aftalt. Vælg, om omladning er tilladt eller ej. Hvis container benyttes, vil omladning altid være tilladt. Udfyldt med YES (må ikke ændres). Texts Draft at Mixed/Def Pay Details Presentations Period Betalingsbetingelser fx Sight, 60 days sight, 60 days after shipment (bemærk maks. 3 linjer). Udfyldes, hvis du har valgt Mixed payment eller Deferred Payment i feltet Available By under afsnittet Settlement Data (bemærk maks. 4 linjer), se evt. side 13. Antal dage beneficianten har til præsentation af dokumenter. Standard ifølge rembursreglerne er 21 dage. Trade Finance Online Brugervejledning 15
Texts Description of Goods Required Documents Additional Conditions Kort varebeskrivelse samt evt. henvisning til proformafaktura eller ordrebekræftelse. Husk også leveringsbetingelse/incoterms fx FOB eller CIF. Her specifi cerer du også evt. delleveringer under rembursen (bemærk maks. 99 linjer). Åbn hele feltet for at få vist alle dokumenter. Feltet er udfyldt med de mest almindelige dokumenter, som du kan slette eller rette i efter behov (bemærk maks. 99 linjer). I Clauses Library fi ndes yderligere generelle dokumentforeslag. Jeres egne clauses (kan frit oprettes og redigeres jvf. side 49) vil også stå i Clauses Library. De forlods udfyldte Clauses starter med sy i Clause ID nummer, og kan ikke redigeres. Andre forhold fx Third Party Documents Acceptable (bemærk maks. 99 linjer). Trade Finance Online Brugervejledning 16
Shipment Period Add. Amounts Covered Charges Comments to Sydbank Specifikation af bestemt periode eller perioder for afskibning (bemærk maks. 6 linjer). Kan være fx forsikringspræmie, fragtomkostninger, renter eller hvis en evt. udsvingsret/tolerance også skal gælde varemængde (bemærk maks. 4 linjer). Udfyldt med omkostningsfordeling kan ændres (bemærk maks. 6 linjer). Har du kommentarer til din remburs, kan du skrive det til Sydbank. Skriv også gerne dit navn og telefonnr./mailadresse (bemærk maks. 6 linjer). Trade Finance Online Brugervejledning 17
Importremburs Sådan bestiller du en ændring. Deal No Reference No Search Kan udfyldes med Deal No på den sag, du ønsker at ændre. Kan udfyldes med Reference No (din egen reference) på den sag, du ønsker at ændre. Søg efter de sager, der opfylder kriterierne. Hvis hverken Deal No eller Reference No er udfyldt, får du en komplet liste over sager, som du kan bestille en ændring på. Ændring Tryk på den grønne pil for at ændre. Du har kun adgang til de felter, som du kan ændre i rembursen. Trade Finance Online Brugervejledning 18
General Details Increased By Decreased By Maximum Amount Tolerance Expiry Date { Det beløb, rembursen evt. skal forhøjes med. Det beløb, rembursen evt. skal nedskrives med. Feltet er udfyldt med de oplysninger, rembursen oprindeligt er udstedt med. Trade Finance Online Brugervejledning 19
{ Settlement Data Available With Available By Drafts Drawn On Shipment Place of Receipt Place of Loading Port of Discharge Place of Delivery Feltet er udfyldt med de oplysninger, rembursen oprindeligt er udstedt med. Overskriv det, du ønsker at ændre. Trade Finance Online Brugervejledning 20
Texts Add. Amount Covered Narrative Shipment Period Feltet er udfyldt med de oplysninger, rembursen oprindeligt er udstedt med. Hvis der er ændringer til Beneficiary, Documents, Description of Goods eller Additional Conditions, skriver du ændringerne i dette felt. Eksempler: Please amend Beneficiary to read: xxxx Please add under Description of Goods: xxxx Please delete under Documents: Certificate of Origin Please amend under Description: Invoice No. B1234 Instead of A1234 Feltet er udfyldt med de oplysninger, rembursen oprindeligt er udstedt med. Trade Finance Online Brugervejledning 21
