Evaluering af kommunikationen på 20 nye kommuners sammenlægningshjemmesider

Evaluering af kommunikationen på 20 nye kommuners sammenlægningshjemmesider Udarbejdet af Xylofon, maj 2006

20 nye kommuner på nettet - en kvalitativ evaluering 1. Evalueringens resultater executive summary... 2 2. Indledning... 5 2.1 Evalueringens metode... 6 3. Ny Sønderborg Kommune... 8 4. Favrskov Kommune... 13 5. Viborg Storkommune... 17 6. Syddjurs Kommune... 23 7. Ny Holstebro Kommune... 26 8. Ny Haderslev Kommune... 28 9. Ny Frederikshavn Kommune... 31 10. Vesthimmerland Kommune... 34 11. Mariagerfjord Kommune... 37 12. Ny Vejen Kommune... 39 13. Ny Horsens Kommune... 41 14. Ny Middelfart Kommune... 44 15. Ny Nyborg Kommune... 46 16. Fåborg-Midtfyn Kommune... 48 17. Guldborgsund Kommune... 50 18. Ny Lejre Kommune... 53 19. Rudersdal Kommune... 55 20. Furesø Kommune... 57 21. Ny Slagelse Kommune... 59 22. Odsherred Kommune... 62 1

1. Evalueringens resultater executive summary Kommunikations- og webfirmaet Xylofon har i foråret 2006 gennemført en kvalitativ evaluering af hjemmesider for 20 nye sammenlægningskommuner. Det generelle billede af kommunernes sammenlægningshjemmesider er, at de primært består af sprogligt uredigerede offentliggørelser af dagsordener og mødereferater. Der er derfor tale om en meget afsenderstyret information, som ikke tager hensyn til modtagerne. Overordnede konklusioner: Mange hjemmesider svigter læserne de skal selv finde meningen i den meget afsenderorienterede information. Der er alt for mange ukommenterede original-dokumenter. Der er alt for lidt formidlet og målrettet indhold. Der er for få billeder, interviews, artikler o. lign. Mange sider forpasser muligheden for at skabe identitet og interesse omkring den nye kommune. Designmæssigt er der flere fornuftige løsninger. Uddybende kommentarer På de fleste nye kommuners hjemmesider er der ikke foretaget nogen opdeling af målgrupper. Der er den samme indgang for alle. Dette er ærgeligt, fordi ved at fokusere på bestemte målgrupper kan man tilpasse sine informationer, så de bedre honorerer informationsbehovet og forskellige brugeres ønsker. Endvidere er det en oplagt måde at arbejde mere klart og strategisk med sin kommunikation. Ansatte, kommende ansatte, borgere, politikere, erhvervsliv og medier efterspørger forskellig information, og ved at undlade at målrette sin kommunikation tvinger man dem til selv at finde frem til meningen, med fare for at de giver op eller overser vigtig information. Det er vigtigt at være bevidst om modtagerne, og tegne det mest optimale billede af den nye kommune. Sørger man eksempelvis for at præsentere interessante vinkler og historier i et presserum, øger man sandsynligheden for, at en journalist tager bolden op. Med hensyn til sprog og disponering af de enkelte sider kunne mange af kommunerne gøre det langt bedre ved at følge en række tommelfingerregler om netkommunikation. Eksempelvis ved, at skrive introducerende tekster til et mødereferat; hvad er essensen i dette dokument? Når man blot lægger et PDF-dokument ud, er sandsynligheden for at det faktisk bliver læst (af andre end dem der ville læse det under alle omstændigheder) meget lav. Det er altid hensigtsmæssigt at bruge mange overskrifter, korte afsnit, punktopstillinger og et simpelt sprog uden fyld, når der skrives til hjemmesider. Computerskærme er ikke egnede til at læse lange dokumenter og tekststykker på. Undersøgelser viser, at internetbrugere scanner en internet side, på samme måde som når man læser manchetten i avisen, før man bestemmer om, man vil læse hele artiklen. Derfor skal indholdet skrives, så det imødekommer denne adfærd. Kommunikationen forbliver forholdsvis begrænset, når man blot gør original-dokumenter som mødereferater m.m. tilgængelige. Kommunikationen kan forbedres væsentligt, når man skriver, hvad