Implementeringshåndbog

Version 2.2 aula.implementering@netcompany.com

Dokumenthistorik Version Dato Forfatter Bemærkninger 1.0 11.08.2017 KOMBIT Første udgave med del 1 lanceret til kommunerne 2.0 09.01.2018 Netcompany Anden udgave med del 1 og 2 lanceret til kommunerne Rettelser af slåfejl mm. Rettelse af deadline til fra juni 2019 ved opgave Skole: Organisering af migrerede data i Aula Flytning af 2. netværksmøde til august 2018 Opdatering af arbejdsopgaver: Forår 2018: Tilmelding til Netværksmøder for projektledere i Øst- og Vestdanmark - (Møde 2) 2.1 31. maj 2018 Netcompany Forår 2018: Forår 2018: Skole og dagtilbud: Afdæk to-faktor-login ift. Aula Skole og dagtilbud: Afklare behov for, tilgang til og organisering af kommunens egen support Efterår 2018: Kvalitetssikring af UNI-Login Efterår 2018: Kvalitetssikre, at brugernes UNI-Loginprofil er tilknyttet de relevante grupper 2.2 27. juni 2018 Netcompany Opgaver ifm. uddannelsesplan og praktik opdateret Indholdsfortegnelse DEL 1 INTRODUKTION TIL IMPLEMENTERINGEN AF AULA...5 1 RESUMÉ AF IMPLEMENTERINGSHÅNDBOG FOR AULA...6 1.1 Aula skal afløse SkoleIntra i folkeskolen og er en del af Brugerportalsinitiativet...6 1.2 Kommunal opgave med at implementere Aula...6 1.3 Uddannelse og videndeling er vigtigt for implementeringen...7 1.4 Flytning af vigtig og nødvendige data fra SkoleIntra til Aula...8 1.5 Støtte til kommunernes implementering...8 1.6 Overordnet tidsplan med vigtige deadlines...8 2 INDLEDNING...10 2.1 Baggrund...10 2.2 Vision, mål og succeskriterier for Aula...10 2.3 Formål...12 2.4 Målgruppe...12 2.5 Læsevejledning...13 3 ROLLER OG ANSVAR...15 3.1 Kommunerne...15 Kommunens projektleder...17 2018 Netcompany Side 2 af 89

Kommunens ledere...18 Kommunens administrator(er)...18 3.2 KOMBIT...18 3.3 Netcompany...18 3.4 KL...19 4 RAMMER OG STRATEGI FOR IMPLEMENTERING...20 4.1 Implementeringsstrategi for projekt Aula...20 4.2 KOMBITs implementeringsmodel...21 4.3 Fokus på værdiskabelse...22 4.3.1 Faglighed, opgaveløsning og professionelle læringsfællesskaber...22 4.3.2 Forældresamarbejde...23 4.4 Uddannelsesmodel...24 4.5 Strategi for oprydning og flytning af data (datamigrering)...26 5 LEVERANCER OG BISTAND TIL KOMMUNERNES IMPLEMENTERING...30 5.1 Dokumenter med vejledninger og planer...30 5.2 Informationsmateriale til kommunerne...31 5.3 Undervisningsmaterialer...31 5.4 Uddannelse af administratorer og superbrugere...32 5.4.1 Uddannelsesforløb A for kommunale administratorer...32 5.4.2 Uddannelsesforløb B for superbrugere...33 5.4.3 Uddannelsesforløb C for superbrugere for administrative medarbejdere...34 5.5 Digitalt styringsværktøj og opfølgning...34 5.5.1 Introduktion til digitalt styringsværktøj...34 5.5.2 Opgaver i digitalt styringsværktøj...34 5.5.3 Kommunens brug af digitalt opgavestyringsværktøj...35 5.6 Parathedsundersøgelser...35 5.7 Netværksmøder og andre fora...36 5.8 Implementeringsstøtte til kommunen...38 5.9 Tilkøb af bistand hos Netcompany...38 5.9.1 Tilkøb af bistand til implementering...38 5.9.2 Tilkøb af bistand til uddannelse...39 DEL 2 KOMMUNERNES IMPLEMENTERING...40 6 INTRODUKTION TIL IMPLEMENTERINGSHÅNDBOG DEL 2...41 7 OVERBLIK OVER IMPLEMENTERINGSSPOR OG ARBEJDSOPGAVER...44 7.1.1 Organisatorisk implementering...46 Forandringsledelse (værdiskabelse og kommunikation)...46 Projektstyring...47 Uddannelse...47 7.1.2 Teknisk implementering...48 Opsætning...48 Oprydning og migrering af data...49 Teknisk support...50 7.2 Overblik over implementeringsstøtte...51 8 IMPLEMENTERINGENS ARBEJDSOPGAVER...52 8.1 Foråret 2018 - Sikring af arbejdsgrundlag...53 8.1.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation)...54 8.1.2 Projektstyring...56 8.1.3 Uddannelse...59 8.1.4 Opsætning...61 8.1.5 Migrering...63 8.1.6 Support...64 8.2 Efteråret 2018 - Forberedelse af implementering...66 8.2.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation)...67 2018 Netcompany Side 3 af 89

8.2.2 Projektstyring...67 8.2.3 Uddannelse...71 8.2.4 Opsætning...75 8.2.5 Migrering...78 8.2.6 Support...79 8.3 Foråret 2019 - Udrulning til skoler...81 8.3.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation)...82 8.3.2 Projektstyring...82 8.3.3 Uddannelse...82 8.3.4 Opsætning...82 8.3.5 Migrering...84 8.3.6 Support...85 8.4 Efteråret 2019 Forberedelse af dagtilbudsimplementering...86 8.4.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation)...87 8.4.2 Projektstyring...87 8.4.3 Uddannelse...87 8.4.4 Opsætning...87 8.4.5 Migrering...88 8.4.6 Support...88 8.5 Foråret 2020 Udrulning til Dagtilbud...89 8.5.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation)...89 8.5.2 Projektstyring...89 8.5.3 Uddannelse...89 8.5.4 Opsætning...89 8.5.5 Migrering...89 8.5.6 Support...89 2018 Netcompany Side 4 af 89

DEL 1 Introduktion til implementeringen af Aula 2018 Netcompany Side 5 af 89

1 Resumé af implementeringshåndbog for Aula en skal støtte kommunen i selvstændigt og succesfuldt, at kunne implementere Aula i kommunens skoler og dagtilbud. Resuméet giver en introduktion til, hvad kommunens implementering af Aula omfatter og er målrettet direktør/chef for skole- og dagtilbudsområdet, projektejer/styregruppeformand for kommunens Aula-projekt og it-/digitaliseringschef. Den samlede implementeringshåndbog er målrettet til kommunens Aula-projektleder og kommunens administrator(er) for Aula. 1.1 Aula skal afløse SkoleIntra i folkeskolen og er en del af Brugerportalsinitiativet Brugerportalsinitiativet (BPI) er et fællesoffentligt initiativ, der bliver gennemført i tæt samarbejde mellem Undervisningsministeriet, Socialministeriet, STIL, KL og KOMBIT. BPI omfatter etablering af et samlet digitalt univers for børn og pædagogisk personale på skoler såvel som for dagtilbud, forældre og ledelse. Det er visionen, at brugerne af de digitale løsninger i BPI, herunder læringsplatforme, Aula, administrative systemer, infrastrukturkomponenter med bl.a. login kommer til at opleve, at itsystemerne er sammentænkt og supplerer hinanden. Den overordnede målsætning med Aula er anskaffelse og implementering af en moderne intuitiv kommunikationsplatform med en udpræget grad af brugervenlighed, høj grad af innovation og tilstrækkelig sikkerhed. KOMBIT har fået opgaven med at gennemføre fælleskommunal anskaffelse af Aula. KOMBIT gennemførte som en af de første aktiviteter en tilslutningsproces for kommunerne. Der er nu gennemført udbud, og KOMBIT har på den baggrund indgået kontrakt med Netcompany om udvikling af it-løsning til Aula, bistand til implementering, vedligeholdelse, videreudvikling af Aula, support og driftsafvikling af Aula. 1.2 Kommunal opgave med at implementere Aula Implementeringen af Aula vil kræve en væsentlig indsats fra den enkelte kommune og dens institutioner. Dette vil ske med støtte fra leverandøren af Aula, Netcompany og KOMBIT. Den overordnede opgavefordeling er illustreret i figur 1. Figur 1: Overordnet opgavefordeling mellem kommunen, leverandør og KOMBIT i forhold til processen for implementering af Aula. Kommunen har ansvaret for at implementere Aula på kommunens skoler og dagtilbud og skal i den forbindelse tage beslutninger, afsætte ressourcer og løse opgaver med 2018 Netcompany Side 6 af 89

forandringsledelse, værdiskabelse og udrulningen af Aula til kommunens skoler og institutioner. Dertil kommer styrende og tværgående opgaver med fx at udarbejde kommunal politik for, hvordan fleksibiliteten i Aula med indhold og brugeropsætning skal være. Dette skal koordineres med implementering og anvendelse af kommunens læringsplatform. KOMBITs opgave er at skabe rammerne, kvalificere, koordinere og styre leverandøren, Netcompany, samt følge op i forhold til de enkelte kommuner. Netcompany har opgaverne med at udvikle og levere it-løsningen til Aula, varetage udrulningen af Aula til hver kommune samt uddanne superbrugere og administratorer. Dette omfatter også at udarbejde og vedligeholde værktøjer til kommunens implementering, der bl.a. er, udrulningsdrejebog, manualer, materialer/værktøjer. 1.3 Uddannelse og videndeling er vigtigt for implementeringen Aula bliver en moderne kommunikationsplatform med en udpræget grad af brugervenlighed for alle brugere, hvilket skal gøre det nemt for brugerne at lære at anvende Aula. Der vil dog være behov for uddannelse af kommunens superbrugere og administratorer, så de er forberedt til at uddanne, vejlede og støtte deres kollegaer, således at de kan indgå i kommunens support til kommunens brugere. Uddannelse af kommunens superbrugere og administratorer bliver varetaget af Netcompany og er inkluderet i kommunens betaling for Aula. Netcompany vil også udvikle uddannelsesforløb og undervisningsmaterialer, som kommunerne kan anvende til egen introduktion og uddannelse af dels pædagogisk personale i skoler og dagtilbud, dels administrative medarbejdere på skoler og dagtilbud. Udgangspunktet for uddannelse er, at bl.a. elever og forældre selv skal tilegne sig viden om, hvordan de anvender Aula på grundlag af målrettet informations- og undervisningsmateriale fra KOMBIT og Netcompany. KOMBIT og Netcompany stiller undervisningsmateriale til rådighed blandt andet materiale til et 2-3 timers kursus. Kommunerne skal derfor i forbindelse med planlægning af implementering og uddannelse vurdere om uddannelse af egne medarbejdere skal ske som et kort kursus med f.eks. hands-on øvelser eller om det skal være baseret på introduktion på møde og efterfølgende selvstudie Aula er en fælleskommunal it-løsning, og derfor kan organiseringen af implementeringen også understøtte, at kommunerne har mulighed for at dele erfaringer om implementeringen og lære af hinanden. Videndeling om implementering af Aula mellem kommuner og internt i kommunen kan være et vigtigt middel til at genbruge gode løsninger og erfaringer og undgå de samme fejl. KOMBIT opfordrer kommunerne til at benytte eksisterende samarbejdsfora og vil understøtte kommunerne i deres videndeling gennem bl.a. netværksmøder. Kommunens Aula-projektleder vil skulle deltage i netværksmøder, hvor Netcompany og KOMBIT vil formidle relevant og aktuelt indhold om implementeringen og drøfte dette med kommunernes projektledere. Netværksmøder er planlagt til at blive afholdt i Vest- og Østdanmark. Ud over dette er der behov for, at kommunerne overvejer at organisere sig i andre fælleskommunale fora, der er sammensat ud fra de enkelte kommuners behov og situation samt roller i forbindelse med implementeringen af Aula. Kommunen skal overveje og beslutte, hvilke fælleskommunale og egne fora, som den vil deltage i og drive. Det kan også 2018 Netcompany Side 7 af 89

være relateret til eksisterende fællesskaber om digitalisering eller en bestemt læringsplatform. 1.4 Flytning af vigtig og nødvendige data fra SkoleIntra til Aula Et vigtig opgave i implementeringen er, at den enkelte skole får flyttet udvalgte, vigtige og nødvendige data fra SkoleIntra til Aula, således at processer med samarbejde og kommunikation i skolen kan fortsætte i Aula uden tab af vigtig viden og information. KOMBIT har udarbejdet en strategi for datamigrering, der anviser, hvordan planlægning og gennemførelse af datamigrering skal ske. Her vil det også fremgå, hvad KOMBIT, Netcompany, kommuner og skoler overordnet skal varetage. Strategien har været grundlag for at fastsætte krav til leverandøren. Således vil Netcompany levere værktøjer til indlæsning af udvalgte data fra SkoleIntra, ligesom Netcompany skal udarbejde en plan for datamigrering, som den enkelte kommune kan anvende som afsæt for egen planlægning af opgaven. KOMBIT anbefaler, at kommunerne med afsæt i strategien for datamigrering overvejer, hvordan de bedst forbereder skolerne på opgaven med oprydning og flytning af data. Således at kommunerne i god tid begynder oprydning i data og får fastlagt, hvilke data der skal flyttes til Aula eller andre it-løsninger. 1.5 Støtte til kommunernes implementering KOMBIT og Netcompany vil støtte kommunernes planlægning og gennemførelse af implementeringen med en række produkter. Det vil omfatte dels dokumenter med vejledninger og planer, dels konkrete informations- og undervisningsmaterialer og endelig bistand fra Netcompany til uddannelse, gennemførelse af undersøgelse af kommunernes parathed til at implementere, opgavestyringsværktøj og opstartsmøder. Nogle kommuner kan have behov for mere støtte til implementering og uddannelse end det, som bliver levereret af Netcompany inden for kontraktens rammer og kommunernes betaling for Aula. Derfor indeholder kontrakten mulighed for, at den enkelte kommune kan tilkøbe bistand til implementering og uddannelse hos Netcompany. 1.6 Overordnet tidsplan med vigtige deadlines I kommunernes forberedelse og overordnede planlægning er det vigtigt at være opmærksom på, hvilke aktiviteter der skal udføres, og hvornår de skal være afsluttet. Tabellen nedenfor er et grundlag for, at kommunen kan vurdere egen fremdrift i forhold til nogle vigtige aktiviteter i forberedelse af sin implementering af Aula. Deadlines i tabellen er fra den overordnede tidsplan for implementering, som udgør rammen for kontrakten med Netcompany. I løbet af og foråret 2018 vil Netcompanys planlægning af implementeringen betyde, at der vil komme en opdateret og mere detaljeret tidsplan. Aktivitet Kommunens forberedelse til implementering er afsluttet Ledelsesmæssig og strategisk forankring i kommunen Afklaring af ressourceallokering i kommunen, skoler og dagtilbud samt evt. budgetlægning Udpege kommunens kontaktpunkt (projektleder) for implementering af Aula Begynde oprydning i data. Deadline Udgangen af 2017 2018 Netcompany Side 8 af 89

Aktivitet Etablering af projektorganisering til implementering, der dækker fælles aktiviteter, skolerne og dagtilbud Nedsætte projektgruppe og styregruppe Udpege projektdeltagere Udpege superbrugere og administratorer for Aula, der skal deltage i uddannelse. Kommunens plan for organisatorisk og teknisk implementering på skoler er afsluttet Kommunen har udarbejdet egen implementeringsplan (version 1) med udgangspunkt i generisk plan fra leverandøren Indeholder plan for forandringsledelse, herunder kommunikation Indeholder foreløbig plan for uddannelse og udrulning af Aula til kommunens skoler Plan for flytning af data fra SkoleIntra til Aula (datamigrering). Fælles aktiviteter til forandringsledelse i skoler påbegyndt Mobilisering af skolernes ledelser Kommunikationsaktiviteter Emner kan fx være principper for kommunikation og sikkerhed, ændrede arbejdsprocesser. Kommunens plan for organisatorisk og teknisk implementering i dagtilbud er afsluttet Kommunen har udarbejdet egen implementeringsplan (version 1) med udgangspunkt i generisk plan fra leverandøren Indeholder plan for forandringsledelse, herunder kommunikation Indeholder foreløbig plan for uddannelse og udrulning af Aula til kommunens dagtilbud Plan for eventuel flytning af data fra eksisterende kommunikationsløsning til Aula (datamigrering). Fælles aktiviteter til forandringsledelse i dagtilbud er påbegyndt Mobilisering af ledelser i dagtilbud Kommunikationsaktiviteter Emner kan fx være principper for kommunikation og sikkerhed, ændrede arbejdsprocesser. Deadline Udgangen af marts 2018 Udgangen af juni 2018 August 2018 Udgangen af juni 2019 August 2019 2018 Netcompany Side 9 af 89

2 Indledning Implementeringen af Aula kræver en væsentlig indsats fra den enkelte kommune, særligt i forhold til at udbrede Aula til mange forskellige brugere og skabe sammenhæng til kommunens læringsplatform, fildeling og andre administrative løsninger. For at hjælpe kommunerne har KOMBIT i samarbejde med udvalgte kommuner udarbejdet ens del 1. en er et dynamisk dokument, der løbende bliver opdateret på baggrund af systematisk opsamling af erfaringer og tilbagemeldinger fra kommunale brugere, som har anvendt håndbogen og gennemført opgaver og aktiviteter. Dette kapitel beskriver baggrunden for implementeringen af Aula og et afsnit med vision, mål og succeskriterier for Aula. Herefter følger formålet med og målgruppen for implementeringshåndbogen sammen med en læsevejledning, hvor det er beskrevet, hvordan håndbogen anvendes af primære og sekundære målgrupper. 2.1 Baggrund Regeringen og KL aftalte i juni 2014, som led i aftalen om kommunernes økonomi for 2015, at realisere initiativet om en brugerportal for folkeskolen. Brugerportalsinitiativet er et ambitiøst initiativ, som skal bringe den digitale folkeskole et stort skridt videre ved at etablere tidssvarende digitale platforme, som kan understøtte en ny folkeskole og målene i folkeskolereformen, der trådte i kraft i august 2014. Målet er grundlæggende, at alle elever bliver så dygtige, som de kan, at de trives i skolen, og at betydningen af social baggrund mindskes. Aftaleparterne var endvidere enige om, at dagtilbudsområdet tillige skulle være understøttet for så vidt angår kommunikation. Brugerportalsinitiativet skal således understøtte målene i folkeskolereformen og bringe den digitale folkeskole et stort skridt videre ved at etablere tidssvarende digitale løsninger. Ved også at understøtte dagtilbudsområdet bliver der tale om en fælles løsning for folkeskole- og dagtilbudsområdet, hvor børn, pædagogisk personale og forældre vil opleve, at kommunen stiller en sammenhængende kommunikationskanal til rådighed. KL har valgt at lade KOMBIT stå for anskaffelse og implementering af en fælleskommunal kommunikationsplatform kaldet Aula. KOMBIT har gennemført et fælleskommunalt udbud for kommunerne, hvor alle 98 er tilsluttet skoleområdet og 93 også er tilsluttet dagtilbudsområdet. I 2016 udarbejdede KOMBIT udbudsmateriale for Aula, herunder kravspecifikation. I arbejdet med udbudsmateriale og review af dette var kommunerne med repræsentation af lærere, pædagogisk og administrativt personale involveret gennem workshops. Udbuddet af Aula blev igangsat i slutningen af 2016. På baggrund af det gennemførte udbud indgik KOMBIT 30. juni 2017 kontrakt med Netcompany som leverandør af Aula. Kontrakten omfatter udvikling af it-løsningen Aula, bistand til implementering, vedligeholdelse, videreudvikling samt support og drift af Aula. 2.2 Vision, mål og succeskriterier for Aula Aula er en del af Brugerportalsinitiativet ( BPI ), som er et fællesoffentligt initiativ, der gennemføres i tæt samarbejde mellem Undervisningsministeriet, Socialministeriet, Styrelsen 2018 Netcompany Side 10 af 89

for It og Læring ( STIL ), KL og KOMBIT. BPI omfatter etablering af et samlet digitalt univers for børn, pædagogisk personale på skoler såvel som på dagtilbud, forældre 1 og ledelse. Det digitale univers skal bidrage til at understøtte den målstyrede læring og udvikling, der indgår som målsætning i folkeskolereformen. Initiativet omfatter dels en fællesoffentlig infrastruktur og dels fællesoffentlige standarder for dataudveksling, som STIL har ansvar for. Desuden skal BPI understøtte den kommunale anskaffelse og udrulning af tre digitale platforme, henholdsvis læringsplatform, fildelingsløsning og en platform til kommunikation (Aula) i alle kommuner 2. Det samlede ansvar for at implementere BPI varetages af KL og kommunerne i fællesskab. Det er visionen, at brugerne af de digitale løsninger i BPI, herunder læringsplatforme, Aula, administrative systemer, infrastrukturkomponenter og widgets, kommer ti l at opleve, at itsystemerne er sammentænkt og supplerer hinanden. Den overordnede målsætning med Aula er anskaffelse og implementering af en moderne intuitiv kommunikationsplatform med en udpræget grad af brugervenlighed, høj grad af innovation og sikkerhed, der imødekommer lovkravene. Aula skal understøtte brugernes forskelligartede behov med præsentation af relevant information og funktionalitet på brugstidspunktet. Aula vil blive benyttet af et meget stort antal brugere med forskellige it-kompetencer, og af samme årsag er det en målsætning, at Aula bliver så intuitiv og let at bruge, at langt de fleste brugere vil kunne tilgå Aula uden et egentligt uddannelsesforløb. Målsætningerne for Aula blev godkendt af den kommunale styregruppe for Aula den 27. januar 2016, og fremgår nedenfor: 1. Aula skal lette kommunikationen mellem skole, dagtilbud og hjem og indbyrdes mellem brugerne gennem forbedrede dialogmuligheder, fx kommunikation i billeder, lyd og tekst mellem skole, elever og forældre og indbyrdes mellem disse grupper. 2. Aula skal samle og målrette informationer til de forskellige brugergrupper, afhængig af deres forskellige roller. Brugerne vil således blive ledt over til relevant information i bl.a. kommunale administrative systemer, kommunale indkøbte læringsplatforme samt nationale data (fx nationale test). 3. Aula skal understøtte arbejdet i læringsplatformen, bl.a. ved at give mulighed for kommunikation omkring læringsforløb mellem elever, pædagogisk personale og forældre. 4. Aula skal understøtte dagtilbuds- og skolenære behov via visning af relevante informationer for brugeren, fx plan for dagen, nyheder og aktivitetsplaner. Aulas overordnede succeskriterie er at blive den fortrukne kommunikationsplatform, hvor elever, børn i dagtilbud (vuggestue, børnehave og dagpleje), forældre, pædagogisk personale og andre aktører med tilknytning til skoler og dagtilbud har adgang til relevante informationer og har mulighed for at kommunikere indbyrdes. På www.aula.dk findes yderligere beskrivelse af KOMBITs succeskriterier for selve itløsningen af Aula og implementeringen af Aula. 1 Omfatter også barnets værger. 2 Læs mere om Brugerportalsinitiativet på http://www.kl.dk/kommunale-opgaver/born-og-unge/digitalisering/brugerportalsinitiativet/ 2018 Netcompany Side 11 af 89