Advisering om Importinkasso Du modtager en advisering om en Importinkassosag under Incoming Correspondence. Bemærk: Det er muligt at få en mail, når der kommer en ny inkassosag, eller der sker ændringer i sagen. Se mere på side 46. Incoming Correspondence Payment/Acceptance Betalingsinstruktion til banken er klar til udfyldelse under fanen Payment/Acceptance. Bemærk, at dette kun gælder ved Sightinkassosager. Vælg Pay for betaling Vælg Reject ved afvisning Betaling Veksel Efter accept Ved betaling modtager du inkassodokumenterne med anbefalet post og notaen modtager du under Incomming Correspondense. Hvis inkassosagen/er indeholder en veksel, der skal accepteres, bliver den sendt til dig. Når vekslen er accepteret med stempel og underskrift, returnerer du den sammen med betalingsinstruktion til banken. Efter accept sendes inkassodokumenterne til dig som rekommanderet post. Trade Finance Online Brugervejledning 22
Anmodning om frigivelse/udleveringsgaranti Når du beder om en frigivelse, forpligter du samtidig dit firma til at betale for varepartiet, når dokumenterne fremkommer, dvs. du mister retten til at afvise betaling under en importinkasso eller en importremburs. Hvis du ikke ønsker at forpligte dig til det, skal du i stedet bede speditøren undersøge muligheden for at oplagre varepartiet. General Details Customer Ref. No Ref. No not required Amount Currency Lc Number Send Guarantee By Vessel Release of goods Dit ref.nr. Marker Ref. No not required, hvis du ikke angiver noget i Customer Ref. No. Der dannes et vilkårligt referencenr. Beløb. Tast møntsort eller vælg i dropdown-menu. Rembursnr., hvis frigivelsen vedrører en remburs ellers blank. WIRE (må ikke ændres). Udfyldes ikke. Markeres. Trade Finance Online Brugervejledning 23
Participants Shipping Company Husk fax nr. Indtast modtager af frigivelsen eller hent data på modtager, som er oprettet under Customize/Parties. Texts Special instructions Transport Mode + Ref. No Udfyld med de manglende oplysninger. Transportdokument og nr. som oplyst af speditøren. Der skal ikke medsendes yderligere dokumentation. Trade Finance Online Brugervejledning 24
Export Beskrivelse af menupunkt Direct Doc Collection Direct Doc Collection Template Regular Doc Collection Regular Doc Collection Template Deal Message Copy From Opret en ny direkte inkasso. (Du sender selv dokumenter til udenlandsk/købers bank). Find egne gemte skabeloner. Menupunktet findes kun, hvis du har oprettet skabeloner af denne type. Opret en ny almindelig inkasso. (Du sender dokument til Sydbank, og vi sender til købers bank). Find egne gemte skabeloner. Menupunktet findes kun, hvis skabeloner af denne type er oprettet. Skriv en besked til banken. Du har mulighed for at vedlægge en pdf-fil. Opret en ny inkasso (både direkte og almindelige) ud fra en kopi af en tidligere inkasso, som den så ud, da du oprettede den første gang. Vi anbefaler, at du benytter Doc Collection Template (modelfolder) i stedet for Copy From. Trade Finance Online Brugervejledning 25
Eksportinkasso I Direct Doc Collection og Regular Doc Collection indtaster du det samme. Eneste forskelle er, at der dannes et brev til: Den udenlandske bank, hvis du vælger Direct Doc Collection. Sydbank, hvis du vælger Regular Doc Collection. Sådan opretter du en ny inkassosag. General Details Amount Currency Collection type Send document via Invoices Tast inkassobeløb. Tast møntsort eller vælg i drop down-menu. Export doc collection (må ikke ændres). Letter (må ikke ændres). Indtast dit faktura nr./reference nr. og beløb i felterne under boksen og klik Add. Nu er fakturaen tilføjet listen. Ved forskellige forfaldsdatoer, opret en linje pr. forfald. Du kan redigere i indtastede fakturaer ved at markere linjen, rette i felterne forneden og klikke Update. Du sletter en linje ved at markere den og klikke Delete. Trade Finance Online Brugervejledning 26
Participants Drawee Collecting Bank Indtast kundens navn eller hent data på kunden, som er oprettet under Customize/Parties. Indtast bankens navn og adresse skal udfyldes. Anfør også gerne SWIFT/BIC i feltet Country fx Danmark / SYBKDK22. Terms Advise Honor By Protest Non Payment Protest Non Acceptance Advise dishonor By Vælg SWIFT. Vælg PROTEST, hvis du ønsker en notars bekræftelse på, at køber nægter at betale vekslen. Det giver mulighed for hurtigere retsforfølgelse, men det vil medføre ekstra omkostninger. Se beskrivelsen under Protest Non Payment. Vælg SWIFT. Trade Finance Online Brugervejledning 27
