CARLSHØJ Afdeling D Referat af ordinært afdelingsmøde torsdag den 5. september 2013 kl. 18.30 på Fuglsanggårdsskolen, lok. 23+24, Askevænget 10, Virum Til stede var beboere fra 19 lejemål.yderligere 5 lejemål var repræsenteret ved fuldmagter. Fra afdelingsbestyrelsen deltog formanden Per Strandsbjerg, kasserer Mona Bengtsson, Susanne Christiansen samt suppleant Camilla Chebil. Ejendomskontoret var repræsenteret ved ejendomsleder Tommy Høj Jensen og fra DAB deltog forvaltningskonsulent Tormod Ousager og forvaltningssekretær Birthe Gram. 1) Velkomst Afdelingsbestyrelsens formand Per Strandsbjerg bød velkommen til mødet og specielt til nye beboere. Formanden præsenterede afdelingsbestyrelsesmedlemmerne, ejendomslederen og deltagerne fra DAB. 2) Valg af dirigent Tormod Ousager blev valgt til dirigent. Dirigenten gennemgik dagsordenen og konstaterede, at mødet var indkaldt rettidigt og i henhold til boligselskabets vedtægter. Afdelingsmødet var derfor beslutningsdygtigt. 3) Valg af referent Som referent blev valgt Birthe Gram. 4) Valg af stemmeudvalg Som stemmeudvalg blev Charlotte Østergaard og Anette Marfelt valgt. 5) Afdelingsbestyrelsens beretning Per Strandsbjerg fremlagde afdelingsbestyrelsens beretning for det foregående år: Afdelingsbestyrelsens beretning på Afdelingsmødet d. 5. september 2013. Det var da rart at se så mange beboere er mødt frem, trods den nye location her på Fulgsanggårdskolen. Det har været et travlt år her i afdeling D. Mange projekter er sat i gang og en del er allerede afsluttet igen. Jeg nævner i flæng. Vi har fået beskåret træer og buske, så beplantningen nu stemmer overens med vores haveregulativ. De fleste boligblokke har fået malet facaden. De sidste vil blive malet, når tagrenoveringen, er afsluttet på torvet. Der er ryddet op på lofterne, og efterfølgende lagt dobbelt så meget isolering på, siden vi sidst sad til et afdelingsmøde. Administration:DAB Telefax: 77 32 00 01 Beboerservice: Internet: www.dabbolig.dk Finsensvej 33 Postgiro: 2 06 22 40 mandag - onsdag 10-15 e-mail: dab@dabbolig.dk 2000 Frederiksberg SE. Nr: 55775214 torsdag 10-18 Telefon: 77 32 00 00 fredag 10-13 C:\Users\Tommy Høj Jensen\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\RS4KOPQN\3304 Referat afdelingsmøde 05-09-2013.docx
Vores nye fællesvaskeri er taget i brug. Og det er vores indtryk at alle brugere er glade for det. Og tak fordi I er med til at holde det pænt og rent Også beboerlokalet under købmanden er færdigrenoveret og taget i brug. Første gang i forbindelse med juletræstændingen. Senere hen til diverse brunch- arrangementer holdt af beboerne. Vi har fået udskiftet tætningslister på alle vinduerne i lejemålene. Spørgetimerne har været afholdt 4 gange i årets løb. Disse har været en stor succes, så dem påtænker vi at fortsætte med. - Også vores hjemmeside bliver da også brugt. Der kan man finde referater fra bestyrelsesmøder, vedtægter, telefonnumre, miladresser osv. Sku I ha glemt adressen er den www.carlshoejd.dk Rensning af ventilationskanaler lader dog vente på sig pga en konkurs hos den valgte leverandør. Som I sikkert også har bemærket er udskiftningen af tagene på torvet nu i fuld gang. Projektet forventes færdig inden årets udgang, men det kan måske godt knibe med af få overstået facademalingen, da vi jo ikke ved hvornår kong vinter melder sin ankomst. Alt i alt syntes vi at der er gjort meget i årets løb, for at forbedre, og forskønne Afdeling D, både inde og ude på afdelings fællesarealer. Afdelingsbestyrelsen har naturligvis forslag til yderligere forbedringer. For eksempel påtænker vi at lave en større renovering af vores legeplads til næste år, da den nuværende ikke lever op til kravene. ------------------ Sidste år vedtog vi på Afdelingsmødet, at få hulmursisoleret vores ydervægge i blokkene. Dette var jo en del af vores store renoveringsprojekt. En termografering en tidlig kold morgenstund, viste det sig, at det ikke kunne lade sig gøre, på den måde, så det havde den ønskede effekt. De afsatte penge er derfor ikke blevet brugt. Vi foreslår derfor at pengene bruges til