essensen er, og eventuelt giver modtageren mulighed for at kommentere informationen. Flere hjemmesider har forsøgt sig med en debatsektion, men den ligger oftest øde hen, hvilket tyder på at muligheden ikke er blevet markedsført tilstrækkeligt, eller også har brugerne slet ikke ønsket at deltage i debatten. I hvert fald kan man konstatere, at det er meget få, der har kunnet se et formål med denne og derfor ikke deltager i debatsektionerne. Navigationen fungerer generelt godt på hjemmesiderne, men mange steder ville småjusteringer og bedre organisering af indholdet kunne gøre underværker for navigationen og samtidig præsentere indholdet på en langt mere interessant måde. Tre hovedgrupper Vores evaluering viser, at kommunernes indsats på hjemmesiderne kan grupperes i 3 hovedgrupper: Førerfeltet I førerfeltet er en række kommuner, som tydeligvis har lagt nogle ressourcer i opgaven, og som har prøvet at gøre deres hjemmesider interessante ved at arbejde bevidst med den sproglige formidling og struktureringen af indholdet. Dog kan der ikke tales om høje karakterer for indsatsen, da der for alles vedkommende stadig er et pænt forbedringspotentiale. 2

Syddjurs Har artikler, interviews og billeder, som sætter ansigter og mennesker på reformen. Mangler at tage hensyn til flere målgrupper som eksempelvis borgere og presse. Ny Horsens Gode nyhedsbreve, RSS news-feed, logisk struktur. Mangler målgruppeopdeling og for meget af indholdet udgøres af uformidlede originaldokumenter. Guldborgsund Flot design og logisk navigation. En del formidlet og weboptimeret indhold. Forskellige målgrupper, men der mangler mere indhold til dem. Ny Lejre Bruger forsiden til at præsentere interessant indhold. Bruger interviews, og desuden er mødereferaterne læsevenlige. En lidt forvirrende navigation, ingen målgruppeopdeling og man savner en printfunktion. Ny Sønderborg Designet er flot, og der er tre forskellige indgange på forsiden, hvor man finder en god portion formidlet indhold. Desværre kan navigationen være lidt forvirrende. Fåborg-Midtfyn Der er foretaget en fornuftig opdeling af navigationsmenuen, som hjælper brugeren med at sortere i informationerne. Der er en hel del godt og formidlende indhold at finde, ligesom der er korte formidlende tekster på mange af siderne. Desværre mangler man en sti-angivelse, og det er heller ikke muligt at få tilsendt en email, når der sker nyt på hjemmesiden. Rudersdal Man mødes af en flot forside, et gennemført design og en logisk navigation, ligesom der er netoptimerede tekster at finde på stort set alle siderne. Desuden bruges debatsektionen af borgerne. Men det er svært at se de grå links på den gennemgående grå baggrund. Desuden mangler en gennemført målgruppeopdeling. Til gengæld er der et menupunkt for pressen. Odsherred Meget interessant og engagerende indhold, portrætter af lederne og mange flotte billeder. Desværre med en dårlig udnyttelse af forsiden, et ret specielt design og der er ofte brugt alt for store billeder, skrifttyper og overskrifter, hvilket betyder, at det kommer til at virke unødigt forvirrende. Midtergruppen I midtergruppen finder man kommuner, som gør det godt på enkelte områder, men hvor man savner flere vigtige elementer før hjemmesiderne kan siges at opfylde deres formål om at kommunikere hensigtsmæssigt med brugerne det være sig borgere, medarbejdere, pressen eller andre interessenter. Favrskov Enkelt design med en god navigation og en række gode funktioner. Men der er alt for få formidlende tekster. Viborg Et pænt design og mange gode informationer. Dog er der en stor overvægt af PDF-dokumenter og sprogligt ubearbejdet indhold. Desuden er der få funktionaliteter, billeder og ingen opdeling i målgrupper. Hjemmesiden lever ikke op til kommunikationsstrategiens intentioner om at levere vedkommende information, fordi der er så lidt formidlende