+BUS Aalborg Udbud af rammeaftaler til Ressourcepersoner BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)
Side 2 af 11 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Alment...3 2. Orientering...3 3. Prækvalifikation...3 4. Udbud...8 5. Tilbud...8 BILAG 1 Mindstekrav til egnethed... 10 BILAG 2 Tilbudsindhold
3 af 11 1. Alment BUT indeholder bestemmelser om prækvalifikation i afsnit 3 (med bilag 1), og om udbud og tilbud i afsnit 4 til 7. BUT gælder for begge de udbudte delkontrakter (rammeaftaler). 2. Orientering Ordregiver er Aalborg Kommune. Udbuddet omfatter følgende rammeaftaler (som også benævnes delkontrakter): Rammeaftale 1 Rammeaftale 2 Ressourcepersoner til bistand i projekterings- og udførelsesfasen Ressourcepersoner til ledningskoordinering og BRT fællesprojekter Den enkelte rammeaftale indgås med én rådgiver. Tidsplan for udbuddet er: Aktivitet Prækvalifikationsfase 29-05-2018 til 28-06-2018. Udvælgelse af tilbudsgivere 28-06-2018 til 29-06-2018 Tilbudsfase 02-07-2018 til 03-08-2018 Evalueringsfase, tildeling og stand still 06-08-2018 til 20-08-2018 Indgåelse af rammeaftaler 20-08-2018 til 24-08-2018 Tid 3. Prækvalifikation 3.1 Udbudsform Opgaven er en tjenesteydelse, som udbydes i begrænset udbud i henhold til udbudsloven (EUudbud). 3.2 Delkontrakter (rammeaftaler) Mindstekravene til ansøgers egnethed til hver af de to delkontrakter fremgår af bilag 1. Der kan ansøges om prækvalifikation til en eller begge delkontrakter. Ved ansøgning om prækvalifikation til begge delkontrakter, skal ansøger opfylde summen af mindstekravene til de to delkontrakter, jf. bilag 1. For hver rammeaftale er største antal ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive bud: 5, jf. Udbudsbekendtgørelsen, pkt. II.2.9. Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere for hver delkontrakt er, at ansøger har de bedste og fleste relevante referencer, som i størrelse og opgavesammensætning er tilsvarende den rammeaftale, der ansøges om, jf. Udbudsbekendtgørelsen, pkt. II.2.9.
4 af 11 3.3 Ansøgning om prækvalifikation Ansøger skal udfylde en ESPD. ESPD er er vedlagt udbudsmaterialet som xml.fil. Vejledning til udfyldelse af ESPD findes i Konkurrence og Forbrugerstyrelsens vejledning: https://www.bedreudbud.dk/sites/bedreudbud.dk/files/media/documents/vejledninger/espd%20-%20dokumentation_og_ecertis.pdf I ESPD, del IV, afsnit B og C afgives oplysninger om Økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen. I afsnit B oplyses virksomhedens gennemsnitlige årsomsætning iht. de 3 seneste disponible regnskabsår og om egenkapital i henhold til seneste disponible regnskabsår. I afsnit C oplistes under tjenesteydelser referencer med kort beskrivelse af referencen. Det anføres om referencen er til Rammeaftale 1 eller 2, eller begge. Følgende skal oplyses: - kunde/ordregiver med navn og telefonnummer på ansøgers kontaktperson hos kunden/ordregiveren - de relevante opgaver, som ansøger har udført, jf. bilag 1 - ansøgers kontraktsum - start- og slutdato Der er ikke krav om underskrift af ESPD. 3.4 Dokumentation Serviceattest Den tilbudsgiver, med hvem ordregiver agter at indgå en eller flere rammeaftaler(-er), skal inden tildeling af rammeaftale fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. 135, stk. 1 3 samt 137, stk. 1, nr. 2, i udbudsloven. Dokumentationen skal opfylde kravene i 153, og den skal foreligge senest 3 uger efter anmodning og må højst være 6 måneder gammel. Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underrådgivere), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af minimumskrav og/eller prækvalifikation, jf. bilag 1. Yderligere dokumentation Yderligere dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD, skal ansøger/tilbudsgiver kun fremsende, såfremt Aalborg Kommune anmoder herom. Anmodning om fremsendelse kan ske ifm. prækvalifikation eller senere. Følgende yderligere dokumentation kan det blive aktuelt at anmode om: Ang. dokumentation for virksomhedens egenkapital i henhold til seneste disponible regnskabsår o Revisorpåtegnet eller kopi af årsregnskab o Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne
