BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE. Center for Ældre

BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE Center for Ældre Analyse af samarbejdet mellem bestiller og udfører og udfører og modtager samt kortlægning af vagtplanlægningsmodeller i hjemmeplejen December 2014 Ældrepuljen projekt 2.6

Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Visitationsmodeller... 2 Metode... 2 Generelt om visitationsmodeller... 3 Pakkevisiteringsmodel... 4 Generel beskrivelse af pakkevisitering... 4 Andre kommuners erfaringer med pakkevisitering... 5 Økonomiske forudsætninger for pakkevisitering... 5 Fordele... 6 Udfordringer/forudsætninger... 7 Delkonklusion... 7 Nuværende visiteringsmodel med minuttal... 7 Fordele... 8 Udfordringer/forudsætninger... 8 Delkonklusion... 8 Visitering ved udnyttelse af muligheder i gældende samarbejdsaftale... 8 Fordele... 9 Udfordringer/forudsætninger... 9 Delkonklusion... 10 Samlet konklusion vedrørende visitationsmodeller... 10 Fleksibel vagtplanlægning... 11 Metode... 12 Analyse... 12 KMD vagtplan... 12 KMD web... 12 Puslemøder... 13 Time Care... 14 Samlet konklusion vedrørende fleksibel vagtplanlægning... 14 Bilagsoversigt... 15 1

Indledning Baggrund: Med støtte fra Ældrepuljen er der i de sidste tre måneder af 2014 blevet gennemført en kortlægning af eksisterende arbejdsgange i samarbejdet mellem bestiller og udfører med henblik på at pege på indsatsområder, hvor ændre arbejdsgange kan føre til et mere dialogorienteret samarbejde, effektiviseringer af arbejdsgange samt øget indflydelse for medarbejdere og borgere i, hvordan den bevilgede ydelse leveres. I forbindelse med budget 2015 blev det besluttet, at Center for Ældre fra 2016 og overslagsår skal spare 2.5 mio kr i forlængelse af denne analyse og de ændringer, den peger på. Samtidig pågår der pt i Ældre- og Sundhedsområdet et analysearbejde, som sætter fokus på nogle af de samme arbejdsgange og opgaver, som er beskrevet i kortlægningen og som i forbindelse med budget 2015 forventes at indbringe 17.5 mio kr fra 2016 og overslagsår. Ved omorganiseringen i marts 2014 blev bestiller- og udførerfunktionerne organisatorisk placeret i samme center Center for Ældre. Det giver mulighed for at skabe en mere dialog- og tillidspræget visitation. Kortlægnings- og analysearbejdet ledes af en styregruppe og udføres af en projektgruppe, der undersøger arbejdsgange og muligheder indenfor følgende områder: Visitationsmodeller: 1. Pakkevisitering 2. Nuværende visitering med minuttal Vagtplanlægningsmodeller: 1. KMD vagtplan som i dag anvendes i Hjemmeplejen, hvor lederen udarbejder vagtplaner, og hvor medarbejderne er ansat i skiftende dag- og aftenvagter 2. KMD webløsning hvor medarbejderne kan ønske vagter elektronisk 3. Puslemøder hvor medarbejderne mødes og har indflydelse på planlægningen 4. Time Care hvor medarbejderne selv koordinerer og planlægger deres arbejdstid, så vidt muligt uden ledelsesmæssig indblanding I det følgende gennemgås visitations- og vagtplanlægningsmodellerne med en afsluttende konklusion. Visitationsmodeller Metode Projektgruppen har, med udgangspunkt i BDO rapporten fra 2012 1, kontaktet 5 geografisk spredte kommuner, som jævnfør rapporten er sammenlignelige med Bornholms Regionskommune i forhold til indbyggertal. Herudover er der taget kontakt til 7 andre kommuner på Sjælland. 1 BRK, Screening af besparelsespotentiale 2014 2

Indsamling af data er foregået på følgende måde: Bestiller og ledere på leverandørniveau kontaktes telefonisk eller via mail med udgangspunkt i et udarbejdet spørgeskema Der indhentes ikke yderligere dokumentation i forhold til gennemførte samtaler og skriftlige modtagne besvarelser Udarbejde en arbejdsgangsbeskrivelse hvor nuværende visitations- og pakkevisiteringsmodel holdes op mod hinanden Økonomien belyses ved at overføre pakkevisiteringsmetoden fra Fredensborg kommune til et team i hjemmeplejen på Bornholm Der udarbejdes et udkast til pakkestørrelser i Bornholms Regionskommune med udgangspunkt i Center for Ældres budget Generelt om visitationsmodeller I Bornholms Regionskommune anvendes BUM modellen, hvor der i organiseringen af arbejdet er en adskillelse mellem Bestiller, Udfører og Modtager. Ved anvendelse af modellen sikres et ensartet serviceniveau og gennemskuelighed i forhold til ansvar, kompetencer og økonomi. I BUM modellen indgår de politisk vedtagne kvalitetsstandarder samt aftaler om samarbejde og snitflader, herunder eksempelvis sundhedsaftale og overordnede rammer for samarbejde og beskrivelse af arbejdsgange. Uanset visitationsmodel kan enhver borger rette telefonisk, skriftlig eller personlig henvendelse til Myndighed og Tilsyn i Center for Ældre ved behov for hjælp eller ændring af hjælp. På baggrund af borgerens funktionsniveau og aktuelle situation vurderer visitator behovet for hjælp. Som vurderingsredskab benytter BRK en helheds- og funktionsvurdering som er opbygget efter Fællessprog II 2 og principperne fra Den gode sagsbehandling 3. Formålet med at benytte et vurderingsredskab er, at sikre myndighedspersonen et ensartet grundlag for at vurdere borgerens samlede situation, og på baggrund heraf træffe en konkret individuel afgørelse. Tildeling af ydelser sker i henhold til Lov om social service, Lov om Retssikkerhed og administration på det sociale område samt under hensynstagen til Lov om arbejdsmiljø og BRK s kvalitetsstandard for personlig pleje, praktisk bistand, aflastning og afløsning. Visitationen foretages i borgerens eget hjem eller midlertidige opholdssted, eventuelt med deltagelse af pårørende/bisidder efter borgers ønske. Alle afgørelser dokumenteres. Hjælpen skal løbende justeres efter det aktuelle behov og i henhold til gældende kvalitetsstandard. Som supplement til visitators information om gældende kriterier for visitation, får borger udleveret brochuren Visitation, hvorfor og hvordan Borgers rettigheder og pligter. I brochuren indgår blandt andet denne figur, der viser arbejdsgangen ved visitering: 2 KL s Fællessprog II Dokumentation af afgørelser på det kommunale ældre- og handicapområde 3 Styrelsen for specialrådgivning og social service, God sagsbehandling på ældreområdet, metodehåndbog 3