Kommunen kan vælge at hente inspiration i mål og succeskriterierne for Aula, når den skal fastlægge den overordnede og strategiske retning for implementering af Aula i kommunen. 2.3 Formål en skal give den enkelte kommune et godt grundlag for selvstændigt og succesfuldt 3 at implementere Aula. Herunder bidrage til, at kommunen får: klarhed om rolle-, ansvars- og opgavefordeling mellem leverandøren, KOMBIT og kommunen overblik over sammenhæng og koordinering mellem de tekniske og organisatoriske aspekter af implementeringen, så der i kommunen bedre kan bygges bro mellem fagforvaltningen, institutionerne og it/digitalisering overblik over kommunens opgaver i forbindelse med implementeringen (dette vil også fremgå af et digitalt opgavestyringsværktøj, jf. afsnit 5.1) og de opgaver, leverandøren og KOMBIT udfører, særligt relateret til udrulningen af Aula overblik over de implementeringsprodukter, som leverandøren og KOMBIT producerer for at understøtte kommunens løsning af specifikke opgaver et samlet perspektiv på kommunens implementering og specifikt udrulningen af Aula. 2.4 Målgruppe ens primære målgruppe er kommunens Aula-projektleder og kommunens administrator(er) af Aula. Andre vigtige målgrupper er direktør/chef for skole- og dagtilbudsområdet i kommunen, projektejer/styregruppeformand for kommunens Aula-projekt, it-/digitaliseringschef, superbrugere, institutionsledere og tovholder for implementering på institutionerne. Kommunens Aula-projektleder har opgaven med at videreformidle og/eller introducere implementeringshåndbogen til andre målgrupper. 3 Implementeringen er jf. KOMBIT succesfuld, når kommunen får det bedst mulige grundlag for at realisere egen værdiskabelse ved at anvende Aula ud fra egen plan og egne vilkår. Succesfuld implementering forudsætter endvidere, at implementeringen sker på en sådan måde: (1) At kommunen, skoler og dagtilbud har sikker forretningsmæssig drift under og efter implementeringen, (2) at kommunen kan budgettere, kontrollere, planlægge og styre egen indsats, og (3) at kommunen, skoler og dagtilbud effektivt kan implementere Aula. 2018 Netcompany Side 12 af 89

2.5 Læsevejledning en er kommunens indgang til materiale af relevans for implementering af Aula. en kan læses fra ende til anden eller anvendes som opslagsværk. Denne udgave af en beskriver udelukkende rammerne for kommunens implementering. Efterfølgende vil Netcompany i samarbejde med KOMBIT udarbejde en del 2 til håndbogen. Del 2 vil i en mere detaljeret form beskrive de enkelte perioder i kommunens implementering, herunder den tekniske implementering. Der er mange forskellige aktører i kommunen, der har en interesse i implementeringen af Aula. KOMBIT har valgt, at en er udarbejdet til brug for kommunens Aula-projektleder og kommunens administrator(er) af Aula. I tillæg til en har KOMBIT udarbejdet en præsentation, der fortæller overordnet om Aula og implementeringen med fokus på tidsplan og organisering. Den er målrettet til brug i kommunerne i forbindelse med projektetablering. Skemaet nedenfor indeholder en vejledning til, hvordan andre vigtige interessenter, såsom direktør/chef for skole- og dagtilbudsområdet i kommunen, projektejer/styregruppeformand for kommunens Aula projekt, it-/digitaliseringschef, superbrugere, institutionsledere og tovholder for implementering på institutionerne, kan anvende en. I relation til andre målgrupper og kommunens topledelse, er det kommunens Aulaprojektleder, der formidler relevante dele af håndbogens indhold. Interessenter Direktør for skole- og dagtilbudsområdet i kommunen 4 Chef for skole- og dagtilbudsområdet i kommunen It-/Digitaliseringschef Læsevejledning Kan læse om mål og succeskriterier for Aula i afsnit 2.2. og få et samlet ledelsesresumé af en i afsnit 1. Kan læse om: Resumé af implementeringshåndbog i afsnit 1 Roller og ansvar i kommunen i afsnit 3.1 KOMBITs implementeringsmodel i afsnit 4.1 Implementeringsstrategi i afsnit 4.2 Fokus på værdiskabelse i afsnit 4.3 Uddannelsesmodel i afsnit 4.4 Informationsmateriale til kommunerne i afsnit 5.2 Digitalt styringsværktøj i afsnit 5.5 Parathedsundersøgelser i afsnit 5.6 Implementeringsstøtte til kommunen i afsnit 5.8 Tilkøb af bistand hos Netcompany i afsnit 5.9 Kan læse om: Resumé af implementeringshåndbog i afsnit 1 Roller og ansvar i kommunen i afsnit 3.1 KOMBITs implementeringsmodel i afsnit 4.1 Implementeringsstrategi i afsnit 4.2 Fokus på værdiskabelse i afsnit 4.3 4 Vil i en kommunal projektorganisering ofte være projektejer og styregruppeformand. 2018 Netcompany Side 13 af 89

Interessenter Superbrugere og administratorer Institutionsledere Tovholder for implementering på institutionerne Læsevejledning Strategi for oprydning og flytning af data i afsnit 4.5 Dokumenter med vejledning og planer i afsnit 5.1 Informationsmateriale til kommunerne i afsnit 5.2 Digitalt styringsværktøj i afsnit 5.5 Parathedsundersøgelser i afsnit 5.6 Implementeringsstøtte til kommunen i afsnit 5.8 Tilkøb af bistand hos Netcompany i afsnit 5.9 Kan læse om: Resumé af implementeringshåndbog i afsnit 1 Roller og ansvar i kommunen i afsnit 3.1 Fokus på værdiskabelse i afsnit 4.3 Uddannelsesmodel i afsnit 4.4 Strategi for oprydning og flytning af data i afsnit 4.5 Undervisningsmateriale i afsnit 5.3 Uddannelse af superbrugere og administratorer i afsnit 5.4. Kan læse om: Resumé af implementeringshåndbog i afsnit 1 Roller og ansvar i kommunen i afsnit 3.1 KOMBITs implementeringsmodel i afsnit 4.1 Fokus på værdiskabelse i afsnit 4.3 Uddannelsesmodel i afsnit 4.4 Strategi for oprydning og flytning af data i afsnit 4.5 Dokumenter med vejledning og planer i afsnit 5.1 Informationsmateriale til kommunerne i afsnit 5.2 Undervisningsmateriale i afsnit 5.3 Uddannelse af superbrugere og administratorer i afsnit 5.4 Parathedsundersøgelser i afsnit 5.6 Tilkøb af bistand hos Netcompany i afsnit 5.9. Kan læse om: Resumé af implementeringshåndbog i afsnit 1 Roller og ansvar i kommunen i afsnit 3.1 KOMBITs implementeringsmodel i afsnit 4.1 Fokus på værdiskabelse i afsnit 4.3 Uddannelsesmodel i afsnit 4.4 Strategi for oprydning og flytning af data i afsnit 4.5 Undervisningsmateriale i afsnit 5.3 Uddannelse af superbrugere og administratorer i afsnit 5.4 Parathedsundersøgelser i afsnit 5.6. 2018 Netcompany Side 14 af 89

3 Roller og ansvar Projekt Aula er et samarbejde mellem kommunerne, Netcompany og KOMBIT. Det er KOMBITs ansvar at sikre, at kommunerne har forståelse for deres rolle og ansvar i projektet. Ligesom det er KOMBITs opgave at sikre, at Netcompany er klar til at styre kommunerne gennem implementering, uddannelse og udrulning. Netcompany skal i den forbindelse levere strategier, planer, materialer og rådgivning til kommunerne. Kommunen bør i løbet af 2017 udpege kommunens Aula-projektleder. I begyndelsen af 2018 bør kommunen have sin projektorganisering klar og uddelegeret roller, opgaver og ansvar. Implementeringen af Aula tager udgangspunkt i en opgavefordeling, der er illustreret overordnet i Figur 2. Figur 2: Overordnet opgavefordeling mellem kommunen, leverandør og KOMBIT i forhold til processen for implementering af Aula. Udrulnings- og uddannelsesforløbet illustrerer den mest intensive periode af projektet. 3.1 Kommunerne Hver kommune har ansvaret for implementeringen af Aula på kommunens skoler og institutioner og skal i den forbindelse tage beslutninger, afsætte ressourcer og løse opgaver med forandringsledelse, værdiskabelse og udrulning. Dertil kommer opgaver med fx at udarbejde en politik for, hvordan fleksibiliteten i Aula med indhold og brugeropsætning skal håndteres, og koordinering af anvendelsen af kommunens valgte læringsplatform. Som en væsentlig del af implementeringen har kommunerne ansvaret for dels at uddanne medarbejdere og dels at levere 1st level-support til medarbejdere, elever og forældre. I den valgte tilgang 5 til implementeringen forudsætter KOMBIT og Netcompany en kommunal projektorganisering til implementering af Aula. Det forventes, at kommunerne vil imødekomme denne tilgang til projektstyring. KOMBIT anbefaler, at kommunerne inden 5 KOMBITs implementeringsmodel kan tilgås på www.aula.dk 2018 Netcompany Side 15 af 89

udgangen af 2017 nedsætter en styregruppe, udpeger en projektleder og projektgruppe. De væsentligste roller er beskrevet nedenfor, og på aula.dk findes en mere udførlig liste. I projektorganisationen bør følgende være repræsenteret: Figur 3: Nøgleroller i kommunens projektorganisation. Nedenstående illustration viser vigtige nøgleroller på henholdsvis skole- og dagtilbudsområdet, som kommunen skal udpege i forbindelse med implementeringen. Det er en forudsætning for projektets succes, at kommunen har udpeget de rette roller med kompetencer og tid til at løse de opgaver, der vil være i forbindelse med både implementering og efterfølgende drift. KOMBIT vil i efteråret 2017 udsende anbefalinger til, hvilke kompetencer og profiler nøglerollerne bør have, og efterfølgende indgå i en dialog med kommunerne om dette. Figur 4: Nøgleroller og brugere i institutionerne ved implementering af Aula. For dagtilbud er det illustreret, at implementering og superbrugere kan være organiseret i grupper/klynger af flere institutioner. For den indledende fase af projektet for Aula bør kommunen afklare tre nøgleroller, der vil være ressourcekrævende og bør være allokeret til medarbejdere, der har implementering af Aula som en af deres primære arbejdsopgaver: 2018 Netcompany Side 16 af 89

Kommunens projektleder for Aula, der skal fokusere på planlægning og styring af tid, ressourcer og kvalitet (indhold) i implementeringen. Projektlederen skal koordinere kommunens opgaver med Netcompany. Ledere i den enkelte institution og centralt i kommunen, der skal fokusere på at lede medarbejdere, processer og værktøjer gennem den forandring, som implementeringen medfører. Kommuneadministrator(er), der varetager administrative opgaver og opsætning i Aula og dermed har særlige rettigheder i Aula. Denne person har kontakten med Netcompanys support (service desk). Opgaverne kan deles ud på forskellige personer, der varetager forskellige områder, såsom: - Hjemmesider - Widgets - Rettighedsstyring af brugere. I de næste afsnit uddybes de tre nøgleroller sammen med ansvarsområder, som de forventes at skulle varetage for kommunen. En mere udførlig liste over roller findes på www.aula.dk. Kommunens projektleder Hver kommune har ansvaret for at gennemføre en række aktiviteter i styringen af implementeringen, og kommunen skal udpege en projektleder, der er ansvarlig for kommunens udførelse af opgaver med implementering. Projektlederen vil blive støttet af et digitalt styringsværktøj (afsnit 5.5), som Netcompany holder vedlige med opgaver og deadlines. Projektlederen skal sikre styring af kommunens egne opgaver. Ansvaret for planlægning af implementeringsopgaver, udførelse og kommunikation af dem er placeret hos projektlederen. Projektlederen har bl.a. til opgave at sikre, at følgende aktiviteter udf øres: Projektetablering i kommunen med involvering af skole, dagtilbud og it/digitalisering vedrørende bl.a. udførelse af mål, værdiskabelse, projektbeskrivelse (PID), forandringsledelse, organisering 6, ressourceallokering og krav til kommunens itinfrastruktur (fx trådløst netværk i institutionerne) Udarbejdelse af kommunal plan for implementering, herunder uddannelse, udrulning og datamigrering baseret på Netcompanys planer Strategi for brug af Aula (hvem skal bruge Aula, og hvordan ønsker vi, de bruger Aula?) Udarbejde input til kommunal kommunikationsstrategi, budgetlægning og allokering af ressourcer centralt på skoler og for dagtilbud Styring 7 af forberedelse af implementeringen på kommunens skoler og i dagtilbud Styring af oprydning og flytning af data Styring af ibrugtagning på kommunens skoler og i dagtilbud Koordinering af videndeling og support mellem skoler og dagtilbud Udarbejdelse af plan for kommunikation og information til skole, dagtilbud og brugere Koordinering af arbejdet med superbrugerne og tilmelding af nye til kursus hos Netcompany. Kommunens Aula-projektleder bør have kompetencer inden for følgende områder: Projektledelse og -styring Kommunikation til interessenter. 6 Kommunen bør udpege/rekruttere projektleder, styregruppeformand, styregruppe, institutionsadministratorer på skoler/dagtilbud og projektteam/-gruppe. 7 Styring i kommunen kan omfatte opgaver med at planlægge og afholde styregruppemøder, igangsætte aktiviteter, foretage opfølgning på opgaver og sikre, at opgaver bliver udført inden for deadlines, deltage ved netværksmøder mv. 2018 Netcompany Side 17 af 89

Kommunens ledere Den daglige leder af den enkelte institution vil skulle påtage sig opgaver med bl.a. den forandringsledelse, som den enkelte kommune planlægger. Overordnet set vil der være behov for at styre medarbejdere sikkert og effektivt frem til fuld ibrugtagning af Aula. Endvidere har kommunens direktør/chef for skole- og dagtilbudsområdet i kommunen en vigtig rolle med forandringsledelse og fastholdelse af fx strategier og principper for brugen af Aula. Kommunens administrator(er) KOMBIT anbefaler, at kommunen udpeger to kommunale administratorer, således at der er én til henholdsvis skoler og dagtilbud. Deres primære opgaver vil være at: gennemføre den tekniske implementering i kommunen og støtte institutionerne i deres tekniske implementering og opsætning varetage ændringer i opsætning og være kommunens teknisk ansvarlige varetage administrative opgaver Kommunens administrator bør have kompetencer inden for it og digitalisering. Der vil være tale om flere forskelligartede opgaver og roller, som kan uddelegeres. Netcompany anbefaler, at der lokalt i skoler og dagtilbud ligeledes udpeges en institutionsadministrator til varetagelse af den lokale opsætning af Aula. 3.2 KOMBIT På vegne af KL og kommunerne har KOMBIT opgaven med indkøb af den fælleskommunale it-løsning Aula. Deraf følger opgaven med at være kontraktholder, leverandørstyrer og godkender af leverancer. KOMBIT understøtter, skaber rammerne, kvalificerer, koordinerer og følger op på evalueringer, rapporter og leverancer i forhold til leverandørens opgaver over for kommunerne (se endvidere Figur 1). KOMBIT stiller bl.a. med implementeringskonsulenter. Derudover inddrager KOMBIT kommunerne i både drift og udvikling gennem henholdsvis en kommunal styregruppe og referencegrupper. KOMBIT samarbejder og koordinerer med programmet for BPI i KL og med STIL. 3.3 Netcompany Netcompany er valgt som leverandør af Aula på baggrund af et udbud og har opgaverne med at udvikle og levere Aula, varetage overordnet planlægning af implementering, udrulning af Aula til hver kommune og at uddanne superbrugere og administratorer. Dette omfatter også at udarbejde og vedligeholde implementeringsprodukter, såsom denne, udrulningsdrejebog, manualer, materialer/værktøjer mv., der understøtter kommunernes implementering. Når Aula er implementeret, har Netcompany opgaverne med driftsafvikling, vedligeholdelse og videreudvikling af Aula. Netccompany varetager ligeledes supportopgaver omkring fejlhåndtering; se artikel 7. 2018 Netcompany Side 18 af 89

3.4 KL KL har indgået aftalen om BPI med staten og har som led i dette ansvaret for programmet, der skal sikre koordinering og den samlede gennemførelse af initiativer med bl.a. standardisering, tværgående sikkerhed, kommunal anskaffelse og implementering af læringsplatforme og fælleskommunal anskaffelse af Aula. 2018 Netcompany Side 19 af 89