indhold. Ny Holstebro Igen et flot design med flere introducerende tekster og en informationsrig medarbejderindgang. Desværre er navigationen og struktureringen af indholdet noget rodet. Forsiden er uengageret, og der mangler, ud over medarbejderne, informationer til forskellige målgrupper. Ny Frederikshavn God overskuelig navigation, gode nyhedsbreve og et enkelt sprog. Designet virker forældet, og alt for meget af indholdet åbnes uden nærmere angivelser af formatet som PDF-dokumenter. Der er heller ikke foretaget en opdeling af målgrupper, og hjemmesiden lever slet ikke op til strategien for den eksterne kommunikation, som er at læse via hjemmesiden. Ny Middelfart Pænt design. Anderledes at inddrage borgerne i en fotokonkurrence ligesom der er en god spørgsmål/svar sektion, som faktisk bruges af borgerne. Det trækker ned, at der er for mange niveauer i indholdsstrukturen. Derved mister man hurtigt overblikket, da der heller ikke er nogen sti-angivelse. Desuden er der for mange originaldokumenter, og der mangler mere formidlende indhold. Bagtroppen Bagtroppen består af hjemmesider, som ganske enkelt har for lidt formidlende indhold, hvilket betyder, at brugeren er overladt til selv i alt for stor grad at trække relevant information ud af mødereferater og dagsordener, og at kommunen forsømmer at udnytte mulighederne for proaktivt at skabe en ny synlig identitet. Nogle har endda en løsning, som er direkte kritisabel. Det gælder især Furesø, hvor hjemmesiden er så minimalistisk, at den nærmest er ubrugelig. Ny Haderslev Der er et godt nyhedsbrev til de ansatte. Ellers præges hjemmesiden af mere negative forhold, som dårlig udnyttelse af forsiden, dårlig strukturering af indholdet, rodet navigation, et underligt design og alt for få formidlende tekster samt manglende målgruppeopdeling. Vesthimmerland Har en god udnyttelse af forsiden, logisk navigation og nogle gode formidlende nyhedsbreve. Imidlertid er målgruppeopdelingen utilstrækkelig, der er alt for få formidlende tekster, få billeder og et noget kluntet design. 3

Mariagerfjord God drop-down menu og nyhedssektionen opdateres ofte. Men forsiden er uinteressant og designet er helt forældet, og der er alt for lidt formidlende materiale og basale funktioner mangler. Eksempelvis en søge- og abonnementsfunktion. Desuden åbnes PDF dokumenter og eksterne links ofte i hjemmesidens hovedvindue i stedet for i et nyt vindue. Ny Vejen Har en god udnyttelse af forsiden og en logisk navigationsmenu. Der er meget lidt formidlende indhold. Blot er en række offentlige dokumenter gjort tilgængelige og langt hen ad vejen er det op til brugeren selv at trække mening ud af dem. Dog er der en mere informativ kommunefolder. Ny Nyborg Hjemmesiden har et simpelt design og en god menustruktur, som gør det nemt at navigere rundt på siderne. Men igen er der alt for lidt formidlende indhold og ingen målgruppeopdeling. Desuden er forsiden dårligt udnyttet, fordi den ikke præsenterer noget interessant indhold eller viser nogle muligheder. Furesø Klart den ringeste hjemmeside i evalueringen, hvor det mest positive man kan sige er, at hovedmenuen er enkel, og at man kan læse referater. Ellers mangler den alt, hvad der kunne være med til at gøre den interessant, for eksempel formidlende indhold, design, billeder, god navigation. Desuden tvinges man til at scrolle alt for meget. 4