Hjælpen tilpasses løbende dit aktuelle behov Opfølgning revurdering Du besøges af visitator som indhenter oplysninger om dig Hjælp Hjælp Vurdering Du kontaktes af leverandør, og I aftaler starttidspunkt Din sag behandles, og der træffes afgørelse Valg Afgørelse Du vælger leverandør I de følgende afsnit belyses pakkervisiteringsmodellen og BRK s nuværende visiteringsmodel med minuttal. Pakkevisiteringsmodel Generel beskrivelse af pakkevisitering Ved pakkevisitering er den samlede visiterede tid i kommunen grupperet i et antal pakker, hvor den enkelte pakke er defineret ved en beskrivelse af målgruppen, indholdet, indsatsen og det typiske antal besøg. Ved pakkevisitering kan udfører foretage mindre variationer og afvigelser indenfor den enkelte pakkes ramme, uden kontakt til bestiller. Ved flere pakkestørrelser kræves hyppigere justering, og dermed hyppigere kontakt mellem bestiller og udfører. Få pakker giver større spillerum for udføreren, og dermed færre justeringer og mindre stram styring fra bestillers side. I Fredensborg Kommune anvendes pakkevisitering, og på området personlig pleje har kommunen eksempelvis følgende 4 pakkestørrelser samt en pluspakke: 4

Pakke muligheder Visiteret hjælp til personlig pleje timer pr. uge Pakkestørrelse i timer pr. uge 1 0,1 2,9 1,5 2 3,0 5,9 4,2 3 6,0 9,9 7,5 4 10,0 19,9 13,2 Pluspakke 20 + 23,3 De borgere der eksempelvis bevilges hjælp mellem 0,1 og 2,9 timer om ugen får tildelt pakke 1 på 1,5 timer/uge. To borgere tilknyttet samme team der eksempelvis har behov for hjælp på henholdsvis 0,3 og 2,7 timer om ugen, vil begge blive visteret til pakke 1 på 1,5 timer om ugen. Da gennemsnittet af hjælpen til disse to borgere er 1,5 timer, er der match i forhold til 2 x pakke 1. Udfører er ansvarlig for fagligt begrundede justeringer i op- og nedadgående retning indenfor den enkelte pakkestørrelse. Når en borgers behov for hjælp ændres ud over - eller under - den tildelte pakkestørrelse, er udfører ligeledes ansvarlig for at kontakte bestiller med henblik på en revisitering. Andre kommuners erfaringer med pakkevisitering For at indsamle viden om pakkevisitering, har gruppen kontaktet 12 kommuner med spørgsmål om kommunernes erfaringer med denne form for visitering. For at sikre en ensartet tilgang, har gruppen udarbejdet et spørgeskema, der er vedlagt som bilag 1. I forhold til anvendelse af pakkevisiteringsmodellen og erfaringer hermed, fordeler kommunernes svar sig således: Antal kommuner Pakkevisitering Uddybning 5 fuldt ud I en kommune fungerer det efter 7 års indarbejdelse godt. Kommunen oplyser at der er tale om en stor kulturændring, bl.a. i forhold til kompetencer og personalesammensætning. De øvrige kommuner oplever udfordringer i forhold til kompetencer og styring af tid og økonomi 1 delvist (på praktisk hjælp) 1 delvist (på rehabilitering) Kommunen har overordnet analyseret en fuld pakkevisitation, men har på grund af manglende gennemskuelighed i forhold til tid og økonomi, prioriteret kun at indføre pakkevisitering på praktisk hjælp Kommunen har tidligere haft fuld pakkevisitering, men det blev politisk besluttet at gå tilbage til almindelig visitering, da man i praksis oplevede, at udfører ydede hjælp udover kvalitetsstandarden. Tids- og økonomirammen kunne således ikke styres. 1 fravalgt En kommune har efter en overordnet beregning fravalgt pakkevisitering, da det blev vurderet, at der ikke er et styringsredskab til at holde budgettet 4 Ikke overvejet Disse kommuner har ikke set på pakkevisiteringsmodellen Økonomiske forudsætninger for pakkevisitering Budget og Indkøb har set på, hvad en pakkevisiteringsmodel i BRK ville medføre økonomisk. Anvendes Fredensborg Kommunes inddeling i pakkestørrelser på data fra BRK s visiterede timer, vil den umiddelbare økonomiske konsekvens være en større afregning fra bestiller til udfører. 5