4 Rammer og strategi for implementering I dette kapitel præsenteres de grundlæggende principper for strategier og koncepter, der bestemmer, forklarer og begrunder, hvordan KOMBIT og Netcompany understøtter kommunens implementering af Aula (organisatorisk og teknisk) og uddannelse af administratorer og superbrugere. KOMBIT og Netcompany understøtter kommunens implementering efter princippet om hjælp-til-selvhjælp, hvor kommunen har opgaven med og ansvaret for implementering i kommunens skoler og dagtilbud. Principperne bag implementeringsmodellen er udviklet igennem andre af KOMBITs projekter i samarbejde med kommunerne og kan derfor være genkendelige. 4.1 Implementeringsstrategi for projekt Aula Implementeringsstrategien udgør fundamentet for den samlede implementering af Aula. Den fastlægger strategiske forudsætninger og principper for implementeringen samt den overordnede opgavefordeling. De strategiske forudsætninger for implementeringen af Aula er følgende: Aula er en løsning med en udpræget grad af brugervenlighed og innovation, der skal medvirke til, at brugerne får en god oplevelse og dermed gør det nemmere at udbrede Aula. Aula skal være i drift først på skoler og umiddelbart herefter udbredes til dagtilbudsområdet i henhold til gældende tidsplan. I kommunernes tilslutningsaftale er det forudsat, at kommunerne i deres implementering anvender træn trænerne -princippet og hjælp-til-selvhjælp. Kommunerne skal afsætte de nødvendige ressourcer til opgaverne med at implementere Aula på skoler og i dagtilbud og selv gennemføre udrulning, tekniske opgaver, organisatorisk forandringsledelse, uddannelse af medarbejdere og forældre samt formidling til disse grupper. Implementering skal bygge på KOMBITs implementeringsmodel (se model på aula.dk). De strategiske principper for implementeringen vedrører følgende: Planlægning af implementering i samarbejde med kommunerne Kommunikation til rette tid er en central del af implementeringen Involvering og samarbejde Uddannelsesstrategi med træn trænerne -princippet Udrulning i både bølger og trin Oprydning og flytning af data Klar opgavefordeling mellem kommunerne, skole/dagtilbud, leverandør og KOMBIT (se Figur 5). Figur 5: Overblik over, hvem der gør hvad i implementeringen af Aula. Se endvidere Figur 2, der viser opgavefordelingen i forhold til processen for implementering af Aula. 2018 Netcompany Side 20 af 89

4.2 KOMBITs implementeringsmodel KOMBITs implementeringsmodel baserer sig på, at kommunernes implementering af Aula er opdelt i fire tidsmæssige faser: I den første fase, Opstart, er der fokus på de handlinger, der leder frem til kommunens beslutning om tilslutning til Aula (er gennemført), hvordan Aula skaber værdi og at etablere og godkende projektet i kommunen. Herunder sikre finansiering af projektet og selv Aulaløsningen, samt ressourceallokering til at gennemføre implementeringen. Fasen omfatter også ledelsesmæssig og strategisk forankring af Aula i kommunen og eventuelt forberedelse af oprydning og flytning af data ved at begynde oprydning i data i SkoleIntra. I den anden fase, Planlægning, er der fokus på forberedelse af implementeringen i kommunen, både på skoler og i dagtilbud. Fasen omfatter de handlinger, der skal planlægges og udføres for at idriftsætte Aula og forberede ibrugtagning og forvaltning af Aula. Dette omfatter også uddannelse og selve udrulningen af Aula til skoler og efterfølgende til institutioner. I den tredje fase, Udrulning og uddannelse, er der fokus på de handlinger, som kommunen, skoler og dagtilbud udfører for at ibrugtage Aula, og så hurtigt som muligt etabler e normal drift og support i relation til brugen af Aula. Herunder at projektet bliver afsluttet, og driftsorganisationen i kommunen, skoler og dagtilbud samt it/digitalisering overtager ansvaret for den daglige anvendelse, drift og forvaltning af Aula. I den fjerde fase, Ibrugtagning, er der fokus på handlinger, der skal sikre, at Aula bliver forankret i hverdagen på skoler og i dagtilbud og hos brugerne. Illustrationen i Figur 6 viser kommunens hovedopgaver for implementering af Aula med overordnet angivelse af tidspunkter. Figur 6: Overblik over kommunens hovedopgaver for implementering af Aula med overordnet angivelse af tidspunkter. Overgangene mellem faserne markerer et skift i fokus, opgaver, involverede aktører og forventet outcome. Hver fase har til formål at skabe det bedste grundlag for næste fase. I teorien er faserne gensidigt udelukkende. I praksis kan det være nødvendigt at genbesøge opgaver fra tidligere faser, og faserne kan overlappe hinanden. 2018 Netcompany Side 21 af 89

Implementeringen er planlagt med afsæt i KOMBITs implementeringsmodel, der er overordnet beskrevet på aula.dk. 4.3 Fokus på værdiskabelse På hvilken måde kan Aula bidrage til, at der kan skabes grobund for en øget kvalitet i opgaveløsningen og en bedre understøttelse af målet om, at alle børn oplever bedre læring, udvikling og trivsel gennem deres tid i dagtilbud og efterfølgende i skolen? Denne problemstilling og en lang række andre spørgsmål kan man som kommune hjælpe sine ledere, medarbejdere, forældre og elever med at besvare ved at arbejde bevidst med fokus på værdiskabelse. Implementeringen af Aula er en god og naturlig anledning til, at kommunen sætter fokus på, hvordan anvendelsen af Aula kan skabe værdi for brugere, institutioner og kommunen. Det kan man bl.a. gøre ved at reflektere over, hvilken praksis man tager med fra SkoleIntra, og hvad man ønsker at gøre på nye måder. Et fælles og tydeligt fokus på værdiskabelse er med til at give retning i implementeringen, når institutioner, medarbejdere, forældre og elever skal begynde med at anvende Aula. Vi har i de følgende afsnit samlet to kategorier, som hver for sig er gode udgangspunkter for denne dialog, og som spiller sammen med de overordnede mål for folkeskolereformen: Faglighed, opgaveløsning og professionelle læringsfællesskaber Forældresamarbejdet. Kommunen skal fastlægge, hvordan den vil arbejde med at skabe og synliggøre værdiskabelsen, som Aula skal give brugere, institutioner og kommunen. 4.3.1 Faglighed, opgaveløsning og professionelle læringsfællesskaber For at kunne løse de komplekse opgaver i folkeskolen vil det at dele viden, materialer, kompetencer og erfaringer med kollegaer i stigende grad være et omdrejningspunkt for det pædagogiske personales arbejde. Digitalisering i folkeskolen er med til at understøtte det pædagogiske personales samarbejde om elevernes læring, trivsel og undervisning. Sammenhæng én genkendelig løsning på tværs af institutioner og kommuner Aula styrker og skaber muligheder for flere og nye måder at arbejde og samarbejde på tværs af faggrupper. I sammenhæng med læringsplatformen skaber det endnu bedre mulighed for at få en fælles viden om børnenes udvikling, læring og trivsel. Spørgsmål til dialog: I hvilke situationer er det hensigtsmæssigt at inddrage andre aktører i kommunikationen omkring barnet? Med andre ord; hvilke aktører skal kunne samarbejde gennem Aula? 2018 Netcompany Side 22 af 89

Hvordan sikres det, at alle relevante aktører bliver inddraget og hørt i forhold til at beslutte og diskutere principper for anvendelsen af Aula i jeres kommune for henholdsvis skoler og dagtilbud? Bedre indsigt i eleverne samspil 0-18 og overgange Alle Danmarks folkeskoler kommer til at bruge Aula, og 93 kommuner har p.t. valgt også at anvende løsningen på dagtilbudsområdet. For medarbejderne betyder det, at én samlet indgang gør det lettere at følge en samlet digital strategi på 0-18-års-området. Det kræver ledelsesmæssig opmærksomhed at sikre, at Aula sammen med kommunens læringsplatform bliver et meningsfuldt redskab, som forbedrer det pædagogiske personales arbejde med barnets læring og trivsel som omdrejningspunkt. Det er vigtigt at reflektere over, hvordan kommunen vil sikre, at Aula understøtter den igangværende pædagogiske og didaktiske praksis, hvor alle fagprofessionelle i samarbejde kommunikerer med forældre og samarbejdspartnere uden for skolen. Det overordnede spørgsmål kan være: På hvilken måde understøtter brugen af Aula kommunens strategi i forhold til børnenes udvikling, læring og trivsel? Hvilke principper har skolen/kommunen for kommunikation og samarbejde mellem faggrupper både internt på skolen og med forvaltningen? Hvilke principper skal sættes op for kommunikationen i forældresamarbejdet? Skal de principper, der allerede er i funktion, revideres? Skal der være plads til forskellighed i anvendelsen af Aula? Er det hensigtsmæssigt, at brugen kan variere fra fagprofessionel til fagprofessionel eller vil nogle fælles retningslinjer og en vis ensartethed være en fordel? 4.3.2 Forældresamarbejde Implementering af Aula er også en mulighed for at gentænke og kvalificere forældresamarbejdet til at vurdere, hvad der hidtil har virket godt, og hvad der har virket mindre godt. Med Aula og læringsplatformen får forældresamarbejdet nogle tydelige kanaler at kommunikere gennem (se mål og succeskriterier i afsnit 2.2). Det giver en masse muligheder for at informere, men rummer samtidig en fare for at overinformere. Det vil være en fordel at tage højde for det, inden systemet tages i brug, og træffe nogle principielle beslutninger, der understøtter, hvad kommunen anser som korrekt. Forskning har vist, at forældre kan opleve skolens informationsstrøm som information overload, uoverskuelig og svær at afkode og navigere i. Forældrene kan have forskellige ressourcer, der kan spille en vigtig rolle for, hvor godt forældre kan håndtere et højt informationsniveau (og honorere de krav dette formidler). I forhold til hvordan man kan kvalificere informationen og finde den rigtige balance/mængde, sådan at informationsniveauet er passende for flest mulige forældre og de hverdagsliv, der leves i småbørns- og skolebørnsfamilier, må kommunen træffe et valg og tydeliggøre disse over for fagprofessionelle, forældre og elever. Spørgsmål til dialog: 2018 Netcompany Side 23 af 89

Hvordan kan Aula skabe værdi i forældresamarbejdet? Og hvad vil værdi sige i forældresamarbejdet? Hvad kan blive bedre, lettere, mere effektivt mv.? Hvilken og hvor meget kommunikation skal der finde sted mellem skole/dagtilbud og forældrene? Hvad er der brug for at kommunikere om? Hvor tæt og hvor hyppigt skal forældrene informeres i forhold til barnets udvikling, læring og trivsel? Her bør man tænke på, HVORFOR man informerer og tænke på, hvor ofte man forventer, at forældre læser med (og har mulighed for at læse med), og hvad kommunikationen skal føre til af handlinger. Hvilke muligheder skal forældre have for at kommunikere med institutionen? Hvilken form og indhold skal kommunikationen have, så det sikres, at flest muligt kan støtte op om deres børns udvikling, læring og trivsel? Involvering af forældrene Forskning har vist, at en øget digitalisering af kommunikationen i forældresamarbejdet kan være med til at skabe øget ulighed i forhold til, hvordan forskellige sociale grupper af forældre deltager og bidrager på de digitale platforme. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på, hvordan kommunikationens form og indhold konkret skal spille sammen med børnefamiliers forskellige ressourcer og hverdagsliv. Det er vigtigt, at skoler og dagtilbud tager højde for og ikke mindst inddrager relevante grupper af forældre i implementeringen af Aula. Man kunne fx gå i dialog med forældrene omkring, hvordan man kan bruge erfaringerne fra de nuværende kommunikationsløsninger til at kvalificere brugen af Aula hvad har fungeret godt, og hvad skal laves om? Spørgsmål til dialog med forældre: Hvad har forældrene brug for af kommunikation? Hvordan skaber det værdi for dem? Hvad er forældrenes erfaringer med godt/dårligt i forhold til SkoleIntra, og hvordan kan disse erfaringer bruges i det fremtidige samarbejde? 4.4 Uddannelsesmodel Uddannelsesmodellen for Aula bygger på: at Aula bliver en meget moderne kommunikationsplatform med en udpræget grad af brugervenlighed for alle brugere, hvilket skal gøre det nemt for brugere at lære at anvende Aula princippet om hjælp-til-selvhjælp og en tilgang med træn trænerne, jf. implementeringsstrategi for projekt Aula (afsnit 4.1). Se også Figur 7. Det indebærer, at Netcompany udvikler og gennemfører uddannelsesforløb for tre målgrupper: Uddannelsesforløb A for kommunernes administratorer af Aula Uddannelsesforløb B for superbrugere for pædagogisk personale og andre medarbejdere på Institutioner, der også skal kunne undervise kommunens pædagogiske personale på Institutionerne Uddannelsesforløb C for superbrugere for administrative medarbejdere, der også skal kunne undervise administrative medarbejdere på Institutionerne. 2018 Netcompany Side 24 af 89

Som en del af uddannelsesforløb A-C vil Netcompany også kompetenceopbygge kommunale administratorer og superbrugere, således at de kan indgå i kommunens support til kommunens brugere. Netcompany vil herudover udvikle uddannelsesforløb, som kommunerne selv kan gennemføre for følgende øvrige målgrupper: Uddannelsesforløb D for pædagogisk personale og vejledere i skoler og dagtilbud Uddannelsesforløb E for administrative medarbejdere på kommunens skoler og dagtilbud Indholdet i de forskellige uddannelsesforløb vil være opdelt i forskellige moduler, så det kan tilpasses til de forskellige målgrupper og den funktionalitet, som målgrupperne skal lære at anvende og have viden om. Uddannelsesmodellen indebærer, at følgende målgrupper selv skal tilegne sig viden om, hvordan de anvender Aula, på grundlag af KOMBITs og Netcompanys informations- og undervisningsmateriale: Eksterne aktører, der underviser og samarbejder om læring i skolen Elever (evt. opdelt på indskoling, mellemtrin og udskoling) Forældre (evt. opdelt på undergrupper, herunder forældre med tosprogsbaggrund) Dagtilbudsbørn antages ikke at skulle anvende Aula. Figur 7: Illustration af uddannelsesmodel 8 for Aula for skoler og dagtilbud. 8 Superbrugere er medarbejdere på institutionerne, der hjælper deres pædagogiske kolleger i skoler og dagtilbud med at anvende Aula. Har en særlig indsigt i Aula og har endvidere en særlig rolle i forhold til at identificere, opsamle og rapportere fejl. 2018 Netcompany Side 25 af 89

I kommunens planlægning af uddannelse kan følgende forskellige former for undervisning, hjælp og introduktion indgå: Model/Form Kursus afholdt af Netcompany Kursus afholdt af superbruger fra kommunens institutioner Introduktion på møder, i kampagner og andre medier Selvstudie Hjælp fra kollega eller elev Adgang til support Opfølgning Bemærkning Omfatter: Uddannelsesforløb A Uddannelsesforløb B Uddannelsesforløb C. Undervisningsforløb og -materiale bliver udarbejdet af Netcompany, der også gennemfører kurser. Se endvidere afsnit 5.3 og 5.4. Omfatter: Uddannelsesforløb D Uddannelsesforløb E. Undervisningsforløb og -materiale bliver udarbejdet af Netcompany og kan tilpasses af kommunen. Informationsmateriale om Aula til personale, ledere, forældre og elever. Fx FAQ, brugervejledning/guides, video, tekst mv. Udvalgt materiale vil være på dansk og andre sprog. Kan formidles på møder for medarbejdere, forældre, elever og via digitale og sociale medier. Materialer bliver udarbejdet af KOMBIT og kan tilpasses af kommunen. Egen læring via undervisningsmateriale, der gøres tilgængeligt online. Dette inkluderer bl.a træningvideoer og trin-for-trin-guides. Sidemandsoplæring. Mulighed for at bruger kan få hjælp fra Superbruger. Forløb udarbejdet af Netcompany eller kommunen, der giver brugerne mulighed for at træne yderligere og få afklaret spørgsmål. Netcompany har opgaven med at udvikle det egentlige uddannelseskoncept for Aula med tilhørende uddannelsesforløb A til E og en række forskellige undervisningsmaterialer (se endvidere afsnit 5.3). 4.5 Strategi for oprydning og flytning af data (datamigrering) KOMBIT har udarbejdet en strategi for datamigrering 9, der beskriver, hvilke filer der på skoleområdet skal flyttes fra SkoleIntra til enten Aula eller andre relevante it-løsninger i relation til BPI. Det vil være forskelligt fra it-løsning til it-løsning, hvordan oprydning og overførsel af data foregår, og hvor mange data der skal flyttes. Strategien beskriver rammer for datamigreringen, tilgang til og overordnet fremgangsmåde for hvordan vigtige og nødvendige data fra SkoleIntra bliver udvalgt og flyttet til Aula og andre relevante it-løsninger. Strategien fastlægger også organisering, roller og ansvarsområder for datamigrering. Formålet med datamigreringen er, at: Flytte udvalgte vigtige og nødvendige data fra SkoleIntra til Aula, således at processer med samarbejde og kommunikation i skolen kan fortsætte i Aula uden tab af vigtig viden og information 9 Link: http://www.kombit.dk/sites/default/files/user_upload/documents/samarbejdsplatformen/implementering/strategi%20for%20datamigrerin g%20til%20aula%20til%20hjemmeside%20ver%201.1.pdf 2018 Netcompany Side 26 af 89

Flytningen af udvalgte data fra SkoleIntra til Aula sker på en korrekt og effektiv måde Kunne udfase SkoleIntra og lukke for brugen af dette umiddelbart efter, at Aula er taget i brug af alle brugeraktørerne, og alle vigtige og nødvendige data er flyttet til andre itløsninger. Realisering af strategien i hver kommune er tillige en forudsætning for, at kommunen kan udfase SkoleIntra og lukke for brugen af dette umiddelbart efter, at Aula er taget i brug af alle brugeraktørerne. Strategien behandler ikke en eventuel datamigrering fra eksisterende digitale kommunikationsløsninger på dagtilbudsområdet til Aula. Det skyldes, at it-løsning, indhold og anvendelse er forskelligt i de kommuner, som anvender en digital løsning. Den enkelte kommune skal derfor i forbindelse med egen plan for datamigrering til Aula vurdere behovet og fastlægge en fremgangsmåde for dette på dagtilbudsområdet. Dette inkluderer også dialog med leverandøren af kommunikationsløsninger på dagtilbudsområdet om, hvordan udvalgte data kan flyttes. Strategien anviser en tilgang, der bygger på en klassificering af det eksisterende indhold i SkoleIntra. På den baggrund kan kommunen beslutte, hvilke data som er vigtige og nødvendige at få flyttet væk fra SkoleIntra og til andre løsninger, herunder Aula. På baggrund af klassificeringen og de forskellige placeringer af data i fremtiden giver nedenstående oversigt og tabel et forslag til, hvor de forskellige data fra SkoleIntra skal flyttes hen. For at forstå tallene, der er anført i parentes, præsenteres de her: 1. Flyttes semi-automatisk til Aula efter oprydning og/eller pr. tid 2. Flyttes manuelt til Aula efter oprydning og/eller pr. tid 3. Oprettes manuelt på ny i Aula 4. Bliver oprettet automatisk i Aula ud fra anden it-løsning (integration), hvilket betyder at data ikke skal flyttes 5. Flyttes til andre kommunale it-løsninger 10 (bl.a. læringsplatform, fildrev, ESDH) efter oprydning og/eller pr. tid 6. Flyttes manuelt til brugerens eget fillager 7. Arkiveres kommunalt eller hos Rigsarkivet 8. Slettes. PersonaleIntra ForældreIntra ElevIntra SkolePorten FællesNettet Fælles indhold for skolen Nyheder/opslag (8,3) Aktivitetskalender (8,3) Debat (8) Skema (8,4) Filer fra dokumentarkiv med vejledninger, planer, principper o.lign. (2) Filer fra dokumentarkiv (5) Filer fra billedarkiver (8,2,6) Årsplan (5) Dagbog/Lektiebog (8) Grupper og hold på skolen (3,4) Lister med personale, elever og forældre (4) Links (2). Nyheder/opslag (8,3) Aktivitetskalender (8,3) Dokumenter fra skolebestyrelsen (2) Skoleoplysninger (2,5) Information og dokumentation om skole, SFO og klub (2) Vejledninger (2,3) Links (2). Nyheder/opslag (8,3) Aktivitetskalend er (8,3) Debat (8) Filer fra dokumentarkiv med vejledninger, planer, principper o.lign. (2) Filer fra dokumentarkiv (5) Filer billedarkiver (8,2,6) fra 10 Strategien fastlægger ikke, hvordan denne flytning skal ske. 2018 Netcompany Side 27 af 89