2. Indledning I januar 2006 udgav Dansk Journalistforbund rapporten Kommunikation i de nye kommuner. Det var en sammenlignende undersøgelse af kommunernes kommunikationsstrategier i forhold til kommunalreformen. Konklusionen var, at kommunikation var højt prioriteret som et strategisk ledelsesværktøj: Ud af 65 kommuner havde de 61 udarbejdet og offentliggjort kommunikationsstrategier- og planer. Rapporten viste, at kommunerne havde lagt vægt på åbenhed og dialog koblet med relevant og lettilgængelig information. Men det fremgik også, at hovedindtrykket af sammenlægninghjemmesiderne var, at de fungerede som arkivskabe med referater og politikker. En indsats der ikke var brugt mange ressourcer på. Rapporten beklagede, at kommunerne ikke havde lavet interessentanalyser, der kunne kortlægge behovene for information hos forskellige interessenter, hvilket betyder, at risikoen for forfejlet kommunikation er stor. De gennemgående værdier og principper i kommunikationsstrategierne for kommunikationen i kommunerne var ambitiøse og yderst fornuftige: Åbenhed Dialog Troværdighed Relevans Lettilgængelig Forståelig Der skal informeres internt før eksternt Der skal kommunikeres fælles, samtidig og ensartet Kommunikation skal være et fast punkt på enhver dagsorden. KL indleder i sit notat af 1.oktober 2005 om Gode råd om kommunikation i forbindelse med sammenlægningerne med at sige, at For at kommunesammenlægningen skal lykkedes optimalt, er det vigtigt, at kommunikation gøres til et strategisk anliggende for den politiske og administrative ledelse i kommunerne. Kommunikationen er således et vigtigt element i processen. Om netkommunikation skriver KL i samme notat at: Det vil være oplagt at udarbejde en hjemmeside der kan give et generelt og målgruppespecifikt overblik over kommunesammenlægningsaktiviteterne. Derudover vil en hjemmeside kunne tjene som et kontinuerligt forum for debat og idéudvikling af aktiviteter i sammenlægningsprocessen. Hjemmesiden skal struktureres efter de videnbehov, der eksisterer i de enkelte målgrupper, ikke efter det aktuelle organisationsdiagram med ansvar for sammenlægningsprocessen. (Vores fremhævninger) Men hvordan ser webkommunikationen ud i april-maj 2006 afspejler værdier og principper sig i kommunikationen og følges KLs råd? Evaluering af 20 hjemmesider I Xylofon har vi evalueret kommunikationsindsatsen på 20 tilfældigt udvalgte kommuners sammenlægningshjemmesider. De 20 hjemmesider er: Ny Sønderborg kommune, Favrskov kommune, Viborg storkommune, Syddjurs kommune, Ny Holstebro, Ny Haderslev, Ny Frederikshavn kommune, Vesthimmerland kommune, Mariagerfjord kommune, Ny Vejen kommune, Ny Horsens, Ny Middelfart kommune, Ny Nyborg kommune, Fåborg-Midtfyn kommune, Guldborgsund kommune, Ny Lejre kommune, Rudersdal kommune, Furesø kommune, Ny Slagelse kommune og Odsherred kommune. Ambitionen er, at evaluere hjemmesiderne ud fra en kommunikationsvinkel og samtidig undersøge om kommunernes intentioner og ambitioner udmønter sig konkret på hjemmesiderne. En sådan evaluering af sammenlægningskommuners kommunikation på deres hjemmesider er relevant af flere årsager: 5

Når hjemmesiderne er vigtige elementer i kommunikationsindsatserne, skyldes det, at rigtig mange mennesker bruger hjemmesider til at søge deres informationer og orientere sig om emner af interesse. Det gælder for både ansatte, politikere, virksomheder, journalister og borgere. Samtidig er der for de sammenlagte kommuner et behov for at skabe forståelse omkring sammenlægningsprocessen og de ændringer der sker. Hjemmesiderne kan også bruges til borgerinddragelse i forbindelse med afklarings- og beslutningsprocesser ligesom de også kan være med til at skabe og formidle en ny fælles identitet i den nye kommune. Et medie med egne præmisser og muligheder Internettet er en helt oplagt platform til at kommunikere og informere om de kommunale forandringer, da der er mange mennesker, der bruger hjemmesider som det første sted at søge oplysninger. Hjemmesider bør derfor betragtes som en strategisk mulighed for at skabe en ny virkelighed. Her er det indhold, form og visioner for fremtiden, som skaber de første billeder af den nye kommune i målgruppernes hoveder. En velstruktureret og velredigeret hjemmeside kan hjælpe målgrupperne med at sortere i informationsmængden ved fx at segmentere