isolering mellem kælder og stueplan, og en isolering af de gamle skralderum i gavlen,samt udskiftning af kældervinduer. For på vores fotos fra termograferingen, kunne vi se at der var et større varmetab. Det er ikke sikkert at pengene strækker sig til det hele men så vælger Afdelingsbestyrelsen i samarbejde med ejendomskontoret, at lave en priotering.. Afdelingsbestyrelsen fremsætter igen i år nogle forslag, som vi jo skal stemme om senere på mødet. Som opfølgning på sidste års Afdelingsmøde hvor beboere efterlyste cykelskure, har bestyrelsen indhentet tilbud på 2 cykelskure. Vi foreslår også en tilføjelse, til haveregulativet, for fremafrettet, at præcisere vedligeholdelses- og råderetsbestemmelserne. Dette er for at sikre at der ikke opsættes markiser og tilbygninger osv, samt 3 meter røde hegn, uden tilladelser er indhentet hos ejendomskontoret eller kommunen. Endelig foreslår vi at der fremover kun tildeles 1 kælderrum pr lejemål og at overskydende kælderrum kan lejes til en rimelig pris. Afdelingsbestyrelsen vil takke DAB og Ejendomskontoret for godt samarbejde.
Vi synes det har fungeret godt. Og samtidig vil jeg så, som formand også takke afdelingsbestyrelsens medlemmer, som i år har haft ekstraordinært mange møder, pga de store renoveringsprojekter. Vi vil her til sidst i min vores beretning, bede Jer alle om at holde Jeres indlæg og kommentarer så saglige så muligt. Henstillinger fra mødes dirigent bedes respekteret. Tak fordi I mødte op til dette afdelingsmøde.. Herefter spurgte dirigenten, om der var spørgsmål til beretningen. Jane Ranch oplyste, at der ikke var skiftet tætningslister i vinduerne i hendes lejemål. Tommy Høj vil sørge for udskiftning. Lars Toft spurgte i forbindelse med det nyligt udsendte varmeregnskab, hvorfor der var sket en omlægning af regnskabsperioden. Hertil svarede Mona Bengtsson, at afdelingsbestyrelsen umiddelbart før afdelingsmødet havde diskuteret de udsendte varmeregnskaber med Tormod Ousager fra DAB. Gasleverandøren HMN har besluttet at ændre deres opkrævningsperiode, hvilket de har ret til. Varmeregnskabet omfatter derfor kun 11 måneder (01.06.2012 30.04.2013). Dette har medført, at Brunata har reguleret aflæsningerne i forhold til det faktisk aflæste, men det fremgår ikke klart, hvordan Brunata er kommet frem til de aflæsninger, der står på varmeregnskabernes side 2. Afdelingsbestyrelsen vil videregive beboernes spørgsmål om varmeregnskaberne til Tormod Ousager, som herefter vil bede varmeafdelingen i DAB undersøge sagen. Herefter vil DAB udarbejde og sende en orientering til alle beboerne i afdelingen. Charlotte Østergaard spurgte, hvorfor der var en post på varmeregnskabet omhandlende håndklædeholder og gulvvarme. Mona Bengtsson oplyste, at det skyldes, at der er en enkelt beboer i afdelingen, der har håndklædeholder og gulvvarme med varmemåler, men det er kun den pågældende beboer, der bliver opkrævet et beløb herfor for øvrige beboere er beløbet 0 kr. Dirigenten anmodede om, at yderligere spørgsmål om varmeregnskab og andet, der er ikke vedrørte afdelingsbestyrelsens beretning, blev behandlet under punktet Eventuelt. Afdelingsmødet tog beretningen til efterretning og tilkendegav dette med klapsalver. 6) Fremlæggelse af regnskab 2012 til orientering Tormod Ousager gennemgik proceduren for godkendelse af afdelingens regnskab og oplyste, at regnskabet udarbejdes af DAB, hvorefter det revideres af revisionsfirmaet Christensen Kjærulff. Herefter forelægges og godkendes regnskabet af afdelingsbestyrelsen, idet afdelingsmødet på et tidligere møde har overdraget kompetencen til godkendelse til afdelingsbestyrelsen. Boligselskabets bestyrelse godkender endeligt alle regnskaber for selskabets afdelinger. Tormod Ousager gennemgik herefter de væsentligste poster i regnskabet og nævnte, at der har været større udgifter end budgetteret til renovation, renholdelse, energiforbrug, almindelig vedligeholdelse, tab ved ledighed/flytning og lavere indtægt fra erhvervslejemål. I relation til overskridelsen på konto 115, oplyste Tommy Høj, at denne skyldes skimmelsager og vandskader.