PersonaleIntra ForældreIntra ElevIntra SkolePorten FællesNettet Grupper og hold på skolen (3,4) Lister med personale, elever og forældre Dokumentarkiv (2,5). Fælles indhold for grupper Debat (8) Kontaktbog (1) Klasselog (1) Elevplan, aktuel (5) Elevplan, historisk (5,7) Filer med personfølsomt indhold og referater fra samlemapper (1) Filer fra samlemapper (5) Filer fra billedarkiv (8,2,6) Dokumenter for skolebestyrelsen (2). Debat (8) Kontaktbog (1) Klasselog (1) Elevplan, aktuel (5) Elevplan, historisk (5,7) Filer fra billedarkiv (8,2,6) Dokumenter for skolebestyrelsen (2). Debat (8) Kontaktbog (1) Klasselog (1) Elevplan, aktuel (5) Elevplan, historisk (5,7) Filer med personfølsomt indhold fra samlemapper (2) Filer fra samlemapper (5) Filer fra billedarkiv (8,2,6) Dokumenter for skolebestyrelsen (2). Lukket dokumentarkiv for skolebestyrelsen (2). Dokumentarkiv (2,5). Individuelt indhold Beskeder (1,2) Blog (8) Læringsforløb (5,6) Filer med personfølsomt indhold fra samlemapper (1) Filer fra samlemapper (5) Filer billedarkiver (8,2,6). fra Beskeder (6) Filer fra billedarkiv (8,6) Kontaktbog (1) Elevprodukter (5,6). Beskeder (6) Blog (8) Elevprodukter (5,6) Sikre filer (1) Filer med personfølsomt indhold fra samlemapper (1) Filer fra samlemapper (5) Filer fra billedarkiv (8,2,6). n/a. Dokumentarkiv (2,5). Tabel 1: Forslag til flytning af data fra SkoleIntra ift. målgrupper og moduler i SkoleIntra. Nummer i parentes henviser til beskrivelse i teksten. Selve flytningen af data er forudsat til at skulle foregå ved brug af både: Manuel datamigrering, der anvendes til at flytte data, hvor det kræver en individuel stillingtagen for at beslutte, hvilke data der skal flyttes, og hvor data skal flyttes hen. Data indtastes i Aula eller ved indlæsning af fil (fx billede eller tekstdokument). Semi-automatisk datamigrering, der anvendes ved større datamængder, der kan udtrækkes af SkoleIntra på en standardiseret måde og i digital form og efterfølgende indlæses i Aula ved hjælp af forskellige it-værktøjer (fx indlæs datafil), der automatiserer en del af flytningen. Strategien anviser også, hvordan planlægning og eksekvering skal ske, hvor det fremgår og hvad KOMBIT, Netcompany, kommuner og skoler overordnet skal varetage. 2018 Netcompany Side 28 af 89

Strategi for datamigrering findes på projektets hjemmeside: http://www.kombit.dk/aula. Kommunen bør med afsæt i strategien for datamigrering overveje, hvordan den bedst forbereder skolerne på opgaven med datamigrering, herunder hvornår skolerne skal påbegynde oprydning i data i SkoleIntra. 2018 Netcompany Side 29 af 89

5 Leverancer og bistand til kommunernes implementering Dette kapitel beskriver de leverancer og den bistand, som kommunen modtager fra KOMBIT og Netcompany, og som skal understøtte kommunens implementering af Aula. Dette omfatter dels dokumenter med vejledninger og planer, dels konkrete informations- og undervisningsmaterialer og endelig bistand fra Netcompany til uddannelse, gennemførelse af parathedsundersøgelse, et opgavestyringsværktøj og møder. Kapitlet beskriver afslutningsvis kommunernes mulighed for at tilkøbe ekstra bistand fra Netcompany til implementering og uddannelse. 5.1 Dokumenter med vejledninger og planer Som grundlag for kommunernes planlægning og gennemførelse af implementeringen leverer KOMBIT og Netcompany forskellige vejledninger og planer til kommunerne. Dokument Plan for datamigrering Generisk implementeringsplan Uddannelsesplan Udrulningsdrejebog Udrulningsplan (K98) Indeholder Information og vejledning til kommunerne om opgaven med selvstændigt og succesfuldt at implementere Aula. Fastlægger og beskriver, hvilke aktiviteter der skal gennemføres i kommunerne (inklusive skoler), hos Netcompany, hos leverandøren af SkoleIntra og hos KOMBIT for at gennemføre oprydning og flytning af data. Planen indeholder en generisk plan for datamigreringen i den enkelte kommune og dens skoler, som hver kommune kan tage udgangspunkt i ved egen planlægning. Synliggør, hvilke aktiviteter/opgaver der skal udføres af hvem og hvornår. Kommunen skal tilpasse til egen implementering. Beskriver, hvornår undervisningsforløb afvikles i forhold til hinanden, og angiver antal arbejdsdage forud for udrulning af Aula, hvor administratorer og superbrugere skal undervises. Detaljeret beskrivelse af, hvordan udrulningsprocessen ser ud skridt for skridt for en konkret kommune. Udførlig beskrivelse, der giver overblik og beskriver den samlede varighed af udrulningen, opdeling i bølger, hver bølges varighed, bølgernes placering i forhold til hinanden, og hvilke kommuner der indgår i hver bølge. Publiceres første gang August 2017 (del 1) Januar 2018 (del 1 og 2) Januar 2018 Januar 2018 Juni 2018 September 2018 November 2018 11 11 Tidspunkt for endelig udrulningsplan til kommunerne. Der vil i foråret 2018 foreligge foreløbig udrulningsplan, der bl.a. er grundlag for uddannelsesplanen, og som kommunerne også vil skulle planlægge ud fra. 2018 Netcompany Side 30 af 89

5.2 Informationsmateriale til kommunerne Kommunerne får adgang til generelt og specifikt informationsmateriale om Aula, der er målrettet pædagogisk personale, administrative medarbejdere, ledere, forældre og elever. Materialet kan anvendes som udgangspunkt for, at kommunen kan informere om Aula forud for implementeringen og i forbindelse med, at Aula bliver taget i brug. Informationsmaterialet bliver udformet, så det kan anvendes af kommuner, skoler og dagtilbud til konkret kommunikation om Aula på digitale kanaler, på institutionerne og på møder. Materialerne vil blive leveret til kommunerne i digital form med mulighed for lokal tilpasning. Det vil sige, at kommunerne selv er ansvarlige for evt. tilretning, print eller tryk. Listen over materialer kan løbende blive udvidet på baggrund af input fra brugere. Som minimum vil kommunerne modtage: Budskabsnotat Designmanual med beskrivelse af farver, fonte, billedstil mm og med oplæg til foldere, ppt.-skabeloner, plakater mm. Powerpointskabeloner målrettet institutionsledere, politikere og forældre Videoer i kort form til slutbrugere og mere detaljerede målrettet projektledere og andre særligt interesserede brugere. Oplæg til plakater i digital form med mulighed for lokal tilpasning Oplæg til foldere i digital form med mulighed for lokal tilpasning. Vil både indeholde generel information om Aula og specifik vejledning til brugen af Aula fx overbliksbilleder af siderne (quick-guides). Oplæg til elektroniske bannere til brug på fx hjemmesider og facebooksider. Billeder og ikoner Pressemateriale til brug i lokale medier og kommunens egne medier med forslag til pressemeddelelser, artikler og annoncer. Informationsmaterialet vil være koordineret med og supplere undervisningsmaterialet jf. afsnit 5.3. Materialet vil blive suppleret af en central kampagne i trykte og i sociale medier. 5.3 Undervisningsmaterialer Kommunerne får adgang til et samlet sæt af uddannelsesmaterialer, der kan anvendes ved introduktion til og undervisning i Aula. Materialet vil være differentieret i forhold til brugerne og deres behov. Det vil understøtte forskellige former for introduktion og undervisning af de forskellige målgrupper. Undervisningsmaterialet kan bruges ved: Superbrugeres og administratorers introduktion til Aula og undervisning af brugere (bl.a. medarbejdere) Øvrige brugeres (fx elever, forældre, eksterne aktører) selvtræning/-studie og opfølgning. Undervisningsmaterialet bliver endvidere anvendt ved Netcompanys uddannelse af superbrugere og administratorer. Undervisningsmaterialet vil bestå af en række forskellige produkter. Udgangspunktet er en manual til alle processer i Aula, der kan tilpasses og understøtte alle målgruppernes behov for undervisning og vejledning. Derudover bliver de forskellige målgrupper understøttet med relevant materiale, fx: Materiale, der understøtter introduktion af Aula. 2018 Netcompany Side 31 af 89

Materiale, der understøtter, at brugerne får tillid til Aula. Konkret materiale, der forklarer og demonstrerer, hvordan samarbejde og kommunikation fungerer i Aula. Cases med opgaveformuleringer til hands-on-øvelser, der understøtter, at superbrugere og administratorer kan gennemføre læreprocesser ved at arbejde i Aula. Øvelses- og opgavesamling, der understøtter selvtræning/-studie hos superbrugere og administratorer. Materiale, der kan bruges til øvrige brugeres selvtræning/-studie. Materiale, der kan understøtte professionel vejledning af elever, forældre og eksterne aktører til skolen. Andet materiale, der er nødvendigt for fyldestgørende at opfylde undervisningsforløbenes læringsmål og dermed undervise superbrugere og primære brugere. Fremgangsmåde og vejledning til opsætning af Aula målrettet administratorer i både kommunen og på institutionerne. Undervisningsmaterialet vil være baseret på flere medier og være egnet til selvstudier og afvikling af uddannelse, uafhængigt af tid og sted for både medarbejdere, elever og forældre. Dokumentbaseret undervisningsmateriale vil være elektronisk tilgængeligt i redigerbart og printbart format. 5.4 Uddannelse af administratorer og superbrugere Netcompany gennemfører uddannelse af superbrugere og administratorer, inden der sker udrulning af Aula. Det omfatter følgende uddannelsesforløb hos Netcompany, som kommunens administrator og superbrugere skal deltage i: Uddannelsesforløb A for kommunernes administratorer af Aula Uddannelsesforløb B for superbrugere for pædagogisk personale og andre medarbejdere på institutioner, der også skal kunne undervise kommunens pædagogiske personale på institutionerne Uddannelsesforløb C for superbrugere for administrative medarbejdere og andre Institutionsmedarbejdere, der også skal kunne undervise administrative medarbejdere og ledere på institutionerne. For alle tre uddannelsesforløb vil Netcompany også kompetenceopbygge kommunale administratorer og superbrugere, således at de kan indgå i kommunens support til kommunens brugere. Kommunen skal udpege deltagere til Netcompanys uddannelser af kommunens administratorer, superbrugere og superbrugere for administrative medarbejdere. 5.4.1 Uddannelsesforløb A for kommunale administratorer Uddannelsesforløb A vil bestå af introduktion, forklaring og hands-on i henhold til Aula, hvilket betyder, at deltagerne i undervisningen skal gennemføre praktiske øvelser. Målet for uddannelsesforløbet er, at det skal gøre deltagerne i stand til at: 2018 Netcompany Side 32 af 89

Anvende Aula på en god måde i henhold til alle væsentlige processer med samarbejde og kommunikation mellem medarbejdere, forældre og evt. elever Uddanne medarbejdere i egen organisation i at anvende Aula på en god måde, jf. ovenstående punkt Se og forstå de fordele, der er ved Aula Støtte og vejlede medarbejdere i egen organisation i at anvende Aula på en god måde, jf. ovenstående Opsætning af Aula til kommunen, skoler og dagtilbud. Uddannelsesforløbet vil foregå som holdundervisning. Uddannelsesforløbet bliver tilrettelagt med materiale, der også giver mulighed for selvtræning/-studie. Uddannelsesforløb A bliver tilbudt til kommunale administratorer i alle 98 kommuner og bliver som udgangspunkt afholdt for alle kommuner i lokaliteter og med klientudstyr, som Netcompany stiller til rådighed. Uddannelsesforløb A vil vare maksimalt 14 timer (to dage), inklusive frokost og øvrige pauser, og med mulighed for at deltagerne kan foretage opfølgning via digitale undervisningsmaterialer og kanaler. I betalingen for Aula indgår, at kommunen kan få uddannet en kommunal administrator til henholdsvis skoleområdet og dagtilbudsområdet. 5.4.2 Uddannelsesforløb B for superbrugere Uddannelsesforløb B vil bestå af en undervisningsdag med introduktion, forklaring og handson i henhold til Aula, hvilket betyder, at deltagerne i undervisningen skal gennemføre praktiske øvelser. Målet for uddannelsesforløbet er, at det skal gøre deltagerne i stand til at: Anvende Aula på en god måde i henhold til alle væsentlige processer med samarbejde og kommunikation mellem medarbejdere, forældre og evt. elever Uddanne medarbejdere i egen organisation i at anvende Aula på en god måde, jf. ovenstående punkt Se og forstå de fordele, der er ved Aula Støtte og vejlede medarbejdere i egen organisation i at anvende Aula på en god måde, jf. ovenstående. Uddannelsesforløbet vil foregå som holdundervisning. Uddannelsesforløbet bliver tilrettelagt, så selvtræning/-studie og opfølgning også er mulig, så kommunerne har fleksibilitet i tilrettelæggelsen, og ligesom det skal være let for brugerne at gentage undervisningen efter behov. Indholdet i undervisningen vil tage højde for, at der vil være visse forskelligheder i funktionalitet til henholdsvis skoler og dagtilbud. Uddannelsesforløb B bliver tilbudt til superbrugere fra skoler og dagtilbud i alle 98 kommuner og vil som udgangspunkt blive afholdt hos alle kommuner med anvendelse af kommunens itudstyr til at tilgå Aula. Uddannelsesforløb B vil vare maksimalt syv timer, inklusive frokost og øvrige pauser, og med mulighed for, at deltagerne kan foretage opfølgning via digitale undervisningsmaterialer og kanaler. 2018 Netcompany Side 33 af 89

I betalingen for Aula indgår, at kommunen får en pædagogisk superbruger per 175 skoleelev på skoleområdet. Afdelingsskoler regnes som selvstændige skoler. Antallet af pædagogiske superbrugere på dagtilbudsområdet, er ligeledes udregnet på baggrund af antallet af børn i dagtilbud i kommunen. Det konkrete antal pædagogiske superbrugere per kommune for skole og dagtilbud er meldt ud af KOMBIT på aula.dk 5.4.3 Uddannelsesforløb C for superbrugere for administrative medarbejdere Uddannelsesforløb C vil bestå af en undervisningsdag med introduktion, forklaring og handson i henhold til Aula, hvilket betyder, at deltagerne i undervisningen skal gennemføre praktiske øvelser. Målet for uddannelsesforløbet er, at det skal gøre deltagerne i stand til at: Anvende Aula på en god måde i henhold til alle væsentlige processer med samarbejde og kommunikation mellem medarbejdere, forældre og evt. elever Uddanne medarbejdere i egen organisation i at anvende Aula på en god måde, jf. ovenstående punkt Se og forstå de fordele, der er ved Aula Støtte og vejlede medarbejdere i egen organisation i at anvende Aula på en god måde, jf. ovenstående. Undervisningsforløbet vil foregå som holdundervisning. Uddannelsesforløbet bliver tilrettelagt med materiale, der også giver mulighed for selvtræning/-studie. Materialet skal gøre det let for brugerne at gentage undervisningen efter behov. Uddannelsesforløb C bliver tilbudt til superbrugere for administrative medarbejdere fra skoler og dagtilbud i alle 98 kommuner og bliver som udgangspunkt afholdt for alle kommuner i lokaliteter og med klientudstyr, som Netcompany stiller til rådighed. Uddannelsesforløb C vil vare maksimalt syv timer, inklusive frokost og øvrige pauser, og med mulighed for, at deltagerne kan foretage opfølgning via digitale undervisningsmaterialer og kanaler. I betalingen for Aula indgår, at hver kommunen kan få uddannet to superbrugere for administrative medarbejdere til skoleområdet og en til dagtilbudsområdet. 5.5 Digitalt styringsværktøj og opfølgning 5.5.1 Introduktion til digitalt styringsværktøj KOMBIT og Netcompany anvender et digitalt opgave- og styringsværktøj KLIK til at publicere kommunens opgaver i forbindelse med implementeringen af Aula. Styringsværktøjet giver samtidig KOMBIT og Netcompany mulighed for at følge status på kommunens løsning af obligatoriske opgaver i implementeringen og dermed et grundlag for at styre og kunne følge op over for kommuner, der ikke følger planen med udførelse af obligatoriske opgaver. 5.5.2 Opgaver i digitalt styringsværktøj Opgaverne er beskrevet sådan, at de hjælper kommunen på vej i implementeringen. Det sker ved at følgende oplysninger fremgår: 2018 Netcompany Side 34 af 89

Opgavens navn. Specifikation af, om opgaven er valgfri eller obligatorisk. Det specificeres yderligere, om obligatoriske opgaver er på kritisk vej for implementeringering. Specifikationen har betydning for, hvordan Netcompany og KOMBIT følger status og eventuelt følger op, hvis opgaven ikke løses som forventet. Start- og slutdato, der angiver, hvornår kommunen kan/skal påbegynde og afslutte opgaven. Beskrivelse af opgaven, herunder eventuelt fremgangsmåde og metode Forslag til, hvem (hvilken profil) der har fornødne kompetencer mv. til at løse opgaven, og som derfor med fordel kan udpeges til at være udfører på opgaven. Hensigten er at hjælpe projektlederen, der i praksis skal beslutte, hvem der skal være udfører på hver enkelt opgave. Forslag til, hvilke parter/aktører i kommunen, skolen og/eller dagtilbud der bør involveres, når opgaven løses. Bilag, hvor der linkes til materiale, der kan/skal anvendes, når kommunen løser opgaven. 5.5.3 Kommunens brug af digitalt opgavestyringsværktøj Kommunen skal anvende det digitale styringsværktøj og er forpligtet til løbende at opdatere status på udførelsen af obligatoriske opgaver. Endvidere er der to områder, hvor kommunen lokalt bør tage stilling til og beslutte, hvordan det digitale styringsværktøj skal anvendes i kommunen. For det første bør kommunen tage stilling til, hvorvidt man vil udføre de valgfri opgaver, som KOMBIT eller KL kommer med anbefalinger til. Det vil sige opgaver, som kommunen kan vælge at udføre for at opnå det størst mulige udbytte af Aula, men som KOMBIT og Netcompany ikke foretager opfølgning på udførelsen af. For det andet bør kommunen tage stilling til, hvordan muligheden for at tilføje egne opgaver skal bruges. Det skal bemærkes, at alle kommuner, uanset brugen af egne publicerede opgaver, er forpligtet til at opdatere status på obligatoriske opgaver, publiceret af KOMBIT og Netcompany. 5.6 Parathedsundersøgelser Formålet med parathedsundersøgelsen er, at den enkelte kommune, KOMBIT og Netcompany får et godt udgangspunkt for implementering i den enkelte kommune. Parathedsundersøgelsen skal dels afklare, om kommunen er teknisk parat, og dels organisatorisk parat til at implementere Aula. Kommunen og dens institutioner skal deltage i de parathedsundersøgelser, som Netcompany gennemfører som en del af forberedelsen i implementeringen. 2018 Netcompany Side 35 af 89

Parathedsundersøgelsen i den enkelte kommune vil bestå af to dele: 1. Organisatorisk: Afdækker kommunens forandringsparathed i forhold til projektets mål, succeskriterier, ledelsesopbakning, nødvendige kompetencer, projektorganisering samt procesmæssig understøttelse. 2. Tekniske: Afdækker, om kommunen har de tekniske forudsætninger (fx integrationer til kommunale it-systemer, netværk og enheder/devices) for ibrugtagning af Aula på skoler og dagtilbud. Parathedsundersøgelsen bliver gennemført i flere trin: Indledende parathedsundersøgelse i forhold til kommunernes organisatoriske og tekniske parathed. En til to yderligere status-parathedsundersøgelser frem til implementeringen af Aula i den enkelte kommune. Dette til verificering af, om kommunens organisatoriske implementering og forandringsledelse er effektfuld. Det vil være kommunens projektleder, der vil være involveret i gennemførelse af parathedsundersøgelser. Resultater fra parathedsundersøgelserne skal anvendes til, at kommunen, skoler og dagtilbud kan justere den organisatoriske og tekniske implementering og identificere særlige behov for implementeringsstøtte. Netcompany vil også inddrage resultater fra parathedsundersøgelsen i mødet om implementeringsstøtte med kommunen som en del af udarbejdelsen af udrulningsdrejebogen. Endvidere vil parathedsundersøgelsens overordnede resultater blive samlet og kommunikeret til kommunerne på netværksmøder. 5.7 Netværksmøder og andre fora Aula er en fælleskommunal it-løsning, og derfor skal organiseringen af implementeringen også understøtte, at kommunerne har mulighed for at dele erfaringer om implementeringen og lære af hinanden. Gennemgående i implementeringen bliver Aula-netværksmøder for kommunernes Aulaprojektledere, hvor Netcompany og KOMBIT vil formidle relevant og aktuelt indhold om implementeringen og drøfte dette med kommunernes projektledere. Under implementeringen af Aula er der planlagt seks netværksmøder, som vil foregå tidsmæssigt i forbindelse implementeringen. Netværksmøder er planlagt til at blive afholdt i både Vest- og Østdanmark. Aula netværksmøder vil endvidere fungere som et sted for videndeling mellem kommunernes Aula-projektleder og den samlede implementering af Aula i alle landets kommuner. Ud over dette kan der være behov for, at kommunerne overvejer at organisere sig i andre fælleskommunale fora, der er sammensat ud fra de enkelte kommuners behov og situation. Det kan være styret af fx: Hvilken læringsplatform og fildelingsløsning, som kommunerne anvender, og/eller måden de har implementeret denne på Eksisterende samarbejder på skole- og dagtilbudsområdet Eksisterende kommunalt fællesskab om digitalisering Nabokommuner/Geografi. 2018 Netcompany Side 36 af 89

