Mødeorganisering 1
Det er vigtigt og berigende med gode, produktive møder. Men desværre opleves mange møder som træge og langsommelige. Dagsordenen er triviel og uinspirerende. Det er måske uklart hvad der skal ske på mødet. Det kan også være at møderne ikke rigtig gør nogen forskel eller fører noget med sig.. OG det er naturligvis synd af flere forskellige grunde: Tænk på hvor mange ressourcer, der bruges på mødeafholdelse. Regn selv ud, hvor mange møder, du har deltaget i de sidste 3 uger, hvor mange andre der deltog og hvad det har kostet i mandetimer og løn. Tænk over, at når mennesker mødes i organisationer, så skabes der også kultur altså vaner og accepteret adfærd, som også breder sig ud resten af organisationen. Fx signalerer møder, hvor det opleves at tiden spildes, at det er ok at spilde tid i organisationen. Eller møder, hvor det kun er få personer som engagerer sig, mens andre er passive, at det er i orden ikke at bidrage og spille med. Tænk over, hvor meget energi et godt og gensidigt berigende møde kan bibringe resten af dagen til forskel fra et trægt og uproduktivt møde. Og tænk over hvordan møder kan sætte skub i tingene, når de fungerer godt. Der kan selvfølgelig være rigtig mange forskellige grunde til, at møder ikke opleves som produktive. I dette materiale er der fokus på en ofte underkendt del af det at holde møder nemlig forberedelsen af mødet og organiseringen af mødet. Materialet indeholder følgende: Hvordan skaber du en appetitvækkende dagsorden Tænk altid i indhold form output ved forberedelsen 10 gode spørgsmål til forberedelse Hvordan kan du skabe energi og involvering på mødet - metoder Hvad skal du tænke over, når du orienterer eller giver information Materialet er tænkt som inspiration og appetitvækker. De enkelte dele vil blive uddybet nærmere på undervisningsdagen. Hvordan skaber du en appetitvækkende dagsorden Hvis din dagsorden til mødet plejer at se nogenlunde sådan ud, så kan der være en god grund til at overveje en ny måde at lave dagsorden på. 2
Afdelingsmøde den 3. dec. kl. 9.00 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat 2. Orientering fra ledergruppemøde 3. Afdelingens strategi (jf. bilag 3) 4. Ansøgninger (jf. bilag 4) 5. Afdelingsseminar i marts 6. Evt. Hvis du sætter dig ind i mødedeltagernes sted, vil det så opleves som et rigtigt spændende møde, som du vil glæde sig til at deltage i? Vil du vide, hvad du skal forberede? Vil du vide hvad der forventes af dig som mødedeltager? Er du blevet nysgerrig? Vil du allerede begynde at tænke over ideer og bidrag? Formentlig vil du svare nej på de fleste af disse spørgsmål. For at vække nysgerrighed og skabe positive forventninger til et møde er der ganske små tricks, som kan hjælpe på vej. Skriv punkterne op som spørgsmål det ansporer til tanker og nysgerrighed efter svar. Skriv hvad formålet/ideen er med de enkelte punkter. Dvs. hvad går det ud på og hvad forventes at komme ud af det er det ny viden, en række ideer, beslutninger om handlinger, fælles forståelse osv. Skriv hvad deltagerne skal forberede og bidrage med helt konkret Sæt tid på de enkelte punkter og sluttidspunkt, så ambitionsniveauet og tidsforbruget er kendt inden mødet. Så vil deltagerne også afstemme deres bidrag efter dette. Ved at bruge disse små tricks kan din dagsorden måske komme til at se sådan ud: 3
Afdelingsmøde den 3 dec., kl. 9.00 11.00 i kantinen 1. Hvilke vigtige handlinger er sket på baggrund af sidste møde? (10 min) Orientering og evt. feedback - Har Hans fulgt op på hjemme-siden? - Er der kommet gang i ansøgningerne? 