Vejledning: Anvendelse af kuber på NS-data fra LDV i Excel 2007. Målgruppe: Slutbruger April 2015
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 2 1 Indledning 3 1.1 Metode til anvendelse af kuber med Excel 2007 3 2 Etablering af forbindelsen til kuber via Pivot-tabel 4 3 Opbygning af en analyse med Pivot-tabel 7 4 Anvendelse af filtre 9 5 Formatering 11 5.1 Formatering af feltet 11 5.2 Standardformatering 14 6 Drilldown 17 7. Drillthrough 18 8. Udskriv og gem en rapport 19
1 Indledning Formålet med denne vejledning er at give et grundlæggende kendskab til hvordan kuber kan anvendes i Excel 2007. Denne vejledning henvender sig til analytiske medarbejdere. Det kan fx være medarbejdere, der har brug for analyser vedr. løn-og regnskab, budget- og personaleforhold mv. En kube er et analyseværktøj, som er en særlig måde at organisere komplekse data på, så man nemt kan få et overblik og hurtig adgang til selv meget store datamængder. Kuber anvendes til ad-hoc analyser. Data i kuber er beregnet på forhånd, så de ikke skal udregnes, når analysen opbygges. Kuber er opbygget af dimensioner og værdier: Dimensioner er de beskrivende kategorier, som numeriske værdier beregnes i forhold til. Den typiske dimension, alle kuber har, er tid. Dimensioner kan være hierarkisk opbygget, fx år, kvartal, måned, uge, dag etc. Værdier (også kaldt measures )er de målbare data, som typisk er beløb, antal osv. Data beregnes i kuben således, at de målbare værdier opsummeres for hvert niveau i hver af dimensionerne. Kuber er således et multidimensionalt datalager. Navnet kube er et udtryk for, at data i kuber har en multi-dimensional struktur. En kube kan sammenlignes med en multidimensional rapport. Du kan selv bestemme, hvor mange dimensioner ud af de tilgængelige, du vil anvende i dine rapporter. Vi anbefaler at anvende Excel til at tilgå kuber. Kuber giver mulighed for at bygge rapporter meget hurtigt op efter dine egne ønsker, uden at skulle lære et avanceret rapporteringsværktøj at kende. Man benytter typisk Excels Pivot-funktionalitet til at arbejde hurtigere med data. Bemærk, at kubedimensioner er et mere omfattende begreb end dimensioner i Navision Stat fx tid er en typisk dimension i kuber. Kontoplan, Regnskaber mv. er også dimensioner i kuber. Vejledningen gennemgår kun de mest grundlæggende funktionaliteter for at hjælpe dig hurtigt i gang med at udføre analyser på kuber med Pivot-tabeller. 1.1 Metode til anvendelse af kuber med Excel 2007 Man anvender pivot tabeller til at arbejde med kuber i MS Excel 2007: Anvendelse af Pivot-tabeller er nemmest at gå i gang med og meget hurtig at anvende. Denne metode giver også mulighed for at anvende flere overordnede filtre samtidig, fx at begrænse rapportens data både til én bestemt finanskonto og i ét bestemt budget. Det er vigtigt at understrege, at der kan være mange forskellige personlige tilgange til design af analyser udført med kuber og Pivot-tabeller. Derfor er det vigtigt at prøve sig frem og finde sine egne rutiner og præferencer. Side 3 af 19
2 Etablering af forbindelsen til kuber via Pivot-tabel Allerførst skal der etableres forbindelse til kuberne. Der skal opkobles en forbindelse pr. kube man ønsker at benytte og det er kun muligt at benytte data fra en kube pr. pivottabel. 1. Start med at åbne Excel. 2. Vælg menupunkt Data, vælg: Fra andre kilder Fra Analysis Services 3. I vinduet der fremkommer indtastes navnes på serveren hvor kubedatabasen er placeret. Dernæst udfyldes Legitimationsoplysninger til logon og tryk på næste. Side 4 af 19