Med hensyn til tab ved fraflytning kunne Tommy Høj oplyse, at dette bl.a. skyldes et dødsbo, da det af beboeren oprindeligt indbetalte indskud var meget lille. Tormod Ousager supplerede med at oplyse, at indskud kun opskrives i forbindelse med genudlejning. Lars Toft bemærkede, at han mente, der er en lov om henlæggelse til imødegåelse af tab pga. for små indskud. På spørgsmål fra salen kunne Tormod Ousager herudover oplyse, at renter af indskud indgår som indtægt i afdelingens drift og ikke tilskrives den enkelte bolig. Der har været besparelser på ejendomsskat, vand, forsikringer, bidrag til boligorganisation (mødeudgifter for selskabs- og afdelingsbestyrelse) m.m. Årets resultat er et overskud på 41.374 kr., der anvendes til nedbringelse af lån i egne midler. Tormod Ousager gennemgik ligeledes afdelingens henlæggelse til vedligeholdelse og fornyelse, istandsætning ved fraflytning og tab ved lejeledighed/flytning og oplyste, at disse poster i alt giver en opsparing/egenkapital på 1.860.075 kr. En beboer spurgte, hvorfor beboerne ikke har en vedligeholdelseskonto. Tormod Ousager svarede hertil, at det skyldes, at afdelingen har besluttet at anvende NI-ordningen i stedet. Herudover var der ingen spørgsmål til afdelingens regnskab for 2012 og afdelingsmødet tog dette til efterretning. 7) Fremlæggelse af budgetforslag 2014 til godkendelse Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag til budget for 2014, hvor der budgetteres med en huslejestigning på 1,6% pr. 1. januar 2014. Han beskrev processen omkring budgetlægningen, idet han oplyste, at afdelingsbestyrelsen foretager en markvandring sammen med ejendommens inspektør og ejendomsleder. På basis heraf udarbejder DAB et budgetforslag, der fremlægges til drøftelse og godkendelse i afdelingsbestyrelsen. Herefter skal budgetforslaget godkendes af afdelingsmødet og derefter af selskabets bestyrelse. Tormod Ousager gennemgik derefter de væsentligste poster i budgettet og nævnte, at der påregnes øgede udgifter til ejendomsskat, renovation, forsikringer, energiforbrug, bidrag til Landsbyggefonden, almindelig vedligeholdelse og henlæggelser til istandsættelser og der påregnes besparelser på vand, bidrag til boligorganisationen og henlæggelser til tab ved fraflytning. Dette svarer til en øget lejebetaling på 55.000 kr. (8.000 kr. fra erhvervslejemål og 47.000 kr. fra beboelseslejemål) svarende til en gennemsnitlig lejeændring på 1,6 %. Jan Kleberg spurgte om de øgede udgifter til renovation, og Tommy Høj oplyste, at det skyldes, at Lyngby-Taarbæk Kommune ikke tidligere har haft registreret korrekt antal containere på ejendommen. I relation hertil pointerede Per Strandsbjerg, at alle beboere skal tænke nøje over hvad de putter i containerne og sørge for korrekt sortering, da det er meget dyrt, når renovationsselskabet skal eftersortere. Tommy Høj oplyste, at ejendomskontoret har en trailer, som beboerne kan låne til bortkørsel af affald. Jan Kleberg spurgte om den budgetterede stigning i ejendommens energiforbrug, Susanne Christiansen svarede, at det skyldes energiforbruget i vaskeriet.