2. Hvad er de 2 vigtigste pointer fra ledergruppemødet? Og hvad betyder det for dig? (20 min) Information og dialog - MUS skal forberedes på en ny måde vil det nye værktøj fungere? - Afdelingens økonomi følger budgettet men årets resultat afhænger stadig af de sidste projekters afslutning kan vi bidrage her? Forberedelse: Læs introduktion og MUS-værktøj igennem mhp. at kommentere det ift. anvendelighed 3. Hvordan kobler du dig på de 3 nye projekt-ideer? (20 min) - Pia og Jette fortæller kort om de nye projekter og du har stadig mulighed for at koble dig på og præge det. Måske har de også brug for lidt input. Information, dialog og feedback 4. Hvordan skaber vi en strategi så vi får vores ønskefremtid? (40 min) - Hvordan kan vi vende strategiarbejde til noget interessant for alle? - Hvad gør vi i praksis for at have strategien klar i marts? Erfaringsud-veksling, Idégenerering og beslutning om videre forløb Forberedelse: Læs organisationens overordnede strategi, da dette er et nødvendigt afsæt for vores afdelings-strategi. Læs vedlagte beskrivelse af xx s måde at arbejde med strategi giver det inspiration? 5. Hvorfor er kreativitet og innovation årets mest interessante emne? (20 min) Beslutning om videre forløb - Afdelingsseminar den 9.-10. marts skal planlægges hvem skal være med i planlægningsgruppen? Forberedelse: Læs oplægget og tag stilling til, hvordan du evt. kan bidrage med at få tilrettelagt et spændende og vedkommende seminar. 6. Bonusrunden (5 min) - Det skal vi også huske 4
Tænk altid i indhold form output ved forberedelsen En af de ting, som kan forbedre et møde væsentligt, er ikke kun at fokusere på, hvad der skal tales om (indhold), men også hvad man som mødeansvarlig forventer, at der skal komme ud af det (output). Spørg dig selv om, hvad du gerne vil have med under armen, når mødet er slut. Hvad skal I have produceret og hvordan ser det ud. Er det flipovers med 100 nye ideer, som du kan arbejde videre med? Eller er det en to nedskrevne beslutninger med tilhørende handleplan for de næste steps inden næste møde? Er det at alle tilkendegiver, at de har forstået et bestemt budskab og ved hvordan det er betydningsfuldt for det kommende arbejde? Et output kan have forskellig karakter. Nogle gange er det output i forhold til en række forskellige punkter på et møde. Andre gange skal du tænke på output for et møde som helhed. Og videre endnu nogle gange skal et møde skabe et output, som er en del af et forventet større output når et længere forløb er slut. Det er vigtigt, at det er tydeligt, hvad outputtet skal være, på hvilket niveau det er formuleret og hvordan det evt. hænger sammen med et større forløb. Når deltagerne kender forventningerne til resultatet, vil de som oftest være med til at styre derhen. At du som mødeansvarlig formulerer det forventede output for dig selv, gør det muligt at være meget mere præcis på, hvad der skal ske på selve mødet. Tænk over, hvordan deltagerne bedst kan producere det forventede output hvad skal der helt konkret ske, og hvilke metoder vil du bruge (form). Skal de alle op og stå og brainstorme med post-its på flipovers? Eller vil det være mere formålstjenligt, at der tages en runde hvor de enkelte deltageres tanker skrives op for derefter at have en afsøgende dialog? Måske skal der veksles med forskellige metoder under mødet afhængig af processens fremdrift INDHOLD OUTPUT FORM Der findes mange forskellige metoder du kan tage i anvendelse. Nogle handler om at åbne for ideer og kreativitet, men andre handler om at præcisere og systematisere. Nogle metoder kan 5
understøtte større grad af involvering, så alle kommer til orde og bidrager. Senere i materialet finder du en beskrivelse af forskellige metoder, som du kan lade dig inspirere af. Når du arbejder med at beskrive og skabe sammenhæng mellem indhold, output og form, er det en god idé at lave en drejebog for mødet. Dvs. en beskrivelse af de enkelte steps tid, emne/spørgsmål, forventet output, aktivitet, forberedelse, materiale og faciliteter mv. Måske bliver det ikke helt som du har tænkt dig på selve mødet, men ved at have gennemtænkt det hele på forhånd, har du et godt grundlag for at styre det, som overrasker undervejs. 10 gode spørgsmål til forberedelse Når du skal forberede et møde, handler det som nævnt om at se på både indhold, output og form. Men der er flere ting endnu, som er godt at overveje. Fx hvilke deltagere, der skal inviteres. Skal det være et repræsentativt udsnit, en særlig gruppe, nogle der brænder for mødets indhold, de særlige kritiske, idérige, dem med stor viden osv. Det kan også være en god idé at overveje, hvilke faciliteter, der er egnede til mødet. Hvis der skal skrives meget og hænges flipover op på væggene, så skal der jo være vægplads. Hvis de skal bevæge sig meget i rummet, så skal det ikke være proppet med borde og stole mv. Nedenfor er 10 spørgsmål, som kan indgå i dine overvejelser. Det er ikke sikkert, at alle er lige relevante til netop dit møde, men de kan sikkert give anledning til nogle tanker og afvejninger. 