Kendelse afgivet i MR s Erhvervsetiske Nævn den 17. september 2002 1. Forløb Klager klager over sagsforløbet i forbindelse med Indklagedes medvirken ved ansættelsen af ny kommunaldirektør i XX Kommune. Ved første samtale med ansættelsesudvalget, hvor der ikke medvirkede konsulent, fik Klager oplyst, at de ansøgere, der gik videre til 2. runde, forinden skulle gennemgå en test med et konsulentfirma. Klager har herom anført følgende: Den juni 2002 var jeg til 1. samtale med ansættelsesudvalget. Samtalen varede ca. 1 time og der medvirkede ikke konsulent i denne samtale. Jeg fik under samtalen oplyst, at de ansøgere, der gik videre til 2. runde, forinden skulle gennemgå en test, der ville finde sted torsdag den 13. juni. 2002. Om aftenen, mens jeg var til byrådsmøde, blev min kone ringet op af borgmesteren, der orienterede hende om, at jeg gik videre i forløbet. Han bad hende om min e-mail adresse. Konsulenten ville så sende mig en mail med testen. Tirsdag den 11. juni checkede jeg flere gange min mail. Også i løbet af onsdagen checkede jeg flere gange. Jeg var lidt forundret over ikke at have hørt noget, da jeg jo skulle til samtale om torsdagen. Onsdag aften modtog jeg mail en, der indeholdt et brugernummer og et password til testen, der foregik via nettet. Det oplystes også, at ud over Konsulent AA og Konsulent BB fra Indklagede ville borgmesteren samt 2 repræsentanter fra ansættelsesudvalget deltage i samtalen om torsdagen. Jeg gik ind på Indklagede s hjemmeside og koblede mig på testen. Da jeg havde udfyldt den 1. side og skiftede til næste, røg jeg af systemet, der oplyste, at jeg nu skulle have nyt brugernummer og password for at kunne koble mig på igen. Jeg ringede til den angivne telefonnummer. Der var telefonsvarer på. Jeg ringede til Konsulent AAs mobiltelefonnummer. Der var telefonsvarer på. Jeg indtalte besked. Ca. ¾ time senere blev jeg ringet op af Konsulent AA, der oplyste, at han ikke kunne sende mig et nyt password, før han var tilbage på sin bopæl. Jeg ville modtage det ca. kl. 20. Efter at have modtaget mail en koblede jeg mig igen på systemet. Da jeg kom til et af de sidste spørgsmål i testen, kunne systemet ikke registrere mit svar. Jeg sendte efter at have sluttet testen en mail til Konsulent AA om problemet. Han svarede, at systemet så blot ville registrere mig som normaldansker på dette punkt. På mødet næste dag var følgende tilstede: Konsulent AA, Konsulent BB, borgmesteren, en repræsentant fra direktionen samt tillidsrepræsentanten. Jeg meddelte ved mødets start, at jeg ikke fandt fremgangsmåden etisk korrekt. Efter min opfattelse bør en sådan samtale finde sted mellem ansøger og konsulent alene og i hvert fald ikke med deltagelse af menige medarbejdere. Konsulent AA oplyste, at det var hans forslag. Vi enedes om at tage dette spørgsmål op efterfølgende. Den 17. juni var jeg til anden samtale i XX Kommune. I mødet deltog ansættelsesudvalget samt Konsulent AA og Konsulent BB. Jeg blev af Konsulent AA bedt om selv at gennemgå testen ud fra søjlerne, der blev vist på en storskærm. Et stykke henne i samtalen gik det op for mig, at Konsulent AA på baggrund af testen havde udarbejdet en personvurdering af mig, som hele ansættelsesudvalget havde set. Vurderingen blev
også vist på storskærmen, og jeg blev bedt om at kommentere den. Jeg havde ikke på noget tidspunkt tidligere set denne vurdering og havde ikke haft mulighed for at kommentere den inden mødet. Klager har på grundlag af ovenstående gjort gældende, at forløbet er i strid med MR s Kodeks for brancheetik og principper for god forretningsskik herunder at punkterne 2 og 3 under Afrapportering i afsnittet under Udfyldende bestemmelser konsulentopgaver med personvurdering er overtrådt. Klager henviser særligt til: Jeg vil gerne bede om MR s vurdering af: Fremgangsmåden på mødet den 13. juni 