Fagreferentens ændrede rolle: eksempel fra KB/KUB Foredrag ved fagreferentseminar ved Universitetsbibliotek i Trondheim 10. april 2008 v. Michael Cotta-Schønberg 1. Den ideale model Som vi alle ved, udvikler biblioteker sig i disse år så intensivt, at jeg ikke tror, der er historiske fortilfælde. Det samme gælder for bibliotekernes personale, og ikke mindst den vigtige personalekategori, fagreferenten, eller the subject specialist, som det hedder på engelsk. forskellige forhold fra land til land (uddannelse, personalekategorier, opgaveprofiler), så ikke standardbeskrivelse, men en beskrivelse af den ideelle fagreferent, som den gjaldt i DK Inden alle de faglige discipliner, der dækkes af biblioteket, skal biblioteket have en fagreferent med universitetsuddannelse i faget med master degree eller derover. Fagreferentens 4 hovedfunktioner: o udvælgelse og klassifikation af bøger o fagspecifik publikumsvejledning o fagspecifik brugerundervisning o kontaktfunktioner til det pågældende faglige miljø Egne erfaringer: KB 1
forholdene i DK: spejling af KB, andre UB hvordan er forholdene i Norge / Trondheim 2. Problemer ved den ideale model Igennem årene har jeg set en del tilfælde, hvor den ideale model fungerede godt, takket være den pågældende fagreferents dygtighed og ildhu. Men uanset de enkelte fagreferenters personlige indsats har udviklingen og en række voksende problemer medført, at den traditionelle fagreferentmodel ikke længere er holdbar. a. Det økonomiske problem det første og det sædvanlige problem: finanserne antallet af fag ved KUB mindst 50 fagreferenter med universitetseksamen og høje lønninger umuligt økonomisk også umuligt i den traditionelle model / mange kompromis er særlige arrangementer Sådanne arrangementer har faktisk kunnet fungere udmærket, men fordi den ideale model lever videre som mental eller kulturel norm, bliver de anset for andenrangsløsninger af de klassiske fagreferenter: Rigtige fagreferenter - med universitetsuddannelse i faget - synes, at biblioteksledelsen forringer deres primære funktion OG bibliotekets servicekvalitet, når den udnævner fagreferenter uden universitetsuddannelse i det pågældende fag. Og denne reaktion medfører, at sådanne fagreferenter, 2
d.v.s. uden fuld universitetsuddannelse i faget, kommer til at føle sig usikre, utrygge og utilstrækkelige i udførelsen af deres fagreferentfunktioner. b. Personalerelationer tilstedeværelsen af en meget højt uddannet personalegruppe fører til dannelsen af et a- og et b-hold i personalegruppen fagreferenterne er naturligvis a-holdet (baroner) uanset hvilken slags fagreferenter: universitetsuddannede fagreferenter tenderer til at monopolisere de meget vigtige emnerelaterede funktioner i et bibliotek, hvis struktur er baseret på faglig specialisering OG lavere grænse for hvilke andre opgaver man kan bruge universitetskandidater til, tiltrækker den universitetsuddannede fagreferentgruppe en meget høj andel OGSÅ af de interessante ikke-fagrelaterede funktioner og projekter i biblioteket konsekvens: andre personalegrupper, bl.a. biblioteksskoleuddannede bibliotekarer, bliver tilsvarende mindre involveret i den slags projekter, og derfor bliver deres potentiale ikke brugt optimalt, og gruppen går død uheldig situation mht organisationsklima, og den fremmer ikke den bedste brug af ressourcerne diskutere c. Status over for fakultetet den vigtigste opgave for en akademisk fagreferent er at være et aktivt bindeled mellem biblioteket og det faglige miljø ved universitetet 3
ofte sker det modsatte: fagreferenten gemmer sig på biblioteket og er ikke rigtigt aktiv over for det faglige miljø på universitetet i stedet for at være bindeled bliver fagreferenten til en barriere diskussion hvad kan årsagen være? paradox: den universitetsuddannede fagreferent har høj status i biblioteket, men ikke høj status på universitetet o undtagelsen: fagreferenter som selv er aktive forskere og integreret i universitetets forskningsmiljø fagreferenter kan selv have problemer med at varetage en servicerolle i forhold til deres tidligere medstuderende, der nu er agtede videnskabsmænd på universitetet personlig erfaring: da jeg kom på KB we will call you, do not call us diskussion: sensitivt, men enige d. Det tværdisciplinære universitet problem selve emnespecialiseringen i det moderne universitet: trend modtværdisciplinær organisering og væk fra den traditionelle fagstruktur universitetsbibliotekernes fagstruktur og fagreferentstruktur afspejler som regel den traditionelle fagstruktur 4