Collect Charges From Hvem betaler udenlandske omkostninger? Drawee: Betales af kunden i udlandet. Drawer: Betales af dig. Skal Sydbanks omkostninger betales af kunden i udlandet, anfører du dette i Sender To Receiver Info. Se feltet længere nede. Deliver Docs Against Requested Documents Vælg det aftalte. Payment: Betaling. Acceptance: Accept af veksel. Promissory: Bruges ikke. Vælg dokumenter i boksen til højre med piltasterne. Marker et dokument i boksen til venstre og indtast antal i felterne under. Vælg Apply. Texts Payments Schedule Skriv betalingsbetingelsen fx Sight, 120 days acceptance. Ved flere forfald, husk at angive beløb ved hvert forfald. Trade Finance Online Brugervejledning 28
Sender to Receiver Info Evt. yderligere instruktioner om udleveringen af dokumenterne. Hvis Sydbanks omkostninger skal betales af kunden i udlandet og kan frafaldes, skriver du: Collect Sydbank s charges from drawee. Hvis Sydbanks omkostninger skal betales af kunden i udlandet og ikke kan frafaldes skriver du: Collect Sydbank s charges from drawee and do not waive. Comments to Sydbank Her kan du skrive kommentarer til Sydbank. Når sagen er godkendt, udskrives et af disse breve. Direct Doc Collection Inkassoinstruktion til den udenlandske bank. Den sender du med kurer sammen med dokumenterne. Sydbank bekræfter inkassosagen overfor den udenlandske bank. Regular Doc Collection Følgebrev til Sydbank. Send følgebrev rekommanderet eller med kurer til Sydbank sammen med dokumenterne. Trade Finance Online Brugervejledning 29
Eksportremburs Du modtager advisering om en Eksportremburs under Incoming Correspondence. Bemærk: Det er muligt at få en mail, når der kommer en ny remburs, eller der sker ændringer i sagen. Se mere på side 46. Incoming Correspondence Advisering af ny eksportremburs Klik for at se rembursteksten Ændringer Kvittering Andre hændelser Ændringer adviseres på samme måde som nye eksportremburser. Når Sydbank har modtaget dokumenterne og kontrolleret dem, modtager du en kvittering for modtagelse under Incoming Correspondence. Meddelelser om andre hændelser under eksportrembursen, fx accept meddelelser og afvisninger, vises ligeledes under Incoming Correspondence. Klik og vælg Remburser Dokumenter til Sydbank Instruktionsbrev Dokumenter under rembursen skal sendes fysisk til banken. Du finder Instruktionsbrevet under Forms. Trade Finance Online Brugervejledning 30
Transferering, Udbetalingsordre og Transport Hvis en eksportremburs er udstedt med mulighed for transferering, kan den videregives helt eller delvist til en evt. producent, så den dækker dit indkøb. Det forudsætter bl.a., at varen skal sendes fra producenten direkte til din kunde. Sådan gør du Klik og vælg Remburser Dokumenter til Sydbank Uigenkaldelig transfereringsanmodning Udfyld formularen Uigenkaldelig transfererings - anmodning fra Rembursmenuen. Gem formularen som pdf-fil. Udbetalingsordre Uigenkaldelig transport Send anmodningen via Deal Message Udfyld formularen Udbetalingsordre/remburs fra Rembursmenuen. Gem formularen som pdf-fil. Udfyld formularen Transport/eksportremburs fra Rembursmenuen og gem den som pdf-fil. Gå herefter tilbage til Trade Finance Online og send anmodningen som Deal Message på den aktuelle sag, fx med en af følgende tekster: Ved Transferering: Vi bekræfter, at vi ønsker at transferere denne Remburs. Ved Udbetalingsordre: Vi bekræfter indsendte Udbetalingsordre på denne Remburs. Ved Transport: Vi bekræfter indsendte Transport på denne Remburs. Du vedhæfter den gemte pdf-fil som attachment. Trade Finance Online Brugervejledning 31
