Ansøgningsskema til regional kompetenceudvikling Der kan ansøges om midler til kompetenceudviklingsforløb inden for to overordnede temaer: 1. Den borgerrettede indsats, herunder samarbejdet mellem jobcentre og a-kasser 2. Den virksomhedsrettede indsats. Formål med ansøgningen Beskriv det overordnede formål med ansøgningen til kompetenceudvikling Herning, Holstebro, Struer, Lemvig, Ringkøbing-Skjern og Ikast-Brande Kommuner ønsker at etablere et kompetenceudviklingsforløb for medarbejdere i de seks jobcentre samt for alle interesserede a-kasser i området. Forløbet vil temamæssigt ligge inden for det første tema Den borgerrettede indsats, herunder samarbejdet mellem jobcentre og a-kasser og have et todelt formål. For det første er formålet at skabe et øget netværk og yderligere relationer, fælles tilgang i samarbejdet og fælles forståelse af de konkrete muligheder i samarbejde på tværs af jobcentre og a-kasser. For det andet er formålet, at medarbejderne udvikler fælles sprog og målsætninger i arbejdet, øves i konkrete metoder og teknikker i samtalen samt bidrages med konkrete teknikker til aktivt at understøtte borgerens ejerskab for processen (empowerment). Metoder og teknikker i samtalen vil være målrettet såvel at tackle særlige udfordringer og tabuer i samtalen som at skabe progression i samtalen og i forløbet med den ledige. Effekten af forløbet forventes at være en styrket samtalepraksis samt et intensiveret og mere målrettet samarbejde på tværs af jobcentre og a-kasser med borgerens ejerskab og progression i fokus. Nærværende ansøgning omfatter uddannelse af nøglemedarbejdere i understøttelse af aktionslæring samt gennemførelse af et pilotforløb for ét hold, omfattende 20-25 medarbejdere. Vi forventer at fremsende efterfølgende ansøgning om midler til gennemførelse af kompetenceudvikling med afsæt i erfaringerne fra pilotprojektet for yderligere et antal hold. Oplysninger om ansøger(e) Hvem er hovedansøger (Angiv Jobcenter eller a-kasse og kontaktperson samt regnskabsansvarlig) Jobcenterchef Troels G. Kjærgaard Jobcenter Herning Godsbanevej 1B, 7400 Direkte tlf.: 9628 5010 E-mail: jobtk@herning.dk [Indsæt regnskabsansvarlig] Hvilke jobcentre og/eller a-kasser ansøger om midler? Jobcentrene Herning, Holstebro, Struer, Lemvig, Ringkøbing-Skjern og Ikast-Brande samt a-kasserne [indsæt a-kasser]. Angiv det antal sagsbehandlere, der forventes at deltage i forløbet (pr. jobcenter/a-kasse) Det er ambitionen, at kompetenceudviklingsforløbet skal være relevant for og udbydes til alle medarbejdere med ledighedssamtaler med ledige dagpengemodtagere i jobcentre og a-kasser i de seks kommuner. Der er en samlet forventning om, at i alt ca. XX25 personer deltager i kompetenceudviklingsforløbet. Disse fordeler sig som følger: 1
Jobcenter Herning: [indsæt antal] 3 Jobcenter Holstebro: 3 : [indsæt antal] Jobcenter Struer: [indsæt antal]: 3 Jobcenter Lemvig: [indsæt antal]: 3 Jobcenter Rinkøbing-Skjern: [indsæt antal]: 3 Jobcenter Ikast-Brande: : [indsæt antal]3 [Indsæt a-kasser og antal]lokale a-kasser : 7 I alt: 25 XX deltagere Som nævnt ovenfor søges i nærværende ansøgning om midler til gennemførelse af et pilotforløb, i alt ca. 20-25 deltagere. Oplysninger om kompetenceudviklingsforløbet Hvordan er undervisningsform og -metoder? Kompetenceudviklingsforløbet tilrettelægges ud fra en praksisnær og handlingsorienteret tilgang, som inddrager medarbejdernes eksisterende erfaringer og de dilemmaer, de møder i det daglige arbejde. Forløbet tilrettelægges endvidere således, at medarbejdernes forskellige udgangspunkt og erfaringsniveau aktiveres til at skabe erfaringsudveksling, fælles sprog og