4. Udbud Spørgsmål og svar Spørgsmål nr. 1-15, offentliggjort d. 18.09.2009 Spørgsmål nr. 16-27, offentliggjort d. 06.10.2009 Nr. Spørgsmål Svar 1 Ad p 15 (Udbudsbetingelser) Korrektion af tilbud i forhold til laveste normopfyldelse: Korrigeres alene for laveste normopfyldelse blandt driftsbusserne eller tæller reservebusserne også med i denne opgørelse? Reservebusser skal jf. A-kontraktens 15, stk. 3., opfylde de samme busforskrifter, som er gældende for driftsbusserne. Det indebærer, at reservebusserne skal opfylde samme emissionsnorm, som tilbudte driftsbusser overholder. 2 Ad bilag 1. Indeksregulering: Gasprisen udvikler sig erfaringsmæssigt ikke parallelt med prisen for autogasolie ligesom udgiften hertil heller ikke har samme vægt som udgiften til diesel i dieselbusser. Vil Sydtrafik indeksregulere også en eventuel kontrakt på pakke 471 B efter det indeks, der er beskrevet i Bilag1 hvor pris og vægt på brændstof bestemmes af pris og vægt på autogasolie? Ja 3 Ad p 24 Bilag D pkt. 6.5 Kopi af motorens typegodkendelsesescertifikat skal medsendes tilbuddet: Gælder dette krav også, hvor der bydes med ny busser fra kontraktstart? Ja 4 Ad p 10 19 stk. 4: Hvad betales i busafhængige omkostninger i den sidste måned af kontrakten (der sjældent er en fuld måned)? For en hel måned (100 %).
5 Ad p 14-15 afsnit 12 ( 32) Bonus og modregning i betalinger. 32 har et antal stk. med modregninger. Hvor er mulighederne for optjening af bonus beskrevet? Der er ikke formuleret mulighed for optjening af bonus i A-kontrakten. Men af A- kontraktens 8, stk.1. fremgår, at Sydtrafik har intension om udvikling af incitaments- og bonus-ordning. 6 Ad p 15 32, stk. 4, 7 og 9 (og bilag 7, p 36). Vedrørende rejsegaranti: Som de nævnte stk. og bilag 7 er formuleret forekommer det, at Sydtrafik helt uden bindinger kan beslutte, at lade rejsegarantien gælde og entreprenøren dække udgifterne også i tilfælde af force majeure, arbejdskonflikter entreprenøren rammes af, men ikke er deltager i o. lign. Er det korrekt opfattet? Ja, det er korrekt opfattet. Rejsegarantien kan suspenderes med 24 timers varsel eksempelvis i tilfælde af landsdækkende arbejdskonflikter. 7 Ad bilag 3 pkt. 8: Der kræves, at der ved alle siddepladser til bevægelseshæmmede skal være armlæn. Iflg. busdirektivet skal der være armlæn på de 4 forbeholdte pladser, hvis bussen er indregistreret efter 13. februar 2004. Vil Sydtrafik dispensere for sit krav hvis bussen er indregistreret før 13. februar 2004? Nej 8 Ad bilag 3 pkt. 15: Krav om 3 taglemme. Kan Sydtrafik acceptere kun 2 taglemme på brugte busser? Nej 9 Ad bilag 3 pkt. 19: a. Kan kravet til det indvendige informationssystem hvad tekst angår opfyldes ved opfyldelse af kravet i pkt. 21 til indvendige skilte. b. Afviger kravet til den GPS styrede Det vil afhænge af hvilken løsning til auditiv information tilbudsgiver vælger. Kravet i pkt. 21 om et informationsdisplay, der viser zone, standser og tid må gerne indgå i et display, der viser næste stop. Nej. Skiltene i bilag 3, pkt. 21, kan udmærket