Budget og Indkøb påpeger, at det er vigtigt at tænke pakker ud fra hvordan der visiteres hjælp i BRK i dag og efterfølgende sætte det i forhold til økonomien. Ved pakkevisitering kan det fremadrettet være vanskeligt at beregne besparelsesforslag, da man ikke på samme måde som ved nuværende model, kan trække oplysninger omkring tidsanvendelse på de enkelte delydelser. Herudover peges der på, at der i modellen ikke efterregistreres. Det har den konsekvens, at det ikke er muligt at foretage udtræk på den leverede tid, og dermed kan der ikke løbende beregnes faktiske brugertidsprocenter, hvilket vanskeliggør beregning af timepriser. Det fremhæves, at der er flere forhold der bør belyses nærmere, inden der kan foretages konkrete beregninger på, hvad en overgang til visitering i pakker vil betyde for BRK s økonomi. Budget og Indkøb konkluderer, at en valid beregning af de økonomiske konsekvenser ved indførelse af pakkevisitering, er afhængig af, at pakkestørrelserne fastsættes på baggrund af en faglig vurdering i henhold til BRK s kvalitetsstandard. Derudover gør Budget og Indkøb opmærksom på, at der er en række forhold der bør tages i betragtning ved indførelse af pakkevisitation, blandt andet: Hvis der ikke længere foretages efterregistrering af faktisk leverede ydelser / tid, skal der som minimum gennemføres en manuel registrering af den leverede tid en gang årligt, for at kunne beregne en brugertidsprocent / beregne timepriser. Stikprøven skal have et omfang på minimum 14 dage og være repræsentativ for hele hjemmeplejen Hvis der ikke længere foretages efterregistrering af faktisk leverede ydelser / tid, kan der ikke længere følges op på om der leveres mere eller mindre tid end det visiterede Ved pakkevisitering er det en koordinator der folder pakkerne ud og holder styr på, at der overordnet set ikke leveres mere tid / flere ydelser end visiteret. Der skal altså bruges mere tid på daglig koordinering og det vil påvirke timepriserne, der kan blive højere end i dag, da koordinatorernes tid medgår i timeprisberegningen / beregningen af brugertidsprocenten Muligheden for understøttende dokumentation til brug for budgetopfølgning vil være begrænset i forhold til i dag Det skal sikres at der gives et kompetenceløft til ledere og de medarbejdere i det enkelte team, der skal sikre at borgeres ydelser ikke overstiger de pakker som tildeles teamet Budget og Indkøbs bilag omkring de økonomiske forudsætninger for analysearbejdet er vedlagt som bilag 2. Med udgangspunkt i de indhentede oplysninger fra kommunerne og de økonomiske beregninger, har gruppen udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse ved pakkevisitering, der er vedlagt som bilag 3. Samlet set ser gruppen følgende fordele og udfordringer/ forudsætninger ved indførelse af pakkevisitering i BRK: Fordele Formodet administrativ tidsbesparelse for bestiller, idet justeringer inden for pakkerammerne kan klares internt i teamet Fleksibilitet i forhold til daglig planlægning Forenklet og mere fleksibel arbejdsgang 6

Medarbejderne sparer tid i forhold til registrering af afvigelser En større indflydelse på tilrettelæggelse og udførsel af hjælp til borger, formodes at øge medarbejdernes motivation og engagement Øget fokus på hjælp til selvhjælpsprincippet, da udfører vinder på at holde behovet for hjælp under afregningsbarren Udfordringer/forudsætninger Nødvendiggør et stort og dybdegående arbejde for at udmåle og sammensætte pakkerne, så de kan matche serviceniveauet i BRK Der skal tages stilling til afregning for uforudsete opgaver som hidtil er afregnet via afvigelser, f.eks. nødkald og ydelser der ikke leveres ved borgers fravær Tilkøb af IT mulighed for opsætning af pakkevisitation Da opgaven omkring tildeling af tid overgår fra bestiller til udfører, kræves det at ledere, koordinatorer og medarbejdere er meget skarpe i forhold til serviceniveauet og kvalitetsstandarder i BRK Et skærpet ledelsesfokus på ressourceforbrug indenfor pakkestørrelsen er nødvendigt, således at der kontinuerligt er fokus på borgerens funktionsniveau og mulighed for rehabilitering Besparelser i Hjemmeplejen har hidtil været baseret på nedsættelse af minuttallet på de enkelte ydelser. Ved pakkevisitering vil det være pakkestørrelser der skal skæres i Den strukturskabte kultur i organisationen, hvor der er behov for eliminering af myten om dem og os Kompetenceløft og undervisning af bestiller og udfører, i henhold til nye arbejdsgange og IT udfordringer Delkonklusion Pakkevisitation flytter en del af udmålingen af hjælpen fra bestiller til udfører og derfor skal der ske en oplæring af teamleder og koordinator, hvis denne visitationsmodel indføres. Der vil medgå mere tid i udførerdelen end i dag, til denne udmåling. Det skal fremhæves, at de økonomiske konsekvenser ved implementering af pakker ikke for nuværende fuldt ud kan gennemskues, da dette på baggrund af kompleksiteten fordrer en mere omfattende dataindsamling og analyse end det har været muligt indenfor projektets givne rammer. Nuværende visiteringsmodel med minuttal Ved nuværende praksis visiteres hver enkelt ydelse for sig, og der visiteres individuel tid med udgangspunkt i vejledende tider. Der afregnes månedsvis efter leveret tid. De faktorer der indgår i afregningen fremgår af bilag 4. En væsentlig del af visiteringsmodellen er en hyppig kontakt mellem bestiller og udfører ved ændringer i ydelser og tid. Samarbejdet mellem bestiller og udfører styres af den gældende rammeaftale, hvor arbejdsgange, instruksfiler i KMD Care, kvalitetsstandarder samt samarbejds- og snitflader indgår. Arbejdsgangen kan beskrives i faser (se uddybning i bilag 5): 1) Visitation som beskrevet i afsnittet visitationsmodeller 2) Bestilling af hjælp ved leverandør/udfører 7