målsætninger samt en samarbejdsorienteret og refleksiv tilgang til egen praksis. Undervisningen vil foregå i en vekselvirkning med kobling af teori og praksis, hvorigennem der etableres en fælles værktøjskasse af samtaleteknikker og tilgange til arbejdet, som samtidig spilles op ad eksisterende erfaringer og konkrete cases fra dagligdagen. Kompetenceudviklingsforløbet tilrettelægges desuden ud fra en aktionslæringstilgang, hvor der arbejdes med etablering af konkrete aktionslæringsprojekter med fokus på implementering af den fælles værktøjskasse i den daglige praksis i jobcentrene og a-kasserne. Forløbet består af følgende aktiviteter: 1. Opstartsmøde mellem repræsentanter for jobcentre og a-kasser og Rambøll med det formål at afdække eksisterende videns- og erfaringsniveauer og tilpasse indholdet i forløbet. 2. Udpegning af tovholdere i de deltagende organisationer herefter udpeges tovholdere i de enkelte jobcentre og a-kasser. Tovholderne vil være Rambølls indgang til organisationerne og have til opgave at koordinere processen i de enkelte jobcentre og a-kasser Tovholderne deltager desuden i træning i forhold til at understøtte aktionslæring. 3. Træning i aktionslæring (½ dag): Tovholderne modtager træning i at understøtte aktionslæring. Rambøll tilrettelægger et forløb, hvor tilgangen præsenteres og øves og der arbejdes med konkrete værktøjer til at understøtte aktionslæring lokalt, herunder med fokus på konkrete mødedagsordener, relevante refleksionsspørgsmål etc. 4. Motivations- og bevidstgørelsesproces i kommuner og a-kasser tovholderne modtager materiale fra Rambøll til intern proces vedr. afklaring af styrker og udviklingspotentialer i samtalepraksis og i samarbejdet mellem jobcentre og a-kasser. Medarbejderne, der skal deltage i pilotforløbet,reflekterer ud fra materialet individuelt, og der afholdes et internt refleksionsmøde, hvorefter de vigtigste 2
resultater af processen sendes til Rambøll. Dette input bidrager til den konkrete tilrettelæggelse af forløbet, ligesom det påbegynder en motiverende bevidstgørelsesproces i organisationerne og hos de enkelte medarbejdere. Desuden bedes lederne sætte fokus på at understøtte motivationen for forløbet. Dette vil fx kunne ske gennem drøftelse af et par tilsendte spørgsmål eller temaer til drøftelse med medarbejderne enten enkeltvis eller i medarbejdergrupper. Rambøll leverer inspirationsmateriale til denne proces. 5. Kursusdag 1 fokus på temaerne tværgående samarbejde og empowerment. Temaerne beskrives nærmere nedenfor i afsnittet Temaer i kompetenceudviklingsforløbet. 6. Aktionslæringsprojekter som led i kursusdag 1 skaber deltagerne et antal relevante aktionslæringsprojekter, som deltagerne arbejder med indtil den næste kursusdag. Aktionslæringen understøttes af de lokale tovholdere, som samler de deltagende medarbejdere og faciliterer refleksion over erfaringerne. Et aktionslæringsprojekt handler om at omsætte ideer, viden og teori til konkrete praksisændringer, der giver mening for den enkelte i dagligdagen. Fokus vil være på at finde projekter, som vil kunne bringe jobcentre og a-kasser sammen om at arbejde med en fælles tilgang. Rambøll hjælper processen på vej ved at levere en værktøjskasse til tovholderne med konkrete forslag til proces for det enkelte aktionslæringsprojekt såvel som redskaber til at gennemføre processen ud fra aktionslæringslæringsprincipper. Formålet er at skabe en proces, som giver mulighed for afprøvning af idéer og redskaber, erfaringsopsamling og løbende redefinering af projektet. På denne vis sikres en bevidst implementeringsproces, som undervejs muliggør målrettet tilpasning af praksis og fælles erfaringsdannelse. 