Præsentation Multikanal Input Management PostNord Scanning, maj 2017
PostNord Scanning Om PostNord Scanning: Ejet af PostNord AB PostNord Strålfors Omsætning: Ca. 150 mio. DKK Antal ansatte: Ca. 200 Effektive digitaliseringsløsninger: Multikanal Input Management (og Post) Arkiv (og earkiv systemer) Faktura (og Workflow systemer) Formular (og Forms Management) Skandinaviske operation: København, Danmark Fredericia, Danmark Stockholm, Sverige Helsinki, Finland Oslo, Norge Laskowice, Polen Lokal tilpasning og nordisk udvikling: Sammenhængende nordiske løsninger Tilpasning til lokal regler og processer 2
PostNord Scanning - Sikkerhed Medarbejdere Fysiske rammer IT Sikkerhed Livslang underskreven fortrolighedserklæring Ren straffeattest Forsvarets Efterretningstjeneste = Virksomheds sikkerhedsgodkendelse Alle medarbejdere FE godkendt til tjenestebrug, nogen til fortroligt Dokumenter håndteres i sikrede produktionsmiljøer Alle medarbejdere bærer synligt Adgangskort Alt anvendelse af Adgangskort logges Videoovervågede produktionslokaler IT sikkerheds certificeret efter ISO 27001:2013 ISAE 3000 certificat with high security i håndteringen af personfølsomme data Fuld databackup i en kontinuerlig proces Operative Fallback og recovery planer 3
Vores vej fra single til multikanal Udviklede postscanning i 2004 Løsningen gjort intelligent med mulighed for placering med søge/lede ord Samarbejde med ESDH leverandører om integrationer Milepæle: TDC mobil Tryg mange danske kommuner - ATP Paradigmeskift 2013 ATP Tvangsdigitalisering Nye krav nye løsninger krav til konstant udvikling og tilpasning Case: Vandt ATP postscanning i udbud 2012. Alt fysisk. 2013 flere nye ordninger i Udbetaling Danmark fødes med et fysisk og digitalt input 2014 håndtering af mails, sikkermail og eboks 2015 Håndtering af portalløsninger 2016 ca. 50% af al kommunikation er fra digitale kanaler Side 4
Kommunikations udfordringer Nye kommunikationskanaler giver nye udfordringer Uensartet håndtering af kommunikationen Ingen eller meget begrænset koordination Masser af manuelle arbejdsgange samt videresendelse af mails Spredte ejerskab til kommunikationskanalerne Ingen forbindelse mellem input- og outputløsninger Side 5
Multikanal Input Management Kanaler Input management system Kundesystemer 6
Multikanal til Multisystem MODTAGELSE OG TØMNING POSTFORDELING OG DATABERIGELSE LEVERING OG INTEGRATION DIGITAL POST /E-BOKS WWW E-MAIL SIKKER MAIL @ FYSISK POST REST Webservice Omdirigering Digital Input Management System Rule Manager og Databeriger Scanning Integration og leveringsformat FTP, VPN, Webservice SNITFALDE: SYSTEM-TIL-SYSTEM Mail Modtagesystem - ERP eller Sagssystem Fagsystem Medarbejdere Medarbejdere Medarbejdere Medarbejdere Fagsystem Medarbejdere 7
Fordeling via regelmotor e-boks PostNord Scanning Kunde KUNDE EBOKS AUTOMATISK EBOKS TØMNING OG FORDELINGS LØSNING DIMS IM SYSTEM LEVERING TØMNING OG ORGANISERING EXCHANGE SERVER Krypteret forbindelse FUNKTIONS-POSTKASSE FORDELING EXCHANGE SERVER Modtagesystem - ESDH eller Sagssystem HR Økonomi Projekt IT. BRUGERE BRUGERE REGELMOTOR (RULES MANAGER) REGEL HÅNDTERING OG VEDLIGEHOLDELSE E-MAIL SIKKER MAIL @ FYSISK POST REGELMOTOR (STATISTIK MODUL) Omdirigering MANAGEMENT INFORMATION MANAGEMENT REPORT 8
Digital Input Management Fordele Øget produktivitet ingen manuelle indtastninger Reduceret bemanding i servicering af medlemmer Reduceret viderestillinger på mails - dobbeltarbejde En mere hensigtsmæssig ressourceudnyttelse Leverance til mange forskellige håndteringssystemer/esdh Stærkt ledelsesværktøj Omkostningseffektiv sagsregistrering Side 9
Digital Input/ Output Management Synergi effekt Øget produktivitet ensarter metadata fra variable data input til output leverancer Distribuere de til rette filformater til rette person, i rette kanal, på rette tidspunkt. Reduceret dobbeltarbejde afløftning af metadata fra input til output distribution Tilføjelse af metadata fra input til output Fuld digitalisering af alle skrivelser til/fra borgere, virksomheder, myndigheder og offentlige instanser ved brug af f.eks. e-boks Samlet fokus på alle kommunikationsudfordringer Indtænke kommunikation på både modtagerens og afsenderens betingelser Side 10
Referencer Postscanning/Multikanal 11
Referencer Arkivscanning 12
Kontaktinformation PostNord Scanning A/S Anna Gertz Hedegaardsvej 88 2300 København S Mob.: +45 61227477 E-mail: anna.gertz@postnord.com