Budgetproces for Budget 2019-2022 (ØK) Åben sag Sagsid: 17/26108 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1) 2380803 Åben: Forslag til tidsplan - Budget 2019 Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Socialog Arbejdsmarkedsudvalg Hermed forelægges forslag til budgetproces for Budget 2019-2022 til behandling. Beskrivelse af sagen Budgetprocessen skal sikre, at der kan udarbejdes et budget for 2019 og overslagsårene 2020 2022, der understøtter kommunens økonomiske politik og at processen gennemføres i oversensstemmelse med de retningslinjer for udarbejdelsen af kommunens budget, der er defineret i Styrelsesloven. Ved udarbejdelsen af nærværende forslag til budgetproces er der ligeledes taget afsæt i resultaterne fra evalueringen af budgetprocessen for Budget 2018. Opgaven med at sikre et budget i balance kan håndteres på flere måder. I Ringsted Kommune har der ved tidligere budgetprocesser været anvendt en omstillingspulje. Omstillingspuljen sikrer, at der bliver udarbejdet omstillingsforslag, dvs. forslag til effektiviseringer, servicereduktioner og opgaveprioriteringer, således at der kan skabes et økonomisk råderum inden for rammerne af det eksisterende budget. Det er dog gradvist blevet mindre og mindre, der er blevet omprioriteret for med årene. Man kan derfor overveje en model, der er mindre omfattende end tidligere. En anden tilgang, hvorpå der kan skabes økonomisk råderum, er der fastholdes et løbende proaktivt fokus i organisationen hele året på optimering og reduktion Side 1
af udgifter med udgangspunkt i det eksisterende serviceniveau. Provenuet fra sådanne tiltag opsamles i det tekniske budget og vil skabe økonomisk råderum, der kan anvendes i budgetprocessen. I nærværende sag præsenteres to forskellige modeller til budgetproces baseret på hhv. en omstillingspulje og løbende optimering af driften. Herudover varierer modellerne i forhold til inddragelse. Model A: Minimal-modellen Model A er en simpel model, hvor aktiviteterne er skåret ned til et minimum. Samtidig anvendes der ikke en omstillingspulje for at sikre økonomisk råderum. Det økonomiske råderum dvs. finansieringen af driftsønsker vil alene blive tilvejebragt ved budgetkorrektioner og dels ved konkrete politiske sager, der kan frigøre midler til drift. Provenue ved politiske sager og budgetkorrektioner kan anvendes ved Byrådets prioritering af budgettet i forbindelse med budgetforhandlingerne i september. I februar forelægges Byrådet en sag med henblik på, at Byrådet prioriterer, hvilke serviceområder der skal fokuseres på i budgetprocessen. For øvrige serviceområder kan der kun indgå anlægs- og driftsønsker, der vurderes nødvendige for at kunne opretholde eksisterende serviceniveau. Med henblik på, at kunne give Byrådet et første billede af den forventede økonomiske ramme for kommunens budgetlægning og det økonomiske råderum, udarbejder administrationen i marts en 1. udgave af det tekniske budget med udgangspunkt i den økonomiske politik, demografiregulering og forventet udvikling i udgifter. Demografiregulering vil ske med udgangspunkt i administrativt skøn og gældende demografimodel. I juni behandler fagudvalg og Byrådet behandler demografimodel og regulering af det tekniske budget på baggrund af befolkningsprognosen, som anvendes ved udarbejdelsen af det tekniske budgetforslag. Den 1. udgave af det tekniske budget vil være udgangspunktet for budgetseminar for Byrådet i marts. Her vil Byrådet få lejlighed til at drøfte den økonomiske situation, behov for omprioriteringer på tværs af udvalg i relation til det tekniske budget og behov for at iværksætte forholdsregler for at sikre en hensigtsmæssig ramme omkring kommunens budgetlægning. Såfremt det vurderes nødvendigt at tilpasse den økonomiske politik kan det ske i maj måned. I april og maj udarbejder fagudvalgene driftsønsker, anlægsønsker og investeringsforslag til budgettet. Udarbejdelsen af ønsker skal ske i overenststemmelse med den valgte afgrænsning til bestemte serviceområder. Administrationen vil understøtte processen i fagudvalgene ved at udarbejde de forslag, der vurderes nødvendige for at kunne sikre at det nuværende Side 2