7. Opsamling med tovholderne Rambøll samler alle tovholdere til en opsamlingsdag (½ dag), hvor erfaringerne fra aktionslæringen drøftes. Tovholderne skal hjemmefra forberede en række læringspointer. Det er erfaringen, at dette skærper fokus i afprøvningsfasen. Ud over denne konkrete dag vil Rambøll undervejs ringe og/eller maile til de enkelte tovholdere og spørge kort ind til erfaringer, og om processen generelt er på sporet. 8. Kursusdag 2 fokus på temaerne den svære samtale og progression for borgeren. Temaerne beskrives nærmere nedenfor i afsnittet Temaer i kompetenceudviklingsforløbet. 9. Erfaringsopsamling, evaluering og anbefalinger til det videre forløb efter kursusdag 2 samler Rambøll de opnåede erfaringer med forløbet, indsamler deltagernes evaluering af forløbet og etablerer konkrete anbefalinger til, hvordan der fremadrettet kan arbejdes videre inden for de fire temaer. Erfaringsopsamlingen leveres som præsentation på møde med repræsentanter for de deltagende jobcentre og a-kasser. Erfaringsopsamlingen vil have fokus på, hvad der evt. skal ændres frem mod udrulning hos samtlige medarbejdere. Vi lægger i forløbet vægt på, at deltagerne introduceres til konkrete teknikker og metoder, og at disse afprøves i såvel kompetenceudviklingen som efterfølgende hjemme i forbindelse med aktionslæringsprojekterne. Desuden præsenteres deltagerne for en række begreber og perspektiver på fx det tværfaglige samarbejde, som er med til at skabe et fælles sprog om både ønsker og vanskeligheder med at lykkes. Det er en generel pointe fra forskning i transfer af viden fra kompetenceudvikling til praksis, at det har en betydelig positiv effekt, såfremt undervisningen følges op med konkret sikring af afprøvningsarenaer, hvor det tillærte efterfølgende testes og gøres til genstand for fælles refleksion. Dette ud fra en vurdering af, at vi med kompetenceudviklingen skal etablere fundamentet for den efterfølgende realisering af intentionen, og at det kræver både konkrete teknikker og et fælle sprog. I praksis gennemføres kursusdagene med 20-25 deltagere. Det er Rambølls erfaring, at hold af denne størrelse giver optimale muligheder for at foretage målrettede inkluderende processer med deltagerne, 3
uden at forløbet bliver sårbart over for eventuelle enkelte afbud. Hvad er varigheden af forløbet? Forløbet strækker sig, jf. nedenfor, over en ca. 4-måneders periode indeholdende to kursusdage og indledende motiverende proces, træning af tovholdere, indlagte aktionslæringsprojekter samt afsluttende erfaringsopsamling. Beskriv tidsplanen for forløbet Forløbet igangsættes med en bevidstgørende proces samt træning af tovholdere i de deltagende jobcentre og a-kasser i september 2015, og der afholdes første kursusdag i slutningen af september eller starten af oktober 2015. Herefter kører aktionslæringsprojekter frem til anden kursusdag i starten af december 2015, hvorefter der foretages erfaringsopsamling og evaluering. Temaer i kompetenceudviklingsforløbet (vedr. den borgerrettede indsats) Beskriv i hvilket omfang og hvordan følgende temaer indgår i kompetenceudviklingsforløbet og hvordan intentionerne med forløbet søges realiseret: Samtaleteknikker til øget borgerinddragelse Progression i samtalerne Håndtering af den vanskelige samtale Udvikling af samarbejdsrelationer mellem jobcentre og a-kasser Viden om muligheder i det ordinære uddannelsessystem Kompetenceforløbet vil fokusere på fire temaer: tværgående samarbejde empowerment at den ledige understøttes i at tage ansvar for eget forløb den svære samtale progression for borgeren. Forløbet tager afsæt i Håndbog i jobrettede