Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Mandag den 22. juni 2015, kl. 17:00 Fremmødte: Formand Niels Kiil (NK) Næstformand Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig Svend Bichel (SB) Sportsansvarlig Kai Jørgensen (KJ) Turneringsansvarlig Jannik Wulff (JW) Golfmanager Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Honorær sekretær Peter A. Svendsen (PS) Afbud: Ingen Referat: 15-050: Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 7. maj 2015 blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 15-051: Regnskab og budget CL gennemgik saldobalancen pr. 31.5.2015 og det reviderede budget pr. 31. maj. 2015. Der er ingen ændringer til budgettet siden seneste bestyrelsesmøde. Antallet af prøvemedlemmer er lavere end forventet og samtidig har det regnfulde og kolde vejr haft en negativ indflydelse på greenfee indtægterne. Dette kan få indvirkning på budgettet, men overordnet ser det tilfredsstillende ud. P.t. er der ca. kr. 150.000 udestående på kontingenter og rykkere er udsendt. Generelt er økonomien bedre end på samme tid sidste år i forhold til tilgodehavende og udstående gæld. Der registreres forsat en løbende besparelse på driftsforbruget vedr. el, blandt andet grundet nedlæggelse af kølecontainere og indførelse af sparepærer i cafeen. Der budgetteres fortsat med et overskud på kr. 52.110 i 2015. På førstkommende ordinære bestyrelsesmøde fremlægges med baggrund i regnskabstallene for juni og juli et revideret budget. Bestyrelsen tog budget og saldobalance til efterretning. 15-052: Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2015.06.22 1
Klubben har fået færre prøvemedlemmer end på samme tid sidste år. Der er indikationer, som tyder på, at det skyldes det dårlige vejr indtil nu, men forskellen bliver mindre som tiden skrider frem. Der er pr. 17. juni 2015 i alt 1.307 medlemmer, hvilket er 13 færre end samme tid i 2014, men 100 mere end begyndelsen af 2015. Af førnævnte antal medlemmer er der 728 seniormedlemmer (minus 19 i forhold til sidste år), 85 hverdagsmedlemmer og 70 ynglinge og juniorer. NEH overvejer nye tiltag som evt. kan startes i den nærmeste tid og som måske kan tiltrække nye medlemmer. Bestyrelsen tog medlemsstatus og orienteringen til efterretning. 15-053: Meddelelser fra FU, Golfmanager og Cheftræner FU Der har ikke været behov for afholdelse af FU møder siden seneste bestyrelsesmøde. NK har været til formandsmøde i XL-Golf (Ikast, Hammel, Randers og Viborg Golfklubber). Der blev problematikken omkring de lavhandicapper, som ikke kan deltage i Regionsgolf, diskuteret, idet der er begrænsning på antallet af hold, viborg Golfklub kan stille i gruppe A, B, C og D. Man indstiller til de sportsansvarlige i klubberne at se på mulighederne for at arrangere en turneringsordning for disse spillere i de 4 klubber. Der er p.t. 175 medlemmer i XL-Golf ordningen og der ses på mulighederne for at udvide kredsen af golfbaner i XL-Golf til sæsonen 2016. Der har været et møde med Old Boys og der er indgået en aftale om starttider i vintersæsonen og regulering af blokreservationerne så der vil, når der skal spilles på KPF Combibane, være flere tider til rådighed for klubbens øvrige medlemmer om formiddagen. Tilsvarende aftaler med tirsdagspigerne og seniorerne fungerer fint efter planen. Ros til Greenkeeperne for de gode greens kommer fra VG s Regionsgolf gæster. NK er stadig i dialog med kommunen m.h.t. brugsaftalen mellem Viborg Kommune og Viborg Golfklub. Juniorerne har problemer med at spille f.eks. par 5 hullerne. Dette belyser behovet for at etablerer 200 m teesteder på par 4 og par 5 banerne. Dette kunne hjælpe de små juniorer til at få en bedre succesoplevelse, i stedet for at kæmpe med for lange huller. Grundet omkostninger er den officielle etablering af 200 m teesteder sammen med ændring af de øvrige teesteder til afstands (længde) teesteder udsat til 2016. der iværksættes en forsøgsordning for 200 m teesteder allerede i år med virkning for resten af sæsonen. SB og PK finder forslag til mulige placeringssteder for ca. 200 m teesteder på par 4 og par 5 banerne, målt i forhold til greens, og CL foretager opmåling og får DGU til at rate de nye baner Golfmanger Klubben har fået tilsagn om tilskud fra Viborg Kommune vedr. energiforbedringer (nyt pillefyr og solcelle anlæg). Dette tilsagn kan udnyttes i 2015og frem til marts 2016. CL vil indhente 2 tilbud på pillefyr og forslag til Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2015.06.22 2