udvendige annoncering af linjenummer og destination fra destinationsskiltet? Hvis bekræftende: Hvordan? c. Den udvendige auditive annoncering bedes beskrevet. anvendes. Når indstigningsdøren åbnes, afspilles en lydfil, der informerer om linjenummer og destination eksempelvis linje 5 mod banegården. Hvis døren er åben i længere tid, afspilles filen for hver 30 sekunder. Volumen skal kunne justeres. 10 Ad bilag 3, pkt. 21. Vil Sydtrafik dispensere fra kravet om LEDskilte på brugte busser, hvis disse har elektroniske DOT/matrixskilte. Nej 11 Ad bilag 3AB1, pkt. 1. Hvem har reklameretten til infotainment, hvis dette installeres? Såfremt Sydtrafik installerer infotainment og afholder de dermed forbundne omkostninger, vil eventuelle reklameindtægter tilfalde Sydtrafik. Såfremt investering i udstyr m.v. afholdes af andre end Sydtrafik, vil der skulle indgås en aftale med Sydtrafik herom herunder hvem eventuelle reklameindtægter tilfalder. 12 Ad bilag 7 p 21-22 kvalitetsbrister: a. Det bedes klargjort, hvordan Sydtrafik vil administrere boden på 10.000 kr. pr gentagen manglende opfyldelse af billetteringsforpligtelsen. b. Bøde på 2.000 kr. pr Indberetning af ulykke.senere end 10 minutter efter hændelsen. Mener Sydtrafik med denne korte frist, at chaufføren skal give indberetning til Sydtrafik højere prioritet end tilkaldelse af hjælp, mulig afhjælpning af ulykkens konsekvenser etc.? c. Det bedes præciseret, hvad Sydtrafik mener med.. bod på 1.000 kr. pr konstateret Formålet med bodsbestemmelsen er at sikre vognmandens aktive medvirken til afhjælpning af eventuelle billetteringsproblemer herunder bevidst manglende billetkontrol og chaufføruddannelse i billetog zonesystem. Tilkaldelse af hjælp i forbindelse med personskade og brand har højeste prioritet. Det er vigtigt for Sydtrafik, at der så hurtigt som muligt via medierne og trafikoplysningen m.v. kan gives information til kunderne om eventuel uregelmæssig drift. Det kan fx være:
tilfælde af manglende overholdelse af køreplan). Afgang før tid Forsinkelse uden saglig grund Kørsel ad forkert rute 13 Ad Pakke 471A. Hvis option på kontraktforlængelse benyttes, vil Sydtrafik så forøge den maksimale busalder og den gennemsnitlige busalder tilsvarende (som ved pakke 462 og pakke 471B). Nej for pakke 471A (2-årig kontrakt for Fredericia bybusser) vil den maksimale busalder og den gennemsnitlige busalder også i optionsperioden være 12 år hhv. 6 år. 14 Ad pakke 471 B, busanlægget: a. Hvor mange spor er der på værkstedet? b. Beskrivelse af vaskepladsen udbedes. (Er den indendørs eller udendørs? Med eller uden vaskemaskine? Brug af genbrugsvand? etc.) c. Tidsforbruget til tankning er angivet til 10 min. pr. bus, dette kræver en meget kraftig kompressor. Hvor stor kompressor planlægges anskaffet? d. Hvor mange busser kan tankes samtidig? 2 spor. Der vil blive tale om en indendørs installeret vaskemaskine (Eksempelvis Westmatic Slim-line eller tilsvarende) med genbrug af vand. Udbudsmateriale for fyldestationen er under udarbejdelse. Vi kender derfor ikke størrelsen på kompressor mv. De ca. 10 minutter som tankningstid er anført for at give tilbudsgiver en indikation af tidsforbrug. 3-4 busser. 15 I jeres udbudsmaterielle omhandlende 4. udbud angiver i på side 13, at entreprenøren skal installere auditivt informationssystem, men at Sydtrafik leverer data til systemet. Må jeg bede om beskrivelse af datamaterialet som Sydtrafik påtænker at anvende? Sydtrafik leverer tabel med destinationsforløb pr. linje. Tabellen indeholder som minimum: Linjenummer, retning, destinationsnummer (stoppestedsnummer) og stoppestedsnavn. Opmåling af GPS-koordinater og afstande påhviler vognmanden.