samtaler, som Rambøll udarbejdede for Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering i maj i år, og vil med baggrund heri samt i medarbejdernes egne erfaringer fra konkrete cases skabe praksisnær læring. Jobcentrene og a-kasserne står under hensyntagen til implementeringen af reformarbejdet over for forandringer i samtalefrekvens, i rammerne for samt tilgange til samtalerne. Det betyder, at et endnu tættere samarbejde mellem jobcentre og a-kasser er motiveret. Forløbet sætter i den forbindelse fokus på det tværgående samarbejde skabelsen af fælles sprog, fælles måldannelse for samtalerne, rollefordeling, forventningsafstemning, samt på hvordan man kan opnå en fælles udviklingsorienteret samarbejdskultur, der sikrer fortsat fælles læring og praksisstyrkelse. Det er af denne grund også et særskilt formål, at deltagerne i løbet af kursusdagene og aktionslæringsprocessen får talt sammen og lærer hinanden at kende, så det allerede eksisterende netværk styrkes og udbredes på tværs af jobcentre og a-kasser. Dette formål vil blive indfriet igennem valget af inkluderende processer, hvor dialog og drøftelse af erfaringer i tværgående grupper og sammenhænge vil blive vægtet højt. Tilsvarende vil det tværgående samarbejde blive understøttet igennem etableringen af tværgående aktionslæringsprojekter, som løbende giver anledning for deltagerne til at erfaringsudveksle, evaluere og justere aktionslæringsprojektet og arbejdet med implementering i praksis på tværs af jobcentre og a-kasser. I forhold til temaerne empowerment og den svære samtale bliver deltagerne bl.a. præsenteret for teknikker med afsæt i game-mastering, den motiverende samtale (i bred forstand), samtale- og forløbsstyring, det at håndtere de forskellige roller myndighed vs. coach, det at tackle tabuer i samtalerne som fx alkohol, hygiejne, psykiatri m.m. Endelig vil indgå, at der sættes fokus på brug af de digitale redskaber, dvs. hvordan jobkon (joblog) og planner/selvbooking samt Min plan kan anvendes aktivt til at involvere borgeren og skabe ejerskab. Der vil i disse temaer være fokus på at skabe fælles sprog og forståelsesramme, og processen vil inddrage konkrete erfaringer fra deltagerne. Formålet er at 4
skabe rammerne for faglige drøftelser, som kan understøtte en mere reflekteret praksis i hverdagen. Det sidste tema om borgerens progression vil sætte fokus på smidig integration af konkrete systematiske teknikker til progressionsskabelse i forløb og samtaler med borgeren. Formålet er at sikre en fælles værktøjskasse og styrke den fælles opmærksomhed på mulighederne for aktivt og systematisk at understøtte borgerens udvikling og ikke mindst at registrere udviklingen, så den kan anvendes motiverende i forløbet. Beskriv eventuelle øvrige temaer, der indgår i kompetenceudviklingsforløbet Der indgår ikke yderligere temaer. Temaer i kompetenceudviklingsforløbet (vedr. den virksomhedsrettede indsats) Beskriv i hvilket omfang og hvordan følgende temaer indgår i kompetenceudviklingsforløbet og hvordan intentionerne med forløbet søges realiseret: Strategi for virksomhedsindsatsen Lokalt/regionalt arbejdsmarkedskendskab Systematisk anvendelse af viden/metoder i virksomhedsindsatsen Kompetenceudviklingsforløbet er ikke målrettet den virksomhedsrettede indsats. Ansøgning om denne del følger sandsynligvis ved ansøgningsrunde i 2016. Vi har vurderet, at vi står med de største potentialer på den første del og at vi får de største gevinster ved at fokusere her i første ansøgningsrunde. Beskriv, eventuelle øvrige temaer, der indgår i kompetenceudviklingsforløbet Der indgår ikke yderligere temaer. Organisatorisk forankring af