Deal Message Systemet giver mulighed for at sende en besked til banken. Du kan skrive en fritekst, og du kan ved lægge et pdf-dokument. Det kan du gøre via en Deal message, som du vælger under menupunkterne Export eller Import, på en aktiv/eksisterende sag. Deal Message Search Deal No Reference No Search Kan udfyldes med Deal No på den sag, du ønsker at lave en Deal Message på. Kan udfyldes med Reference No (din egen reference) på den sag, du ønsker at lave en Deal Message på. Søg efter de sager, der opfylder kriterierne. Hvis hverken Deal No eller Reference No er udfyldt, vises en komplet liste over sager, der kan laves en Deal Message på. Deal Message Deal Message Tryk på den grønne pil for at lave en Deal Message. Trade Finance Online Brugervejledning 32
Deal Message Besked til Sydbank Title Besked til Sydbank Giv beskeden en overskrift (Titel). Skriv din besked til banken i tekstboksen. Trade Finance Online Brugervejledning 33
Attachments Systemet giver mulighed for at vedhæfte filer på Deal Message. Deal Message Tilføj dokument Vælg dokumenttype i drop down-menu. Tryk på Add. Vedhæft filen Tryk på Gennemse. Find den ønskede fil. Bemærk, at det kun er muligt at vedhæfte pdf-filer. Vælg filen og tryk Attach. Vælg Save. Trade Finance Online Brugervejledning 34
Oversigt over filer Nu fremgår den vedhæftede fil af listen på Deal message. Ønsker du at vedhæfte flere filer, gentager du ovenstående. Bemærk: Det er ikke muligt at vedhæfte flere filer af samme dokumentnavn til en Deal message. Trade Finance Online Brugervejledning 35
Inquiry Beskrivelse af menupunkt Transaction Status Open Deals Deal History Deal Select Payments Søgning på sager med en bestemt status eller på en bestemt hændelse. Søgning på alle oprettede og igangværende sager. Søgning på en bestemt sag via deal no eller ref. no. Søgning på alle sager, både igangværende og afsluttede. Søgning på alle betalinger og dokumentpræsentationer. Transaction Status All Customers Save Criteria Hvis markeret, søger du i alle selskabsnavne, der er oprettet i Trade Finance Online, ikke kun i det navn, du p.t. arbejder i, forudsat at du er autoriseret til alle selskabsnavne. Hvis markeret, gemmes den pågældende søgning som din standardsøgning. Du sletter den ved at foretage en Save Criteria-søgning på blanke felter. Trade Finance Online Brugervejledning 36
Transaction Status Signs Signs Viser, hvilke brugere der har arbejdet i sagen og med hvilken autorisation. Trade Finance Online Brugervejledning 37
Open Deals Til excel-udtræk Historik Nøgledata Search Deal No. Til excel-udtræk Zoom in Udfyld felterne eller nogle af dem for at indsnævre din søgning i oprettede og igangværende sager. All Customers felt og Save Criteria felt se under Transaction Status. Klik her for fuld historik på sagen. Bruges til at udvælge relevante kolonner til visning/excel-udtræk. Viser nøgledata for sagen. Kolonner excel-udtræk Kolonner Bruges til at udvælge relevante kolonner til visning/excel-udtræk. Trade Finance Online Brugervejledning 38
Deal History Search Ref No. Deal Number Søgning efter bestemt sag ved hjælp af Deal Number eller Ref No. Dit eget ref. nr. på sagen. Bankens sags-nr., inkasso-nr. eller remburs-nr. Visningen af en valgt sag fra enten Deal History, Open Deals eller Deal Select: I det følgende er vist en importremburs, men opbygningen i visningen er den samme uanset produkt. Trade Finance Online Brugervejledning 39
Deal History General Details Øverst vises en sektion med fakta fra sagen General Details 2 Næste afsnit er en liste over de hændelser og instruktioner, der er sendt til banken. Klik i venstre kolonne Original for at se dine instruktioner til os. Settlement Data Settlement data-sektionen viser alle udestående betalinger og fordringer under sagen. Participants Viser de parter, der er impliceret i sagen. Trade Finance Online Brugervejledning 40
Deal History Texts Viser alle meddelelser fra banken i sagen, fx kopi af remburs, ændringer, meddelelser og notaer. Alle meddelelserne under Texts ligger her, uanset om de er slettet i inboxen Incoming Correspondence. Meddelelserne vises/udskrives ved at klikke i venstre kolonne. Deal Select Search Søgning på alle sager i systemet. Søgning kan indsnævres, ved at du udfylder nogle eller alle felter. Se beskrivelsen af Transaction Status og Open Deals på de foregående sider. Trade Finance Online Brugervejledning 41
