DIIS DANISH INSTITUTE FOR INTERNATIONAL STUDIES STRANDGADE 56 1401 COPENHAGEN K DENMARK TEL +45 32 69 87 87 diis@diis.dk www.diis.dk SKRIV FORSTÅELIGE NYHEDER TOMMELFINGERREGLER TIL ET BEDRE SPROG Intern vejledning fra Publikations- og informationsenheden Publikations- & informationsenheden modtager gerne forslag til forbedringer på publications@diis.dk
Tommelfingerregler til et bedre sprog Skriv overskueligt 3 Giv læseren overblikket over din tekst, så han lettere og hurtigere kan læse den og forstå dit budskab. Skriv konkret 3 Gør din tekst relevant for læseren, og styr hans forståelse ved at skrive konkret. Teksten bliver mere entydig og væsentlig for læseren. Du kan derfor bedre guide ham mod den rigtige, den ønskede, forståelse. Skriv klart 4 Formidl dit indhold klart og entydigt, så budskabet er til at forstå. Fold dine informationer ud, så de hver især og deres indbyrdes forhold bliver entydige. Skriv kortfattet og informativt 10 Formidl alle de informationer, der er nødvendige for, at læseren kan forstå og acceptere dit budskab. Men formidl kun nødvendige informationer og anvend kun nødvendige ord; altså skjul ikke det nødvendige i noget unødvendigt. Skriv mundtligt 11 Skriv om emnet, som du taler om emnet. Mundtlige vendinger er lettere at forstå, hurtigere at læse, og de styrker læserens oplevelse af en menneskelig forfatter. Skriv objektivt 12 Formidl de relevante informationer objektivt uden dine egne subjektive vurderinger. Det øger troværdigheden af dine informationer, din formidling og dig selv som forfatter. Skriv korrekt 13 Dit budskab er lettere at forstå, hvis du overholder sprognormerne for ords betydning og grammatik. 2
Skriv overskueligt Tekster bør være overskuelige. Det giver læseren og dermed dig som forfatter en stor fordel. Læseren kan skimme teksten og få et solidt indtryk af indholdet; få overblik over artiklens emne, vinkel og disposition. Det giver et udgangspunkt, hvorpå resten af indholdet kan hænges op: altså lettere, bedre og hurtigere forståelse. Du kan derfor styre læseren mod forståelsen af dit budskab. En del misforståelser bliver undgået, når læseren ved, hvor teksten kommer fra og er på vej hen. Du skriver overskueligt, når du har: En overskrift og underoverskrift, der sammen præsenterer tekstens emne, vinkel og relevans. Afsnitsoverskrifter, der præsenterer historiens eller argumentationens udvikling. Én idé pr. afsnit, så teksten bliver opdelt, ved at hvert afsnit handler om én idé og kun én idé. De vigtigste informationer først i artiklen, afsnittene og sætningerne. Relevante punktopstillinger er overskuelige og kan fungere som et udgangspunkt for forståelsen af den omkringliggende tekst. Skriv konkret Du bør altid skrive konkret for din læser. Det konkrete skaber interesse og styrer læserens forståelse af indholdet; altså får læseren: Forståelse: Jo mere konkret et problem eller begreb bliver, jo tydeligere er problemet eller begrebet for læseren, der får en mere solid forståelse. Engagement: En læser er mere engageret i en tekst, der har et væsentligt og vedkommende indhold. Jo mere konkret, jo tydeligere bliver væsentligheden og relevansen af indholdet. 3
Min højre eller din højre? Står du i en brændende bygning, og kan du ikke se en meter frem, så ønsker du så forståeligt og konkret som muligt at få at vide, hvordan du kommer sikkert ud, altså hvilken vej du skal gå. Sådan er det altid, når vi skal forstå noget. Hvis du skriver Han bruger sine ressourcer til at skabe rum, så er indholdet mindre tydeligt end Han graver et hul i jorden med en spade. På samme måde giver det en bedre forståelse af indholdet, hvis du kan skrive Hun slår ham i stedet for Han bliver slået. Jo mere konkret du skriver, jo tydeligere og mere levende bliver indholdet. Det er vejen til forståelse, og du bør altid anvende konkrete eksempler til at formidle, og særligt til at formidle abstrakte forhold. Læseren engagerer sig også lettere i et konkret og tydeligt indhold. Enhver relevans og ethvert væsentligt aspekt i indholdet fremstår tydeligt. Altså bliver det også tydeligt, hvor relevant og væsentligt budskabet er for læseren. Du kan også hjælpe læseren på vej ved at fremhæve dit budskab i forhold til læseren, så det bliver konkret for ham: Fortæl hvilke fordele netop læseren, din målgruppe, har af dit budskab. Skriv klart Læseren vil ofte kun yde en begrænset indsats for at forstå en tekst. Det er sjældent forståelse for enhver pris. Derfor bør du ikke støje for meget. Ingen vil læse en tekst, de ikke forstår. Du får ikke noget ud af, at din tekst bliver læst og ikke forstået; medmindre du bare foregiver at sige noget. Selv når læseren gerne yder den nødvendige indsats, bør du skrive klart: Af respekt over for dine læsere skal den nødvendige indsats være så lille som mulig. Derfor bør en tekst være både letlæselig og letforståelig. 4