3) Planlægning og opstart af hjælpen 4) Løbende justering af hjælpen 5) Opfølgning På baggrund af de indhentede oplysninger fra økonomfunktionen og den udarbejdede arbejdsgangsbeskrivelse, ser gruppen følgende fordele og udfordringer/forudsætninger ved fastholdelse af nuværende praksis: Fordele Servicekontrakt og ydelser/tid er overskuelige og lette at anvende i hverdagen for både bestiller og udfører Et effektivt økonomisk styringsredskab Adskillelse af bestiller/myndighed og udfører/leverandør sikrer en objektiv vurdering af behov for hjælp og tildeling af ydelser Udfordringer/forudsætninger Borger har efter visitationssamtalen en forventning om udførsel af den aftalte hjælp. Medarbejderne skal efterleve aftaler som de ikke selv har været med til at indgå. Lever levering af hjælpen ikke op til borgerens forventninger, kan borgeren opleve at kommunen er delt i to Oplevet tidspres og minuttyranni Konflikter mellem bestiller og udfører Kommunikationen ved ændringer af hjælp/tid kompliceres ved manglende indblik i og dermed manglende udnyttelse af gældende rammeaftale Gældende rammeaftale, herunder arbejdsgange, instruksfiler i KMD Care, kvalitetsstandarder samt samarbejds- og snitflader er ikke ajourført, og er ikke let tilgængelige Den strukturskabte kultur i organisationen, hvor der er behov for eliminering af myten om dem og os Delkonklusion De strukturskabte konflikter og kommunikationsudfordringer mellem bestiller og udfører fylder en del i organisationen. Det vurderes, at en styrkelse af samarbejdet, og et uddybende kendskab til hinandens arbejdsgange og vilkår, er væsentlig i forhold til løsningen af den fælles opgave med borgeren i centrum Det vurderes ligeledes, at det generelt manglende kendskab til indarbejdede standarder og indgåede samarbejds- og snitfladeaftaler i BUM modellen skyldes, at materialet ikke er ajourført og let tilgængeligt, hvilket medfører at mulighederne i aftalen ikke udnyttes optimalt. Gruppen ser derfor forbedringsmuligheder inden for den nuværende visitationsmodel hvilket beskrives i det følgende. Visitering ved udnyttelse af muligheder i gældende samarbejdsaftale Gruppen har skematiseret arbejdsgangsbeskrivelsen for henholdsvis pakke- og minutvisitering for at belyse forskelle og ligheder mellem de to modeller, som det fremgår af bilag 6. Med udgangspunkt i denne skematisering, sammenholdt med viden om at mulighederne i den nuværende samarbejdsaftale ikke udnyttes optimalt, er gruppen blevet inspireret til at udarbejde en arbejdsgangsbeskrivelse der tager udgangspunkt i, at de givne muligheder udnyttes; der tages udgangspunkt i samme faseopdeling som ovenfor (og der uddybes i bilag 7): 8

1) Visitation som beskrevet i afsnittet visitationsmodeller 2) Bestilling af hjælp ved leverandør/udfører Detaljeringsgraden ved bestilling minimeres og der indføres en opstartsydelse, som sikrer tid til dialog mellem udfører og modtager af hjælpen 3) Planlægning og opstart af hjælpen Kontaktperson udpeges for hver modtager og denne planlægger, i samarbejde med modtager og koordinator, hvorledes hjælpen skal leveres 4) Løbende justering af hjælpen Koordinator justerer hjælpen, hvis justeringen kan ske indenfor den tidsramme, der er beskrevet i samarbejdsaftale mellem bestiller og udfører (5 timer/uge/borger i op/nedadgående retning) 5) Opfølgning Tættere kontakt mellem bestiller og udfører, ved at visitator med mellemrum deltager i gruppemøder i alle teams Revisitation/opfølgning på alle igangværende sager i faste intervaller På baggrund af gruppens indsamlede oplysninger og det udarbejdede materiale ser gruppen følgende fordele/udfordringer og forudsætninger ved at optimere udnyttelsen af mulighederne indenfor de nuværende rammer; gennemføres disse kan arbejdsgangene effektiviseres og medarbejdere og borgere vil opleve større indflydelse på tilrettelæggelse af hjælpen: Fordele Formodet administrativ tidsbesparelse ved optimal udnyttelse af de eksisterende rammer for samarbejde og beskrivelse af arbejdsgange Fleksibilitet i forhold til daglig planlægning Koordinatoren sparer tid i forhold til forenklet og mere fleksibel arbejdsgang Medarbejderindflydelse på tilrettelæggelse og udførsel af hjælp til borger, hvilket øger medarbejderens motivation, engagement og arbejdsglæde Hverdagsrehabilitering bliver en målrettet indsats, idet målet med hjælpen fra starten aftales mellem borger og medarbejder. Herved øges fokus på hjælp til selvhjælpsprincippet, således at medarbejderen støtter borgeren til igen at kunne klare daglige gøremål, og gensidigt forpligter de sig til at holde hinanden op på det retningsgivne formål Hjælpen til borgeren tilrettelægges i ligeværdig dialog mellem borger, visitator og udførende medarbejder. Herved tilgodeses borgers egne synspunkter, normer og livsstil i videst muligt omfang Genkendeligt IT redskab, der er overskueligt og let at anvende i hverdagen for både bestiller og udfører Bevarelse af et effektivt økonomisk styringsredskab Fortsat adskillelse af bestiller/myndighed og udfører/leverandør, hvilket sikrer en objektiv vurdering af behov for hjælp og tildeling af ydelser Udfordringer/forudsætninger Kræver at visitatorer, ledere, koordinatorer og medarbejdere er helt inde i BRK s kvalitetsstandarder og samarbejdsaftaler, så alle er bevidste om serviceniveauet på alle områder. Dette skal styrkes ved et tættere samarbejde mellem bestiller og udfører 9

