Forretningsplan 1
Baggrund Ringsted Festival har på bare 6 år udviklet sig til at være en 3-dages musikfestival med 11.000 gæster og en totalomsætning inkl. madsalg og foreningsavancer på mere end 11 mio kr. inkl. moms, hvilket placerer festivalen blandt de 10 største musikfestivaler i Danmark. Festivalen blev i indeværende år - af forskellige årsager - ramt af en mindre nedgang i antallet af gæster, hvilket har medført et underskud, der har betydet, at selskabet bag festivalen, Koncert Kompagniet A/S, har måttet gå i frivillig betalingsstandsning, og efterfølgende via advokat har udsendt et forslag til et frivilligt forlig med selskabets kreditorer. samvær med venner - hygge, fest & ballade i en musikalsk indpakning, som adskiller sig markant fra hverdagen. Festivalen har desuden opnået en markant status i markedet, hvor både bookere, leverandører og samarbejdspartnere støtter op om, at der fortsat er en stor musikfestival på Midtsjælland. havn, og de resterende 55% fra hele Sjælland og resten af Danmark. Ca. 2.000 af festivalens gæster overnatter på festivalens campingområde. Ca. 300 gæster overnatter lokalt på hoteller, Bed & Breakfast, Vandrerhjem m.v. Sponsorer & annoncører: Målgruppen er kendetegnet ved, at de større sponsorater primært er stor regionale eller nationale virksomheder som f.eks. 3-mobil, Konica Minolta, Carlsberg, POP-FM, The Voice, Dansk Kabel TV, m.fl. De mindre firmasponsorer og annoncører er mere lokalt forankrede som f.eks. Synoptik, Key2Fitness, Optimera, XL-byg, AC Energi og mange flere. Konceptet har med sin stigende publikumssucces bevist, at der er grundlag for en festival i Ringsted, at den har en stor social og kulturel betydning for byen og derfor har ledelsen valgt at reevaluere forretningsmodellen og fortsætte under nye rammer med støtte af en professionel og meget nøje udvalgt bestyrelse og en organisation med en stærk og erfaren festival-ledelse bestående af 9 personer. Herværende forretningsplan vil kort forklare, hvorledes forretningen organiseres. Forretningsmod el Ringsted Festival er som udgangspunkt en lokalitetsfestival, hvilket vil sige, at festivalen tager udgangspunkt i at skabe en folkefest i de smukke rammer, som Lystanlægget i Ringsted udgør, i modsætning til programfestivaler, som tilbyder koncerter indenfor en særlig musikniche eller stilart. Ringsted Festival har som f.eks. Skanderborg Festival haft succes med at brande sig på miljøet omkring festivalen med udgangspunkt i de smukke omgivelser, som musikfestivalen afholdes i. Prod uktportefølje Festivalens produktportefølje består umiddelbart af følgende: Private kunder: 3-dages eller 1-dages adgangsbilletter. Add-ons: campingbilletter, hotelpakker, merchandise, konsumsalg (øl, vand, mad) Virksomhedskunder: Billetter, Sponsorater, VIP-lounge, Exponering/ profilering, Samplingmulighed Målgruppen er både lokale og udenbys aktører, som sælger forskellige festival-relaterede artikler. Madboder og restauranter drives primært af professionelle operatører, som forpagter stadeplads. B2B billet-kunder: Målgruppen er både lokale og udenbys virksomheder, der køber billetter i større bundter enten i personaleforeningsregi eller af virksomheden som en loyalitetsopbyggende aktivitet for medarbejdere og kunder. Billetantal varierer fra 50-500 stk. pr. kunde. Forretningsid é Ringsted Festival er den foretrukne festivaloplevelse for kvalitetsbevidste, voksne mennesker i målgruppen 25-50 år primært bosiddende på Sjælland. Gæsterne bliver trukket ud af hverdagen til et nyt sted og har ikke andet end musikken og vennerne at koncentrere sig om. Ringsted festival er dermed den perfekte ramme for intens Ringsted Festival tilbyder gæsterne en involverende, unik fest, som opnår stjernekvalitet via præsentation af tidens største og mest populære danske og udenlandske musik- og underholdningstilbud, men også med masser af alternative, skæve og skøre musikalske overraskelser, og vil være målgruppens mest skelsættende årlige begivenhed; stedet, hvor man mødes, og genopfrisker minder med ungdomsvenner fra