Læserne skal forstå dine informationer; altså skal de være entydige og forståelige. Sproget bør derfor være så klart som muligt, så du kan styre dine læsere mod den ønskede konklusion. En tekst læst og forstået på to timer er bedre end en artikel læst og forstået på fem timer. Vi forstår måske en kompliceret formidling af komplicerede informationer. Men vi foretrækker typisk og forstår lettere og bedre en ukompliceret formidling af komplicerede informationer. Når vi arbejder med at forstå et indhold, så ønsker vi ikke også at arbejde med at fjerne unødvendig støj. Et klart sprog stiller en række underordnede krav til bl.a. sætningsopbygningen og ordvalget. De vigtigste er: Sætningsopbygningen Undgå lange sætninger Undgå forvægt Undgå indskudte sætninger Ordvalg Anvend aktive ord Undgå svære ord Undgå papirklichéer Undgå verbalsubstantiver 5 6 7 7 8 9 10 UNDGÅ LANGE SÆTNINGER Undgå lange sætninger. En sætning indeholder en mængde brikker, og hver sætning sætter brikkerne på plads. To brikker bliver hurtigere og lettere sat sammen end syv, og syv brikker bliver hurtigere og lettere sat sammen end 102. Korte sætninger er derfor typisk hensigtsmæssige: Lettere at afkode og lettere at forstå. Lange sætninger kan være årsag til manglende forståelse, eller at læseren må yde en unødvendig stor indsats. 5
Skriv dog ikke kun i meget korte sætninger. Det kan opdele teksten i for mange løse dele, der er unødvendigt besværlige at samle. Generelt giver en blanding af korte og lidt længere sætninger en behagelig variation i læsningen. UNDGÅ FORVÆGT Undgå at give sætninger forvægt; altså undgå for meget indhold, for mange sætningselementer, før det styrende udsagnsord, der skaber handlingen og samler sætningen. Husk at forståelsen af en sætning kræver, at de andre elementer bliver hængt rigtigt på det styrende udsagnsord. Når det styrende udsagnsord er kendt, så bliver resten af sætningselementerne løbende hængt på. De kommer med i det samlede billede, den samlede forståelse. Er det styrende udsagnsord ukendt, svæver resten af indholdet i luften. Når det styrende udsagnsord endelig bliver kendt og afslører sammenhængen, så kommer alt indholdet måske ikke med, eller måske bliver det ikke hængt rigtigt på. Forvægt kan derfor være en kilde til misforståelser og mindsket forståelse. I dette eksempel kommer det styrende udsagnsord anses først som ord nr. 21: En større selvfinansiering inden for boligbyggeriet samt etableringen af lønmodtagerkapital i virksomhederne i henhold til Socialdemokratiets skitseforslag om økonomisk demokrati anses i arbejderbevægelsen for de væsentlige muligheder for at skaffe erhvervslivet større kapitaltilgang. 6
UNDGÅ INDSKUDTE SÆTNINGER Undgå indskudte sætninger. Hovedsætningen formidler en information, og den indskudte sætning formidler en anden information. Den bliver altså formidlet i formidlingen af den første information. Men det er typisk lettere at forstå én information ad gangen end at forstå to informationer samtidigt. Det er lettere at gribe én bold ad gangen end to eller 17 bolde samtidigt. Informationen i den indskudte sætningen må være enten: 1. Ligeværdig med informationen i hovedsætningen, 2. Underordnet informationen i hovedsætningen, eller 3. Irrelevant. Irrelevante informationer skal naturligvis ikke med, ligeværdige informationer skal med, og underordnede informationer skal måske med. En ligeværdig information kræver en selvstændig sætning, der ikke forurener og bliver forurenet af formidlingen af den første information. Hvis en underordnet information skal med, så vil den typisk kræve sin egen sætning. Om den skal komme før eller efter den primære information afhænger af, om forståelsen af den ene forudsætter forståelsen af den anden. Hvis de ikke forudsætter hinanden, så bør den vigtigste information typisk komme først. ANVEND AKTIVE ORD Anvend næsten altid aktive udsagnsord. De forbinder personer med handlinger; altså giver de relationerne mellem brikkerne og samler dermed puslespillet. De letter derfor forståelsen og øger læsehastigheden. 7