5 af 11 o gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes egenkapital skal opfylde mindstekravet. Der skal gives fuldmagt til en person, der bemyndiges til at tegne sammenslutningen. Samtlige deltagende økonomiske aktører hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underrådgivere eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder til at opfylde mindstekravet. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse. Ang. dokumentation for tilbudsgivers gennemsnitlige årsomsætning iht. de 3 seneste disponible regnskabsår o Revisorpåtegnet eller kopi af årsregnskab o Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde mindstekravet. Der skal gives fuldmagt til en person, der bemyndiges til at tegne sammenslutningen. Samtlige deltagende økonomiske aktører hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse. o Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underrådgivere eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder til at opfylde mindstekravet. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse Frist for ansøgning om prækvalifikation fremgår af udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.2.2, som - når den er offentliggjort i supplement til Den Europæiske Unions Tidende kan ses på under https://www.aalborg.dk/business/leverandoerer/leverandoer-til-aalborg-kommune Udbud Aktuelle udbud. Efter prækvalifikation fremsendes opfordring til at afgive tilbud til de prækvalificerede firmaer på hver af rammeaftalerne. 3.5 Spørgsmål ifm. prækvalifikation Ansøgere har mulighed for at stille spørgsmål om prækvalifikationen. Spørgsmål skal stilles pr. e-mail til Martin Holst Fischer: martin.fischer@aalborg.dk og Niels Bresemann Jensen: niels.bresemann@aalborg.dk med kopi til Mogens Høgsted: mh@viveconsult.dk. Spørgsmål og svar vil blive uploadet på www.aalborg.dk Spørgsmål, som ikke er relevante for prækvalifikationen, men som fx er detailspørgsmål til udbudsmaterialet, kan blive henvist til besvarelse i tilbudsfasen. Spørgsmål skal stilles på dansk og vil blive besvaret på dansk. Alle spørgsmål, der uploades senest den 19. juni 2018, kan påregnes besvaret senest den 22. juni 2018. Spørgsmål, der uploades senere end den 22. juni 2018, kan ikke forventes besvaret. Ordregiver forbeholder sig ret til - på eget initiativ - at uploade rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på www.aalborg.dk/ indtil den 22. juni 2018.
6 af 11 4. Udbud 4.1 Udbudsmateriale 4.2 Tildeling 4.2.1 Generelt Udbudsmaterialet omfatter: Udbudsdokumenter Udbudsbekendtgørelse ESPD (xml-fil) for hver rammeaftale Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Ydelser og kompetencer (YK) Paradigme til Rammeaftale (RA-P) Paradigme til rekvisition (REK-P) Tilbudslister (TBL) for hver rammeaftale Kriterium for tildeling er det bedste forhold mellem pris og kvalitet. 4.2.2 Underkriterier Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterie A Pris B Kvalitet (CV) 4.2.3 Tildelingsmodel Tildelingsmodellen er af typen prismodeller, og den indebærer, at der for hvert tilbud beregnes en samlet evalueringspris, som er tilbudssummen (på Tilbudslisten) korrigeret med et fiktivt tillæg for det kvalitative underkriterie. Dette tillæg fastsættes ud fra tilbuddets kvalitet som: (10-kv) x Ob, hvor kv er den vægtede karakter for CV er, jf. neden for og Ob er en omregningsfaktor, som er Ob kr. Rammeaftale 1 1.350.000 Rammeaftale 2 255.000 Ved en vægtet karakter på Rammeaftale 1 på 8,17 bliver tillægget til tilbudssummen på (10,00-8,17) x 1.350.000 = 2.470.500 kr. Den samlede evalueringspris er fiktiv og kun til brug for evalueringen, og den er således ikke et udtryk for Rammeaftalesummen. Rammeaftalen tildeles den tilbudsgiver, der har opnået den laveste samlede evalueringspris.
7 af 11 Opfyldelsen af det kvalitative underkriterie bedømmes ud fra følgende karakterskala. Ka- Beskrivelse rak- ter 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder delkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet 8 Gives for tilbud med meget tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af delkriteriet 6 Gives for tilbud med lidt over middel opfyldelse af delkriteriet 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet 4 Gives for tilbud med lidt under middel opfyldelse af delkriteriet 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet 2 Gives for tilbud med utilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet 1 Givet for tilbud med meget utilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (delkriteriet lige netop opfyldt) For det kvalitative underkriterie gælder følgende grundlag for karaktergivningen: Underkriterie kvalitet Der skal vedlægges: Ved bedømmelsen lægges vægt på: CV Hvert CV gives en karakter, som vægtes, jf. neden for. Der skal vedlægges CV er for de tilbudte ressourcepersoner, jf. YK, afsnit 2. At kompetencekrav i YK, afsnit 2 i høj grad dokumenteres ved ressourcepersonens erfaringer fra tilsvarende opgaver og ved relevante kompetenceøgende aktiviteter.. Rammeaftale 1 Rammeaftale 2 Et tilbud er ikke konditionsmæssigt, hvis den vægtede karakter er mindre end 6,00. CV nr. Vægt i % CV nr. Vægt i % 1 10 1 30 2 10 2 25 3 5 3 25 4 5 4 20 5 5 6 5 7 3 8 10 9 5 10 2 11 10 12 10 13 5 14 5 15 3 16 3 17 2 18 2 Sum 100 100 Den vægtede karakter beregnes med 2 decimaler.