1) Hvilken type møde skal forberedes overblik Hvad er emnet eller emnerne Hvem og ca. hvor mange deltager? Hvilken type resultat skal produceres forståelse, ideer, relationer, beslutninger mv.? 2) Hvad skal mødet producere hvad er det forventede output? Når deltagerne forlader mødet hvilket konkret resultat skal så foreligge? Fx mange umiddelbare ideer, 10 gennemarbejdede ideer som der skal arbejdes videre med, færdig handlingsplan, afklaring af vigtige temaer? 3) Hvorfor er det meningsfuldt at holde mødet? Hvilke konkrete problemer, udfordringer, behov eller ønsker er udgangspunktet for mødet? Hvorfor er det forventede resultat vigtigt? Er det vigtigt at mødes eller kan det foregå på andre måder.mails, infobrev mv. 4) Hvem skal deltage? Hvordan forventes deltagerne at bidrage? Hvilke deltagere er relevante? Hvordan skal de bidrage til det forventede resultatet? Hvor mange deltager? 5) Hvilken tidsramme har mødet? Afstem det forventede resultat med tidsrammen kan det lade sig gøre? 6
6) Hvad er indholdet i hovedtræk punkter og nærmere beskrivelse af indhold. Hvilke væsentlige emner/arbejdsspørgsmål består mødet af? Hvordan hænger det sammen med tidsramme? Skal der skæres i ambitionerne? 7) Hvordan ser processen for mødet ud, dvs. indhold og form i relation til output? Lav en drejebog, så processen beskrives trin for trin. Husk at beskrive metoder/form og output. Dvs. ikke kun hvad, men også hvordan og med hvilket forventet resultat. Sæt tider på. Husk, der findes masser af beskrevne metoder, som kan inspirere eller stjæles. 8) Hvor skal mødet holdes? Hvad skal være til stede af faciliteter/materiale? Skal vi bruge borde, stole? Tavler, vægplads, flipovers.. Post-it, papir, tape, sakse.. Musik, projector, legetøj mv. 9) Hvilket materiale skal leveres til deltagerne forud og hvornår? Hvad er vigtigt at sætte sig ind i for at kunne bidrage? Hvordan forventes deltagerne at forberede sig med henblik på hvad? Hvornår skal materialet ud, så de kan nå forberedelsen? 10) Hvordan ser en appetitvækkende dagsorden for mødet ud? Hvad er de centrale spørgsmål? Hvordan ser en inviterende indledning ud? Hvordan kan den peppes op med et billede eller lignende? Hvordan kan du skabe energi og involvering på mødet - metoder Der findes mange forskellige former for møder. Nedenfor er der særlig fokus på møder, hvor der skal deles viden og skabes ideer og nye tanker. Der er med andre ord fokus på skabende og kreative processer. Ved skabende og kreative processer er det en god idé at adskille processen i to faser: Den kreative arbejdsform, hvor mange ideer produceres og så den kritisk, vurderende del. Dette kaldes også for hhv. den divergerende fase (ekspansion) og den konvergente fase (fokusering). 7
Divergent Konvergent Konvergentnt I den divergente fase er vi kreative og får så mange ideer som muligt og leder efter muligheder. I den divergente fase er reglerne: Ingen ideer er for vilde Få så mange ideer som muligt hellere kvantitet end kvalitet Brug fantasien ikke nødvendigvis logikken Se efter muligheder sig ja, og. Lad jer inspirere af hinanden Kritik er forbudt ikke noget med nej, men.. eller ja, men.. I den konvergente fase arbejder vi med lukkede processer, hvor vi ved hjælp af kritik, analyse og udvælgelse indsnævrer mængden af ideer og materiale og præciserer. I den konvergente fase er reglerne: Kritik er tilladt dog begrundet og konstruktiv Brug logik arbejd med kategorier og analyse Vær realistisk Smid ubrugelige ideer væk Ved længerevarende kreative processer vil man sædvanligvis gentage de to faser af flere omgange. Nedenfor er beskrevet en række metoder, som passer bedst til hhv. den divergente og konvergente fase. Til sidst er en smule om beslutninger og en række yderligere små fif og tips som fremmer aktivitet og involvering. 8