finansiering til forelæggelse på bestyrelsens heldagsmøde i august, således at fyret kan være installeret inden fyringssæsonens opstart Dialog vedr. klubtrøjer med Niels Tylstrup, som ikke var tilfreds med bestyrelsens seneste beslutning om indkøb af trøjer. Bestyrelsen fastholder beslutningen og dette er informeret til Niels Tylstrup. CL arbejder videre med sagen Formsprog er klar med en præsentation af en masterplan for udvikling af klubbens nærområder. CL mener planen skal præsenteres for hele bestyrelsen, og kontakter Formsprog med henblik på at fastsætte en dato for en præsentation. Bestyrelsen afventer et forslag til mødedato for en præsentation af masterplanen. Masterplanen behandles på bestyrelsens møde i august 2015 Cheftræner NEH orienterede om de gode resultater, vores hold i Danmarksturneringen har opnået samt om individuelle resultater. Holdene ligger godt til og det ser godt ud for resten af sæsonen. Der er blevet sat hold til Sportsjournalisternes turnering, som vi vandt i 2014. I uge 27 afholdes den årlige juniorlejr med 30 deltagere. Klub 37 går godt, men deltagelsen er afhængig af vejret. 15-054: Meddelelser fra Chefgreenkeeper og baneansvarlig Chefgreenkeeper Prikning af greens er færdig og næste gang er omkring august/september afhængig af vejret. Roughen er ved at blive klippet og arbejdet er snart færdig. For at mindske ledetid prøver man flere steder, at klippe roughen ned til fast semirough højde omkring nogle bunkers og bag ved visse greens (f.eks. hul 3). Waste area ved hul 12 er vanskelig at vedligeholde med sand, idet det flyver ud på fairway i blæsevejr. Det overvejes at opfylde området med muldjord og tilså det med græs. Dette er et projekt for fremtiden og der er p.t. ikke nogen tidshorisont for implementeringen Baneansvarlig SB har været til møde vedr. Naturpark Viborg. Det var et godt møde, hvor det nu kan konstateres, at Viborg Golfklub er midt i naturparken. SB har indsendt høringssvar og modtaget kvittering herfor. Viborg Golfklub tilbyder en multianvendelse af golfbanen på grund af den centrale placering i naturparken, dog uden at dette skal genere golfspillet. SB orienterede om gåsebillerne og de tiltag der tages. Dette har været omtalt i Viborg Stift Folkeblad og selv TV Midt/Vest har været på besøg og lavet en udsendelse som har været i fjernsynet. CL lægger et link på hjemmesiden til brug for dem, som ikke har set udsendelsen. 15-055: Meddelelser fra øvrige områdeansvarlige Sportsansvarlig Ungdomsudvalget har behandlet forskellige henvendelser fra forældre i forbindelse med tvivlsspørgsmål. Man har nu haft et evalueringsmøde, som kan tage hånd om problemerne. Det fastholdes, at tilmeldinger til mandagsturneringerne skal foregå via GolfBox. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2015.06.22 3
Liste over ansvarsområder for medlemmer af Ungdomsudvalget er udarbejdet. KJ orienterede om en henvendelse fra Viborg Bowlingklub om et eventuelt samarbejde (se også under punkt 15-057). Der deltog 9 hold i Regionsgolf og 3 af holdene skal spille med i slutspillet. TV Midt/Vest udsendelsen vedr. vore ungdomsspillere, der vandt Sportsjournalisternes turnering i 2014 og nu skal til The Open, blev omtalt. Trackman kan bruges til junior og elite træning. Der skal budgetteres med udgifter forbundet med brugen af Trackman. Bestyrelsen fastslog, at beløbet, der udgør ca. kr. 2.500 på årsbasis, afholdes inden for de eksisterende budgetter for junior- og elitetræning. Turneringsansvarlig JW orienterede om BestMan turneringen og Carlsberg Viborg Open. Carlsberg Viborg Open var desværre ikke fuldtegnet, men turneringen gik godt og vore egne medlemmer gjorde det især godt ved at tage 8 ud af 10 præmier. Konceptet for Viborg Open bliver rost af deltagerne, da det tilbyder sig til spillere, som ellers ikke har mange andre muligheder for lignende turneringer. Alle deltagere roste banens stand. 15-056: Golfspilleren i Centrum Den første medlemsundersøgelse i 2015 er afviklet og resultatet er tilgængeligt for bestyrelse og ledelse i Golfspilleren i Centrum. Undersøgelsen indeholder også en del tilbagemeldinger fra greenfeespillere. CL gennemgik rapporterne generelt og Bestyrelses- og managerrapporten nærmere. Svarprocenten er lidt lavere end tilsvarende sidste år. Det er interessant at Ambassadørscoren er gode både for egne spillere og for gæster. På serviceområderne er der generelle forbedringer på alle områder og især markant en stor forbedring på restaurant området. 15-057: Samarbejde med andre foreninger NK overvejer om vi kan indgå i et samarbejde med andre foreninger så alle foreninger kan få fordel af hinandens medlemstilbud. Gode tilbud kan måske være med til at fremme vores medlemmers tilfredshed, samtidig med at golfklubben måske kan få nye interesserede medlemmer. Der er forslag om at bede kommunen om at få en hal til rådighed f.eks. en gang om ugen i vinterhalvåret, som kan stilles til rådighed for vore medlemmer til f.eks. badminton, bordtennis, indendørsfodbold eller lignende. Det skal forsøges om der kan opnås en rabat i fitness centre. Arbejde videre med Bowling klubben om f.eks. at tilbyde prøvemedlemsskaber for vore medlemmer. 15-058: Fastlæggelse af mødedatoer 2. halvår 2015 Følgende mødedatoer blev vedtaget: Mandag den 31. august 2015 kl. 8:00 Heldagsmøde Torsdag den 8. oktober 2015 kl. 17:00 (Honorær Sekretær er fraværende) Onsdag den 11. november 2015 kl 19:00 Medlemsmøde Torsdag den 12. november 2015 kl. 17:00 Budget og kontingentfastsættelse Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2015.06.22 4
Følgende datoer blev fastlagt for 2016: Fredag den 22. januar 2016 Heldagsmøde Onsdag den 9. marts 2016 - Generalforsamling 15-059: Eventuelt Ingen emner Mødet sluttede kl. 19:35 Referent: Peter A. Svendsen [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2015.06.22 5