Endvidere kan den enkelte kommune beslutte at danne fora inden for kommunen for at sikre fælles tilgang og videndeling om implementeringen mellem kommunens institutioner. Fælleskommunale og kommunale fora kan fx dannes i forhold til forskellige roller i forbindelse med implementeringen af Aula: Kommunens Aula-projektleder for implementering Kommunens administratorer af Aula Kommunens institutionsadministratorer Kommunens pædagogiske superbrugere Kommunens administrative superbrugere Kommunen skal overveje og beslutte, hvilke fælleskommunale og egne fora som den vil deltage i og drive. Nedenstående illustration viser inspiration til mulige fora, som kommunen kan indgå i og nedsætte, ud over netværk for kommunernes projektledere. Figur 8: Inspiration til mulige fora, som kommunen kan indgå i og nedsætte, ud over netværk for kommunernes projektledere. 2018 Netcompany Side 37 af 89

5.8 Implementeringsstøtte til kommunen Støtten omfatter implementeringsmøde mellem Netcompany og kommune, løbende opfølgning på parathedsundersøgelser og adgang til Netcompanys kontaktperson (SPOC) i forbindelse med implementering og udrulning. 5.9 Tilkøb af bistand hos Netcompany I kontrakten med leverandøren af Aula har KOMBIT medtaget ydelser, hvor kommunen har mulighed for tilkøb af ekstra bistand fra Netcompany til implementering og uddannelse. Nedenfor er de forskellige ydelser beskrevet. Der findes standardaftaler, der skal anvendes som grundlag for at indgå en konkret aftale mellem kommunen og Netcompany. Såfremt der opstår uoverensstemmelse eller tvist mellem en kommune og Netcompany om en indgået aftale, skal KOMBIT involveres. 5.9.1 Tilkøb af bistand til implementering Den enkelte kommune eller kommuner i fællesskab kan i forbindelse med gennemførelse af implementeringen tilkøbe yderligere bistand. Netcompany leverer her følgende forløb: Ledelsesforankring og værdiskabelse: Netcompany leverer forløb målrettet de kommunale decentrale og centrale ledelser. I forberedelsen af implementeringen er det en afgørende forudsætning, at afsættet for implementeringen af Aula knyttes an til og tænkes ind i den overordnede udviklingsstrategi og målsætning for skole og dagtilbud såvel centralt som decentralt. Italesættelse af denne kobling som kapacitetsopbygning i implementeringsprocessen vil støtte praktikerne i forståelsen og anvendelsen af Aula og ændrede arbejdsgange i deres lokale kontekst. I forløbet for decentral og central ledelse præsenteres den grundlæggende funktionalitet i Aula med fokus på at identificere de værdiskabende effekter, som afsæt for at rammesætte arbejdet med værdiskabelse og forandringsledelsestiltag centralt og decentralt i kommunen. Gennem hele forløbet veksles der mellem korte oplæg, præsentation af funktionalitet og problemstillinger, der kobles til arbejdet med værdiskabelse for pædagogisk personale, forældre og elever/børn. Konsultativ bistand til kommuner: Kommuner kan tilkøbe konsulentbistand af Netcompany, som skræddersys kommunens behov for støtte. Hvert konsulentforløb er af min. 8 timers varighed inkl. Netcompanys forberedelse og transport. Indhold og format rammesættes af den enkelte kommune og tilrettelægges i samarbejde med Netcompany. En kommune kan eksempelvis tilkøbe konsulentbistand, som svarer til et dagsforløb eller dele timerne op og afvikle dem i passende etaper via Skype-møder. Kommunerne kan indgå aftale med Netcompany angående bistand indtil 20 arbejdsdage før uddannelse skal leveres til kommunen. Netcompany er berettiget til at afslå bestillinger, såfremt de kommunale bestillinger overskrider leverandørens kapacitet. Uddannelsesforløb og indhold vil blive uddybet yderligere på netværksmøder i januar samt på aula.dk. 2018 Netcompany Side 38 af 89

5.9.2 Tilkøb af bistand til uddannelse Den enkelte kommune kan i forbindelse med gennemførelse af uddannelse få behov for yderligere bistand fra Netcompany end de standardydelser, som bliver leveret via KOMBITs aftale med Netcompany. Dette er en følge af, at der løbende kommer nye superbrugere og administratorer til, og at nogle medarbejdere har behov for genopfriskning og opfølgning. Netcompany tilbyder kommunerne muligheden for at tilkøbe følgende typer af bistand til uddannelse: Uddannelsesforløb til nyansatte: Uddannelsesforløbene til administratorer (A) 12, superbrugere (B) og superbrugere for administrative medarbejdere (C) bliver løbende udbudt af Netcompany. Kan også anvendes til uddannelse i kommuner, der på et senere tidspunkt i kontraktperioden tilslutter sig Aula på dagtilbudsområdet. Uddannelsesforløb til øvrige brugere: Uddannelsesforløbene til medarbejdere (D) og administration og ledelse (E) såfremt en kommune, skoler eller dagtilbud har behov for bistand til uddannelse af øvrige brugere i forbindelse med udrulningen af Aula. Kommunerne kan indgå aftale med Netcompany angående uddannelse indtil 60 arbejdsdage før udrulning af Aula i kommunen begynder. Netcompany er berettiget til afslå bestillinger, såfremt de kommunale bestillinger overskrider leverandørens kapacitet. Opfølgning på uddannelse: Forløb målrettet superbrugere, administratorer og medarbejdere, som kommer med en baggrund, hvor de ikke har anvendt og arbejdet med lignende løsninger og derfor kan have behov for opfølgning på uddannelsen i forbindelse med idriftsættelse af Aula. Opfølgningsuddannelse afholdes som webinarer af 2 timers varighed. Kommunerne kan indgå aftale med Netcompany angående uddannelse indtil 20 arbejdsdage før, uddannelsen skal leveres til kommunen. Netcompany er berettiget til afslå bestillinger, såfremt de kommunale bestillinger overskrider leverandørens kapacitet. 12 Bogstav henviser til beskrivelse af uddannelsesforløb i afsnit 5.4. 2018 Netcompany Side 39 af 89

DEL 2 Kommunernes implementering 2018 Netcompany Side 40 af 89

6 Introduktion til implementeringshåndbog del 2 del 2 er udarbejdet til projektledere som en tjekliste og et samlet overblik over de forestående og konkrete implementeringsopgaver ifm. implementeringen af Aula i skole og dagtilbud. del 2 er dermed, sammen med opgavestyringsværktøjet KLIK, projektlederens primære værktøj til at styre de samlede implementeringsopgaver for Aula. en del 2: Projektlederen kan således lave nedslag i overbliksbillede og i de enkelte afsnit i implementeringshåndbogen, der hvor der dels er behov for et blik på de specifikke opgaver ifm. organisering dels for vejledende støtte til organisering. KLIK: I KLIK er de samme implementeringsopgaver listet, men uden det samlede overblik over implementeringsopgaver og tidsangivelser ift, hvornår de enkelte opgaver bør afvikles, som projektlederen i denne del har mulighed for at tilgå som støtte til opgaveløsningen. Formålet med implementeringshåndbogen er at give projektlederen et samlet overblik og den baggrundsinformation, der er behov for, når opgaverne skal effektueres i opgavestyringsværktøjet KLIK. ens del 2 er derfor heller ikke tænkt, som et værk der læses lineært fra ende til anden. Det er i stedet et dynamisk værktøj ift. implementeringsopgaver, hvor projektlederen selv kan vælge graden af den uddybende information, der hvor det ønskes. Graden af beskrivelserne af de enkelte implementeringsopgaver er afhængig af, hvor meget funktionalitet der på nuværende tidspunkt er udviklet i Aula. Beskrivelserne af opgaver vil derfor løbende blive opdateret første større opdatering sker foråret 2018. Sideløbende hermed vil der ligeledes komme løbende information på aula.dk. Beskrivelser af opgaver i denne del skal i første bæring sikre, at projektledere får konkret kendskab til de opgaver, der er vigtige at adressere i denne del af projektet samt et generelt overblik over den samlede opgavemængde. Figur 9 nedenfor illustrerer dels koblingen mellem del 1 og 2 og opgavestyringsværktøjet KLIK, dels opbygning og tilgang til en del 2. Figur 9: Illustration af koblingen mellem del 1 og 2 og opgavestyringsværktøjet KLIK (horisontalt) samt opbygning af implementeringshåndbogens del 2 (vertikalt) 2018 Netcompany Side 41 af 89

Introduktion til opgavebeskrivelser De konkrete opgaver har, som i KLIK, tre kategoriseringer, som angiver prioriteringen af opgaven: 1. Kritisk obligatorisk 2. 3. Anbefalet De kritisk obligatoriske opgaver er afgørende for, at den enkelte kommune er klar til den tekniske implementering af Aula og uddannelsesforløbene. Er de kristisk obligatoriske opgaver ikke løst inden for slutdatoen, vil det have konsekvenser for idriftssættelsen af Aula. De obligatoriske opgaver er vigtige ift afklarings- og beslutningsproces i såvel den organisatoriske som tekniske implementeringsproces. De obligatoriske opgaver skal dermed sikre en optimal implementering af Aula. De anbefalede opgaver omhandler de mere organisatoriske elementer af implementeringen, som i den samlede implementeringsproces er væsentlige at afklare for at sikre og kvalificere en vellykket og sammenhængende implementering. I KLIK er der udover de tre kategoriseringer ligeledes mulighed for at oprette lokale opgaver, som den enkelte kommune selv kan tilføje. Tidsrammen for afvikling af implementeringsopgaverne er fastsat med en deadline for, hvornår arbejdsopgaverne skal være afviklet. I planlægningen af arbejdet med de enkelte implementeringsopgaver, bør det derfor sikres, at opgaverne påbegyndes rettidigt. Hvordan kommunerne konkret går til opgaverne eksempelvis hvor mange af de anbefalede opgaver der løses afhænger af hvilke målsætninger og vilkår den enkelte kommune har fastlagt for implementeringen af Aula. I forhold til 0-18 års perspektivet kan tilgangen være mere eller mindre gennemgribende for den måde, der kommunikeres og samarbejdes på omkring børnenes læring, trivsel og udvikling. I det hele taget kan der være mange årsager til, at målet og ambitionsniveauet med Aula sættes, som det gør i kommunen. Under alle omstændigheder er det væsentligt for Aulas succes i kommunen, at arbejdsgrundlaget for implementeringen af Aula rammesættes sådan, at projektet kan leve op til de forventninger, som sættes politisk og administrativt i kommunen til Aula efter implementeringen. I følgende kapitel, kapitel 7, illustreres implementeringsopgaverne indenfor de enkelte temaer i overblik og overskrifter for hhv skole og dagtilbud. 2018 Netcompany Side 42 af 89

Før de enkelte implementeringsopgaver uddybes med beskrivelser i kapitel 8, er det i afsnit 7.2 muligt at danne sig et overblik over de konkrete støtteaktiviteter, som Netcompany tilbyder i forbindelse med udrulningen. Overblikket over støtteaktiviteterne danner et grundlag for forståelsen af, hvorfor nogle arbejdsopgaver tidsmæssigt er placeret, hvor de er. De præcise deadlines for aktiviteter og milepæle i forbindelse med implementeringen af Aula angives i KLIK. Note til en version 2.1 (maj 2018) Opgavebeskrivelserne beskriver på overordnet plan kommunens kommende opgaver med implementering og udrulning af Aula. Dette vil være med til at give projektlederen et overblik over hvilke opgaver, der skal løses og dermed danne udgangspunkt for at fastlægge arbejdsgrundlag og ressourcetræk. I Håndbogen version 2.1 er følgende afsnit og arbejdsopgaver opdateret: Afsnit 5.2, del 1: Informationsmateriale til kommunerne Forår 2018: Forår 2018: Forår 2018: Tilmelding til Netværksmøder for projektledere i Øst- og Vestdanmark - (Møde 2) Skole og dagtilbud: Afdæk to-faktor-login ift. Aula Skole og dagtilbud: Afklare behov for, tilgang til og organisering af kommunens egen support Efterår 2018: Kvalitetssikring af UNI-Login Efterår 2018: Kvalitetssikre, at brugernes UNI-Login-profil er tilknyttet de relevante grupper Note til en version 2.2 (juni 2018) Opgaver ifm. uddannelsesplan og praktik opdateret De resterende opgaver er fortsat oplistet for at danne overblik og vil blive uddybet i følgende versioner af Håndbogen. 2018 Netcompany Side 43 af 89

7 Overblik over implementeringsspor og arbejdsopgaver Beskrivelserne af implementeringsopgaver falder i to dele: I nærværende kapitel illustreres implementeringsspor og de overordnede arbejdsopgaver i ét samlet grafisk overbliksbillede for skole og dagtilbud. Det er således muligt at få overblik over alle opgaver for de enkelte implementeringsspor, eksempelvis alle opgaver i forbindelse med uddannelse for hhv. skole og dagtilbud. De følgende afsnit - bryder de overordnede arbejdsopgaver ned i konkrete, specifikke arbejdsopgaver ift. arbejdsgrundlag, forberedelse og udrulning, som defineres i figur 12 nedenfor: Figur 12: Definition af arbejdsgrundlag, forberedelse og udrulning Implementeringsopgaverne er på overordnet niveau illustreret nedenfor, figur 10. 2018 Netcompany Side 44 af 89

Figur 10 Overblik over arbejdsopgaver

I figuren er opgaver sorteret ud fra to overordnede spor organisatorisk implementering og teknisk implementering. De to spor er delt ind i tre implementeringstemaer: Organisatorisk implementering Forandringsledelse (værdiskabelse og kommunikation) Projektstyring Uddannelse herunder etablering af superbrugernetværk (ift. pædagogisk support og videndeling på skoler/i dagtilbud og på tværs af skoler/dagtilbud) Teknisk implementering Opsætning Oprydning og migrering af data Support (ift teknisk support) 7.1.1 Organisatorisk implementering Forandringsledelse (værdiskabelse og kommunikation) Opgaver Tidspunkt Prioritet Arbejdsgrundlag Afklaring af ledelsesforankring og værdiskabelse ifm implementering af Aula Forberedelse Afklaring af strategi og proces for information og kommunikation om Aula. Tilpasning af generisk informationsmateriale Plan for opfølgning på målopfyldelse og fremdrift for Aula Skole Forår 2018 Forår 2018 Dagtilbud Anbefalet Efterår 2018 Efterår 2019 Anbefalet Forår 2019 Anbefalet Udrulning Opfølgning på brug af Aula Efterår 2019 Forår 2020 Anbefalet

Projektstyring Opgaver Tidspunkt Prioritet Arbejdsgrundlag Projektlederen tager Aulas opgavestyringsredskab i brug (KLIK) Forberedelse Udrulning Afklar allokering af ressourcer i kommune, på skolerne og i dagtilbud Udarbejdelse af implementeringsplan for Aula Skole Forår 2018 Forår 2018 Forår 2018 Dagtilbud Kritisk obligatorisk Afklar vikardækning Forår 2018 Afklar *anvendelsesstrategi ift. opsætning og brug af Aula Afklar kommunal pilot for hhv skole og dagtilbud Udfyldelse af parathedsundersøgelse Tilmelding til opstartsmøde mellem kommunal projektleder og Netcompany Planlæg udrulningsforløb iht udrulningsdrejebog Tilmelding til Netværksmøder for projektledere i Øst- og Vestdanmark Styring af udrulningsforløb iht. udrulningsdrejebog Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk obligatorisk Forår/ Efterår 2018 Forår 2019 Efterår 2019 Forår 2020 Anbefalet Forår 2019 Forår 2020 Kritisk obligatorisk * Anvendelsesstrategi defineres her som rammen for, hvem der har adgang til hvilken funktionalitet samt hvordan de forskellige brugere har adgang til at bruge den. Uddannelse Opgaver Tidspunkt Prioritet Arbejdsgrundlag Overordnet planlægning og allokering af ressourcer til uddannelse (administrator- /superbruger- og slutbrugeruddannelse) Skole Forår 2018 Dagtilbud 2018 Netcompany Side 47 af 89

Forberedelse Udrulning Udarbejd uddannelsesplan for uddannelse af øvrige grupper af medarbejdere Forår 2018 Forår 2019 Indmeld antal superbrugere Forår 2018 Forår 2019 Informer kommunale administratorer, administrative og pædagogiske superbrugere om deres rolle og dato for uddannelse Organisering af superbrugernetværk Oplys navn og e-mail på de kommunale administratorer, pædagogiske superbrugere og administrative superbrugere, der skal uddannes Praktisk organisering af kommunale superbrugerforløb (lokaler og forplejning) Afholdelse af slutbrugeruddannelse Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2019 Anbefalet Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2019 Forår 2019 Forår 2020 Anbefalet 7.1.2 Teknisk implementering Opsætning Opgaver Tidspunkt Prioritet Arbejdsgrundlag Afklar status for netværk og digitale enheder på skoler, i dagtilbud og hos dagplejere Skole Forår 2018 Dagtilbud Afdæk to-faktor-login ift Aula Forår 2018 Kritisk obligatorisk Afklar behov for eventuelle widgets til kommunens Aula Forår 2018 Forår 2019 Forberedelse Kvalitetssikring af UNI-Login Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk obligatorisk Kvalitetssikre at brugernes UNI-Login-profil er tilknyttet de relevante grupper Efterår 2018 Efterår 2019 2018 Netcompany Side 48 af 89

Afklar brugernes browseradgang i forhold til Aula Tilmelding til teknisk støttemøde Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk obligatorisk Efterår 2018 Efterår 2019 Udrulning Udfør central og decentral opsætning af Aula Forår 2019 Forår 2020 Kritisk obligatorisk Gennemfør udrulningsprøve for Aula Forår 2019 Forår 2020 Kritisk obligatorisk Kommunerne drifter Aula Forår 2019 Forår 2020 Oprydning og migrering af data Arbejdsgrundlag Udarbejdelse af migreringsplan Forberedelse Opgaver Tidspunkt Prioritet Oprydning af data i kommunikationsplatforme, der udfases Bestilling af dataudtræk fra Itslearning/andre leverandører Skole Udrulning Migrering af data Juni 2019 (før sommerferie ns start) Organisering af migrerede data i Aula Dagtilbud Forår 2018 Forår 2018, for de dagtilbud, der har anvendt Skoleintra Efterår 2019 for dagtilbud, der har anvendt andre ITløsninger Efterår 2018 Efterår 2019 Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk obligatorisk Fra juni 2019 (Fra januar 2020) Fra januar 2020 Kritisk obligatorisk (anbefaletfo r dagtilbud) Anbefalet 2018 Netcompany Side 49 af 89

Teknisk support Opgaver Tidspunkt Prioritet Arbejdsgrundlag Afklare behov for, tilgang til og organisering af support i kommunen Forberedelse Indmeldelse af supportberettigede Etablering af kommunens egen supportorganisation Skole Forår 2018 Dagtilbud Efterår 2018 Efterår 2019 Kritisk obligatorisk Efterår 2018 Efterår 2019 2018 Netcompany Side 50 af 89