kompetenceudviklingen Beskriv hvilke specifikke kompetencer forløbet vil tilføre sagsbehandlerne Kompetenceudviklingsforløbet vil bidrage til, at sagsbehandlerne får: konkrete teknikker i samtalerne fælles sprog på tværs af jobcentre og a-kasser fælles forståelse af rollefordeling og målsætninger teknikker til at skabe empowerment teknikker til at tackle tabuer i samtalerne værktøjskasse til systematisk arbejde med progression i samtalerne. Disse teknikker og værktøjer arbejdes der målrettet med at implementere i dagligdagen gennem aktionslæringsprocessen, som understøttes af procesplanlægning og en processuel værktøjskasse. Herigennem bidrages sagsbehandlerne med en mulig tilgang til fortsat refleksivt implementeringsarbejde, ligesom der understøttes en styrket refleksions- og forandringskultur på tværs af jobcentre og a-kasser. Tovholderne opøver desuden kompetencer i gennemførelse af aktionslæring. Beskriv hvordan ledelsen involveres i kompetenceudvikling af medarbejderne Ledelsen involveres i den indledende proces i forhold til at motivere medarbejderne og skabe en fælles forståelse af, hvorfor kompetenceudviklingen er vigtig. Der vil blive sat fokus på, hvordan såvel nye medarbejdere med stort værktøjsmæssigt behov som mere erfarne medarbejdere kan profitere af kompetenceudviklingen. Når man ønsker at skabe ny tværgående samarbejdskultur og et fælles sprog om en fælles værktøjskasse, er det afgørende at inkludere alle de relevante medarbejdere. Nogle vil naturligt være i en mere modtagende rolle, mens andre vil kunne bidrage med erfaring fra konkrete cases. Rambøll 5
leverer inspirationsmateriale til den indledende proces. Beskriv hvordan læringen fra kompetenceudviklingen omsættes til handling i dagligdagen Læringen fra kompetenceudviklingen omsættes til konkret praksisændring igennem aktionslæringsprojekterne imellem de to kursusdage. Her arbejdes med konkret implementering og refleksiv tilpasning af de tillærte teknikker og metoder. Processen tilrettelægges således, at der arbejdes på tværs af jobcentre og a-kasser. Konkret vil der blive dannet arbejdsgrupper med medarbejdere fra jobcentre og a-kasser, som alle i fællesskab definerer nogle elementer, de ønsker at arbejde med at implementere i dagligdagen. De foretager herefter en fælles definering af projektets indhold og dets mål, hvorefter de aftaler processen i forhold til senere refleksion og justering af projektet. Denne cykliske eller iterative proces planlægges at blive gentaget, således at projektet har nået at udvikle sig og blive justeret på baggrund af bevidst erfaringsdannelse, inden projektet enten afviser eller anbefaler fortsat implementering af projektets praksis i dagligdagen. Rambøll understøtter processen gennem udlevering af værktøjskasse til tovholderne indeholdende processuelle redskaber samt konkret forslag til strukturering af de enkelte aktionslæringsprojekter. Der afholdes desuden opfølgningsdag, og er indtænkt en løbende kontakt til tovholderne. Målet med aktionslæringsprocessen er ikke blot at skabe konkrete forandringer i praksis hos den enkelte medarbejder. Det er også at skabe gode oplevelser med tværgående samarbejde og erfaringsudveksling og på denne måde styrke den tværgående refleksions- og samarbejdskultur. Beskriv hvordan læringen fra kompetenceudviklingen videreformidles til sagsbehandlere, der ikke har deltaget i forløbet Aktionslæringsprojekterne kan inddrage eventuelle medarbejdere, som ikke har deltaget i kompetenceudviklingen. På denne måde vil der opstå faglige dialoger undervejs, som vil videreformidle væsentlige dele af kompetenceudviklingens teknikker og metoder, ligesom