serviceniveau kan opretholdes eller lovbestemte ændringer overholdes. Forslagene fra administrationen skal være færdigkvalificerede. Byrådet tager stilling til, hvilke forslag fra fagudvalgene, der skal indgå i den videre proces og sendes i offentlig høring. Ultimo juni justeres det tekniske budget på baggrund af økonomiaftalen mellem Regeringen og KL. Partierne har sidste frist for at indsende forslag til budget 2019 i august. Økonomiudvalgets 1. behandling af det tekniske budgetforslag sker på et ekstraordinært møde midt i august. Herefter gennemføres ét samlet høringsforløb frem til den 12. september, hvor både forslag til budgettet og det tekniske budgetforslag sendes i høring. I perioden afholdes borgermøde og dialogmøde med HMU, men ikke Facebook-debat. Budgetforhandlingerne pågår i september. Model B: Tradionel model Model B ligner budgetprocessen fra sidste år. Her indgår en omstillingspulje ligesom der er flere aktiviteter med henblik på inddragelse af borgere og interessenter omkring forslagene i omstillingspuljen. For at sikre råderum for den politiske prioritering arbejdes med en omstillingspulje svarende til 0,75 pct. af serviceudgiftsramme (11,3 mio. kr.) og med en målsætning om at der omstilles for 0,5 pct. af serviceudgiftsrammen (7,5 mio. kr.). Fordelingen mellem fagudvalgene fremgår af nedenstående tabel: Beløb i 1.000 kr. i 2019- Serviceudgifter 0,75 pct. priser Økonomiudvalget 272.645 2.045 Klima- og Miljøudvalget 73.151 549 Plan- og Boligudvalget 47.240 354 Børne- og Undervisningsudvalget 545.437 4.091 Social- og Arbejdsmarkedsudvalget 283.738 2.128 Ældre- og Genoptræningsudvalget 225.927 1.694 Kultur- og Trivselsudvalget 52.996 397 Side 3
I alt 1.501.134 11.259 Alle omstillingsforslag skal omhandle driftsudgifter, være realiserbare, have varig karakter og skal kunne effektueres indenfor rammerne af det enkelte fagudvalgs område. Kommunens interessenter inviteres til at bidrage med forslag og ideer i starten af processen i perioden februar - marts. Med henblik på, at kunne give Byrådet et første billede af den forventede økonomiske ramme for kommunens budgetlægning og det økonomiske råderum, udarbejder administrationen i marts en 1. udgave af det tekniske budget med udgangspunkt i økonomisk politik, demografiregulering og forventet udvikling i udgifter. Demografiregulering vil ske med udgangspunkt i administrativt skøn og gældende demografimodel. I juni behandler fagudvalg og Byrådet behandler demografimodel og regulering af det tekniske budget på baggrund af befolkningsprognosen, som anvendes ved udarbejdelsen af det tekniske budgetforslag. Den 1. udgave af det tekniske budget vil være udgangspunktet for budgetseminar for Byrådet i marts. Her vil Byrådet få lejlighed til at drøfte den økonomiske situation, behov for omprioriteringer på tværs af udvalg i relation det tekniske budget og behov for at iværksætte forholdsregler for at sikre en hensigtsmæssig ramme omkring kommunens budgetlægning. Såfremt det vurderes nødvendigt at tilpasse den økonomiske politik kan det ske i maj måned. I marts og april udarbejder fagudvalgene driftsønsker, anlægsønsker og investeringsforslag til budgettet. På baggrund af tilbagemeldinger fra Byrådet ved evaluering af budgetprocessen, foreslås at der, ligesom det skete ved budgetprocessen for Budget 2018, defineres en begrænsning for fagudvalgenes udarbejdelse af drifts- og anlægsønsker. Det sikrer at der foretages en skarpere prioritering inden forslag oversendes til behandling i Byrådet. Der foreslås således fastsat et maksimum for antallet af driftsønsker i de enkelte fagudvalg. Der sondres mellem økonomisk mindre og større driftsønsker, af hensyn til mulighederne for, at få den samlede økonomi til at hænge sammen i relation til den endelige prioritering i forbindelse med budgetvedtagelsen. Der fastsættes ikke nogen præcis økonomisk ramme for de enkelte forslag. Ligeledes foreslås fastsat en begrænsning for antal anlægsønsker på maksimum 6 anlægsønsker for Plan- og Boligudvalget samt Klima- og Miljøudvalget og maksimum 3 anlægsønsker for øvrige fagudvalg. Side 4
