Spilleregler for Decentral Ledelse og Central Styring

Spilleregler for Decentral Ledelse og Central Styring Spillereglerne for Decentral Ledelse og Central Styring fastsætter de generelle rammer og vilkår som den enkelte aftaleholder er underlagt i forhold til driften og udviklingen af aftaleområdet. Spillereglerne skitser er derfor de generelle frihedsgrader/råderum som aftaleområdet har i forhold aftalestyring. Aftalen skitser de årlige forventninger og krav i forhold til mål, resultater og økonomi. Spilleregler har et længerevarende perspektiv og revideres derfor kun lejlighedsvis. Ved den årlige aftaleindgåelse forpligtes direktionen og aftaleholderen til at overholde de gældende spilleregler. Spilleregler for Decentral Ledelse og Central Styring...1 1.0 Ledelse og styring via dialog- og aftale...2 1.1 Aftalen en aftale om aftaleholderens råderum og forpligtelser...2 2.0 Spilleregler for aftaleholderens økonomi, løn mv...2 2.1 Driftsansvar...3 2.2. Regulering og budgetsum...4 2.3 Ekstraordinære sparerunder...4 2.4 Ansvar for alle driftsudgifter...4 3.0 Spillerregler for det personalemæssige råderum...4 3.1. Personalemæssigt råderum - Generelt...4 3.2 Ansættelse og afskedigelsesprocedure mv...5 3.3 Reglementsansatte, Tjenestemand, Åremålsansættelse...5 3.4 Flex- og skånejob...6 3.5 Længerevarende sygdom/barsel m.v...6 4.0 Spilleregler for bygninger og arealer...6 5.0 Spilleregler for IT -anskaffelser/investeringer...7 6.0 Spilleregler for fælles indkøb...7 7.0 Serviceydelser fra stabe og fagsekretariater...8 6.1 Ydelseskatalog fra stabsenhederne...9 Godkendelse af de fælles spilleregler...9 1

1.0 Ledelse og styring via dialog- og aftale 1.1 Aftalen en aftale om aftaleholderens råderum og forpligtelser Aftalerne danner rammen om den fremtidige dialog og samarbejde mellem politikere, direktion og aftaleholdere. Aftalen er en specificering af det ansvars- og kompetenceforhold, der gælder mellem Direktionen (bestiller) og aftaleholderen (udfører). Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen og aftaleholderen sig til, målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de politiske målsætninger, faglige målsætninger og indsatsområder, direktionsmål mv. indenfor den økonomiske budgetramme, som er stillet til rådighed i henhold til aftalen. Aftaleholderen er overfor direktionen ansvarlig for, at opfylde aftalen for det enkelte aftaleområde. Aftaleholderen er til enhver tid forpligtet til at efterleve: o De politiske målsætninger, værdier, rammer samt mål og faglige indsatser som denne aftale præciserer o Lovgivningens krav o Overenskomster og lokale forhandlingsresultater, indgået med de faglige organisationer o De generelle politikker og spilleregler for Dialogbaseret Aftalestyring, jf. bl.a. personalepolitikken, kasse og regnskabsregulativet, informationspolitik, udbudspolitik, indkøbspolitik m.v. Opstår der i aftaleperioden væsentlige situationer som gør, at aftalen ikke kan opfyldes, er aftaleholderen forpligtiget til at informere den relevante fagchef. Såfremt det drejer sig om problemer i forhold til overholdelse af de økonomiske rammer skal kontaktpersonen i økonomistaben straks inddrages (se desuden afsnit 2.1 herom). Herefter er det en fælles udfordring at bringe den gensidige aftale på ret kurs igen. Nøgleordene er en gensidig tillid og tæt dialog. Er der væsentlige ændringer i forudsætningerne for indgåelsen af aftalen, kan aftalen ændres. Aftalen er ikke en juridisk bindende aftale med kontraktretlige konsekvenser. Kommunalbestyrelsen har forsat det juridiske og bevillingsmæssige ansvar. Direktionen har også i relation til Kommunalbestyrelsen det overordnede ansvar for driften af den samlede kommunale virksomhed. 