det kan der være gode grunde til o KUB-forsøg på at indrette fagkontostrukturen efter institutstrukturen på humaniora men konsekvensen kan være, at universitetsbiblioteket ikke er godt nok til at opfange nye faglige trends og fokuseringer på universitetet statisk fagstruktur ved universitetsbiblioteket kommer ud af takt med dynamisk fagstruktur ved universitetet den flydende, tværdisciplinære fagudvikling ved universitetet skaber behov for en anden type fagreferent med mindre vægt på dyb specialistviden og større vægt på bredere faglige kombinationsprofiler e. Nye former for bogvalg og emnebehandling bogvalg i gamle dage: bogfortegnelser med sparsom information (lærde tidsskrifter som sikkerhedsnet men flere år bagud) det løbende bogvalg krævede specialistkundskaber fordi materialevalgsgrundlaget var sparsomt det samme gjaldt emnedata: lokale, meget specielle klassifikationssystemer i dag: bogvalg i bredt felt af glimrende digitale ressourcer ofte med abstracts og indholdsfortegnelser samt niveaudata (Dawson), læseranmeldelser og tags (Amazon) o.s.v. bedre materialevalgsgrundlag gør det mindre vigtigt med specialistviden hos fagreferenten nyeste trend: e-bøger i forlagspakker (RSC/25% af kemikontoen) 5
mindre individuel bogudvælgelse, mindre behov for individuel fagrefentdeltagelse i bogvalget emnedata: fra selvfremstillede klassifikationsdata og emneord mod importerede data (KUB) nettoresultatet af disse trends: bogvalg og klassifikation kerneopgave i den traditionelle fagreferentfunktion. Det bliver de i stadig mindre grad, og dermed undermineres denne funktion diskussion f. Udvikling i brugervejledning og brugerundervisning generel tendens til at vejledning ved reference desks og informationsborde skifter fra fagspecifik vejledning til generelle spørgsmål om søgeprocedurer og IT-tekniske spørgsmål nye former for informationskompetence? (JISC-rapporten) mindre behov for ekspertise i søgning af bestemte fagspecifikke indekser og abstracts og mere behov for generelle teknikker til at søge web og internet g. Konklusion Det ser ud som om en række trends på universitetsbiblioteksområdet svækker behovet for det traditionelle fagreferentkorps sammensat af fagspecialister i dybden. Universitetet vil stadig have brug for medarbejdere med universitetsuddannelser på universitetets fagområder. 6
Men deres jobprofil vil ændre sig, deres traditionelle funktioner vil blive mindre vigtige og deres plads i personalestrukturen vil blive en anden. 3. Fremtiden: fra emnespecialist til informationsspecialist Jeg tror, at den generelle trend, som jeg har beskrevet, opleves på samme måde i mange traditionelle universitetsbiblioteker. Men lokale forhold er meget forskellige, og der er ingen ideel løsning på problemerne. Faktisk er det sikkert en biblioteksevolutionær fordel, hvis bibliotekerne afprøver forskellige løsninger, så at alle kan drage fordel af dem, der viser sig at fungere bedst. Så når jeg nu skal fortælle om den løsning, vi arbejder med ved KUB, så er det ikke fordi det er en model jeg anbefaler til alle, but som vores input til en diskussion af et vigtigt organisatorisk tema for universitetsbiblioteker i dag. Vi skal selvfølgelig i denne sag spørge os selv: 1) hvilke medarbejdere har vi brug for i det nye universitetsbibliotek? Men for at kunne besvare dette spørgsmål er der andet vi skal have besvaret først: 2) hvilken service skal vi levere? a. Fremtidens service a) i stadig højere grad: store pakker af digitale ressourcer, tidsskrifter såvel som bøger og datasamlinger o service baseret på trykte samlinger: ikke længere bibliotekets kerneydelse eller være grundlaget for hvordan bibliotekets funktioner struktureres, tilrettelægges og bemandes 7