16 Pakke 471B: a) Skal anført årlig leje på kr. 760.000 pr. 1. juli 2010 tillægges moms? b) Er anført årlig leje på kr. 760.000 pr. 1. juli 2010 eksklusiv forbrugsstoffer som el, varme, vand, men eks. inklusiv almen dagrenovation mv? c) Forventet bygnings- og arealangivelse ønskes oplyst. d) Omfatter udlejers forsikring af bygning tillige forsikring af gas-fyldestation? Ja Den årlige leje er eksklusiv udgifter til el, vand, opvarmning, dagrenovation, renholdelse og lignende. Skitseret cirka arealfordeling: - Grund: 5.000 m² o Holdeplads for 20 busser o Personaleparkering o Fyldestation - Bygninger: o Vaskehal: 114 m² o Værksted: 228 m o Kontor, mødelokale, personalefaciliteter: 162 m² Ja 17 Vedligeholdelse af gasfyldestationen varetages af Sydtrafiks eksterne firma og er indeholdt i den årlige husleje, men hvordan ved fejl på fyldestationen. Venligst oplys procedure, ansvarsfordeling og omkostningsbærer ved fejl på fyldestationen, herunder tillige hvor hurtigt udlejers eksterne firma kan udbedre fejl. Sydtrafik forestiller sig, at Fredericia Kommune indgår en serviceaftale med et eksternt firma om reparation og vedligeholdelse af fyldestationen. Ved fejl på fyldestationen, som vognmanden ikke selv ved hjælp af instruktionen kan udbedre, kontaktes det eksterne firma for support. Skyldes fejlen forkert betjening fra vognmandens personale, betales supporten af vognmanden. I aftalen med det eksterne firma forventes aftalt en maksimal reaktionstid for udbedring af fejl reaktionstiden vil afhænge af fejltypen. Fejl, der indebærer, at busserne ikke kan påfyldes gas, vil få kort reaktionstid.
18 Sydtrafik bedes venligst endvidere præcisere ansvarsfordelingen samt omkostningsdækning mv. i nedenstående tilfælde: a) Hvis der opstår fejl i/på/og ved fyldestationen således at der ikke kan foretages tankning med udgået kørsel og ekstraomkostninger til følge. b) Hvis der opstår fejl på fyldestationen så busserne får motorproblemer ved eks. at olie fra kompressoren blandes med gassen med udgået kørsel og ekstraomkostninger for entreprenøren til følge. Såfremt vognmanden er uden skyld i manglende mulighed for gaspåfyldning vil der ikke blive udløst bod for udgået kørsel mv. Såfremt fejlen skyldes forkert betjening fra vognmandens personale er det vognmandens ansvar. 19 Antal stoppesteder pr. pakke 462 Vejle bybusser og pakke 471B Fredericia bybusser, ønskes oplyst. Antallet af stoppesteder er ikke et helt entydigt begreb. I relation til automatisk stoppestedsannoncering er antallet af stoppesteder i størrelsesordenen: - Pakke 462, Vejle bybusser: 400 - Pakke 471B, Fredericia bybusser: 325 Hvis det samme stoppested optræder på flere linjer, er det som hovedregel kun medtaget én gang i optællingen. 20 På side 14 i udbudsbetingelserne anføres under punkt 22, at det kun er punkt 1 i bilag D, som lægges til grund når der skal udvælges vognmand. Betyder det, at man ikke vurderes på punkterne 2 til 7? Bilag D indgår ikke i som tildelingskriterium af kontrakt, men som udvælgelseskriterium af tilbudsgivere. Ved vurderingen af tilbudsgivere indgår alle punkter i bilag D jf. indledningen i bilag D. 21 I 6 i kontrakten står Sydtrafik skal i hele driftstiden kunne komme i kontakt med vognmanden eller en repræsentant for denne, såvel telefonisk som pr. E-mail Hvordan kan begrebet driftstiden defineres? Som tidsrummet fra første bus første afgang til sidste bus sidste ankomst.