2002, herunder navnlig deltagerkredsen Fremgangsmåden på mødet den 17. juni 2002, herunder om principperne under afrapportering i Kodeks en er opfyldt. Indklagede har kommenteret klagen således: Indklagede s rolle i forbindelse med ansættelsen af Kommunaldirektør i XX Kommune kan ses i medsendte aftalegrundlag, som blev tilsendt XX Kommune 10. april 2002. Jeg kan dertil føje, at Indklagede s rolle alene er at teste kandidater i slutforløbet af en ansættelse og gennem dialog, at lade kandidaterne gøre rede for deres egen Personprofil, som fremgår af testresultatet. Et eksempel herpå vedlægges. Forinden havde det samlede ansættelsesudvalg på ca. 12 personer gennemgået Indklagede s JobKravsProfil og dermed opstillet en idealprofil, som de kunne sammenholde med den personprofil kandidaterne tegnede gennem testresultatet og den dialogbaserede samtale om testresultatet. Sideløbende havde Borgmesteren selv gennemgået en tilsvarende test og fået tilbagemelding og dialog omkring testresultatet. Borgmesteren var herefter klædt på til selv at sammenholde egen profil med den personprofil kandidaterne tegnede og således vurdere problemer og muligheder i samarbejdet. Indklagede s rolle var således at skabe en meningsfyldt dialog mellem et stort ansættelsesudvalg og de enkelte kandidater. Dette ville være opfyldt ved at klæde alle parter på til samtalen. Kandidaterne fik gennem test tilbagemeldingen og dialogen i miniansættelsesudvalget en 1½ times gennemgang og dermed en aktuel og grundig viden om det grundlag det samlede ansættelsesudvalg havde for den afsluttende samtale med kandidaterne. Det var aftalt med XX Kommune, at Indklagede tirsdag d. 11. juni skulle modtage besked om hvilke kandidater der gik videre til næste runde samtale og deres e-mail adresser. Men der opstod en forsinkelse det betød, at Indklagede først kunne sende invitation og test onsdag d. 12. juni Kl. 17.30 på e-mail. Vi vurderede, at fristen var kort, men set i lyset af at kandidaterne var orienterede om det videre forløb og da alle kandidater i forvejen sad i stillinger på direktions-niveau, kunne fristen accepteres. Hvis der måtte være problemer, kunne der forventes proaktivitet fra kandidaterne og dermed aftale om praktisk løsning af et evt. problem.
Når man arbejder med testning via Internettet, vil der altid være den usikkerhed, at forbindelsen til nettet af en eller anden grund afbrydes. Indklagede har af sikkerhedsgrunde valgt, at hvis forbindelsen afbrydes skal kandidaten have tilsendt et nyt password - derfor vil der altid af mailen fremgå et telefonnummer, hvor man rimeligt hurtigt kan få fat på en konsulent, uanset aften eller weekend. Indklagede s KompetenceProfil består af 2 dele. En Persontest del, hvor kandidaten udsættes for en række udsagn, han skal svare enig eller uenig til. Ud fra kandidatens afkrydsninger på disse fremstilles en PersonProfil, som kandidaten først får kendskab til under den efterfølgende samtale. Den 2 del af KompetenceProfilen består af en Selvevaluering, hvor kandidaten vælger hvilke tekster der bedst beskriver hans personlige adfærd. Igennem arbejdet med 2.del bliver kandidaten bekendt med testsproget og får mulighed for at opbygge en aktuel holdning til den Personprofil, der efterfølgende skal evalueres sammen med konsulenten. Det problem Klager omtaler gælder 2. del og har derfor ingen betydning for selve testresultatet, hvilket dog er vanskeligt at kommunikere telefonisk. Derfor sammenblandingen. Da jeg samtidig véd, han har været igennem selvvurdering af samtlige træk, er jeg sikker på han har gennemgået den tankerække, der er nødvendig for samtalen om testresultatet. At konsulenten ikke modtager hans færdige selvvurdering er uden betydning, da det ikke indgår i vor forberedelse. Indklagede vælger så vidt muligt at gøre aftestning og testsamtale dialog baseret. Det