4. I vinduet Guiden Dataforbindelse, vælges den kubedatabase der ønskes anvendt til rapporteringen og dernæst klikkes på navnet på den kube der ønskes forbindelse til (her NS_Postering). Tryk på næste. 5. På den næste skærmbillede er det muligt at gemme informationer om dataforbindelsen, da denne kan genbruges. Tryk på Udfør. Side 5 af 19
Følgende vindue kommer frem, når du trykker på Udfør Vælg eventuelt placering og indstillinger og klik på OK. Du kan nu se et Excel regneark med en tom Pivot-tabel. Læs næste afsnit for en vejledning i, hvordan du opbygger en analyse med Pivot-tabel. Skal du senere lave en ny analyse, hvor du skal bruge en dataforbindelse du allerede har oprettet, finder du den i menupunktet Data, under Eksisterende forbindelser Side 6 af 19
Forbindelsen markeres og der trykkes på Åbn, hvorefter vinduet Importer data fremkommer. 3 Opbygning af en analyse med Pivot-tabel I dette afsnit beskriver vi, hvordan du udfylder en tom Pivot-tabel med de dimensioner og værdier, som du finder i pop up-vinduet Feltliste i Pivot-tabel. Listen indeholder alle dimensioner og værdier, der er tilgængelige for anvendelsen i Pivot-tabellen. Bemærk, at vinduet Feltliste i pivottabel er på skærmen, når markøren står indenfor Pivot-tabellens område. Når felterne skal placeres i pivot-tabellen er det en fordel at få vist områdesektionerne i pivottabellen ved siden af feltsektionen. Ved at trykke på den lille knap i feltsektionen og vælge Feltsektioner og områdesektioner, side om side. Side 7 af 19
For at placére elementerne i pivottabellen, klikkes på den lille firkant ud for feltet eller du kan trække den relevante dimension eller værdi med musen fra Feltliste i pivottabel og droppe den i det område, den hører til: 1. Placér dimensionsnavne i Rækkeetiketter 2. Placér dimensionsnavne i Kolonneetiketter 3. Placér værdier i Værdier 4. Placér eventuelt dimensionsnavne i Rapportfilter. Du kan udskifte forskellige dimensioner med hinanden og således hurtigt ændre dine analyser. Her i eksemplet er dimensionen Tid valgt som kolonneoverskrift og dimensionen Delregnskab og Formål er rækkeoverskrifter. Beløb er her valgt som dataelement. Side 8 af 19
Hvis du ønsker at fjerne en dimension eller en værdi fra Pivot-tabellen, skal du blot trække i den i områdesektionen med musen og droppe den udenfor områdesektionen. Det er vigtigt at understrege, at der kan være mange forskellige personlige nuancer omkring design og formatering af analyser udført med kuber og Pivot-tabeller. Derfor er det vigtigt at prøve sig frem og finde sine egne rutiner og præferencer. 4 Anvendelse af filtre Det er en fordel at bruge en eller flere overordnede filtre til at afgrænse analysens data. I dette eksempel vælger vi dimensionen Regnskab som et overordnet filter. Vi får således mulighed for at afgrænse analysens data til et bestemt Regnskab. 1. Vælg et overordnet filter (placér dimensionen i sektionsområdet Rapportfilter), hvis du ikke har gjort det endnu. 2. Klik på trekanten i hjørnet af en filter-browser. Nu åbnes en liste over alle dimensionsværdier (her finansår). Ved at klikke på + kan du få adgang til det næste dimensionsniveau, hvis et sådanne findes. 3. Sæt bagefter flueben ved siden af de værdier, som du ønsker at hente data for, og klik på OK. Du har mulighed for at afgrænse analysen til en dimensionsværdi. Alternativt kan du vælge flere dimensionsværdier, så vil analysen summere data for alle valgte værdier. Side 9 af 19