skoletiden, studietiden, barndommen etc. Campingmiljøet bidrager positivt til publikums involvering. De unikke miljøer og købsoplevelser i barer, madboder, restauranter og andre salgsboder er med til at skabe festen, som alle de regionale medier rapporterer fra, og festivalens sponsorer og leverandører bidrager alle med synergier, som passer overens med festivalens værdigrundlag og strategi. Stadepladser Der er mulighed for at udvide produktporteføljen med diverse tillægsydelser. Kund eportefølje Individuelle billetkøbere: Målgruppen er primært bestående af voksne og deres teenage-børn. Aldersfordelingen ser således ud: 13-17 år: 20% 18-24 år: 13% 25-45 år: 50% Over 45 år: 17% Den geografiske fordeling er således, at ca. 30% af gæsterne kommer fra Ringsted, 15% fra Køben- Marked sposition Det Sjællandske udbud af musikfestivaler domineres helt klart af Roskilde Festival, som har en enorm økonomi og stor mediebevågenhed. Roskilde Festival henvender sig til et helt andet og yngre segment end Ringsted Festival med et aldersgennemsnit på 23 år. Roskilde Festival ses derfor ikke som en konkurrent. De primære konkurrenter er følgende: Vig Festival, som er lidt større og noget ældre (etableret 1996) end Ringsted Festival, afvikles en måned før Ringsted Festival og segmenterer meget efter familier og sommerhusgæster, og ligner på dette punkt meget Langelandsfestival. Vig Festival omsætter PT ca. 50% mere end Ringsted Festival, og henter 67% af gæsterne i Storkøbenhavn og Nordsjælland. Kun 19% af gæsterne er bosiddende i Vest- og Sydsjælland, hvor festivalen 2 3
er beliggende. Vig Festival og Ringsted Festival ser hinanden som gensidige konkurrenter. Langelandsfestival minder underholdningsmæssigt meget om VIG festival, og henter traditionelt den overvejende del af sit publikum fra Sjælland og i særdeleshed Nordsjælland. Langelandsfestival har igennem en årrække været nødlidende, og har været igennem en konkurs. Idag tiltrækker Langelandsfestival ikke flere gæster end Ringsted Festival, men har en markant højere billetpris. Alligevel forlyder det i branchen, at festivalen fik ca. 8 mio kr. i underskud i 2010. Langelandsfestival må betegnes som en konkurrent. Skanderborg Festival, som er Danmarks næststørste festival, markedsfører sig massivt med outdoor reklamer på hele Sjælland og tiltrækker årligt ca. 7.000 Sjællandere i samme målgruppe som Ringsted Festival. Skanderborg Festival er således også en konkurrent. Sekundære konkurrenter: Grøn Koncert kan tilbyde det sociale samvær og fest/sjov ballade, men mangler festivalernes store overflodsagtige musikudbud og den hygge, de mange forskellige oplevelsesmiljøer giver. Grøn Koncert mangler desuden camping-oplevelsen, som igen knytter sig meget til det sociale og hyggen. Det samme er gældende for en lang række byfester og festuger. Temaparker som Bon Bon Land, Tivoli, Legoland tilfredsstiller en række behov for familierne, som vil have nogle sjove oplevelser sammen, men disse er på børnenes præmisser, hvor det modsatte er gældende på en musikfestival. Der er altså ingen nye produkter i markedet PT, der kan erstatte/true musikfestivalens helhedskoncept. Ringsted Festival har, på trods af at befinde sig i et marked, der ikke umiddelbart er i vækst, formået at opbygge en position som en væsentlig aktør i markedet. Ejerkred s og bestyrelse Der er stiftet et nyt selskab; Ringsted Festival 2012 ApS, som skal stå som arrangør af festivalen. Direktion & Indehaver Anders Sørensen, MBA Holsteinborgvej 141 4243 Rude 23285676 info@ringstedfestival.dk Anders er oprindelig stifter af Ringsted Festival, og har arbejdet i showbranchen i mere end 25 år med primære kompetencer indenfor forretningsudvikling, salg & markedsføring. Bestyrelse Selskabets bestyrelse består af følgende 5 personer: Bestyrelsesformand Christian Pedersen Kommunikationsrådgiver - Added Value Communication Garnisonen 38 61336965 cp@av-comm.dk Næstformand Martin Rømer Advokat - Ladefoged Advokatfirma Møllegade 7 57670344 22283066 mr@ladefoged-advokatfirma.dk Kaare Nielsen Direktør - Sydbank