brugerne og lave forskellige indgange til informationerne. Desuden giver det også mulighed for at skrive målrettede og/eller forklarende tekster, som er tilpasset til hver enkelt målgruppe. Endvidere kan hjemmesiden også bruges til borgerinddragelse i form af fx diskussionsfora eller afstemninger. På hjemmesider skal man tage hensyn til, hvordan man læser på internetsider og skrive tekster, som passer hertil: Brugerne scanner hurtigt teksten og læser ikke lange tekstafsnit, dvs. man bør skrive korte sætninger, undgå overflødige ord og komme til sagen hurtigt: Læseren skal med det samme kunne besvare hvad handler denne tekst om og er den relevant for mig, for brugerne er praktiske og utålmodige. Derfor anbefales det altid at bruge mange overskrifter, korte afsnit og flytte pointen så langt frem i teksten som muligt. Det nytter altså ikke noget at bruge den klassiske opdeling af en tekst; indledning, midte og konklusion. På hjemmesider skal konklusionen være det første, så kan man uddybe herefter og give brugeren mulighed for at klikke sig videre til mere information. På samme vis er det hensigtsmæssigt at bruge punktopstillinger, bruge ikke-komplicerede ord, holde sig til ét emne per side og undgå de lange sider, hvor læseren tvinges til at scrolle meget. Det er vigtigt at guide brugeren og skabe værdi hos den enkelte. 2.1 Evalueringens metode I kommunalreformen indgår der fusionsprocesser mellem to eller flere kommuner, hvilket medfører et endnu større behov for kommunernes interne og eksterne kommunikation. I denne rapport vil der blive foretaget en kvalitativ evaluering af 20 tilfældigt udvalgte kommuners hjemmesider. Dog er de udvalgt således, at der er geografisk spredning og, at der indgår både land- og bykommuner. I evalueringen vil følgende parametre indgå og blive vurderet, som det nu giver mening i de enkelte tilfælde. Parametrene er udvalgt, fordi de afspejler nogle af de grundlæggende spørgsmål, som man har, når man ser en hjemmeside hvad er det, hvad kan jeg og er det relevant for mig? Forsiden Hvordan bruges forsiden? Virker den attraktiv? Navigation Er menuerne logiske og overskuelige? Kan man som bruger finde rundt på hjemmesiden? Er hjemmesiden forsynet med en brugsvejledning eller en forklarende tekst om hvad intentionen er? Målgrupper Hvilke målgrupper henvender hjemmesiden sig til og er den opdelt derefter? Afspejler indholdet de forskellige målgrupper? Indhold og sprog Hvilke typer af information er tilgængelig? Hvordan er sproget er det hverdagssprog eller politikersprog? Bærer det præg af afsenderstyret kommunikation af hensyn til oplysningspligt eller er det tænkt i øjenhøjde med målgruppen? 6

Er sproget engagerende? Er der bearbejdede webtekster, eller er det original-dokumenter, som er lagt ud? Er teksterne skrevet til nettet (mange overskrifter, korte afsnit, brug af punktopstillinger, simpelt sprog uden fyld) Funktioner Hvilke muligheder har man som bruger? Er der mulighed for interaktivitet? Er der videofiler, lydfiler eller animationer? Design og udseende Hvordan er det visuelle udtryk? 7

3. Ny Sønderborg Kommune www.nysonderborg.dk Hvordan bruges forsiden? Allerøverst finder man en række funktioner: Forsiden viser tydeligt tre forskellige indgange til Målgrupperne, ansatte, politikere og borgere. Herunder vises de seneste nyheder, en søgefunktion og et link til spørgsmål/svar sektionen. Øverst vises skiftende stemningsbilleder tre ad gangen. Nederst vises en tidslinie for reformen med klikbare datoer for vigtigste begivenheder: de Det er meget fornuftigt at have placeret søgefunktionen og adgangen til spørgsmål/svar på forsiden, eftersom brugere ofte vil have en interesse i at se eller stille spørgsmål omkring alt det nye, som kommer til at ske. Placeringen gør det det hurtigt og nemt at få adgang. Er menuerne logiske og overskuelige? Topmenuen sikrer, at man altid kan komme til forsiden med ét klik, se de seneste nyheder, få info om hjemmesiden og se kontaktoplysninger uanset hvilken side man befinder sig på. Specielt Om hjemmeside og Kontakt er gode, da det er let at se, hvad intentionen med hjemmesiden er, og hvem man kan kontakte. Seneste nyheder virker dog ret misvisende, da man tilsyneladende ikke har adgang til andre end netop de seneste nyheder der er ikke noget nyhedsarkiv over tidligere nyheder. 8