2.0 Spilleregler for aftaleholderens økonomi, løn mv. Aftaleholderen er ansvarlig for overholdelse af den økonomiske ramme som fremgår af aftalen. Der kan frit disponeres indenfor den givne økonomiske ramme i respekt for aftalens indhold. Det betyder at aftaleholderen: o Kan overføre over-/underskud til efterfølgende budgetår. Underskuddet kan maksimalt udgøre 5%, og der er intet maksimum for overførsel af overskud. o Skal redegøre for hvad et evt. opsparet overskud skal anvendes til såfremt dette overstiger 5%. o Kan drive indtægtsdækkende virksomhed og dermed udvide aftaleområdets samlede økonomiske ramme. Dette skal ske inden for rammerne af styrelsesloven, kommunalfuldmagtens og sektorlovgivningens rammer. 2

o Alle driftsbevillinger er nettobevillinger. Indtægter jf. ovenfor vil derfor kunne finansiere merudgifter. o Ikke kan indgå leje- og leasingaftaler, medmindre økonomiudvalget har godkendt dette. o Ikke kan optage lån. o Ikke kan indgå aftaler med væsentlige bindinger som løber længere end aftaleperioden uden Kommunalbestyrelsens godkendelse. 2.1 Driftsansvar Den økonomiske kompetence er placeret hos den enkelte aftaleholder. Det gælder både udgifter til løn og øvrig drift, samt driftsindtægter i øvrigt, hvor disse fremgår af aftalen. Det er aftaleholderen der afgør, til hvilke formål der skal anvendes midler, det er således også aftalehold eren, der har ansvaret for at budgettet overholdes. Det er derfor også aftaleholderen, der har anvisningsretten for aftaleområdet. Aftaleholderen har den fulde kompetence og dispositionsret over midlerne til løn indenfor aftaleområdet. Der er desuden adgang til at flytte midler fra løn til øvrig drift og omvendt. Dette skal dog ske i respekt for de overordnede politiske mål og principper for aftaleområdet. Dvs. såfremt Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der skal gives vejledende timetal, kan aftaleholderen ikke renovere skole eller ansætte øget sekretærbistand i stedet. Aftaleholderen er forpligtiget til løbende at føre kontrol med forbruget, så der kan reageres såfremt der forventes et merforbrug på over 5% af budgettet. Aftaleholderen skal da lave en redegørelse overfor økonomistaben. Redegørelsen skal indeholde en årsag til merforbruget samt beskrive, hvad der vil gøres for at bringe økonomien på ret køl igen. De nærmere bestemmelser for lønbudgettering bygger på følgende hovedindhold: o Der fastlæ gges et lønbudgetbeløb pr. aftaleområde for budgetåret (og overslagsårene) hvor alle lønudgifter på personaleområdet er indeholdt. o Indenfor aftaleområdets budget kan aftaleholderen sammensætte normeringen og fordele lønsummen mellem de enkelte stillingskategorier og øvrige udgifter under hensyn til de beskrive l- ser af mål og resultatkrav, som direktionen og Kommunalbestyrelsen har besluttet for det pågældende budgetområde og under hensyn til, at overenskomster, tjenestemandsaftaler, ferielo v- givning, funktionærlov osv. skal overholdes. o Resultatet af såvel centrale overenskomstforhandlinger som lokalt aftalte lønforhandlinger herunder også lokale arbejdstidsforhandlinger skal finansieres inden for aftaleområdets budge t- ramme. o Lønbudgettet reguleres/fremskrives med den af Kommunalbestyrelsen godkendte fremskrivning. o Evt. særlige forhold kan kun indregnes i lønbudgettet på grundlag af særskilt kommunalbestyrelsesbeslutning. o Der ikke overførelsesadgang på konti vedrørende lovbundne ydelser som f.eks. kontanthjælp, ledighedsydelser mv. Lønsummen skal herefter dække: Alle udgifter vedrørende personale. Alle ydelser, der tilgår kommunen og som vedrører medarbejderen tilgår lønsummen f.eks. diverse lønrefusioner herunder sygedagpenge. Ligeledes skal alle 3