Metoder til den divergente fase Brainstorming Brainstorming handler om at få mange ideer på baggrund af spontanitet. Det er ikke tilladt at kritisere. Til gengæld gælder det om at bygge videre på hinandens udsagn og betragte hver idé som et unikt bidrag. Det er altid en god idé at skrive ideerne op på post-it eller papir-ark, så det er muligt at flytte rundt på ideerne efterfølgende. Der skal kun være én idé pr. post-it/ark. Sådan gør du: Rejs jer op og stå omkring en tavle eller er stort stykke papir. Lad ordet være frit ift. den fælles udfordring, som I skal arbejde med. Hver gang én person har en idé, skrives den op på post-it eller et stykke papir, som klæbes op på tavlen/væggen/papiret, så alle kan se det. Fortsæt indtil det er helt umuligt at finde på flere ideer Hvis I er over 5-6 deltagere kan I med fordel dele jer op i grupper ad 3-4 personer. Hver gruppe står ved en tavle/væg og brainstormer beskrevet som ovenfor. Efter et stykke tid når ideerne er ved at slippe op roterer grupperne og skriver videre på en anden gruppes ideer. Dette kan gøres ad flere omgange. Ved brainstormingsmetoder kan man med fordel sætte sig et mål vi holder ikke op førend vi har et vist antal ideer. Eller vi bliver ved x antal minutter. Brainstorming med inspiration Metoden er stadig brainstorming som ovenfor, men nogle gange kan det være en fordel at lede tankerne på vej ved at tage udgangspunkt i faste kategorier eller ting, der kan associeres ud fra. Kategorierne kan fx være: Farlige ideer find på farlige ideer som løsning på vores udfordring Sjove ideer find sjove ideer som løsning på vores udfordring Bitte små ideer -. Umulige ideer -. Man kan også bryde vanetænkning og få deltagerne til at tænke ud af boksen ved at tage udgangspunkt i billeder, legetøj eller andre ting. Sådan gør du: Læg nogle ting på gulvet (fx tændstikker, elastik, pistol, bold, billeder af helte mv) og lad deltagerne stå omkring. Bed hver gruppe eller deltagerne som helhed om at vælge den ting, som umiddelbart 9
tiltaler dem mest. Lad grupperne eller deltagerne som helhed brainstorme på ideer med udgangspunkt i den ting, som de har valgt. Man kan fx spørge hvad har denne elastik med jeres løsning af jeres udfordring at gøre? Eller hvordan vil en præst (billede af en præst) løse problemet? Vælg evt. nye ting, billeder mv. når ideerne slipper op. Brainwriting Brainwriting er en variant af brainstorming, hvor alle kan arbejde med ideer på samme tid uden at vente på at få ordet. Sådan gør du: Sæt jer omkring et bord eller flere borde - afhængig af deltagerantal Giv post-it blokke til alle deltagere. Alle brainstormer på samme tid og skriver sine ideer ned på post-it. Én idé pr. post-it. Hver gang en idé er skrevet ned sættes den midt på bordet, så alle kan se den. Når man går i stå, kan man lade sig inspirere af de ideer der er midt på bordet og fortsætte med at få flere ideer på den baggrund. Metoder til den konvergente fase Generelt om at skabe overblik og vurdere Der findes mange forskellige metoder til at skabe overblik. Uanset metoden skal du betragte det som en dynamisk proces, dvs.: Involvér deltagerne. Den fælles bevidsthed slår selv den dygtigste af jer. Stol på at deltagerne er selvorganiserende. Hvis deltagerne får lov til at være med og ellers forstår formålet med aktiviteten, så vil de gøre alt for at hjælpe til. Brug hele lokalet og bevæg jer gerne rundt. Giv gerne processen et fysisk udtryk. Gør processen visuel, så alle kan se hvad der sker i processen. Brug gerne vægge, store sedler med store bogstaver og forskellige farver. Deltagerne bestemmer klynger Lad deltagerne eller udpluk af deltagere - selv opfinde kategorierne mens de arbejder med at systematisere ideerne. Fordelen ved at lade deltagerne skabe kategorierne selv, er at de samtidig har tid til at få overblik, forhandle kategorierne og fortolke sedlerne. Desuden går det meget hurtigere, når flere hjælper til 10