Tinggade 8 74378509 30762636 kaare.nielsen@sydbank.dk Jeanette Amdal Center Manager - Premier Outlets Center Klosterparks Allé 1 57644130 22966880 jja@premieroutlets.dk Thomas Rydahl Chef for Beredskab - Københavns Kommune Gl. Slimmingevej 9 57662001 26882910 z77v@okf.kk.dk Revisor Preben Pedersen Statsautoriseret revisor/partner ECOVIS Bülow Revision Nørregade 6b 57614540 40749267 preben.pedersen@ecovis.com Med arbejd ere Der deltager på festivalen en lang række forskellige freelance-medarbejdere, der alle er enten lønnede eller frivillige. Heraf er følgende sektoransvarlige i det centrale ledelsesteam: Sikkerhed: Morten Therkildsen Direktør ConCom Safety Musikbooking, Salg & Markedsføring: Anders Sørensen Direktør Ringsted Festival Service-område: Gitte Asmussen Til daglig leder af SFO på Asgårdskolen Konsum-område: Jens Chr. Sørensen Arbejder til daglig som arkitekt og projektleder på tegnestue i København Produktion (showafvikling): Jesper Christiansen Er key account manager og projektleder i et stort lyd- og lysfirma Infrastruktur (pladsopbygning): Michael Søhof Formand for Benløse IF støtteforening Camping: Torben Andersen Til daglig IT-chef Økonomi: Niels Mathiasen Har styret festivalens kontante pengestrømme siden 2008 B2B Salg: Torben Kristensen Virksomhedskonsulent, Væksthus Sjælland. 4 5
Samarbejd spartnere Der er en række vigtige samarbejdspartnere og leverandører, der er essentielle for at gennemføre arrangementet. Ringsted Handelsstandsforening Ringsted Teater & Kongrescenter Premier Outlet Center Ringsted Festivals Bestyrelse har desuden personsammenfald med Erhversforums Bestyrelse, idet både Jeanette Amdahl og Christian Pedersen deltager begge steder. Dansk Live Dansk Live er en interesseorganisation for spillesteder og festivaler med fokus på musikken og kunsten. Der afholdes i dette regi halvårlige konferencer, hvor festivalledere fra de fleste af landets festivaler mødes og udveksler erfaringer. Derudover har festivalerne i Dansk Live-regi en udvekslingsaftale, som giver mulighed for festivalernes ledelser at besøge hinandens festivaler og samle inspiration. Strategimøde Kongrescentret (november 2011) Støttekoncert (ultimo november 2011) Indlæg i lokale medier (ultimo november 2011) Lancering af billetsalg (ultimo november 2011) Mediekampagne (december 2011) Lancering af hovednavne (december 2011) Lancering af musikprogram (marts 2012) Udgivelse af festivalmagasin (april 2012) Mediekampagne (april 2012) Mediekampagne (juni 2012) Mediekampagne (ultimo juli 2012) Elementer i kampagnerne er iøvrigt: Festivalmagasin, Hjemmeside, Facebook, Radioreklamer, Banner-skilte placeret i trafikale knudepunkter m.v. De vigtigste er Ringsted Kommune, som stiller Lystanlægget til rådighed, samt de forskellige bookere, der leverer underholdningen. Dertil kommer en række grej-leverandører, elektrikere, lyd- lys- og scenefirmaer m.fl. Væksthus Sjælland Væksthus Sjælland har ydet værdifuldt bidrag i forbindelse relancering af festivalen efter problemerne i 2011. De lokale foreninger bemander barer, renholder festivalpladsen, rengør toiletter, bemander billetkontoret og camp en, passer legeland og passer mange andre vigtige opgaver. Det lokale foreningsliv får årligt tilført ca. 700.000 kr. ved deltagelsen i Ringsted Festival. Der er bred interesse fra såvel foreningernes side som leverandører og bookere til at fortsætte samarbejdet med festivalen med Anders Sørensen som bærende figur. Forretningsgange De mest kritiske forretningsgange er: Programlægning & markedsføring Aftalestyring & Likviditetsstyring Billetdistribution Varedistribution & bardrift Økonomihåndtering under festival B2B Salg og eksekvering af aftaler Afvikling af produktion (show) Alle forretningsgange beskrives i en intern festivalmanual. Denne manual danner desuden grundlag for en ny medarbejderhåndbog. Jurid iske forhold Festivalen bygger på mere end 300 forskellige juridiske aftaleforhold, som alle beskrives i skriftlige aftaler. Aftaler med musikleverandører Aftaler med foreninger Aftaler med Kommunen Aftaler