forpligtigelser, der knytter sig til medarbejderen betales af egen lønsum, herunder også feriepenge og evt. fratrædelsesgodtgørelse ved fratræden. 2.2. Regulering og budgetsum I forbindelse med indgåelse af aftale fastlægges budgetsummen og de målsætninger som skal gennemføres i aftaleperioden. Aftalens budgetsum er reguleret med de af Kommunalbestyrelsen godkendte budgetteringsforudsætninger for de kommende års budgetter, herunder pris- og lønstigninger. Endvidere vil der i løbet af aftaleperioden blive foretaget reguleringer i forhold til udviklingen i antallet af brugere indenfor aftaleområdet eksempelvis i forhold til antallet af børn i pasningsordninger, antallet af børn i skoler samt antallet af ældre / ydelser på ældreområdet ud fra aftaleområdets tildelingsmodeller og praksis. 2.3 Ekstraordinære sparerunder Principielt skal begge parter (aftaleholderen og direktionen) overholde aftalen for pågældende budgetår. Der kan dog undtagelsesvis opstå forhold der nødvendiggør at der i budgetåret gennemføres sparerunder. I sådanne tilfælde vil den konkrete fremgangsmåde blive gennemgået i kommunens relevante ledelsesfora. 2.4 Ansvar for alle driftsudgifter Udgifter såsom forsikringer, el, vand og varme m.v. er ligeledes omfattet af aftaleholderens kompetence. De afsatte beløb fremgår af budgettet for vedkommende aftaleområde, og reguleres normalt ikke i løbet af budgetåret, dog kan der foretages ændringer ved væsentlige bygningsmæssige ændringer. Driftsudgifter i øvrigt, der relaterer til antallet af brugere indenfor aftaleområdet, kan reguleres ved ændring i antallet af brugere, i løbet af budgetåret, f.eks. for daginstitutionsområdet. Disse reguleringsmekanismer vil i så fald fremgå af den enkelte aftale, herunder angivelse af hvornår regulering finder sted. 3.0 Spillerregler for det personalemæssige råderum 3.1. Personalemæssigt råderum - Generelt Aftaleholderen har den fulde personalemæssige kompetence i forhold til aftaleområdets medarbejdere. I det efterfølgende er nævnt en række væsentlige kompetencer: o Lederen ansætter og afskediger aftaleområdets personale, ligesom lederen selv forhandler løn og indgår lokal-/forhåndsaftaler med de pågældende organisationer. o Aftaleholderen har personaleledelsesansvar og kompetence til at træffe beslutninger, der vedrører personale indenfor aftaleområdet såsom: lønforhandlinger, frigørelsesattester, hjemmearbejde, lokale arbejdstidsregler, tjenestefri, orlov m.v. dog under hensyn til såvel centrale som lokale aftaler jf. ovenfor vedr. ansættelse. 4

o Lederen har mulighed for at bevilge orlov, men forpligter sig samtidigt til at tilbyde medarbejderen passende ansættelse ved orlovens udløb. o Det er lederens ansvar at sikre, at personalesammensætningen og uddannelsesniveauet tilpasses de opstillede krav til aftaleområdet og dets serviceydelser. o Institutionen/afdelingen er endvidere forpligtet til at bidrage til opfyldelse af Faaborg-Midtfyn kommunes sociale ansvar. o Aftaleholderen er til enhver tid forpligtet til at overholde lovgivning, centralt indgåede aftaler og overenskomster samt lokalt indgåede aftaler personalepolitikker, forhåndsaftaler m.v. 3.2 Ansættelse og afskedigelsesprocedure mv. Ansættelser o Medarbejderne skal inddrages i ansættelsesproceduren og have adgang til at udpege repræsentanter til ansættelsesudvalget. Det gælder såvel ved intern som ekstern ansættelse. o Såfremt