8 af 11 4.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet i tilbudsfasen Tilbudsgivere har mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles skriftligt til: Martin Holst Fischer: martin.fischer@aalborg.dk og Niels Bresemann Jensen: niels.bresemann@aalborg.dk ; med kopi til Mogens Høgsted: mh@viveconsult.dk. Spørgsmål skal stilles på dansk og vil blive besvaret på dansk. Spørgsmål og besvarelsen heraf vil - i anonymiseret form - blive mailet til tilbudsgiverne. Tilbudsfristen er den 3. august 2018, klokken 10:00. Alle spørgsmål, der fremsendes senest 23. juli, kan påregnes besvaret senest 27. juli 2018. Spørgsmål, der uploades senere end 27. juli 2018, kan ikke forventes besvaret. Ordregiver forbeholder sig ret til - på eget initiativ - at fremsende rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet indtil 27. juli 2018. 5. Tilbud 5.1 Sprog Tilbud skal afgives på dansk. 5.2 Alternative tilbud Der modtages ikke alternative tilbud, jf. udbudsbekendtgørelsen pkt. II.2.10. 5.3 Forbehold Opmærksomheden henledes på, at udbyder vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at udbyder vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan ordregiver vælge at kapitalisere, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.4 Aflevering af tilbud Tilbud på hver rammeaftale skal være modtaget hos ordregiver den 3. august 2018, klokken 10.00 i receptionen på følgende adresse: Aalborg Kommune By og Landskabsforvaltningen Trafik & Veje Stigsborg Brygge 5
9 af 11 9400 Nørresundby Tilbud afleveres i en papirkopi og på USB stik. Ved evt. uoverensstemmelse er papirudgaven gældende. Tilbudskuvert skal være mærket: Att. Martin Holst Fischer, Må ikke åbnes, +BUS- Ressourceudbud. Rammeaftale nr. X. X er rammeaftale nr., dvs. 1 eller 2. 5.5 Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i minimum 90 kalenderdage fra tilbudsfristen. 5.6 Tilbudsdokumenter, der skal afleveres Følgende tilbudsdokumenter skal afleveres for hver rammeaftale, der bydes på: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. CV ere for tilbudte ressourcepersoner, jf. bilag 2. 5.7 Indgåelse af rammeaftale og første rekvisition Rammeaftale indgås efter udløb af stand-still perioden, såfremt der ikke er indgivet klage. Umiddelbart efter underskrift af rammeaftalen indgås den første rekvisition for Rammeaftale 1 om bistand i projekteringsfasen. For Rammeaftale 2 forventes første rekvisition inden for få uger efter indgåelse af rammeaftalen.
10 af 11 BILAG 1 Mindstekrav til egnethed Dette bilag indeholder mindstekrav til økonomisk og finansiel samt teknisk formåen.. Ansøges der om prækvalifikation til én delkontrakt er mindstekravene til ansøgers egnethed angivet i nedenstående for hver enkel delkontrakt. Ved ansøgning om prækvalifikation til begge delkontrakter, skal ansøger opfylde summen af mindstekravene til de 2 delkontrakter. Krav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen Ansøgers egenkapital iht. seneste disponible regnskabsår skal mindst have udgjort følgende beløb: Rammeaftale Rammeaftale 1 16 Rammeaftale 2 4 Beløb i mio. kr. Ansøgers nettoomsætning iht. seneste disponible regnskabsår skal mindst have udgjort følgende beløb: Rammeaftale Rammeaftale 1 40 Rammeaftale 2 10 Beløb i mio. kr. Krav til ansøgers tekniske og faglige formåen Ansøger skal ved angivelse af referencer (i ESPD) dokumentere at have gennemført relevante tjenesteydelser (ved egne medarbejdere) med en samlet kontraktsum i de 3 seneste år på: Rammeaftale Beløb i mio. kr. Rammeaftale 1 20 Rammeaftale 2 5 Relevante tjenesteydelser indebærer, at referencerne samlet set skal ligge indenfor følgende ydelsesområder: Rammeaftale Rammeaftale 1 Rammeaftale 2 Ydelsesområder Projektledelse. Projekteringsledelse og projektering af veje, herunder afvanding. Byggeledelse og fagtilsyn på vejprojekter Myndighedsopgaver, herunder myndighedstílsyn for vejprojekter. Ledningskoordinering ifm. anlægsprojekter. Kvalitetssikring ved vejprojekter. Behandling og vedligehold af GIS data.
11 af 11 BILAG 2 Tilbudsindhold kontaktoplysninger og CV er Dette bilag er vedlagt i en word version til udfyldelse. Bilaget udfyldes for hver rammeaftale der bydes på. Rammeaftale nr. Kontaktoplysninger: Firmanavn og CVR nr. Til udfyldelse Adresse Kontaktperson, navn, e-mailadresse og telefon Beskrivelse af opfyldelse af underkriteriet CV: CV ere oplistes med navn og nummer. CV nr. Navn CV er vedlægges i særskilt fil (pdf.) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 17 18