En variant er at lade et udpluk af deltagere kategorisere uden at sige noget. Så går der ikke tid med at forhandle. Forvent ikke at alle ideer nødvendigvis kan passe ind. Det er fint at lade nogle være uden for kategori. Mindmap I kan også kategorisere sedlerne i et mindmap. Dvs. at sedlerne sættes op i en træstruktur. Sedler der hænger tematisk sammen, bygges ud af den samme gren. Sedler med de mest generelle ideer sættes tæt på stammen, men de mest specifikke sættes som de yderste grene. Vælg med hjertet Hvis I skal udvælge ideer er det i sidste ende ikke ideens rationelle potentiale, der afgør om den bliver til noget, men om der er nogle ildsjæle som har lyst til at gøre noget ved den. Ideer kan vælges ved at stemme eller sætte point på fx de tre mest tiltalende ideer. Dette kan gøres efter eller uden kategorisering. Vurdering ud fra matrix-modeller En matrix-model består oftest af to akser. Akserne kan vælges alt efter hvilke kriterier i ønsker at vurdere ideerne efter, fx pris, udbytte, kompleksitet mv. Fx kan en matrix se sådan ud: Let at gennemføre Lille effekt Stor effekt Svær at gennemføre 11
I kan evt. udvælge de 10 ideer, som virker mest tiltalende og placere dem i en matrix. På den baggrund kan I så vælge de mest gunstige. I kan også afprøve alle ideerne i en matrix, og bruge de ugunstige placeringer som sorteringsgrundlag. Selvorganisering Lad deltagerne prioritere de vigtigste ideer eller klynger af ideer. Vælg de prioriterede ideer ud. Find ud af hvem der har de udvalgte ideer som 1. prioritet, og vælg én af personerne ud som ildsjæl ift. hver idé, der er udvalgt. Bed de andre deltagere om at vælge mellem de udvalgte ideer, så de mest motiverede går sammen om en idé. Lad grupperne udfolde ideerne og præcisere dem ildsjælen er tovholder. Lad gruppen give et bud på handlingsplan med henblik på at realisere dem. Eller find på andre relevante opgaver, fx udfolde, præcisere, identificere muligheder og barriere, skitsere behov for uddybende undersøgelse, information mv. Det afhænger af mødets forventede resultat. Bed deltagerne om at præsentere arbejdet, bl.a. gennem visualisering. Mødestart Folk kommer fra mange forskellige andre aktiviteter, når et møde startes. Og ofte bringer man det, man har været i, men sig i det nye møde. Man er fysisk til stede, men tankerne er måske helt andre steder. Marker derfor når mødet begynder, og gør noget for at folk bliver nærværende. Eksempler på, hvordan man kan komme tilstede: Hils på hinanden, giv evt. hånd Brug det første minut på i tavshed at tømme hovedet Bed alle om at slukke deres mobiltelefoner Bed mødedeltagerne skrive det ned, de skal huske at tage sig af, når mødet er færdigt Sid i tavshed med lukkende øjne i 2 minutter, skan kroppen eller fokuser på åndedrættet Lyt til et stykke musik, hvor I fx lytter til hvordan instrumenterne taler til hinanden Spørg, om der er noget, der skal siges, for at man kan være ordentlig tilstede Start mødet med at klappe på hinanden 12
Lav nogle strækøvelser, gerne stræk hvor forsiden af kroppen strækkes, da det giver energi Lav vippeøvelser eller andre fodøvelser Flow/energi på mødet Der er brug for at gøre noget (fysisk)aktivt for, at mødedeltagerne kan bevare koncentrationen, hvis et møde varer længere end ¾ time. Der er et utal af muligheder for at få rejst energien, og dermed hjernens opmærksomhed. Det centrale er at passe det ind undervejs, så det er energien der styrer metoderne, og ikke metoderne der styrer. Eksempler: Lav korte pauser, hvor I laver energigivende øvelser. Især strækøvelser genskaber energien i kroppen Spil en omgang kontorhåndbold for fuld skrue i fem minutter Gå en tur undervejs lav f.eks. walk and talk, hvis der er noget betydningsfuldt der skal afklares Undgå at sidde på samme plads med samme sidemand til hvert møde. Skift evt. plads undervejs Placer møder i forskellige lokaler, så I ikke altid sidder samme sted Indfør tavshed efter hvert emne eller efter behov og /eller hvis man har svært ved at finde en løsning eller en samtale går i hårdknude. Alle sidder med lukkede øjne og holder fokus på deres vejrtrækning eller skanner kroppen Lav timeouts hvor atmosfæren registreres. Det kan f.eks. være at mødeleder beder hver enkelt om at tilkendegive, om man er der eller om man er faldet ud. Det er helt almindeligt og tilladeligt, at man falder ud indimellem, men det er vigtigt at gøre sig det klart og evt. sige det Spørg hvor folk er henne, hvis de sidder og snakker mens en anden taler Kommentér det hvis en mødedeltager sidder og læser i noget, der ikke vedrører mødet 13