Nyhedsoversigten på forsiden fungerer ikke optimalt. Det er generelt en god idé at have synlige nyheder på forsiden, men når man så klikker på en nyhed, kommer man kun til denne ene nyhed. Man kunne med fordel bruge venstrevinduet til at lave links til de andre nyheder. Så ville man have følelsen af at være blevet bragt over i nyhedssektionen af hjemmesiden. I stedet må man bruge browserens tilbageknap eller klikke på Seneste nyheder : Desuden er det, som det kan ses, også et problem at printfunktionen og søgefunktionen forsvinder dog bibeholdes linket til oplæsningsprogrammet. På andre sider har man ellers disse muligheder: Her skal det bemærkes, at når man skriver at noget åbnes i et nyt vindue, ja, så skal det også åbne i et nyt vindue. Men her åbnes linket i det samme vindue. Som det ses nedenfor, er der forskellige menuer i de forskellige indgange. Emnemæssigt virker opdelingen meget fornuftig, dog er det et problem, at man ikke i menuen kan se hvilken side, der aktuelt vises i hovedvinduet. Det kunne med fordel markeres med en anden skriftfarve, med en understregning e. lign. Den manglende angivelse betyder, at man meget nemt kan komme tvivl om, hvor man er i menuen, der er nemlig heller ikke nogen anden form for sti-angivelse af, hvor man aktuelt befinder sig. Desuden er det også problematisk, at menuer helt kan ændre sig: Klikker man fx på De første udviklingsplaner under Jeg er borger, så ryger man helt ud af Jeg er borger menuen. Dels virker det meget forvirrende, og dels tvinger det brugeren til at bruge browserens tilbage-knap hele tiden. Samme problematik gør sig gældende ved Fusionens kommunikationsstrategi under Jeg er politiker og Jeg er borger. Der burde ikke være noget i vejen for at man i Content Management Systemet bag hjemmesiden linket til de samme dokumenter, samtidig med at man beholder den rigtige menu i venstrevinduet. 9

Det kan virke forvirrende, at undermenuer til et menupunkt åbnes overfor menupunktet. Det er egentlig ikke fordi det i sig selv er problematisk, men man går imod en slags etableret standard for menuer det ligger næsten i ordene menu og undermenu. Man er simpelthen så vant til, fra for eksempel officeprogrammer og andre hjemmesider, at undermenuer åbnes under hovedmenuer, at brud på denne konvention oftest ikke er hensigtsmæssige. Yderligere er det meget uhensigtsmæssigt at bruge et menupunkt, som direkte åbner et PDF dokument, endda uden at det er angivet i parentes. Som det fx sker ved Etablering af jobcenter i Jeg er ansat menuen. Man kunne mere hensigtsmæssigt have skrevet en web-egnet tekst, som vises i hovedvinduet, og så have linket til PDF dokumentet herfra. Til gengæld er hjemmesiden forsynet med en Om hjemmesiden, hvor det gøres klart at intentionen med siden er at give alle relevante oplysninger om processen straks beslutninger bliver truffet. Her kan også kontaktoplysningerne findes. Glimrende; så ved man nemlig hvilke kriterier hjemmesiden eksisterer under som man så som bruger guides ind på, hvad man kan forvente at finde og at kunne bruge hjemmesiden til. Målgrupper Hjemmesiden er inddelt i 3 overordnede målgrupper, ansatte, politikere og borgere. Men er indholdet så også tilpasset disse målgrupper? Eller om det blot er delt ud på disse uden hensyntagen til det tekstlige indholds beskaffenhed i forhold til den givne målgruppe. Det første der springer i