134 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 5. oktober 2011 Start kl. 17.00, slut kl. 19.00 Tilstede var Brian Skræm, Eigil Stausholm, Christian Vestergaard, Tina Holm, Søren Andersen, Frede Skrubbeltrang, Iver Eriksen, Lone Vammen og Lotte Bang. Dagsorden: 1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 3. Strategiplan for håndværker afdelingen 4. Fusion fortsættelse af due diligence 5. Voldspolitik 6. Nytårsarrangement 7. Dato og forslag til emner til næste møde 8. Eventuelt 9. Resume af beslutninger 1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde Søren Andersen mener vi skulle have punktet Rammeaftale på dagsordnen. Årsagen til, at det er udskudt er at Østparken først har det på dagsordnen til den 11. oktober 2011. Dagsorden er godkendt Christian Vestergaard spørger til anmeldelse til ansvarsforsikringen. Lotte Bang orienterer at den er sendt ind og hun har rykket mæglerne i går, som kunne orientere om at det er noget langsommeligt med ansvarsforsikringssager så vi ved ikke hvornår vi hører fra dem. Beslutningsgrundlag for en medarbejder til driftsafdelingen er sendt rundt. Christian Vestergaard kan ikke støtte den trufne beslutning om ansættelsen af en medarbejder i tekniskafdeling, da han ikke er overbevist om at der er et behov. Godkendelse af referater fra den 6. september 2011 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Godkendt Side 2 Karina har været i gang med regulering af a conto på varmeregnskaberne i Boligselskabet Østparken fordi Brunata ikke kunne lave beregningerne, hun er færdig nu. Side 3 Lone omdeler kommentarer fra tillidsrepræsentanten, hvor hun tilkendegiver at hun er utrolig ked af det nyeste indlæg i Kontakten, hvor en tidligere kollega er blevet hængt ud - kopi vedlagt. Derfor spørger hun bestyrelsen: hvor går tavshedspligten til, som bestyrelsesmedlem? Søren Andersen reagerer på samme måde, han bliver vred over at det er blevet tilladt at hænge en medarbejder ud på den måde. Han vil gerne vide hvem der har tilladt at offentlig gøre disse oplysninger som principielt er en Vivabolig sag som burde konfirmeres i Vivaboligs bestyrelse. Brian Skræm forklarer, at vi
135 har med et bestyrelsesmedlem at gøre som har tilkendegivet at hun ikke vil overholde tavshedspligten og Østparkens bestyrelse har på et møde vedtaget ikke at have censur på bladet, derfor er det kommet i bladet. Iver Eriksen er enig med Søren Andersen, som siger det er utilstedeligt og forstår godt at personalet reagerer. Det er ikke det Vivaboligs bestyrelse står inde for og vi skal sikre det ikke sker igen. Christian Vestergaard er enig med Søren Andersen i, at det er uheldigt, men mener ikke det er direkte brud på tavshedspligten, da der ikke specifikt er nævnt navn på den pågældende medarbejder. Hvor går tavshedspligten personsager og personhenførbare oplysninger. Vi bør udarbejde en forretningsorden for bestyrelserne, hvori det er præciseret hvad tavshedspligten indeholder. Østparkens bestyrelse har på sidste møde opfordret Ann Bylund Andersen til at trække sig som bestyrelsesmedlem, da en enig bestyrelse konfronterede hende med brud på tavshedspligten, hun pointerede at hun ikke havde til hensigt at overholde tavshedspligten. Vi har fået en invitation fra Alabu Bolig til et fyraftensmøde omkring tv-signaler og internetforbindelser, herunder de muligheder og begrænsninger der er. Den 15. november 2011 kl. 16.30 20.00. Invitation er rundsendt Lotte Bang samler deltagerne. Iver Eriksen ønsker at vi indhenter et kollektiv tilbud på et alternativ til YouSee. Vi afventer for at høre om de har noget spændende at berette. Kredsweekend konference den 11-12. november 2011- invitationen er sendt rundt. Formandsmøde 4. kreds torsdag den 3. november 2011 slip anerkendelsen løs. Social intelligens, anerkendende kommunikation, trivsel og samarbejde invitationer er sendt ud. Den 19. november 2011 - afdelingsbestyrelsens rolle i udsatte område. Jens B. Hansen har sendt et tilbud på 1 aftens kursus det er ikke som lovet uden beregning. Pris kr. 12.340. Vi ser os om efter et alternativ, da det er dyrt.
136 3. Strategiplan for håndværkerafdelingen Intet ud over hvad der står i direktionsrapporten. 4. Fusion fortsættelse af due diligence Administrationen anbefaler regnskabsår 31/12 Bestyrelsen mener det skal være det der er nemmest for administrationen. Vi skal være OBS på at beboermøderne så skal holdes i marts/april/maj måned. Vi skal minimum have 8 uger til at udarbejde årsregnskaberne og 1 uge til revisionen. Vi kan risikere at vi får færre til at komme til møderne i april og maj. Vi kan prøve om vi kan effektivere afvikling af regnskabsog budgetmøder og afdelingsmøder. Det er vigtigt at det er individuelt som bestyrelserne ønsker. Vi kunne anbefale at lave beboermøderne om til tidligere på dagen. Sammensætning af repræsentantskabsmøde vi arbejder videre med flere forslag. Alternativ 4 slettes ingen relevans. 5. Voldspolitik Christian Vestergaard spørger, hvordan vi har tænkt at introducere det for ejendomsfunktionærerne. Vi sætter det på som et punkt på dagsordnen til et fællesmøde. Voldspolitikken godkendt Vi har fået en trusel fra en lejer på Store Tingbakke. Han siger hvis ikke vi trækker rykkergebyret på 259 tilbage bliver Vivabolig lukket. 6. Nytårsarrangement Sidste år brugte vi 475 pr. kuvert svarende til 60 % af budgettet. Østparken havde tidligere et weekend ophold i Rebild. Boligselskabet Limfjordens bestyrelse er enige om at det skal være samme niveau som tidligere år. Iver Eriksen syntes det er en fin ide. Christian har ikke ændret holdning, syntes stadig det er for ekstravagant. Brian Skræm tager den med på næste møde i Boligselskabet Østparken for at høre hvordan stemningen er for at deltage. 7. Dato og forslag til emner til næste møde Dato for næste møde: Punkter til næste møde: Godkendelse af referater fra de sidste 2 møder Brainstorming fusion Due diligence - fortsat Rammeaftale Næste møde den 7. november kl. 17
137 8. Eventuelt Brian Skræm har købt hus og flytter fra Boligselskabet Østparken pr. den 15. januar 2012. 9. Resume af beslutninger Næste møde mandag den 7. november 2011 Kommentar til referatet. Christian Vestergaard ønsker tiløjet at han ikke støtter en udvidelse af driftsafdelingen. Voldspolitik godkendt Punkter til næste møde: Brainstorming fusion Due diligens Rammeaftale Lotte Bang Referent Brian Skræm Frede Skrubbeltrang Søren Andersen Eigil Stausholm Formand Næstformand Tina Holm Iver Eriksen Christian Vestergaard
138