Redskaber til god kommunikation med frivillige

Transkript

1 Køb bøgerne i dag Redskaber til god kommunikation med frivillige Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Aktiv frivillig leder - grundlægger af RETRO giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Kommunikation afhænger af......hvor du er i organisationen og hvilket ansvarsområde du har

3 Hvordan kommunikere til frivillige? Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx bestyrelsen eller ansatte. På den facon fremmes organisationens arbejde bedst. Kvalitetssikring, kontrol Den instruerende / konkret / praktisk Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og organisationens ansatte, bestyrelse ect. kører forskellige parallelle løb Den passive / ingen kommunikation Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for organisationen. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for organisationens rammer. Prioritering af frivilligpleje (økonomisk og ressourcemæssigt) Den faciliterende / involverende / spørgende

4 Kommunikation er helt central en selvledende opgave En kommunikativ opgave en social opgave en organisatorisk opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik/viden om organisationen (fx god introduktion) Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning) Ledelsespyramiden

5 Intern kommunikation og videndeling

6 Hvorfor er det svært? Snak med sidemanden Nævn 2-3 måder hvorpå du kan kommunikere skævt til dine frivillige

7 Citat: Det med at få kommunikeret visioner ud, det har vi været for dårlige til, det ved jeg... Oprindelig var visionen udviklet sammen med medlemmerne, men i det, at vi i ledelsen beslutter os for at gøre det, glemte vi at kommunikere ud til medlemmerne. Det er rigtig effektivt, at gennemføre idéer når vi er så få i ledelsen, som vi er, men man skal bare lige huske at kommunikere det ud til medlemmerne. (Frivillig leder. UPTV)

8 Kommunikation Kommunikation er afledt af latinske ord (communis, communicatio og communicare) som betyder fælles meddelelse, dele med nogen, gøre fælles Alt er kommunikation - både det vi siger og ikke siger. Det vi gør - og ikke gør. Kommunikation er både mundtlig, skriftlig og kropssprog/ handling Intern kommunikation kan defineres som: Formidling, som har til formål, at skabe gavnlige relationer mellem personer for der igennem at motivere til at samarbejde om organisationens formål og værdier Intern kommunikation i foreningen er ofte svær

9 Kommunikation Kanal Afsender Modtager Typisk har man fokus på sig selv som afsender. Tænkning: Er budskabet klart og tydeligt fra afsenderens hånd, vil personen vil forstå budskabet

10 Citat Vi har prioriteret, at layoutet ikke skal være formelt. Jeg har erfaring fra mit tidligere arbejde, og der brugte man meget finpudsede mails, og det gad folk ikke at læse, fordi det så så upersonligt ud. Folk vil gerne have noget personligt, og på dette kursus har vi valgt ikke at bruge alle ressourcerne på programdesign. Fokus er på indholdet og det, at deltagerne kan genkende deres udfordringer i kurset. (Jon, Uddannelseskonsulent, DIF) Esther Skov Rygaard

11 Kommunikation Op fx bestyrelsen, lederen, landskontoret På tværs fx teamledere, andre involverede grupper i foreningen Ned fx de frivillige, medlemmer, brugere/deltagere

12 Dig, som afsender Husk at kommunikere viden ud til organisationen Vær positiv i din formidling Formuler dig klart og enkelt (er du usikker på hvad du skal formidle, så søg klarhed før du kommunikerer) Nævn kort hensigten med budskabet eller et manglende budskab (Megafoneffekten) Frem videndeling i blandt frivillige (hvordan gøres det?) Lad være med at overkommunikere - man hører/læser det ikke! Ved mundtlig formidling, vær opmærksom på dit kropssprog (dobbeltkommunikation)

13 Kanal / medie Mundtlig: f2f møder, telefonsamtaler, skype Skriftlig: Mail, Facebook, intranet (fx Podio), sms, plakater, håndbøger, guides, fælles kalender fx på google osv. Skriftlig kommunikation er bedst til: Viden- og informationsdeling mellem grupper / teams (fx Nu har jeg snakket med Jens om lån af trailer ) Rundsende invitation til fester mm. Korte spørgsmål, som kan besvares relativt enkelt (ikke debatter) Koordinere fx mødedatoer Positive updates Sammenfatte aftaler man har haft over telefonen Brug mundtlig kommunikation (møder) til diskussioner, svære beslutninger, komplicerede informationer

14 Citat Man skal vælge forskellige kommunikationskanaler, så de frivillige hører det samme minimum tre gange. Det er vigtigt at tænke i, hvilke kanaler eller samlinger der bruges til at kommunikere ting ud. Der ud over skal man være opmærksom på, at hvis man hører noget fra en, som man har tillid til, så er man bare mere lydhør. (Souschef, Ældre Sagen) Esther Skov Rygaard

15 Citat Man skal passe lidt på det med mails. Hvis folk er pressede, kan de komme til at skrive noget, som ikke er hensigtsmæssigt. Folk kan let blive uvenner på en mail. Særligt hvis der er nogen, som brænder meget for arbejdet og gerne vil noget og som prøver at pålægget opgaver til frivillige, som har en mindre aktie i det. De er forskellige steder og kan let komme til at tale helt forbi hinanden. Det er en ulempe ved det. (Frivillig, KFUM-Spejder)

16 God mailkultur Mails er en tidsrøver. Overvej 2 gange om du skal ikke skal ringe. Råd til god mailkultur: Sørg for at headeren/overskriften beskriver det emne, som behandles i mailen Giv en kort respons på mails. Fx Tak, jeg vender tilbage senere Start og afslut høfligt. Fx Hej. Håber du har haft en god weekend? Vær ekstra opmærksom på, at det står klart i mailen hvad du forventer at modtageren skal give respons på. Undgå ironiske bemærkninger Undgå lange mails. De færreste får dem læst grundigt Overvej om (noget af) den information du sender ud med fordel kan gives på møder i stedet for

17 Receptionsmodellen Fokus på modtageren! Definition af kommunikation: Kommunikation har fundet sted, når modtageren har forstået budskabet sådan som afsenderen har intenderet det Modtageren er styret af sin egen indre verden, hvor filtrering af budskaber sker

18 Fokus: modtageren Modtagerens lyttende indre verden afhænger bl.a. den følelsesmæssig tilstand Vi filtrerer typisk budskaber: Generaliseringer (tilsvarende erfaringer) Undladelser (høre kun det vi er optaget af) Forvrængninger (vores opfattelse, forventninger til afsenderen) Tillid til modtageren er afgørende for hvordan vi afkoder et budskab. Tillid opstår i mødet med et menneske, som er troværdig, nysgerrig og fair

19 God praksis - kommunikation Der er ikke én konklusion! Er du klar over hvad du vil kommunikere? Kommunikerer du positivt? Er der information som skal samles? Hvilke kommunikationskanaler er hensigtsmæssige at bruge? (tjek på baggrund af budskabets karakter og modtageren) Sæt dig i modtagerens sted: Hvad vil denne tænke om budskabet? Undersøg evt. hvad modtageren har hørt - spørg ind til det, se kropssprog