7.2 Overblik over implementeringsstøtte I løbet af implementeringsperioden får kommunen adgang til en række støtteaktiviteter. Disse kan deles op i to kategorier: Det kommunale støtteforløb Fælles netværksmøder Det kommunale støtteforløb Det kommunale støtteforløb indeholder en række aktiviteter i forlængelse af hinanden, hvor Netcompany konkret støtter kommunen med at blive parate til udrulningen, se nedenstående figur. Kommunens projektleder udfylder som start på det kommunale støtteforløb en online parathedsundersøgelse i efteråret 2018. Denne fungerer som forberedelse til et tre timers opstartsmøde mellem Netcompany og den kommunale projektleder om den forstående implementering og udrulning. Mødet munder ud i en udrulningsdrejebog, der specifikt beskriver, hvordan Aula udrulles til kommunens skoler og dagtilbud. Når udrulningsforløb for henholdsvis skole og dagtilbud er påbegyndt, vil Netcompany afholde et teknisk støttemøde, hvor 5-7 kommuner samles og diskuterer opsætningen af Aula først for skole og efterfølgende for dagtilbud. Under udrulningsforløbene er der i tillæg mulighed for early life support. Mere information følger om, hvad dette indebærer. Løbende vil der ligeledes afholdes 1-2 statusparathedsundersøgelser, når det skønnes nødvendigt for at følge op på den kommunale parathed. Netværksmøder I implementeringsperioden afholdes der seks netværksmøder i hhv. Øst- og Vestdanmark. På møderne vil der blive informeret om implementeringen og de kommende opgaver. Invitationer til møderne udsendes til kommunens projektleder ca. tre måneder før mødets afholdelse. Møde nr. Dato Tema 1 Januar 2018 Opstart på Aula-projektet 2 August 2018 Forberedelse af implementeringen 3 December 2018 Udrulning af Aula på skoler (inkl. piloterfaringer) 4 Juni 2019 Ibrugtagning af Aula på skoler Forberedelse af dagtilbudsimplementering 5 December 2019 Udrulningen af Aula på dagtilbud 6 April/Maj 2020 Ibrugtagning af Aula på dagtilbud 2018 Netcompany Side 51 af 89

8 Implementeringens arbejdsopgaver I dette kapitel er de første arbejdsopgaver uddybende beskrevet med udgangspunkt i det tidsrum i implementeringsperioden, hvor opgaverne er kalendersat. I opgavernes titel er det angivet, hvorvidt implementeringsopgaven med fordel kan afvikles i samme tidsrum for både skole og dagtilbud eller om det alene er kalendersat for skole i det angivne tidsrum og senere for dagtilbud. Implementeringsopgaverne er her sat op på samme måde som i KLIK med prioritering, deadline, beskrivelse samt eventuel uddybende information. Som beskrevet i introduktionen, vil opgaverne her løbende blive opdateret og flere opgaver vil blive tilføjet, efterhånden som Aula funktionalitet og værktøj til datamigrering udvikles. Opgaverne er fordelt under: Forår 2018 Sikring af arbejdsgrundlag Efterår 2018 Forberedelse af implementering Forår 2019 Udrulning til skoler Efterår 2019 Forberedelse af dagtilbudsimplementering Forår 2020 Udrulning til dagtilbud 2018 Netcompany Side 52 af 89

8.1 Foråret 2018 - Sikring af arbejdsgrundlag Nedenstående tabel viser et overblik over arbejdsopgaver for foråret 2018. I højre kolonne er der sat ved de opgaver, der på nuværende tidspunkt er medtaget i dette kapitel og i KLIK. Uddybende beskrivelser af disse opgaver kan følge. Forår 2018 Tema Aktivitet Prioritet Nærmere deadline Opgave beskrivelse Forandringsledelse Skole og dagtilbud: Afklaring af ledelsesforankring og værdiskabelse ifm. implementering af Aula Skole og dagtilbud: Afklaring af strategi og proces for information og kommunikation om Aula Anbefalet Projektstyring Projektlederen tager Aulas opgavestyringsredskab i brug (KLIK) Kritisk obligatorisk Skole og dagtilbud: Afklar allokering af ressourcer i kommune, på skolerne og i dagtilbud Skole og dagtilbud: Udarbejdelse af implementeringsplan for Aula Skole: Afklar vikardækning Afklaret forud for ibrugtagningen af Aula Tilmelding til 2. Netværksmøde Anbefalet Information om tilmelding udsendes 3 måneder før Opdateret Uddannelse Skole og dagtilbud: Overordnet planlægning og allokering af ressourcer til uddannelse (administrator- /superbruger- og slutbrugeruddannelse) Skole: Udarbejd uddannelsesplan for uddannelse af øvrige grupper af medarbejdere Opdateret Skole: Indmeld antal superbrugere April 2018 Opsætning Skole og dagtilbud: Afklar status for netværk og digitale enheder på skoler, i dagtilbud og hos dagplejere Skole og dagtilbud: Afdæk to-faktor-login ift. Aula Kritisk obligatorisk Opdateret Skole: Afklar behov for eventuelle widgets til kommunens Aula Klar forud for udrulningsforløb, januar 2019 Migrering Skole: Udarbejdelse af migreringsplan Inden oprydning påbegyndes Support Skole og dagtilbud: Afklare behov for, tilgang til og organisering af kommunens egen support Opdateret 2018 Netcompany Side 53 af 89

8.1.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation) Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Afklaring af ledelsesforankring og værdiskabelse ifm implementering af Aula Deadline Forår 2018 Beskrivelse Uddybende information For at sikre et solidt arbejdsgrundlag og afsæt for en succesfuld organisatorisk implementering af Aula, er det nødvendigt, at kommuner, skoler og dagtilbud afklarer, hvordan ledelsesforankringen og værdiskabelsen sikres gennem hele implementeringsprocessen. På den baggrund skal det ligeledes afklares, hvilke ressourcer der skal inddrages, og hvilke aktiviteter der igangsættes. En stærk ledelsesmæssig forankring forstår og kan formidle forandringens hvorfor samt fastholde fokus på forandringen gennem hele implementeringsprocessen. Det er derfor afgørende, at ledelse i kommune, skole og dagtilbud forstår og kan formidle værdien af Aula, således at Aula, og det at skulle lære nyt og indføre nye ændrede arbejdsgange, opleves som meningsfuldt og givende. Visionen for forandringen kommunikeres klart og eksplicitte, realistiske målsætninger og delmål er tydelige for alle. For at understøtte dette, bør ledelser centralt og decentralt ligeledes kvalificere og skabe rum for videndelingsprocesser på tværs af skoler og institutioner i kommunen. Læs: Artikel 1: Forandringsledelse og værdiskabelse Artikel 2: Allokering af ressourcer i kommunerne, på skolerne og i dagtilbuddet Slides med refleksionsspørgsmål fra Maria Ørskov Akselvoll Relevante links følger til yderligere inspiration og baggrundsviden. Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Afklaring af strategi og proces for information og kommunikation om Aula Anbefalet Deadline Forår 2018 2018 Netcompany Side 54 af 89

Beskrivelse I forhold til Aulas succes er det helt centralt, at kommunen gør sig klart, hvordan der skal kommunikeres omkring Aula: Hvilken information skal hvilke modtagere have hvornår i implementeringsprocessen for Aula? KOMBIT har udarbejdet en række materialer, som kan understøtte kommuners arbejde med afklaring og planlægning af kommunikationsindsatsen i forbindelse med Aula. Det skal være klart for alle brugere af Aula, hvordan ny funktionalitet og ændrede arbejdsgange fremadrettet vil understøtte kommunens mål og succeskriterier for Aula. Netcompany anbefaler, at kommunen bearbejder KOMBITs materiale (, del 1, afsnit 2.2) i forhold til lokale succeskriterier og den samlede implementeringsplan. Det anbefales videre, at dette arbejde omsættes og beskrives i en samlet kommunal anvendelses- og kommunikationsstrategi for 0-18års området. Uddybende beskrivelse Læs: Artikel 1: Forandringsledelse og værdiskabelse Artikel 2: Allokering af ressourcer i kommunerne, på skolerne og i dagtilbuddet Yderligere information om KOMBITs generiske informationsmateriale følger 2018 Netcompany Side 55 af 89

8.1.2 Projektstyring Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Projektlederen tager Aulas opgavestyringsredskab i brug (KLIK) Kritisk obligatorisk Deadline Forår 2018 Beskrivelse Kommunernes projektledere skal anvende opgavestyringsværktøjet KLIK i arbejdet med at styre og afvikle de arbejdsopgaver, der er forbundet med implementering og udrulning af Aula. KLIK er et opgavestyringsværktøj, hvor projektlederen tildeles opgaver, som skal sikre den bedst mulige implementering af Aula i kommunen. Ibrugtagningen og den faste opdatering i forhold til implementeringsopgavernes fremdrift, er afgørende for, at projektlederen kan give KOMBIT og Netcompany mulighed for, at følge op på udførte implementeringsopgaver i kommunens Aula implementering. KLIK giver et overblik over de kommunale implementeringsopgaver, sådan at primært Aula projektlederen kan skabe sig et overblik over, hvilke opgaver, som er påbegyndt, igangværende og afsluttet. Samt opgavernes status i forhold til fremdriften for kommunens samlede Aula implementering. Netcompany giver implementeringsopgaverne en af tre kategoriseringer i forhold til, at kunne understøtte projektlederens prioriteringen af opgaverne: Opgaverne kategoriseres: 1. Kritisk obligatorisk 2. 3. Anbefalet De kritiske obligatoriske opgaver kategoriseres, som opgaver der har kritisk indflydelse på den tekniske udrulning og implementering af Aula i kommunen. De obligatoriske opgaver kategoriseres, som opgaver der har en overordnet betydning i forhold til den organisatoriske implementering af Aula. De anbefalede opgaver kategoriseres, som opgaver der kan have væsentlig indflydelse i forhold til den organisatoriske implementering af Aula. KLIK benytter sig af en farvekategorisering (rød, gul og grøn), som skal understøtte projektlederen i forhold til at prioritere opgaveløsningen, sådan at de vigtigste opgaver løses først og rettidigt. 2018 Netcompany Side 56 af 89

Rød signalerer, at opgaveløsningen er kritisk i forhold Aulas planmæssige fremdrift i kommunen. Altså at deadline for opgaveløsningen ikke er overholdt. Gul signalerer, at opgaveløsningen er på vej mod at være kritisk i forhold til planmæssig fremdrift. Grøn signalerer, at opgaveløsningen er inden for den planmæssige ramme for fremdrift. Hvis en opgave er markeret med Grå farvekategorisering, betyder det, at opgaven er til orientering for projektlederen, uden at der endnu er fastlagt en deadline af Netcompany. KLIK giver mulighed for, at projektlederen kan tildele opgaver til andre i organisationen samt få statusrapporter til egen brug. Statusrapporterne kan ligeledes deles med andre i projektorganisationen for Aula. Netcompany anbefaler, at Aula projektlederen med jævne mellemrum udarbejder statusrapporter. KLIK har en indbygget Exceleksportfunktion, som kan benyttes til formålet. Uddybende beskrivelse Læs mere om hvordan Aula projektlederen kan gøre brug af KLIK i Introduktion til KLIK-vejledningen og brugervejledning Læs: Introduktion til KLIK og brugervejledning Projektledere præsenteres ligeledes for KLIK på netværksmøde den 16. januar 2018 (Østdanmark) og den 17. januar 2018 (Vestdanmark) Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Afklar allokering af ressourcer i kommune på skoler og i dagtilbud Deadline Forår 2018 Beskrivelse I tilrettelæggelse og planlægning af implementeringen af Aula, er der behov for, at der allokeres personaleressourcer til den centrale projektledelse og i forhold til den tekniske/administrative forankring af Aula i kommunen. Udover centralt forankrede projektressourcer, vil der være behov for overvejelser omkring, hvordan den decentrale projektorganisering skal understøttes. Som udgangspunkt er der for skole og dagtilbud behov for: 1. Allokering af ressourcer til uddannelse af superbrugere og slutbrugeruddannelse. 2. Allokering af ressourcer til oprydning og migrering af data i SkoleIntra for skoler og eventuelle andre eksisterende it- 2018 Netcompany Side 57 af 89

løsninger for dagtilbud, som ikke skal være i drift efter implementeringen af Aula. 3. Allokering af ressourcer til lokal opsætning af Aula. Denne lokale opsætning og tilpasning omhandler f.eks at opsætte lokale grupper, lave hjemmeside eller oprette personlige mapper. Det er den enkelte kommunes vurdering og tilgang, der i tæt samarbejde med skoler og dagtilbud sætter rammen ift de beskrevne opgaver. Uddybende beskrivelse Læs: Artikel 2: Allokering af ressourcer i kommune, på skoler og i dagtilbud Artikel 3: Oprydning i SkoleIntra og migrering til Aula Artikel 5: Organisering af superbrugere samt planlægning af uddannelsesforløb og allokering af ressourcer Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Udarbejdelse af implementeringsplan for Aula Deadline Forår 2018 Beskrivelse Uddybende beskrivelse Netcompany anbefaler, at der udarbejdes kommunal implementeringsplan for Aula som støtte til implementeringen af Aula lokalt i kommunen. Som afsæt for udarbejdelse af implementeringsplan kan den kommunale projektleder tilgå en generisk implementeringsplan via link nedenfor. Læs: Artikel 6: Generisk implementeringsplan Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Afklar vikardækning Deadline Forår 2018 Beskrivelse Opgaven her drejer sig om implementeringen af nye arbejdsgange ift vikardækning og gårdvagtsskema i de skoleadministrative systemer. 2018 Netcompany Side 58 af 89

På en række skoler udarbejdes det daglige vikarskema og gårdvagtskema i SkoleIntra. Efter endt implementering af Aula skal de udarbejdes via kommunens skoleadministrative løsning. Der er altså ikke funktionalitet i Aula, der dækker udarbejdelse af vikarog gårdsvagtskema. Begge dele kan dog vises via Aulas kalender gennem integrationen til det skoleadministrative system i kommunen. Alle kommuner har adgang til de administrative løsninger, hvor de to opgaver med fordel kan løses. Da de nye praksisser ifm vikardækning og gårdvagtsskema medfører nye arbejdsgange, vil skolerne med fordel kunne implementere de nye arbejdsgange før den egentlige implementering af Aula. De nye arbejdsgange kan med fordel tages endeligt i brug ved skolestart 2018/2019. Uddybende beskrivelse Læs: Casebeskrivelse af arbejde med vikardækning i adm. systemer Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Opdateret beskrivelse Tilmelding til Netværksmøder for projektledere i Øst- og Vestdanmark - (Møde 2) Anbefalet Netværksmøde nummer 2 afholdes i hhv. Øst- og Vestdanmark Vestdanmark: 20. august, 2018 Østdanmark: 21. august, 2018 Hver kommune kan stille med højst 3 deltagere til netværksmødet Link til dagsorden for mødet, praktiske oplysninger samt tilmelding tilføjes i KLIK, maj 2018. 8.1.3 Uddannelse Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Overordnet planlægning og allokering af ressourcer til uddannelse (administrator-, superbruger- og slutbrugeruddannelse) Deadline Forår 2018 2018 Netcompany Side 59 af 89

Beskrivelse I forbindelse med planlægning af uddannelse for administratorer og superbrugere på skole og dagtilbudsområdet skal den kommunale projektleder vurdere og træffe beslutninger ift. følgende aktiviteter: Sikre timeallokering for administratorer, superbrugere og slutbrugere ifm uddannelse Sikre timeallokering for administratorer og superbrugere ifm forberedelse af undervisning lokalt, herunder tid til sparring med ledelse ift lokal målsætning og succeskriterier for anvendelse af Aula Sikre timeallokering til supportberettigede og supportorganisation ifm kommunens egen support Afklare timeallokering ift et eventuelt kommunalt superbrugernetværk Uddybende beskrivelse Læs: Artikel 5: Organisering af superbrugere samt planlægning af uddannelsesforløb og allokering af ressourcer Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Udarbejd uddannelsesplan for uddannelse af øvrige grupper af medarbejdere Deadline Forår 2018 Opdateret beskrivelse Netcompany gennemfører uddannelsen af administratorer og superbrugere inden udrulningen af Aula. Netcompanys uddannelsesplan for disse forløb kan tilgås via link nedenfor Kommunerne varetager selv uddannelse og formidling til de øvrige grupper af medarbejdere. Hver kommune skal derfor afklare og planlægge, hvordan og hvornår uddannelsen af det øvrige personale afvikles. I artikel 5 nedenfor kan I læse mere om, hvordan timingen af jeres egen uddannelse af medarbejdere kan tilrettelægges. Uddybende beskrivelse Læs: Artikel 5: Organisering af superbrugere samt planlægning af uddannelsesforløb og allokering af ressourcer Detaljeret uddannelsesplan 2018 Netcompany Side 60 af 89

Om Tilmelding af superbrugeruddannelse se afsnit 7.2.3 Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Indmeld antal pædagogiske superbrugere Deadline Forår 2018 Beskrivelse Uddybende beskrivelser Hver kommune får på skoleområdet tildelt 1 superbruger for pædagogisk personale pr 175 elev. Det konkrete antal superbrugere per kommune er meldt ud af KOMBIT på Aula.dk. For at kunne planlægge de specifikke datoer for uddannelse af superbrugere, er det nødvendigt at vide, hvor mange af de tildelte superbrugere, hver kommune ønsker at gøre brug af. I skal derfor Indmelde det antal tildelte superbrugere på skoleområdet, som kommunen ønsker at gøre brug af via link, der findes i KLIKopgaven: På bagrund af jeres indmeldte tal udarbejdes uddannelsesplan for Aula, som vil være klar primo juni 2018. Næste arbejdsopgave ifm detailplanlægning af uddannelsesplan for hver kommune, bliver at indmelde administratorer og superbrugere med navn og e-mail til Netcompany. Denne arbejdsopgave er en særskilt arbejdsopopgave i KLIK, som først skal afvikles i efteråret 2018. Yderligere information om antallet af superbrugere findes på aula.dk 8.1.4 Opsætning Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Afklar status for netværk og digitale enheder på skoler, i dagtilbud og hos dagplejere Deadline Forår 2018 Beskrivelse Erfaringsmæssigt er ikke alle kommuner afklaret i forhold til netadgang og digitale enheder på skoler og i dagtilbud. 2018 Netcompany Side 61 af 89

Netcompany anbefaler derfor, at der rettes en særlig opmærksomhed ift at afklare og vurdere netværkskapacitet samt antal af enheder for skoler, dagtilbud og dagplejere. Aula fungerer via en række forskellige browsere på alle digitale enheder. Derudover fungerer Aula via Aula apps hentet fra Google Play butik eller Apples Appstore på mobile enheder med adgang til internettet. Grundlæggende stiller Netcompany ingen krav til netværkskapaciteten i forhold til brugen af Aula. Det er klart, at brugeroplevelsen påvirkes af utallige faktorer - f.eks hvor mange enheder, der deler et accespoint, hvilke aktiviteter Aula funktionaliteten bruges til og mere generelt hvilke øvrige aktiviteter på institutionen, som kræver netværksforbindelse. Netcompany anbefaler, at der bliver taget en konkret kommunal vurdering af behovet for netværkskapacitet. Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Afdæk to-faktor-login ift Aula Kritisk obligatorisk Deadline Forår 2018 Opdateret beskrivelse Uddybende beskrivelse I Aula er der indhold i sikker fildeling og beskeder, som kun er tilgængeligt for brugerne, hvis de anvender to-faktor-login. Netcompany anbefaler, at projektlederen med fordel i samarbejde kommunens administrator af Aula søger støtte og vejledning i den kommunale it-sikkerhedsorganisation i forholdene omkring to-faktorlogin samt holder sig opdateret ift dette. Herudover har KOMBIT og Netcompany udarbejdet et sikkerhedsnotat, som beskriver de muligheder, der er for login til Aula. Notatet beskriver de muligheder, som findes på skoleområdet, men det forventes, at disse kan genbruges på dagtilbudsområdet. Der udestår endnu en række beslutninger omkring institutionsregisteret mv., og disse vil være afgørende for, hvordan løsning på dagtilbudsområdet bliver. Sikkerhedsnotat Aula Login og Step-up v1 Yderligere information følger på www.aula.dk og www.kl.dk/bpi Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, Skole: Afklar behov for eventuelle widgets til kommunens Aula 2018 Netcompany Side 62 af 89

obligatorisk og anbefalet Deadline Forår 2018 Beskrivelse Uddybende beskrivelse Widgets er applikationer, som viser genveje til andre eller udvalgt indhold fra It-løsninger, som eksempelvis læringsplatforme eller fildelingssystemer, som kommuner og skoler anvender. Når Aula udrulles, vil der i Aula være snitflader dels til UNI-Login, brugere (børn/elever, medarbejdere og forældre), dels til skema (herunder vikarskema og gårdvagtskema) fra kommunens administrative fagsystemer. Aula har derudover to indbyggede widgets (Google drev eller Microsoft Office 365), sådan at kommunen kan give brugerne adgang til kommunens fildelingsløsning. Widgets med indhold fra andre administrative systemer og IT-løsninger i Aula etableres på kommunens eget initiativ i forhandlinger med relevante leverandører omkring pris og indhold i widgets. Processen herfor kan tilrettelægges i følgende trin: Læs: 1. Afklar hvilket indhold, der skal vises i Aula 2. Kontakt relevant leverandør. Netcompanys Guide for widgets angiver krav til widgets se link nedenfor 3. Inddrag eventuelt andre kommuner i fælles forhandlinger med leverandører Netcompanys Guide for widgets Funktionalitet i Aula efter delleverance 1 Funktionalitet i Aula (film) efter delleverance 1 Se liste over de leverandører, der forelødig har meldt ind, at de udvikler widgets til Aula på aula.dk 8.1.5 Migrering Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Udarbejdelse af migreringsplan Deadline Forår 2018 Beskrivelse KOMBIT har opsagt SkoleIntra på vegne af kommunerne, sådan at SkoleIntra pr. den 1.8.2019 ikke længere er mulig at tilgå. 2018 Netcompany Side 63 af 89