øjnene er, at ansatte og politikere er særskilte målgrupper. Man skulle tro, at de ville bruge deres adgang til et forhåbentligt fælles intranet, hvor de ville få deres oplysninger. Der kan selvfølgelig være en strategisk idé i at vise borgerne, hvad deres politikere og kommunernes ansatte har af informationer. Selvfølgelig kan det også tænkes at politikere og ansatte faktisk bruger hjemmesiden, hvis den tilfører en merværdi i form af for eksempel mere overskuelige menuer eller organisering af dokumenter. Det næste man får øje på er, at der er lidt flere forklarende tekster i Jeg er borger indgangen, ligesom der også er flere hvem, hvad og hvor tekster med fakta om for eksempel den nye kommunes størrelse. Det er således godt, at der er tænkt på, hvilke typer af spørgsmål borgere måtte sidde med i denne forandringsproces. Det er nemlig oftest helt elementære faktuelle ting, som man i første omgang har behov for at vide. Det tekstlige indhold i de forskellige indgange afspejler altså i nogen grad videnbehovet og forudsætningerne i de enkelte målgrupper. En anden meget relevant målgruppe, der burde være tilgodeset er pressen. Det ville være oplagt at servicere journalisterne med artikelmateriale, eftersom den væsentligste informationskilde for borgerne stadig er den traditionelle presse og lokale nyhedsmedier. Yderligere kunne man oprette et arkiv med stillbilleder fra kommunen, videoklip, lydfiler, interviews, samtaler med kommunens politikere om deres tanker om den nye kommune etc. Det ville både pressen kunne bruge, såvel som borgerne, der ville finde levende billeder og ord spændende og engagerende. Og vigtigst af alt; være med til at skabe en ny identitetsfølelse i kommunen. Indhold og sprog Det tilgængelige indhold på hjemmesiden er sprogligt udformet på forskellig vis. De ansatte og politikerne har forudsætningerne for at kunne finde de informationer, som de leder efter i de uredigerede PDF dokumenter, mens borgerne generelt har behov for mere forklarende redigerede tekster. I borgerindgangen er der lidt blandede bolcher; nogle tekster er bearbejdede, mens andre ikke er skrevet med henblik på målgruppen, hvilket også understreges ved, at nogle af menupunkterne fører én over til dokumenter, som hører til en helt anden indgang/målgruppe. 10

Det virker dog stadig som, at der kunne være et behov for at huske på de generelle råd om internettekster: For eksempel finder man i indgangen Jeg er politiker menupunktet Visionen med kommunen en alt for lang tekst, som man med fordel kunne have splittet op på flere sider og afsnit og herved øge overskueligheden og læsevenligheden betragteligt. Læg her mærke til scroll-baren ude til højre en uoverskuelig lang tekst og ganske web uegnet. Et andet sted har man forsøgt at gøre en tekst mere overskuelig ved at dele den op i overskrifter: Jeg er borger Fusionens kommunikationsstrategi. Hvilket i sig selv er prisværdigt, men klikker man på overskrifterne, så åbnes indholdet i en PDF-fil. - Meget uhensigtsmæssigt. Dels stiller det krav om, at læserens pc skal åbne Acrobat Reader, dels fylder PDF dokumenter mere, og stiller krav til læserens internetforbindelse. Alt sammen dybt unødvendigt. Et andet problem er, at man til trods for at man har valgt én bestemt indgang, alligevel ryger over i menuen for en anden målgruppe. I stedet for at gøre som beskrevet ovenfor, ville det være hensigtsmæssigt at flytte linksene i hovedvinduet ud som underpunkter til Fusionens kommunikationsstrategi, og så vise det tekstlige indhold i hovedvinduet i stedet for som nu i PDF dokumenter. Som vist her: 11