Payments Search Søgning på alle betalinger og dokumentpræsentationer i systemet. Udfyld så mange kriterier som muligt for at indsnævre søgningen. Search result Listen viser de sager, der passer på kriterierne. Klik i kolonnen yderst til venstre for yderligere detaljer på den enkelte sag. Trade Finance Online Brugervejledning 42
Reports Beskrivelse af menupunkt Deal Report Deal Report Summarized Her kan du efter behov danne udtræk på detailniveau. Der er mulighed for at danne rapporterne som forskellige filtyper. Her kan du efter behov danne overordnede udtræk fx det samlede udestående beløb i USD. Der er mulighed for at danne rapporterne som forskellige filtyper. Trade Finance Online Brugervejledning 43
Customize Beskrivelse af menupunkt Preferences Languages Banks Parties Clauses Template Her tilpasser du systemopsætningen pr. bruger. Sproget er engelsk (default). Anvendes ikke. Opret kunder og leverandører. Opret egne faste vendinger, som du kan hente ind i relevante felter i sager. Register over gemte skabeloner, du kan ændre eller slette. Kan kun benyttes af supervisor Signatures Levels Users Clients Purge Specificer autorisationsniveau. Administrere brugere og deres rettigheder. Administrer bl.a. adgang til flere selskaber. Sletter sager. Det drejer sig om lukkede sager, afviste sager, kladder og indgående korrespondance fra banken. Trade Finance Online Brugervejledning 44
Preferences Tilpas din opsætning og e-mailadvisering. Sådan gør du Bruger Supervisor Du kan vælge: Layout på din Inbox. Hvilken fane der skal være aktiv, når du benytter Inbox-funktionstasten. Hvilke e-mailadviseringer du ønsker. Du kan desuden: Tilpasse brugernavn. Angive, om brugerne kan godkende egne sager. Vælges Approve own Work, kan brugeren godkende alle forretninger, uanset de beløbstørrelser der er valgt under Signature Levels. Vælge primært selskab. Angive, om en bruger skal være Supervisor. Lave forespørgsler på tværs af selskaber. Kun Supervisor kan ændre i disse felter Kun Supervisor kan ændre Trade Finance Online Brugervejledning 45
Set-Notification Tilmeld e-mailadvisering Accept E-mail Alert Activate Notification Save Accept af betingelserne. Udfyld med den ønskede e-mailadresse. Aktiver advisering. Vælg E-MAIL i drop down-menu for de transaktionstyper, du ønsker advisering på. Gem opsætningen. Trade Finance Online Brugervejledning 46
Mulige beskeder Transaction Name EX-ADVISE EXP.L/C EX-AMEND EXP. L/C EX-SIGHT DOCS PRES EXP.L/C EX-TIME DOCS PRES EXP. L/C IC-AMEND IMP.COLL IC-IMP.COLL IM-AMEND IMP.L/C IM-ISSUANCE IMP.L/C IM-SIGHT DOCS PRES IMP.L/C IM-TIME DOCS PRES IMP.L/C OC-ACCEPT PAID EXP.COLL OC-AMEND EXP.COLL. OC-DUEDATE ADV.EXP.COLL OC-EXP.COLL OC-PAID EXP.COLL Explanation: Ny eksport remburs Ændring til en eksport remburs Besked om præsenterende dokument sigt Besked om præsenterende dokumenter med kredittid Ændring til en importinkasso Ny importinkasso Advis om udstedt ændring under importremburs Advis om udstedt importremburs Advis om dokumenter under importremburs sigt Advis om dokumenter under importremburs med kredittid Eksport inkasso med kredittid betalt Advis om udstedt ændring under eksport inkasso Forfaldsdato på eksportinkasso bekræftet Ny eksportinkasso Eksport inkasso sigt betalt Trade Finance Online Brugervejledning 47
Parties Her registrerer du alle kunder og leverandører for at få den fulde udnyttelse af forespørgsels funktionen systemet. i Når kunder og leverandører er gemt, kan du hente dem ind i indtastningsbillederne for de forskellige transaktionstyper. Sådan gør du Party ID Branch Name Street/City Country/SWIFT Skal være unik og kan være en forkortelse af navnet eller et kunde- eller leverandørnummer. Feltet skal altid udfyldes. Er der ingen afdelingsoplysninger, kan du evt. udfylde feltet med et punktum. Indtast kundens eller leverandørens navn skal udfyldes. Indtast kundens eller leverandørens adresse skal udfyldes. Indtast det land, hvor kunden eller leverandøren har adresse. Trade Finance Online Brugervejledning 48