en ledig stilling er inden for et område, hvor det vil være muligt at rekruttere blandt allerede ansatte medarbejdere, kan man nøjes med at opslå stillingen internt, medmindre dette strider mod overenskomstmæssige eller aftalemæssige forhold. Lederstillinger skal opslås eksternt. o Ansættelse som tjenestemand kan kun tilbydes, såfremt det fremgår af den konkrete aftale eller overenskomst som et krav. For så vidt angår lærere i den lukkede gruppe ansættes disse som tjenestemænd, såfremt de kommer direkte fra en stilling som sådan. o HR og Personale udarbejder samtlige ansættelsesbreve, medmindre der er aftalt andet. Påtaler, afskedigelse mv. o Den personaleansvarlige leder har kompetencen til at foretage disciplinære foranstaltninger påtale/henstilling/advarsel overfor personalet. o Det er den personaleansvarlige leders pligt at søge eventuelle personalekonflikter løst herunder opfølgning på sager, der vedrører personalet evt. med bistand fra HR og Personale. o Disciplinære foranstaltninger i forhold til tjenestemænd skal altid ske i samarbejde med stabsafdelingen HR. o Aftaleholderen har kompetence til at afskedige personale indenfor aftaleområde. o Det er aftaleholderens ansvar, at det fornødne afskedigelsesgrundlag er tilstede. o Beslutning om påtænkt afskedigelse fremsendes til HR og Personale, der foretager en juridisk vurdering af, om det fornødne grundlag er tilstede. o HR forestår partshøring af medarbejderen, ligesom de indkalder den faglige organisation til en forhandling med deltagelse af aftaleholderen. o HR udarbejder samtlige afskedigelsesbreve, herunder tillige evt. aftaler om ophør. 3.3 Reglementsansatte, Tjenestemand, Åremålsansættelse o Udgifter til tjenestemandspensionister (afgåede tjenestemænd) budgetteres og bogføres på særskilte fælleskonti, og indgår således ikke i den enkelte aftale. o Der kan ikke indgås aftale om ansættelse på åremål uden Direktionens forudgående accept. Samtlige udgifter ved en åremålsansættelse, herunder også efterfølgende fratrædelsesgodtgørelse, skal dækkes fuldt ud af pågældende aftaleområde. o Som hovedregel skal alle ledere være fuldtidsansatte. Dispensation kan evt. gives af direktionen. 5

3.4 Flex- og skånejob Aftaleområder der har fået/får tilført midler ved oprettelse af et flexjob, vil skulle aflevere resterende budgetbeløb ved flexjobbets ophør. Såfremt et aftaleområde vælger selv at oprette et flexjob betalt af aftaleområdets eget budget, vil der ikke ske nogen tilbageførsel ved flexjobbets ophør budgetbeløbet forbliver hos aftaleområdet. 3.5 Længerevarende sygdom/barsel m.v. Aftaleholderen bærer risikoen for sygdom og orlov i hele perioden. Diverse refusioner herfor tilfalder aftaleholderen uanset om der er tale om sygdom eller barsel. Udgiften til eventuel vikardækning afholdes af aftaleholderen. Ved barsel tilføres der budgetbeløb jf. gældende regler. Der tildeles pt. 100% af den ansattes løn til aftaleområdet, dog fratrukket den dagpengerefusion der modtages. Ved længerevarende sygdom tilføres der ikke yderligere budgetbeløb uanset sygdommens længde. I forbindelse med aftaleindgåelsen kan der laves aftaler blandt beslægtede aftaleområder om at afsætte en fællespulje til dækning af længerevarende sygdom. Finansieringen herved afholdes af de pågældende aftaleområder. 