Maria Suhr-Jessen gjorde opmærksom på, at lyset i den opgang, hvor hun bor, er tændt om natten. Tommy Høj vil ordne dette. På spørgsmål fra salen om, på hvilken konto indtægter fra vaskeri konteres, blev oplyst konto 203. Charlotte Østergaard spurgte, om det gamle vaskeri er helt lukket ned det blev fra afdelingsbestyrelsen konkluderet, at det er det ikke endnu. Lars Toft spurgte til processen, når et lån indfries. Tormod Ousager oplyse, at indfrielse af et eksternt lån finansieres ved lån i egne midler. Dette skal så afvikles i stedet for det eksterne lån og med samme ydelse. Rentebesparelsen vil vise sig i en forkortet løbetid på lånet. Budgetforslaget blev herefter sat til afstemning ved håndsoprækning og enstemmigt vedtaget. 8) Behandling af indkomne forslag De pågældende forslag er vedhæftet som bilag. a. Kælderrum Susanne Christiansen fremlagde forslaget og oplyste, at afdelingsbestyrelsen har noteret sig, at nogle beboere råder over flere kælderrum end andre, hvorfor man fremadrettet ønsker, at alle beboere som udgangspunkt tildeles ét kælderrum, og eventuelle ekstra/ledige kælderrum tilbydes lejere i den pågældende blok mod en månedlig leje. Lotte spurgte om dem, der nu har flere kælderrum, skal betale. Susanne Christiansen svarede hertil, at det skal de ikke, det kommer kun til at gælde fremadrettet ved nytilflyttere og bytning af lejemål. Jan Kleberg spurgte om kælderrum er en del af nuværende lejekontrakter. Tommy Høj svarede, at der er nogle ældre lejekontrakter, hvor der står, at man har flere kælderrum tilknyttet lejemålet. Jan Kleberg gav udtryk for, at han synes det er uretfærdigt, at det kun skal gælde fremadrettet, da han mener det skal være ens for alle fra om f.eks. 2 år. Dirigenten spurgte, om han ønskede at stille ændringsforslag, hvilket han ikke ønskede. Lars Toft mente, at man har vundet hævd på de kælderrum man råder over. Anette Marfeldt synes, at betaling for ekstra kælderrum skulle gælde for alle fra nu. Lars Toft bemærkede hertil, at han ikke synes man kan ændre på bestående ting, hvorimod nytilflyttere ikke stilles ringere. Dirigenten spurgte, om hun ønskede at stille ændringsforslag, hvilket hun ikke ønskede. Charlotte Østergaard bemærkede, at nogle har kælderrum, hvor der siver vand ind, når det regner. Tommy Høj oplyste, at ejendomskontoret på sigt vil sørge for, at alle faskiner ordnes, men da det er dyrt, vil arbejdet blive lavet efterhånden. På forespørgsel oplyste Per Strandsbjerg, at kældrenes anvendelse er forskellige i de enkelte blokke, men at de fællesrum, der er nu, består og nævnte, at han havde set ek-
sempel på, at en tilflytter var begyndt at stille sine ting i cykelkælderen, men det er ikke tilladt og tingene blev derfor fjernet. Der blev foretaget afstemning ved håndsoprækning med de udleverede lyserøde stemmesedler. Dirigenten kunne ikke godkende afstemningen, da forsamlingen ikke kunne forholde sig i ro under optællingen. Dirigenten besluttede derfor, at der skulle foretages skriftlig afstemning ved anvendelse af de lyserøde stemmesedler og forklarede proceduren for afdelingsmødet. Ved stemmeoptællingen viste det sig, at der var afgivet flere stemmer end antallet af repræsenterede lejemål, hvorfor dirigenten erklærede afstemningen for ugyldig. Efter udlevering af nye gule stemmesedler, 2 pr. lejemål og præcisering af, at erhvervslejemål ikke har stemmeret, foretoges ny skriftlig afstemning. For stemte 26, imod stemte 22 Forslaget var dermed vedtaget. b. Cykelskure Per Strandsbjerg fremlagde forslaget på vegne af afdelingsbestyrelsen og oplyste supplerende, at spørgsmålet om cykelskure havde været rejst på det ordinære afdelingsmøde sidste år, og at man derfor havde indhentet tilbud. På spørgsmål fra Charlotte Østergaard svarende Per Strandsbjerg, at det ikke drejer sig om lukkede cykelskure, da disse er for dyre og på spørgsmål fra Lars Toft svarende han, at man stadig gerne