Clauses Opret egne faste vendinger, som du kan hente ind i relevante felter i sager, fx særlige dokumenter eller agentprovisionsklausul. Sådan gør du Opret Ændre Vælg Add for at oprette en ny Clause. Vælg blyanten for at ændre en Clause. Trade Finance Online Brugervejledning 49
Sådan gør du Clause Id Clause Description Clause Text Clause Availability Skal være unik. Kort beskrivelse. Skriv egen fast vending. Dog maks 4 linjer. Marker, hvor du ønsker at benytte denne Clause. Trade Finance Online Brugervejledning 50
Template Du kan rette eller slette eksisterende Templates. Du opretter templates via Import- og Export-menuerne se disse afsnit. Når du benytter Template, bør du kun udfylde de oplysninger, du skal bruge igen, fx navn på leverandør, dokumenter, bank, betalingsbetingelser. Trade Finance Online Brugervejledning 51
Signature Levels: Supervisorfunktion Når du starter på Trade Finance Online, er der opsat Signature Levels, hvor alle transaktioner har en person i Group A. Under Users er alle brugere fra starten opsat med Data Entry. Supervisor skal ændre til ønskede rettigheder og beløbsgrænser. Det gøres under menupunkterne Customize, Signature Levels og Users. Supervisor kan til enhver tid ændre/tilpasse denne struktur via Customize-menuen. Bemærk, at det ikke er muligt at tilpasse Signature Levels for en bestemt type sager, hvis der er igangværende sager (ikke færdiggodkendt). Sådan gør du Ændring Oprettelse Ændring Vælg Add, hvis du ønsker at oprette Signature Level. Vælg blyanten ud for det transaktionsnavn, du ønsker at ændre. Trade Finance Online Brugervejledning 52
Up to Amount Group A Group B Group C Save Eksempel: Angiv det beløb, der skal være grænsen. Angiv, hvor mange brugere fra hver Group der skal godkende transaktionen. Gem ændring. Up to 100.000,00 DKK kræver 2 Group B godkendelser. Up to 200.000,00 DKK kræver 1 Group A godkendelse og 2 Group B godkendelser. Bemærk, at det her ikke vil være muligt at gennemføre en sag over 200.000 DKK. Users: Supervisorfunktion Som supervisor kan du tilpasse brugerens rettigheder til de forskellige funktioner. Sådan gør du Customers Per User Her opsætter du brugerens rettigheder. Trade Finance Online Brugervejledning 53
Ændring Vælg Edit Inquiry Transaction Signature Levels Save Vælg, om brugeren må lave forespørgsler. Vælg, om brugeren må lave transaktioner. Vælg, hvilken Signature Levels brugeren skal have. Gem opsætning. Trade Finance Online Brugervejledning 54
Clients: Supervisorfunktion Som supervisor kan du bl.a. administrere adgange til de forskellige selskaber, der er tilsluttet Trade Finance Online. Sådan gør du Listen viser de selskaber, der er tilknyttet brugeren. Edit Her har du mulighed for at lave nogle opsætninger på det enkelte selskab. Vælg blyanten. Customer Local Currency Angiv valuta. Denne valuta anvendes i forbindelse med Signature Levels og forskellige forespørgsler. Trade Finance Online Brugervejledning 55
Purge: Supervisorfunktion Som supervisor kan du slette sager helt fra systemet. Det drejer sig om lukkede sager, afviste sager, kladder og indgående korrespondance fra banken. Sådan gør du Kriterier Udfyld kriterierne efter behov. Vælg Search. Purge Marker de linjer, du ønsker at slette, med flueben til venstre. Vælg Purge. Du kan også benytte Bulk Operation. Trade Finance Online Brugervejledning 56
Kontakt Problemer med pålogning (Log-på): Hotline 74 37 25 10 Spørgsmål til Trade Finance Online: Import: 74 37 32 40 Eksport: 74 37 32 30 Du kan også sende en e-mail til: tradefinance@sydbank.dk Trade Finance Online Brugervejledning 57
15457.0315 Sydbank A/S CVR-nr. DK 12626509 Peberlyk 4 6200 Aabenraa tlf. 74 37 37 37 fax 74 37 35 35 info@sydbank.dk sydbank.dk