Forslag til fordeling af driftsønsker og anlægsønsker mellem fagudvalgene fremgår af tabel nedenfor: Mindre (økonomisk) driftsønsker Større (økonomisk) driftsønsker Anlægsønsker Økonomiudvalget Maks. 2 Maks. 2 Maks. 3 Klima- og Miljøudvalget Maks. 2 Maks. 2 Maks. 6 Plan- og Boligudvalget Maks. 2 Maks. 2 Maks. 6 Børne- og Undervisningsudvalget Maks. 2 Maks. 2 Maks. 3 Social- og Arbejdsmarkedsudvalget Maks. 2 Maks. 2 Maks. 3 Ældre- og Genoptræningsudvalget Maks. 2 Maks. 2 Maks. 3 Kultur- og Trivselsudvalget Maks. 2 Maks. 2 Maks. 3 Administrationen vil understøtte processen i fagudvalgene ved at udarbejde omstillingsforslag samt forslag til driftsønsker og anlægsforslag, der vurderes absolut nødvendige for at kunne sikre at det nuværende serviceniveau kan opretholdes eller lovbestemte ændringer overholdes. Forslagene fra administrationen skal være færdigkvalificerede. Primo maj gennemføres dialog med HMU. Byrådet tager stilling til, hvilke forslag fra fagudvalgene, der kan indgå i den videre proces og sendes i offentlig høring. I perioden 14. maj 13. juni gennemføres offentlig høring med Facebook-debat onsdag den 30. maj og offentligt borgermøde torsdag den 31. maj. Den 14. juni gennemføres endnu et dialogmøde med HMU. Ultimo juni justeres det tekniske budget på baggrund af økonomiaftalen mellem Regeringen og KL. Partierne har sidste frist for at indsende forslag til budget 2019 i august. Efter økonomoiudvalget 1. behandling af det tekniske budgetforslag d. 4. september gennemføres igen offentlig høring i perioden frem til 19. september. I høringsperioden gennemføres dialog mellem økonomiudvalget og HMU. Opstart på budgetforhandlingerne sker med budgetseminar for Byrådet, der er lagt inden Byrådets 1. behandling af det tekniske budgetforslag. Side 5
Investerings- og effektiviseringspuljen Til udarbejdelse af investeringsforslag er der i driftsbudgettet afsat en investerings- og effektiviseringspulje på 1,7 mio. kr. i 2019, 9,3 mio. kr. i 2020, 2021 og 2022. Puljen skal understøtte arbejdet med realisering af effektiviseringsgevinster, og er afsat under driftsbudgettet. Det er en forudsætning, at puljen skal genopbygges så hurtigt som muligt. Derfor gives der som udgangspunkt kun 1-2 årige investeringsbevillinger, medmindre særlige forhold taler for andet. Der kan ikke bevilges midler til investeringer, medmindre forslaget har en positiv effektiviseringsgevinst i overslagsårene. Social investeringsfond Som følge af budgetaftalen for Budget 2018 er der afsat 4 mio. kr. til en social investeringsfond. Fonden er finansieret med midler fra Investerings- og effektivisieringspuljen i 2019. Der er ikke afsat midler i overslagsårene 2020 2022. Eventuel finansiering af fonden i overslagsårene skal således tages op som et driftsønske i budgetprocessen, såfremt der skal tilføres nye midler. Det foreslås, at proces for ansøgning og bevilling af midler fra den sociale investeringsfond fremlægges til politisk behandling i sag til Økonomiudvalget i marts 2018. Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet Med henblik på at finansiere budgettet for 2017-2020 blev der dengang indarbejdet effektiviseringer jf. det af regeringen og KL aftalte Moderniseringsog effektiviseringsprogram. Der resterer at blive udmøntet 1,5 mio. kr. i 2019 stigende til 3,0 mio. kr. i 2020. Ved udarbejdelsen af det tekniske budget vil effektiviseringerne blive udmøntet i udkast til det tekniske budget. Såfremt administrationen vurderer at der er tiltag i Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, der kan afstedkomme effektiviseringer i kommunens drift, vil disse blive fremlagt som separate politiske sager. Ejendomspolitik I budgettet for 2017 blev der, som aftalt i budgetaftalen, indarbejdet en forventet effektivisering vedrørende kommunens ejendomsportefølje, og i maj 2017 vedtog Byrådet en ejendomspolitik for kommunens ejendomme. Der Side 6