22 I 6 i kontrakten står Sydtrafik skal i hele driftstiden kunne komme i kontakt med vognmanden eller en repræsentant for denne såvel telefonisk som pr. E-mail Skal det forstås således, at vognmanden skal svare på E-mail i hele driftstiden? Hvis der svares bekræftende til ovenstående spørgsmål, ønskes oplyst, hvor lang svarfrist der gives? Betyder ovennævnte formulering, at vognmanden kan komme i kontakt med Sydtrafik i driftstiden? Ja men da det vil være henvendelser fra Sydtrafik, vil der normalt kun komme mail i åbningstiden (Vejle Busterminal), dvs. p.t. i tidsrummet: Hverdage kl. 6.30-20.00 Lørdage kl. 9.15-17.45 Søn- og helligdage kl. 9.15-17.45 Det vil afhænge af mailens karakter. Kundehenvendelser skal jf. bilag 7 besvares på førstkommende hverdag efter henvendelsen. Vejle Busterminal kan kontaktes på ovennævnte tidspunkter og kontoret i Vejen kan kontaktes mandag-torsdag 08.00-15.30 og fredag 08.00-15.00. 23 Kontraktperioden løber som udgangspunkt i 8 år (96 måneder). Betyder det, at der som udgangspunkt, udbetales 8 år x 12 måneder = 96 måneders betaling på 19 stk. 4? Den ordinære kontraktløbetid er 8 år for pakkerne 462 og 471B og 2 år for pakke 471A. Ja. Hvis eksempelvis kontrakten løber i perioden 26.06.2010-30.06.2018 eller 26.06.2010-23.06.2018, vil der blive betalt for 96 måneder, for de busser der er indsat fra kontraktstart. 24 ad Uniformsreglement p 48: Er det korrekt opfattet, at Sydtrafik udelukker brug af (muslimsk) tørklæde under kørsel eller ved kundebetjening? Nej, Sydtrafik udelukker ikke muslimsk tørklæde, men det skal i givet fald være i Sydtrafiks design. Tørklædet anført i bilag 14, pkt. Q), kan også fås i størrelse beregnet til hovedbeklædning. Der må påregnes en merpris. Det er op til vognmanden at beslutte hvilken hovedbeklædning, der må anvendes. Dog skal ansigtet altid være synligt.
25 ad pakke 462 p1: På hvilke endestationer er de nævnte 7 skure opstillet? Skurene i Vejle er opstillet i disse områder: - Grejs - Tirsbæk - Bredballe, Storeager - Skibet v/stenager Forsamlingshus - Vinding, Sønderdalen v/carl Nielsens Vej - Løget, Grønlandsvej v/unibolt - Peter Holms Allé Sidstnævnte benyttes p.t. ikke af bybusoperatøren. 26 Busalder Hvis der tilbydes nye busser kan det være vanskeligt at få alle busser indregistreret præcist på dagen for kontraktstart. Hvor meget må den maksimale busalderen afvige, hvis maks-alderen er eksempelvis 8 år? Busser, der er indregistreret første gang i maj 2010 eller juni 2010 accepteres som nye busser, dvs. som 0 måneder gamle ved kontraktstart. Ved opgørelsen af busalderen regnes i måneder. 27 Vedr. pakke 471B: Vedr. Garageanlæg på Prins Georgs Kvarter. Under henvisning til, at det ikke er muligt at besigtige arealer, bygning og lokaler findes det vanskeligt ud fra udbudsbeskrivelsen at danne sig et billede af hvor meget entreprenøren skal forvente at investere for at anlægget er fuldt driftsfunktions-dygtigt, eks. hvor meget er værkstedet udover lifte udstyret med? Vil alle eksempelvis miljø- og arbejdsmæssige foranstaltning til udluftning, punktudsugning, rørføringer, opbevaring og aftapning af diverse væsker og olier for vedligehold og busvask være til stede. Er der eks. kompressorer, rensemaskiner, højtryksrensere osv. Er lokalerne med inventar osv. Sydtrafik bedes venligst beskrive hvilke foranstaltning/investeringer Sydtrafik anser entreprenøren skal indregne i sit tilbud og oplyse om det er muligt at forhandle prisen reguleret såfremt der ved endelig ibrugtagning Installationer som el, vand, varme, almindelig belysning, ventilation, punktudsugning for svejseanlæg og udstødning mv., trykluft og olieudskiller i afløb vil være til stede. Endvidere vil der være monteret lifte og vaskeanlæg. Alt løsøre anskaffer tilbudsgiver selv herunder opbevaringsforhold for diverse væsker, olier og spildolie. Kontor, mødelokale og pauserum (frokoststue) er ikke møbleret. I pauserummet vil der dog være et lille tekøkken med køleskab. Omklædningslokalet er monteret garderobeskabe. Da bygningen endnu ikke er opført kan tilbudsgiver blive involveret i den fysiske indretning, hvis tilbudsgiver ønsker det.
erfares at der er nødvendige forhold/investeringer for driftsudførelse der ikke er medtaget i tilbuddet. Tilbudsgiver skal ved tilbudsgivningen gå ud fra, at der flyttes ind i en tom bygning bortset fra ovenstående installationer.