4.0 Spilleregler for bygninger og arealer 4.1 Bygninger og arealer Udvendig vedligeholdelse : Fagsekretariatet for Byg & Miljø gennemgår med passende mellemrum samtlige kommunens bygninger med henblik på udvendig vedligeholdelse, således at bygningernes værdi og brugsegenskaber søges opretholdt. Den enkelte aftaleholder bidrager med oplysninger af betydning for gennemgangen. På baggrund af gennemgangen opstilles en plan for vedligeholdelse, der både rummer en kortsigtet samt en langsigtet planlægning af arbejderne samt overslag over disse. Samtlige budgetmidler til dette formål samles under fagsekretariatet Byg & Miljø, der prioriterer anvendelsen af midlerne på tværs af faggrænser og øvrige interesser. Fagsekretariatet refererer til økonomiudvalget, der hvert år forud for budgetlægning får forelagt en status på vedligeholdelsesstandarden samt et forslag til afsætning og prioritering af midler. Renovering m.m. : Større bygningsrenoveringer samt udbygning og ændring af energi- og forbrugsanlæg projekteres og gennemføres af Byg & Miljø på vegne af og i samarbejde med det fagudvalg eller den aftaleholder, der har rådighed over tilsvarende budgetbeløb. 6

Om, til- og nybyggeri : I det omfang fagsekreatriatet har kapacitet til det, udarbejdes der skitser og overslag til budgetlæ g- ning samt efterfølgende det projekterer og sikrer gennemførelsen. Ved større byggearbejder påtager fagsekretariatet sig at udbyde, eventuelt ved brug af rådgivere, at føre det nødvendige fagtilsyn eller overtilsyn med rådgivere. Kommunale udlejningsboliger : Byg & Miljø samarbejder med fællessekretariatet om denne opgave. Byg & Miljø syner lejligheder ved fraflytning og sørger for istandsættelsen samt varetager ledelse og styring af pedeller. Fællessekretariatet styrer alt omkring lejeaftaler, opkrævning m.m. Den enkelte aftaleholders egen opgave : Det er dennes ansvar at sikre den daglige vedligeholdelse af bygninger og teknisk udstyr, herunder ledelse og styring af pedelfunktioner. Ligeledes påhviler al indvendig vedligeholdelse samt aftaler om brug og leje / udleje af lokaler eller bygninger den enkelte aftaleholder, eventuelt i samarbejde med fællessekretariatet. 5.0 Spilleregler for IT -anskaffelser/investeringer IT-anskaffelser, investeringer og udskiftning centraliseres under IT-staben. Målet med dette er bl.a. at synliggøre prisen på, at drive IT-arbejdspladser samt have moderne IT-udstyr i Faaborg-Midtfyn Kommune. Det betyder at alle PC er overføres til IT-stabens eje, og at IT-staben via en central pulje til teknologisikring (teknologisikringspulje) sikrer løbende udskiftning og opdatering af udstyret på de enkelte institutioner. Ved etablering af nye pc-arbejdspladser skal IT-anskaffelser/investeringer finansieres af de enkelte aftaleholdere. Dvs. at pengene overføres fra institutionerne til IT-stabens teknologisikringspulje. Efterfølgende er IT-staben ansvarlig for drift, vedligeholdelse og udskiftning af udstyret. Alt nyt II-udstyr som ikke er omfattet af teknologisikringspuljen skal i fremtiden bestilles ved skriftlig henvendelse til helpdesk. Der må ikke anskaffes udstyr eller netværkskomponenter uden IT-staben har godkendt anskaffelsen. Dette skal sikre en billig drift og højt serviceniveau. Eventuelt IT- udstyr der ikke er godkendt af ITstaben vil ikke blive serviceret. 6.0 Spilleregler for fælles indkøb Faaborg-Midtfyn kommune har indgået et gensidigt forpligtende samarbejde med Fællesindkøb Fyn omkring indkøb af varer og tjenesteydelser i kommunen. I forlængelse heraf er en indkøbspolitik for kommunen politisk vedtaget, der bl.a. betyder at aftaler og rammekontrakter indgået af Fællesindkøb Fyn skal anvendes af aftaleholderne. Samtidig skal varer bestilles elektronisk i KMD webbestilling på de varer områder hvor det er muligt. 7