indebærer, at vi gerne ser flere deltagere i dialogen om testresultatet. Man skal i den forbindelse huske, at Indklagede s KompetenceProfil alene er en adfærdstest og ikke en egentlig psykologisk test. Samtidig arbejder vi med en høj grad af åbenhed, hvilket indebærer, at testresultatet i forbindelse med den efterfølgende samtale kan ændres, eller omformuleres, eller forklares. Alt sammen på en måde hvor det integreres i testen, såfremt kandidat og dialogpartnere er enige. Indklagede s konsulent foretager ikke en selvstændig vurdering af kandidatens egnethed, men overlader dette helt til ansættelsesudvalget. Og da dialogen er så væsentlig, ønsker vi så vidt muligt, at alle der skal træffe beslutning også deltager i dialogen. Dette kan være vanskeligt med så store ansættelsesudvalg og i dette tilfælde udpegede XX Kommune et miniudvalg af repræsentanter fra det store ansættelsesudvalg. Dermed sikrer vi, at konsulentens evt. egne subjektive vurderinger i stor udstrækning elimineres. At der deltog menige medarbejdere i miniudvalget er blot et udtryk for XX Kommunes ansættelsespolitik, som jeg ikke skal forholde mig til. Kandidaterne tilbydes altid en efterfølgende dybere samtale med konsulenten alene med henblik på drøftelse af kandidatens personlige udvikling. Men Indklagede vil aldrig bringe informationer videre, som kandidaten ikke selv vil informere ansættelsesudvalget om. Derfor ligger tilbuddet om denne samtale altid efter beslutning om hvilken kandidat der ansættes. Klager er ligeledes blevet tilbudt efterfølgende samtale. Det er altid vanskeligt at strukturere samtalen i det store ansættelsesudvalg således at kandidaten får mulighed for reelt at komme til orde og komme rundt om alle relevante forhold. Herunder beskrivelse af egen personlig adfærd.
Indklagede tager derfor udprint af den rapport der forudgående er grundigt gennemgået med kandidaten og uddeler denne umiddelbart før kandidaten kommer ind i lokalet, til samtlige deltagere. Desuden vises oversigtsbilledet på storskærm af samme rapport. Kandidaten får derefter mulighed for at gennemgå profilen og knytte sine kommentarer til denne. Vel at mærke kommentarer og vurderinger han netop kort tid forinden har siddet og diskuteret med miniudvalget. Derudover stiller Indklagede s konsulent supplerende spørgsmål for at hjælpe på hukommelsen. I slutningen af samtalen præsenterer Indklagede s konsulent sine kommentarer i stikordsform og resumé på én A4 side, som deles rundt og præsenteres på stormskærm. Konsulenten gennemgår dette og kandidaten får herefter mulighed for at kommentere. I sidste del af samtalen stiller samtlige medlemmer i ansættelsesudvalget spørgsmål og går i dialog med kandidaten. I denne del holder konsulenten meget lav profil. Til sidst vil jeg præcisere, at der i nævnte ansættelse ikke er udsendt rapporter til ansættelsesudvalget, men blot omdelt det materiale kandidaten selv har haft grundig gennemgang af og må forventes at relatere sit eget indlæg op mod, samt konsulentens stikord og resumé, så ansættelsesudvalget ikke præsenteres for anden information end den kandidaten ser og har mulighed for at kommentere. Indklagede ønsker på alle måder at optræde seriøst og ærligt i sin kommunikation med kandidater og kunder. Vi opfatter ikke vor test som en personvurdering, men udelukkende et oplæg til en dialog med en grundlæggende systematik for samtalen. Vi giver ikke kunderne yderligere vurderinger end det de oplever under samtalen med kandidaterne og vurderer således, at vi ikke bryder Kodeks for brancheetik og principper for god forretningsskik. I den konkrete situation XX Kommune, har der således været en forberedende samtale med kandidaten, hvor dele af ansættelsesudvalget deltager og efterfølgende den endelige dialog, hvor hele ansættelsesudvalget deltager. Kandidaten fik under den anden