Få flere i spil, og mere energi Det vil være logisk at bruge mødedeltagernes idéer, input og kompetencer på mødet, når der er investeret tid i, at de deltager. Det kan man iscenesætte på mange måder, for eksempel: Lav summerunder i stedet for at diskutere i hele gruppen Giv tid til refleksion i stilhed, og måske at alle skriver et par stikord, inden man taler sammen. Ofte vil man hurtigt komme ind i en bestemt retning med refleksionen, medmindre man har klaret sine egne tanker først Benyt princippet med en runde, hvor alle giver en kommentar/råd, som ikke kommenteres men blot lyttes til reflektér og vurdér indad Spørg om forståelsesspørgsmål og lad deltagerne snakke sammen to og to inden de svarer Hvis man ikke er enig eller ikke forstår hinanden, må man bruge tid på at få det udtrykt. I kan f.eks. danne makkerpar, så alle har en makker, der har til opgave at forstå den anden. Ved eksempelvis at stille spørgsmål til, hvad makkeren tænker lige nu. Her er det afgørende, at den ene taler uden at blive afbrudt, og den anden lytter uden at tænke på, hvad hun vil sige når det er hendes tur. Hvis man får presserende tanker mens man lytter, da kan man lige notere et stikord om det på et stykke papir, så forsvinder tankerne igen Lav en runde hvor alle deltagere giver relevante kommentarer, holdninger og råd til et givet dilemma. Der skal ikke kommenteres eller svares i løbet af runden. Når runden er slut, skal personen med casen opsummere, hvilke input der gav mest mening og hvad der vil være den fremtidige løsning Opfordre til at deltagerne bruger deres intuition spørg til kollegernes intuition i forhold til en given sag Afslutning på et møde Afslut mødet med at hver deltager kort siger, hvad der har fungeret bedst for dem på mødet. Det er et redskab, der bevirker, at møder afsluttes med energi. En måde at blive klogere på, hvad det er der fungerer godt og hvad man derfor med fordel kan gøre mere af på næste møde. Afslut mødet med at undersøge, hvor gode I har været til forskellige udvalgte 14
fokusområder. F.eks. på en skala fra 1-10, hvor gode var vi til? Husk at fokusere på det der virker, mere end det der ikke virker! Og lad hver enkelt give et konkret eksempel på det de siger. Eksempler: Hvor gode var vi til at bryde vaner? Hvor gode var vi til at holde energi i mødet? Hvor god var jeg til at være nærværende og lytte? Hvor god var jeg til at registrere mine sager og til at udtrykke mine registreringer? At arbejde med energien på møder, er som at høste lavthængende frugter. Der skal ikke meget til at skabe store succes er. Der er dog én meget væsentlig forudsætning at tage hensyn til. Mødeleders oprigtighed. Det mærkes i atmosfæren, hvis der er et misforhold imellem mødeleders intentioner og det han/hun siger. F.eks. hvis mødedeltagerne bliver bedt om at forholde sig til et emne og mødeleder ikke lytter. Der er således meget stor forskel på at bruge metoder teknisk og bruge metoder med hjertet. Lidt om beslutninger Som oftest indgår beslutninger i møder. Hvis ikke der træffes en form for beslutning, som signalerer, at der sker handling på baggrund af mødet, så kommer mødet hurtigt til at virke ineffektivt eller diffust. Beslutninger kan have forskellig karakter afhængig af hvor klar man er til at handle. Vi kan tale om 3 typer beslutninger: At gøre er beslutninger som er så krystalklare og ligetil, at der bare skal handles på dem. At undersøge er beslutninger, som er forholdsvist klare, men hvor der kræves mere information eller uddybning, før vi kan handle på dem. Til denne type beslutninger er det vigtigt at afgøre, hvornår de skal afsluttes. At udvikle er emner som fortsat er uafklarede. Beslutningerne består i at afgøre, hvordan vi kan blive afklaret Tænk over hvilken form for beslutning I søger i processen. 15