medarbejderne igennem afprøvningen i praksis bidrages med erfaringer, som vil gøre det muligt at indgå i redefineringen af aktionslæringsprojekterne på lige fod med de øvrige medarbejdere. Beskriv succeskriterier for kompetenceudviklingsforløbet Kompetenceudviklingsforløbet er en succes, hvis: medarbejderne samarbejder mere på tværs samarbejdet fungerer mere smidigt og nemt der opleves en klar rollefordeling og fælles målforståelse i samarbejdet medarbejderne føler sig bedre rustet til samtalerne medarbejderne oplever, at det er nemmere at understøtte empowerment hos borgeren medarbejderne har nemmere ved at tage den svære samtale der er et øget systematisk fokus på progression i samtalerne de ledige oplever processen som mere positiv de ledige oplever en øget progression de ledige opnår hurtigere selvforsørgelse Beskriv hvordan kompetenceudviklingsforløbet planlægges evalueret Som en del af den indledende motivationsskabende proces udleveres to små spørgeskemaer med ca. 5-10 spørgsmål i hver til medarbejderne. Her bedes de besvare spørgsmål vedrørende det eksisterende samarbejde, og den samtalepraksis de har i arbejdet. Besvarelsen af disse spørgsmål har tre formål. For det første sætter det tanker i gang om egen praksis og det omkringliggende samarbejde, som er med til at spore tankerne ind på de ting, som bliver vigtige i kompetenceudviklingsforløbet. For det andet vil svarene bidrage Rambøll med viden om deltagernes udgangspunkt og de eksisterende samarbejdsstrukturer en viden der vil indgå i forberedelserne af forløbet. For det tredje anvendes svarene som baseline i en 6
evaluering af, om forløbet har bidraget med det, det skulle. Dette sker ved at Rambøll ved afslutningen af den sidste kursusdag udleverer de samme spørgeskemaer til udfyldelse blandt deltagerne. Forandringen i svarene vil herefter blive registreret, og denne viden vil blive taget med i den samlede erfaringsopsamling, som på et møde leveres tilbage til repræsentanterne for de deltagende jobcentre og a-kasser. Erfaringerne indgår i design af den efterfølgende kompetenceudvikling for øvrige medarbejdere, som vil indgå i en efterfølgende ansøgning. Ud over de to spørgeskemaer vil deltagerne ligeledes efter kursusforløbet blive bedt om at vurdere forløbet, underviserne og tilgangen til undervisningen samt blive bedt om at dele ris og ros. Dette vil ligeledes indgå i den afsluttende erfaringsopsamling på forløbet. Hvordan de ledige oplever samtalerne samt i hvilken grad de opnår hurtigere selvforsørgelse kunne være interessant at undersøge. Dette er imidlertid en egentlig effektevaluering værdig, som ikke er i fokus for de udmeldte midler. Ansøgt beløb og budget Aktivitet Timer Pris Opstartsmøde med deltagelse af to konsulenter inkl. 30 39.000 forberedelse, motivations- og bevidstgørelsesproces herunder etablering af inspirationsmateriale og spørgeskemaer mv. samt dialog med tovholdere Forberedelse af kursusdag for tovholdere 10 13.000 ½ kursusdag for tovholdere 15 19.500 Forberedelse af kursusdag 1 15 19.500 Gennemførelse af kursusdag 1 for pilothold på 20-25 deltagere 25 32.500 to konsulenter deltager Aktionslæringsprojekter etablering af værktøjskasse samt 12 15.600 dialog med tovholdere Løbende støtte til tovholdere samt forberedelse af 15 19.500 opsamlingsdag Opsamlingsdag (½ dag) 15 19.500 Forberedelse af kursusdag 2 15 19.500 Gennemførelse af kursusdag 2 for pilothold på 20-25 deltagere 25 32.500 to konsulenter deltager Evaluering, erfaringsopsamling og anbefalinger til det videre 30 39.000 forløb samt deltagelse på erfaringsopsamlingsmøde Projektledelse 10 13.000 I alt, til og med pilotforløb 217 282.100 7