Der vil derfor pågå en opgave med at migrere data fra SkoleIntra til Aula for skoler og de dagtilbud, som har anvendt Skoleintra. De dagtilbud, som har anvendt Skoleintra, skal udføre de migreringsopgaver, der er beskrevet herfor for skoledelen. Netcompany vurderer, at denne opgave vil omfatte en række medarbejdere centralt og decentralt i kommunen. Ifm udarbejdelse af migreringsplan anbefales det derfor, at opgavens omfang afklares samt at der sikres allokering af ressourcer ift opgaven. Følgende arbejdsopgaver indgår i udarbejdelsen af migreringsplan: Hver kommune sikrer oprydning i egne data inden migrering finder sted umiddelbart før sommerferiens start juni 2019 Hver kommune bestiller dataudtræk fra SkoleIntra (Itslearning) Hver kommune leverer udtræk af egen data til Netcompany Netcompany uploader herefter kommuners dataudtræk i Aula på vegne af kommunen fra kommunens SkoleIntra til Aula (Sikker Fildeling). Bemærk, at kommunen skal gennemføre en manuel migrering af data, som ikke er omfattet af migreringen fra Itslearning dataudtrækket. Dette gælder f.eks materiale fra Skolebestyrelsens arkiv i SkoleIntra og data fra eventuelle dagtilbudsløsninger. Den manuelle migrering kan omfatte data til Aula og andre kommunale IT-løsninger. I dokumenter under uddybende beskrivelser beskrives hvilke data, der er omfattet af den semi-automatiske migrering. Via link nedenfor kan kommunens projektleder tilgå en generisk skabelon, som afsæt for udarbejdelse af kommunal migreringsplan. Uddybende beskrivelse Læs: KOMBITs Strategi for datamigrering Artikel 3: Oprydning i SkoleIntra og migrering til Aula Artikel 6: Generisk implementeringsplan Mere information følger på Yammer og aula.dk 8.1.6 Support Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Afklare behov for, tilgang til og organisering af kommunens egen support Deadline Forår 2018 2018 Netcompany Side 64 af 89

Beskrivelse Uddybende beskrivelse Hver kommune skal sikre etablering og organisering af egen supportorganisation, som kan yde support og vejledning til kommunens medarbejdere, børn og forældre af Aula. Kommunens supportberettigede, har kontakten til Netcompanys servicedesk, når det omhandler support af teknisk karakter. KOMBIT kommer med udmelding omkring kommunernes tildelte antal af supportberettigede. Kommuner bør derfor afklare: Læs: Hvordan skal kommunens support organiseres? Hvordan fordeles supportberettigede mellem skole og dagtilbud? Kan den kommunale administrator være del af supportorganisationen som supportberettiget ifm teknisk support, der omhandler opsætning og brugerrettigheder? Skal superbrugere tildeles en supplerende supportrolle lokalt eksempelvis ifm. support, der omhandler den pædagogiske anvendelse af Aula? Hvordan kommunikeres der om kommunens supportorganisation til administrativt og pædagogisk personale og forældre? Hvordan organiseres kontakten til support og de supportberettigede kommunalt? Opdateret Artikel 7: Organisering af kommunens egen support KOMBIT leverer generisk informationsmateriale udarbejdet som skabeloner til foldere, som kommuner kan anvende og tilpasse til information omkring Aula - herunder kontaktinfo vedr. kommunens support. 2018 Netcompany Side 65 af 89

8.2 Efteråret 2018 - Forberedelse af implementering Nedenstående tabel viser et overblik over arbejdsopgaver for efteråret 2018. I højre kolonne er der sat ved de opgaver, der på nuværende tidspunkt er medtaget i dette kapitel og i KLIK. Uddybende beskrivelser af disse opgaver kan følge. Efterår 2018 Tema Aktivitet Prioritet Nærmere deadline Forandringsledelse Skole: Tilpasning af generisk informationsmateriale Anbefalet Opgave beskrivelse Projektstyring Skole: Afklar anvendelsesstrategi ift. opsætning og brug af Aula Senest afklaret ved udrulningsforløbets påbegyndelse Skole og dagtilbud: Afklar kommunal pilot for hhv. skole og dagtilbud Skole: Udfyldelse af parathedsundersøgelse Skole og dagtilbud: Tilmelding til opstartsmøder mellem kommunal projektleder og Netcompany Skole: Planlæg udrulningsforløb iht. Udrulningsdrejebog Kritisk Kan igangsættes ved modtagelse af udrulningsdrejebog Tilmelding til 3. Netværksmøde Anbefalet Information om tilmelding udsendes 3 måneder før afholdes af netværksmøde Uddannelse Skole: Informer kommunale administratorer, administrative og pædagogiske superbrugere om deres rolle og dato for uddannelse Anbefalet Opdateret Skole: Organisering af superbrugernetværk Anbefalet Skole: Oplys navn og e-mail på de kommunale administratorer, der skal uddannes (inkl. eventuelle tilkøb) Senest 2 uger før uddannelse for kommunal administrator påbegyndes Skole: Oplys navn og e-mail på de pædagogiske superbrugere, der skal uddannes (inkl. eventuelle tilkøb) Senest 2 uger før superbrugeruddannelse påbegyndes Skole: Oplys navn og e-mail på de administrative superbrugere, der skal uddannes (inkl. eventuelle tilkøb) Senest 2 uger før superbrugeruddannelse påbegyndes Skole: Praktisk organisering af kommunale superbrugerforløb (lokaler og forplejning) Senest 2 måneder før superbruger- Opdateret 2018 Netcompany Side 66 af 89

uddannelse påbegyndes Opsætning Skole: Kvalitetssikring af UNI-login Kritisk obligatorisk Senest forud for udrulningsforløb til skoler, januar 2019 Opdateret Skole: Kvalitetssikre at brugernes UNI-Loginprofil er tilknyttet de relevante grupper Senest forud for udrulningsforløb til skoler, januar 2019 Opdateret Skole: Afklar brugernes browseradgang ift. Aula Kritisk obligatorisk Senest forud for udrulningsforløb til skoler, januar 2019 Skole: Tilmelding til teknisk støttemøde Migrering Skole: Oprydning af data i SkoleIntra Skal være færdig forud for datamigrering i juni 2019 Skole: Bestilling af dataudtræk fra Itslearning Kritisk obligatorisk Support Skole: Indmeldelse af supportberettigede Kritisk obligatorisk Skal være indmeldt inden udrulningsforløbs start, januar 2019 Skole: Etablering af kommunens egen supportorganisation Skal være klar til udrulningsforløbs start, januar 2019 8.2.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation) Titel på opgaven Skole: Tilpasning af generisk informationsmateriale Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Anbefalet Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Uddybende beskrivelse KOMBIT leverer generisk informationsmateriale om Aula rettet mod pædagogisk personale, elever og forældre. Mere information følger 8.2.2 Projektstyring Titel på opgaven Skole: Afklar anvendelsesstrategi ift. opsætning og brug af Aula 2018 Netcompany Side 67 af 89

Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Grundopsætningen i Aula bygger på, at Aulas kommunale administrator i kommunen opsætter roller og rettigheder for brugerne. Arbejdet med anvendelsesstrategien for Aula sætter dermed grundlæggende rammen for, hvem der har adgang til hvilken funktionalitet, samt hvordan de forskellige brugere har adgang til at bruge den. Ifm denne opsætning skal det afklares hvilke opsætninger, der skal fastsættes centralt og hvilke opsætninger, institutionsadministratorer kan ændre og opsætte lokalt. Aula kan teknisk set tages i brug uden afklaring af forholdene omkring brugernes roller og rettigheder i forhold til funktionaliteten i Aula. KOMBIT og Netcompany giver alle brugere et sæt prædefinerede roller og rettigheder i Aula. Det er kommunens ansvar at tilpasse brugernes roller og rettigheder, sådan at kommunens Aula-brugere får de roller og rettigheder, som harmonerer med kommunens anvendelsesstrategi. Processen kan tage udgangspunkt i kommunens politik og retningslinjer for eksisterende intraløsninger på skoler og i dagtilbud i kommunen. Nedenfor er en række inspirationsspørgsmål til brug for en proces omkring brugernes anvendelse af Aula. Hvordan skal medarbejdere og ledere gøre brug af funktionaliteten i Aula, den kommunale fildelingsløsning, kommunes læringsplatform? Hvordan skal samspillet mellem Aula, den kommunale fildelingsløsning og kommunens læringsplatform forstås i kommunen? (Eksempelvis for skoler: Skal dialogen mellem skole og hjem omkring elevernes elev- og årsplaner i læringsplatformen vises som widgets i Aula?) Hvilke forhold i anvendelsesstrategien for Aula sættes gennem den centrale opsætning af Aula for hele kommunen? Hvilke rammer sættes af institutionsadministratorerne? (F.eks: på hvilket niveau sættes rammerne for hvilke brugere, der må kontakte hinanden) Udgangspunktet for en succesfuld uddannelse af superbrugere og slutbrugere afhænger blandt andet af viden om f.eks hvilke rammer der sættes for den kommunikation, brugerne forventes at gennemføre i og uden for Aula. Uddybende beskrivelse Læs: Artikel 1: Forandringsledelse og værdiskabelse 2018 Netcompany Side 68 af 89

Figurer og skabeloner; Model over sammenhæng mellem målsætninger, anvendelse og anvendelsesstrategi Slides med refleksionsspørgsmål fra Maria Ørskov Akselvoll Titel på opgaven Deadline Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Beskrivelse Skole og dagtilbud: Afklar kommunal pilot for hhv. skole og dagtilbud Efterår 2018 (afklares inden opstartsmøde med Netcompany) Kommunen skal tage stilling til, om den ønsker at gøre brug af lokal pilotskole og dagtilbud, forud for udarbejdelsen af udrulningsdrejebogen sammen med Netcompany. Netcompany og KOMBIT anbefaler, at større kommuner vælger en enkelt skole, hvor Aula implementeres først, inden de resterende skoler tager Aula i brug, sådan at eventuelle uhensigtsmæssigheder afklares og justeres. Denne kommunale pilot ville finde sted som det første trin i udrulningen, umiddelbart efter den kommunale opsætning er færdig. Piloten sker dermed i de første uger af kommunens udrulningsforløb, som har en varighed på i alt 12 uger. Den kommunale administrator i kommunen kan evt. sætte en række testscenarier op for pilotskolen og pilotdagtilbuddet i forhold til den kommunale tilpasning af Aula og bruge erfaringer herfra til at lette udrulningen til de resterende institutioner. Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Deadline Beskrivelse Skole: Udfyldelse af parathedsundersøgelse Efterår 2018 (udfyldes inden opstartsmøde med Netcompany) Parathedsundersøgelsen har til formål at afklare, om kommunen er teknisk parat til at implementere Aula, samt hvilke tiltag kommunen har gjort sig i forhold til planlægning af den organisatoriske implementering af Aula. Parathedsundersøgelsen er et elektronisk spørgeskema og består af to dele: 2018 Netcompany Side 69 af 89

Organisatorisk: Afdækker kommunens forandringsparathed i forhold til projektets mål, succeskriterier, ledelsesopbakning, nødvendige kompetencer, projektorganisering samt procesmæssig understøttelse. Tekniske: Afdækker, om kommunen har de tekniske forudsætninger (f.eks integrationer til kommunale it-systemer, netværk og enheder/devices) for ibrugtagning af Aula på skoler og dagtilbud. Det er projektlederen, der gennemfører parathedsundersøgelserne. Efter netværksmøde i august vil projektlederne få yderligere information omkring undersøgelsen Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Tilmelding til opstartsmøde mellem kommunal projektleder og Netcompany Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Opstartsmødet har til formål at sikre, at kommunes implementering af Aula foregår planmæssigt og at kommunen bliver klar til de forestående udrulninger for hhv. skoler og dagtilbud Opstartsmødet omfatter kommunens samlede Aula implementering for både skole og dagtilbud. Det er derfor vigtigt, at projektlederen er afklaret i forhold til implementeringen for begge institutionstyper. På baggrund af mødet udarbejder Netcompany en lokal udrulningsdrejebog. Mere information om tilmelding og forberedelse til mødet følger. Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Planlæg udrulningsforløb iht udrulningsdrejebog Kritisk obligatorisk Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Efter opstartsmøde modtager projektlederen en kommunespecifik udrulningsdrejebog fra Netcompany. Det er herefter projektlederens rolle at planlægge og effektuere udrulningsdrejebogen i kommunen 2018 Netcompany Side 70 af 89

Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Tilmelding til Netværksmøder for projektledere i Øst- og Vestdanmark - (Møde 3) Anbefalet Netværksmøde nummer 3 afholdes i december 2018 i hhv. Øst- og Vestdanmark Hver kommune kan stille med højst 3 deltagere til netværksmødet Information om tilmelding udsendes 3 måneder før afholdes af netværksmøde 8.2.3 Uddannelse Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Informer kommunale administratorer, administrative og pædagogiske superbrugere om deres rolle og dato for uddannelse Deadline Efterår 2018 Opdateret beskrivelse Uddannelsesplanen med de specifikke datoer for, hvornår kommuners kommunale administratorer, administrative superbrugere og pædagogiske superbrugere uddannes ligger nu fast. Du kan tilgå uddannelsesplanen via dette link Ud fra uddannelsesplanen skal følgende opgaver udføres: 1. Hver kommune skal koordinere og placere de enkelte deltagere på de forløb, der er angivet i uddannelsesplanen. 2. Det skal sikres, at kommunal administrator, pædagogiske og administrative superbrugere er informeret om deres rolle. 3. Det skal sikres, at kommunal administrator, pædagogiske og administrative superbrugere informeres om dato for afvikling af uddannelse. 4. Det skal sikres, at pædagogiske superbrugere informeres om sted for afvikling af uddannelse. 2018 Netcompany Side 71 af 89

Uddybende beskrivelse Læs: Detaljeret uddannelsesplan Opdateret Artikel 4: Pejlemærker for udvælgelse og kriterier for valg af administrator og superbrugere Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Organisering af superbrugernetværk Anbefalet Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Uddybende beskrivelse Netcompany og KOMBIT anbefaler, at kommunerne etablerer kommunale eller tværkommunale superbrugernetværk til koordination og videndeling på tværs af alle superbrugere i skoler og dagtilbud. Herunder ligger også overvejelser om hvordan kommunikationen tilrettelægges og finder sted dels internt i superbrugergruppen dels eksternt ift. at sikre viden til de øvrige brugere. I Aula er det muligt at oprette lukkede eller åbne grupper, som oplagt kan benyttes her ifm kommunikation og videndeling i superbrugernetværk. Læs: Artikel 5: Organisering af superbrugere samt planlægning af uddannelsesforløb og allokering af ressourcer Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Deadline Beskrivelse Skole: Oplys navn og e-mail på de kommunale administratorer, der skal uddannes Efterår 2018 - Senest 2 uger før uddannelse for kommunal administrator påbegyndes Projektlederen skal sikre, at det rette antal kommunale administratorer indmeldes uddannelsesforløb A (inkl. eventuelle tilkøb). Indmelding skal ske senest 2 uger før uddannelse for kommunal administrator påbegyndes. Her skal kommunale administratorer indmeldes ved at oplyse navn og adresse for hver administrator. 2018 Netcompany Side 72 af 89

På baggrund af angivne kontaktoplysninger, vil Netcompany informere de kommunale administratorer om sted for afvikling af uddannelse samt dato og tid via mail. Link til angivelse af komunale administratorers navn og e-mail følger Uddybende beskrivelse Yderligere information følger Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Deadline Beskrivelse Skole: Oplys navn og e-mail på de pædagogiske superbrugere, der skal uddannes Efterår 2018 - Senest 2 uger før superbrugeruddannelse påbegyndes Projektlederen skal sikre, at det rette antal pædagogiske superbrugere indmeldes uddannelsesforløb B (inkl. eventuelle tilkøb). Indmelding skal ske senest 2 uger før uddannelse for pædagogiske superbrugere påbegyndes. Her skal pædagogiske superbrugere indmeldes ved at oplyse navn og adresse for hver pædagogisk superbruger. På baggrund af angivne kontaktoplysninger, vil Netcompany informere de pædagogiske superbrugere om sted for afvikling af uddannelse samt dato og tid via mail. Link til angivelse af pædagogiske superbrugeres navn og e-mail følger. Uddybende beskrivelse Yderligere information følger Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, Skole: Oplys navn og e-mail på de administrative superbrugere, der skal uddannes 2018 Netcompany Side 73 af 89

obligatorisk og anbefalet Deadline Beskrivelse Efterår 2018 - Senest 2 uger før superbruger-uddannelse påbegyndes Projektlederen skal sikre, at det rette antal administrative superbrugere indmeldes uddannelsesforløb C (inkl. eventuelle tilkøb). Indmelding skal ske senest 2 uger før uddannelse for administrative superbrugere påbegyndes. Her skal administrative superbrugere indmeldes ved at oplyse navn og adresse for hver administrative superbruger. På baggrund af angivne kontaktoplysninger, vil Netcompany informere de administrative superbrugere om sted for afvikling af uddannelse samt dato og tid via mail. Link til angivelse af administrative superbrugeres navn og e-mail følger Uddybende beskrivelse Yderligere information følger Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Deadline Opdateret beskrivelse Skole: Praktisk organisering af kommunale superbrugerforløb (lokaler og forplejning) Efterår 2018 - Senest 2 måneder før superbrugeruddannelse påbegyndes Uddannelsesforløb A for kommunale administratorer: Netcompany sikrer lokaler og forplejning ifm afvikling af uddannelse af komunale administratorer. Uddannelsesforløb B for pædagogiske superbrugere: Som udgangspunkt afholdes superbrugeruddannelsen for pædagogisk personale i den enkelte kommune. Hver kommune skal her sikre lokaler samt forplejning. I de tilfælde, hvor 2018 Netcompany Side 74 af 89

kommuner er slået sammen, er det i Netcompanys uddannelsesplan angivet med *. Det er ligeledes angivet hvilken kommune, der er ansvalig for allokering af lokaler samt hvor mange kursister, der deltager fra kommunen på det sammenlagte forløb. Uddannelsesforløb C for administrative superbrugere: Netcompany sikrer lokaler og forplejning til de ordinære uddanelsesforløb for administrative superbrugere. Har en kommune tilkøbt hele hold af administrative superbrugere, skal kommunen sikre lokaler og forplejning her til. I Netcompanys uddannelsesplan fremgår datoer for, hvornår uddannelsesforløb afvikles. Lokalerne skal indeholde: Dækkende WIFI-adgang Projektor/Smartboard Flipover og/eller tavle, hvorpå underviseren kan tegne/skrive Siddepladser til alle kursister, hvorfra de kan se projektor/smartboard samt flipover/tavle Forplejning Ifm allokering af lokaler skal hver kommune sikre forplejning til deltagerne inkl. underviser. Alle forløb har en varighed af 7 timer pr dag. Mere information følger Links til indmelding af afholdelsessteder for uddannelsesforløb samt budget og procedure for fakturering følger. Udgiften til forplejning ifm tilkøbsforløb betales af den enkelte kommune. Spørgsmål kan rettes til aula.implementering@netcompany.com 8.2.4 Opsætning Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, Skole: Kvalitetssikring af UNI-Login Kritisk obligatorisk 2018 Netcompany Side 75 af 89

obligatorisk og anbefalet Deadline Efterår 2018 Opdateret beskrivelse Uddybende beskrivelse Opgaven ifm kvalitetssikring af UNI-Login indebærer følgende: 1. Det skal sikres, at alle brugere har et UNI-Login 2. Det skal sikres, at alle brugeres UNI-Login er CPRidentificerede. (De fleste brugere i det pædagogiske personale har UNI-Login i grundskolen, der allerede er CPR-identificeret, idet de er importeret til UNI-Login via standardgrænsefladen til automatiseret import (ws10/wsaimport). 3. Det skal sikres, at forældre/værger og andre relevante eksterne aktører har UNI-Login. KOMBIT informerer løbende herom på aula.dk Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Kvalitetssikre, at brugernes UNI-Login-profil er tilknyttet de relevante grupper Deadline Efterår 2018 Opdateret beskrivelse Grupper i Aula er et centralt element i forhold til brugernes oplevelse af Aula. Alt indhold, som en bruger modtager og har adgang til, afgøres i forhold til om brugeren er tilknyttet den gruppe, som indholdet er knyttet til. Det er dermed gennem brugerens medlemskab af gruppen, at Aula filtrerer relevant information og giver brugeren et samlet overblik er brugeren kun tilknyttet relevante grupper /klasser, vil brugeren også kun få relevant information i Aula. På flere institutioner er medarbejderne tilknyttet mange eller alle klasser på skolen, fordi de brugeradministrative systemer er afhængige heraf. Fastholdes dette, vil det betyde, at medarbejderne vil modtage al information herfra i Aula. Når grupper integreres i Aula fra de administrative systemer, er det vigtigt at de har det rette navn og beskrivelse, da det efterfølgende ikke er muligt at ændre navngivningen i Aula og vil blive vist flere forskellige steder. Der foreligger derfor følgende konkrete arbejdsopgaver: 2018 Netcompany Side 76 af 89