Undgå passive udsagnsord, hvor du udelader den handlende person fra puslespillet. Den centrale handling bliver blot en brik blandt andre brikker, og puslespillet bliver ikke samlet. Det må læseren selv gøre, hvilket tager tid og åbner for misforståelser. PASSIVFORM AKTIVFORM Du ønskes en glædelig jul. En bil købes brugt. Et budskab skrives hensigtsmæssigt til julemanden, hvis Jeg ønsker dig en glædelig jul. Han køber en brugt bil. Du skriver hensigtsmæssigt til julemanden, hvis UNDGÅ SVÆRE ORD Undgå ord, hvor du eller din læser kan være i tvivl om betydningen. Hvis du anvender et ord forkert, så kan læseren misforstå dit budskab eller bruge lang tid på at forstå det. Hvis din læser ikke kender betydningen af eller er i tvivl om din brug af et ord, så vil læseren sandsynligvis heller ikke forstå dit budskab eller være usikker i sin forståelse. Husk at svære ord ikke kun er fremmedord. Ofte er vi mindre i tvivl om betydningen af et fremmedord end eksempelvis gamle danske ord og ord, der bliver brugt med en særlig snæver betydning (velfærd kan eksempelvis bruges med vældig mange forskellige betydninger). Husk at du eksplicit bør definere ethvert ord, som du bruger i en særlig snæver betydning. Mange ord kan være svære, men det er ikke en kvalitet ved ordet i sig selv. Det handler om brugen af ordet. Hvis en gruppe bruger et ord ofte nok, så er ordet ikke svært, 8
uafhængigt af om det er umuligt at udtale og har en russisk oprindelse. Mens hvis du aldrig bruger et ord, så kan du være usikker på betydningen. Generelt er der megen usikkerhed om betydningen af ord som løsøre, allokering, afskrivning, aktiver, passiver, tilsvar og mange andre. UNDGÅ PAPIRKLICHÉER Undgå ord, du ikke vil bruge mundtligt. På skrift anvender vi ofte en række ord, vi stort set aldrig anvender i en samtale; de er papirklichéer. Du anvender med fordel ord, der er dækkende og kendt af både dig og din læser; så der hverken er tvivl eller tøven om betydningen. PAPIRKLICHÈ Angående Vedrørende Såfremt Samt Fornøden Under dags dato Indeværende år Skrivelse Nærværende Foranledige HVERDAGSORD Om Om Hvis Og Nødvendig I dag I år Brev Denne, dette Sørge for 9
UNDGÅ VERBALSUBSTANTIVER Undgå verbalsubstantiver, dvs. lav ikke udsagnsord om til navneord. Verbalsubstantivers fordel er, at informationerne fylder mindre, end hvis de bliver skrevet ud. Ulempen er, at jo mindre informationerne bliver foldet ud, jo lettere bliver de misforstået. Læseren skal ikke blot samle puslespillet. Han må også skabe ekstra brikker. Skaber han ikke de rigtige brikker, så misforstår han mere eller mindre dit indhold, dit budskab. VERBALSUBSTANTIVER AKTIVE ORD Der er givet en meddelelse fra kommunen om Kommunen meddeler at Vækning af natvægteren sker kl. 7. Natvægteren vækker gæsterne kl. 7. Den forståelige skrivelse til julemanden bør være begrænset i anvendelsen af verbalsubstantiver. Du skriver mere forståeligt for julemanden, når du begrænser omfanget af verbalsubstantiver. Skriv kortfattet og informativt Du skal formidle dit budskab. Derfor skal du formidle alle de informationer, der er nødvendige for, at læserne kan forstå og acceptere budskabet. Men det nødvendige skal hverken skjules i unødvendige informationer eller ord. Derfor bør du kun formidle nødvendige informationer og anvende nødvendige ord. Alt andet gavner ikke, men skader snarere. 10