samtale først ordet og mulighed for at fortælle om sin profil og de drøftelser der havde fundet sted på den første samtale. Konsulenten kommer herefter med sine observationer og stiller uddybende spørgsmål mens kandidaten er til stede og derfor får mulighed for at knytte yderligere kommentarer. Når alle kandidater har haft samtale nummer 2 vurderer ansættelsesudvalget det samlede indtryk og stiller i den forbindelse evt. supplerende spørgsmål til konsulenten. Konsulenten kommer ikke på noget tidspunkt med en samlet personvurdering. Det står således tilbage at vurdere, om den oplistning af observationer som lægges frem via OH-planche og deles rundt i skriftlig form kan opfattes som en personvurdering. I så fald vil vi ophøre med dette og udelukkende foretage en mundtlig fremføring. Klager har kommenteret Indklagedes udtalelse og blandt andet anført følgende: Efter min opfattelse er der helt klart tale om en personvurdering, som jeg i henhold til Kodeks for brancheetik burde have forelagt til udtalelse. Når Indklagede benytter en fremgangsmåde, hvor kandidaten selv skal fremlægge testresultatet ud fra den grafiske fremstilling (bilag 1), bør man også have tilsendt denne.
Som sidste del i sagens oplysning fik Indklagede lejlighed til at kommentere Klagers kommentar. Dette ønskede Indklagede dog ikke. 2. Kodeks for brancheetik og principper for god forretningsskik I MR s kodeks brancheetik og principper for god forretningsskik hedder det, at: Medlemmerne i Managementrådgiverne skal tilføre værdi til kunderne og i alle henseender være professionelle, anstændige og loyale. Punkt 6 under generelt lyder: Det skal sikres ved, at medlemmerne altid behandler kundernes - og egne medarbejdere samt ansøgere anstændigt. I præamblen i de udfyldende bestemmelser om personvurdering andet afsnit lyder det: Ved konsulentopgaver, hvori der indgår personvurderinger, fokuseres der på, hvordan en person(er) lever op til de krav, som et konkret ansættelsesforhold indebærer, samt på de handlinger og den adfærd, der skal understøtte opgaveløsningen. Den vurdering, der gennemføres, skal udgøre en helhed omfattende indholdet i de konkrete arbejdsfunktioner/det konkrete job, organisationens struktur og funktion samt personens opgavevaretagelse og vilkår. Punkt 1 i præamblen i de udfyldende bestemmelser om personvurdering lyder: Medlemmerne skal sikre, at de personer, der er genstand for vurdering, sikres en fair behandling via: Åbenhed om formål og fremgangsmåden før iværksættelse. Punkt 3 under Aftalegrundlag og information i de udfyldende bestemmelser om personvurdering lyder: Medlemmerne skal tilstræbe en ligeværdig dialog med de personer, der er genstand for vurdering. Dialogen skal sikre de vurderede personer reel mulighed for at forholde sig til - og kommentere - de fremkomne vurderinger. Punkt 4 under Aftalegrundlag og information i de udfyldende bestemmelser om personvurdering lyder: Medlemmerne skal sikre, at personer, der vurderes, orienteres både mundtligt og skriftligt om opgavens tilrettelæggelse og forløb. Punkt 1 under Metoder i de udfyldende bestemmelser om personvurdering lyder: Medlemmerne skal sikre, at personvurderinger sker på basis af kendte og accepterede metoder. Kundevirksomheden og de personer, der vurderes, skal orienteres om vurderingskriterier og acceptere disse. Punkt 2 under Afrapportering i de udfyldende bestemmelser om personvurdering lyder: Inden den endelige afrapportering skal medlemmet altid gennem både en personlig samtale og en skriftlig afrapportering til de personer, der har været genstand for vurderingerne, orientere sagligt og fyldestgørende om resultatet af vurderingerne. Indholdet i denne orientering skal være i overensstemmelse med den endelige rapportering til kundevirksomheden. Punkt 3 under Afrapportering i de udfyldende bestemmelser om personvurdering lyder: Ved konsulentopgaver, der omfatter personvurdering, skal de vurderede personer - inden for en aftalt frist - kunne fremsætte skriftlige bemærkninger til medlemmets vurdering. Sådanne bemærkninger vedlægges rapporten i skriftlig form. 3. Nævnets udtalelse