må parkere sin cykel i cykelstativerne. Anette Marfelt gjorde opmærksom på, at cykelstativerne ikke dur, da de er lavet til racerdæk. Tommy Høj svarede hertil, at det er et problem, at alle har forskellige cykler med forskellige dækbredder. Jens gav udtryk for, at det burde koste noget at parkere sin cykel i cykelskur, ligesom bilister skal betale for parkering på parkeringsplads. Gert Plambeck spurgte, hvad lån i egne midler betyder. Hertil oplyste Tormod Ousager, at det betyder lån i det, der er sparet op til vedligeholdelse. Kate Rask spurgte, om man ikke kan bruge cykelkældrene og hertil oplyste Per Strandsbjerg, at der ikke er cykelkælder i alle blokke. Der blev foretaget skriftlig afstemning. For stemte 22, imod stemte 24 og 2 stemte hverken for eller imod. Forslaget blev dermed ikke vedtaget. c. Hulmursisolering Per Strandsbjerg fremlagde forslaget på vegne af afdelingsbestyrelsen og Tommy Høj oplyste supplerende, at årsagen til, at bygningerne ikke egner sig til hulmursisolering er måden, de er bygget på, hvor nogle mursten/skifter er vendt. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning og enstemmigt vedtaget. d. Isoleringsarbejder Per Strandsbjerg fremlagde forslaget på vegne af afdelingsbestyrelsen og beskrev, hvor der bliver isoleret og udskiftet vinduer og døre i kældrene. Tommy Høj oplyste, at tage er blevet isoleret og at det derfor er rimeligt at isolere kælderlofter, så beboere i stueplan også tilgodeses.
Anette Marfelt gjorde opmærksom på, at kældrene er klamme og gav udtryk for bekymring om, at dette bliver værre, hvis der kommer gode vinduer i kældrene. Charlotte Østergaard oplyste, at de nye vinduer er forsynet med udluftning. Tommy Høj fortalte, at man p.t. forsøgsvis har opstillet affugter i kældrene i Lyngby. Herudover oplyste han, at der er lavet en 10-års plan for reparation af lysskakter og gjorde samtidig opmærksom på, at de, der har haver, er forpligtet til at sørge for at fjerne blade m.v. fra lysskakterne, så det ikke stopper til. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning. For forslaget stemte 42, imod 2 og 2 stemte hverken for eller imod. Forslaget var dermed vedtaget. e. Butiksfacader Per Strandsbjerg fremlagde forslaget på vegne af afdelingsbestyrelsen og oplyste, at en forskønnelse af området i forvejen er påbegyndt ved fjernelse af flagstænger og cykelstativer. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning. For forslaget stemte 38, 2 stemte imod og 8 hverken for eller imod. Forslaget var dermed vedtaget. f. Haveregulativ 1. Forslag vedrørende hegn Mona Bengtsson fremlagde forslaget på vegne af afdelingsbestyrelsen og oplyste, at det er tanken at bebyggelsen fremadrettet skal fremstå mere ensartet og harmonisk. Charlotte Østergaard spurgte, hvad lamelhegn er, og Per Strandsbjerg oplyste, at det er hegn som Lars og han har. Charlotte gav herefter udtryk for, at hun synes lamelhegn er dårlige og ikke holder ret længe, hvorfor hun foreslog plankehegn. Lars Toft spurgte, hvilken tykkelsen plankerne skal have, og hvem der skal håndhæve, at denne bliver overholdt. Charlotte Østergaard fortalte, at hun efter tilladelse fra ejendomskontoret har fået lavet planker til hegn. Jan Kleberg foreslog, at ordet trykimprægnering udgår. Tommy Høj oplyste, at man er i dialog med naboejendommen om et levende hegn. Gert Plambeck spurgte om det hegn, han har nu skal udskiftes, og Mona Bengtsson svarede hertil, at reglerne vedrørende hegn kun skal gælde fremadrettet. Afdelingsbestyrelsen besluttede at ændre forslag 8 f 1. til følgende: Fremover må hegn max. være 180 høje og skal være i farven umbra grøn eller umbra brun. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning. For stemte 44, imod ingen og 4 stemte hverken for eller imod. Ændringsforslaget var dermed vedtaget. 2. Forslag vedrørende markiser Mona Bengtsson fremlagde forslaget på vegne af afdelingsbestyrelsen.