b) men: personlig service i alle tilgængelige kanaler - stadig en vigtig og integral del af vores service. alle tilgængelige kanaler: direkte fremmøde, telefonisk, elektronisk, mail, chat, og hvad fremtiden end måtte finde på c) web: vi skal være der hvor brugeren er, og bruge de medier, som brugeren anvender, så vi skal have en stærk forankring af alle vore services på webben, og selv om vi ikke skal prøve på at konkurrere med Google, Amazon og de andre store aktører, skal vore systemer spille sammen med deres b. Fremtidens medarbejdere (1) Hvilken slags medarbejdere har vi så brug for til at udvikle og levere fremtidens service? a) specialister i at organisere og formidle videnressourcer til universitetet b) bredt kendskab til universitetets fagområder, der gør det muligt at anvende deres informationskompetencer i en universitetetsprofil for forskning og undervisning, der er i hastig forandring ikke dyb, speciel viden om enkelte faglige emner, men bredt kendskab til humaniora, samfundsvidenskab, naturvidenskab o.s.v. c) højt udviklede sociale færdigheder der tillader dem at interagere direkte, naturligt og med selvtillid over for akademiske brugere tiden for back office-medarbejdere er ovre 8
med rimelige undtagelser og jeg mener UNDTAGELSER vil alle medarbejdere som en del af deres mixede jobprofil have omfattende, direkte brugerkontakt Ved Københavns Universitetsbibliotek fører disse behov til, at vi vil ansætte medarbejdere med kombinerede uddannelser og kompetencer. Den foretrukne jobkandidat vil være en ansøger med en uddannelse der kombinerer elementer af biblioteks-, informations- og IT-videnskab på den ene side med et eller flere universitetsfag, helst brede, f.eks. en grunduddannelse i samfundsvidenskab eller sundhedsvidenskab. Hertil kommer, at ansøgeren skal udstråle interesse og evne for at omgås andre mennesker og personlig dynamik. Også i fremtidens samfund vil der selvfølgelig være brug for kontemplative, stilfærdige mennesker, men de vil ikke være ansat i biblioteker. Hvilken form for udvikling skal vi have af de medarbejdere vi ansætter? alle der er ansat i den offentlige sektor i Skandinavien kender vel i dag til bevidstløshed til moderne former for personaleudvikling personligt foretrækker jeg at sende grupper af medarbejdere på studieture til Australien eller på raftingture i Sjoa Men den vigtigste form for personaleudvikling i vores fremtidige universitetsbibliotek er jobrotation. Alle nye medarbejdere vil skifte job hvert tredje år eller mere. Igennem deres bibliotekskarriere vil de bevæge sig på tværs af alle bibliotekets funktioner, emneområder og afdelinger. Og undervejs vil de ikke blot erhverve sig udstrakt kendskab til hele biblioteket og universitetet, men de vil også i meget høj grad udvikle deres personlige netværk. Personlig netværkning er en yderst vigtigt funktion i en organisation som vores, der dels er meget stor, dels er spredt udover hele København. For to år siden: lukket for tilgang til de traditionelle personalekategorier, bibliotekar (fra biblioteksskolen) og forskningsbibliotekar (fra universitetet) 9
bortset fra teknisk/administrative medarbejdere: alle ansættes i en ny jobkategori som informationsspecialist og ALLE nye medarbejdere roterer hvert tredje år En af mine unge, kvikke medarbejdere har spurgt hvorfor jeg kalder den nye personalekategori for informationsspecialister, når de åbenbart skal være generalister. I denne sammenhæng definerer betegnelsen informationsspecialist jobbet i forhold til andre jobs uden for professionen, som lærere, kunstnere o.s.v. Inden for biblioteket afgrænser den gruppen i forhold til den anden hovedgruppe, det teknisk-administrative personale. Men jeg er i øvrigt åben over for andre navne, bare de ikke er noget med bibliotekar. Det vigtige er at signalisere, at universitetsbiblioteket er på vej mod en ny form, væk fra boginstitutionen og henimod informationsprocessen. Kun tiden vil vise, om dette er rigtigt tænkt strategisk. Men jeg er ikke selv i tvivl, og jeg er opmuntret af, at vore unge jobansøgere synes at foretrække begrebet informationsspecialist og at de i øvrigt går 100% ind for jobrotation. 10