Skærpet krav om ledelses og koordinatorfokus på ressourceforbrug, således at der kontinuerligt er fokus på borgerens funktionsniveau og rehabilitering Fokus på behov for eliminering af myten om dem og os. Der skal genskabes en samarbejdskultur bygget på respekt, tillid og loyalitet i forhold til, at beslutninger og handlinger sker ud fra et ønske om at finde de bedste løsninger ud fra de givne rammer og kriterier Der er behov for uddannelse /undervisning af udpeget personale i forhold til et kompetenceløft Delkonklusion Efter at have haft fokus på pakkevisitering ser gruppen, at nogle af fordelene ved denne visiteringsform kan overføres til den nuværende visitationsmodel i BRK, blandt andet ved optimalt at udnytte de gældende samarbejdsaftaler. Ligeledes ser gruppen muligheder for at skabe en ny og bedre samarbejdskultur, hvor minuttyraniet ikke er i centrum, eksempelvis ved at mulighederne indenfor gældende rammer udnyttes efter hensigten. Samlet konklusion vedrørende visitationsmodeller Via delkonklusionerne er gruppen kommet frem til, at det på det nuværende grundlag ikke kan anbefales at BRK overgår til pakkevisitering. Gruppen er ligeledes kommet frem til, at der er et kompetencegab i organisationen, hvilket medfører et generelt manglende kendskab til gældende standarder og samarbejds- og snitfladeaftaler i BUM modellen. Konsekvensen heraf er, at de eksisterende muligheder for fleksibilitet og samarbejde indenfor de gældende rammer ikke udnyttes optimalt. Den vurderes, at den nuværende stramme visitation kan fastholdes, men at den kan gøres mere fleksibel i forhold til borger- og medarbejderindflydelse på hjælpens udførsel i hjemmet, blandt andet gennem tildeling af en opstartsydelse, der giver tid til dialog mellem medarbejder og borger. Herudover ser gruppen, at der kan ske en forenkling af både dokumentation og arbejdsgange ved at udnytte mulighederne i den nuværende visitationsmodel, i kombination med indførelse af fordele fra pakkevisiteringsmodellen. Ved denne model vil den gældende afregning og dermed det økonomiske styringsredskab bevares. På baggrund af ovennævnte anbefaler gruppen, at følgende indsatsområder prioriteres i 2015: For at udnytte mulighederne i de eksisterende samarbejdsaftaler er det en forudsætning: At gældende rammeaftale, herunder arbejdsgange, instruksfiler i KMD Care, BRK s kvalitetsstandarder samt samarbejds- og snitflader ajourføres og gøres let tilgængelige At der ses på funktions- og kompetencebeskrivelser for medarbejdergrupperne, for at sikre, at jobfunktionerne i organisationen bestrides af fagligt kvalificeret personale i forhold til kompleksiteten At der sker en kompetenceudvikling i forhold til kompetencegab i organisationen Vurderingen er, at en kompetenceudvikling vil medføre et uddybende kendskab til de generelle arbejdsgange og vilkår, hvilket skaber fundament for i fællesskab at se på muligheder i forhold til at forenkle dokumentation og arbejdsgange. For at sikre medarbejder- og borgerindflydelse og grundlag for rehabiliterende indsats, anbefales det med udgangspunkt i det nuværende budget: 10

At der visiteres øget tid til opstart de to første døgn i dag- og aftenvagt til nye borgere der bevilges daglig personlig hjælp, og borgere der i forvejen får hjælp og som er udsat for et markant nedsat funktionsniveau. Dette for at sikre tid til, at medarbejderen kan udarbejde mål og døgnrytmeplan samt forventningsafstemme i samarbejde med borgeren Hverdagsrehabilitering bliver derved en målrettet indsats, idet målet med hjælpen fra starten aftales mellem borger og medarbejder. Herved øges fokus på hjælp til selvhjælpsprincippet, hvor borger og medarbejder gensidigt forpligter sig til at holde hinanden op på de retningsgivende formål. At se på opbygningen af afgørelsesbrev og planlægning af udførelsen af den bevilgede hjælp med henblik på en mere fleksibel udførelse, så både borgere og medarbejdere sikres indflydelse på tilrettelæggelsen af den visiterede personlige og praktiske hjælp i hjemmet Gruppen vurderer, at ovennævnte indsats vil sikre et sammenhængende pleje- og rehabiliteringsforløb hvor både borger og medarbejder er aktivt deltagende. For medarbejderne forventes indsatsen at øge motivationen, engagementet og arbejdsglæden. Det anbefales at sikre en organisatorisk fælles forståelse for gældende rammer og vilkår, og herved optimere samarbejdet mellem bestiller og udfører, ved: At bestiller og udfører fortsat gennemgår alle borgerindsatser 2 gange årligt. Formålet er at sikre at indsatsen løbende tilrettes borgers aktuelle behov samt at serviceniveauet overholdes jævnfør gældende kvalitetsstandarder på de respektive indsatsområder At bestiller forud for gennemgangen deltager i et teamledermøde og på gruppemøder i det enkelte team. Formålet er at styrke fællesforståelsen og den enkelte leders og medarbejders kendskab til de politisk fastsatte rammer og vilkår for bestiller, udfører og modtager Det samlede mål er at sikre, at den visiterede og leverede hjælp er i overensstemmelse med borgerens aktuelle behov og gældende kvalitetsstandarder/serviceniveauet. Overbevisningen er at tiltaget vil genskabe en samarbejdskultur der bygger på respekt, tillid og loyalitet i forhold til at beslutninger og handlinger sker ud fra et ønske om at finde de bedste løsninger, ud fra de givne rammer og kriterier med fokus på borgeren i centrum. Fleksibel vagtplanlægning Medarbejderne i hjemmeplejen har et ønske om at få større indflydelse på egen arbejdstidsplanlægning. Behovet er blandt andet begrundet i et ønske om at få bedst mulig sammenhæng mellem arbejds- og familieliv. I forhold til økonomien har hjemmeplejens ledelse behov for fleksibilitet i forhold til ressourcetilpasning. 11