Lars Toft udtrykte, at han er imod det ensrettede udseende af bygningerne, hvilket Gert Plambeck tilsluttede sig. Jørgen Jensen oplyste, at han i Nykøbing Falsters gågade havde set off-white markiser, men synes ikke det så særligt pænt ud, da de alligevel var i forskellige nuancer. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning. For forslaget stemte 17, imod stemte 21, 4 stemte hverken for eller imod. Forslaget blev dermed ikke vedtaget. 3. Forslag vedrørende udestuer Mona Bengtsson fremlagde forslaget på vegne af afdelingsbestyrelsen. Per Strandsbjerg oplyste supplerende, at alt hvad der sættes op ude skal der fremadrettet søges om, såfremt forslaget vedtages. Lars Toft spurgte om, det er afdelingsbestyrelsen eller kommunen, der afgør om en udestue kan godkendes. Tommy Høj oplyste, at det er tanken i dialog med kommunen at udarbejde f.eks. 2 løsninger, der forhåndsgodkendes. Gert Plambeck mente ikke, at kommunen skal spørges. Lars Toft gav udtryk for, at han ikke brød sig om, at forslaget kun skal gælde fremadrettet og Susanne Christiansen svarede hertil, at afdelingsbestyrelsen har vurderet, at man ikke kan pålægge nuværende lejere med udestuer den ekstra udgift. Tommy Høj oplyste, at nye lejere kan vælge at overtage vedligeholdelsesforpligtelsen til en allerede eksisterende udestue eller vælge af nedrive denne. Dirigenten foreslog, at afdelingsbestyrelsen tydeliggør forslaget og fremlægger dette på et senere afdelingsmøde. Det tilsluttede afdelingsbestyrelsen sig og trak forslaget tilbage. a) 9) Valg af formand a. Beslutning om valgmetode Afdelingsmødet besluttede at bibeholde metoden, hvor afdelingsmødet vælger formand direkte. b. Eventuelt valg af formand Per Strandsbjerg genopstillede og der meldte sig ikke andre kandidater. Med klapsalver blev Per Strandsbjerg dermed valgt som formand for 2 år. 10) Valg af medlem(mer) af afdelingsbestyrelsen Mona Bengtsson genopstillede og der meldte sig ikke andre kandidater. Med klapsalver blev Mona Bengtsson dermed valgt for 2 år. 11) Valg af suppleant til afdelingsbestyrelsen På valg var Camilla Chebil, som ikke ønskede at genopstille. I stedet opstillede Jan Kleberg (129 1 th.), Nadia Østergaard Zid (113 st.th), Rune Haaning Thøgersen (119 1 tv) og Ole Bergstrøm (125 st. tv). Nadia Østergaard Zid kunne ikke selv være til stede, men hun havde skriftligt meddelt sit kandidatur.
Kandidaterne præsenterede kort sig selv og fortalte, hvorfor de stillede op. Efter ønske fra Jan Kleberg blev gennemført skriftlig afstemning om rækkefølgen som suppleanter. Der blev afgivet 44 stemmer. 2 var ugyldige. Ved stemmeoptællingen deltog Charlotte Østergaard ikke, da dirigenten vurderede, at hun som nærtstående til en af kandidaterne var inhabil. Kandidaterne blev valgt som suppleanter i følgende rækkefølge: 1. Rune Haaning Thøgersen (119 1. tv.) fik 38 stemmer 2. Nadia Østergaard Zid (113 st. th.) fik 20 stemmer 3. Jan Kleberg (129 1. th.) fik 16 stemmer 4. Ole Bergstrøm (125 st. tv.) fik 10 stemmer Valget gælder for 1 år. Dirigenten bemærkede, at det herefter er op til afdelingsbestyrelsen at beslutte, hvorledes suppleanter skal deltage i bestyrelsens arbejde. 12) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer a. Beslutning om valgmetode Afdelingsmødet ønskede ikke at ændre på den tidligere beslutning om, at afdelingsbestyrelsen selv udpeger afdelingens 2 repræsentantskabsmedlemmer. b. Eventuelt valg af 2 repræsentantskabsmedlemmer Som følge af beslutning under pkt. 12 a. udgik dette punkt. 13) Eventuelt Gert Plambeck mente at have modtaget modstridende instrukser om beskæring og fældning af træer. Per Strandsbjerg gjorde i den forbindelse opmærksom på, at gældende haveregler skal håndhæves, og at der er sendt breve til nogle beboere, der herefter selv har bragt sagen i orden. Tommy Høj oplyste, at ejendomskontoret har tilbudt hjælp til fældning af træer, men at de ikke kan tilbyde hjælp til beskæring. En beboer spurgte, om man måtte opstille et drivhus i sin have og Mona Bengtsson lovede at undersøge sagen og vende tilbage med svar herpå. Da ikke flere ønskede ordet, konstaterede dirigenten dagsordenen for udtømt, takkede for god ro og orden under store dele af mødet og gav herefter ordet tilbage til afdelingens formand Per Strandsbjerg. Per Strandsbjerg takkede dirigenten og de fremmødte for et godt møde og særligt Camilla Chebil for hendes arbejde, som suppleant i afdelingsbestyrelsen.