Du kan også afgrænse analysen til nogle bestemte dimensionsværdier for de dimensioner som er valgt i rækker og kolonner. Dette kan gøres på følgende måde: 1. Klik på trekanten i hjørnet af Rækkeetiketter/Kolonneetiketter og vælg hvilken dimension du ønsker at filtrere på (her er valgt Rækkeetiketten Formål). Nu åbnes en liste over alle dimensionsværdierne. Ved at klikke på + får du adgang til det næste dimensionsniveau, hvis et sådanne findes. 2. Fjern det flueben, der som udgangspunkt står ved Marker alt. 3. Sæt bagefter flueben ved siden af de værdier, som du ønsker at hente data for, og klik på OK. Du har mulighed for at afgrænce analysen til en dimensionsværdi. Alternativt kan du vælge flere dimensionsværdier, så vil analysen summere data for alle valgte værdier. Side 10 af 19
5 Formatering I dette afsnit vil du få en gennemgang af hvordan du foretager en formatering af feltet samt en standardformatering af hele analysen. Såfremt der er lavet en formatering af feltet i selve kubedatabasen, vil denne formatering blive automatisk brugt i excel. 5.1 Formatering af feltet Her forklares, hvordan du kan få vist dataværdier i analysen på en anden måde med negative tal vist med rød farve. Det er blot én af flere muligheder for at formatere data i analysen. 1. Højreklik med musen på den relevante værdi (her beløb) inde i Pivot-tabellen og vælg Værdifeltindstillinger.. Side 11 af 19
2. Tjek om der står det rigtige værdinavn i feltet Kildenavn (i dette eksempel Beløb ) og klik på trykknappen Talformat. 3. I vinduet Formater celler : vælg Tal i scroll-listen Kategori. Sæt flueben ved Benyt tusindtalsseparator. Under Antal decimaler kan der vælges antal decimaler (her er valgt to decimaler). Under Negative tal vælges format (her er valgt rød skrift med - ) Side 12 af 19
4. Formateringen af feltet kan nu ses i nedenstående figur. Side 13 af 19
5.2 Standardformatering Du kan anvende en af Excels standard formateringer for hurtig at tilføje analysen en design. Side 14 af 19
1. Vælg menupunktet Design 2. I Typografier for pivottabeller klikkes på mere 3. Systemet åbner nu en oversigt over forskellige tilgængelige skabeloner. Når musen køres henover skabelonerne vil man med det samme kunne se ændringen i pivtotabellen. Vælg en skabelon ved at klikke på den med musen. Side 15 af 19
Resultatet kan eventuelt sådan ud: Side 16 af 19
6 Drilldown Der er mulighed for drilldown i pivottabeller, såfremt en dimension har flere niveauer. Ved at dobbeltklikke/klikke på krydset på den dimensionsværdi, du ønsker at udspecificere data for; åbnes drilldown. Her er det Konto Ordinær drift, der er blevet dobbeltklikket på, og som er åbnet med drilldown: For at lukke drilldown skal du igen dobbeltklikke/klikke på (minus) på det overordnede niveau i dimensionen. Side 17 af 19
7. Drillthrough Der er mulighed for drillthrough i pivottabellen, såfremt at dette er blevet defineret på kuben. Ved at dobbeltklikke på et beløb vil der blive dannet et nyt ark der indeholder de posteringer der ligger til grund for beløbet. Her er der blevet dobbeltklikket på beløbet til rækken Indtægter, under den Ordinære drift 0 ingen kontering 10-Almen drift, hvorefter der fremkommer et Ark4. Såfremt man ikke ønsker at gemme dette ark, må man slette det. Dette kan gøres ved at højreklikke på navnet på arket og vælge slet. Side 18 af 19
8. Udskriv og gem en rapport En rapport kan udskrives som alle andre Excelfiler (Vælg Udskriv i Office iconet). Hvis du gemmer rapporten som en Excel-fil, kan den bruges igen. Gem rapporterne som alle andre Excel filer (Vælg Gem i Office iconet). Når du åbner rapporten igen, og ønsker at opdatere den med nyere data, så vælg Opdater alle under menuen Data. Side 19 af 19