Metode I forhold til en belysning af de i indledningen nævnte 4 modeller for vagtplanlægning, har gruppen valgt at foretage en overordnet research. Gruppen har blandt andet prioriteret at tage udgangspunkt i: Resultatet fra medarbejdernes evaluering omkring delte dag- og aftenvagter, december 2013 Erfaringer fra Døgnplejens studiebesøg i Hedensted Kommune 2012, hvor puslemøder blev demonstreret KMD s demonstration af firmaets webløsning i Døgnplejen primo 2013 Herudover vil gruppen: Kontakte ledere og vagtplanlæggere i udvalgte kommuner der har erfaring med de modeller der ikke anvendes i hjemmeplejen Kontakte firmaet Time Advice med henblik på en uddybning af muligheder indenfor vagtplanlægningsprogrammet Time Care Se på erfaringer i forhold til de teams i hjemmeplejen der på forsøgsbasis arbejder med puslemøder Analyse KMD vagtplan Hjemmeplejen arbejder med KMD vagtplan, hvor teamleder udarbejder planer med udgangspunkt i rulleplaner af 4-12 ugers varighed. Ved udarbejdelsen tages der højde for blandende dag- og aftenvagter, ferie, kurser og elevperioder med videre. Medarbejdernes mulighed for indflydelse er at afgive ønsker direkte til lederen, som vurderer om ønskerne kan imødekommes. Dette medfører løbende rettelser i de udkomne vagtplaner, som også løbende tilpasses det aktuelle ressourcebehov. Delkonklusion: KMD vagtplan fungerer ikke optimalt i forhold til medarbejdernes behov for medindflydelse på egen arbejdstidsplanlægning og arbejdspladsens behov for fleksibilitet for at kunne imødekomme behovet for stram ressource- og økonomistyring KMD web KMD demonstrerede primo 2013 firmaets webløsning for Døgnplejens ledere. Løsningen medfører, at medarbejderne får mulighed for online at indtaste egne vagtplansønsker som efterfølgende gøres tilgængelige for teamleder, der udarbejder vagtplanen som i den nuværende model. Ved indtastning af ønsker har medarbejderne ikke mulighed for at se den sammenhængende vagtplan og ressourcebehovet. Efter demonstrationen prioriterede ledergruppen ikke at investere i KMD web, idet vurderingen var, at løsningen ikke ville medføre større overskuelighed, tidsbesparelser eller den ønskede medarbejdertilfredshed. 12

Det skal anføres, at KMD i øjeblikket arbejder på at samle og modernisere deres tilbud, hvilket kan medføre, at der på sigt bliver mulighed for, at den sammenhængende vagtplan og ressourcebehovet fremgår ved medarbejdernes indtastning af ønsker. Delkonklusion : KMD web vurderes ikke i sin nuværende form at tilføre organisationen mulighed for den ønskede medarbejderindflydelse på egen arbejdstidstilrettelæggelse. Med fokus på ændringer i KMD web anbefales det at følge firmaets igangværende udviklingsarbejde omkring samling og modernisering af det samlede udbud. Puslemøder En gruppe ledere og medarbejdere fra Døgnplejen var i 2012 på et studiebesøg i Hedensted Kommune, hvor man i en årrække har udarbejdet vagtplaner ved hjælp af puslemøder. Her har medarbejderne indflydelse på egne vagter og er medansvarlige for, at alle vagter i vagtplanen dækkes ind. Kommunen har oplevet en positiv effekt både i forhold til medarbejdernes trivsel, ansvarstagen og samarbejde. Det samme oplever de to teamledere i Center for Ældre der i dag på forsøgsbasis udarbejder vagtplaner ved hjælp af puslemøder. Et team anvender metoden fra Hedensted Kommune direkte, idet medarbejderne ikke har et fast rul. Medarbejderne udfylder her et ønskeskema omkring deres vagter i den kommende vagtplansperiode og teamleder indtaster ønskerne i vagtplanen. Hver 8. uge afholdes der et puslemøde for de 4 medarbejdergrupper, hvor medarbejderne sammen med lederen sikrer at alle vagter dækkes. Teamleder oplyser, at det er tidskrævende at indtaste medarbejdernes ønsker, men at gevinsten er tilfredse medarbejdere der aktivt tager ansvar og samarbejder i forhold til at sikre dækning af alle vagter. Et andet team i hjemmeplejen har bibeholdt rulleplanen. Her afholdes et samlet puslemøde for alle medarbejderne hver 8. uge. På mødet fremkommer medarbejderne med ændringsønsker i forhold til den gældende vagtplan, der byttes vagter og planen pusles på plads. Teamleder oplyser at arbejdsformen giver gevinst i form af medarbejdertilfredshed samt ansvarstagen og samarbejde i forhold til at dække hinandens vagter. I begge tilfælde indtastes ændringer til vagtplanen direkte på storskærme opsat som arbejdsredskab i forbindelse med tidlig opsporing af sygdomme. Medarbejdere der ikke kan deltage i et puslemøde har på forhånd udpeget en kollega der kan forhandle for sig. Delkonklusion: Puslemøder er tidskrævende men tilfredsstiller til gengæld medarbejderne behov for medindflydelse på egen arbejdstidsplanlægning hvilket formodes at styrke arbejdsglæden og den sociale kapital. Det enkelte team kan vælge den model for puslemøder der matcher kulturen og teamets ønsker bedst. Gruppen vurderer, at puslemøder med fordel kan kombineres med KMD web når/hvis KMD produktudvikler således, at medarbejderne ved indtastning af ønskede vagter kan se den sammenhængende vagtplan og ressourcebehovet. 13