Daglige indkøb De enkelte aftaleholdere i kommunen er ansvarlige for indkøb til daglig drift af eget område i he n- hold til indkøbspolitikken, og dermed sikre at alle indkøb foretages i overensstemmelse fæ lles aftaler og rammekontrakter. Aftaler og rammekontrakter Fællesindkøb indgår aftaler og kontrakter på varer og tjenesteydelser på vegne af Faaborg-Midtfyn Kommune. 7.0 Serviceydelser fra stabe og fagsekretariater Stabene, samt fagsekretariaterne leverer en række gratis administrative serviceydelser indenfor følgende områder: HR Lønudbetaling, udarbejdelse af ansættelses- og afskedigelsesbreve, deltagelse i forhandlinger med de faglige organisationer, rådgivning i forbindelse med overenskomstindgåelse og fortolkning, personalepolitik og personalejuridiske problemstillinger. Økonomi Oplysninger vedrørende al økonomi i kommunen, herunder også løn, budget, moms m.m. IKT (information kommunikation og teknologi) Rådgivning om hardware og software vedr. de administrative systemer EPO (Evaluering, Projekt og Organisation) Stabsenheden Evaluering, Projekt og Organisation (EPO) fungerer som direktionens sekretariat mht. at tilrettelægge den overordnede proces for den årlige udformning af aftalerne. EPO-staben har også ansvaret for den overordnede proces vedr. resultatopfølgning på aftalerne, samt ansvaret for udviklingen af evaluerings- og opfølgningsværktøjer, der tilgodeser det ledelses- og styringsmæssige behov på tværs af alle fagområder. Dette sker inden for rammerne af fælles evalueringskoncept i 2007. Fællessekretariatet Juridisk rådgivning, og rådgivning i forhold til punkter til politisk behandling samt vejledning i brug af Faaborg-Midtfyns fælles designmanual. Fælles Indkøb Fælles indkøb indgår indkøbsaftaler og formidler disse på indkøbsportalen. Fælles indkøb yder også service i forhold til større anskaffelser mht. udarbejdelse af tilbudsmateriale, udliciteringer, vejledning i udbudsforretning m.m. herunder kommunens udbudspolitik 8

Fagsekretariaterne Fagsekretariaterne har ansvaret for den faglige udvikling og koordinering indenfor og mellem fagområderne, samt ansvaret for information og dialog vedr. ny lovgivning og faglige mål samt udviklingstendenser på området. Fagchefen har ansvaret for o Ansvaret for ansættelse og afskedigelse af institutionsledere, herunder lønforhandlinger. o Ansvaret for faglig og ledelsesmæssig sparring til institutionslederne. o Personale- og budgetansvar for eget fagsekretariat og evt. tilhørende udviklingspuljer. o Ansvaret for udarbejdelse af politiske målsætninger og arbejdet med faglige indsatsområder i tæt samspil med aftaleholderne på området. Fagsekretariatschefens rolle er i høj grad at være inspirator og katalysator for faglig udvikling af et område. En rolle som fordrer en dialogbaseret ledelsesprofil, hvor både evnen til at lytte og til at engagere andre for fælles mål er centrale kompetencer. Bygningsvedligeholdelse Byggeri og miljøtilsyn Bygningsvurdering og beskrivelse, rådgivning i forbindelse med vedligehold, vurdering af bygningsstandard samt vedligeholdelsesplan. 6.1 Ydelseskatalog fra stabsenhederne Den enkelte stabsenhed og fagsekretariat forpligtes til årligt at formidler et ydelseskatalog der skitserer hvilke serviceydelser institutionerne kan forvente at modtage og i hvilket omfang. Ydelseskataloget skal indeholde konkrete kvalitet- og resultatmål, som giver mulighed for mål- og resultatmålinger og opfølgning på de ydelser som fagsekretariaterne og stabene yder. Godkendelse af de fælles spilleregler Spillereglerne for Decentral Ledelse og Central Styring for de aftalestyrede enheder i Faaborg- Midtfyn Kommune er godkendt af direktionen d. 21 december 2006 og Kommunalbestyrelsen Den. - 2006 9