1. At sikre, at medarbejdere alene er tilknyttet de rette grupper/klasser i de brugeradministrative systemer. 2. At sikre, at grupper i de administrative systemer har de rette og passende navne og beskrivelser. 3. Der anbefales ligeledes, en afklaring af, hvilke konsekvenser det har i de brugeradministrative systemer, i fald medarbejdere fjernes fra alle klasser og alene tilknyttes de relevante grupper/klasser i kommunens institutioner. Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Afklar brugernes browseradgang i forhold til Aula Kritisk obligatorisk Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Aula understøttes ikke af Internet Explorer. Aula er udviklet sådan, at mulighederne for at tilgå indholdet er bredt funderet. Der er en række browsere, som giver rigtig god brugeroplevelse i forhold til brugen af Aula. Aula understøtter følgende browsere: Google Chrome Microsoft Edge Apple Safari Mozilla Firefox Det skal derfor afklares og sikres, at kommunens brugere har adgang til disse browsere. En række kommuner kan via et centralt image opsætte en startside på institutioners pc ere, som hjælper brugerne i forhold til browservalg. I forhold til at støtte brugerne i browservalg på mobile enheder, har flere kommuner tillige adgang til en række mobile device management systemer. Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Tilmelding til teknisk støttemøde 2018 Netcompany Side 77 af 89

Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Uddybende beskrivelse Den kommunale administrator har en helt afgørende rolle i forhold til opsætningen af kommunens Aula, således at Aula understøtter de overordnede mål og succeskriterier, som er sat for Aula i kommunen. For at give de kommunale administratorer mulighed for at koordinere og videndele, etablerer Netcompany en workshop med 5-7 deltagende kommuner ifm. opstarten på skole-udrulningsforløbet. Konkretisering, information og tilmelding til dette forløb tilgår projektlederen senere 8.2.5 Migrering Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Oprydning af data i SkoleIntra Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Uddybende beskrivelse Netcompany anbefaler, at kommunen påbegynder og organiserer en oprydning af data fra SkoleIntra for skoledelen, således at kommunen her afklarer forholdene omkring de data, der fortsat skal være tilgængelige, når SkoleIntra (Itslearning) lukkes den 1/8 2019. I uddybende beskrivelser findes inspiration til at gennemføre denne afklaring. Læs: Artikel 3: Oprydning i SkoleIntra og migrering til Aula Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Bestilling af dataudtræk fra Itslearning Kritisk obligatorisk Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Kombit har kollektivt opsagt kommunernes aftale med itslearning om brug af SkoleIntra. Altså vil SkoleIntra ikke kunne tilgås efter 1. 8. 2019 på eksisterende aftale. Itslearning og Kombit arbejder på at fastlægge den endelige datamigrering fra SkoleIntra til Aula. Når der er truffet beslutning vil kommunerne blive orienteret om deres del af opgaven. 2018 Netcompany Side 78 af 89

Det ligger dog fast, at datamigreringen fra SkoleIntra til Aula kun vil omfatte de datatyper, som i Strategi for datamigrering er omtalt, som del af semiautomatisk datamigrering. Alle øvrige data skal kommuner stadig selv håndtere. Netcompany migrerer i den forbindelse en række datakilder på vegne af kommunen fra kommunens SkoleIntra til Aula (Sikker Fildeling). For at denne migrering skal være mulig, skal kommunen kontakte Itslearning og bestille et dataudtræk fra SkoleIntra. Når kommunen har modtaget dataudtrækket fra Itslearning, skal kommunen give Netcompany adgang til dette dataudtræk. På baggrund af dette dataudtræk gennemfører Netcompany migreringen. Bemærk, at kommunen herudover skal gennemføre en manuel migrering af data, som ikke er omfattet af migreringen fra Itslearning dataudtrækket. Dette gælder f.eks materiale fra Skolebestyrelsens arkiv i SkoleIntra og data fra eventuelle dagtilbudsløsninger. Den manuelle migrering kan omfatte data til Aula og/eller andre kommunale IT-løsninger. I uddybende beskrivelser beskrives hvilke data, der omfattet af den semi-automatiske migrering samt forhold omkring databehandleraftale Uddybende beskrivelse Læs: Artikel 3: Oprydning i SkoleIntra og migrering til Aula http://aula.dk/materialer/strategi-for-datamigrering Yderligere information følger 8.2.6 Support Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Indmeldelse af supportberettigede Kritisk obligatorisk Kommunens supportberettigede, har kontakten til Netcompanys servicedesk, når det omhandler support af teknisk karakter. KOMBIT kommer med udmelding omkring kommunernes tildelte antal af supportberettigede. Information omkring indmeldelse af kommunens supportberettigede følger. Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, Skole: Etablering af kommunens egen supportorganisation 2018 Netcompany Side 79 af 89

obligatorisk og anbefalet Deadline Efterår 2018 Beskrivelse Opdateret Ifm etablering af kommunens egen support, bør det dels sikres, at roller for supportberettigede og eventuelt andre supportressourcer er klart defineret, dels at brugerne af Aula administrativt og pædagogisk personale, forældre og elever ved hvornår og hvordan, de kan kontakte kommunens support. Netcompany udarbejder et servicekatalog målrettet kommunens supportberettigede, der specifikt beskriver, hvilke typer supportsager, som kan meldes ind til Netcompany. Yderligere information herom følger. KOMBIT leverer generisk informationsmateriale blandt andet udarbejdet som skabeloner til foldere, som kommuner kan anvende og tilpasse efter behov til information omkring Aula. I dette materiale kan kommuner tilføje oplysning omkring kommunens supportorganisation. Uddybende beskrivelse Læs: Opdateret Artikel 7: Organisering af kommunens egen supportorganisation Servicekatalog omkring Netcompanys supportydelse følger 2018 Netcompany Side 80 af 89

8.3 Foråret 2019 - Udrulning til skoler Nedenstående tabel viser et overblik over arbejdsopgaver for foråret 2019. I højre kolonne er der sat ved de opgaver, der på nuværende tidspunkt er medtaget i dette kapitel og i KLIK. Uddybende beskrivelser af disse opgaver kan følge. Forår 2019 Tema Aktivitet Prioritet Nærmere deadline Opgave beskrivelse Forandringsledelse Skole og dagtilbud: Plan for opfølgning på målopfyldelse og fremdrift for Aula Anbefalet Projektstyring Skole: Styring af udrulningsforløb iht. udrulningsdrejebog Kritisk obligatorisk Finder sted under udrulningsforløbet Tilmelding til 4. Netværksmøde for projektledere Anbefalet Information om tilmelding udsendes 3 måneder før afholdes af netværksmøde Uddannelse Skole: Afholdelse af slutbrugeruddannelse Administrativt Personale Anbefalet Senest inden den decentrale opsætning af Aula på skolerne ifm. udrulningsforløbet Skole: Afholdelse af slutbrugeruddannelse Pædagogisk Personale Anbefalet Senest inden start på skoleåret 2018/2019 Dagtilbud: Indmeld antal superbrugere Opsætning Skole: Udfør central og decentral opsætning af Aula Kritisk obligatorisk Udføres i kommunens udrulningsforløb Skole: Gennemfør udrulningsprøve for Aula på kommunens Skoler Kritisk obligatorisk Udføres som afslutning på kommunens udrulningsforløb Skole: Kommune drifter Aula Dagtilbud: Afklar behov for eventuelle widgets til kommunens Aula Klar forud for udrulningsforløb for dagtilbud, januar 2020 Migrering Skole: Migrering af data Kritisk obligatorisk Juni 2019 Skole: Organisering af migrerede data Anbefalet Når migrering er afsluttet jf. ovenstående Support 2018 Netcompany Side 81 af 89

8.3.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation) Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole og dagtilbud: Plan for opfølgning på målopfyldelse og fremdrift for Aula Anbefalet Deadline Forår 2019 Beskrivelse Uddybende beskrivelse Netcompany anbefaler, at der, på baggrund af kommunens overordnede målsætning for implementeringen af Aula, udarbejdes en konkret plan med tydelige milepæle, hvor fx samspillet og inddragelsen af institutionernes ledere rammesættes, sådan at indsatser, mål og delmål og fremdrift er klar og tydelig for alle parter. Læs: Artikel 1: Forandringsledelse og værdiskabelse Artikel 2: Allokering af ressourcer i kommunerne, på skolerne og i dagtilbuddet 8.3.2 Projektstyring 8.3.3 Uddannelse 8.3.4 Opsætning Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Beskrivelse Skole: Udfør central og decentral opsætning af Aula Kritisk obligatorisk På baggrund af opgaver med opsætning løst i efteråret 2018, vil der i forbindelse med udrulning og ibrugtagning af Aula på Skoler i foråret 2019 ligge en række opgaver. Disse vil blive uddybet senere, når funktionalitet og administration af Aula er endelig udviklet. I hovedtræk kommer den centrale og decentrale opsætning til at omhandle: Central opsætning udført af den kommunale administrator herunder tildeling af roller, rettigheder og gruppemedlemsskaber. Central implementering af anvendelsesstrategi herunder rammer for institutionernes hjemmeside. Eventuel opsætning af widgets Kvalitetssikring af UNI-Login synkronisering 2018 Netcompany Side 82 af 89

Opsætning af institutioners hjemmesider Opsætning af grupper på institutioner Personlig tilpasning af Aula for alle decentrale brugere (pædagogisk personale, administrativt personale mv.) Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Gennemfør udrulningsprøve for Aula på skoleområdet Kritisk obligatorisk Deadline Forår 2019 Beskrivelse Netcompany leverer en testdrejebog for Aula. Testdrejebogen har til formål, at gøre det muligt for f.eks kommunal administrator at teste om funktionaliteten i Aula virker efter hensigten. Testene i drejebogen gennemføres efter kommunens udrulning af Aula på skoleområdet og rapporteres til Netcompany. Testene indeholder dermed blandt andet testscenarier, der alene efterprøver Aulas funktionalitet. Uddybende beskrivelse Netcompany vender tilbage med yderligere information og proces, når drejebogen er endeligt udarbejdet. Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Kommunerne drifter Aula Deadline Forår 2019 Beskrivelse Opgaverne i forhold til drift af Aula er delt mellem den kommunale administrator og de lokale institutionsadministratorer. Opgaverne indeholder: Rettighedstildeling: Den kommunale administrator tildeler og delegerer rettigheder, som institutionernes administratorer enten gives mulighed for selv at administrere eller uddelegere. Kvalitetssikring af anvendelsesstrategi: Moderere indhold og brugeradfærd i Aula i henhold til den kommunale og lokale anvendelsesstrategi. Kvalitetssikring af import og eksport af data, når eksempelvis et nyt barn tilknyttes institutionen. 2018 Netcompany Side 83 af 89

F.eks kan oprettelse og administration af grupper delegeres til pædagogisk personale, hvis delegeringen af de pågældende rettigheder korresponderer med kommunens anvendelsesstrategi. I Aula genereres brugsstatistik, som kunne være værdifuld i forhold til at evaluere en kommunal anvendelsesstrategi. Dataene leveres som rådata. Der ligger en kommunal opgave i forhold til bearbejdelse af Aula brugsstatistik, sådan at den kommer i et brugervenligt format. Der pågår drøftelser i forhold til, hvorvidt denne brugsstatistik kan knyttes til FLIS - Fælleskommunal ledelsesinformation. Netcompany vender tilbage, når forholdene omkring FLIS er afklaret. 8.3.5 Migrering Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Deadline Skole: Migrering af data fra SkoleIntra Kritisk obligatorisk Juni 2019 (før sommerferiens start) Beskrivelse Migrering af data fra SkoleIntra (Itslearning) til Aula afvikles juni 2019. Uddybende beskrivelse Læs: Artikel 3: Oprydning i SkoleIntra og migrering til Aula Netcompany vender tilbage med en konkretisering af opgaven, når testdataene fra dataudtrækket fra SkoleIntra (Itslearning) er endelig analyseret, og der er fastlagt en proces for den semi-automatiske migrering fra SkoleIntra (Itslearning). Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Skole: Organisering af migrerede data i Aula Anbefalet Deadline Fra juni 2019 Beskrivelse Efter den manuelle og semi-automatiske migrering fra SkoleIntra (Itslearning) vil der være behov for, at institutionsadministrator og pædagogiske medarbejdere laver en endelig organisering af de migrerede data. Netcompany vender tilbage med en konkretisering af opgaven, når testdataene fra dataudtrækket fra SkoleIntra (Itslearning) er endelig 2018 Netcompany Side 84 af 89

analyseret, og der er fastlagt en proces for den semi-automatiske migrering fra SkoleIntra. 8.3.6 Support 2018 Netcompany Side 85 af 89

8.4 Efteråret 2019 Forberedelse af dagtilbudsimplementering Nedenstående tabel viser et overblik over arbejdsopgaver for foråret 2019. I højre kolonne er der sat ved de opgaver, der på nuværende tidspunkt er medtaget i dette kapitel og i KLIK. Uddybende beskrivelser af disse opgaver kan følge. Efterår 2019 Tema Aktivitet Prioritet Nærmere deadline Opgave beskrivelse Forandringsledelse Skole: Opfølgning på brug af Aula Projektstyring Dagtilbud: Tilpasning af det generiske informationsmateriale Dagtilbud: Afklar anvendelsesstrategi ift. opsætning og brug af Aula Dagtilbud: Udfyldelse af parathedsundersøgelse Dagtilbud: Planlægning af udrulningsforløb iht. udrulningsdrejebog Tilmelding til 5. Netværksmøde for projektledere Anbefalet Anbefalet Kritisk obligatorisk Anbefalet Senest klar til superbrugere og slutbrugeres ibrugtagning i foråret 2020 Senest ved udrulningsforløbs påbegyndelse, januar 2020 Senest 2 måneder forud for udrulningsforløbs påbegyndelse Information om tilmelding udsendes 3 måneder før afholdes af netværksmøde Uddannelse Dagtilbud: Udpeg administratorer og superbrugere Dagtilbud: Organisering af superbrugernetværk Anbefalet Dagtilbud: Tilmelding til Superbruger- og administratoruddannelse Senest 1 måned før superbrugeruddannelse påbegyndes Dagtilbud: Praktisk organisering af kommunale superbrugerforløb (lokaler og forplejning) Senest 1 måned før superbrugeruddannelse påbegyndes Opsætning Dagtilbud: Kvalitetssikring af UNI-Login Kritisk obligatorisk Senest forud for udrulningsforløb, januar 2020 Dagtilbud: Kvalitetssikre at brugernes UNI- Login-profil er tilknyttet de relevante grupper Senest forud for udrulningsforløb, januar 2020 Dagtilbud: Afklar brugernes browseradgang ift. Aula Kritisk obligatorisk Senest forud for udrulningsforløb, januar 2020 Dagtilbud: Tilmelding til teknisk støttemøde 2018 Netcompany Side 86 af 89

Migrering Dagtilbud: Udarbejdelse af migreringsplan Dagtilbud: Oprydning af data i kommunikationsplatforme, der udfases Anbefalet Skal være færdig forud for udrulning, januar 2020 Dagtilbud: Anbefalet Bestilling af dataudtræk fra leverandører Support Dagtilbud: Indmeldelse af supportberettigede Kritisk obligatorisk Skal være indmeldt inden udrulningsforløb påbegyndes. Dagtilbud: Etablering af kommunens egen supportorganisation Skal være klar til udrulningsforløbs start 8.4.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation) 8.4.2 Projektstyring 8.4.3 Uddannelse 8.4.4 Opsætning Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Dagtilbud: Kvalitetssikring af UNI-Login Kritisk obligatorisk Deadline Efterår 2019 Beskrivelse Uddybende beskrivelse Alle brugere af Aula skal gøre brug af CPR-identificerede UNI-Login, når der logges ind i Aula. Ikke alle brugere på dagtilbudsområdet er dog på nuværende tidspunkt oprettet med et CPR-identificeret UNI-Login. Hver kommune skal derfor sikre, at oprettelse af CPR-identificerede Uni-Logins er gennemført for alle brugere på dagtilbudsområdet. KOMBIT informerer løbende herom på aula.dk 2018 Netcompany Side 87 af 89

8.4.5 Migrering Titel på opgaven Prioritet: Kritisk obligatorisk, obligatorisk og anbefalet Dagtilbud: Udarbejdelse af migreringsplan Deadline Efterår 2019 Beskrivelse Uddybende beskrivelse Afklar behov for og eventuel plan og proces for migrering af data fra eksisterende løsninger på dagtilbudsområdet Læs: Understøttende materiale til dagtilbud følger Artikel 3: Oprydning i SkoleIntra og migrering til Aula 8.4.6 Support 2018 Netcompany Side 88 af 89

8.5 Foråret 2020 Udrulning til Dagtilbud Nedenstående tabel viser et overblik over arbejdsopgaver for foråret 2019. I højre kolonne er der sat ved de opgaver, der på nuværende tidspunkt er medtaget i dette kapitel og i KLIK. Uddybende beskrivelser af disse opgaver kan følge. Forår 2020 Tema Aktivitet Prioritet Nærmere deadline Opgave beskrivelse Forandringsledelse Dagtilbud: Opfølgning på brug af Aula Anbefalet Projektstyring Dagtilbud: Styring af udrulningsforløb iht. udrulningsdrejebog Kritisk obligatorisk Finder sted under udrulningsforløbet Tilmeldning til 6. Netværksmøde for projektledere Anbefalet Information om tilmelding udsendes 3 måneder før afholdes af netværksmøde Uddannelse Dagtilbud: Afholdelse af slutbrugeruddannelse Administrativt Personale Anbefalet Senest inden den decentrale opsætning af Aula på dagtilbud ifm. udrulningsforløb Dagtilbud: Afholdelse af slutbrugeruddannelse Pædagogisk Personale Anbefalet Senest inden ibrugtagningen af Aula på dagtilbud Opsætning Dagtilbud: Udfør central og decentral opsætning af Aula Kritisk obligatorisk Udføres ifm. udrulningsforløbet Dagtilbud: Gennemfør udrulningsprøve for Aula Kritisk obligatorisk Udføres som afslutning på kommunens udrulningsforløb Dagtilbud: Kommune drifter Aula Migrering Dagtilbud: Migrering af data Anbefalet Udføres ifm. udrulningsforløb Support Dagtilbud: Organisering af migrerede data i Aula Anbefalet 8.5.1 Forandringsledelse (Værdiskabelse og kommunikation) 8.5.2 Projektstyring 8.5.3 Uddannelse 8.5.4 Opsætning 8.5.5 Migrering 8.5.6 Support 2018 Netcompany Side 89 af 89