Funktioner Hjemmesiden har forskellige fornuftige funktionaliteter, som både gør den mere spændende at bruge og mere appellerende: Nyhedsfunktion (som af én eller anden grund ikke har en printfunktion), søgefunktion, printfunktion, link til et oplæsningsprogram, klikbar tidslinie, konkurrencer for ansatte (burde måske nok holdes på intranet), mulighed for at ansatte kan følge med i IT-projekter, se oversigter over ledige jobs, søgbar spørgsmål-svar service, et debatforum (som dog pt. ikke har haft et indlæg i 4 måneder), en værktøjskasse med anbefalinger fra KL, adgang til dagsordener og referater, kort over kommunen, tal og fakta etc. Der er således mange gode funktioner, som højner sidens brugbarhed og gør den mere interessant. Dog er organiseringen af funktionerne ikke helt oppe i omdrejninger, men det er mere et navigationsmæssigt problem. Endvidere kan det bemærkes, at der tilsyneladende ikke er gjort nogen indsats for at markedsføre debatfunktionen, hvilket er ærgerligt, fordi den ville kunne bringe borgere i dialog med deres politikere og tjene som inspirationskilde for politikere. Som den er nu, er den sådan set blot spild af serverplads og webmasterens tid, da den er uden værdi for både modtager og afsender. Design og udseende Designet og det visuelle udtryk på hjemmesiden er fornuftigt. Der er tænkt på det visuelle, og på hvordan siden fremtræder. Billederne i toppen af siden fungerer rigtig godt og er med til at gøre siden mere appellerende. Man kunne dog godt opprioritere den visuelle side yderligere ved for eksempel at bruge små billeder af kontaktpersoner, oprette et billedarkiv eller bruge illustrationer i tekster. Billeder og små videoklip kunne bruges til at gøre borgerne bekendte med stederne i deres nye kommune, ligesom den lokale presse ville kunne bruge billeder fra arkivet m.m. Styrker Flot design Målgruppeopdelt Delvist formidlende indhold Svagheder Forvirrende navigation Pressen er ikke en selvstændig målgruppe Meget af indholdet åbnes som PDF-dokumenter, uden at det er angivet at linket er til en PDF 12

4. Favrskov Kommune www.favrskov.dk Hvordan bruges forsiden? Forsiden ser spændende ud og er forsynet med en kort indledning, der fortæller, hvad intentionen med siden er, og hvem man kan kontakte, hvis man har spørgsmål. Der er placeret flere forskellige funktioner på siden: Til venstre finder man sidens navigationsmenu, øverst til venstre er der en søgefunktion, hvor man også kan vælge mellem tre forskellige skriftstørrelser. Glimrende at forsyne siden med denne mulighed, så svagtseende hurtigt kan vælge en anden skriftstørrelse. Øverst til venstre er de fem kommuners våbenskjolde afbilledet. Et klik på én af dem bringer brugeren til den respektive kommunes hjemmeside. Til højre er en nyhedssektion og en klikbar kalender placeret. I midterfeltet er der mulighed for at vælge mellem fire forskellige indgange, som dog blot er links til punkter i menuen. I midterfeltet finder man også funktionerne Tip en ven, Print og Sitemap : Det er meget godt at have sitemap-funktionen, både af hensyn til brugere, der ønsker et hurtigt overblik, men også af hensyn til for eksempel Google, som kan bruge ordene i sitemappen til at indeksere sidens indhold bedre. Desuden informeres man om, at man kan vælge at abonnere på de enkelte sider og få besked når der er opdateringer. Nederst vises, hvem der er webmasters på siden, og yderst til højre kan kommunernes egne folk logge på intranettet (hvilket dog ikke ses på ovenstående screenshot). Er menuerne logiske og overskuelige? Menusystemet fungerer generelt godt. Det er godt, at underpunkter til et hovedpunkt åbnes under hovedpunktet i menuen. Denne simple logik sikrer, at man som bruger har en følelse af at have overblik: Dog skal dog bemærkes, at der af og til skal temmelig mange klik til at finde vej ned gennem strukturen. Ligesom at man hurtigt slippes ud af hovedmenuen, hvorefter man i midtervinduet skal fortsætte med at klikke sig frem i et nyt menusystem, som dog har de genkendelige mappeikoner, som de fleste kender fra Windows, og som viser brugeren, at de indeholder noget. 13