med leverandører Forsikringer Netværk Ringsted Festival deltager i netværk med en række forskellige aktører, hvoraf de væsentligste er følgende: Ringsted Erhvervsforum Direktør Anders Sørensen deltager i Panelarbejdet for Handel, Kultur og Turisme og samarbejder herigennem med Ringsted Kommune Salg Salget organiseres således: Privatmarkedet: Salg af billetter via Billetnet.dk evt. suppleret med salg via egen løsning (Ticketservice) B2B (billetter/sponsorater): Direct marketing kampagne uge 45-50 Direct marketing kampagne i ugerne 50-10 PR & Marketing Der er i bestyrelsen nedsat et arbejdsudvalg bestående af Jeanette Amdahl og Christian Pedersen, som skal have fokus på udvikling af PR & Marketingstrategi. På det operationelle plan vil Direktør Anders Sørensen i ledelsesgruppen arbejde med implementering af de valgte strategier. Der er indtil videre planer om følgende større aktiviteter: Brand ing Ringsted Festival har gennem årene opbygget et godt, regionalt brand (varemærke), som skiller sig positivt ud fra mængden af af andre musikarrangementer, festuger m.v. Det er dette brand, der skal bygges på i fremtiden. Brandet skal vedligeholdes løbende via fokus på kundeværdi, kvalitetskontrol og produktudvikling, og til dette formål vil bestyrelsen foranstalte nye medie- og kundeundersøgelser, som skal hjælpe til at identificere indsatsområder og strategiske potentialer. Økonomistyring Der er i bestyrelsen nedsat et arbejdsudvalg bestående af Kaare Nielsen og Martin Rømer, som har fokus på økonomistyring. Driftsbudget og likviditetsbudget er udarbejdet, og der vil være månedlig budgetopfølgning samt ugentlig opfølgning fra uge 28-33 6 7
ECOVIS Bülow Revision forestår selskabets bogføring, lønregnskab, og årsregnskab, og er samtidig bisiddende i bestyrelsen. Der er i driftsbudgettet planlagte besparelser på ca. 3 mio kr. i forhold til 2011, og der forventes et resultat af primær drift (EBIT) på DKK 0,6 mio. Overskuddet skal anvendes til konsolidering, så festivalen har kapital til at imødegå fremtidige års eventuelle underskud samt i øvrigt til fremtidig udvikling af festivalen. Leverancer Der udarbejdes - som de foregående år - en detailplan for opbygning af festivalpladsen, samt detailplan for afvikling af festival (produktionsplan). Der udarbejdes desuden detailplaner for de centrale arbejdsgange i de definerede sektorområder, som sammenfattes i den førnævnte festivalmanual. IT-Systemer Festivalens administration og akkreditering anvender en egenudviklet database - Filemaker Pro, som rummer CMR, lagerstyring, fakturering, kontrakter etc. Dette system anvendes fortsat og udbygges om nødvendigt. Festivalens varelager og varesalg er i de sidste 4 år organiseret via ovennævnte database, hvilket fortsættes. Med hensyn til salg af billetter, er der truffet beslutning om at droppe det egenudviklede billetsystem, som har været anvendt siden 2009 og lægge billetsalget ud til en ekstern operatør som f.eks. Billetnet.dk Finansiering Festivalen har traditionelt kunnet afvikles ved hjælp af kundefinansiering via løbende salgsafregning fra billetoperatørerne samt B2B-salg, herunder stadepladsafgifter, og har i denne sammenhæng med succes anvendt en pristrappemodel, som giver kunden større rabat, jo tidligere billetten købes. Dertil er der søgt optimering af cashflow så majoriteten af leverandører betales umiddelbart før, under eller efter festivalen er afsluttet. Der er indgået en rammeaftale med musikbookerne, som betyder, at der skal afregnes 10% af honoraret ved kontrakt-underskrivelse, 40% af honoraret 01. maj, og resten d. 01. juli. Dette er tilpasset festivalens trappemodel for billetpriser. Der er udarbejdet et detaljeret likviditetsbudget, der viser, at den nødvendige likviditet er tilstede i perioden. Desuagtet er det bestyrelsens hensigt at etablere en buffer, såfremt der skulle ske ændringer i betalingsmønstret. Faciliteter Festivalen lejer lagerlokaler & lagerhal, og har desuden kontor med overnatningsmulighed i Ringsted, Rugvænget 10C Disse faciliteter er dækkende for selskabets behov. 8