Time Care Time Care er en helt ny måde at tænke vagtplanlægning på. Det er et online vagtplanlægningssystem der er udarbejdet af de svenske fagforeninger. Systemet er udviklet på baggrund af et medarbejder ønske om selv at styre deres arbejdstidsplanlægning. Systemet bruges af 85 % af de svenske kommuner og i Danmark har firmaet Time Advice licens til systemet. En af brugerne i Danmark er Odder kommune der har anvendt Time Care i 6 år. Kommunen oplyser, at de har gode erfaringer med systemet. Herudover er der opsamlet erfaringer i forbindelse med at Forebyggelsesfonden har støttet Time Care projekter, hvor der dog efterfølgende ikke har kunnet afses midler til fortsat drift. Systemet kan blandt andet håndtere, at bemandingsbehovet lægges ind i vagtplanen og dermed er synligt når medarbejderne online taster ønsker direkte i vagtplanen. Der arbejdes med en ønskefase hvor medarbejderne selv pusler vagtplanen på plads online. Lederen godkender efterfølgende vagtplanen og retter til hvis der er behov for det. Der er tale om en øget fleksibilitet for både medarbejdere og ledere og ved optimal udnyttelse af systemet planlægges kun kortsigtet, så ressourcer og bemanding hele tiden matches. Der arbejdes med en timebank i stedet for FO og afspadsering. Dette medfører blandt andet, at der skal indgås lokale arbejdstidsaftaler. Time Advice har ved et besøg i Center for Ældre demonstreret Time Care for projekt- og styregruppen som finder systemet interessant i forhold til medarbejderindflydelse og bemandingsoptimering. Det er et vidtrækkende og helt nyt system, der udover en forhandling om lokale arbejdstidsaftaler også fordrer en væsentlig investering og indgåelse af aftaler på tværs i BRK, eksempelvis i forhold til løn- og personale. Delkonklusion: Gruppen anser Time Care for at være et arbejdstidstilrettelæggelses program med potentielle udviklingsmuligheder for BRK. Da en anvendelses af systemet vil berøre hele organisationen og fordre en væsentlig investering samt indgåelse af nye lønaftaler, mener gruppen at Time Care skal ses som en koncernløsning. En eventuel dybere analyse anbefales derfor set i et større organisatorisk perspektiv end hjemmeplejen. Samlet konklusion vedrørende fleksibel vagtplanlægning Via delkonklusionerne er gruppen kommet frem til: At det nuværende vagtplansystem KMD vagtplan ikke fungerer optimalt i forhold til medarbejdernes behov for medindflydelse på egen arbejdstidsplanlægning og arbejdspladsens behov for fleksibilitet for at kunne imødekomme behovet for stram ressource- og økonomistyring KMD web vurderes ikke i sin nuværende form at tilføre organisationen mulighed for den ønskede medarbejderindflydelse på egen arbejdstidstilrettelæggelse. Med fokus på ændringer i KMD web anbefaler gruppen dog, at firmaets igangværende udviklingsarbejde omkring samling og modernisering af det samlede udbud følges, da det formodes at medføre brugbare løsninger for BRK 14

Puslemøder er tidskrævende men tilfredsstiller til gengæld medarbejderne behov for medindflydelse på egen arbejdstidsplanlægning hvilket gruppen formoder vil styrke arbejdsglæden og dermed den sociale kapital Gruppen anser Time Care for at være et arbejdstidstilrettelæggelses program med potentielle udviklingsmuligheder for BRK. En anvendelse af systemet vil berøre hele organisationen og blandt andet fordre indgåelse af nye lønaftaler, hvorfor gruppen anbefaler, at en eventuel dybere analyse skal foretages med baggrund i en koncernløsning. Konkret anbefaler gruppen følgende indsats i 2015: KMD vagtplan kombineres med indførelse af puslemøder i alle teams Teamlederne præsenteres for de to puslemøde modeller der er afprøvet i hjemmeplejen i 2014 Medarbejderne prioriterer sammen med teamleder hvilken model der ønskes i det enkelte team Videndeling med henblik på en løbende kulturudvikling i forhold til medarbejdernes indflydelse på vagtplanen Bilagsoversigt 1 : Udredende spørgsmål i henhold til pakkevisiteringer, oktober 2014 2 : De økonomiske forudsætninger for pakkevisitering, december 2014 3 : Arbejdsgangsbeskrivelse ved pakkevisiteringsmodel, november 2014 4 : Faktorer der indgår i timeprisen for henholdsvis den kommunale hjemmepleje og de private leverandører, december 2014 5: Arbejdsgangsbeskrivelse ved nuværende visiteringsmodel med minuttal, november 2014 6: Arbejdsgangsbeskrivelse visitation til udførelse, november 2014 7: Arbejdsgangsbeskrivelse ved visitering ved udnyttelse af eksisterende muligheder i de gældende samarbejdsaftaler, november 2014 15

Bilag 1 Udredende spørgsmål i henhold til pakkevisiteringer Oplever I visitatorer, det som tidsbesparende at være overgået til pakkevisitering frem for at skulle angive tid? Pakkemodellerne har naturligvis den fordel, at visitatorerne ikke skal bruge tid på at definere enkeltydelser og fastsætte tid på disse eller skal de? Omvendt er der i forhold til formålet med visitationen en større risiko for, at der ikke tages stilling til borgerens individuelle behov eller er der? Hvordan udmåler visitator ydelsespakken? Er der politisk fastsatte vejledende tider, som visitator og leverandøren tager udgangspunkt i? Hvordan er pakkerne delt op i personlige ydelser og praktiske ydelser, eller findes der flere? Hvordan sikres det at pakkerne ikke trækkes op? Har I en samarbejdsaftale vi må få og tage udgangspunkt i? Hvordan afregnes træning jf. 83? Er det indregnet i pakkerne? Hvordan er aftalerne omkring sundhedsydelser som hjælpergruppen varetager? Oktober 2014 16

Bilag 2 De økonomiske forudsætninger for pakkevisitering Forudsætningen for de økonomiske beregninger har som udgangspunkt været Fredensborg kommunes ydelser pakker, herunder pakkestørrelser. Der er trukket oplysninger omkring den visiterede tid i BRK s hjemmeplejemodulet i uge 42 på alle borgere i BRK, som modtager hjemmehjælp uanset leverandør. Anvendes Fredensborg Kommune inddeling i pakker (pakkestørrelser) på data fra BRK omkring de visiterede timer i uge 42, vil den umiddelbare økonomiske konsekvens være en større afregning fra bestilleren til udfører. Derfor har arbejdet i første omgang været at arbejde med at få skabt økonomisk balance i forhold til det nuværende budgetgrundlag, hvor der i dag afregnes der med følgende timepriser: - Praktisk hjælp (uanset leveringstidspunkt) - Personlig pleje, dag (mandag til lørdag i tidsrummet 7 15) - Personlig pleje, øvrig tid (mandag til lørdag i tidsrummet 15 23 samt søn- og helligdage i tidsrummet 7 23) Der afregnes pt. ikke for ydelser leveret om natten. Derudover er der lavet en særskilt opgørelse i forhold til sundhedslovsydelserne (ydelsesnumrene1.6, 1.7, 6.1 og 6.3) da der arbejdes med, at disse ikke fremover registreres i hjemmeplejemodulet. Den økonomiske balance er således i første omgang blevet skabt ved, at tilrette Fredensborg kommunes pakkestørrelser i timetallet der er i denne forbindelse tale om en ren regneteknisk model og der er ikke taget højde for forskellen i afregningspriserne mellem den kommunale og de private leverandører (der er regnet med timepriserne for den kommunale leverandør). Endvidere er der flere forhold der bør belyses nærmere inden, man kan lave konkrete beregninger på, hvad en overgang til visitering i pakker har af økonomisk betydning for kommunen. Et af de væsentligste forhold ved at anvende Fredensborg kommunens pakkeinddeling er, at mange borgere falder ind under den samme pakke, idet tidsangivelsen af pakkestørrelserne må anses at være meget overordnede. Som eksempel kan nævnes, at der i uge 42 var visiteret 790 borgere til personlig plejedag, heraf faldt over 62 % af borgerne ind under pakke 1, hvor forslaget til pakkestørrelsen er på 1,2 timer eller 72 minutter og omfatter borgere der modtager mellem 6 og 179 minutter. Af de borgere som falder ind under pakke 1 viser nærmere analyse, at ca. 47 % ligger under det foreslåede minuttal, ca. 35 % ligger over og de sidste 18 % ligger omkring det foreslåede minuttal. Dette gør sig gældende for flere af de foreslåede pakkestørrelser uanset om der er tale om servicelovsydelser eller sundhedslovsydelser. Et andet væsentligt forhold er, at der lægges op til at der ikke skal efterregistreres. Det har den konsekvens, at det ikke længere er muligt at lave udtræk på den leverede tid, hvilket gør at der fremadrettet ikke 17