Øvrige fif og tricks til involvering og dynamik Nedenfor er beskrevet en række teknikker, som kan skabe større grad af involvering. Det er ikke alle som bringer sig selv på banen, hvis ikke de bliver opfordret til det. Nogle har bare ikke rundsave på albuerne og andre har måske brug for et trygt rum. Men derfor kan de jo sagtens sidde inde med gode ideer, vigtig viden og holdninger. Hvilke teknikker, der er bedst, afhænger selvfølgelig af hvilket slags møde, du er ved at forberede. Summe: Bed deltagerne om at summe to og to inden der tales fælles om et emne. Det giver alle lejlighed til at få vendt sine ideer og tanker og måske mod til at sige det i den store forsamling. Det er også en god måde at få alle involveret og i gang på. Runde: Tag en kort runde omkring et fælles spørgsmål. Det gør, at alle kommer på banen og inviteres til at deltage. Direkte henvendelse: Hvis der ikke er tid til en hel runde, så pluk nogle forskellige personer ud og bed om deres tanker, ideer eller bud. Spørg evt. også bestemte personer, når du mener at deres viden, indsigt, holdning, bidrag er særlig vigtigt. Gensidig interviews: Lad deltagerne interviewe hinanden. Det giver gode refleksioner og tvinger intervieweren til at lytte. Alle bliver involveret. Individuel refleksion: Bed alle deltagerne om at sidde 5-10 minutter og gøre sig sine egne refleksioner i relation til et fælles emne/spørgsmål. Bed dem skrive stikord ned, som efterfølgende kan læses op og uddybes. Små relevante opgaver: Opgaven løses individuelt eller i små-grupper. Derved bliver alle aktive. Bevægelse: Skab bevægelse, gå en tur eller stå op. Det giver ny energi, nye tanker og en fornemmelse af dynamik. Synlighed: Gør mødet synligt ved at tegne og skrive ned undervejs. Det giver overblik til alle, kan fungere som fælles henvisningsgrundlag og giver fornemmelsen af mødets fremdrift. Struktur og skabeloner: Lav strukturer og skabeloner, som kan styre de mere selvorganiserende processer. Fx skemaer, hvor der skal svares på noget bestemt, skemaer som afgrænser muligheder, guidende spørgsmål mv. Matrix-modellen er et eksempel på dette. Brug andet end ord: Du kan udfordre deltagerne ved at bede dem om at aflevere tanker, præsentationer mv. i tegninger, billeder eller figurer. Det giver anledning til god forståelse af hinandens ord. Og som oftest et mere præcist udtryk. Det giver anledning til ideer og morskab og dermed energi i rummet. 16
Hvad skal du tænke over, når du orienterer eller giver information Punkter der indeholder orientering eller information er typiske på møder. Her er det vigtigt at overveje om det virkelig er vigtigt at bruge tid på det på et møde. Kan det evt. sendes ud pr. mail eller ligge på intranettet? Hvis det er væsentligt at have med som punkter på mødet, så tænk over at orientering og information ikke blot er en nøgtern gengivelse af det hændte eller en række almindelige oplysninger. Nogle gange oplever man lange beskrivelser fra andres verdener, som vedkommende er meget optaget af, men som egentlig ikke er særlig interessant for dem, som ikke har været med. Derfor orientering og information får mere vægt: Hvis det er tydeligt, hvordan det sagte er vigtigt for den sammenhæng eller de personer, der modtager den. Hvad skal modtagerne i relation til orienteringen: Være særlige opmærksomme i særlige situationer? Bringe den i spil i andre sammenhænge? Handle anderledes? Tage stilling til noget bestemt? Mv Hvis der er en forberedt sortering i informationen, så det er tydeligt, hvad der er de vigtige pointer. Det kan være en god idé først at skitsere, hvilke pointer der vil blive fortalt og så fortælle dem. Hvis der er pointer, der er særlige betydningsfulde, så er det en god idé at sikre sig, at det er forstået. Det kan evt. tjekkes ved at spørge direkte. Hvis informationen, udover at være sagt, også bliver illustreret, fx ved brug af tavle (skriv pointer op/tegn en figur), brug OH/powerpoint, uddel papir mv. Hvis den, der orienterer stiller sig ud i rummet og taler henvendende og overbevisende. Kropssproget, og følelsen af at personen har noget på hjerte, er også vigtigt. 17