Herefter afsluttede han mødet kl. 21.45. 9. september 2013 Birthe Gram Referent Tormod Ousager Dirigent Bilag: Forslag til afdelingsmødet
FORSLAG FRA AFDELINGSBESTYRELSEN TIL AFDELINGSMØDE 5. SEPTEMBER 2013 a) At der fremadrettet tildeles ét kælderrum pr. lejemål. Eventuelle ekstra/ledige kælderrum tilbydes lejere i den pågældende blok til en månedlig leje af: fra 0 6 m2 : 100 kr. fra 6 10 m2: 200 kr. - over 10 m2 : 300 kr. Det skal dog maksimalt være muligt at råde over i alt 2 kælderrum. b) At der etableres 2 cykelskure med plads til ca. 10 cykler pr. skur. Det ene placeres på græsareal ud for nr. 125 (mod P-plads til nr. 127), det andet på græsareal ud for nr. 119 (mod hækken til stikvejen). Pris ca. 120.000 kr. Se nærmere beskrivelse i bilaget. Cykelskure vil være en forbedring af afdelingen, som man ikke kan spare op til. Det skal i stedet finansieres som projekt med særskilt lejeforhøjelse. Midlerne kan fremskaffes ved lån i afdelingens egne midler, der afvikles over 10 år med ca. 15.000 kr. årligt inkl. renter. Dette vil indebære en lejeforhøjelse på 0,51% i 10 år. c) Undersøgelser viste at den besluttede hulmursisolering var uhensigtsmæssig. Bestyrelsen foreslår derfor, at hulmursisoleringen udgår af projektet. d) Såfremt forslag C bliver vedtaget, bliver renoveringsprojektet ca. 700.000 kr. billigere, men bygningerne bliver isoleret mindre end forventet. Med henblik på at forbedre varmeøkonomi og komfort i boligerne foreslår bestyrelsen, at følgende isoleringsarbejder i stedet indgår i projektet: - Udskiftning af kældervinduer og døre ca. 175.000 kr. - Isolering af etageadskillelse mellem kælder/stueetage ca. 100.000 kr. Tilsammen ca. 275.000 kr. Hvis forslaget vedtages, indgår arbejderne i renoveringsprojektet og finansieres som en del af dette, og den samlede lejestigning bliver mindre end i det oprindeligt godkendte projekt. e) Endvidere foreslås, at reparation af træværk over butiksfacader udføres i forbindelse med tagprojektet, når der alligevel er opstillet stillads, og at det indgår i renoveringsprojektet i
stedet for at blive finansieret over langtidsplanen. Anslåede omkostninger hertil udgør 100.000 kr. Hvis forslaget vedtages, indgår arbejdet i renoveringsprojektet og finansieres som en del af dette. Den samlede lejestigning bliver mindre end i det oprindeligt godkendte projekt også selvom forslag D også vedtages. f) At der vedtages følgende tillæg til haveregulativet: 1. Hegn skal være af typen trykimprægneret lamelhegn med max højde på 180 cm. Farvevalg: umbra grøn eller umbra brun. 2. Markiser skal være off-white 3. Tilbygninger (udestuer, overdækkede terrasser etc) er som udgangspunkt ikke tilladt. Tilladelse herunder byggetilladelse fra Kommunen kan søges. For alle ovennævnte gælder, at tilladelse skal indhentes fra Ejendomskontoret og skal etableres og vedligeholdes iht gældende vedligeholdelses- og råderetsbestemmelser. Eventuelle omkostninger til f.eks. byggetilladelser påhviler lejer. Al vedligeholdelse af hegn, markiser, tilbygninger påhviler lejer. Boligselskabet kan kræve forandringerne fjernet/retableret med henvisning til mangelfuld vedligeholdelse. Der kan stilles krav om retablering ved fraflytning, så lejemålet fremstår i oprindelig stand. Der kan stilles krav om indbetaling af depositum til sikkerhed for betaling af retableringsudgifter ved fraflytning.