løbende kan beregnes faktiske brugertidsprocenter og arbejdet omkring beregningen af timepriserne vanskeliggøres. Afledt heraf kan det være vanskeligt at beregne besparelses forslag, da man ikke på samme måde som i dag, kan trække oplysninger omkring, hvad der anvendes af tid på de enkelte delydelser. Der er udarbejdet et notat der omhandler ovenstående problemstillingen og forslag til alternative pakkestørrelser mv. Der er dog ikke foretaget en endelig beregning af de stillede forslag og hermed kan der ikke gives et bud på hvordan den økonomiske balance ser ud. Konklusion En valid beregning af de økonomiske konsekvenser, ved indførelse af visitering i pakker, er afhængig af at pakkestørrelserne fastsættes på baggrund af en faglig vurdering i henhold til BRK s kvalitetsstandard. Desuden skal der i beregningerne skelnes mellem kommunal og private leverandører. Derudover er der en række forhold man bør tage med i betragtningerne inden en sådan model vedtages - hvis der ikke længere foretages efterregistrering af faktisk leverede ydelser / tid, skal der som minimum gennemføres en manuel registrering af den leverede tid en gang årligt, for at kunne beregne en brugertidsprocent / beregne timepriser. Stikprøven skal have et omfang på minimum 14 dage og være repræsentativ for hele hjemmeplejen - hvis der ikke længere foretages efterregistrering af faktisk leverede ydelser / tid, kan der ikke længere følges op på om der leveres mere eller mindre tid end det visiterede - hvis det er koordinatorerne som skal folde pakkerne ud og holde styr på, at der overordnet set ikke leveres mere tid / flere ydelser end visiteret, kan det have en negativ indflydelse på timepriserne (de kan blive højere end i dag, da koordinatorernes tid medgår i timeprisberegningen / beregningen af brugertidsprocenten) - stillingtagen til, hvad der skal ligge til grund for at en borger skal flytte fra 1 pakke til en anden - hvordan sikres dokumentation overfor borgeren / borgerens pårørende - muligheden for understøttende dokumentation til brug for budgetopfølgning vil være begrænset i forhold til i dag - muligheden for beregning af besparelsesforslag ved reducering i tid eller skære en ydelse bort, vil blive vanskeligere fremadrettet - at der udarbejdes en model der sikrer at den samlede budgetrammen kan overholdes - at det sikres at der gives kompetenceløft til de medarbejdere/ledelse der ude i de enkelte teams skal sikre at borgeres ydelser ikke overstiger de pakker som tildeles det enkelte team. Det foreslås derudover at man bør udnytte evt. erfa grupper eller netværk inden man påbegynder yderligere analysearbejde. Ikke mindst bør man inddrage erfaring fra andre kommuner, ikke mindst hvis der er kommuner der har gået bort fra pakkeløsninger. Økonomiafdelingen, den 5. december 2014 18

Bilag 3 Arbejdsgangsbeskrivelse ved pakkevisiteringsmodel Visitationskriterier og procedurer Visitationskriterier og procedure som beskrevet under generelt om visitationsmodeller. Bestilling af hjælp ved leverandør/udfører For at give udfører de bedste forudsætninger for at planlægge og udføre ydelserne udarbejder Visitator følgende: Servicekontrakt hvor behov for hjælp beskrives Visitator opretter i KMD Care den pakke borger er tildelt, og herefter kan udfører hente oplysninger om pakkestørrelsen der er bevilget Visitator orienterer udfører via omsorgssystemet KMD Care, hvor de har adgang til alle indhentede oplysninger der ligger til grund for afgørelsen Planlægning af opstart af hjælp Koordinator og teamleder matcher ud fra de givne oplysninger medarbejder og borger Udfører/koordinator pakker pakken ud, ved at se på de beskrevne behov og pakkens størrelse Herudfra laves køreliste til medarbejder med samlet tidsangivelse, indenfor pakkens tidsramme På baggrund af samtale med borger udarbejder medarbejder herefter den individuelle døgnrytmeplan Justering af hjælpen Udførende medarbejder orienterer koordinator ved behov for ændring af ydelser og tid Koordinator vurderer om ændringer kan foretages inden for den tidsmæssige forudsætning for den bevilgede pakke Udfører kontakter visitationen elektronisk via omsorgssystemet, når det skønnes, at der er væsentlig ændrede forudsætninger for udførelsen af hjælpen/væsentlig ændret funktionsniveau, og derved behov for ændring i pakkestørrelsen Visitator foretager revisitering Opfølgning Opfølgning sker i dialog mellem visitator og leverandør. November 2014 19