resterer fortsat at blive udmøntet effektiviseringer ved driftsbesparelser som følge af konkrete omdisponeringer af kommunens ejendomsanvendelse. I 2018 beløber det sig til 1,25 mio. kr. og i 2019 til 2,0 mio. kr. stigende til 3,0 mio. kr. i 2020 og efterfølgende år. Inddragelse og høring Gennemgået ovenfor. Ingen yderligere bemærkninger. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. For prioriteringen af anlægsønsker henstår udisponeret anlægsramme på 0,0 mio. kr. i 2019, 10,4 mio. kr. i 2020, 59,4 mio. kr. i 2021 og 65 mio kr. 2022. Vurdering Administrationen vurderer, at begge modeller er i overenstemmelse med Styrelsesloven. Angående model A vurderes, at modellen vil sikre mere ro omkring budgettet, idet der ikke er krav om udarbejdelse af omstillingsforslag med deraf følgende uro blandt interessenter, medarbejdere og borgere. Herudover begrænses de ressourcer administrationen skal afsætte til processen til et minimum, idet udarbejdelsen af forslag afgrænses til specifikke serviceområder, og herudover kun det absolut nødvendige for at kunne opretholde eksisterende serviceniveau og overholdelse af lovgivning. Det vurderes at der med én samlet høringsproces skabes en mere forståelig høringsproces for kommunens borgere og interessenter, hvor der kun er én høringsperiode og materialet sendes ud samtidig. Høringsperioden vil samtidig være ca. 2 uger længere end vanligt. Model A vurderes ligeledes at give en mere rolig proces, idet der bliver mere tid til udarbejdelsen af forslag til budgettet i foråret og den politisk forhandling i september. Det vurderes at det økonomiske råderum må forventes at blive beskedent, idet der ikke er lagt op til udarbejdelse af omstillingsforslag. Samtidig vurderes at processen kun i begrænset omfang kan tage højde for at imødekomme eventuelle budgetmæssige udfordringer, der måtte opstå i processen. Det vurderes nødvendigt med en særlig proaktiv indsats, innovationsfremmende tiltag og fokus i organisationen hele året med henblik på optimering og reduktion af udgifter med udgangspunkt i det eksisterende serviceniveau. Såfremt det tekniske budget efter indarbejdelse af økonomiaftalen mellem regeringen og KL skulle være i ubalance vurderes at det i værste fald kan blive nødvendigt at iværksætte ekstraordinære tiltag i form af udarbejdelse af omstillingsforslag, der kan indgå i budgetprocessen. I så fald vil der kun i begrænset omfang være mulighed for konkretisering, kvalificering og inddragelse af fagudvalg. Side 7
Med model A vil der, begrundet i de meget begrænsede ændringer i budgettet og serviceniveauet, ske en nedjustering i antallet aktiviteter med fokus på inddragelse af interessenter, borgere og medarbejdere i budgetprocessen. Angående model B vurderes, at modellen skaber mulighed for større økonomisk råderum for omprioteringer i budgettet, idet der arbejdes med en omstillingspulje. I den forbindelse bemærkes, at de økonomiske rammer i udgangspunktet må forventes at blive relativt snævre i relation til budget 2019 både vedrørende drifts- og anlægsrammerne. Det vurderes, at model B sikrer mere vægt på inddragelselse i budgetprocessen, idet der dels gennemføres flere dialogmøder med HMU og indgår Facebookdebat i forbindelse med høring. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der med udgangspunkt i model A og model B tages stilling til udformning af budgetprocessen for Budget 2019-2022 jf. herværende sagsfremstilling. 2. at forslag til proces for ansøgning og bevilling af midler fra den sociale investeringsfond fremlægges til politisk behandling i separat sag til Økonomiudvalget i marts 2018. Beslutning i Økonomiudvalget den 09-01-2018 Økonomiudvalget anbefaler model A med bemærkningerne om at borgere, medarbejdere og andre interessenter inddrages tidligst muligt i forløbet og at sagen om den sociale investeringsfond fremlægges til maj. Ej til stede: Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 15-01-2018 Økonomiudvalgets indstilling godkendt. Side 8