Det er afgørende for, om reglerne i Kodeks for brancheetik og principper for god forretningsskik er overtrådt, om forløbet kan karakteriseres som en personvurdering. Det er nævnets opfattelse, at dette er tilfældet. Der er særlig lagt vægt på, at konsulentfirmaet har foretaget en nærmere vurdering af, hvorvidt Klager med sine kvalifikationer vil kunne bestride jobbet som kommunaldirektør. Der skal henvises til præamblen herom. Nævnet er i øvrigt af den opfattelse, at proceduren ville være en personvurdering, uanset om observationerne fremlægges skriftligt, på en OHP eller alene mundtligt. Punkt 4 i de udfyldende bestemmelser lyder: Medlemmerne skal sikre, at personer, der vurderes, orienteres både mundtligt og skriftligt om opgaven tilrettelæggelse og forløb. Det er nævnets opfattelse, at dette ikke er sket. Nævnet har lagt til grund, at Klager til den første samtale (uden Indklagede) fik at vide, at han skulle gennemgå en test, såfremt han gik videre til anden samtalerunde. Indklagedes orientering til klager om testen foregik alene via den mail, som Indklagede tilsendte Klager aftenen inden samtalen med miniansættelsesudvalget den 13. juni. Mailen til Klager indeholdt information om testen, samtale og testtilbagemelding. Miniansættelsesudvalget var også nævnt i mailen. Telefonsamtalen samme aften med Indklagede foregik på initiativ af Klager og omhandlede det nye password. Såfremt Indklagede orienterede mundtligt om testen, kan dette ikke siges at være en del af proceduren, men alene et udtryk for et tilfælde. Endvidere er proceduren i strid med punkterne 2 og 3 under Afrapportering. Det lægges til grund, at Klager så resultatet af sin internet-test første gang på mødet med miniansættelsesudvalget den 13. juni 2002. Klager har således ikke haft lejlighed til at kommentere resultaterne alene over for Indklagede, inden testkøber så testen. Den tilbagemelding, Indklagede tilbyder samtlige testtagere som afslutning på forløbet, kan ikke erstatte en personlig samtale og en skriftlig afrapportering til de personer, der har været genstand for vurderingerne inden den endelige afrapportering. Også i den del af branchen, som ikke er medlem af MR, er det normal procedure, at testtager får lejlighed til at fremsætte mundtlige og skriftlige bemærkninger til testen, inden resultaterne kommer til testkøbers kendskab. Indklagede anvender altså en metode, som på et væsentligt punkt er anderledes end resten af branchen. Derfor er det særlig vigtigt at opfylde kravet i punkt 1 under Metoder i de udfyldende bestemmelser for personvurdering. Testtager skal orienteres både skriftligt og mundtligt om opgavens tilrettelæggelse og forløb. Afslutningsvis skal det bemærkes, at testforløbet har været gennemført under betydeligt tidspres. Eksempelvis skulle Klager gennemføre testen i et meget kort tidsrum og Indklagede skulle herefter behandle Klagers test på under en arbejdsdag. Indklagede burde have afvist at gennemføre testforløbet under disse forhold. 4. Konklusion Der er i sagen tale om en personvurdering. Indklagede har ikke overholdt MR s Kodeks for brancheetik og principper for god forretningsskik. Klager får således medhold i klagen, og Indklagede tilkendes skriftlig påtale. Indklagede skal rette sine procedurer til i overensstemmelse med Kodeks for brancheetik og principper for god forretningsskik. Indklagede skal skriftligt tilkendegive sin accept heraf.
Klagen offentliggøres i anonymiseret form i MR s nyhedsbrev. --------------------------- -------------------------- Erik S. M. Hansen Kristian Molbech Formand Sekretær