Du skal ikke formidle genstandens historie, når hensigten kun er at formidle anvendelsen. Det er ikke sjovt for en tørstig mand, hvis han skal læse alt om udviklingen af en avanceret øloplukker. Manden vil jo bare åbne sin øl. Husk at du skal formidle alle de informationer, der er nødvendige, for at læserne kan forstå og acceptere dit budskab. Gentagelser kan være hensigtsmæssige. De fremhæver og formidler vigtigheden af det gentagne. Dermed kan de bidrage til både læserens forståelse og accept. Skriv mundtligt Du bør skrive mundtligt: Det er lettere at forstå, hurtigere at læse, og det styrker oplevelsen af en menneskelig forfatter. Så skriv med de vendinger, du anvender i en samtale, hvor du taler om emnet med stor sikkerhed og ekspertise. De fleste mennesker afkoder oftest mundtlig kommunikation. Den bliver derfor lettere afkodet end skriftlig kommunikation. Altså bliver forståelsen lettere og læsehastigheden typisk større, når det skrevne har en mundtlig kvalitet. Når du skriver mundtligt, viser artiklen ét menneske, der henvender sig til ét andet. Det kan motivere og engagere læseren. Du er et menneske, det er dine læsere også, så skriv direkte og mundtligt til dem. Der er ingen grund til at skjule mennesker i kommunikation. Tværtimod er der ofte god grund til at gøre kommunikation menneskelig. Det kan skabe goodwill hos læseren. Kommunikation fra et andet menneske er mere medlevende end kommunikation fra en maskine. Du er måske ligeglad med et emne, men en levende fortælling fra en engageret fortæller fænger ofte alligevel. 11
Det skrevne kan blive mere mundtligt på følgende måde: Kend din målgruppe, skab et billede af din målgruppe. Du kan ikke kommunikere særligt hensigtsmæssigt til en ukendt målgruppe. Skab et billede af én bestemt person, der repræsenterer målgruppen; en person du kender rigtigt godt. Formuler indholdet af hvert afsnit højt for dig selv, som vil du fortælle det til en anden i en samtale. Skriv de mundtlige formuleringer ned og stram formen op, så der ikke er overflødige ord, og ordstillingen er passende. Læs teksten højt, og tjek om sproget er mundtligt. Går du i stå pga. en tung sætning el. lign., så skriv sætningen om. Formuler igen indholdet højt for dig selv. Skriv objektivt Du skal formidle de relevante informationer, ikke dine egne subjektive vurderinger. Dokumentér dine påstande, så læseren velovervejet kan acceptere dit budskab, og så du ikke står alene som garant for dit budskab. Objektivitet øger troværdigheden af dine informationer, din formidling og dig selv som afsender. Skriver du objektivt, følger du det journalistiske motto Don t tell it, show it : Læseren vurderer selv dokumentationen for en påstand, og på den baggrund må han acceptere eller afvise påstanden. Det er altid meget mere overbevisende, hvis du kan vise, at en påstand er rigtig i stedet for blot at fortælle det. Tænk på forskellen mellem, at en anden blot fortæller dig Andy Kaufmann var vældig sjov, og at du så faktisk ser et show med komikeren på DVD. Måske synes du ikke, at han er sjov, men hvis du gør, er du også overbevist. Undgå derfor udtryk som Vi er gode og Vi er anerkendte. Fortæl hellere om forskningsresultater, deres konsekvenser og mulige anvendelse, fortæl om keynote speakers på internationale 12
konferencer, og fortæl om samarbejdet med navngivne personer, centre, institutter og lign. Måske er det nok til, at læseren accepterer budskaber som Vi er gode og Vi er anerkendte. Alle kan udgive tekster på Internettet, der måske derfor er kendt for meget dårlige og tvivlsomme tekster. Ingen eller kun en meget ringe kontrol med informationerne gør, at Internettets brugere forventer utroværdighed og søger efter tegn derpå. Skriv derfor webtekster i et objektivt sprog. Det garanterer selvfølgelig ikke indholdet, men det virker mere troværdigt. Skriv korrekt Du bør typisk skrive sprogligt korrekt. Det er lettere at læse en artikel, der er fri for sproglige fejl. Hvis en læser er i tvivl om et ords betydning og slår det op, så bør han kunne gennemskue din anvendelse af ordet. Sprognormerne mht. til ordenes betydning og den grammatiske opbygning af en sætning er en fælles referenceramme. Overhold dem, så skal læseren overveje én forstyrrende ting mindre, når han afkoder dit budskab. Du skal ikke skrive sprogligt korrekt, bare fordi det er korrekt. Hvis du og dine læser har for vane at bruge et ord forkert, så kan du med fordel bruge ordet på den måde. Dine læsere vil ikke være i tvivl om betydningen. Typisk er reglerne for korrekt sprogbrug dog værd at overholde. 13
Du bør alt andet lige skrive sprogligt korrekt. Tjek derfor altid: Er der stavefejl? Er der sat komma efter reglerne? Er der grammatiske fejl? Bruges ordene rigtigt? Kommaregler og retskrivningsordbog kan findes på Dansk Sprognævns hjemmeside dsn.dk). Her er også henvisninger til litteratur om korrekt sprog. 14